8 Bước xây dựng Mẫu lập kế hoạch triển khai dự án chuyên nghiệp
Ngày cập nhật
Facebook
Twitter
LinkedIn
Với mẫu lập kế hoạch triển khai dự án sẵn có, bạn sẽ dễ dàng lên kế hoạch thực thi dự án hiệu quả. Trong bài viết này, Fastdo sẽ chia sẻ đến bạn mẫu form kế hoạch bằng Excel và cách để lập kế hoạch triển khai dự án đơn giản, hiệu quả. Hãy cùng theo dõi nhé!
Phần mềm fCheckin giải pháp chấm công hiệu quả cho Doanh nghiệp SMEs
1. Mẫu lập kế hoạch triển khai dự án bằng Excel
Có rất nhiều cách hỗ trợ cho bạn trong việc trình bày nội dung của một bản thực hiện kế hoạch. Ở đây, Fastdo xin giới thiệu tới mẫu lập kế hoạch triển khai dự án bằng Excel đang được sử dụng khá phổ biến hiện nay để bạn tham khảo.
Mẫu lập kế hoạch triển khai dự án bằng Excel
Mẫu lập kế hoạch triển khai dự án cơ bản sẽ bao gồm các yếu tố:
Tháng: Công việc cụ thể của từng tháng.
Tên công việc: Các công việc phải làm khi thực hiện dự án.
Người phụ trách công việc (PIC): Trưởng nhóm, quản lý, nhân viên,…
Ngày bắt đầu (START): Dự kiến ngày bắt đầu triển khai dự án.
Ngày kết thúc (END): Dự kiến ngày kết thúc dự án.
Mẫu lập kế hoạch triển khai dự án sẽ giúp bạn kiểm soát được thời gian, chi phí,… trong suốt quá trình thực hiện dự án. Nhờ đó, dự án sẽ được đảm bảo triển khai đúng tiến độ và gia tăng tỷ lệ thành công.
Excel có ưu điểm là miễn phí và sẽ phù hợp khi bạn đang quản lý các kế hoạch đơn giản với số lượng nhỏ. Điều đó sẽ trở thành khó khăn nếu bạn quản trị nhiều kế hoạch với mức độ phức tạp tăng dần. Do đó, bạn cần có một phần mềm quản trị kế hoạch,có thể cho phép bạn tạo lập và quản trị nhiều kế hoạch toàn diện nhất.
Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch fWork của Fastdo là giải pháp nhằm tối giản hóa quá trình quản trị kế hoạch và công việc của đội nhóm. Phần mềm cho phép bạn trao đổi trực tiếp về công việc, quản lý tiến độ kế hoạch trực quan với 3 chế độ: Danh sách, Board, Gantt. Ngoài ra, fWork còn cho phép người dùng lưu trữ tài nguyên, chia nhỏ các công việc để quản trị đơn giản hơn.
Tạo kế hoạch dự án với Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch fWork của Fastdo
Đã đến lúc chấm dứt việc “Loạn” kế hoạch trong công ty của bạn. fWork là giải pháp phần mềm đơn giản giúp bạn quản lý dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi tiết và tạo báo cáo trực quan chỉ trên 1 nền tảng duy nhất. Click để nhận ngay BẢN DEMO HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ các tính năng của phần mềm
2. Cách lập kế hoạch triển khai dự án đơn giản, hiệu quả
Giải pháp phần mềm quản trị MỤC TIÊU OKRs TỐT NHẤT VIỆT NAM – Được thiết kế dựa trên nguyên lý của cha đẻ OKRs – Andy Grove. Thúc đẩy tăng trưởng doanh nghiệp 200%/năm cùng với Fastdo tại đây
Lập kế hoạch triển khai dự án là nền tảng vững chắc giúp bạn đảm bảo được tính hiệu quả của kế hoạch và từ đó hoàn thành các nhiệm vụ một cách tốt nhất. Dưới đây là 8 bước mà bạn cần nắm rõ để xây dựng thành công mẫu lập kế hoạch triển khai dự án của riêng mình.
2.1 Có mục tiêu rõ ràng
Một mẫu lập kế hoạch triển khai dự án hiệu quả phải dựa trên những mục tiêu rõ ràng. Sự thành công của dự án phụ thuộc vào cách người lập kế hoạch đặt mục tiêu cho dự án đó. Vì vậy, bạn cần phải xác định mục tiêu một cách cụ thể và rõ ràng cho mẫu lập kế hoạch triển khai dự án của mình. Các yếu tố để xác định tính hiệu quả của mục tiêu dự án là:
Hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
Danh sách công việc trong dự án được hoàn thành.
Chất lượng công việc được đảm bảo.
Quản lý tốt ngân sách.
Hạn chế và ngăn chặn các trường hợp vi phạm hợp đồng.
Thực hiện các công việc theo một trình tự khoa học sẽ tránh được tình trạng sai sót. Bạn nên thực hiện công việc theo các bước hành động dưới đây cũng như bổ sung chúng vào mẫu lập kế hoạch triển khai dự án của mình để thực hiện công việc hiệu quả hơn:
Yêu cầu công việc.
Nhân viên phụ trách.
Phương thức áp dụng khi làm việc.
Dùng những cách thức cụ thể để kết nối các công việc với nhau.
Trình bày kết quả công việc qua báo cáo, thuyết trình…
Trong mẫu lập kế hoạch triển khai dự án, bạn cần cân đối ngân sách và tối ưu hóa các chi phí. Các loại chi phí cần được trình bày trong mẫu lập kế hoạch triển khai dự án bao gồm:
Nhân sự.
Nguyên vật liệu.
Thời gian.
Tính toán chi phí trong mẫu lập kế hoạch triển khai dự án
Một dự án thường sẽ có những mục tiêu khác nhau tương ứng với những khoảng thời gian khác nhau. Bạn nên sắp xếp các công việc vào một lịch trình cụ thể, rõ ràng để mọi người trong nhóm đều nắm rõ và đáp ứng được các yêu cầu của công việc trong mẫu lập kế hoạch triển khai dự án của mình.
Việc dự đoán trước rủi ro một cách chính xác thực sự rất khó. Tuy nhiên, để kế hoạch diễn ra một cách thuận lợi nhất, bạn vẫn nên lập một bản kế hoạch cực kỳ chi tiết và bao gồm cả dự đoán về các rủi ro có thể xảy ra như thời tiết, lỗi kỹ thuật…
Dự đoán rủi ro trong mẫu lập kế hoạch triển khai dự án
Đây là một yếu tố khá quan trọng nhưng lại rất dễ bị bỏ qua khi lập bản kế hoạch triển khai dự án. Bạn cần đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều nắm rõ mục tiêu và có khả năng đạt được các mục tiêu đó. Thêm nữa, bạn cần phải quản lý chặt chẽ toàn bộ quá trình để dễ dàng điều chỉnh và đánh giá dự án.
Việc theo dõi và đánh giá có vai trò rất quan trọng bởi điều này sẽ giúp bạn có thể đánh giá được mức độ thực hiện của kế hoạch. Đồng thời, bạn sẽ có thể điều chỉnh kịp thời những sai lệch về số liệu, dữ liệu… xảy ra trong quá trình thực hiện nhằm đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất.
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều công cụ với các tính năng nổi bật trong việc hỗ trợ lập kế hoạch triển khai dự án một cách tốt nhất. Mỗi công cụ sẽ có những công dụng và đặc tính riêng nên bạn hãy cân nhắc thật kỹ rồi đưa ra quyết định lựa chọn dựa trên nhu cầu của mình.
Áp dụng công cụ hỗ trợ
Công cụ mà bạn lựa chọn ít nhất phải đảm bảo các yếu tố sau:
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
Có thông tin chuyên sâu được áp dụng để đẩy nhanh tiến độ của dự án, cải thiện kế hoạch.
Điều chỉnh bản kế hoạch triển khai dự án cho phù hợp với nhu cầu của nhóm.
Tự động sắp xếp và liên kết tất cả các tác vụ nhằm tạo ra một lịch trình và kế hoạch cụ thể.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO
Địa chỉ:
Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
Bản kế hoạch cơ bản sẽ bao gồm các yếu tố: Tháng: Công việc cụ thể của từng tháng. Tên công việc: Các công việc phải làm khi thực hiện dự án. Người phụ trách công việc (PIC): Trưởng nhóm, quản lý, nhân viên,… Ngày bắt đầu (START): Dự kiến ngày bắt đầu triển khai dự án. Ngày kết thúc (END): Dự kiến ngày kết thúc dự án.
Cách lập kế hoạch triển khai dự án?
Có mục tiêu rõ ràng, có các bước hành động, tính toán chi phí, thời gian triển khai, dự đoán rủi ro, tính thực thi, áp dụng công cụ hỗ trợ.
Các yếu tố để xác định tính hiệu quả của mục tiêu?
Các yếu tố để xác định tính hiệu quả của mục tiêu dự án là: Hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn. Danh sách công việc trong dự án được hoàn thành. Chất lượng công việc được đảm bảo. Quản lý tốt ngân sách. Hạn chế và ngăn chặn các trường hợp vi phạm hợp đồng. Bảo mật các nguồn tài nguyên.
Xin chào! Tôi là Như Quân - Trưởng phòng Marketing của Fastdo. Chỉ có tại Blog của Fastdo.vn, mọi bài viết đều được hệ thống hoá bởi những thông tin mà Quân đã dành thời gian & nỗ lực hết mình để chắt lọc từ những nguồn đã kiểm chứng để mạng lại giá trị tối đa cho các độc giả. Hãy follow Fastdo, tôi đảm bảo bạn sẽ không còn bị bội thực thông tin trong thế giới rộng lớn này.
