Phạm vi dự án là gì? Quy trình 5 bước xác định phạm vi dự án

Để đưa ra các dự án kinh doanh đáp ứng được mục tiêu đề ra, doanh nghiệp cần tìm hiểu phạm vi dự án là gì cũng như quy trình xác định cụ thể. Bài viết dưới đây, Fastdo sẽ hướng dẫn bạn làm được điều này. 

1. Tầm quan trọng của việc xác định phạm vi dự án là gì

Việc xác định được phạm vi dự án là gì mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Vậy đó là những lợi ích nào? 

• Xác định được rõ ràng những yêu cầu của dự án. Từ đó, doanh nghiệp và các bên liên quan xác định được những gì mình cần làm. thời gian thực hiện như thế nào. 
• Xác định được lộ trình cụ thể nhằm có sự phân công nhân sự, sắp xếp công việc, phân bổ ngân sách phù hợp. 
• Định hướng các nhân viên cùng tập trung vào mục tiêu chung.
• Hạn chế tình trạng các hoạt động bị mở rộng ra hơn so với phạm vi đã thiết lập gây tốn thời gian và chi phí. 
• Tránh trường hợp lãng phí tài nguyên, nguồn lực vào các yếu tố nằm ngoài phạm vi dự án. 

2. Các nhân tố tác động đến phạm vi dự án là gì?

Vậy những nhân tố tác động đến phạm vi dự án là gì?  

2.1 Nhân tố nhân sự

Yếu tố nhân sự đóng vai trò quyết định đến sự thành công của dự án. Cụ thể, nhà đầu tư phải có sự tính toán phân bổ số lượng, chất lượng nhân sự cho phù hợp. Ví dụ: nếu tính toán lượng nhân sự quá ít sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ hoàn thành dự án. Kéo theo đó là các chi phí phát sinh do thời gian bị kéo dài, bồi thường do chậm trễ, chi phí thuê nhân công, … Tất cả khiến cho dự án bị lệch khỏi quỹ đạo so với tính toán ban đầu. 

2.2 Nhân tố ngân sách

Yếu tố nhân sách không đảm bảo thì việc các yếu tố lệch khỏi phạm vi dự án là điều chắc chắn. Vì thế, nhà đầu tư cần có kế hoạch lập ngân sách dự án thật cụ thể, có tính khả thi cao.

Những chi phí quan trọng trong ngân sách cần được tính toán kỹ càng là các loại chi phí mang tính chất cố định như: Lương trả cho nhân viên, chuyên gia dự án, chi phí thuê thiết bị, ….

2.3 Nhân tố tính khả thi của dự án

Tính khả thi là yếu tố quan trọng có khả năng tác động đến phạm vi đầu tư. Vì thế, khi xây dựng dự án, đừng quên xem xét tính khả thi của dự án, đồng thời tính đến khả năng chuyên môn và quyền truy cập vào dữ liệu bạn cần.

3. Căn cứ và kỹ thuật xác định phạm vi dự án là gì 

Dưới đây là các căn cứ và kỹ thuật xác định phạm vi dự án là gì, bạn có thể tham khảo: 

3.1 Căn cứ xác định

Căn cứ xác định quản lý phạm vi dự án gồm:

• Bản mô tả yêu cầu của phạm vi đầu tư
• Nguồn tài nguyên của công ty
• Các chính sách, quy trình và biểu mẫu quản lí phạm vi dự án
• Tài liệu của doanh nghiệp liên quan đến các dự án đã được thực hiện trước đây. 

3.2 Kỹ thuật xác định

Hiện nay có khá nhiều kỹ thuật xác định phạm vi dự án. Trong đó, một số kỹ thuật xác định được áp dụng phổ biến có thể kể ra như: 

• Ý kiến đánh giá sản phẩm từ các chuyên gia
• Ý kiến đánh giá từ các hội thảo chuyên đề về các vấn đề kỹ thuật chi tiết
• Đánh giá được rút ra từ quá trình phân tích sản phẩm, thị trường
• Phản hồi từ khách hàng đã và đang sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp.
• Khảo sát từ nhân viên doanh nghiệp, chuyên gia tư vấn, các hiệp hội nghề nghiệp, tổ chức chuyên ngành, …

4. Quy trình xác định phạm vi dự án

Quy trình xác định phạm vi dự án gồm các bước cơ bản sau đây: 

4.1 Xác định nhu cầu

Ngay từ đầu, doanh nghiệp phải xác định được nhu cầu của dự án là gì. Có được câu trả lời đầy đủ chính xác về nhu cầu bạn mới có thể thiết lập được các mục tiêu cụ thể. Bước này tạo nên một bức tranh tổng quan về những nhiệm vụ và cách thức thực hiện nhiệm vụ để đạt được mục tiêu, đáp ứng nhu cầu dự án. 

