[TẢI MIỄN PHÍ] 8 mẫu biên bản bàn giao công việc chi tiết

Mẫu biên bản bàn giao công việc là loại giấy tờ có ý nghĩa quan trọng đối với tất cả Doanh nghiệp. Trước khi tạm dừng hoặc chấm dứt công việc, người lao động cần phải hoàn thành văn bản này một cách hoàn chỉnh nhất để có thể bàn giao công việc cho nhân sự mới. Hãy cùng Fastdo tìm hiểu ngay cách xây dựng cũng như 8 mẫu biên bản bàn giao công việc vô cùng chi tiết trong bài viết dưới đây!

1. 8 Mẫu biên bản bàn giao công việc theo từng trường hợp

Mẫu biên bản bàn giao công việc rất đa dạng. Bạn phải cân nhắc vị trí và đối tượng bàn giao để lựa chọn văn bản cho phù hợp.

1.1 Mẫu biên bản bàn giao công việc mới nhất 2024

Khi bàn giao công việc, người lao động cần viết biên bản theo form chuẩn. Bạn hãy cùng Fastdo tìm hiểu về mẫu văn bản mới nhất nhé!

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC

Hôm nay, ngày …/…/…, tại……………………………………………………………..
Chúng tôi gồm:

I. Bên giao:
Ông/Bà: ………………………………………………………………………….
Chức danh:……………………………….. Bộ phận: …………………………

II. Bên nhận:
Ông/Bà: ………………………………………………………………………….
Chức danh:……………………………….. Bộ phận: …………………………
Lý do bàn giao:
……………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..
Cùng tiến hành bàn giao công việc với nội dung như sau:

A. BÀN GIAO CÔNG VIỆC

B. BẢN GIAO TÀI LIỆU, TÀI SẢN

Người bàn giao cam đoan rằng toàn bộ nội dung công việc đang thực hiện và toàn bộ tài liệu, tài sản đang sử dụng đã được bàn giao đầy đủ. Biên bản được lập thành 03 bản, mỗi bên giữ một bản./.

1.2 Mẫu biên bản bàn giao công việc cho cấp lãnh đạo

Nếu bạn cần làm biên bản bàn giao cho cấp lãnh đạo, mẫu form dưới đây sẽ giúp bạn. Lưu ý rằng, biên bản bàn giao của cấp lãnh đạo cần bao quát tất cả các công việc, dự án, mối quan hệ, tài sản, thông tin mật mà người đi và người đến cần nắm rõ. Đối với những thông tin mật, cần có các biện pháp bảo mật thích hợp. Do đó, loại biên bản này yêu cầu bên nhận phải là bên có thẩm quyền phù hợp.

1.3 Mẫu biên bản bàn giao công việc cho Giám đốc

Bạn có thể tham khảo biên bản dành cho cho giám đốc như sau. Vì các công việc cả giám đốc liên quan đến nhiều phòng ban khác nhau, biên bản bàn giao cần có sự liên quan đến tất cả các bên đó.

1.4 Mẫu biên bản bàn giao công việc cho kế toán

Kế toán là một trong những bộ phận cần bàn giao công việc kỹ lưỡng. Điều này sẽ giúp quá trình hoạt động và thông tin tài chính của Doanh nghiệp không bị ảnh hưởng. Bạn có thể tham khảo biên bản bàn giao sau nhé.

1.5 Mẫu biên bản bàn giao công việc khi chuyển công tác

Khi chuyển công tác, bàn cần làm biên bản bàn giao công việc. Mẫu văn bản này sẽ có phần khác với trường hợp nghỉ việc. Hãy cùng Fastdo tham khảo qua biên bản sau.

1.6 Mẫu biên bản bàn giao công việc nghỉ thai sản

Với trường hợp nghỉ thai sản, sản phụ cần làm bàn giao công việc. Bạn phải viết biên bản để hướng dẫn người thay thế trong thời gian tạm nghỉ. Vì người thai sản sẽ tiếp tục quá trình công việc, nên trong biên bản có thể phân loại ra các công việc sẽ bị tạm ngưng/sẽ được đảm nhiệm tạm thời bởi người khác. Biên bản cũng nên dự báo các công việc cần làm trong thời gian người lao động nghỉ, các rủi ro có thể xảy ra và các giải pháp phòng tránh.

1.7 Mẫu biên bản bàn giao tài sản

Việc bàn giao tài sản đóng vai trò vô cùng quan trọng. Chính vì vậy, bạn cần đảm bảo nội dung trong biên bản để tránh cung cấp thiếu thông tin. Dưới đây là văn bản mẫu cho việc bàn giao tài sản.

2. Vai trò của việc lập mẫu biên bản bàn giao công việc

Trước khi tạm dừng hoặc chấm dứt công việc vì bất kỳ lý do nào đó, nhân sự nghỉ việc cần thực hiện biên bản bàn giao công việc. Đây là văn bản rất quan trọng, để tránh xảy ra các tranh chấp về sau giữa Doanh nghiệp cũng như bản thân của nhân sự. Cụ thể, những vai trò quan trọng của giấy bàn giao công việc là:

• Đảm bảo việc thực hiện theo đúng cam kết hợp đồng: Trong hợp đồng lao động có quy định rõ, người lao động phải bàn giao công việc trước khi kết thúc công việc. Nhân viên nếu nghỉ việc không bàn giao theo đúng nghĩa vụ sẽ bị xử phạt và thậm chị bị kết án ra tòa. Chính vì vậy, việc thực hiện biên bản bàn giao cũng đồng nghĩa với việc bạn hoàn thành đầy đủ các cam kết đã nêu ra trong hợp đồng lao động.

