Biên bản hiện trạng là loại giấy tờ ghi nhận lại hiện trạng tài sản sử dụng nhằm phục vụ các mục đích của Doanh nghiệp. Tại bài viết này, Fastdo gửi đến quý Doanh nghiệp 4 mẫu biên bản chi tiết nhất, mới nhất năm 2022.
1. Tầm quan trọng của mẫu biên bản hiện trạng
Biên bản hiện trạng là văn bản được lập ra nhằm ghi nhận lại toàn bộ các thông tin về hiện trạng của một sự vật, hiện tượng nào đó. Đây là căn cứ mà Doanh nghiệp có thể dựa vào để giải quyết vấn đề phát sinh khi gặp sự cố giữa các bên liên quan.
Thông qua biên bản hiện trạng, Doanh nghiệp có thể nắm được thông tin cụ thể về số lượng, chất lượng của loại tài sản đang được đánh giá. Qua đó, Doanh nghiệp có thể phát hiện được các vấn đề phát sinh đối với tài sản và đề xuất phương án khắc phục kịp thời.
2. Các mẫu biên bản hiện trạng mới nhất 2023
Sau đây, Fastdo sẽ giới thiệu đến quý Doanh nghiệp các mẫu biên bản hiện trạng mới nhất 2023:
>>> TẢI MIỄN PHÍ: CÁC BIÊN BẢN HIỆN TRẠNG
3. 3 Loại biên bản hiện trạng phổ biến
Trên thực tế, biên bản hiện trạng thường được sử dụng chủ yếu trong lĩnh vực giáo dục, xây dựng, nhà đất. Biên bản sử dụng trong 3 lĩnh vực này rất đa dạng, nhưng phổ biến nhất vẫn là:
3.1 Biên bản hiện trạng kiểm tra tình trạng của các trang thiết bị
Biên bản kiểm tra hiện trạng của trang thiết bị có vai trò ghi nhận lại tình trạng hiện tại của cơ sở vật chất sử dụng tại trường học, cơ quan giáo dục… Nội dung kiểm tra bao gồm việc đánh giá chất lượng, ghi nhận số lượng thực tế một cách trung thực, chính xác nhất.
Đây là cơ sở để xin quyết định đầu tư từ các ban ngành cao hơn. Ví dụ như xin chi phí để mua sắm trang thiết bị mới, hoặc dựa vào hiện trạng được đánh giá mà quyết định có nên chi tiền bảo trì, sửa chữa các trang thiết bị cũ hay không.
>>> XEM NGAY: 5 Biên bản bàn giao tài sản chi tiết 2023
3.2 Biên bản hiện trạng kiểm tra tình hình sử dụng đất
Mẫu biên bản hiện trạng này thường được xác lập dựa trên tình hình sử dụng đất thực tế. Cụ thể như phần diện tích đất được ghi trên giấy tờ và ở bên ngoài có trùng khớp không? Tình trạng đất đai cần làm biên bản như thế nào? Ai là chủ sở hữu và ai đang sử dụng chúng?
Mẫu biên bản này có thể dùng làm chứng cứ giúp giải quyết tranh chấp một cách triệt để. Đây cũng là giấy tờ pháp lý giúp minh bạch nguồn gốc đất sở hữu và cả diện tích đất trong thực tế. Doanh nghiệp cần lưu trữ mẫu biên bản trong trường hợp xảy ra tranh chấp liên quan đến quyền sở hữu và sử dụng thực tế.
3.3 Biên bản hiện trạng công trình trước khi hết bảo hành
Đây là loại giấy tờ có giá trị pháp lý, giúp ghi nhận lại chi tiết về hiện trạng thực tế của công trình trước khi hết bảo hành. Biên bản này đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi song phương cho bên xây và bên thuê.
Sau khi lập biên bản, bên nhận thầu và bên giao thầu có nghĩa vụ thực hiện đúng với những gì đã ký kết trong hợp đồng thi công công trình. Bên cạnh đó, biên bản này cũng đóng vai trò làm căn cứ để các cấp quản lý có thể xem xét và phê duyệt các quyết định quan trọng.
4. Lưu ý khi xây dựng biên bản hiện trạng
Để xây dựng được 1 biên bản hiện trạng đúng chuẩn cần lưu ý 3 vấn đề sau:
- Biên bản hiện trạng có giá trị pháp lý phải có những thành phần cơ bản sau: quốc hiệu (Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam) và tiêu ngữ (Độc lập – Tự do – Hạnh phúc). Song song đó, trên giấy tờ cần ghi rõ thời gian lập biên bản, địa điểm làm biên bản.
- Loại biên bản này cần có độ trung thực cao ở những thông tin ghi nhận thực tế. Đối với trang thiết bị, máy móc, người lập biên bản phải cụ thể hóa các thông tin như máy móc bên ngoài ra sao, bộ phận hư hao, hỏng hóc thế nào. Đi kèm theo hiện trạng thực tế là các đề xuất giải quyết như thay mới hoặc sửa chữa.
