KIẾN THỨC QUẢN TRỊ

Asana là gì? Cách sử dụng phần mềm Asana quản lý công việc

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
5/5 - (2 bình chọn)

Phần mềm Asana là gì? Liệu bạn đã biết phần mềm này ứng dụng như thế nào trong doanh nghiệp? Bài viết sau đây Fastdo sẽ giải đáp chi tiết các câu hỏi này và hướng dẫn bạn cách làm việc với Asana sao cho hiệu quả nhất. Cùng tham khảo ngay nhé!

>>>> THAM KHẢO THÊM: 7 phần mềm quản lý tiến độ công việc hàng ngày hiệu quả cho cá nhân

1. Phần mềm Asana là gì? Lợi ích của ứng dụng đối với doanh nghiệp

Asana là một ứng dụng quản lý công việc phổ biến nhất hiện nay. Asana giúp quản lý, thiết kế, phân công công việc trên nền tảng trực tuyến. Sử dụng phần mềm Asana trong doanh nghiệp cho phép bạn thiết lập mục tiêu và tối ưu thời gian làm việc. Ngoài ra, công cụ đem lại nhiều lợi ích như sau:

  • Thiết kế thanh dashboard cho phép người dùng dễ dàng hình dung công việc của mình.
  • Sử dụng chức năng timeline để tạo ra các dự án khớp với nhau và tự cập nhật liên tục.
  • Phần mềm hỗ trợ lên kế hoạch liên kết với email, tệp và nhiều thứ trên cùng nền tảng.
  • Tính năng xem hình ảnh lớn, dễ dàng theo dõi, lịch trình công việc, có thể phát hiện ra những lỗ hổng và nhanh chóng điều chỉnh.
  • Phần mềm cung cấp bản báo cáo tiến độ cho từng dự án và chia sẻ cho tất cả thành viên.
  • Những gì quan trọng nhất sẽ được phần mềm ưu tiên để bạn nhìn thấy trước.
  • Asana được thiết kế thành một công cụ bao gồm nhiều quy trình thành các mẫu để lựa chọn và sử dụng.
  • Không gian Asana tạo ra nơi làm việc an toàn, chia sẻ thông tin đến đúng người.
asana là gì
Phần mềm Asana

>>>> XEM NGAY: 8 phần mềm lên kế hoạch làm việc cá nhân miễn phí tốt nhất

2. Nguyên tắc vận hành và hoạt động của Asana là gì?

Ứng dụng Asana được biết đến là tiện ích được ứng dụng cao cho giải pháp quản lý công việc của doanh nghiệp. Có rất nhiều công ty và tập đoàn lớn đã đưa Asana vào hoạt động, điển hình là Airbnb và Foursquare. Phần mềm vận hành theo các nguyên tắc sau:

  • Thông báo công việc mà không phải bằng thư tín.
  • Trao đổi trực tiếp trên cùng một trang.
  • Hoạt động đồng bộ theo nhóm.

Ba nguyên tắc này đều nhằm thực hiện mục tiêu chung là công việc luôn được cập nhập nhanh, thể hiện tính minh bạch. Đồng thời, phần mềm giúp tạo ra sự đồng bộ trong hoạt động nhóm hay giữa các bộ phận trong công ty.

phần mềm asana là gì
Nguyên tắc vận hành và hoạt động của Asana app

>>>> ĐỌC THÊM: 10 phần mềm làm việc nhóm online miễn phí hiệu quả

3. Tính năng nổi bật của phần mềm Asana

Áp dụng phần mềm Asana cho quản lý doanh nghiệp đem lại nhiều lợi ích to lớn. Bên cạnh việc thuận tiện cho người quản lý dễ dàng theo dõi thì còn là công cụ nhắc nhở cho tất cả các thành viên. Để hiểu hơn về công cụ này, xin mời bạn đọc theo dõi các mục dưới đây.

