5 Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện chuẩn, dễ áp dụng

Bạn có định hướng xây dựng truyền thông sự kiện cho doanh nghiệp của mình nhưng chưa biết phải bắt đầu từ đâu? Bạn muốn tham khảo về cấu trúc của các mẫu kế hoạch truyền thông cho sự kiện, thương hiệu? Vậy thì hãy để Fastdo cung cấp cho bạn những thông tin trên qua bài viết dưới đây nhé!

1. Cấu trúc cơ bản các mẫu kế hoạch truyền thông marketing chuẩn

Kế hoạch truyền thông marketing là quá trình hoạch định, tổng hợp, đánh giá chiến lược truyền thông trong các hoạt động quảng cáo nhằm nâng cao sức ảnh hưởng của thương hiệu đối với khách hàng. Tuy nhiên, không tồn tại một mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện nào chuẩn chỉnh. Thay vào đó, tùy theo chiến lược, nguồn lực sẵn có và các sự kiện riêng mà mỗi doanh nghiệp sẽ sử dụng một bản kế hoạch riêng.

Trong bài viết này, Fastdo đã chắt lọc và tổng hợp nhiều kế hoạch của các chuyên gia truyền thông sự kiện trên toàn cầu để chọn ra các mẫu kế hoạch truyền thông mà bạn có thể tham khảo. Ngoài ra, các ví dụ minh họa cấu trúc cơ bản của kế hoạch truyền thông được tham khảo từ quá trình xây dựng kế hoạch IMC cho sản phẩm kẹo Mentos như sau:

1.1 Phân tích các yếu tố cốt lõi của kế hoạch truyền thông sự kiện

1.1.1 Bối cảnh diễn ra sự kiện

Bối cảnh diễn ra sự kiện là yếu tố cần thiết trong mẫu kế hoạch truyền thông marketing. Khi phân tích bối cảnh diễn ra sự kiện, bạn cần quan tâm đến những nội dung như:

• Vị trí thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường
• Mục đích, nội dung của sự kiện
• Các sự kiện của kế hoạch
• Các mốc thời gian có ý nghĩa quan trọng trong sự kiện
• Nhân sự chính của sự kiện
• Khách mời, đối tác tham gia sự kiện

1.1.2 Tổng quan về môi trường bên ngoài

Môi trường bên ngoài chính là không gian trên thị trường kinh doanh mà công ty của bạn đang tồn tại. Để phân tích được thị trường bên ngoài khi xây dựng mẫu kế hoạch truyền thông, bạn có thể căn cứ vào hai mô hình sau:

• Mô hình PEST: Đây là mô hình gồm các yếu tố chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ. Mô hình này dùng để xác định sự ảnh hưởng của các khía cạnh trên thị trường đối với sự kiện của bạn. Do đó, PEST chỉ phù hợp với những sự kiện có quy mô tầm cỡ.
• Mô hình SWOT: Đây là mô hình phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của sự kiện. Phân tích điểm mạnh và điểm yếu cho bạn biết đâu là nội lực chính của doanh nghiệp trong khi phân tích cơ hội và thách thức giúp bạn có cái nhìn tổng quan, toàn diện về sự kiện. Tham khảo mô hình SWOT của 1 chiến dịch truyền thông Marketing tích hợp (IMC) cho sản phẩm kẹo Mentos như sau:

Dưới đây là một số gợi ý giúp bạn hoàn thành các mục trong mô hình phân tích khi xây dựng kế hoạch truyền thông:

• Ai là đối thủ của bạn? Gần đây họ đã có những hoạt động gì? Họ đã từng tổ chức sự kiện tương tự chưa? Điều gì khiến khách hàng quan tâm đến bạn thay vì đối thủ, và ngược lại?
• Pháp luật và văn hóa có hỗ trợ cho những gì bạn đang thực hiện không?
• Công chúng có quan điểm như thế nào về chủ đề của sự kiện? Có xu hướng nào đang hot có thể hỗ trợ cho sự kiện này không?
• Xu hướng phát triển trong ngành kinh doanh của bạn hiện nay là gì?
• Những yếu tố kinh tế nào có liên quan đến sự kiện của bạn?

