Cách phân công công việc trong nhóm hiệu quả [Kèm 5 biểu mẫu]

Vấn đề phân công công việc luôn có vai trò rất quan trọng trong một tập thể. Nếu phân công nhiệm vụ cho từng thành viên hợp lý, công việc sẽ đạt hiệu quả tốt hơn và ngược lại nếu phân chia không tốt thì sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ làm việc. Bạn hãy đọc bài viết dưới đây của FASTDO để tìm hiểu cách phân chia nhiệm vụ trong nhóm hiệu quả nhất nhé!

1. Kỹ năng phân công công việc là gì?

Kỹ năng phân công công việc là kỹ năng phân tích, sắp xếp và giao nhiệm vụ cũng như quyền hạn thực hiện công việc cho từng thành viên trong nhóm. Đây là một nhiệm vụ thiết yếu và quan trọng của công tác quản lý. Người có nhiệm vụ phân chia công việc trong nhóm phải đảm bảo tính minh bạch, phù hợp để tăng sự gắn kết và nâng cao năng suất làm việc.

Bên cạnh việc phân chia, nhà quản lý hay leader còn phải hỗ trợ cung cấp đầy đủ nguồn lực, phương tiện và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho nhân viên, thành viên nhóm thực hiện công việc. Ngoài ra, việc nói rõ mong muốn về kết quả làm việc như thế nào cũng rất là cần thiết để các nhân viên nắm rõ được công việc bản thân đang làm.

>>> XEM NGAY: Agile là gì? Nguyên lý và đặc trưng của phương pháp

2. Vai trò của phân chia công việc

2.1 Đối với người được phân công nhiệm vụ

Đối với người được giao nhiệm vụ, phân chia công việc trong nhóm sẽ có vai trò như sau:

• Có nhiều cơ hội cải thiện kỹ năng và nâng cao chuyên môn của bản thân.
• Cảm thấy hài lòng khi hoàn tất nhiệm vụ.
• Nâng cao giá trị bản thân.
• Có nhiều cơ hội chinh phục và thách thức bản thân.
• Có thêm nhiều công việc và nâng cao tinh thần làm việc.
• Biết bản thân cần làm gì và có trách nhiệm hơn với công việc được giao.

>>> XEM THÊM: Nguyên tắc Pareto (quy tắc 80/20) là gì? Cách áp dụng hiệu quả

2.2 Đối với người giao việc

Dưới đây là vai trò của phân công nhiệm vụ đối với người có trách nhiệm giao việc (cấp quản lý):

• Điều hòa và giảm áp lực công việc.
• Có thêm nhiều thời gian làm công việc khác.
• Nâng cao sự kế thừa của nguồn nhân lực.
• Hoàn thành công việc nhanh chóng.
• Hình thành lòng tin với nhân viên.
• Hình thành sự ảnh hưởng của bản thân.
• Thể hiện năng lực.

>>> ĐỌC NGAY: Macro Management Là Gì? Trao Quyền Hay Là Sự Bỏ Mặc

3. Lợi ích của phân công công việc với tập thể, nhóm

Phân công nhiệm vụ hợp lý trong tập thể, nhóm sẽ mang lại rất nhiều lợi ích đến tình hình công việc và các thành viên trong nhóm. Dưới đây là một vài lợi ích cụ thể mà việc phân chia nhiệm vụ mang đến:

3.1 Sử dụng năng lực của từng thành viên hiệu quả

Việc sử dụng tối đa năng lực của từng thành viên trong nhóm là cách hiệu quả giúp nâng cao hiệu suất làm việc. Vì vậy, bạn cần lưu ý phân công các nhiệm vụ cho thành viên dựa theo khả năng, điểm mạnh của mỗi cá nhân. Hơn nữa, một điều quan trọng mà bạn cần lưu ý là thái độ phải tỏ ra thiện chí nhằm giúp người nhận việc cảm thấy được tôn trọng và tận tâm làm việc.

