Quy trình 8 bước xây dựng mẫu lập kế hoạch triển khai dự án

Mẫu lập kế hoạch triển khai dự án đóng vai trò như một kim chỉ nam dẫn định hướng cho dự án đi đúng hướng trong quá trình thực thi. Trên thực tế, có đến hơn 80% dự án thất bại do thiếu một kế hoạch triển khai cụ thể. Trong bài viết này, Fastdo sẽ chia sẻ đến bạn các mẫu kế hoạch triển khai chi tiết giúp các nhà quản lý phân bổ tài nguyên, quản lý tiến độ một cách hiệu quả.

1. Biểu mẫu lập kế hoạch triển khai dự án chi tiết

Biểu mẫu lập kế hoạch triển khai dự án là một công cụ và tài liệu quan trọng giúp các nhà quản lý và thành viên tham gia theo dõi toàn bộ quá trình thực thi dự án. Có rất nhiều phương án hỗ trợ cho bạn trong việc trình bày nội dung của một bản thực hiện kế hoạch. Dưới đây, Fastdo xin giới thiệu các mẫu lập kế hoạch triển khai dự án đang được sử dụng phổ biến hiện nay bạn có thể tham khảo.

1.1 Mẫu kế hoạch triển khai dự án bằng sơ đồ Gantt

Gantt Chart là một biểu đồ thanh ngang được sử dụng phổ biến trong quản lý dự án, cho phép nhà quản lý theo dõi tiến độ công việc một cách trực quan. Trong đó, nhiệm vụ được thể hiện trên trục dọc của sơ đồ, trục ngang hiển thị thời gian hoàn thành nhiệm vụ. Chiều dài của trục ngang biểu thị các khung thời gian cụ thể hoàn thành, nếu hai thanh ngang được xếp chồng lên nhau thì có nghĩa chúng diễn ra đồng thời.

Khi thực hiện lập kế hoạch triển khai dự án theo sơ đồ gantt, bạn cần đảm bảo các mục thông tin sau:

• Danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành.
• Thời gian bắt đầu và kết thúc cụ thể cho từng nhiệm vụ.
• Người chịu trách nhiệm chính thực hiện công việc.

Để hiểu rõ hơn về mẫu xây dựng kế hoạch theo sơ đồ gantt trong quản lý dự án, bạn có thể tham khảo biểu mẫu triển khai dự án xây dựng sau đây:

1.1.1 Mẫu triển khai kế hoạch dự án xây dựng và bảo trì

Biểu mẫu cung cấp một kế hoạch tổng quan về các công việc cần thực hiện, phân chia thành các nhóm công việc cụ thể (Xây dựng mới, Bảo trì…). Mỗi nhiệm vụ được đảm bảo thể hiện chi tiết thời gian bắt đầu, kết thúc và tiến độ hoàn thành công việc. 

Với bảng kế hoạch triển khai chi tiết này các nhà quản lý có thể theo dõi trực quan tiến độ công việc, mỗi nhiệm vụ cần thời gian bao lâu để thực hiện để có sự điều chỉnh phù hợp. Bên cạnh đó mỗi thành viên chịu trách nhiệm đều có thể nắm bắt được nhanh chóng các nhiệm vụ cần hoàn thành.

1.1.2 Biểu mẫu triển khai dự án tiếp thị 

Tương tự mẫu xây dựng kế hoạch dự án theo sơ đồ gantt đã được giới thiệu bên trên, file quản lý kế hoạch ra mắt sản phẩm mới này cũng cung cấp một báo cáo tổng quan về tiến độ thực hiện dự án. Tuy nhiên biểu mẫu này còn cho phép người dùng nắm bắt nhanh chóng tình trạng thực thi kế hoạch: Hoàn thành, Mới bắt đầu, Trễ tiến độ,…

1.2 Mẫu kế hoạch triển khai công việc dự án dạng Kanban

Kanban là một công cụ theo dõi trực quan hóa dự án khá quen thuộc, được trình bày tương tự một số phần mềm lập kế hoạch phổ biến như Trello. Một bảng kanban bao gồm các cột tương ứng với trạng thái công việc: Chưa thực hiện, Đang thực hiện, Cần hoàn thành,… Kanban cho phép người dùng theo dõi nhanh chóng tiến độ công việc và các công việc cần hoàn thành.

