KIẾN THỨC QUẢN TRỊ

Hướng dẫn chi tiết cách xây dựng mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
5/5 - (68 bình chọn)

Xây dựng mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban giúp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên và sức mạnh nội tại cho các doanh nghiệp. Vậy vai trò và phương pháp xây dựng mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban như thế nào? Cùng FASTDO tìm hiểu các thông tin này ở bài viết ngay sau đây!

Nhận ngay MIỄN PHÍ Bộ biểu mẫu Nhân sự mới nhất 2022 từ Fastdo. Click ngay vào ảnh để xem thông tin chi tiết chương trình:

Nhận ngay miễn phí bộ biểu mẫu nhân sự
Nhận MIỄN PHÍ 30+ Biểu mẫu về Nhân sự mới nhất 2022 từ Fastdo

>>>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình

1. Vai trò của việc xây dựng mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Trong một doanh nghiệp việc xây dựng được mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban có ý nghĩa quan trọng. Chúng giúp công việc diễn ra suôn sẻ và có hiệu quả hơn trong thực tế. Tất cả các công việc này nhằm đi đến ý nghĩa chung là thực hiện tốt công việc. Dưới đây là một vài vai trò chi tiết nếu doanh nghiệp xây dựng mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp: 

mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban
Mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban mang đến nhiều ý nghĩa cho doanh nghiệp
  • Tăng cường vai trò phối hợp, giúp tăng năng suất và hiệu quả trong công việc chung của cả tập thể. 
  • Tận dụng được tối đa nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Từ đó, giúp việc vận hành hiệu quả và tiết kiệm chi phí tối ưu.
  • Khi doanh nghiệp có nội bộ đoàn hết, hoạt động hết công suất sẽ nâng tầm vị thế của doanh nghiệp.
  • Các quy trình được chuẩn hóa, đảm bảo đạt hiệu quả, quy định của pháp luật. Từ đó, giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể xảy đến.

>>>> TẢI MIỄN PHÍ: Top 7+ mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel cực chi tiết

2. Phương pháp xây dựng mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Sau đây là 15 phương pháp xây dựng mẫu quy trình phối hợp công việc giữa các phòng ban mà doanh nghiệp nào cũng cần nắm rõ:

2.1 Xác định mục tiêu công việc

mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban
Xác định mục tiêu làm việc chung, thống nhất

Trong nội bộ công ty thường được cơ cấu tổ chức theo chức năng riêng của từng bộ phận. Nếu không có mối quan hệ phối hợp, mục tiêu chung thì không thể gắn kết và hỗ trợ với nhau. 

Vì thế, bản thân là nhà quản trị cần có cái nhìn tổng thể về mục tiêu chung của công việc. Trước khi bắt đầu dự án, nhà quản trị nên tiến hành cuộc họp giữa các phòng ban có liên quan. Lúc này, các bộ phận sẽ có cơ hội chia sẻ thông tin, phản hồi, xác định mục tiêu chung của công việc và nỗ lực để thực hiện chúng. 

>>> BỎ TÚI NGAY: 9 mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh mới nhất, đầy đủ nhất

2.2 Khoanh vùng phạm vi

Thông qua phương pháp khoanh vùng phạm vị sẽ giúp doanh nghiệp giới hạn được phạm vi của dự án. Bạn sẽ xác định bộ phận nào tham gia thực hiện dự án, những người có liên quan,.. Ngoài ra, thao tác khoanh vùng này còn giúp bạn xác định được thời gian, không gian để thực hiện dự án đạt kết quả. 

>>> LƯU VỀ NGAY: Mẫu quản lý nhân viên bằng Excel chuẩn nhất 2021

2.3 Phân tích nội dung chính

mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban
Để phân tích nội dung cần việc cần nắm rõ nhiệm vụ của các phòng ban

Để quy trình làm việc thể hiện được nhiệm vụ của từng phòng ban, bạn cần nắm rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận. Bạn có thể xác định thông qua các yếu tố sau: 

  • Input và Output:  Đầu vào  và đầu ra của quy trình phối hợp cần đảm bảo các yếu tố nào?
  • Sử dụng phương pháp 5W+1H và 5M để giải quyết vấn đề.

2.3.1 5W + 1H

Phương pháp 5W + 1H chính là việc trả lời các câu hỏi (What – Why – When – Where – Who + How). Theo đó:

  • What:  Xác định nội dung công việc là gì?
  • Why: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc là gì?
  • When: Xác định thời gian bắt đầu, thời hạn và thời gian kết thúc của công việc? 
  • Where: Xác định địa điểm thực hiện.
  • Who: Xác định đối tượng thực hiện dự án, bộ phận có liên quan, người giám sát,..
  • How: Xác định cách thức thực hiện dự án.

2.3.2 Mô hình 5M

Mô hình 5M là sự việc viết tắt của Manpower, Money, Material, Machine và Method với các nội dung chính sau: 

  • Manpower: Nguồn nhân lực thực hiện phải đảm bảo về trình độ, chuyên môn, kinh nghiệm,…
  • Money: Kinh phí, ngân sách thực hiện.
  • Material: Nguyên vật liệu và đơn vị cung ứng.
  • Machine: Máy móc, công nghệ sử dụng để giải quyết công việc.
  • Method: Phương pháp làm việc cụ thể?

2.4 Kiểm soát quy trình

Thường xuyên kiểm soát quy trình phối hợp giữa các phòng ban 
Thường xuyên kiểm soát quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Quy trình phối hợp giữa các phòng chỉ có thể đạt hiệu quả, chất lượng nếu trong quá trình thực hiện người quản lý thường xuyên kiểm soát để đánh giá đúng chất lượng quy trình. Vì thế, định kỳ, bạn nên thực hiện việc kiểm soát quy trình với các nội dung cơ bản sau: Đơn vị, phương pháp và nội dung đo lường công việc. 

Ngoài ra, bạn nên thực hiện các phương pháp sau để làm tốt quy trình kiểm soát:

  • Xác định tần suất thực hiện việc kiểm soát.
  • Xác định ai là người trực tiếp thực hiện việc kiểm tra. 
  • Xác định nội dung kiểm tra là gì?

2.5 Mô tả quy trình

Quy trình phối hợp giữa các phòng ban thật sự chi tiết sẽ giúp nhân viên dễ dàng hơn trong quá trình thực hiện. Nhờ đó, rút ngắn thời gian và đem lại hiệu quả công việc rõ ràng hơn. Vì thế, khi xây dựng quy trình, bạn cần nghiên cứu kỹ và thể hiện chi tiết các mô tả liên quan đến: Mô tả công việc cụ thể rõ ràng, nêu rõ cách thức thực hiện trong từng bước, đối với những quy trình phức tạp cần đính kèm tài liệu tham khảo/hướng dẫn,..

2.6 Xây dựng văn hóa cảm thông

mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban
Xây dựng sự cảm thông để hỗ trợ công việc tốt hơn

Mối quan hệ phối hợp giữa các phòng ban cần có sự gắn kết và thấu hiểu. Chỉ khi hiểu các công việc của nhau, các phòng ban mới có thể phát huy hiệu quả làm việc, phối hợp tốt để công việc đạt kết quả cao. 

Chính vì thế, hãy điều chỉnh và dần thay đổi văn hóa trong doanh nghiệp theo hướng cảm thông, gắn kết hiệu quả với nhau. 

2.7 Hạn chế tối thiểu việc sử dụng thuật ngữ chuyên môn trong giao tiếp chung

Mỗi phòng ban, lĩnh vực chuyên môn sẽ có những ngôn ngữ chuyên môn riêng. Tuy nhiên, trong mối quan hệ phối hợp giữa các phòng ban, khi dùng ngôn ngữ chuyên môn, người khác có thể sẽ không hiểu được nội dung bạn truyền tải. Vì thế, phương pháp quan trọng trong mối quan hệ làm việc chính là sử dụng các ngôn ngữ thông dụng để giao tiếp. 

2.8 Tăng cường sự tương tác giữa các phòng ban

mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban
Tăng cường sự tương tác giúp các phòng ban hỗ trợ nhau trong công việc

Đối với một dự án có sự tham gia của nhiều phòng ban thì không thể thiếu việc tương tác thường xuyên để trao đổi công việc. Vì thế, nhà quản trị cần thường xuyên tổ chức các cuộc họp để trao đổi công việc. Quy trình phối hợp giữa các phòng ban với các thông tin về nhiệm vụ của từng đơn vị sẽ giúp hạn chế tình trạng đùn đẩy trách nhiệm. 

2.9 Tạo dòng chảy thông tin giữa các phòng ban

mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban
Các phòng ban cần chia sẻ và cập nhật thông tin thường xuyên

Hiện nay, có rất nhiều cách thức để các phòng ban có thể cập nhập, chia sẻ thông tin kịp thời, nhanh chóng. Ngoài ra, để bảo mật thông tin, doanh nghiệp nên xây dựng các phần mềm công nghệ giúp trao đổi và lưu trữ thông tin nhanh chóng. Tại đây, các phòng ban có thể đóng góp ý kiến, tương tác để hoàn thiện công việc nhanh chóng hơn.

2.10 Xây dựng mối liên kết giữa quản lý các phòng ban

Người quản lý có tác động rất lớn đến mối quan hệ gắn kết giữa các nhân viên của các phòng ban. Vì thế, với vai trò là người dẫn đầu, người lãnh đạo cần xây dựng mối quan hệ hợp tác giữa trưởng của các phòng ban. Từ đó, giúp mối quan hệ làm việc, hợp tác trở nên trơn tru, nhịp nhàng hơn.

2.11 Khen thưởng sau mỗi dự án

mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban
Khen thưởng sau mỗi dự án giúp chia sẻ niềm vui, tăng động lực làm việc

Bất kỳ ai cũng mong muốn mình được tán dương nếu thực hiện tốt công việc. Vì thế, hãy thường xuyên thực hiện việc khen thưởng, liên hoan chúc mừng sau mỗi dự án, mỗi cột mốc của công việc. 

Việc làm này sẽ giúp nhân viên, các phòng ban cảm thấy được tôn trọng, ghi nhận công sức. Từ đó, tạo động lực để thúc đẩy nhân sự tiếp tục thực hiện có hiệu quả mục tiêu, công việc đề ra.

2.12 Khuyến khích nhân viên đưa ra phản hồi

Môi trường làm việc lý tưởng là nơi nhân viên có thể đưa ra nhận xét, nêu ý kiến cá nhân. Vì thế, người lãnh đạo cần khuyến khích nhân viên thường xuyên đưa ra các ý kiến phản hồi. Từ đó, đúc kết lại các góp ý, cải tiến quy trình làm việc để hoàn thiện hơn trong các dự án tiếp theo của doanh nghiệp. 

2.13 Duy trì và nuôi dưỡng niềm tin

mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban
Công việc chỉ có hiệu quả khi có niềm tin giữa các thành viên trong doanh nghiệp

Lòng tin có ý nghĩa quan trọng trong mối quan hệ hợp tác, phối hợp giữa các phòng ban. Chỉ khi tin tương nhau mới có thể cùng nhau nỗ lực thực hiện công việc. Để tạo dựng được niềm tin, bản thân các bộ phận cần làm việc hiệu quả, đạt kết quả cao, có năng lực. Từ đó, tích lũy và nuôi dưỡng niềm tin lâu dài. Đây chính là chìa khóa cho thành công của doanh nghiệp.

2.14 Xây dựng môi trường làm việc thoải mái

mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban
Tạo dựng môi trường làm việc thỏa mái cho nhân viên

Để quy trình phối hợp giữa các phòng ban đạt kết quả thì môi trường làm việc cũng có ý nghĩa quan trọng. Khi môi trường làm việc thỏa mái, giúp nhân viên luôn có tình trạng tâm lý tốt nhất, bộ não được kích thích hoạt động hết năng suất, thúc đẩy hiệu quả trong công việc. Ngoài ra, môi trường làm việc thỏa mái còn giúp các nhân viên giữa các bộ phận, phòng ban vui vẻ, gắn kết với nhau hơn. 

2.15 Đừng bỏ qua các hoạt động ngoại khóa

Thông thường, các phòng ban chỉ có cơ hội tiếp xúc với nhau khi có dự án chung hoặc các cuộc họp. Vì thế, mối quan hệ trở nên xa lạ, không có sự tương tác trong công việc là điều dễ hiểu. Doanh nghiệp cần thường xuyên thúc đẩy các hoạt động ngoại khóa để tạo cơ hội để tăng tính gắn kết, tương tác giữa các bộ phận. 

>>>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu file excel theo dõi nghỉ phép chi tiết nhất

3. Tham khảo mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Tham khảo mẫu quy trình phối hợp giữa các đơn vị và Phòng Khoa học – Công nghệ & Hợp tác quốc trong hợp tác quốc tế

Mục đích: Nhằm hướng dẫn các đơn vị trong trường cách thức phối hợp với Phòng Khoa học – Công nghệ & Hợp tác quốc trong hợp tác quốc tế

Phạm vi: Áp dụng cho Ban Giám hiệu, các đơn vị, cá nhân liên quan thuộc trường Đại học Kinh tế & Quản trị Kinh doanh.

Giai đoạn 1: Tìm đối tác

mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban
Mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Giai đoạn 2: Ký kết Biên bản hợp tác ghi nhớ

mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban
Mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Giai đoạn 3: Triển khai hợp tác

mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban
Mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Trên đây là 15 phương pháp xây dựng mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng banFASTDO muốn chia sẻ đến quý khách hàng. Hy vọng đã giúp bạn có thêm nhiều kinh nghiệm để tăng cường mối quan hệ gắn kết lâu dài giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. 

Hiện FASTDO đang triển khai giảm giá 50% cho 100 khách hàng đăng ký đặt trước phần mềm quản trị Doanh nghiệp trước ngày 30/04/2022, liên hệ ngay:

Đăng ký đặt trước ngay!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO

  • Địa chỉ:
    • Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 5, toà S21T1, 83 Vũ Trọng Phụng, Quận Thanh Xuân, Hà Nội.
    • Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 3, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
  • Điện thoại: 0965 210 444
  • Email: support@fastdo.vn
  • Website: https://fastdo.vn/

>>> XEM THÊM:

Vai trò của việc xây dựng mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban?

Thứ nhất tăng cường vai trò phối hợp, giúp tăng năng suất và hiệu quả trong công việc chung của cả tập thể. Thứ hai, tận dụng được tối đa nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Từ đó, giúp việc vận hành hiệu quả và tiết kiệm chi phí tối ưu. Thứ ba, khi doanh nghiệp có nội bộ đoàn hết, hoạt động hết công suất sẽ nâng tầm vị thế của doanh nghiệp.

5W + 1H là gì?

What:  Xác định nội dung ng việc là gì? Why: Xác định mục tiêu, yêu cầu ng việc là gì? When: Xác định thời gian bắt đầu, thời hạn và thời gian kết thúc của ng việc?  Where: Xác định địa điểm thực hiện. Who: Xác định đối tượng thực hiện dự án, bộ phận có liên quan, người giám sát,.. How: Xác định cách thức thực hiện dự án.

Mô hình 5M là gì?

Viết tắt của Manpower, Money, Material, Machine và Method với các nội dung chính sau: Manpower: Nguồn nhân lực thực hiện phải đảm bảo về trình độ, chuyên môn, kinh nghiệm. Money: Kinh phí, ngân sách thực hiện. Material: Nguyên vật liệu và đơn vị cung ứng. Machine: Máy móc, công nghệ sử dụng để giải quyết công việc. Method: Phương pháp làm việc cụ thể?

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Nhận MIỄN PHÍ bộ biểu mẫu nhân sự mới nhất 2022

Tổng hợp các biểu mẫu mới nhất về nhân sự dành cho Doanh nghiệp bao gồm: mẫu chấm công, đơn xin nghỉ phép của nhân sự, mẫu đánh giá nhân viên, mẫu lương,... và nhiều mẫu quản lý nhân sự khác.