Tính kỷ luật trong công việc là một yếu tố rất quan trọng quyết định đến năng suất làm việc của cá nhân trong tổ chức cũng như sự phát triển của công ty. Bất kỳ nhà Lãnh đạo hoặc nhà quản lý nào còn đang muốn tìm hiểu cách làm sao để xây dựng tính kỷ luật trong công việc một cách hiệu quả nhất cho Doanh nghiệp của mình thì hãy cùng với Fastdo tham khảo ngay bài viết sau đây nhé.
1. Kỷ luật trong Doanh nghiệp
Kỷ luật là những quy tắc xử sự, hành động chung do một cơ quan, tổ chức ban hành, những quy tắc này khuyến khích và ràng buộc các cá nhân phải thực hiện theo. Kỷ luật thường có ở các cơ quan, đoàn thể, doanh nghiệp. Kỷ luật được thiết kế dựa trên tình hình của tổ chức, điều chỉnh bởi ban lãnh đạo để phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Có 2 khái niệm cơ bản về kỷ luật mà bạn cần phải biết đó là kỷ luật tích cực và kỷ luật tiêu cực.
1.1 Kỷ luật tích cực
Là mọi cá nhân có thể tự ý thức và có trách nhiệm trong việc chấp hành theo các quy tắc của Doanh nghiệp để cùng hoàn thành mục tiêu chung. Điều này có thể đạt được nếu nhà quản lý áp dụng các hình thức lãnh đạo phù hợp kết hợp với các quy tắc của động lực tích cực.
Ngoài ra, kỷ luật tích cực có mối liên kết mật thiết trong việc tạo nên một nền văn hóa doanh nghiệp mà trong đó tất cả mọi người sẽ tự hình thành cho mình các nguyên tắc riêng.
1.2 Kỷ luật tiêu cực
Kỷ luật tiêu cực hay còn được gọi là kỷ luật trừng phạt. Theo đó, những hình phạt được đặt ra nhằm buộc người lao động phải chấp hành làm theo các quy tắc của tổ chức. Mục tiêu chính của kỷ luật tiêu cực đó là đảm đảo cho các nhân viên trong tổ chức sẽ không vi phạm lỗi hoặc tái phạm các quy định của công ty.
Từ hai khái niệm về kỷ luật đã được nêu trên, tiếp đến chúng ta có thể hiểu rõ sâu hơn về kỷ luật trong Doanh nghiệp.
2. 3 vai trò của tính kỷ luật trong công việc
Mọi cá nhân khi làm việc ở bất kỳ môi trường nào thì đều cần phải có tính kỷ luật, cho dù là hoạt động cá nhân hay làm việc trong một tổ chức thì việc phải đề ra những quy tắc để tuân thủ là điều rất quan trọng. Vì nó đảm bảo mọi thứ có thể diễn ra một cách trôi chảy nhất.
Vai trò của tính kỷ luật trong công việc được thể hiện qua 3 góc độ như sau :
2.1 Ở góc độ cá nhân
- Kỷ luật mang đến sự an toàn cho mọi cá nhân trong các Doanh nghiệp khi họ luôn cố gắng hoàn thiện bản thân, thúc đẩy bản thân nỗ lực hơn.
- Tăng năng suất làm việc của cá nhân, và duy trì hiệu suất này trong thời gian dài.
- Phát triển năng lực của các cá nhân và đem đến cảm giác hài lòng với chính bản thân mình.
2.2 Ở góc độ của nhóm làm việc
- Đảm bảo được mọi người làm việc nhóm phải mang lại hiệu quả cao và đoàn kết với nhau hơn.
- Bầu không khí làm việc có kỷ luật sẽ luôn là kết quả mấu chốt dẫn đến sự tiến bộ của tất cả tập thể mọi người.
- Thúc đẩy các cá nhân làm việc năng suất và tinh thần trách nhiệm hơn khi hoàn thành nhiệm vụ công việc nhằm đạt được các mục tiêu đề ra một cách dễ dàng hơn.
2.3 Ở góc độ của một tổ chức
- Nâng cao năng suất và chất lượng lên cao hơn.
- Luôn đảm bảo giúp cho Doanh nghiệp đạt được lợi nhuận tối đa.
- Đảm bảo Doanh nghiệp có được những lợi ích toàn diện về mọi mặt.