1.1.3 Các đối tượng liên quan

Các đối tượng liên quan đến sự kiện có thể là khách hàng, đơn vị đầu tư, nhà phân phối, truyền thông… Mỗi đối tượng sẽ có những đặc điểm cũng như phản ứng khác nhau về sự kiện. Do đó, bạn nên tiến hành phân tích và tính toán các trường hợp có thể xảy ra với các đối tượng này để quá trình tổ chức sự kiện được diễn ra thành công nhất và đề cập trong mẫu kế hoạch truyền thông của mình.

Nhiều bản kế hoạch chỉ chú trọng vào cách thu lợi từ các đối tượng này mà không lường trước những rủi ro tiềm ẩn. Sự chủ quan này dẫn đến tâm lý bị động và sự mất cân bằng khi đối diện với tình huống xấu.

Hãy nhớ rằng, bên cạnh nhiều người ủng hộ sự kiện của bạn, luôn có những nhóm đối tượng phản ứng tiêu cực. Bản kế hoạch truyền thông của bạn cần bao gồm cả phương án đối phó với họ.

1.2 Phần lập kế hoạch

1.2.1 Mục tiêu

Mục tiêu của kế hoạch là yếu tố mà bạn nên xác định trước khi định hướng kế hoạch sẽ được diễn ra như thế nào. Bên cạnh đó, bạn cần phân biệt giữa mục tiêu truyền thông và mục tiêu trong kinh doanh. Ngoài ra, mục tiêu được đặt ra phải đáp ứng được 5 tiêu chí của SMART (Cụ thể – đo lường được – có thể đạt được – có tính liên quan – giới hạn thời gian).

Bên cạnh đó, bạn cần phân biệt giữa mục tiêu truyền thông và mục tiêu trong kinh doanh. Bởi lẽ, sự kiện có thể diễn ra rất thành công, nhưng không có gì đảm bảo rằng doanh thu tổng thể sẽ tăng gấp đôi nhờ vào hiệu ứng truyền thông.

Hãy tự hỏi mục tiêu chính của bạn trong kế hoạch truyền thông là gì? Ví dụ:

• Bạn muốn giới thiệu sản phẩm mới, bằng cách tạo ra nhu cầu mới hay khơi dậy nhu cầu đã có sẵn?
• Bạn đang tìm kiếm sự ủng hộ từ công chúng hay muốn giải quyết một vấn đề cụ thể?
• Bạn muốn nâng cao danh tiếng của công ty mình không?

Bạn có thể tham khảo mục tiêu truyền thông của dự án IMC cho sản phẩm kẹo Mentos đã được đề cập ở trên như sau:

1.2.2 Công chúng mục tiêu

Trong quá trình xây dựng kế hoạch,  bạn phải xác định được mục tiêu đối tượng quan trọng nhất mà sự kiện hướng đến là ai. Việc xác định này sẽ giúp bạn thiết kế các thông điệp, chiến lược truyền thông hiệu quả hơn. Một số người có khả năng là công chúng mục tiêu mà bạn có thể tham khảo như:

• Người có tiếng nói đối với cộng đồng
• Các chuyên gia trong lĩnh vực
• Các đơn vị Chính phủ
• Nhân viên của các công ty, doanh nghiệp
• Nhóm, cộng đồng trên mạng xã hội
• Cơ quan báo chí, truyền thông

Bạn cần xác định rõ đối tượng quan trọng nhất mà bạn sẽ tiếp cận trong chương trình truyền thông. Hãy suy nghĩ kỹ về lý do tại sao bạn chọn họ thay vì những nhóm khác, vai trò của họ trong suốt sự kiện là gì và mức độ hiểu biết của họ về bạn hiện ra sao. Cuối cùng, bạn nên xây dựng được một chân dung rõ ràng và hành vi điển hình của họ.

Dưới đây là ví dụ về phân tích thị trường và phân tích chân dung khách hàng mục tiêu của dự án IMC cho kẹo Mentos bạn có thể tham khảo:

1.2.3 Chiến lược

Chiến lược chính là cách thức mà bạn dùng để thực hiện sự kiện. Để xây dựng được chiến lược phù hợp, bạn có thể căn cứ vào các câu hỏi sau:

• Công cụ được sử dụng là gì?
• Cách thức bạn đưa thông tin đến gần hơn với công chúng?
• Quá trình tiếp cận như thế nào?
• Kế hoạch truyền thông trên báo chí, mạng xã hội sẽ diễn ra làm sao?

Dưới đây là tổng thể bản kế hoạch truyền thông cho sản phẩm kẹo Mentos mà bạn có thể tham khảo:

Hãy nhớ rằng chiến lược này cần phải dựa trên những phân tích bạn đã thực hiện trước đó, vì nếu không, kế hoạch của bạn sẽ trở nên rời rạc và kém hiệu quả.

Bạn đang tìm cách cải thiện chiến lược truyền thông sự kiện nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Hoặc có thể bạn cần một mẫu kế hoạch cấu trúc để hướng dẫn truyền thông cho sự kiện và thương hiệu? Đừng bỏ qua fPlan của Fastdo, một công cụ mạnh mẽ giúp bạn lập kế hoạch công việc một cách hiệu quả và tối ưu.

fPlan được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp SMEs tại Việt Nam, giúp đơn giản hóa quá trình tạo và quản lý kế hoạch cho đội ngũ trên một nền tảng thống nhất. Với các tính năng kết nối mục tiêu chiến lược với kế hoạch chi tiết, theo dõi tiến độ và cung cấp phản hồi thời gian thực, fPlan đảm bảo rằng các nỗ lực truyền thông của bạn được tổ chức chặt chẽ và phù hợp với các mục tiêu kinh doanh tổng thể.

LIÊN HỆ TƯ VẤN NGAY

1.2.4 Tuyên bố

Tuyên bố là nội dung tổng kết chứa đựng toàn bộ quy trình của kế hoạch sẽ diễn ra. Nội dung tuyên bố này nên được xây dựng ngắn gọn và có độ dài khoảng 1 – 2 câu. Ngoài ra, đây sẽ là nội dung xuyên suốt sự kiện nên bạn cần tập trung để làm nổi bật chúng. Cùng tham khảo tuyên bố của chiến dịch IMC cho sản phẩm kẹo Mentos:

 

Tuyên bố này sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt quá trình xây dựng ý tưởng truyền thông và khi sự kiện diễn ra. Vì vậy, hãy nhấn mạnh nó trong bản kế hoạch và nếu có thể, in ra nhiều bản rời để tiện sử dụng.

1.2.5 Thông điệp truyền thông

Thông điệp truyền thông là những gì mà bạn muốn mọi người biết đến, ấn tượng về doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, để tránh việc mang lại những sự nhận định tiêu cực, bạn cần chú ý một số điều sau khi xây dựng thông điệp truyền thông:

• Sự phù hợp giữa thông điệp và mục tiêu
• Tính đặc biệt, mới mẻ của doanh nghiệp
• Sử dụng số, tên riêng để cho mọi người hiểu được vấn đề chi tiết hơn
• Cần phải chứa đựng ý nghĩa bao quát tất cả các đối tượng

Tham khảo thông điệp truyền thông của chiến dịch truyền thông tích hợp cho sản phẩm kẹo Mentos:

1.2.6 Chiến thuật tiến hành

Chiến thuật tiến hành cần phải phù hợp với kế hoạch đã được xây dựng. Bên cạnh đó, tùy vào hoàn cảnh khách quan mà bạn nên linh hoạt thay đổi chiến thuật để đạt được hiệu quả cao nhất. Ngoài ra, hãy cố gắng cụ thể hóa nhất những yếu tố trong kế hoạch vào chiến thuật để công việc được thực hiện dễ dàng, thành công hơn.

1.2.7 Phân tích rủi ro

Khi tổ chức một sự kiện, bạn nên đánh giá, lường trước mọi rủi ro có thể xảy ra trong khâu chuẩn bị cũng như tiến hành. Công việc này có thể giúp bạn dễ dàng đối phó với những khó khăn diễn ra trong quá trình thực hiện. Thêm vào đó, bạn cũng có thể nhận ra những thiết sót trong kế hoạch và kịp thời điều chỉnh để sự kiện đạt được hiệu quả cao nhất.

Thông thường, nội dung này được trình bày dưới dạng Q&A để đảm bảo tính dễ hiểu và logic cho người đọc. Ví dụ:

Q: Làm thế nào để xử lý khi có khán giả quá khích trong buổi chơi trò chơi phát quà?