>>> BỎ TÚI NGAY: Năng lực công tác là gì? Cách đánh giá chi tiết nhất

3.2 Phát triển năng lực các thành viên

Bên cạnh lợi ích là hoàn thành các nhiệm vụ hiệu quả hơn, việc phân chia công việc còn giúp các thành viên được rèn luyện và phát triển năng lực bản thân. Hiểu rõ năng lực của từng người và giao nhiệm vụ phù hợp vừa tăng năng suất, vừa giúp nhân sự khai phá tiềm năng của chính mình.

Để phát triển nguồn nhân lực một cách hiệu quả, Doanh nghiệp cần xây dựng những khóa học và đào tạo giúp nhân viên nâng cao kỹ năng chuyên môn của mình. Trong thực tế, có rất nhiều hình thức để Doanh nghiệp có thể tổ chức đào tạo cho nhân sự. Tuy nhiên, để có thể gặt hái được tối đa sự hiệu quả của việc đào tạo, nhà quản lý nên cân nhắc sử dụng các giải pháp công nghệ hỗ trợ cho công việc này.

Một phần mềm đào tạo sẽ giúp nhà quản trị tiết kiệm được thời gian và chi phí cho việc đào tạo. Thêm vào đó, thông qua phần mềm đào tạo, nhân sự sẽ chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian học tập cũng như xác định lộ trình phù hợp cho bản thân.

Phần mềm đào tạo fTrain của Fastdo được tối ưu hóa để đáp ứng đầy đủ các tính năng hỗ trợ nhà quản lý đào tạo, giám sát và theo dõi quá trình đào tạo một cách dễ dàng, nhanh chóng. Quản lý có thể tổ chức và lưu trữ các khóa học đào tạo để nhân sự có thể theo dõi và học tập vô cùng thuận tiện. Ngoài ra, phần mềm đào tạo fTrain của Fastdo còn giúp:

• Hỗ trợ lưu trữ tốt các bài học, tài liệu chuyên môn.
• Phân quyền để giúp người giảng dạy cũng như nhân viên tiếp cận đúng với nội dung cần nắm bắt.
• Hỗ trợ đánh giá năng lực từng cá nhân, từ đó sắp xếp lộ trình học tập phù hợp.
• Quản lý thông tin học viên.
• Cung cấp chứng chỉ cho nhân sự.

Bấm vào ảnh để đăng ký dùng thử phần mềm fTrain ngay nhé!

3.3 Tiết kiệm chi phí

Bên cạnh những lợi ích phân công công việc trên, việc giao nhiệm vụ phù hợp trong nhóm còn giúp các tập thể, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Nhờ phân chia nhiệm vụ phù hợp theo năng lực của từng nhân viên, thời gian hoàn thành sẽ nhanh hơn và chất lượng công việc được nâng cao. Bằng cách đó, chi phí thực hiện dự án, công việc cũng được giảm bớt.

>>> ĐỌC NGAY: Strategy là gì? 3 Nguyên tắc quan trọng để xây dựng strategy

3.4 Quản lý tốt thời gian, công việc đúng hạn

Quản lý tốt thời gian là yếu tố quan trọng và cần thiết nếu muốn đảm bảo hiệu suất làm việc. Nếu các nhiệm vụ không được phân chia hợp lý, tiến độ làm việc sẽ bị đình trệ, tốn nhiều thời gian và giảm chất lượng công việc. Vì vậy, các nhóm cần cùng nhau thảo luận để phân chia nhiệm vụ phù hợp cho từng thành viên nhằm hoàn thành công việc đúng hạn.

Bộ giải pháp Phần mềm quản lý công việc (fTodolist) của Fastdo sẽ giúp bạn thiết kế kế hoạch công việc hàng ngày, phân phối theo mức độ ưu tiên, cấp độ quan trọng, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc một cách chi tiết nhất. Với fTodolist, công việc của bạn sẽ được sắp xếp khoa học hơn, không còn lo lắng về tình trạng lỡ công việc nữa. 

Bấm vào ảnh để đăng ký dùng thử phần mềm fTodolist ngay nhé!

>>> XEM NGAY: Định luật Parkinson: Mô hình nén thời gian, nâng cao hiệu suất

4. Nguyên tắc khi phân chia công việc

Để phân chia công việc hiệu quả và phù hợp, người giao việc cần nắm rõ các nguyên tắc sau đây:

• Đảm bảo phân chia đúng việc cho đúng người, đúng năng lực và thời điểm.
• Đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng.
• Luôn đề cao tính công bằng và hợp lý.
• Luôn giám sát tiến độ.
• Yêu cầu thành viên phản hồi và báo cáo công việc.

>>> ĐỌC THÊM: Phong cách lãnh đạo của Jack Ma – Tỷ phú người Trung Quốc

5. Mẫu bảng phân công công việc nhóm

Dưới đây là một số mẫu bảng phân công công việc mà nhà quản lý có thể tham khảo:

5.1. Mẫu bảng phân công công việc chung.

5.2. Mẫu bảng phân công công việc theo tuần.

5.3. Mẫu bảng phân công công việc theo tháng.

5.4. Mẫu bảng phân công công việc theo cá nhân

5.5. Mẫu bảng phân công công việc theo dự án.

>>> XEM NGAY: BSC là gì? Cách ứng dụng Balanced scorecard hiệu quả

6. Bí quyết phân chia công việc cho nhân viên trong doanh nghiệp

Để nắm được cách phân công công việc trong nhóm hiệu quả, sau đây là 10 bí quyết phân chia công việc cho từng nhân viên trong doanh nghiệp hiệu quả nhất mà Fastdo muốn chia sẻ đến cho các nhà quản lý:

6.1 Đề ra mục tiêu rõ ràng cho từng công việc

Việc nắm rõ mục tiêu cho từng công việc là bí quyết đầu tiên để làm chủ được cách phân chia công việc trong nhóm hiệu quả. Bằng cách đó, bạn sẽ dễ dàng giải thích để các thành viên hiểu về công việc của mình. Ngoài ra, xác định rõ mục tiêu còn giúp bạn đề ra được những tiêu chí đo hiệu suất làm việc cho từng thành viên trong quá trình làm việc.

>>> BỎ TÚI NGAY: Mô hình SMART là gì? Xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART

6.2 Hiểu rõ năng lực từng người 

Để có thể chia công việc một cách công bằng và không gây tranh cãi giữa các thành viên, bạn cần tìm hiểu kỹ càng về điểm mạnh và điểm yếu của từng người. Nhờ vậy, độ hao phí chất xám sẽ được hạn chế tối đa và nhân sự được sắp xếp công việc hợp lý trong quá trình làm việc.

>>> ĐỌC NGAY: Khung năng lực là gì? Cách xây dựng và triển khai hiệu quả

6.3 Chia sẻ công việc

Bạn không nên cố sức ôm lấy tất cả công việc để rồi không đạt hiệu quả như mong đợi. Việc chia sẻ nhiệm vụ không chỉ giúp giảm bớt khối lượng công việc mà còn trao cơ góp sức và thể hiện năng lực của từng nhân viên. Ngoài ra, bạn không nên can thiệp quá nhiều vào quá trình làm việc của nhân viên để họ không cảm thấy lãnh đạo không tin tưởng năng lực của mình.

>>> ĐỌC NGAY: Dấu hiệu quá tải trong công việc và 4 cách khắc phục hiệu quả

6.4 Trao quyền cho nhân viên

Bên cạnh việc giao nhiệm vụ, bạn còn cần phải trao quyền, cung cấp nguồn lực và công cụ hỗ trợ xử lý công việc. Bằng cách đó, nhân viên không chỉ hoàn thành tốt công việc của mình mà còn có thể xử lý những vấn đề phát sinh ngoài phạm vi phụ trách. Ngoài ra, họ còn được tự do làm việc và chủ động khắc phục khi mắc lỗi.