- Hạn chế tối đa những thứ không cần thiết và tối ưu hóa những chi phí trong tổ chức.
- Phát triển và duy trì những nét văn hóa trong tổ chức, xây dựng hình ảnh tổ chức.
3. 4 đặc trưng của tính kỷ luật trong công việc
Là một đức tính quan trọng, tính kỷ luật có 4 đặc trưng chính sau đây:
- Tự giác tuân thủ quy định: Người có tính kỷ luật luôn nghiêm túc tuân thủ các quy định, quy trình làm việc của công ty. Họ hiểu rõ tầm quan trọng của việc làm theo đúng quy định để đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả trong công việc.
- Chịu trách nhiệm cao và tự giác: Nhân viên có kỷ luật hiểu được nên làm gì nếu xảy ra sai phạm và nhận thức được trách nhiệm với mỗi công việc họ làm. Họ sẵn sàng tuân theo các quy định của công ty nếu có quyết định không đúng ảnh hưởng đến tập thể.
- Sẵn sàng học hỏi và kiên trì: Khi gặp khó khăn, người có tính kỷ luật không dễ dàng bỏ cuộc mà luôn tìm cách vượt qua. Họ kiên trì theo đuổi mục tiêu đã đặt ra. Họ luôn tìm kiếm cơ hội để học hỏi và nâng cao kiến thức, kỹ năng của bản thân.
- Biết đưa bản thân vào guồng quay: Người kỷ luật luôn tự khuyến khích và thúc đẩy bản thân, nhắc nhở về mục tiêu và tạo quyết tâm không bỏ cuộc.
4. Các yếu tố gây ra sự vô kỷ luật trong công việc ở nhân viên
Tuy rằng khi các cá nhân làm việc thường sẽ được rèn tính kỷ luật trong công việc tại Doanh nghiệp nhưng không phải lúc nào mọi thứ cũng sẽ diễn ra suôn sẻ như những gì đã đặt ra.
Thông thường sẽ có ba yếu tố chủ yếu gây ra vấn đề không tuân thủ tính kỷ luật trong công việc, gồm có:
4.1 Lỗi do Doanh nghiệp
- Không đánh giá kỹ lưỡng về tính cách của các ứng cử viên trong tuyển dụng như thái độ làm việc, tính cách hòa hợp với người khác, tính kiên nhẫn, tính ham học hỏi,… dẫn đến khi nhân viên đi làm đã bộc lộ những tính cách tiêu cực hoặc không phù hợp gây ra sự vô kỷ luật.
- Không đề ra những quy tắc ứng xử đúng đắn khiến nhân viên sẽ cảm thấy hoang mang trong việc ứng xử những cảm xúc, hành vi dẫn đến gieo rắc những tiềm ẩn vô kỷ luật trong tổ chức.
- Điều động nhân viên vào những vị trí không phù hợp với năng lực cá nhân từ đó khiến họ dần cảm thấy chán nản và dần trở nên thiếu trách nhiệm với công việc của mình.
- Lỗi do Doanh nghiệp có những nhà quản lý cấp cao dần trở nên độc địa, ích kỷ, không đủ năng lực điều hành tổ chức sẽ khiến cho trong mắt các nhân viên cấp dưới họ không còn đáng tin cậy, thậm chí là xem thường dẫn đến sự vô kỷ luật trong công ty.
- Khi Doanh nghiệp cứ áp đặt những quy tắc kỷ luật một cách vô tội vạ lên các nhân viên của mình sẽ dẫn đến trường hợp phản tác dụng khiến họ cấu kết với nhau gây phản động dẫn đến hậu quả là vô kỷ luật trong tổ chức.
- Có những Doanh nghiệp thiết lập hệ thống gián điệp trong chính tổ chức khiến các nhân viên nghi ngờ lẫn nhau vô tình tạo ra cuộc chiến nội bộ, chia rẽ, kết bè phái với nhau.
- Các nhà quản lý cấp cao trong tổ chức đánh giá năng suất làm việc của nhân viên một cách thiếu minh bạch, thiên vị dựa vào một số yếu tố như: tôn giáo, ngoại hình, tuổi tác,… khiến nhân viên cảm thấy bực bội, uất ức, khó chịu,… dẫn đến hậu quả là các nhân viên thù ghét lẫn nhau.
- Lỗi do các tổ chức thường phớt lờ đi những lời khiếu nại của cấp dưới làm cho họ cảm thấy thất vọng, mất lòng tin vào công ty.