A: Dịch vụ trọn gói của công ty hỗ trợ sự kiện bao gồm lực lượng an ninh với 3 người. Một người sẽ đứng bên cạnh cổng chào, một người ở khu vực trò chơi, và một người cạnh bàn phát quà. Họ sẵn sàng ngăn chặn khán giả quá khích và các sự cố an ninh khác.

Trong quá trình soạn thảo các câu trả lời cho bảng Q&A, bạn có thể phát hiện ra những sơ hở trong kế hoạch và điều chỉnh lại chiến lược – chiến thuật sự kiện cho phù hợp.

1.2.8 Dự trù kinh phí

Kinh phí chính là yếu tố then chốt dẫn đến thành công của một sự kiện. Ngoài ra, việc dự trù kinh phí sẽ giúp bạn cân đối các khâu trong kế hoạch và điều chỉnh hạng mục sao cho phù hợp. Do đó, bạn cần xây dựng một bảng dự trù kinh phí chi tiết, hoàn chỉnh để đem lại sự thành công cao cho sự kiện.

1.2.9 Tiêu chí đánh giá

Xây dựng tiêu chí đánh giá chuẩn xác, cụ thể sẽ giúp bạn nhìn nhận lại những thành công cũng như hạn chế gặp phải khi tổ chức truyền thông sự kiện, thương hiệu. Hãy một lần nữa xem xét lại mục tiêu của bạn và đánh giá được bạn đã hoàn thành bao nhiêu phần trăm mục tiêu?

Bên cạnh đó, nếu kế hoạch của bạn phải trải qua nhiều quy trình thì tiêu chí đánh giá cũng cần được xây dựng sát với những quy trình đó. Hãy đặt ra các tiêu chí đo lường phù hợp nhất với những gì bạn dự định thực hiện trong suốt sự kiện.

Ví dụ:

• Có bao nhiêu báo đài đã đưa tin về sự kiện? Bao nhiêu trong số đó nằm trong mục tin tức nổi bật? Họ có trích dẫn phát biểu hay sử dụng hình ảnh bạn cung cấp không?
• Các bài đăng trên Facebook có bao nhiêu lượt tiếp cận và tương tác?
• Lưu lượng truy cập website như thế nào? Tỷ lệ thoát trang và thời gian trung bình trên trang ra sao?
• Bạn đã gửi bao nhiêu email marketing? Tỷ lệ phản hồi là bao nhiêu?
• Có bao nhiêu bài đăng trên Facebook nhắc đến sự kiện của bạn?

Bạn có thể tiến hành một khảo sát trực tuyến với quy mô phù hợp với sự kiện để thu thập những đánh giá chân thực từ công chúng. Ngoài ra, để các bài truyền thông sự kiện được lên lịch chính xác và hiệu quả nhất, hãy xây dựng một biểu mẫu kế hoạch cho việc đăng bài.

2. Các mẫu kế hoạch truyền thông hiệu quả, dễ áp dụng

Tham khảo ngay 5 mẫu kế hoạch truyền thông mà Fastdo đã giúp bạn tổng hợp sau đây:

TẢI NGAY CÁC MẪU KẾ HOẠCH TẠI ĐÂY

2.1 Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện

2.2 Mẫu kế hoạch truyền thông thương hiệu

2.3 Mẫu kế hoạch truyền thông Marketing

2.4 Mẫu kế hoạch truyền thông cho sản phẩm mới

2.5 Mẫu kế hoạch truyền thông online

Truyền thông sự kiện, thương hiệu là hoạt động nhằm tăng khả năng ảnh hưởng, nhận diện của doanh nghiệp đối với công chúng. Do đó, bạn cần xây dựng kế hoạch thật hoàn chỉnh và chính xác nhất cho doanh doanh nghiệp của mình. Hy vọng với mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện, thương hiệu trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình xây dựng chiến lược truyền thông cho doanh nghiệp.

>>>> CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM:

• 4 Biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới chuẩn nhất
• [TẢI MIỄN PHÍ] 3 Mẫu thư ngỏ hợp tác chi tiết 2024
• Mẫu kế hoạch tài chính cho Startup, dự án khởi nghiệp chuẩn
• Bảng tiêu chuẩn đánh giá công việc nhân viên chi tiết 2024