Mỗi thẻ Kanban thể hiện chi tiết các mô tả công việc, giá trị nhiệm vụ, trạng thái, người chịu trách nhiệm và thời hạn. Khi thiết lập thẻ Kanban, bạn cần đảm bảo người thực hiện nhiệm vụ nắm rõ các thông tin cần thiết để hoàn thành.

Để theo dõi trực quan hơn cách Kanban được ứng dụng trong quy trình quản lý dự án, bạn có thể theo dõi mẫu lập kế hoạch triển khai dự án theo sơ đồ Kanban sau đây:

1.3 Biểu mẫu lập kế hoạch triển khai dự án bằng biểu đồ Timeline (Thời gian biểu)

Biểu đồ thời gian biểu hay còn gọi là biểu đồ Timeline, là một công cụ trực quan được ứng dụng phổ biến trong quản lý tiến độ dự án. Thông thường, timeline được sử dụng trong những dự án yêu cầu theo dõi các mốc thời gian, sự kiện quan trọng theo từng giai đoạn, đề cao tính chính xác và đảm bảo về thời gian hoàn thành.

Một số dự án nên sử dụng biểu đồ Timeline:

• Lập kế hoạch chiến lược kinh doanh: Trình bày các giai đoạn chiến lược cụ thể theo mục tiêu, các cột mốc chính theo quý, năm.
• Lập kế hoạch sự kiện: Thiết lập mục tiêu thời gian cho các sự kiện lớn, cần triển khai trong thời gian dài.
• Triển khai kế hoạch phát triển sản phẩm: Tóm tắt và minh họa các giai đoạn chính từ giai đoạn lên ý tưởng sản phẩm đến khi hoàn thành.

1.4 Mẫu lập kế hoạch triển khai dự án bằng Excel

Mẫu kế hoạch triển khai quản lý dự án bằng excel theo mẫu dưới đây phù hợp với những dự án có nhỏ, đơn giản. Với mục đích chính dùng để theo dõi tiến độ các công việc trong dự án, thời gian bắt đầu – kết thúc của các công việc và thành viên chịu trách nhiệm chính.

Mẫu lập kế hoạch triển khai dự án cơ bản sẽ bao gồm các yếu tố:

• Tháng: Công việc cụ thể của từng tháng.
• Tên công việc: Các công việc phải làm khi thực hiện dự án.
• Người phụ trách công việc (PIC): Trưởng nhóm, quản lý, nhân viên,…
• Ngày bắt đầu (START): Dự kiến ngày bắt đầu triển khai dự án.
• Ngày kết thúc (END): Dự kiến ngày kết thúc dự án.

Excel có ưu điểm là miễn phí và sẽ phù hợp khi bạn đang quản lý các kế hoạch đơn giản với số lượng nhỏ. Điều đó sẽ trở thành khó khăn nếu bạn quản trị nhiều kế hoạch với mức độ phức tạp tăng dần. Do đó, bạn cần có một phần mềm quản trị kế hoạch,có thể cho phép bạn tạo lập và quản trị nhiều kế hoạch toàn diện nhất.

Mẫu lập kế hoạch triển khai dự án sẽ giúp bạn kiểm soát được thời gian, chi phí,… trong suốt quá trình thực hiện dự án. Nhờ đó, dự án sẽ được đảm bảo triển khai đúng tiến độ và gia tăng tỷ lệ thành công.

Excel có ưu điểm là miễn phí và sẽ phù hợp khi bạn đang quản lý các kế hoạch đơn giản với số lượng nhỏ. Điều đó sẽ trở thành khó khăn nếu bạn quản trị nhiều kế hoạch với mức độ phức tạp tăng dần. Do đó, bạn cần có một phần mềm quản trị kế hoạch,có thể cho phép bạn tạo lập và quản trị nhiều kế hoạch toàn diện nhất.

2. Quy trình 8 bước lập kế hoạch triển khai dự án đơn giản, hiệu quả

Lập kế hoạch dự án là nền tảng vững chắc giúp bạn đảm bảo được tính hiệu quả của kế hoạch và từ đó hoàn thành các nhiệm vụ một cách tốt nhất. Dưới đây là 8 bước mà bạn cần nắm rõ để xây dựng thành công mẫu lập kế hoạch triển khai dự án của riêng mình.

Quy trình 8 bước lập kế hoạch triển khai dự án đơn giản, hiệu quả

2.1 Có mục tiêu rõ ràng

Một mẫu lập kế hoạch triển khai dự án hiệu quả phải dựa trên những mục tiêu rõ ràng. Sự thành công của dự án phụ thuộc vào cách người lập kế hoạch đặt mục tiêu cho dự án đó. Vì vậy, bạn cần phải xác định mục tiêu một cách cụ thể và rõ ràng cho mẫu lập kế hoạch triển khai dự án của mình. Các yếu tố để xác định tính hiệu quả của mục tiêu dự án là:

• Hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
• Danh sách công việc trong dự án được hoàn thành.
• Chất lượng công việc được đảm bảo.
• Quản lý tốt ngân sách.
• Hạn chế và ngăn chặn các trường hợp vi phạm hợp đồng.
• Bảo mật các nguồn tài nguyên.

2.2 Các bước hành động

Thực hiện các công việc theo một trình tự khoa học sẽ tránh được tình trạng sai sót. Bạn nên thực hiện công việc theo các bước hành động dưới đây cũng như bổ sung chúng vào mẫu lập kế hoạch triển khai dự án của mình để thực hiện công việc hiệu quả hơn:

• Yêu cầu công việc cụ thể đối với từng nhiệm vụ.
• Nhân viên phụ trách chính và quản lý theo dõi trực tiếp.
• Phương thức áp dụng khi làm việc, gợi ý một số phương án giải quyết.
• Dùng những cách thức cụ thể để kết nối các công việc với nhau.
• Thời hạn cụ thể trình bày kết quả công việc qua báo cáo, thuyết trình…

2.3. Xác định ngân sách – Tính toán chi phí

Thiết lập ngân sách trong quá trình triển khai dự án là vô cùng quan trọng để đảm bảo không lãng phí các nguồn lực, phân bổ dòng tiền dự án hợp lý, đánh giá hiệu quả chi phí.  Bên cạnh đó, dự toán chi phí chặt chẽ ngay từ giai đoạn đầu cũng là phương án giúp doanh nghiệp dễ dàng đối phó với các rủi ro tài chính có thể xảy ra.

Trong mẫu lập kế hoạch triển khai dự án, bạn cần cân đối ngân sách và tối ưu hóa các chi phí. Các loại chi phí cần được trình bày trong mẫu lập kế hoạch triển khai dự án bao gồm:

• Chi phí nhân sự: Lương, Phụ cấp, Tuyển dụng,…
• Nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu trực tiếp và gián tiếp, vật tư,…
• Chi phí dịch vụ thuê ngoài: Dịch vụ tư vấn, thiết kế, bảo trì, vận chuyển,…

2.4. Thời gian triển khai

Một dự án thường sẽ có những mục tiêu khác nhau tương ứng với những khoảng thời gian khác nhau. Các nhà quản lý nên sắp xếp các công việc vào một lịch trình cụ thể, rõ ràng để thành viên trong nhóm đều nắm rõ và đáp ứng được các yêu cầu của công việc trong mẫu lập kế hoạch triển khai dự án của mình.

Việc thiết lập thời gian trực quan ngày từ giai đoạn đầu dự án giúp mọi người nắm được các nhiệm vụ cần hoàn thành, sắp xếp công việc phù hợp với công việc cá nhân, đảm bảo mức độ ưu tiên với các nhiệm vụ quan trọng.

2.5. Dự đoán rủi ro

Việc dự đoán trước rủi ro một cách chính xác thực sự rất khó. Tuy nhiên, để kế hoạch diễn ra một cách thuận lợi nhất, dự án vẫn nên lập một bản kế hoạch cực kỳ chi tiết và bao gồm cả dự đoán về các rủi ro có thể xảy ra như thời tiết, lỗi kỹ thuật…

Phân tích rủi ro dự án kém là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến thất bại khi triển khai dự án. Mặc dù không thể xác định được tỷ lệ chính xác, dự án thất bại do hiệu quả kém trong quản lý rủi có thể dao động từ 30-70%, chủ yếu tập trung ở một số biến động chính như: phạm vi dự án, thiếu nguồn lực, thiếu ngân sách, công nghệ, rủi ro về con người.

2.6. Tính thực thi

Đây là một yếu tố khá quan trọng nhưng lại rất dễ bị bỏ qua khi lập bản kế hoạch triển khai dự án. Bạn cần đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều nắm rõ mục tiêu và có khả năng đạt được các mục tiêu đó. Thêm nữa, bạn cần phải quản lý chặt chẽ toàn bộ quá trình để dễ dàng điều chỉnh và đánh giá dự án.

2.7. Theo dõi và đánh giá

Việc theo dõi và đánh giá có vai trò rất quan trọng bởi điều này sẽ giúp bạn có thể đánh giá được mức độ thực hiện của kế hoạch. Đồng thời, bạn sẽ có thể điều chỉnh kịp thời những sai lệch về số liệu, dữ liệu… xảy ra trong quá trình thực hiện nhằm đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất.

2.8. Áp dụng các công cụ hỗ trợ với Phần mềm lập kế hoạch fPlan

Hiện nay, đáp ứng xu hướng chuyển đổi số của thị trường, các doanh nghiệp dần chuyển đổi từ phương thức truyền thống sang các công cụ hỗ trợ lập và quản lý kế hoạch tự động. Với bộ giải pháp tối ưu quá trình lập kế hoạch, phần mềm hỗ trợ quản lý kế hoạch fPlan là “cánh tay đắc lực” dành cho doanh nghiệp của bạn.

Là một phần trong bộ phần mềm quản lý công việc Fastdo, fPlan cho phép người dùng liên kết liền mạch giữa các kế hoạch, quy trình trong dự án, đảm bảo mọi hoạt động của từng phòng ban đều hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. Từ các kế hoạch chung, các nhà quản lý dễ dàng phân rã nhiệm vụ đến từng nhân viên cụ thể, trao đổi và chia sẻ tài liệu thống nhất trên một nền tảng. 

Với fPlan doanh nghiệp có thể ứng dụng nhanh chóng vào quy trình quản lý dự án với một số tính năng nổi bật sau:

• Kết nối mục tiêu: fPlan được thiết kế với mục tiêu hỗ trợ người dùng quản lý mục tiêu hiệu quả hơn, cho phép phân rã mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ cụ thể và dễ đo lường. Thể hiện mối liên kết trực quan giữa các kế hoạch, dễ quản lý và điều chỉnh.
• 4 chế độ báo cáo trực quan: Với 4 chế độ theo dõi tiến độ công việc: Gantt, Danh sách, Bảng và Lịch, fPlan cho phép các nhà quản lý hiểu rõ bức tranh tổng thể đến chi tiết nhất cho dự án. 
• Phân loại công việc và điều chỉnh: Cho phép người dùng sắp xếp các công việc có mức độ quan trọng cao hơn. Bất kỳ sự điều chỉnh nào diễn ra trong kế hoạch cũng được tự động thông báo đến các thành viên liên quan, đảm bảo mọi người đều nhận được thông tin và không bỏ lỡ công việc.
• Đồng bộ kế hoạch với nhiệm vụ hằng ngày: Một tính năng nổi bật của phần mềm fPlan là sự liên kết chặt chẽ kế hoạch đến nhiệm vụ hằng ngày. Mỗi công việc phân rã trên fPlan được tự động phân bổ đến công việc hằng ngày cụ thể của từng nhân sự. Giảm thiểu thời gian giao việc và đồng bộ dữ liệu trong việc báo cáo tiến độ.