4.2 Do yếu tố cá nhân
Sẽ tồn tại một số những cá nhân có tính cách đặc biệt do môi trường mà họ được nuôi dưỡng có sự khác biệt lớn so với người khác như là từ cách suy nghĩ, tư tưởng, phương pháp giáo dục, trải nghiệm, niềm tin,…
Những cá nhân có xu hướng không chấp hành tính kỷ luật trong công việc, có những đặc điểm như sau:
- Những nhân viên có tính cách lập dị, không theo những tiêu chuẩn nhất định thường sẽ không tuân theo quy tắc của công ty thậm chí là vi phạm kỷ luật.
- Những cá nhân có những nhận thức khác nhau về kỷ luật cũng như sự khen thưởng cũng sẽ cho ra những phản ứng khác nhau, tệ hơn là khi nhân viên cảm thấy phần thưởng không xứng đáng với công sức của họ thì cảm xúc sẽ trở nên tồi tệ có thể dẫn đến những hành động vô kỷ luật.
- Mỗi một người đều có tính chất công việc, giá trị đạo đức nghề nghiệp khác nhau khiến xu hướng làm việc và sự tôn trọng với công việc cũng có sự chênh lệch, điều này cũng có thể gây ra sự vô kỷ luật.
4.3 Do yếu tố môi trường
Có thể thấy xã hội chính là nơi hình thành nên tính kỷ luật của các Doanh nghiệp. Các vấn đề vô kỷ luật xuất hiện ở khắp mọi nơi trong xã hội như: từ gia đình, trường học, tổ chức tôn giáo,… khiến nó cũng vô tình trở thành cái “khuôn mẫu” mà các tổ chức Doanh nghiệp khó lòng loại bỏ được.
5. Các hình thức kỷ luật nhân viên phổ biến trong Doanh nghiệp
Khi các nhân viên trong tổ chức gây ra sự vô kỷ luật thì việc thi hành các hình thức kỷ luật là điều hiển nhiên nhằm mục đích răn đe để đưa các nhân viên trở lại với khuôn mẫu mà công ty đề ra. Thông thường sẽ có hai loại hình thức kỷ luật phổ biến:
5.1 Kỷ luật nhẹ
Bị khiển trách bằng lời nói
Đây là hình thức khiển trách với mức độ nhẹ nhất khi các quản lý cấp cao chỉ đưa ra lời cảnh báo, lời phàn nàn nếu nhân viên gây ra những lỗi nhẹ như là lơ là công việc, ngủ quên hoặc thiếu tập trung.
Bị khiển trách bằng văn bản
Đây là kiểu hình thức bắt nhân viên tường trình giải thích và ký tên thừa nhận lỗi lầm dù cho họ có chấp nhận hay không. Trường hợp nếu họ không chịu ký tên thì nhà quản lý sẽ làm chứng và ký tên xác nhận với nhân viên đã bị cảnh cáo. Hình thức này là cơ sở để lưu trữ, xem xét quyết định lương, thưởng sau này.
Bị khiển trách bằng hình thức đình chỉ
Khi nhân viên phạm lỗi thì thường sẽ bị đình chỉ trong khoảng thời gian ngắn: một ngày, thậm chí vài ngày tùy theo mức độ và những ngày đình chỉ sẽ không được tính lương.
Có vài trường hợp đặc biệt khi bị đình chỉ vẫn được nhà quản lý trả lương cho những ngày đó, lý do là vì đây được xem như là một giải pháp giúp nhân viên hiểu ra sai lầm của bản thân và sửa chữa nó.
Mất quyền lợi
Một kiểu hình thức kỷ luật cũng rất hay được áp dụng trong Doanh nghiệp đó là cắt đi một số đặc quyền của nhân viên khi phạm lỗi như: giờ giải lao, ngày nghỉ, những ưu tiên trong công việc,…
Bị chuyển đơn vị công tác
Nhân viên phạm lỗi cũng có thể bị quản lý cho chuyển tới những bộ phận hoặc đơn vị công tác khác xa hơn với tính chất công việc có thể khó khăn hơn như một lời gián tiếp cảnh cáo nhân viên đó phải sửa đổi nếu muốn quay về vị trí cũ.
