KIẾN THỨC QUẢN TRỊ

[TẢI MIỄN PHÍ] Top 7+ mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
2.6/5 - (5 bình chọn)

Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel là công cụ miễn phí được nhiều doanh nghiệp ứng dụng. Dưới đây FASTDO sẽ chia sẻ 7+ mẫu quản lý hồ sơ nhân viên được sử dụng phổ biến nhất giúp doanh nghiệp biết cách quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel được tối ưu nhất.

Nhận ngay MIỄN PHÍ Bộ biểu mẫu Nhân sự mới nhất 2022 từ Fastdo. Click ngay vào ảnh để xem thông tin chi tiết chương trình:

Nhận ngay miễn phí bộ biểu mẫu nhân sự
Nhận MIỄN PHÍ 30+ Biểu mẫu về Nhân sự mới nhất 2022 từ Fastdo

>>>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình

1. Các nội dung cơ bản trong mẫu quản lý hồ sơ nhân viên

mẫu quản lý hồ sơ nhân viên
Các nội dung cơ bản trong mẫu quản lý hồ sơ nhân viên

Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel sẽ có nội dung là các thông tin có liên quan đến các nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp. Các thông tin này sẽ xoay quanh các vấn đề như: trình độ học vấn, chuyên môn, thông tin cá nhân, lương thưởng, phụ cấp, … Cụ thể, một mẫu quản lý hồ sơ nhân viên sẽ gồm các nội dung sau: 

  • Mã nhân viên (mã chấm công): Mã này được cấp cho mỗi nhân viên nhằm thuận tiện cho việc chấm công cũng như định danh nhân viên trong doanh nghiệp.
  • Họ và tên 
  • Đơn vị công tác hiện tại
  • Chức danh hiện tại
  • Hình thức làm việc (Full-time, part-time, thời vụ, …)
  • Địa chỉ làm việc
  • Trình độ học vấn và chuyên ngành đào tạo
  • File đính kèm chứa các giấy tờ như: Sơ yếu lý lịch, CMND hoặc CCCD, giấy khai sinh, hộ khẩu, bằng tốt nghiệp, giấy khám sức khỏe, quyết định tuyển dụng, ảnh thẻ, …
  • Chế độ lương thưởng, phụ cấp đang được hưởng: thông tin về số tài khoản, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, ngày nâng lương thường xuyên, …
  • Kinh nghiệm làm việc: thời gian làm việc, đơn vị công tác, …

>>>> THAM KHẢO NGAY: Hướng dẫn chi tiết cách xây dựng mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban

2. Top 7+ mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả nhất bằng excel

Liên quan đến việc quản lý hồ sơ nhân viên có khá nhiều mẫu file excel quản lý hồ sơ nhân viên. Trong số đó, những mẫu quan trọng, được sử dụng phổ biến và hiệu quả nhất là các mẫu sau: 

mẫu quản lý hồ sơ nhân viên
Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả nhất bằng excel

2.1 Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiện tại của doanh nghiệp

Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiện tại của doanh nghiệp là mẫu được sử dụng với mục đích quản lý các thông tin có liên quan đến nhân sự đang làm việc tại doanh nghiệp. Mẫu này sẽ được sử dụng thường xuyên để cập nhật liên tục hồ sơ nhân sự. Mẫu này sẽ gồm các trường cơ bản như: số thứ tự, họ tên, vị trí, lương offer, lương cơ bản, cơ sở làm việc, CMND/CCCD, …

quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel
Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiện tại của doanh nghiệp

TẢI MẪU HỒ SƠ QUẢN LÝ NHÂN VIÊN HIỆN TẠI

>>> BỎ TÚI NGAY: 9 mẫu KPI cho phòng Sales hiệu quả nhất

2.2 Mẫu quản lý hợp đồng

mẫu quản lý hồ sơ nhân viên
Mẫu quản lý hợp đồng bằng excel

Mẫu quản lý hợp đồng là mẫu được sử dụng để ghi nhận thông thông các loại hợp đồng tại doanh nghiệp như: HĐLĐ theo mùa vụ, hợp đồng xác định thời hạn, hợp đồng không xác định thời hạn. 

