Kế hoạch là gì? Vai trò & 4 bước lập kế hoạch hiệu quả
Ngày cập nhật
Facebook
Twitter
LinkedIn
Bạn đang thắc mắc kế hoạch là gì và quy trình xây dựng một bản kế hoạch như thế nào? Vậy bạn hãy đọc ngay bài viết dưới đây của Fastdo. Chúng tôi sẽ giải đáp những thắc mắc của bạn và cung cấp thêm nhiều thông tin về cách đánh giá, lựa chọn một bản kế hoạch tối ưu nhất. Xem ngay nhé!
Phần mềm fCheckin lời giải hoàn hảo cho bài toán chấm công của Doanh nghiệp
1. Kế hoạch là gì?
Kế hoạch vừa là nội dung và vừa là chức năng của công việc quản lý. Kế hoạch là việc xác định mục tiêu, đưa ra các phương pháp tiếp cận và quyết định cách tốt nhất để đạt được mục tiêu. Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn xác định cụ thể, chi tiết những việc cần làm, làm như thế nào, khi nào và ai là người thực hiện. Một số hoạt động thường sẽ lập một kế hoạch cụ thể là ngoại giao, gameshow…
Kế hoạch là gì?
Quản trị dự án dễ dàng với fWork – Chấm dứt việc “Loạn” Kế hoạch trong công ty của bạn. Giúp Doanh nghiệp quản trị dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi tiết và báo cáo trực quan về kế hoạch. Click để nhận ngay BẢN DEMO HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ các tính năng của phần mềm
>>>> ĐỌC NGAY VỀ: 6 bước lập kế hoạch dự án dễ dàng, chuyên nghiệp và hiệu quả
2. Tại sao phải xây dựng kế hoạch?
Sau khi tìm hiểu kế hoạch là gì, bạn hãy đọc nội dung dưới đây để hiểu rõ về lý do tại sao chúng ta nên xây dựng kế hoạch.
2.1 Tập trung vào mục tiêu
Việc thiết kế một kế hoạch sẽ giúp bạn đặt ra những mục tiêu cụ thể cho doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp bạn tập trung nguồn lực cho việc thực hiện các mục tiêu đó. Những mục tiêu quan trọng sẽ được thực hiện trước còn những mục tiêu khác sẽ được tiến hành sau.
Phương pháp quản trị mục tiêu OKRs sẽ giúp bạn có thể bứt phá giới hạn chính mình với những mục tiêu đầy cảm hứng và các Kết quả chính rõ ràng. Áp dụng OKRs hiệu quả đem lại rất nhiều giá trị cho bạn về nhiều mặt.
Tuy nhiên, phương pháp OKRs sẽ phát huy tối đa hiệu quả khi được kết hợp với một công cụ phù hợp. Bộ giải pháp phần mềm quản trị OKRs (fOKRs) của Fastdo được tích hợp mọi thứ liên quan đến OKRs. Không những thế, phần mềm fOKRs còn được thiết kế TINH GỌN, DỄ SỬ DỤNG và TẠO ĐỘNG LỰC cho nhân sự. Hãy liên hệ ngay đến Fastdo để nhận tư vấn về fOKRs!
TỐN BAO TÂM HUYẾT VỚI OKRs nhưng SAO LẠI THIẾU PHẦN MỀM XỊN. Cả tổ chức mệt mỏi khi phải mất hàng tá thời gian để thiết lập OKRs, Checkin OKRs, Đánh giá OKRs bằng những phần mềm sơ sài. Hãy để fOKRs của Fastdo – Phần mềm OKRs TỐT NHẤT VIỆT NAM giúp bạn dẹp bỏ mọi lo toan trên. Tiết kiệm thời gian, Tối ưu quản trị mục tiêu.
>>> XEM NGAY:Agile là gì? Nguyên lý và đặc trưng của phương pháp
2.2 Giảm thiểu sự không chắc chắn
Không ai có thể đoán được việc gì sẽ xảy ra trong tương lai đặc biệt đối với môi trường kinh doanh luôn thay đổi. Vì vậy, việc thiết lập kế hoạch trong tương lai để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo mục tiêu đưa ra. Điều này sẽ làm giảm thiểu sự không chắc chắn hay những bất ổn có thể xảy ra dựa vào kinh nghiệm và tình hình hiện tại.
Phần mềm quản trị công việc hằng ngày fTodolist – Giải pháp giúp đội ngũ hoàn thành công việc 1 ngày hiệu quả để có 1 tuần hiệu suất và 1 tháng đạt mục tiêu. Click để nhận ngay BẢN DEMO HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ các tính năng của phần mềm:
Những mục tiêu đã được đưa ra, người lãnh đạo cần phải tập hợp tất cả nguồn lực để các hoạt động được vào vận hành và sử dụng tốt nhất có thể. Nhờ đó, nguồn lực sẽ được tối ưu hóa và hiệu quả công việc cũng được nâng cao.
Bạn sẽ xác định các mục tiêu của dự án trước khi lựa chọn một phương pháp phù hợp để có thể hoàn thành theo mục tiêu này. Việc này sẽ giúp bạn tránh được tình trạng lãng phí nguồn lực vào việc lựa chọn.
Tính kinh tế trong điều hành
Tất cả các nhân viên trong nhóm dự án cần phải nỗ lực và phối hợp với nhau để nhanh chóng đạt được những mục tiêu đã đề ra trong bản kế hoạch. Việc thiết lập kế hoạch sẽ giúp cho sự hợp tác trong tổ chức diễn ra tốt hơn và từ đó dễ dàng đạt được thành công hơn.
Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn thiết lập được các mục tiêu và đưa ra những tiêu chuẩn để đánh giá. Điều này sẽ giúp cấp trên hay ban quản lý có thể đánh giá hiệu quả công việc của cấp dưới. Nhờ đó, những sai lệch sẽ được sửa chữa kịp thời bằng các biện pháp khắc phục.
Một lợi ích khi lập kế hoạch là tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động phân quyền. Việc thực hiện hoạt động phân quyền sẽ được thực hiện qua quá trình lập kế hoạch. Vì mỗi người đều có những mục tiêu cố định riêng nên việc phân quyền sẽ giúp nhân viên có những quyền hạn cần thiết để thực hiện công việc.
Hoạt động phân quyền
Bên cạnh những mặt có lợi của việc lập kế hoạch thì còn có một số mặt trái như thiếu những dữ liệu đáng tin cậy… Ngoài ra, việc lập kế hoạch sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian khiến các công đoạn liên quan có thể bị chậm trễ. Bên cạnh đó, việc chi trả chi phí cho quá trình thu thập thông tin và thử nghiệm sẽ rất tốn kém, gây ảnh hưởng đến những hạn mục khác.
Đặc biệt, những yếu tố bên ngoài cũng có thể tác động đến việc lập kế hoạch như các yếu tố về kinh tế, xã hội, chính trị và pháp luật, công nghệ, thời tiết… Khi gặp những tình huống không thể lường trước được thì việc bạn cần làm ngay lúc đó là hành động thật nhanh chóng, linh hoạt chứ không phải dựa vào kế hoạch đã lập từ trước.
Fastdo sẽ cung cấp đến bạn khái niệm về các loại kế hoạch trong doanh nghiệp mà bạn cần phải biết qua nội dung dưới đây.
3.1 Kế hoạch chiến lược
Kế hoạch chiến lược là đưa ra những mục tiêu dài hạn có phương thức thực hiện dựa trên cơ sở phân tích môi trường và vị trí tổ chức của môi trường đó. Bản kế hoạch này thường do các nhà lãnh đạo, nhà quản lý doanh nghiệp thiết kế theo những mục tiêu tổng thể của tổ chức.