- Hạn chế tối đa việc tẩy xóa các thông tin được lập trong biên bản.
- Tất cả những ai tham gia vào quá trình kiểm nghiệm hiện trạng và lập biên bản đều phải ký tên làm chứng. Thiếu một chữ ký xem như biên bản không có giá trị.
>>> THAM KHẢO THÊM: [TẢI MIỄN PHÍ] 8 mẫu biên bản bàn giao công việc chi tiết 2022
5. Cách xây dựng một biên bản hiện trạng
Mỗi lĩnh vực đều có một mẫu biên bản được quy định riêng. Tùy vào mục đích cũng như đối tượng cần kiểm định hiện trạng mà cần sử dụng mẫu biên bản phù hợp. Nhưng chung quy, mọi biên bản hiện trạng đều tuân thủ theo các quy chuẩn cũng như cấu trúc xây dựng chung như sau.
5.1 Phần mở đầu
Phần mở đầu của bất kỳ loại biên bản nào cũng cần tuân theo các quy chuẩn cơ bản nhất. Cụ thể là các thông tin bắt buộc như quốc hiệu, tiêu ngữ, tên đơn vị thực hiện và các quy định về kiểu chữ, về định dạng.
- Quốc hiệu “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” có vị trí cố định nằm ở góc bên phải, phía trên cùng.
- Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” cũng tương tự với vị trí đặt quốc hiệu. Tiêu ngữ nằm phía dưới quốc hiệu.
- Sau quốc hiệu, tiêu ngữ là tên biên bản. Tên biên bản tức là loại biên bản nào, phải được ghi bằng chữ in hoa. Tên biên bản cần căn giữa sao cho hai bên đều nhau, tổng thể cân đối.
- Chi tiết bắt buộc cuối cùng là tên đầy đủ của đơn vị thực hiện công tác kiểm tra.
5.2 Nội dung biên bản
Trong phần nội dung của biên bản hiện trạng được chia làm 2 phần như sau:
| Phần nội dung chính | Phần thông tin |
| Các thông tin cơ bản bắt buộc gồm tên đối tượng cần kiểm nghiệm thực trạng và địa điểm làm biên bản.
Ghi nhận rõ ràng từng chi tiết một cách trung thực và chính xác về hiện trạng kiểm tra. Các biện pháp xử lý được đề xuất bởi người thực hiện biên bản. Ví dụ như máy móc kiểm tra nên được sửa chữa hay bảo trì để tiếp tục hoạt động sản xuất, kinh doanh. |
Ghi nhận cụ thể về người tham gia công tác kiểm tra như sau. – Một là những người tham gia kiểm định hiện trạng. Họ cũng là người trực tiếp lập biên bản. – Hai là những người quản lý máy móc, công trình từ trước đến nay. Họ chịu trách nhiệm trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm tra. Ghi nhận thông tin cụ thể về máy móc, tài sản tiến hành làm biên bản như sau: – Tên, địa điểm, hiện trạng trước khi làm kiểm tra của trang thiết bị, nhà đất, công trình xây dựng….. – Sau khi kiểm tra, ghi nhận lại hiện trạng thực tế của đối tượng. Cuối cùng là các biện pháp xử lý được cán bộ lập biên bản đề xuất. Ví dụ như phương án bảo trì, sửa chữa chẳng hạn. |
Mọi thông tin ghi nhận trong biên bản cần đảm bảo mức độ tin cậy. Bên cạnh đó, các đề xuất giải quyết chỉ có hiệu lực khi được xác nhận và cho phép bởi cơ quanáy móc hư hao ở bộ phận nào, hư hao như thế nào. có thẩm quyền.
>>> ĐỌC TIẾP: [TẢI MIỄN PHÍ] – Mẫu bảng tiến độ thi công chuẩn 2022 và cách lập bảng chi tiết
5.3 Phần kết
Ở cuối mỗi biên bản hiện hành, không thể thiếu thời gian cụ thể và địa điểm lập biên bản. Bên cạnh đó, những người tham gia vào công tác kiểm tra, bao gồm người trực tiếp lập biên bản, người quản lý tài sản, những đối tượng tham gia khác đều phải ký tên đầy đủ ở phần kết.
Quy tắc lập biên bản hiện trạng là không tẩy xóa để đảm bảo tính trung thực. Ngoài ra, mọi thông tin khai nhận cũng phải ghi rõ ràng, đầy đủ đến từng chi tiết, nhất là thời gian, địa điểm thực hiện, cũng như chất lượng, số lượng hiện vật kiểm tra.
Thông qua bài viết trên, Fastdo hy vọng đã cung cấp được những thông tin hữu ích về tầm quan trọng cũng như những lưu ý và cách xây dựng nên một biên bản hiện trạng. Ngoài ra, quý Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm những mẫu giấy tờ khác cần thiết cho hoạt động kinh doanh tại các bài viết khác của Fastdo.
>>> XEM THÊM CÁC TÀI LIỆU KHÁC CỦA FASTDO:
