Bạn không biết xây dựng một mẫu lưu đồ quy trình đúng chuẩn như thế nào? Bạn đang tìm một số lưu đồ quy trình mẫu để tham khảo? Bài viết sau đây của Fastdo sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc và cung cấp các lưu đồ quy trình mẫu phổ biến hiện nay. Bạn hãy xem bài viết để tìm hiểu chi tiết nhé!
1. Lưu đồ quy trình là gì?
Lưu đồ quy trình (Flowchart) là các bước được lập ra để thực hiện một dự án hay kế hoạch nào đó mang tính thống nhất, cụ thể. Những mẫu lưu đồ ấy đã mang lại hiệu quả, lợi ích cho doanh nghiệp, cụ thể như:
- Giúp nhân viên định hướng chính xác công việc mình cần làm và nâng cao hiệu quả công việc.
- Từ quy trình, khách hàng sẽ đánh giá tổng quan hơn về sản phẩm doanh nghiệp cũng như doanh nghiệp.
- Là tài liệu tham khảo giúp doanh nghiệp đánh giá, sửa đổi sau một thời gian thực hiện để nâng cao chất lượng sản phẩm tạo ra.
2. Top 3 mẫu lưu đồ quy trình phổ biến nhất hiện nay
2.1 Mẫu lưu đồ quy trình đào tạo nhân viên mới
Xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới nhằm mục đích giúp nhân viên mới xác định công việc rõ ràng, tối ưu thời gian để bắt đầu công việc mới. Hơn nữa, quy trình còn làm giảm thiểu thời gian đào tạo, một mentor có thể hướng dẫn nhiều nhân viên mới. Đặc biệt, khi doanh nghiệp đã có mẫu lưu đồ đào tạo nhân viên mới thì môi trường làm việc sẽ trở nên thoải mái, thân thiện hơn.
2.2 Mẫu lưu đồ quy trình phê duyệt công văn
Quy trình làm việc, phê duyệt công văn giúp đảm bảo các vấn đề trong công văn được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ. Từ đó, doanh nghiệp có cách giải quyết kịp thời và cải thiện năng suất công việc.
2.3 Mẫu lưu đồ quy trình ứng phó với sự cố phát sinh
Sự cố phát sinh có thể là cháy nổ tòa nhà, trụ sở của doanh nghiệp hay sự cố về an ninh mạng… Khi phát hiện các sự cố khẩn cấp ấy, quy trình ứng phó sẵn có sẽ giúp doanh nghiệp bình tĩnh, thực hiện phương án dự phòng theo đúng kế hoạch và giải quyết vấn đề nhanh chóng, tránh để lại hậu quả không đáng có.
3. Cách vẽ lưu đồ quy trình theo ISO
3.1 Xác định các quy trình cần thực hiện trong lưu đồ
Xác định vấn đề cần thực hiện trong lưu đồ là công việc tưởng chừng đơn giản nhưng lại là việc quan trọng nhất. Để có được một quy trình rõ ràng nhưng ngắn gọn, súc tích, doanh nghiệp cần biết mục đích chính xác để xây dựng lưu đồ là gì.
3.2 Bắt đầu với mẫu biểu đồ
Mẫu biểu đồ là công cụ giúp bạn phác thảo những nét vẽ đầu tiên về quy trình muốn xây dựng. Việc sử dụng các mẫu biểu đồ, biểu tượng… một cách sáng tạo sẽ giúp quy trình trở nên rõ ràng và giúp người xem dễ hiểu hơn.
3.3 Tiến hành vẽ biểu đồ
Sau khi bạn đã thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết, bước tiếp theo là tiến hành vẽ biểu đồ. Bạn cần nắm rõ một số quy tắc sau khi vẽ lưu đồ quy trình:
- Hình chữ nhật: là các bước hoặc các hành động trong quy trình, các hành động này sẽ được thực hiện bởi một cá nhân đảm nhiệm
- Hình oval: đại diện cho điểm khởi đầu hoặc điểm kết thúc của quy trình
- Hình thoi: đại diện cho một lựa chọn cần đưa ra quyết định
- Đường mũi tên: đại diện cho sự liên kết giữa các hành động
Sau khi đã nắm rõ các quy tắc, bạn có thể tiến hành vẽ lưu đồ quy trình bằng các phương pháp sau:
- Vẽ bằng tay: là phương pháp đơn giản nhất bởi bạn chỉ cần một chiếc bút, một tờ giấy hoặc có thể thêm chiếc thước kẻ. Chỉ với những dụng cụ dễ kiếm, bạn có thể tạo ra một quy trình theo ý tưởng của mình. Tuy nhiên bạn nhớ chụp lại hay lưu giữ theo một cách nào đó vì có thể bạn sẽ nhầm mà bỏ quên mất vào “sọt rác” chẳng hạn.
- Sử dụng công cụ, phần mềm hỗ trợ: Phần mềm quản lý quy trình fWorkflow, ISO 9001, SmartDraw,… để thiết kế quy trình thuận tiện và đảm bảo độ chính xác cao hơn. So với cách vẽ bằng tay, việc sử dụng công cụ, phần mềm hỗ trợ sẽ giúp bạn có thể lưu giữ và bảo mật cao hơn.
3.4 Áp dụng một chủ đề chuyên nghiệp
Bằng cách sử dụng các biểu tượng, icon và sự phối hợp màu sắc, bạn có thể xây dựng mẫu lưu đồ thiết kế của mình chuyên nghiệp hơn và cụ thể, dễ hiểu hơn. Khi đã tạo nên một quy trình chuyên nghiệp, chất lượng, hiệu quả công việc sẽ được cải thiện tốt hơn từ đó, doanh nghiệp trở nên phát triển hơn.
3.5 Thêm lưu đồ của bạn vào phần mềm quản lý quy trình fWorkflow.
Phần mềm quản lý quy trình fWorkflow hỗ trợ bạn trực quan hóa mọi quy trình chỉ bằng thao tác kéo thả đơn giản. Ngoài ra, fWorkflow còn tự động hóa quá trình giao nhận việc đúng bước, đúng người với hệ thống phân quyền rõ ràng. fWorkflow giúp nhà quản lý kiểm soát chặt chẽ quy trình công việc, hạn chế tối đa sai sót và đảm bảo mỗi thành viên đều thực hiện đúng vai trò, trách nhiệm của mình.
Ngoài ra, khi áp dụng fWorkflow, các doanh nghiệp và nhà quản trị có thể:
- Tự động hóa luồng công việc
- Phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban
- Đo lường chính xác hiệu quả hoàn thành công việc
Bấm vào ảnh để đăng ký dùng thử Phần mềm quản lý quy trình fWorkflow ngay nhé!
Qua bài viết trên, Fastdo đã chia sẻ đến bạn 3 mẫu lưu đồ quy trình và các phương pháp, công cụ để hỗ trợ vẽ lưu đồ quy trình cho doanh nghiệp. Hy vọng rằng, qua bài viết này của Fastdo, bạn đã hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của lưu đồ quy trình cũng như cách áp dụng chúng một cách hiệu quả.
