KIẾN THỨC QUẢN TRỊ

Slack là gì? Hướng dẫn sử dụng phần mềm Slack thành thạo

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
5/5 - (1 bình chọn)

Slack là gì? Phần mềm có những tính năng nổi bật nào? Bạn muốn tìm hiểu về Slack và cách sử dụng chi tiết? Bài viết dưới đây của Fastdo sẽ giải đáp những thắc mắc đó cho bạn và hướng dẫn bạn cách sử dụng phần mềm Slack từ A-Z. Hãy cùng đọc ngay nhé!

>>>> KHÁM PHÁ THÊM: 7 phần mềm quản lý công việc hàng ngày hiệu quả cho cá nhân

1. Slack là gì?

Slack là một công cụ hỗ trợ nhắn tin, trao đổi, chia sẻ tài liệu… đến các thành viên trong nhóm nhanh chóng và thuận tiện nhất. Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm Slack, bạn còn có thể tạo các kênh riêng để quản lý các nhóm, bộ phận khác nhau. Với nhiều tính năng nổi trội, phần mềm này là một thay thế hoàn hảo cho những công cụ chat nhóm khác mà bạn đang sử dụng.

slack là gì
Slack là gì?

>>>> ĐỌC CHI TIẾT: 8 phần mềm lập kế hoạch công việc cá nhân miễn phí tốt nhất

2. Những tính năng nổi bật của phần mềm Slack là gì?

Phần mềm Slack được nhiều người đã sử dụng đánh giá cao vì khả năng tương thích trên các nền tảng thiết bị thuộc hệ điều hành macOS, Windows, Android, iOS. Ngoài ra, phần mềm còn sở hữu dung lượng lưu trữ lớn và có thể liên kết với các ứng dụng hỗ trợ khác như Google Drive, Github… Nhờ đó, bạn sẽ có một trải nghiệm sử dụng vô cùng tiện ích.

slack là gì
Phần mềm Slack có những tính năng gì?

Hiện ứng dụng Slack được tích hợp rất nhiều tính năng nổi bật hỗ trợ tối đa các hoạt động làm việc theo nhóm. Cụ thể như sau:

  • Cài đặt nhắc nhở: Thay bạn ghi nhớ những công việc cần làm và nhắc nhở mỗi khi đến thời gian thực hiện để tránh tình trạng bỏ lỡ những công việc quan trọng.
  • Ghim tin nhắn: Hỗ trợ ghim nội dung tin nhắn mà bạn muốn tất cả thành viên trong nhóm đều đọc được.
  • Chủ đề: Tùy chỉnh chủ đề theo sở thích hoặc tùy vào đặc trưng của công việc.
  • Chỉnh sửa nội dung tin nhắn: Bạn có thể chỉnh sửa nội dung tin nhắn đã gửi với thao tác đơn giản.
  • Liên kết với ứng dụng lưu trữ khác: Liên kết với Github, Google Drive, Dropbox, …nhằm tăng khả năng lưu trữ dữ liệu của phần mềm.
  • Emoji: Gửi các biểu tượng cảm xúc trong tin nhắn và tự tạo thêm emoji mới.
  • Team directory: Hiển thị thông tin chức vụ và tình trạng online hoặc offline của từng thành viên trong nhóm.

>>>> XEM NGAY: 10 phần mềm làm việc nhóm online miễn phí hiệu quả

3. Hướng dẫn đăng ký ứng dụng Slack

Trước khi tìm hiểu cách đăng ký sử dụng Slack, bạn cần nắm được Workspace và Project. Trong phần mềm này, Workspace là nơi làm việc chung của tất cả thành viên trong nhóm, bộ phận, công ty. Còn Project nghĩa là các dự án đang được xây dựng bởi nhóm, công ty của bạn. Dưới đây là thông tin hướng dẫn đăng ký ứng dụng Slack:

  • Bước 1 – Tạo Workspace: Truy cập vào trang web https://slack.com/ để đăng ký tài khoản Slack và tạo Workspace.
phần mềm slack
Sau khi truy cập vào website và bấm đăng nhập, bạn hãy chọn Create a new workspace ở phía dưới màn hình
ứng dụng slack là gì
Sử dụng địa chỉ email để quản trị workspace
slack là gì
Nhập mã xác thực được gửi qua email
ứng dụng slack
Nhập tên nhóm, tổ chức của bạn
  • Bước 2 – Tạo Project: Vì là lần đầu tạo workspace nên bạn chỉ tạo được một project. Bạn có thể vào trang quản trị workspace để tạo thêm nhiều Project sau một thời gian sử dụng.
slack là gì
Nhập tên nhóm, tổ chức của bạn
  • Bước 3 – Mời thành viên tham gia: Bạn hãy mời những thành viên liên quan đến dự án tham gia vào project.
cách dùng slack
Mời thành viên tham gia
cách dùng slack
Người tạo project sẽ là quản trị viên
  • Bước 4 – Tham gia project: Trong quá trình làm việc, bạn có thể thêm thành viên mới vào. Người được mời sẽ kiểm tra email để tham gia vào project.
sử dụng slack
Bấm vào hình răng cưa để mời thêm thành viên
slack là gì
Nhập tên và mật khẩu để tham gia

>>>> KHÔNG THỂ BỎ QUA: 10 phần mềm quản lý thời gian miễn phí nâng cao hiệu quả

4. Cách sử dụng Slack từ A-Z

4.1 Nhắn tin trực tiếp với bạn bè

Tính năng hạn chế tin nhắn của Slack là gì? Phần mềm cho phép bạn gửi tin nhắn trực tiếp đến từng đối tượng cụ thể và những người khác sẽ không xem được. Ngoài ra, bạn còn có thể dễ dàng trao đổi thông tin bí mật bằng cách nhắn tin riêng với một đối tượng nào đó trong nhóm và chỉ cho phép hai người thấy tin nhắn.

slack là gì
Nhắn tin trực tiếp với bạn bè

>>>> BẤM VÀO ĐÂY ĐỂ XEM: Microsoft teams là gì? Đánh giá chi tiết về phần mềm Ms teams

4.2 Tìm kiếm người dùng, tập tin hay tin nhắn

Phần mềm Slack giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian thông qua chức năng tìm kiếm người dùng, tập tin hay tin nhắn chỉ với vài thao tác đơn giản. Khi nhập vào khung tìm kiếm, phần mềm này sẽ hiện ra những gợi ý tìm kiếm về người hoặc tin nhắn cụ thể để bạn có thể dễ dàng lựa chọn.

ứng dụng slack
Tìm kiếm người dùng, tập tin hay tin nhắn

4.3 Cách tạo nhắc nhở (Remind) từ Slack Bot

Một tính năng vô cùng tiện ích của ứng dụng Slack là tạo nhắc nhở (Remind) bằng Slack Bot. Nhờ tính năng này, bạn có thể dễ dàng theo dõi những công việc cần phải thực hiện. Để sử dụng tính năng, bạn cần phải nhập /remind cùng tên nhiệm vụ vào hộp thoại văn bản.

cách dùng slack
Cách tạo nhắc nhở (Remind) từ Slack Bot

4.4 Kết nối với Google Drive

Một tính năng nổi bật của phần mềm Slack là có thể kết nối với công cụ hỗ trợ Google Drive. Ngoài việc tăng khả năng lưu trữ, tính năng kết nối này còn giúp bạn có thể đọc và dễ dàng tìm kiếm các tệp. Để chia sẻ file trong Google Drive, bạn chỉ cần dán link liên kết vào hộp thư và khi thông báo hiện ra thì bạn phải nhấn vào Yes để cấp quyền đọc tệp.

slack là gì
Kết nối với Google Drive

4.5 Thay đổi định dạng cho văn bản

Bạn có thể thay đổi định dạng cho văn bản trong phần mềm Slack qua các thao tác đơn giản như sau:

  • Nhấn mạnh phần văn bản: Dùng (*….*) để in đậm hoặc (_……_) để in nghiêng văn bản.
  • Gạch bỏ phần văn bản: Dùng dấu ~ bao quanh văn bản.
  • Lập danh sách: Bấm tổ hợp “Shift” + “Enter” để thêm một dòng mới.
  • Trích dẫn khối: Dấu “>” nhập vào đầu văn bản để thụt lề một dòng, còn dấu “>>>” dùng để thụt lề nhiều đoạn văn
  • Các khối mã: Dùng dấu backtick (`) quanh khu vực được chọn và dùng ba lần nếu muốn tạo một khối văn bản có sẵn định dạng.
ứng dụng slack là gì
Thay đổi định dạng cho văn bản

4.6 Tùy chỉnh Theme cho phần mềm Slack

Màu tím là màu mặc định cho chủ đề của phần mềm Slack nhưng bạn cũng có thể tùy chỉnh thay đổi theo sở thích. Để thay đổi Theme, bạn hãy chọn Preferences khi nhấp vào tên của mình, sau đó hãy chọn tiếp mục Sidebar và tùy chọn màu sắc chủ đề theo ý muốn.

phần mềm slack
Tùy chỉnh Theme cho phần mềm Slack

>>>> TIN LIÊN QUAN: Horenso là gì? Nguyên tắc áp dụng phương pháp Horenso

4.7 Tùy chỉnh Slack Bot và Emoji

Ứng dụng Slack được nhiều người yêu thích vì sở hữu tính linh hoạt cao có thể tùy chỉnh Slack Bot và Emoji. Để cài đặt cho Emoji, bạn hãy nhấp vào tên của mình, chọn Customize Slack và bấm Add custom emoji để tạo các emoji. Còn đối với Slack Bot, bạn hãy chọn nhãn Slackbot, nhập vào các cụm từ được phân tách bằng dấu phẩy và thêm phản hồi.

ứng dụng slack
Tùy chỉnh Slack Bot và Emoji

4.8 Đặt thêm thông báo

Để đặt thêm thông báo cho các từ khóa, bạn hãy vào mục Preferences và chọn Notification Settings. Sau đó, bạn hãy nhập các cụm từ khóa cần thông báo vào phần Keywords và phân tách bằng dấu phẩy. Nhờ vậy, mỗi khi có người đề cấp đến các cụm từ đó thì phần mềm sẽ hiện thông báo.

slack là gì
Đặt thêm thông báo

5. Một số lệnh khi sử dụng bạn cần biết

Trong quá trình sử dụng phần mềm Slack, bạn nên nắm được một số lệnh để các thao tác sử dụng trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn. Dưới đây là một số lệnh mà chúng tôi muốn giới thiệu

  • @channel: Gửi thông vào đến nhóm cụ thể bằng thao tác nhập @channel rồi sau đó thêm thông điệp vào.
  • @username: Gửi thông báo đến một người cụ thể trong nhóm hội thoại..
  • @her: Gửi thông báo đến những người hiện đang hoạt động trên ứng dụng.
  • DM: Trao đổi riêng với một thành viên cụ thể.
  • Private Group: Tạo nhóm riêng để thảo luận.
  • /shrug: Chèn thêm \_(ツ)_/¯ vào nội dung tin nhắn.
  • /open:Mở thêm một nhóm hội thoại mới.
  • /leave: Thoát khỏi một nhóm hội thoại.
  • /collapse: Ẩn những hình ảnh và ảnh gif trong nhóm hội thoại.
phần mềm slack
Một số lệnh khi sử dụng bạn cần biết

Trên đây là thông tin chi tiết về Slack là gì, hướng dẫn người dùng đăng ký và sử dụng phần mềm. Mong rằng bài viết của Fastdo sẽ giúp bạn hiểu thêm về ứng dụng hỗ trợ làm việc nhóm Slack và có thể dùng phần mềm một cách thành thạo và hiệu quả. Cảm ơn bạn vì đã đọc bài viết của chúng tôi!

>>>> BÀI VIẾT ĐANG ĐƯỢC QUAN TÂM:

Bài Viết Liên Quan