Dự án là gì? Các yếu tố cần có và đặc trưng của một dự án là gì? Nếu bạn đang muốn tìm hiểu các đặc trưng, kiến thức cơ bản về dự án thì hãy đọc ngay nội dung dưới đây của FASTDO. Bài viết đã đúc kết rất nhiều thông tin nhằm giúp bạn giải đáp những thắc mắc trên và chia sẻ cách xây dựng một dự án cơ bản. Hãy theo dõi nhé!
>>> ĐỌC THÊM:
- OKR là gì? Cách áp dụng công cụ OKRs trong doanh nghiệp
- Agile là gì? Nguyên lý và đặc trưng của phương pháp?
- Chứng chỉ PMP là gì? Các thông tin cần thiết về kỳ thi PMP
1. Dự án là gì?
Có rất nhiều khái niệm về dự án được đưa ra và sự khác biệt của các khái niệm đó nằm ở cách diễn đạt cũng như góc độ mà bạn nhìn nhận. Đối với chúng tôi, dự án được hiểu là một hoạt động có tính tổ chức hướng đến mục tiêu nào đó. Hay nói cách khác, khi đặt ra mục tiêu, bạn cần lên phương án và những cách thức thực hiện sao cho hiệu quả nhất.
fWork – Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch giúp Doanh nghiệp quản trị dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi tiết và báo cáo trực quan về kế hoạch. Click để nhận ngay BẢN DEMO HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ các tính năng của phần mềm:
>>>> ĐỌC NGAY: Quản lý dự án xây dựng là gì? Vai trò và phương pháp quản lý
2. Những yếu tố cần có của 1 dự án
- Thời kỳ: Thời điểm dự án được lên phê duyệt và cho phép thực hiện. Dự án thường sẽ có quỹ thời kỳ khởi đầu và kết thúc nhằm đảm bảo tiến trình công việc diễn ra đúng tiến độ.
- Kinh phí: Là yếu tố quan trọng để dự án hoạt động suôn sẻ và phục vụ các công việc trong quá trình thực hiện dự án.
- Nhân lực: Đối tượng sẽ trực tiếp thực hiện các công việc.
- Ban điều hành: Tìm ra phương hướng cũng như chiến lược chính xác, phù hợp để giúp dự án thành công.
- Bản mô tả kết quả: Là bản kế hoạch dự kiến về hiệu quả mang lại của dự án nhằm giúp tập thể có góc nhìn tổng quát và khách quan hơn.
>>> ĐỌC THÊM: 10 cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp (So sánh chi tiết)
3. Đặc trưng của một dự án là gì?
Để hiểu rõ hơn về dự án, hãy cùng Fastdo tìm hiểu về các đặc trưng của project ngay dưới đây:
3.1 Đem đến một sản phẩm
Sản phẩm chính là kết quả được tạo ra từ dự án. Khi bạn đã tạo ra được sản phẩm thì dự án mới đạt được mục đích đã đặt ra. Đặc biệt, một dự án thành công sẽ không cho ra kết quả không rõ ràng mà phải là một thứ cụ thể, có thể xác định và đo lường được.
>>> TÌM HIỂU NGAY: Nguyên nhân gây lãng phí thời gian và các giải pháp khắc phục
3.2 Có mục tiêu, mục đích
Mỗi dự án đều tạo ra một kết quả cụ thể. Tuy nhiên, kết quả đó không phải chỉ có kết quả cuối cùng mà là cả một quá trình thực hiện. Việc có mục tiêu rõ ràng giữ vai trò rất quan trọng trong định hướng các hoạt động, công việc của dự án. Do đó, dự án chắc chắn phải có một hoặc một số mục tiêu, mục đích rõ ràng.
>>>> KHÁM PHÁ: Kanban là gì? Phương pháp Kanban trong quản lý dự án
3.3 Liên quan đến một nhóm người
Một dự án sẽ do các nhóm người thực hiện nhiều công việc khác nhau theo một định hướng chung. Tùy vào quy mô của dự án mà số lượng nhân sự sẽ khác nhau. Ngoài ra, nếu bạn tự mình thực hiện dự án thì thường sẽ được gọi là dự án cá nhân hoặc một dự định.
>>> ĐỌC NGAY: TOP 5 yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên
3.4 Tài nguyên sử dụng phân bổ riêng
Tài nguyên của dự án vô cùng phong phú và đa dạng, có thể kể đến như tiền bạc, nhân lực, nguyên vật liệu đặc thù… Đặc biệt, nguồn nhân lực được coi là tài nguyên đảm nhận vai trò thiết yếu trong dự án. Tất cả tài nguyên này đều sẽ được phân bổ sử dụng theo những yếu tố khác nhau.