3.1 Thực hiện thao tác trên đầu việc

Asana cho phép chia dự án thành các đầu việc nhỏ và người điều hành có thể phân bổ nhiệm vụ đến từng cá nhân. Khi cá nhân hoàn thành, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo đến những thành viên còn lại. Vì tất cả đều được chia sẻ trên cùng một nền tảng nên mọi người có thể bình luận, ghi chú, nhắn tin và trao đổi file với nhau.

asana app là gì
Thực hiện thao tác trên đầu việc

3.2 Thay đổi đầu việc linh hoạt

Các đầu việc trên Asana được liên kết một cách có hệ thống, logic giúp dễ dàng để thao tác. Hơn nữa, phần mềm cho phép di chuyển những đầu việc linh hoạt lên xuống mà không phải thực hiện cài đặt lại. Đồng thời, người điều hành có thể chuyển đổi một nhiệm vụ thành một dự án lớn với một cú nhấp chuột.

asana nghĩa là gì
Thay đổi đầu việc linh hoạt

>>>> TÌM HIỂU NGAY: 10 phần mềm quản lý thời gian miễn phí nâng cao hiệu quả

3.3 Tùy chọn hiển thị giao diện 

Trên Asana, người dùng có thể tùy chọn giao diện phù hợp cho từng dự án khác nhau. Với phần mềm này, bạn được phép chuyển đổi linh hoạt các đầu việc biểu thị dưới dạng bảng Kanban hoặc To-do list. Ngoài ra, phần mềm còn có tính năng tự động xây dựng timeline từ thông tin đã được người dùng nhập vào hệ thống.

asana là gì
Tùy chọn hiển thị giao diện

3.4 Thiết lập báo cáo tự động

Ở phần mềm Asana, người dùng có thể thiết lập nhiều báo cáo tự động cho từng mục đích sử dụng. Đối với phiên bản miễn phí, các báo cáo chỉ được cung cấp đơn giản về tiến độ hoàn thành công việc. Nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu về các loại báo cáo chuyên sâu thì phải trả phí cho phần mềm.

phần mềm asana là gì
Thiết lập báo cáo tự động

3.5 Tích hợp đồng bộ và bảo mật an toàn

Đặc điểm nổi bật của ứng dụng Asana là được đồng bộ với ứng dụng Calendar. Nhờ vậy, việc quản lý thời gian của người dùng được xác định rõ ràng. Theo đó, nhiều ứng dụng bên ngoài cũng được tích hợp hoạt động như Github, Dropbox, Slack… Mỗi dự án hoặc nhiệm vụ trên Asana đều được điều chỉnh công khai, riêng tư một cách chặt chẽ, đảm bảo tính bảo mật.

asana app là gì
Tích hợp đồng bộ và bảo mật an toàn

>>>> ĐỌC CHI TIẾT: 8 phần mềm nhắc nhở công việc trên máy tính, desktop hữu ích

4. Cách sử dụng Asana app để quản lý công việc & dự án

Ứng dụng Asana ra đời mang đến cho người dùng về tất cả chức năng quản lý thời gian và công việc. Với thiết kế khoa học và sinh động, người sử dụng sẽ không mất quá nhiều thời gian để tìm hiểu về ứng dụng này.

4.1 Cách thức truy cập đăng nhập 

Asana là ứng dụng quản lý thông minh, tạo ra một không gian làm việc chung cho tất cả mọi người. Cũng như các ứng dụng khác, người dùng cần có một tài khoản để đăng nhập vào hệ thống. Các bước thực hiện như sau:

  • Download ứng dụng về thiết bị của bạn.
  • Tiến hành đăng ký để tạo tài khoản.
  • Một cửa sổ mới mở ra với link xác nhận tài khoản.
  • Bạn chỉ cần click vào link đó để hoàn thiện profile và trải nghiệm ứng dụng.

Sau khi đăng ký xong, giao diện sẽ hiện ra. Mảng bên trái biểu hiện những thông tin tổng quan về dự án. Đây là nơi bạn có thể theo dõi và điều chỉnh mọi hoạt động. Mảng chính giữa cung cấp các nội dung chủ đạo để thực hiện dự án. Mảng bên phải thiết kế rất khiêm tốn dùng để ghi chú và bổ sung các chi tiết quan trọng.

asana nghĩa là gì
Cách thức truy cập đăng nhập

4.2 Cách xây dựng project trong Asana

Sau khi thực hiện thao tác trên, bạn cần tìm hiểu về cách xây dựng dự án trong Asana như thế nào. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:

  • Click vào phần Project + ở phía cuối pane bên trái.
  • Một dự án mới hiện ra cùng với không gian làm việc ở chính giữa.
  • Bạn tiến hành cài đặt tùy ý cho dự án và những task cần làm.
asana là gì
Cách xây dựng project trong Asana

4.3 Thực hiện thao tác với Task

Khi bạn tạo ra dự án mới và muốn chia nhỏ các đầu việc thì phải thực hiện thao tác với task. Cách làm như sau:

Tạo task mới:

  • Chọn một dòng trong pane chính giữa và Enter.
  • Đặt tên cho task.
  • Điều chỉnh deadline, người thực hiện, mô tả, yêu cầu,… bằng cách click vào biểu tượng bên phải dòng task.

Một dòng task đặc trưng

  • Đánh dấu task hoàn thành.
  • Tổng hợp task đã hoàn thành.
  • Bạn click vào góc phải của pane chính giữa, chọn “Archive Completed Tasks” để tổng hợp những Task đã hoàn thành.
phần mềm asana là gì
Thực hiện thao tác với Task

4.4 Cách sử dụng Calendar

Đây là tính năng giúp bạn theo dõi và giám sát tiến độ công việc dễ dàng, thuận tiện hơn. Calendar giúp bạn quản lý lịch trình, lập kế hoạch và nhắc nhở cho công việc. Để tạo lịch mới, bạn chỉ cần nhấp vào dấu cộng nhỏ (+) bên cạnh “My calendars” và chọn “New calendar”. Sau đó, đặt tên cho lịch mới và cung cấp cho nó một mô tả, múi giờ bạn muốn.

asana app là gì
Cách sử dụng Calendar

5. Nhược điểm của phần mềm quản lý công việc Asana

Asana hiện là phần mềm quản lý dự án phổ biến nhờ có tính năng dễ sử dụng và giao diện trực quan. Tuy nhiên, ứng dụng Asana vẫn còn nhiều mặt hạn chế chưa thể khắc phục được. Cụ thể:

  • Chi phí đắt đỏ 9,99$/người dùng/tháng.
  • Cho phép sử dụng phiên bản miễn phí với tối đa 15 thành viên.
  • Chỉ thích hợp cho các công ty lớn, công ty có mô hình cộng tác liên chức năng.
asana nghĩa là gì
Chi phí đắt đỏ

6. Giải pháp thay thế hiệu quả cho ứng dụng Asana là gì?

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý công việc như Trello, Wrike, Wework… Mỗi ứng dụng đều chứa những tính năng vượt trội và nhược điểm riêng, phù hợp cho từng mục đích sử dụng. Ngay tại Việt Nam, phần mềm F-OKR và F-Todolist là công cụ quản lý doanh nghiệp hiệu quả nằm trong bộ giải pháp quản trị của Fastdo (FTTM). Sản phẩm có các đặc điểm vượt trội sau:

  • Với F-OKR, người dùng có thể thiết lập mục tiêu theo từng dự án.
  • Cho phép theo dõi công việc theo tiến độ.
  • Xây dựng To do list hằng ngày.
  • Cập nhập và chỉnh sửa các đầu việc một cách linh hoạt.
asana là gì
Giải pháp nào thay thế ứng dụng Asana hiệu quả

Với các tính năng không thua kém gì so với các phần mềm quốc tế, FTTM của Fastdo lại có chi phí rất phù hợp. Đặc biệt, các ứng dụng đều có thể cài đặt trên mọi thiết bị với mọi hệ điều hành và được liên kết tính năng với nhau. Do đó, nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết hơn về bộ phần mềm chuyên biệt FTTM, bạn có thể liên hệ qua thông tin sau:

Thông tin liên hệ:

Trên đây là toàn bộ thông tin cho những ai thắc mắc về phần mềm Asana là gì? Hy vọng bài viết giúp bạn tìm ra giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp. Nếu bạn cần tư vấn thêm về các phần mềm quản trị doanh nghiệp, hãy liên hệ Fastdo để được hỗ trợ tận tình nhé! Cảm ơn bạn đã đọc bài viết.

>>>> NỘI DUNG LIÊN QUAN:

Bài Viết Liên Quan