Nhìn chung, các trường thông tin của mẫu quản lý hợp đồng không nhiều nhưng lại đòi hỏi lượng dữ liệu lớn và độ chính xác cao.

TẢI MIỄN PHÍ MẪU QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG

>>> THAM KHẢO NGAY: Cách quản lý nhân sự bằng excel hiệu quả [Mẫu file mới 2021]

2.3 Mẫu quản lý nhân sự mới

mẫu quản lý hồ sơ nhân viên
Mẫu quản lý nhân sự mới

Việc tuyển dụng, làm mới đội ngũ nhân sự tại các doanh nghiệp là hoạt động diễn ra thường xuyên. Trường hợp này, các doanh nghiệp sẽ sử dụng mẫu quản lý nhân sự mới. Nhìn chung, mẫu quản lý hồ sơ nhân viên mới là sự kết hợp giữa mẫu Danh sách nhân sự và Hồ sơ cá nhân. Tuy nhiên, biểu mẫu sẽ có thêm các trường thông tin có liên quan đến nhân sự mới như: Sơ yếu lý lịch, lương offer, loại hình thanh toán lương, số tài khoản, mã số thuế TNCN, đã làm hợp đồng hay chưa, tình trạng hôn nhân, …

TẢI MIỄN PHÍ MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ MỚI

2.4 Mẫu quản lý nhân sự nghỉ việc

quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel
Mẫu quản lý nhân sự nghỉ việc bằng excel

Về cơ bản, mẫu quản lý nhân sự nghỉ việc cũng bao gồm các trường thông tin như mẫu quản lý nhân sự mới. Tuy nhiên, vì tính chất khác nhau nên mẫu quản lý nhân sự nghỉ việc sẽ được bổ sung một số trường thông tin có liên quan đến những thay đổi sau khi nhân sự nghỉ việc như: lý do nghỉ việc, đã hoàn tất thủ tục nghỉ việc hay chưa, ngày nghỉ việc, …

TẢI MIỄN PHÍ MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ NGHỈ VIỆC

2.5 Mẫu theo dõi biến động lương thưởng

Mẫu theo dõi biến động lương thưởng hỗ trợ cho bộ phận kế toán theo dõi, kiểm soát chế độ lương thưởng nhằm đảm bảo quyền lợi cho nhân viên của doanh nghiệp. Vì thế, mẫu theo dõi biến động lương thưởng sẽ có các trường thông tin đặc trưng như: hình thức biến động, ngày có hiệu lực hưởng lương mới, cơ sở làm việc cũ, cơ sở làm việc hiện tại, mức lương cũ, mức lương mới, vị trí cũ, vị trí mới, …

mẫu quản lý hồ sơ nhân viên
Mẫu theo dõi biến động lương thưởng

TẢI MẪU THEO DÕI BIẾN ĐỘNG LƯƠNG THƯỞNG

2.6 Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên tổng hợp chi tiết

Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên tổng hợp là mẫu tổng quan nhất, thể hiện tất cả các thông tin liên quan đến nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp.

mẫu quản lý hồ sơ nhân viên
Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên tổng hợp chi tiết

TẢI NGAY MẪU HỒ SƠ QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHI TIẾT

3. Lợi ích và hạn chế khi sử dụng mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel

Việc sử dụng mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp; nhưng song song với đó cũng là những hạn chế khó khắc phục được:

mẫu quản lý hồ sơ nhân viên
Lợi ích và hạn chế khi sử dụng mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel

3.1 Lợi ích

  • Excel là công cụ quen thuộc, thao tác đơn giản nên mọi đối tượng đều sử dụng được. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đào tạo.
  • Excel là công cụ hoàn toàn miễn phí nên doanh nghiệp sẽ không phải tốn bất kỳ chi phí nào để vận hành các form quản lý nhân viên.
  • Các loại biểu mẫu khá đa dạng, có thể dễ dàng điều chỉnh cho phù hợp với mục đích sử dụng của doanh nghiệp.
  • Việc tiếp cận số liệu, thống kê nhanh chóng.