>>> ĐỌC NGAY: Định luật Parkinson: Mô hình nén thời gian, nâng cao hiệu suất
3.5 Có một thời hạn nhất định
Một dự án cần phải có thời hạn nhất định, tức là có thời điểm bắt đầu và kết thúc. Bởi, dự án được xem là một chuỗi hoạt động nhất thời nhằm tạo ra một sản phẩm, kết quả theo mục tiêu đặt ra ban đầu. Tổ chức của dự án thường mang tính chất tạm thời, sau khi đạt được mục tiêu thì tổ chức này sẽ giải tán hoặc thay đổi cơ cấu mới phù hợp với mục tiêu mới.
>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: Quy trình quản lý dự án và 6 phần mềm hỗ trợ quản lý dự án tốt
4. Các loại dự án phổ biến
Hiện nay, có 3 dự án được nhà nước cho phép áp dụng trong các hoạt động thực tế:
- Dự án đầu tư: Là loại hình hoạt động được lên kế hoạch dự kiến cụ thể ở từng hạng mục.
- Dự án hợp tác công tư: Là hoạt động kết hợp giữa đơn vị cơ quan nhà nước và nhà đầu tư tư nhân.
- Dự án đầu tư công: Là hoạt động đầu tư phát triển kinh tế, xã hội, văn hóa, y tế, giáo dục… của nhà nước.
Ngoài những loại dự án trên còn có một số dự án phổ biến nhất hiện nay:
- Dự án nghiên cứu và phát triển: Là giai đoạn phát triển đầu tiên của một dịch vụ tiềm năng mới hay quá trình sản xuất.
- Dự án xây dựng: Là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng.
- Dự án hệ thống thông tin: Là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin, dữ liệu.
- Dự án đào tạo và quản lý: Là công việc được tiến hành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng trong phạm vi chi phí được duyệt và phải hoàn thành đúng thời gian.
- Dự án bảo dưỡng lớn: Là dự án thực hiện các kỹ năng thực tế trong việc đánh giá, đo lường, thay thế thiết bị.
- Dự án viện trợ phát triển/ phúc lợi công cộng: Là dự án về đầu tư phát triển các công trình, hoạt động chăm sóc, học tập, từ thiện cho người dân,…
- Dự án hợp đồng: Bao gồm sản xuất sản phẩm và dịch vụ được kết hợp từ các doanh nghiệp lớn nhỏ.
>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: Quản lý dự án công nghệ thông tin là gì? Phương pháp quản lý
5. Hình thức trình bày một bản dự án đúng chuẩn
Tùy theo người tiếp nhận và quy mô mà hình thức trình bày bản dự án sẽ có cách truyền tải khác nhau. Tuy nhiên, nếu muốn cấp trên hiểu và tiếp nhận được hết tâm huyết trong dự án của mình thì bạn nên kết hợp cách trình bày với các hình thức sau:
- Bản trình bày dự án: Là một bản tổng hợp trình bày toàn bộ các nội dung của dự án.
- Giới thiệu chung: Diễn giải về các vấn đề và nhu cầu của dự án
- Mô tả: Trình bày tên dự án là gì, lý do thực hiện và mô tả ngắn gọn các đề xuất.
- Các hoạt động: Liệt kê các hoạt động sẽ thực hiện.
- Kế hoạch triển khai: Trình bày thời gian thực hiện các nhiệm vụ.
- Kế hoạch triển khai – chi tiết: Phân bổ thời gian bắt đầu cũng như kết thúc, cá nhân hay team phụ trách, chi phí và nguyên vật liệu cho từng công việc.
- Mô tả chuyên môn – kỹ thuật: Trình bày về các nội dung, quan điểm về kỹ thuật và các tài liệu chuyên môn liên quan.
- Phân tích hiệu quả: Là những nội dung về kinh tế vi mô và vĩ mô giúp mọi người xác định được tính khả thi của dự án.
- Các phụ lục: Bao gồm bảng thống kê, tài liệu, số liệu nghiên cứu…
>>> ĐỌC NGAY: Ma trận SWOT là gì? Ứng dụng SWOT hiệu quả trong công ty
6. Cách xây dựng dự án cơ bản
Để xây dựng một dự án thành công, bạn hãy tham khảo những bí quyết dưới đây của Fastdo:
6.1. Xây dựng kế hoạch rõ ràng
Chìa khóa giúp dự án thành công đó chính là xây dựng được một bản kế hoạch cụ thể và hoàn chỉnh. Khi đã có một bản kế hoạch rõ ràng, các thành viên trong dự án sẽ có thể làm việc đúng tiến độ và đạt được mục tiêu như kỳ vọng. Ngoài ra, bạn cũng sẽ có cái nhìn tổng thể về dự án, giúp kiểm soát được các khâu hoạt động một cách dễ dàng.