• Thể hiện được trách nhiệm của cá nhân đối với công việc: Khi thôi việc tại công ty, dù lý do nghỉ việc nào, bạn cần bàn giao lại công việc cho người kế nhiệm. Bạn cần sắp xếp công việc ổn thỏa để không ảnh hưởng đến những người khác cũng như tình hình hoạt động của công ty. Điều này sẽ giúp bạn thể hiện được sự chuyên nghiệp và nhận được sự đánh giá cao của các thành viên trong tổ chức. Bạn sẽ cam kết đã hoàn thành các công việc trong hợp đồng, không để thất thoát các tài liệu, tài sản liên quan. Ngoài ra, bạn cũng phải cam kết không tiết lộ các bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và các thông tin nhạy cảm khác về doanh nghiệp.

• Hỗ trợ công việc cho người kế nhiệm và với tổ chức: Khi thực hiện bàn giao công việc, bạn cần có văn bản bàn giao công việc để giúp người kế nhiệm có cái nhìn tổng quan hơn về nghĩa vụ của họ sắp tới. Bên cạnh đó, bạn cũng nên hỗ trợ và hướng dẫn rõ ràng để người sau có thể nắm bắt được công việc một cách nhanh nhất. Đồng thời, điều này giúp người kế nhiệm dễ dàng trong việc thực hiện các nhiệm vụ mà bạn đang dang dở.

3. Những nội dung cơ bản trong mẫu biên bản bàn giao công việc

Có thể nói, viết giấy bàn giao công việc là thủ tục không thể thiếu. Người lao động nên lưu ý một số nội dung cần có trong biên bản như sau:

• Thông tin của người bàn giao và người kế nhiệm.
• Ngày giờ và địa điểm thực hiện việc bàn giao.
• Người viết cần trình bày rõ các nội dung như tình hình công việc, hồ sơ sổ sách, hiện trạng công việc (hoàn thành, đang diễn ra,…). Thêm vào đó, các thông tin cần thiết như tài khoản hoặc tài liệu cũng phải được liệt kê.
• Chữ ký đảm bảo sự xác nhận của cả hai bên và người làm chứng.
• Nội dung cam kết việc bàn giao.

4. Quy trình bàn giao công việc chuẩn

Các bước để quá trình bàn giao công việc được suôn sẻ, hạn chế rủi ro thấp nhất và tiện lợi cho cả người giao lẫn người được bàn giao như sau:

• Cập nhật mô tả công việc: Người bàn giao cần liệt kê các đầu việc đang điểm nhiệm theo mẫu thông tin gồm nhiệm vụ chính, KPI hay mục tiêu cần đạt, mục đích và phương pháp làm việc. Với mỗi công việc, người bàn giao cần liệt kê đầy đủ các tài liệu liên quan.
• Kế hoạch làm quen cho người được bàn giao (nếu có): Có hai trường hợp có thể xảy ra: Kiểu đầu tiên là người bàn giao nghỉ trước khi người mới tiếp nhận. Trong trường hợp này, các kế hoạch và biên bản bàn giao phải được gửi trước khi người mới tới. Ngược lại, nếu người bàn giao ở lại doanh nghiệp một thời gian rồi mới nghỉ việc, người này nên có kế hoạch đầy đủ về các hoạt động đào tạo cho nhân viên mới.
• Kế hoạch chuyển giao liên hệ, hòa nhập: Người chuyển giao kết hợp với quản lý nhân sự cũng cần chia sẻ các thông tin liên hệ cả trong và ngoài công ty cho người mới. Người bàn giao nên giới thiệu người mới tới các bên này trước để quá trình làm việc suôn sẻ.
• Hoàn tất thủ tục bàn giao với quản lý nhân sự: Người chuyển giao sẽ xác nhận các biên bản bàn giao lại một lần nữa, lý xác nhận các biên bản cam kết, bảo mật,…

Quy trình bàn giao công việc có sự tham gia của nhiều bên với nhiều công việc theo tuần tự cần được quản lý chặt chẽ. Sẽ ra sao giả sử bước Kế hoạch chuyển giao, hòa nhập thiếu sự giám sát của quản lý nhân sự? Việc áp dụng chặt chẽ quy trình sẽ đảm bảo không có những tranh chấp, sự cố xảy ra hậu bàn giao. Ứng dụng một giải pháp chuyển đổi số phù hợp như phần mềm quản lý quy trình fWorkflow sẽ giúp doanh nghiệp tránh được hậu quả trên. Phần mềm giúp người dùng tạo lập và quản lý quy trình nội bộ, giao việc tự động đến cá nhân và tạo không gian lưu trữ các công việc trong quy trình. Nhấn vào nút dưới đây để nhận tư vấn từ chuyên gia về giải pháp 4.0 này:

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

Mẫu biên bản bàn giao công việc là giấy tờ không thể thiếu khi nghỉ việc. Người lao động cần nắm rõ vai trò và nội dung của văn bản. Nhờ đó, bạn sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp và tránh sai phạm hợp đồng trong quá trình làm việc. Fastdo hy vọng các mẫu biên bản trên sẽ giúp ích cho bạn. Hãy tham khảo và lựa chọn cách viết cho hợp lý nhé!

>>> XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• 5 bước xây dựng tính kỷ luật trong công việc ở Doanh nghiệp
• 10 biện pháp giữ chân nhân viên giỏi, giúp đội ngũ nhân sự vững mạnh
• Đón đầu ngay 10+ xu hướng quản trị nguồn nhân lực hiện nay