BẤM VÀO ẢNH ĐỂ ĐĂNG KÝ VÀ NHẬN TƯ VẤN VỀ PHẦN MỀM HỖ TRỢ LẬP KẾ HOẠCH FPLAN.

3. 3 Lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu lập kế hoạch dự án

Một bản kế hoạch triển khai dự án không chỉ là một bản phác thảo tổng quan mà còn cần được đánh giá chi tiết về lộ trình cụ thể, khả thi. Để xây dựng một bản kế hoạch chuẩn, đòi hỏi các nhà quản lý cần có góc nhìn toàn diện và phân tích chi tiết vấn đề. Dưới đây là  3 lưu ý quan trọng bạn có thể tham khảo:

3.1 Chọn mẫu lập kế hoạch triển khai dự án phù hợp

Mỗi dự án đều có quy mô, tính chất và các yêu cầu khác nhau, chính vì vậy lựa chọn một mẫu kế hoạch triển khai dự án phù hợp là vô cùng quan trọng. Báo cáo kế hoạch cần thể hiện được các yêu cầu cấp thiết của dự án như quản lý tiến độ, quản lý khối lượng công việc,… 

Ví dụ, đối với các dự án ngắn hạn và đơn giản, bạn có thể sử dụng các mẫu kế hoạch triển khai dự án bằng excel hoặc kanban. Tuy nhiên đối với các kế hoạch dài hạn, yêu cầu sự quản lý chặt chẽ tiến độ, biểu mẫu quản lý theo sơ đồ gantt và timeline là sự lựa chọn phù hợp hơn.

3.2 Tận dụng các tính năng của phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch

Hiện nay với các tính năng hỗ trợ tối đa của các phần mềm lập kế hoạch, các doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình thiết lập và quản lý kế hoạch hiệu quả hơn. Với fPlan, việc lựa chọn mô hình quản lý dự án phù hợp không còn là vấn đề nan giải, với 4 chế độ theo dõi tiến độ dự án trực quan, người dùng có thể nắm bắt kế hoạch từ tổng quan đến chi tiết nhất.

3.3 Đảm bảo tính sở hữu thông tin

Nắm bắt thông tin kịp thời về những chuyển biến quan trọng của dự án là quy trình vô cùng quan trọng. Trong quá trình thực thi, hầu hết các dự án đều không tránh khỏi sự thay đổi đột ngột, hãy đảm bảo tất cả thành viên có liên quan đều nhận được các thay đổi trong dự án.

Với sự liên kết chặt chẽ trong kế hoạch của phần mềm fPlan, mỗi cập nhật mới và thay đổi trong dự án đều được thông báo đến từng thành viên, vừa đảm bảo tính riêng tư, vừa truyền tải thông tin nhanh và chính xác.

Mẫu lập kế hoạch triển khai dự án là một công cụ hỗ trợ đắc lực không thể thiếu. Việc thiết lập và quản lý kế hoạch đúng quy trình đảm bảo dự án được triển khai hiệu quả và tiết kiệm tài nguyên. Với các biểu mẫu mẫu lập kế hoạch triển khai công việc mà Fastdo đã giới thiệu hy vọng sẽ giúp bạn tìm được công cụ phù hợp với doanh nghiệp của mình. Đừng quên theo dõi chuyên mục tài liệu Fastdo để cập nhật các thông tin mới nhất về biểu mẫu quản trị doanh nghiệp.

>> XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Sơ đồ PERT là gì? Cách xây dựng sơ đồ mạng lưới PERT
• Kế hoạch là gì? Lợi ích với tổ chức và 2 sai lầm chết người
• Dự án là gì? Nắm cơ bản về đặc trưng, 6 mẹo xây dựng dự án