5.2 Kỷ luật nghiêm trọng
Cắt giảm lương
Đây là một trong những kiểu kỷ luật được áp dụng phổ biến nhất và cũng là hình thức phạt nặng nề nhất đối nhân viên. Việc bị cắt giảm lương sẽ khiến họ bị ảnh hưởng rất nhiều đến sinh hoạt cá nhân và cả tâm lý làm việc nên doanh nghiệp cần cân nhắc về mức phạt.
Giáng chức
Nếu nhân viên trong Doanh nghiệp không có thái độ làm việc đúng đắn hay không có năng lực để gánh vác được vị trí đó thì họ sẽ bị giáng chức xuống cấp bậc thấp hơn.
Bị đình chỉ cho đến khi có kết quả điều tra
Kiểu hình thức phạt này xảy ra khi nhân viên đã vi phạm lỗi rất nghiêm trọng dẫn đến bị đình chỉ khi kết quả điều tra rõ ràng. Trong khoảng thời gian bị đình chỉ họ sẽ không nhận được bất kỳ đồng lương nào cả mà chỉ được hỗ trợ chi phí đủ cho sinh hoạt mà thôi.
Bị sa thải
Đây là mức độ kỷ luật cao nhất trong trong hệ thống kỷ luật nhân viên khi họ đã phạm phải những lỗi lầm cực kỳ nghiêm trọng gây thiệt hại to lớn đến lợi ích Doanh nghiệp. Một khi bị sa thải thì sau này nhân viên đó sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc xin việc do danh tiếng cá nhân đã bị ảnh hưởng khiến nhiều nhà tuyển dụng khác lo ngại. Cho nên việc sa thải không thể tự ý quyết định được mà các nhà quản lý nên đánh giá lại họ một cách kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
6. 5 bước xây dựng tính kỷ luật trong công việc ở Doanh nghiệp
6.1 Nắm rõ các quy định của pháp luật về tính kỷ luật trong công việc
Mỗi Doanh nghiệp thường sẽ có những quy tắc riêng phù hợp được đặt ra nhằm hướng tới nhân viên đạt được các mục tiêu phát triển công ty nhưng đôi khi những quy tắc đó sẽ làm cho cả bên Doanh nghiệp và người lao động gây ra những tranh cãi.
Cho nên, để tránh cho những Doanh nghiệp và những người lao động rơi vào tình huống xấu nhất thì nhà nước sẽ đặt ra những quy định chung nhằm giúp cho cả hai bên đảm bảo được về quyền lợi cũng như trách nhiệm.
Việc nắm chắc các quy định pháp luật sẽ giúp bạn rất nhiều trong các trường hợp như nhân viên tự ý hủy hợp đồng, nhân viên đòi khởi kiện công ty,…
6.2 Minh bạch các quy tắc về tính kỷ luật trong công việc với nhân viên
Khi Doanh nghiệp đề ra những quy tắc đối với nhân viên, qua đào tạo nội bộ, cần phải thông báo rõ ràng, minh bạch với các cấp dưới về những quy định phổ biến chung như:
- Thời gian bắt đầu và kết thúc hợp đồng lao động.
- Thái độ cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Những quy tắc cơ bản trong công sở, bao gồm sử dụng các tài sản chung, tác phong làm việc,…
- Nêu ra những hành vi không đúng đắn để ngăn chặn những điều gây bất lợi cho tổ chức.
6.3 Thiết lập các quy tắc cho nhà quản lý cấp trung
Đối với các nhà quản lý cấp trung thì các quan chức cấp cao hơn cũng cần phải xử lý những tình huống mà quản lý cấp trung đó vi phạm. Nhà quản lý cấp trung thường phải đối mặt với nhiều tình huống phức tạp và thay đổi nhanh chóng. Vì vậy, các quy tắc dành cho họ cần có tính linh hoạt, cho phép họ có không gian để đưa ra quyết định phù hợp với từng tình huống cụ thể.
6.4 Ra quyết định về hình thức kỷ luật sẽ áp dụng
Mỗi Doanh nghiệp đều có những nhà lãnh đạo có tính cách riêng biệt, những mục tiêu, tầm nhìn khác biệt nên việc đưa nhân viên vào khuôn khổ mà công ty hướng tới thông qua những những hình thức kỷ luật cũng sẽ khác nhau.
Các nhà lãnh đạo có thể tham khảo những hình thức kỷ luật và quyết định đặt ra những mức độ kỷ luật nặng hoặc nhẹ nhằm giúp nhân viên nhận ra lỗi lầm và sửa chữa, tuân thủ tính kỷ luật trong công việc.
Quá trình kỷ luật là một vấn đề phức tạp, đặc biệt đối với các cá nhân vi phạm nghiêm trọng gây ảnh hưởng lớn. Tùy vào tính chất, hội đồng kỉ luật và các cá nhân viên quan đến các bên. Ví dụ như, với vi phạm nhẹ, có thể chỉ người lao động và quản lý trực tiếp tự trao đổi. Tuy nhiên, ở mức cao hơn, cần có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao và phụ trách nhân sự.
6.5 Lưu các tài liệu liên quan đến việc kỷ luật nhân viên
Trường hợp khi phải kỷ luật nhân viên bằng hình thức sa thải hay những việc có liên quan đến vấn đề pháp lý thì lúc đó các tổ chức nên lưu trữ trước những hồ sơ, tài liệu dính dáng tới họ để làm bằng chứng.
Các tài liệu đó sẽ bao gồm :
- Hồ sơ cá nhân của nhân viên: Đây là những loại tài liệu bảo mật về các giấy tờ đánh giá năng suất và thái độ làm việc của nhân viên, những cuộc ghi âm cảnh cáo trong những lần vi phạm lỗi. Đây sẽ là những tài liệu cần thiết khi tiến hành kỷ luật nhân viên.
- Văn bản cảnh cáo: Áp dụng những văn bản cảnh cáo đối với những nhân viên vi phạm, đây là những bằng chứng cho nhân viên cảm nhận được bản thân đã vi phạm rất nặng và có thể sa thải nếu không chịu thay đổi.
- Những lưu ý trước khi áp dụng kỷ luật nhân viên.
Trước khi áp dụng những hình thức kỷ luật với nhân viên thì các nhà quản lý cần phải chú ý một số điều như sau:
- Tìm hiểu rõ vấn đề, lỗi sai của nhân viên đó.
- Nắm rõ được mức độ nghiêm trọng của vấn đề mà nhân viên đó vi phạm.
- Tần suất phạm lỗi của nhân viên.
- Chuẩn bị những bằng chứng liên quan đến vấn đề.
- Các quy trình điều tra phải được làm rõ ràng, minh bạch.
- Tham khảo ý kiến từ những chuyên viên cấp cao khác để đưa ra hình thức kỷ luật phù hợp, công bằng.
Một trong những lý do kỷ luật mà nhân viên hay gặp liên quan đến việc chuyên cần, lễ phép và giờ giấc. Đây là một trong những vấn đề mà quản lý nhân sự hay gặp phải. Phần mềm chấm công fCheckin của Fastdo là giải pháp hoàn hảo cho việc thiết lập tính kỷ luật và thưởng phạt hiệu quả trong Doanh nghiệp. Phần mềm có đầy đủ những tính năng 3 trong 1 CHẤM CÔNG – ĐƠN TỪ – BẢNG CÔNG giúp nhà quản lý theo dõi thời gian làm việc từ xa như chấm công trên điện thoại, bảng công tự động và lịch sử chấm công chi tiết,…
Bên cạnh đó phần mềm chấm công fCheckin còn tạo cơ hội cho việc thiết lập chính sách thưởng phạt dựa trên dữ liệu thực tế. Điều này giúp tạo động lực cho nhân viên tuân thủ chấm công và quy tắc làm việc, đồng thời thúc đẩy tính kỷ luật và hiệu suất làm việc trong tổ chức.
Điều quan trọng khi thiết lập kỷ luật trong công việc là tính đồng thuận cao của nhân sự. fCheckin là phần mềm dễ dàng sử dụng với khả năng linh hoạt cao nên mang lại trải nghiệm sử dụng tiện dụng, nhân sự vui thích khi dùng hơn. Nhấn vào đây để nhận tư vấn miễn phí từ chuyên gia về phần mềm:
Nói tóm lại, tính kỷ luật trong công việc là một phần không thể thiếu trong mọi tổ chức, nó là một trong những yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của mỗi Doanh nghiệp. Fastdo hy vọng bài viết này sẽ mang lại cho bạn những thông tin hữu ích nhất để xây dựng tính kỷ luật trong công việc một cách hiệu quả nhất.
>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT SAU:
