Asana là gì? Review chi tiết và hướng dẫn sử dụng từ A đến Z

Phần mềm Asana là gì? Liệu bạn đã biết phần mềm này ứng dụng như thế nào trong doanh nghiệp? Bài viết sau đây Fastdo sẽ giải đáp chi tiết các câu hỏi này và hướng dẫn bạn cách làm việc với Asana sao cho hiệu quả nhất. Cùng tham khảo ngay nhé!

1. Phần mềm Asana là gì? Lợi ích của ứng dụng đối với doanh nghiệp

Asana là một phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất hiện nay. Phần mềm Asana giúp quản lý, thiết kế, phân công công việc trên nền tảng trực tuyến. Sử dụng phần mềm Asana trong doanh nghiệp cho phép bạn thiết lập mục tiêu và tối ưu thời gian làm việc. Ngoài ra, công cụ đem lại nhiều lợi ích như sau:

• Thiết kế thanh dashboard cho phép người dùng dễ dàng hình dung công việc của mình.
• Sử dụng chức năng timeline để tạo ra các dự án khớp với nhau và tự cập nhật liên tục.
• Phần mềm hỗ trợ lên kế hoạch liên kết với email, tệp và nhiều thứ trên cùng nền tảng.
• Tính năng xem hình ảnh lớn, dễ dàng theo dõi, lịch trình công việc, có thể phát hiện ra những lỗ hổng và nhanh chóng điều chỉnh.
• Phần mềm cung cấp bản báo cáo tiến độ cho từng dự án và chia sẻ cho tất cả thành viên.
• Những gì quan trọng nhất sẽ được phần mềm ưu tiên để bạn nhìn thấy trước.
• Phần mềm Asana được thiết kế thành một công cụ bao gồm nhiều quy trình thành các mẫu để lựa chọn và sử dụng.
• Không gian phần mềm Asana tạo ra nơi làm việc an toàn, chia sẻ thông tin đến đúng người.

2. Nguyên tắc vận hành và hoạt động của Asana là gì?

Ứng dụng Asana được biết đến là tiện ích được ứng dụng cao cho giải pháp quản lý công việc của doanh nghiệp. Có rất nhiều công ty và tập đoàn lớn đã đưa Asana vào hoạt động, điển hình là Airbnb và Foursquare. Vậy nguyên tắc vận hành và hoạt động của Asanas là gì? Phần mềm Asana vận hành theo các nguyên tắc sau:

• Thông báo công việc mà không phải bằng thư tín.
• Trao đổi trực tiếp trên cùng một trang.
• Hoạt động đồng bộ theo nhóm.

Ba nguyên tắc này đều nhằm thực hiện mục tiêu chung là công việc luôn được cập nhập nhanh, thể hiện tính minh bạch. Đồng thời, phần mềm giúp tạo ra sự đồng bộ trong hoạt động nhóm hay giữa các bộ phận trong công ty.

3. Tính năng nổi bật của phần mềm Asana Là Gì?

Nắm được những lợi ích đem lại từ công cụ Asanas là gì sẽ giúp bạn khai thác được tối đa hiệu quả của phần mềm. Bên cạnh việc thuận tiện cho người quản lý dễ dàng theo dõi thì còn là công cụ nhắc nhở cho tất cả các thành viên. Để hiểu hơn về giá trị đem lại từ Asanas là gì, xin mời bạn đọc theo dõi các mục dưới đây.

3.1 Thực hiện thao tác trên đầu việc

Phần mềm Asana cho phép chia dự án thành các đầu việc nhỏ và người điều hành có thể phân bổ nhiệm vụ đến từng cá nhân. Khi cá nhân hoàn thành, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo đến những thành viên còn lại. Vì tất cả đều được chia sẻ trên cùng một nền tảng nên mọi người có thể bình luận, ghi chú, nhắn tin và trao đổi file với nhau.

3.2 Thay đổi đầu việc linh hoạt

Các đầu việc trên phần mềm Asana được liên kết một cách có hệ thống, logic giúp dễ dàng để thao tác. Hơn nữa, phần mềm cho phép di chuyển những đầu việc linh hoạt lên xuống mà không phải thực hiện cài đặt lại. Đồng thời, người điều hành có thể chuyển đổi một nhiệm vụ thành một dự án lớn với một cú nhấp chuột.

3.3 Tùy chọn hiển thị giao diện 

Trên phần mềm Asana, người dùng có thể tùy chọn giao diện phù hợp cho từng dự án khác nhau. Với phần mềm này, bạn được phép chuyển đổi linh hoạt các đầu việc biểu thị dưới dạng bảng Kanban hoặc To-do list. Ngoài ra, phần mềm còn có tính năng tự động xây dựng timeline từ thông tin đã được người dùng nhập vào hệ thống.

3.4 Thiết lập báo cáo tự động

Ở phần mềm Asana, người dùng có thể thiết lập nhiều báo cáo tự động cho từng mục đích sử dụng. Đối với phiên bản miễn phí, các báo cáo chỉ được cung cấp đơn giản về tiến độ hoàn thành công việc. Nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu về các loại báo cáo chuyên sâu thì phải trả phí cho phần mềm.

3.5 Tích hợp đồng bộ và bảo mật an toàn

Đặc điểm nổi bật của ứng dụng Asana là được đồng bộ với ứng dụng Calendar. Nhờ vậy, việc quản lý thời gian của người dùng được xác định rõ ràng. Theo đó, nhiều ứng dụng bên ngoài cũng được tích hợp hoạt động như Github, Dropbox, Slack… Mỗi dự án hoặc nhiệm vụ trên Asana đều được điều chỉnh công khai, riêng tư một cách chặt chẽ, đảm bảo tính bảo mật.

4. Cách sử dụng Asana app để quản lý công việc & dự án

Ứng dụng Asana ra đời mang đến cho người dùng về tất cả chức năng quản lý thời gian và công việc. Với thiết kế khoa học và sinh động, người sử dụng sẽ không mất quá nhiều thời gian để tìm hiểu về ứng dụng này.

4.1 Cách thức truy cập đăng nhập 

Asana là ứng dụng quản lý thông minh, tạo ra một không gian làm việc chung cho tất cả mọi người. Cũng như các ứng dụng khác, người dùng cần có một tài khoản để đăng nhập vào hệ thống. Các bước thực hiện như sau:

• Download ứng dụng về thiết bị của bạn.
• Tiến hành đăng ký để tạo tài khoản.
• Một cửa sổ mới mở ra với link xác nhận tài khoản.
• Bạn chỉ cần click vào link đó để hoàn thiện profile và trải nghiệm ứng dụng.

Sau khi đăng ký xong, giao diện sẽ hiện ra. Mảng bên trái biểu hiện những thông tin tổng quan về dự án. Đây là nơi bạn có thể theo dõi và điều chỉnh mọi hoạt động. Mảng chính giữa cung cấp các nội dung chủ đạo để thực hiện dự án. Mảng bên phải thiết kế rất khiêm tốn dùng để ghi chú và bổ sung các chi tiết quan trọng.

4.2 Cách xây dựng project trong Asana

Sau khi thực hiện thao tác trên, bạn cần tìm hiểu về cách xây dựng dự án trong Asana như thế nào. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:

• Click vào phần Project + ở phía cuối pane bên trái.
• Một dự án mới hiện ra cùng với không gian làm việc ở chính giữa.
• Bạn tiến hành cài đặt tùy ý cho dự án và những task cần làm.

4.3 Thực hiện thao tác với Task

Khi bạn tạo ra dự án mới và muốn chia nhỏ các đầu việc thì phải thực hiện thao tác với task. Cách làm như sau:

Tạo task mới:

• Chọn một dòng trong pane chính giữa và Enter.
• Đặt tên cho task.
• Điều chỉnh deadline, người thực hiện, mô tả, yêu cầu,… bằng cách click vào biểu tượng bên phải dòng task.

Một dòng task đặc trưng

• Đánh dấu task hoàn thành.
• Tổng hợp task đã hoàn thành.
• Bạn click vào góc phải của pane chính giữa, chọn “Archive Completed Tasks” để tổng hợp những Task đã hoàn thành.

4.4 Cách sử dụng Calendar

Đây là tính năng giúp bạn theo dõi và giám sát tiến độ công việc dễ dàng, thuận tiện hơn. Calendar giúp bạn quản lý lịch trình, lập kế hoạch và nhắc nhở cho công việc. Để tạo lịch mới, bạn chỉ cần nhấp vào dấu cộng nhỏ (+) bên cạnh “My calendars” và chọn “New calendar”. Sau đó, đặt tên cho lịch mới và cung cấp cho nó một mô tả, múi giờ bạn muốn.

5. Nhược điểm của phần mềm quản lý công việc Asana

Asana hiện là phần mềm quản lý dự án phổ biến nhờ có tính năng dễ sử dụng và giao diện trực quan. Tuy nhiên, ứng dụng Asana vẫn còn nhiều mặt hạn chế chưa thể khắc phục được. Cụ thể:

• Chi phí đắt đỏ 9,99$/người dùng/tháng, chi phí cụ thể được quy đổi như bảng sau:

• Cho phép sử dụng phiên bản miễn phí với tối đa 15 thành viên, giới hạn sử dụng dừng ở các tính năng cơ bản như lập kế hoạch, cộng tác đơn giản.
• Nếu muốn thêm các tùy chỉnh khác cho dự án, cài đặt quyền riêng tư cho mỗi dự án hay các chức năng báo cáo nâng cao khác, người dùng phải sử dụng phiên bản trả phí.
• Chỉ thích hợp cho các công ty lớn, công ty có mô hình cộng tác liên chức năng.

6. Top 7 giải pháp thay thế hiệu quả cho ứng dụng Asana là gì?

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý công việc như Trello, Wrike, Wework… Mỗi ứng dụng đều chứa những tính năng vượt trội và nhược điểm riêng, phù hợp cho từng mục đích sử dụng. Ngoài ra, Bộ quản trị OKRs fOKRs và fTodolist là công cụ quản lý công việc hiệu quả nằm trong bộ giải pháp quản trị của Fastdo với hàng loạt đặc điểm vượt trội.

6.1 Phần mềm quản trị mục tiêu fOKRs

fOKRs là nền tảng được thiết kế theo lý thuyết quản trị OKRs chuẩn quốc tế, giúp công ty dễ dàng xây dựng văn hóa OKRs cho tổ chức. Phầm mềm giúp doanh nghiệp quản trị mục tiêu, tạo và thúc đẩy động lực cho toàn bộ nhân sự và tăng trưởng toàn diện hơn 10 lần.

Các tính năng nổi bật của fOKRs bao gồm:

• Thiết lập timeline OKRs cho toàn tổ chức
• Tạo mục tiêu chuẩn OKRs
• Công bố tổng quan mục tiêu cho toàn tổ chức theo sơ đồ cây
• Checkin theo dõi tiến độ mục tiêu thường xuyên.
• Đánh giá, đo lường OKRs realtime, thiết lập mục tiêu theo từng dự án.

  

Vậy điểm khác biệt giữa fOKRs và Asana là gì? Với fOKRs, người dùng cũng có thể quản lý thời gian và công việc trên một không gian làm việc chung cho tất cả mọi người nhưng với mức giá hấp hẫn hơn rất nhiều. Chỉ từ 38.250 VNĐ cho mỗi user/ tháng, người dùng đã có thể trải nghiệm toàn bộ tính năng tuyệt vời trên trên đa nền tảng, đa thiết bị, kiểm soát mục tiêu một cách dễ dàng, logic, khoa học.

6.2 Phần mềm quản trị công việc hằng ngày fTodolist

fTodolist là một phần mềm quản trị công việc nằm trong bộ phần mềm quản trị doanh nghiệp của Fastdo. Đây là nền tảng giúp tối ưu hiệu suất của đội ngũ nhân viên một cách toàn diện với đa dạng các tính năng nổi bật như: 

• Tạo danh sách công việc theo thứ tự ưu tiên khác nhau.
• Theo dõi tiến độ công việc với 3 chế độ xem: Danh sách, Bảng, Lịch.
• Giao việc nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản.
• Cập nhật trạng thái công việc được giao liên tục.
• Báo cáo danh sách các công việc của nhân sự theo thời gian thực
• Kết nối các công việc hằng ngày với kế hoạch dự án/phòng ban/công ty

Vậy ưu thế nổi bật của fTodolist so với Asana là gì? fTodolist là phần mềm giúp mọi người lên danh sách công việc hàng ngày, phân loại công việc theo mức độ ưu tiên, đảm bảo theo sát mục tiêu tuần/ tháng và nâng cao hiệu suất đội nhóm để cùng đạt mục tiêu. 