>>> ĐỌC NGAY: Trao quyền cho nhân viên và những điều nhà quản lý cần biết

6.5 Đảm bảo sự kết nối giữa các nhóm công việc

Khi phân chia công việc, tất cả thành viên nhóm đều sẽ được bàn giao một nhiệm vụ nhất định và có mối liên kết với nhau. Do đó, trưởng nhóm nên chú ý đảm bảo sự tương tác, hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Đây sẽ là một yếu tố vô cùng quan trọng và cần thiết cho các doanh nghiệp để mahg lại các giá trị cao.

>>> XEM THÊM: 9 khó khăn khi làm việc nhóm thường gặp và cách giải quyết

6.6 Điều phối công việc linh hoạt

Trong quá trình tiến hành công việc, nếu xảy ra những vấn đề rủi ro thì bạn cần đánh giá rõ ràng, xem xét nguồn nhân lực và linh hoạt điều phối để giải quyết. Tuy nhiên, bạn cũng cần chú ý điều chỉnh hợp lý nhân lực để không làm ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của cả nhóm.

>>> ĐỌC THÊM: Khi nào nên nói không trong công việc? Tips để từ chối dễ dàng

6.7 Cập nhật thông tin

Trong quá trình phân công công việc, bạn cần phải cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết và liên tục cập nhập những vấn đề trong nội bộ cho từng thành viên. Nhờ đó, các thành viên sẽ làm việc hiệu quả hơn và sẽ không rơi vào tình trạng lúng túng khi khách hàng hỏi về thông tin công việc.

6.8 Chú trọng vào biện pháp giải quyết

Một trong những bí quyết để phân chia công việc là tìm ra các biện pháp giải quyết những vấn đề phát sinh. Bạn không nên xử lý những vấn đề một mình mà hãy cùng cả nhóm thảo luận và tìm ra hướng giải quyết. Đôi khi, các thành viên trong nhóm sẽ đưa ra những ý kiến rất tốt và nhờ đó bạn còn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian.

>>> ĐỌC THÊM: Phân tích mô hình ma trận trong cơ cấu tổ chức Doanh nghiệp

6.9 Chỉ can thiệp khi thật cần thiết

Khi bạn can thiệp quá nhiều vào quá trình làm việc của nhân viên thì họ sẽ cảm thấy cấp trên không có niềm tin vào mình và không được tôn trọng. Vì vậy, khi giao việc thì bạn chỉ nên can thiệp khi thật sự cần thiết. Nhờ vậy, các nhân viên có thể thoải mái, cải thiện được khả năng tự xử lý công việc và thu được nhiều kinh nghiệm.

>>> XEM NGAY: Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: 4 gợi ý triển khai hiệu quả

6.10 Đánh giá kết quả thực hiện công việc

Bí quyết cuối cùng mà Fastdo muốn chia sẻ chính là phải đánh giá kết quả thực hiện công việc của các thành viên. Bằng cách này, bạn sẽ có thể đánh giá năng lực từng người và điều chỉnh phù hợp hơn sau này. Ngoài ra, vì nhân viên đều muốn nhận được phản hồi của cấp trên nên việc đánh giá cũng rất cần thiết.

Trên đây là những chia sẻ về vấn đề cách phân công công việc cũng như sự ảnh hưởng đến từng thành viên trong nhóm và năng suất làm việc. Mong rằng qua bài viết trên, các bạn sẽ có thể thực hiện phân chia các nhiệm vụ hợp lý và hiệu quả. Nếu bạn muốn tìm hiểu về công cụ hỗ trợ phân chia công việc của Fastdo thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé!

>>> ĐỌC THÊM:

• Cách vẽ sơ đồ tổ chức công ty như thế nào? Tổng hợp mẫu sơ đồ cơ cấu tổ chức đơn giản
• Win-win là gì? 9 gợi ý giúp đạt được win-win trong đàm phán
• Chấm công hiệu quả với phần mềm fCheckin hiệu suất cao hơn