3.2 Hạn chế

  • Tính bảo mật không cao: Do biểu mẫu Excel không có tính phân quyền nên nhiều người phải dùng chung 1 biểu mẫu; điều này khiến kiểm soát tính bảo mật là rất khó. Mặc dù, Excel cho phép chủ sở hữu đặt mật khẩu truy cập, tuy nhiên vẫn không đủ để chắc chắn rằng thông tin không bị rò rỉ. 
  • Khả năng tích hợp kém: không tích hợp được các tính năng, công cụ hỗ trợ hiện đại.
  • Mọi thao tác nhập liệu trên form quản lý nhân viên là thủ công. Chính vì thế, việc để xảy ra sai sót do lỗi của người nhập là hoàn toàn có thể xảy ra. Bên cạnh đó, việc quá nhiều người cùng sử dụng, chỉnh sửa 1 file khiến khó phát hiện, kiểm soát được sai sót.
  • Các file lưu hồ sơ nhân sự chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, dữ liệu ít. Còn đối với các doanh nghiệp lớn, với lượng dữ liệu quản lý hồ sơ nhân viên quá nhiều thì quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel sẽ không đủ đáp ứng yêu cầu. 

Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hỗ trợ cho công tác quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp được tốt hơn. Trên đây là Top 7+ mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả nhất bằng excel mà chúng tôi đánh giá rất cao. Bạn có thể áp dụng ngay hoặc điều chỉnh cho phù hợp với phương thức quản lý nhân sự tại doanh nghiệp mình nhé!

Hiện FASTDO đang triển khai giảm giá 50% cho 100 khách hàng đăng ký đặt trước phần mềm quản trị Doanh nghiệp trước ngày 30/04/2022, liên hệ ngay:

Đăng ký đặt trước ngay!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO

  • Địa chỉ:
    • Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 5, toà S21T1, 83 Vũ Trọng Phụng, Quận Thanh Xuân, Hà Nội.
    • Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 3, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.

>>> THAM KHẢO NGAY:

Các nội dung cơ bản trong mẫu quản lý hồ sơ nhân viên là gì?

Một mẫu quản lý hồ sơ nhân viên sẽ gồm các nội dung sau: Mã nhân viên (mã chấm công); Họ và tên ; Đơn vị công tác hiện tại; Chức danh hiện tại; Hình thức làm việc (Full-time, part-time, thời vụ, …); Địa chỉ làm việc; Trình độ học vấn và chuyên ngành đào tạo; File đính kèm chứa các giấy tờ; Chế độ lương thưởng, phụ cấp; Kinh nghiệm làm việc.

Lợi ích khi sử dụng mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel là gì?

Excel là công cụ quen thuộc, thao tác đơn giản nên mọi đối tượng đều sử dụng được; Excel là công cụ hoàn toàn miễn phí nên doanh nghiệp sẽ không phải tốn bất kỳ chi phí nào để vận hành các form quản lý nhân viên; Các loại biểu mẫu khá đa dạng, có thể dễ dàng điều chỉnh cho phù hợp với mục đích sử dụng của doanh nghiệp; Việc tiếp cận số liệu, thống kê nhanh chóng.

Hạn chế khi sử dụng mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel là gì?

Tính bảo mật không cao; Khả năng tích hợp kém; Mọi thao tác nhập liệu trên form quản lý nhân viên là thủ công; Các file lưu hồ sơ nhân sự chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, dữ liệu ít.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Nhận MIỄN PHÍ bộ biểu mẫu nhân sự mới nhất 2022

Tổng hợp các biểu mẫu mới nhất về nhân sự dành cho Doanh nghiệp bao gồm: mẫu chấm công, đơn xin nghỉ phép của nhân sự, mẫu đánh giá nhân viên, mẫu lương,... và nhiều mẫu quản lý nhân sự khác.