Nền tảng này giúp quản lý có thể tạo được thói quen lập danh sách công việc cho nhân sự và xem được tổng quan báo cáo về hiệu suất công việc của nhân viên theo thời gian thực. Toàn nhân sự trong công ty có thể tập trung năng lượng cho những công việc quan trọng trong khi nhà quản trị có thể dễ dàng theo dõi tiến độ todolist của nhân viên và cả tổ chức theo từng phòng ban khác nhau trên cùng một nền tảng. Đặc biệt, chỉ với 25000 VNĐ/ user/ tháng, người dùng đã có thể sở hữu tất cả các tiện ích trên.

6.3 Trello – Sắp xếp công việc hiệu quả, cộng tác dễ dàng

Trello là công cụ quản lý công việc trực tuyến miễn phí, giúp người dùng sắp xếp các công việc cần thực hiện, chia sẻ với đồng nghiệp và nhận phản hồi để hoàn thiện công việc  một cách hiệu quả. Ứng dụng này có các đặc điểm nổi bật cụ thể như sau:

• Tùy chỉnh linh hoạt, tạo bảng, danh sách, thẻ theo từng dự án khác nhau.
• Giao nhiệm vụ cho thành viên, theo dõi tiến độ theo từng dự án cụ thể
• Trao đổi, bình luận trực tiếp trên từng công việc, cộng tác hiệu quả 
•  Thiết lập thời hạn và thông báo khi đến hạn.
• Cho phép hoạt động ngoại tuyến, đồng bộ dữ liệu tự động khi có kết nối mạng.

  

6.4  Wework – Quản lý dự án chuyên nghiệp, tối ưu hiệu suất

Wework là phần mềm quản lý dự án dành cho doanh nghiệp, giúp quản lý linh hoạt các dự án ngắn hạn, dài hạn, nội bộ và cộng tác với khách hàng. Phần mềm có các tiện ích tuyệt vời sau:

• Hỗ trợ quản lý nhiều loại dự án, từ đơn giản đến phức tạp.
• Cập nhật tiến độ của người dùng thường xuyên theo thời gian thực.
• Cung cấp báo cáo hiệu suất dự án chi tiết để đưa ra chiến lược phù hợp.
• Tối ưu hóa hiệu suất làm việc, nâng cao hiệu quả cộng tác và làm việc nhóm.

6.5 ClickUp – Lập kế hoạch, quản lý dự án và cộng tác hiệu quả

ClickUp là phần mềm đa năng, giúp người dùng lập bảng kế hoạch công việc, quản lý dự án, quản lý nhóm và cộng tác hiệu quả. Nền tảng mang đến sự rõ ràng, minh bạch trong các khâu xử lý công việc, với các lợi ích tuyệt vời sau:

• Lập kế hoạch toàn diện, quản lý dự án linh hoạt
• Có thể thêm tài liệu, bảng, biểu đồ, lời nhắc, bảng tính, cuộc hội thoại,… hoặc xem được công việc tiếp theo của người khác trong team cần phải làm gì
• Theo dõi tiến độ, phân công nhiệm vụ, đặt deadline.
• Cộng tác dễ dàng, dễ dàng trao đổi, chia sẻ tệp tin, quản lý quyền truy cập.
• Tự động hóa các tác vụ, theo dõi và tối ưu hóa hiệu suất

Trên đây là toàn bộ thông tin cho những ai thắc mắc về phần mềm Asana là gì? Hy vọng bài viết giúp bạn tìm ra giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp. Nếu bạn cần tư vấn thêm về các phần mềm quản trị doanh nghiệp, hãy liên hệ Fastdo để được hỗ trợ tận tình. Với các tính năng không thua kém gì so với các phần mềm quốc tế, bộ phần mềm quản trị của Fastdo lại có chi phí rất phù hợp. Đặc biệt, các ứng dụng đều có thể cài đặt trên mọi thiết bị với mọi hệ điều hành và được liên kết tính năng với nhau.

>>>> XEM NGAY:

• [REVIEW] Slack là gì? Hướng dẫn sử dụng phần mềm Slack thành thạo
• [REVIEW] Phần mềm Base là gì? Đánh giá nền tảng Base có tốt không?
• [REVIEW] Jira là gì? Tính năng và cách sử dụng phần mềm Jira từ A – Z