4.2 Thiết lập mục tiêu

Để có cơ sở xác định phạm vi dự án là gì, bạn cần thiết lập hệ thống mục tiêu nhỏ và liên kết các mục tiêu này để đạt được mục tiêu cuối cùng của dự án. Theo đó, bạn phải trả lời được các câu hỏi như:

• Mục tiêu đề ra có thể đo lường được không?
• Với các nguồn lực sẵn có những mục tiêu nào có thể đạt được dễ dàng? Mục tiêu nào tính khả thi không cao?
• Khi xảy ra khó khăn, những mục tiêu nào vẫn đảm bảo tính khả thi? Những mục tiêu nào khó thực hiện. Việc khó khăn trong thực hiện mục tiêu ảnh hưởng như thế nào đến chất lượng dự án tổng thể? 
• Mức ngân sách bị ảnh hưởng như thế nào nếu có vướng mắc? 
• Việc hoàn thành các mục tiêu dự án có đảm bảo trung khung thời gian đã định không? Làm thế nào để đáp ứng yếu tố thời hạn? 

Bạn có thể thiết lập các mục tiêu xác định phạm vi dự án thông qua khung quản trị mục tiêu OKRs. Thông qua phương pháp OKRs, bạn có thể thiết lập và quản trị những mục tiêu đầy tham vọng và truyền động lực thông qua các Kết quả then chốt (KR) rõ ràng và đánh ứng các tiêu chí SMART. Với OKRs, chỉ cần bạn có mục tiêu, phương pháp sẽ định hướng cho bạn một lộ trình từng bước chạm đến gần mục tiêu đó.

Bộ quản trị fOKRs của Fastdo là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp thiết lập và theo dõi các kết quả then chốt thông qua những dữ liệu trực quan được cập nhật hàng ngày; đồng thời kết nối nhà quản lý và nhân viên với mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Bộ giải pháp phần mềm quản trị OKRs (fOKRs) của Fastdo cho phép người dùng thực hiện tất cả chức năng liên quan đến OKRs trên cùng một không gian TINH GỌN, DỄ SỬ DỤNG và TẠO ĐỘNG LỰC. Bám sát hoàn toàn lý thuyết OKRs chuẩn quốc tế, Bộ giải pháp phần mềm quản trị OKRs (fOKRs) của Fastdo sẽ giúp bạn khai thác 200% giá trị mà OKRs mang lại. Nhận tư vấn về phần mềm quản trị mục tiêu fOKRs tại đây:

4.3 Mô tả phạm vi của dự án

Là người thiết lập phạm vi dự án, bạn phải nắm vững các thông tin liên quan đến dự án bán hàng của mình. Như vậy, bạn mới có thể mô tả chi tiết, chính xác về dự án của mình với khách hàng, đối tác. Theo đó, bạn phải nắm rõ về tính năng và chức năng cần thiết cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

4.4 Nhìn nhận ở góc độ của người dùng cuối

Bạn nên nhớ rằng, mọi sản phẩm, dịch vụ được tạo ra để phục vụ trải nghiệm của khách hàng. Vì thế, thay vì đứng ở vị thế của một nhà đầu tư hãy đứng ở góc độ của người dùng cuối để tạo ra sản phẩm. Như vậy các yếu tố: giá cả, giá trị và chất lượng của sản phẩm, dịch vụ sẽ được dung hòa. Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ cung cấp cho khách hàng những chính sách, ưu đãi tốt nhất. Điều này giúp bạn tạo nên  phạm vi dự án mang đến những trải nghiệm chất lượng cho người dùng cuối cùng. 

4.5 Lên kịch bản về các rủi ro

Thực tế áp dụng kế hoạch luôn có những khác biệt nhất định so với bản kế hoạch được lập trên giấy. Bởi lẽ, những trở ngại, rủi ro có thể khiến bạn khó đạt được mục tiêu theo dự kiến ban đầu. Vì thế, lên các kịch bản về các rủi ro có thể xảy ra giúp bạn có thể xử lý kịp thời để đưa dự án về lại quỹ đạo, phạm vi dự án ban đầu. 

Một số rủi ro bạn có thể dự đoán được có thể kể ra như: điều kiện môi trường; chất lượng công nghệ, nguồn nhân lực, phát sinh ngân sách, … 

Bài viết của Fastdo đã giúp bạn hiểu được phạm vi dự án là gì và những điều cần biết. Hy vọng bài viết đã cung cấp các thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp xác định được phạm vi dự án để xây dựng được lộ trình đi đúng đắn, chi tiết nhất.

>>> ĐỌC NGAY KIẾN THỨC VỀ DOANH NGHIỆP:

• Sơ đồ PERT là gì? Cách xây dựng sơ đồ mạng lưới PERT
• Six Sigma Là Gì? 5 Bước Để Áp Dụng Six Sigma Vào Doanh Nghiệp
• 4 hình thức quản lý dự án tối ưu cho các loại hình doanh nghiệp