Kế hoạch chiến lược
>>> ĐỌC THÊM:Năng suất là gì? 2 Tiêu chí đánh giá năng suất hiệu quả
3.2 Kế hoạch tác nghiệp
Đây là một kế hoạch trình bày chi tiết các chiến lược đã được cụ thể hóa nhằm giúp các doanh nghiệp biết mình phải làm thế nào để đạt được những mục tiêu đã đặt ra. Kế hoạch tác nghiệp đảm bảo tất cả nhân viên trong tổ chức điều nắm rõ các mục tiêu và xác nhận được trách nhiệm của mình trong việc thực hiện nhiệm vụ để đạt được những kết quả đã dự định trước đó.
Kế hoạch tác nghiệp
>>> THAM KHẢO NGAY:Sơ đồ Gantt là gì? Cách vẽ sơ đồ Gantt trong quản lý dự án
3.3 Kế hoạch tài chính
Kế hoạch tài chính sẽ giúp bạn xác định những công việc cần làm nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể về tài chính trong một quản thời gian nhất định, ngắn hạn hoặc dài hạn. Kế hoạch thường sẽ liệt kê thông tin về các hoạt động, nguồn lực, điều kiện và thời gian cần thiết để đạt được mục tiêu đã đặt ra.
Kế hoạch kinh doanh là bảng mô tả tổng thể quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nào đó. Kế hoạch này giúp bạn xác định và đánh giá việc kinh doanh đã đạt những kết quả như thế nào và tìm kiếm những triển vọng có thể phát triển trong tươi lai.
Kế hoạch Marketing hay còn gọi là kế hoạch tiếp thị thường được dùng để phác thảo các ý tưởng quyết định quảng cáo và tiếp thị. Kế hoạch này sẽ mô tả các hoạt động kinh doanh liên quan đến quá trình hoàn thành các mục tiêu tiếp thị cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định.
Kế hoạch Marketing
>>> ĐỌC NGAY: Khám phá ngay nhóm tính cách của bạn cùng với biểu đồ DISC
4. Các bước trong lập kế hoạch là gì?
Khi bạn có ý tưởng thì đừng chần chừ mà hãy tiến hành xây dựng một bản kế hoạch cho riêng mình. Để có thể xây dựng một bản kế hoạch dễ dàng hơn, bạn hãy làm theo trình tự các bước sau đây:
4.1 Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
Trước khi bắt đầu xây dựng kế hoạch, bạn cần phải xác định rõ mục tiêu và yêu cầu công việc. Cụ thể các việc cần làm ở bước này là bạn cần phải xác định được thời gian thực hiện, các kết quả cần thu được và chỉ ra các điểm kết thúc cần làm.
Xác định nội dung của công việc chính là các bước thực hiện công việc thông qua việc xác định 3W (Ai? Ở đâu? Khi nào?):
Địa điểm: Nơi thực hiện kế hoạch, nơi bố trí nguồn lực của kế hoạch.
Thời gian thực hiện: Thời gian bắt đầu và kết thúc, quá trình điều chỉnh. Bên cạnh đó, bạn cần phải xác định mức độ quan trọng và khẩn cấp cho từng giai đoạn.
Đối tượng thực hiện kế hoạch: Bao gồm người thực hiện kế hoạch, người hỗ trợ, kiểm tra, giám sát, báo cáo và người chịu trách nhiệm cho kế hoạch.
Xác định nội dung công việc
>>> TÌM HIỂU NGAY:Thẻ điểm cân bằng BSC là gì? Cách ứng dụng Balanced scorecard hiệu quả
4.3 Xác định phương thức, cách tiến hành
Xác định phương thức, cách thức tiến hành là công việc xác định tài liệu hướng dẫn cùng với tiêu chuẩn cho từng công đoạn, cách vận hành máy móc… Ngoài ra, bạn còn cần phải xác định các kế hoạch trước đó, những nhiệm vụ đang hoặc chưa được giải quyết và các công việc mới xác định.
Xác định phương thức, cách tiến hành
>>> ĐỌC NGAY: Tất tần tật những điều cần biết về nhóm tính cách ESFP
4.4 Xác định việc thực hiện, phân bổ nguồn lực
Các yếu tố cần được xác định các phương pháp giám sát và kiểm tra các nguồn lực là:
Nguồn nhân lực.
Tài lực (Tiền bạc).
Vật lực như nguyên liệu, hệ thống cung cấp, máy móc, công nghệ.
Cuối cùng là phương pháp làm việc (những nguyên tắc, quy cách tiến hành).
Khi bắt tay vào thiết lập một kế hoạch và lên phương án thực hiện kế hoạch, bạn cần phải xem xét những điểm mạnh và điểm yếu liên quan đến phương án. Bạn hãy dựa theo tiêu chuẩn sau đây để đánh giá và lựa chọn kế hoạch tối ưu nhất:
Kế hoạch nào sử dụng có hiệu quả cho các nguồn lực của tổ chức?
Kế hoạch nào ảnh hưởng mạnh đến mục tiêu?
Kế hoạch nào phản ánh tốt hệ thống tiêu chuẩn đã chọn?
Kế hoạch nào được sự ủng hộ của tất cả nhân viên khi thực hiện?
Cuối cùng là kế hoạch nào có chi phí thấp nhất?
Bên cạnh đó, bạn không nên chỉ lập duy nhất một bản kế hoạch mà cần phải dự trù thêm khoảng 2 hoặc 3 phương án khác. Bằng cách này, bạn sẽ dễ dàng đối phó với rắc rối xảy ra bất ngờ khi thực hiện kế hoạch ban đầu và từ đó kịp thời đề xuất những phương án giải quyết.
Trên đây là những thông tin về khái niệm kế hoạch là gì và 4 bước xây dựng kế hoạch hiệu quả. Hy vọng qua bài viết trên bạn sẽ hiểu rõ về việc thiết lập một kế hoạch cụ thể và chi tiết. Nếu còn có thắc mắc gì về vấn đề này thì bạn hãy liên hệ với Fastdo qua thông tin bên dưới. Chúng tôi luôn sẵn lòng tư vấn và hỗ trợ bạn bất cứ lúc nào.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO
Địa chỉ:
Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
Kế hoạch vừa là nội dung và vừa là chức năng của công việc quản lý. Kế hoạch là việc xác định mục tiêu, đưa ra các phương pháp tiếp cận và quyết định cách tốt nhất để đạt được mục tiêu. Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn xác định cụ thể, chi tiết những việc cần làm, làm như thế nào, khi nào và ai là người thực hiện. Một số hoạt động thường sẽ lập một kế hoạch cụ thể là ngoại giao, gameshow…
Tại sao phải xây dựng kế hoạch?
Những lý do tại sao chúng ta nên xây dựng kế hoạch: Tập trung vào mục tiêu; Giảm thiểu sự không chắc chắn; Tối ưu hóa nguồn lực; Tính kinh tế trong điều hành; Công cụ kiểm soát hiệu quả; Hoạt động phân quyền.
Các loại kế hoạch trong doanh nghiệp
Các loại kế hoạch trong doanh nghiệp mà bạn cần phải biết, gồm: Kế hoạch chiến lược; Kế hoạch tác nghiệp; Kế hoạch tài chính; Kế hoạch kinh doanh; Kế hoạch Marketing.
Xin chào! Tôi là Như Quân - Trưởng phòng Marketing của Fastdo. Chỉ có tại Blog của Fastdo.vn, mọi bài viết đều được hệ thống hoá bởi những thông tin mà Quân đã dành thời gian & nỗ lực hết mình để chắt lọc từ những nguồn đã kiểm chứng để mạng lại giá trị tối đa cho các độc giả. Hãy follow Fastdo, tôi đảm bảo bạn sẽ không còn bị bội thực thông tin trong thế giới rộng lớn này.