>>> ĐỌC NGAY: Tư duy thiết kế là gì? Những lợi ích của tư duy thiết kế trong công việc
6.2 Duy trì sự trao đổi
Thông thường, dự án sẽ có các bên liên quan là các nhà đầu tư, khách hàng và các thành viên trực thuộc. Việc giữ sự trao đổi thông suốt giữa các bên liên quan trong dự án sẽ giúp công việc được cập nhật một cách liên tục và tránh lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết. Nếu bạn có thể duy trì sự giao tiếp, trao đổi thì dự án xem như đã đi được một nửa chặng đường.
>>> ĐỌC NGAY: Hướng dẫn 5 cách lắng nghe tích cực và lợi ích trong công việc
6.3 Phân công vai trò cụ thể
Khi triển khai dự án, bạn cần phải phân công vai trò cụ thể của từng người tham gia. Việc phân công sẽ dựa theo chuyên môn, kinh nghiệm để sắp xếp vị trí công việc hợp lý. Nhờ vào việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng, nhóm dự án sẽ tránh được tình trạng đùn đẩy trách nhiệm khi có sự cố xảy ra trong từng khâu hoạt động.
>>> ĐỌC THÊM: Tư duy chiến lược và 8 kỹ thuật rèn luyện hiệu quả
6.4 Xây dựng dự án dự phòng
Theo một cuộc khảo sát, số dự án có các phương án dự phòng cho các tình huống rủi ro chiếm tới 83% dự án đạt hiệu quả cao. Bởi thực tế, chẳng có ai có thể lường trước được hết tất cả các sự cố sẽ xảy ra nên việc chuẩn bị nhiều phương án dự phòng là vô cùng cần thiết. Nhờ đó, bạn sẽ kiểm soát được rủi ro và chuẩn bị sẵn sàng một đội ngũ xử lý sự cố.
>>> XEM NGAY: Work From Home là gì? Những gợi ý để WFH hiệu quả
6.5 Sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý dự án
Thấu hiểu khó khăn trong việc quản lý và giám sát dự án, các phần mềm hỗ trợ công tác quản lý dự án lẫn lượt được ra đời. Một trong các sản phẩm mà bạn có thể tham khảo chính là bộ giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp Fastdo. Nhờ vào công cụ hỗ trợ của Fastdo, bạn sẽ có thể quản lý dự án hiệu quả một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Các tính năng của Bộ giải pháp phần mềm Fastdo được nhiều doanh nghiệp sử dụng đánh giá cao vì mang lại hiệu quả tuyệt vời trong việc thúc đẩy tối đa công việc quản trị của người dùng. Cụ thể như sau:
- Công cụ quản trị mục tiêu fOKRs: Giúp tạo OKR, lập kế hoạch triển khai và quản lý kết quả OKR.
- Công cụ kiểm soát hiệu suất fCFRs: Giúp check-in, phản hồi và ghi nhận các kết quả trong OKR.
- Công cụ thiết lập Todolist fTodolist: Giúp tạo, quản lý, thống kê kết quả công việc mỗi ngày.
- Công cụ đào tạo nội bộ fTrain: Giúp thiết lập nội dung đào tạo nội bộ, kiểm tra và cấp chứng nhận cho nhân sự.
- Công cụ quản trị kế hoạch toàn diện fWork: Giúp tạo và quản lý kế hoạch dễ dàng và toàn diện từ những ngày đầu đến lúc hoàn thành dự án, quản lý công việc cá nhân và đội nhóm chi tiết nhất.
Đặc biệt, Fastdo luôn đồng hành với các doanh nghiệp trong quá trình áp dụng bộ giải pháp phần mềm quản trị Doanh nghiệp. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và xây dựng phần mềm riêng theo yêu cầu để phù hợp với mỗi công ty. Do đó, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm sử dụng sản phẩm. Để biết thêm chi tiết xin vui lòng liên hệ:
Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO
- Địa chỉ:
- Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
- Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
- Điện thoại: 0905 852 933
- Email: support@fastdo.vn
- Website: https://fastdo.vn/
Bài viết trên đây của Fastdo chắc hẳn đã giúp bạn phần nào nắm được các khái niệm và đặc tính cơ bản của dự án là gì. Chúng tôi hy vọng rằng với những kiến thức chia sẻ trên, bạn có thể thực hiện thành công những dự án trong tương lai. Cảm ơn rất nhiều vì đã đọc bài viết!
>>>> TÌM HIỂU NGAY:
