Mẫu lập kế hoạch triển khai dự án chuyên nghiệp, miễn phí

Với mẫu lập kế hoạch triển khai dự án sẵn có, bạn sẽ dễ dàng lên kế hoạch thực thi dự án hiệu quả. Trong bài viết này, Fastdo sẽ chia sẻ đến bạn mẫu form kế hoạch bằng Excel và cách để lập kế hoạch triển khai dự án đơn giản, hiệu quả. Hãy cùng theo dõi nhé!

1. Mẫu form thực hiện kế hoạch thực hiện dự án bằng Excel

Có rất nhiều cách hỗ trợ cho bạn trong việc trình bày nội dung của một bản thực hiện kế hoạch. Ở đây, Fastdo xin giới thiệu tới mẫu lập kế hoạch triển khai dự án bằng Excel đang được sử dụng khá phổ biến hiện nay để bạn tham khảo.

Bản kế hoạch cơ bản sẽ bao gồm các yếu tố:

• Tháng: Công việc cụ thể của từng tháng.
• Tên công việc: Các công việc phải làm khi thực hiện dự án.
• Người phụ trách công việc (PIC): Trưởng nhóm, quản lý, nhân viên,…
• Ngày bắt đầu (START): Dự kiến ngày bắt đầu triển khai dự án.
• Ngày kết thúc (END): Dự kiến ngày kết thúc dự án.

Bản kế hoạch triển khai dự án sẽ giúp bạn kiểm soát được thời gian, chi phí,… trong suốt quá trình thực hiện dự án. Nhờ đó, dự án sẽ được đảm bảo triển khai đúng tiến độ và gia tăng tỷ lệ thành công.

>>>> ĐỌC NGAY: 9 bước lập kế hoạch kinh doanh chuẩn, chi tiết A – Z [Kèm mẫu]

2. Cách lập kế hoạch triển khai dự án đơn giản, hiệu quả

Lập kế hoạch triển khai dự án là nền tảng vững chắc giúp bạn đảm bảo được tính hiệu quả của kế hoạch và từ đó hoàn thành các nhiệm vụ một cách tốt nhất. Dưới đây là 8 bước mà bạn cần nắm rõ để triển khai thành công bản kế hoạch của riêng mình.

2.1 Có mục tiêu rõ ràng

Sự thành công của dự án phụ thuộc vào cách người lập kế hoạch đặt mục tiêu cho dự án đó. Vì vậy, bạn cần phải xác định mục tiêu một cách cụ thể và rõ ràng. Các yếu tố để xác định tính hiệu quả của mục tiêu dự án là:

• Hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
• Danh sách công việc trong dự án được hoàn thành.
• Chất lượng công việc được đảm bảo.
• Quản lý tốt ngân sách.
• Hạn chế và ngăn chặn các trường hợp vi phạm hợp đồng.
• Bảo mật các nguồn tài nguyên.

>>>> ĐỪNG BỎ QUA: Microsoft teams là gì? Doanh nghiệp có nên dùng Ms team để quản lý công việc không?

2.2 Các bước hành động

Thực hiện các công việc theo một trình tự khoa học sẽ tránh được tình trạng sai sót. Bạn nên thực hiện công việc theo các bước hành động dưới đây để đạt được mục tiêu một cách tốt nhất:

• Yêu cầu công việc.
• Nhân viên phụ trách.
• Phương thức áp dụng khi làm việc.
• Dùng những cách thức cụ thể để kết nối các công việc với nhau.
• Trình bày kết quả công việc qua báo cáo, thuyết trình…

>>>> ĐỌC NGAY: 4 hình thức quản lý dự án phổ biến nhất nhất hiện nay

2.3. Tính toán chi phí

Trong bản kế hoạch triển khai, bạn cần cân đối ngân sách và tối ưu hóa các chi phí. Các loại chi phí cần được trình bày trong kế hoạch bao gồm:

• Nhân sự.
• Nguyên vật liệu.
• Thời gian.

>>>> TÌM HIỂU NGAY: Workflow là gì? Tại sao nên sử dụng? Cách xây dựng luồng công việc hiệu quả

2.4. Thời gian triển khai

Một dự án thường sẽ có những mục tiêu khác nhau tương ứng với những khoảng thời gian khác nhau. Bạn nên sắp xếp các công việc vào một lịch trình cụ thể, rõ ràng để mọi người trong nhóm đều nắm rõ và đáp ứng được các yêu cầu của công việc.

>>>> XEM NGAY: 10 mẫu quản lý dự án bằng excel chuyên nghiệp, miễn phí 2021

2.5. Dự đoán rủi ro

Việc dự đoán trước rủi ro một cách chính xác thực sự rất khó. Tuy nhiên, để kế hoạch diễn ra một cách thuận lợi nhất, bạn vẫn nên lập một bản kế hoạch cực kỳ chi tiết và bao gồm cả dự đoán về các rủi ro có thể xảy ra như thời tiết, lỗi kỹ thuật…

>>>> KHÁM PHÁ: Chi phí quản lý dự án là gì? 5 cách tiết kiệm chi phí

2.6. Tính thực thi

Đây là một yếu tố khá quan trọng nhưng lại rất dễ bị bỏ qua khi lập bản kế hoạch triển khai dự án. Bạn cần đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều nắm rõ mục tiêu và có khả năng đạt được các mục tiêu đó. Thêm nữa, bạn cần phải quản lý chặt chẽ toàn bộ quá trình để dễ dàng điều chỉnh và đánh giá dự án.

2.7. Theo dõi và đánh giá

Việc theo dõi và đánh giá có vai trò rất quan trọng bởi điều này sẽ giúp bạn có thể đánh giá được mức độ thực hiện của kế hoạch. Đồng thời, bạn sẽ có thể điều chỉnh kịp thời những sai lệch về số liệu, dữ liệu… xảy ra trong quá trình thực hiện nhằm đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất.

>>>> THAM KHẢO THÊM: Kanban là gì? Phương pháp Kanban trong quản lý dự án

2.8. Áp dụng công cụ hỗ trợ

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều công cụ với các tính năng nổi bật trong việc hỗ trợ lập kế hoạch triển khai dự án một cách tốt nhất. Mỗi công cụ sẽ có những công dụng và đặc tính riêng nên bạn hãy cân nhắc thật kỹ rồi đưa ra quyết định lựa chọn dựa trên nhu cầu của mình.

Công cụ mà bạn lựa chọn ít nhất phải đảm bảo các yếu tố sau:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
• Có thông tin chuyên sâu được áp dụng để đẩy nhanh tiến độ của dự án, cải thiện kế hoạch.
• Điều chỉnh bản kế hoạch triển khai dự án cho phù hợp với nhu cầu của nhóm.
• Tự động sắp xếp và liên kết tất cả các tác vụ nhằm tạo ra một lịch trình và kế hoạch cụ thể.

Một trong các gợi ý tốt cho bạn là phần mềm F-OKRs của Fastdo được thiết kế, tích hợp tính năng giúp bạn dễ dàng thiết lập mục tiêu, lên kế hoạch và theo dõi tiến độ. Bạn có thể truy cập vào trang thông tin về F-OKRs để tìm hiểu hoặc liên hệ Fastdo qua thông tin dưới đây để nhận tư vấn:

Thông tin liên hệ:

• Website: https://fastdo.vn/
• Địa chỉ: Tòa nhà Báo Đà Nẵng, 06 Trần Phú, Q. Hải Châu, TP. Đà Nẵng
• Hotline:  9097498 968 – Fax: 023 6655 6968
• Email: info@fastdo.vn

Trên đây là toàn bộ chia sẻ của chúng tôi về mẫu lập kế hoạch triển khai dự án cũng như cách để lập kế hoạch đơn giản và hiệu quả. Fastdo hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong việc lập kế hoạch nhằm triển khai dự án một cách tốt nhất. Cảm ơn vì đã đọc bài viết!

>>>> TÌM HIỂU THÊM:

• Quản lý dự án công nghệ thông tin là gì? Phương pháp quản lý
• Chứng chỉ PMP là gì? Các thông tin cần thiết về kỳ thi PMP
• Quy trình kinh doanh là gì? Cách lập sơ đồ quy trình kinh doanh