Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đang là vấn đề được rất nhiều Doanh nghiệp quan tâm. Công ty bạn có chiến lược kinh doanh cụ thể, hiệu quả cùng với một đội ngũ nhân viên ưu tú. Tuy nhiên, bạn có khẳng định được rằng những quy định đặt ra được mọi người tuyệt đối thực hiện và mang lại hiệu quả hay không?
Hãy cùng Fastdo tìm ra giải pháp của những vấn đề này thông qua thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ ở bài viết dưới đây nhé!
1. Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?
Hệ thống kiểm soát nội bộ là các hoạt động, kế hoạch hay nội quy được ban lãnh đạo đề ra. Mục đích là để các thành viên tuân thủ thực hiện nhằm đảm bảo cho hoạt động quản lý hiệu quả, đặc biệt là đạt được mục tiêu đề ra một cách hợp lý. Có thể hiểu rằng, hệ thống kiểm soát nội bộ chính là tổng hợp những gì công ty cần thực hiện để có thể vận hành tổ chức hiệu quả nhất.
Thay vì đo lường kết quả theo số liệu, hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ hỗ trợ Doanh nghiệp trong việc giám sát cách vận hành của nhân sự, hệ thống, chính sách, các phòng ban trong tổ chức. Từ đó, ban lãnh đạo có thể xác định được các vấn đề tiềm ẩn và đề xuất giải pháp khắc phục kịp thời. Do đó, việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ rất cần thiết đối với tổ chức.
>>> ĐỌC THÊM: 4 cách quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả [Kèm kinh nghiệm]
2. 3 nhóm mục tiêu chính của hệ thống kiểm soát nội bộ
Dưới đây là các nhóm mục tiêu của hệ thống kiểm soát trong nội bộ mà Doanh nghiệp luôn hướng tới:
- Nhóm mục tiêu về hoạt động: Thể hiện thông qua việc sử dụng các nguồn lực nội bộ, bao gồm các nguồn như nhân lực, vật lực và tài lực.
- Nhóm mục tiêu về báo cáo: Bao gồm các báo cáo tài chính và phi tài chính, phục vụ cho các đối tượng nội bộ lẫn bên ngoài công ty sử dụng. Mục tiêu là để đảm bảo tính trung thực, hợp lý của báo cáo mà đơn vị đã tạo ra.
- Nhóm mục tiêu về tuân thủ: Đây là việc tuân thủ các quy định của pháp luật cũng như điều lệ mà công ty đặt ra.
>>> XEM THÊM: 3 cách tính hàng tồn kho nhanh, chính xác cho dân kế toán
3. Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hiện nay, việc quản lý của một số công ty còn lỏng lẻo, đặc biệt đối với các công ty gia đình nhỏ hay những công ty phần quyền điều hành nhưng thiếu sự giám sát chặt chẽ. Từ đó cho thấy rằng vai trò của kiểm soát nội bộ là rất quan trọng và cấp thiết. Cụ thể:
- Giảm bớt những rủi ro có khả năng xảy ra trong kinh doanh như sai sót của một bộ phận lại gây nên thiệt hại, rủi ro làm chậm tiến độ kế hoạch đã đề ra, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm,…
- Bảo vệ tài sản công ty tránh bị hư hỏng, mất mát, gian lận, trộm cắp…
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu tài chính,
- Đảm bảo rằng mọi thành viên đều tuân thủ nội quy của công ty, các quy định của pháp luật,
- Sử dụng tối ưu nguồn lực và thực hiện được mục tiêu đề ra,
- Bảo vệ ngày càng tốt hơn về quyền lợi và tạo dựng lòng tin với các nhà đầu tư, cổ đông.
- Tăng tính hiệu quả về mặt điều hành, công tác quản lý, hiệu quả kinh doanh của công ty. Cụ thể, những quyết định, chính sách phải đem đến kết quả, kinh doanh thu được lợi nhuận cao.
>>> CẬP NHẬT NGAY: Tất tần tật về lưu đồ quy trình mua hàng của Doanh nghiệp
4. 5 thành phần cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
Tùy thuộc vào loại hình hoạt động và quy mô của Doanh nghiệp mà hệ thống kiểm soát nội bộ được áp dụng khác nhau. Tuy nhiên về cơ bản, hệ thống này phải có 5 thành phần cơ bản như:
- Môi trường kiểm soát:
Đây là yếu tố ảnh hưởng đến sự vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ngoài ra, môi trường kiểm soát còn là yếu tố tác động đến nhận thức của các thành viên về tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Ví dụ: Nhận thức của nhà quản lý về đạo đức nghề nghiệp, các quy chế, nội quy trong quá trình hoạt động của Doanh nghiệp. Doanh nghiệp sở hữu môi trường kiểm soát tốt sẽ tạo nền tảng vững chãi cho sự hiệu quả của hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Biện pháp xác định rủi ro:
Bất kỳ công ty nào cũng có thể bị ảnh hưởng do các rủi ro xuất hiện từ yếu tố bên trong hay bên ngoài. Do vậy, hệ thống kiểm soát phải xác định trước rủi ro để giúp tổ chức không rơi vào tình thế bị động khi nó xảy ra. Điều này sẽ giúp Doanh nghiệp không bị thiệt hại quá lớn khi rơi vào tình thế bất lợi và cũng dễ dàng vượt qua khó khăn hơn.
- Các yếu tố bên trong:
Đó là các yếu tố liên quan đến việc quản lý thiếu minh bạch, bỏ qua đạo đức nghề nghiệp. Ngoài ra, nó còn liên quan đến hệ thống máy móc, trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, không thay đổi kịp với sự phát triển,… Khi nhận thức được những tồn tại đang hiện hữu trong đơn vị, Doanh nghiệp sẽ tìm ra các giải pháp nhằm xử lý kịp thời và hạn chế các vấn đề tiêu cực khác
- Các yếu tố bên ngoài:
Đó là tiến bộ công nghệ, thói quen mua sắm của người tiêu dùng và đối thủ cạnh tranh hay các đạo luật, chính sách mới được áp dụng… Trong quá trình kinh doanh, Doanh nghiệp sẽ không thể tránh khỏi các nhân tố khách quan tác động đến sự phát triển của đơn vị. Do vậy khi hệ thống kiểm soát hoạt động tốt, những tác nhân đó sẽ không còn là vấn đề quá lớn nữa.
- Yếu tố giám sát và thẩm định:
Là quá trình theo dõi, đánh giá chất lượng nhằm đảm bảo việc kiểm soát nội bộ được triển khai, điều chỉnh để thích ứng với thay đổi hoặc nâng cấp để tốt hơn.
5. Mẹo giúp hệ thống kiểm soát nội bộ vận hành hiệu quả
Hầu như sẽ không tồn tại công thức chung để Doanh nghiệp có thể khắc phục những nhược điểm của hệ thống kiểm soát trong tổ chức. Thay vào đó, công ty cần linh hoạt trong việc đề ra giải pháp ứng với từng thực trạng tổ chức.
Bộ phận kiểm soát hệ thống nội bộ ở mỗi Doanh nghiệp sẽ khác nhau theo quy mô của tổ chức. Ở công ty lớn, kiểm soát nội bộ do giám đốc tài chính phụ trách. Các đơn vị nhỏ thì sẽ do giám đốc điều hành thực hiện. Sau đây là một số mẹo giúp vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả hơn:
Thiết lập quy trình quản lý duyệt chi, sổ sách nghiêm ngặt
Bạn không nên để kế toán trưởng vừa là người duyệt chi, vừa là người ghi sổ sách. Một quy trình quản lý chặt chẽ bao gồm các tiến trình sau đây:
- Bất kỳ phòng ban nào có nhu cầu chi tiêu đều phải có giấy đề xuất được chuyển đến người có quyền kiểm duyệt khoản thu chi.
- Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền thì kế toán lập phiếu chi.
- Cuối cùng thủ quỹ xác nhận chi tiền cho phòng bang đề xuất khoản chi.
Đề xuất biện pháp hạn chế thất thoát tài sản tổ chức
Một vấn đề hay gặp phải đối với hoạt động giám sát nguyên vật liệu là tình trạng mất cắp tài sản. Để hạn chế được tình trạng nhân viên ăn cắp tài sản công ty thì các bên liên quan đến giám sát nguyên vật liệu phải kiểm tra đột xuất thường xuyên. Những người đảm nhận nhiệm vụ này nên được hưởng một khoản lương cao.
Đồng thời, nếu như người giám sát đang có dấu hiệu gian lận hay ăn chênh với nhà cung cấp thì lập tức người này sẽ bị sa thải. Bên cạnh đó, để tránh tình trạng mất cắp tài sản công ty, Doanh nghiệp nên có những kênh thông tin riêng của mình để giám sát hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu.
Đầu tư cho quy trình kiểm soát chéo hệ thống bán hàng, kế toán và thủ kho
Ngoài ra, bạn cần tập trung quan tâm đến quy trình kiểm soát chéo hệ thống bán hàng, kế toán và thủ kho. Đây là quá trình quan trọng và không thể tách rời trong quy trình mua bán.
Bộ phận bán hàng chính là đầu mối quan trọng để có thể chốt đơn giá với khách đặt hàng. Bạn nên quy định rõ khung giá cho nhân viên bán hàng hoặc trình lên phía bán giám đốc để được xét duyệt.
Sau đó nhân viên bán hàng mới được chấp thuận có phiếu xuất chuyển qua đội thủ kho. Trên tờ phiếu phải có chữ ký của các bên liên quan như trưởng phòng hoặc phó phòng. Khi đã được ủy quyền, thủ kho mới có quyền xuất hàng và ký vào đó.
Đảm bảo nhà quản lý tuân thủ các nguyên tắc quan trọng
Để đảm bảo bộ máy vận hành một cách tốt nhất, các nhà quản lý phải tuân thủ một số nguyên tắc sau đây:
- Sự liêm chính nhất thiết phải được đề cao hàng đầu trong văn hóa Doanh nghiệp,
- Đạo đức nghề nghiệp và những trách nhiệm liên quan đến công việc,
- Xác định những hoạt động mang nguy cơ rủi ro cao,
- V..V
Bên cạnh đó, để hệ thống kiểm soát nội bộ được vận hành mượt mà, Doanh nghiệp cần quan tâm và đánh giá đến sự hiệu quả của từng thành phần cơ bản của hệ thống. Cùng tìm hiểu những tiêu chí dưới đây để đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động một cách hiệu quả nhất.
5.1 Yếu tố môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát được đánh giá là tốt khi các yếu tố sau được đảm bảo:
- Ban hành các quy tắc, chuẩn mực kể cả quy định xử phạt dưới dạng văn bản. Điều này sẽ tránh trường hợp khi có mâu thuẫn xảy ra mà không có căn cứ để phân định lỗi của các bên.
- Cần phải phổ biến các quy tắc, chuẩn mực đến từng bộ phận và yêu cầu nhân viên ký bản cam kết tuân thủ.
- Đảm bảo về tư cách đạo đức, gương mẫu của ban lãnh đạo, nhằm để nhân viên học tập và noi theo.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, nhằm đảm bảo việc quản lý, triển khai các hoạt động phải chính xác, kịp thời có hiệu quả.
- Đầu tư và sở hữu bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo chuẩn mực kiểm toán Nhà nước và quốc tế.
- Xây dựng hệ thống văn bản, quy định hướng dẫn về hoạt động quản lý tổng thể cũng như hoạt động giải ngân.
- Xây dựng hệ thống văn bản thống nhất về quy định tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, lương, phụ cấp cho nhân viên.
- Đầu tư vào việc xây dựng bản mô tả công việc, cần đảm bảo quy định rõ các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cho từng vị trí trong Doanh nghiệp
- Không được đặt ra những chuẩn mực thiếu thực tế, chính sách bất hợp lý, nhằm tạo cơ hội cho các hành vị gian dối, vô kỷ luật trong tổ chức.
- Cần áp dụng bộ quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp được chấp nhận đối với loại hình kinh doanh của mình nhằm đảm bảo kết quả kiểm toán phải tuyệt đối chính xác.
- Doanh nghiệp nên thường luân chuyển nhân sự ở các vị trí cần thiết. Quan tâm đến quyền lợi của những người làm việc ở các vị trí độc hại, nặng nhọc theo quy định.
5.2 Yếu tố đánh giá rủi ro
Việc đánh giá rủi ro được xem là đạt hiệu quả khi thỏa mãn các nội dung sau đây:
- Ban lãnh đạo có chính sách khuyến khích nhân viên phát hiện, đánh giá các vấn đề đang xảy ra có thể ảnh hưởng đến lợi ích chung.
- Doanh nghiệp phải đặt ra các biện pháp, kế hoạch và hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác động của rủi ro đến một giới hạn nhất định, có thể chấp nhận được.
- Doanh nghiệp đề ra các mục tiêu cụ thể cũng như để nhân viên có thể dựa vào đó để triển khai công việc.
5.3 Yếu tố hoạt động kiểm soát
Chất lượng các bộ phận của kiểm soát nội bộ được coi là tốt nếu đảm bảo được các tiêu chí sau:
- Doanh nghiệp đã đặt ra các định mức để xác định tài chính và đánh giá hiệu quả hoạt động.
- Công ty tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn. Đồng thời đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số đề ra để điều chỉnh kịp thời.
- Quyền hạn, trách nhiệm ở các khâu cấp phép, phê duyệt các vấn đề tài chính, Kế toán và Thủ kho được phân định rõ ràng.
- Doanh nghiệp ban hành văn bản quy định cụ thể người có quyền hay được uỷ quyền phê duyệt một vấn đề tài chính nào đó.
- Doanh nghiệp lưu giữ các chứng cứ ở dạng văn bản. Điều này nhằm làm căn cứ để xác định được ai có trách nhiệm khi có sai phạm xảy ra.
- Đơn vị có cơ chế giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị. Đây là hành động nhằm hạn chế mất mát, hao hụt, hay sử dụng không đúng mục đích của tài sản công ty.
- Doanh nghiệp cần có biện pháp rõ ràng trong việc cấm hay ngăn chặn các lãnh đạo cấp cao sử dụng tài sản của công ty vào mục đích cá nhân.
5.4 Yếu tố hệ thống thông tin và truyền thông
Chất lượng của hệ thống thông tin và truyền thông sẽ hiệu quả khi tuân theo nội dung sau:
- Doanh nghiệp nên tổ chức thường xuyên các buổi họp cập nhật những thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền trong công ty đều biết và có phương pháp triển khai công việc một cách hiệu quả hơn.
- Hệ thống truyền thông rõ ràng và cụ thể những kế hoach chi tiết đến từng nhân viên ở mọi cấp độ.
- Doanh nghiệp thiết lập các kênh thông tin nóng nhằm báo cáo các hành vi và sự việc có thể gây hại đến công ty.
- Doanh nghiệp cài hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập của những người không có thẩm quyền.
- Đơn vị tiến hành xây dựng chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, ứng cứu sự cố khi mất thông tin dữ liệu.
5.5 Yếu tố hệ thống giám sát và thẩm định
Quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiểm soát nội bộ hoạt động tốt nếu:
- Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo để phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu và kế hoạch đã định từ trước. Mục đích chính của việc này để có giải pháp để triển khai một cách phù hợp hơn.
- Việc kiểm toán do người có chuyên môn cao thực hiện. Người này sẽ báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và ban lãnh đạo.
- Những khiếm khuyết được phát hiện bởi kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập sẽ báo cáo kịp thời với cấp trên, ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc.
- Mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về vi phạm nội quy, quy định sẽ báo cáo ngay cho Doanh nghiệp.
Nếu hệ thống kiểm soát Doanh nghiệp có đủ năm thành phần và tất cả những nội dung trên được đảm bảo thì chắc chắn mang lại những lợi ích to lớn cho đơn vị.
6. Nguyên lý hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ giám sát tất cả hoạt động của hệ thống quản lý công ty. Mục đích là đưa ra quy định, giải pháp, hướng dẫn các nhân tố có khả năng tác động đến hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.
Hệ thống kiểm soát gồm thủ tục quản lý trang thiết bị, công cụ sản xuất kinh doanh của công ty và thông tin người sẽ thực hiện. Sau đó các thông tin được ghi lại dưới dạng biểu đồ mô tả, tường thuật hoặc kết hợp nhằm đưa ra một hình ảnh cụ thể phục vụ công tác kiểm soát.
Phòng kiểm soát nội bộ là một bộ phận của bộ máy điều hành. Phòng có chức năng hỗ trợ giám đốc, giám sát hoạt động trong công ty. Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát. Qua đó đề xuất giải pháp đảm bảo cho các hoạt động được an toàn đúng pháp luật.
7. Nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ
Quy đinh về hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO (2013) đã chỉ ra rằng, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ thực sự mang lại một sự đảm bảo hợp lý nhất định. Ngay cả khi xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo thì yếu tố quan trọng nhất mà Doanh nghiệp cần quan tâm vẫn là con người. Điều này xuất phát từ một số nguyên nhân như:
- Những hạn chế từ chính bản thân của người nhân viên như sự cố ý, chủ quan, đãng trí, thiếu kiến thức, hiểu biết…
- Sự thông đồng giữa các nhân viên hay của chính nhà lãnh đạo. Đây chính là hành động để qua mặt hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Hầu hết các nhà quản lý sẽ không muốn bỏ ra chi phí lớn hơn những lợi ích mà hệ thống kiểm soát có thể mang lại. Ví dụ, Ban lãnh đạo sẽ cân nhắc và loại trừ chi phí để hạn chế gian lận nếu nó lớn hơn những chi phí mà tổ chức có thể thất thoát do hành vi gian lận của nhân sự.
- Vì hệ thống kiểm soát nội bộ do ban quản lý điều hành. Do đó, sự lạm quyền của nhà quản lý có thể làm cho quy định không ảnh hưởng đến họ mà chỉ tác động đến các nhân viên cấp dưới.
8.4 Dấu hiệu cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ đang bất ổn
Nếu bạn nhận thấy ở bộ phận kiểm soát nội bộ của công ty mình đang tồn tại một trong những dấu hiệu dưới đây, hãy ngay lập tức xây dựng cơ chế để điều chỉnh kịp thời. Từ đó, hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ hoạt động hiệu quả hơn:
- Đơn vị không có quy trình hoạt động cụ thể bằng văn bản, công việc chỉ được chỉ đạo theo “khẩu lệnh”. Một vài trường hợp có lúc nhớ thì kiểm tra, khi quên lại thôi.
- Khi nhân viên mà chấp nhận làm việc không công. Đây có thể là manh mối cho thấy nhân viên đang lợi dụng “lỗ hổng” nào đó trong hệ thống quản lý để trục lợi.
- Có sự chồng chéo giữa các phòng ban, thiếu sự trao đổi thông tin. Khi có sai sót xảy ra thì các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm với nhau.
- Không minh bạch rõ ràng về các khoản tài chính công ty. Ví dụ như bạn không biết được khoản lỗ lãi trên giấy tờ hợp đồng của công ty. Điều này cho thấy hệ thống kiểm soát của bạn đang có trục trặc, cần xử lý ngay.
9. 3 Ví dụ chi tiết về Hệ thống quy trình kiểm soát nội bộ
Dưới đây là 3 ví dụ chi tiết về hệ thống quy trình kiểm soát nội bộ. Mọi người có thể tham khảo để áp dụng cho Doanh nghiệp mình.
9.1 Kiểm soát việc hạch toán bán hàng bằng tiền mặt
Rủi ro: Thủ quỹ hoặc thu ngân làm thất thoát tiền mặt trong công tác bán hàng trước khi được ghi nhận là doanh thu.
Giải pháp: Sử dụng hóa đơn là một trong những bước quan trọng trong quá trình giao hàng với bên theo dõi hàng tồn kho và kiểm tra kho định kỳ. Điều này đảm bảo những giao dịch bán hàng được hạch toán hoàn toàn khi tiến hành giao hàng.
Đây cũng là cách để Doanh nghiệp có thể nhận ra được vấn đề nhân viên có gian lận trong quá trình giao nhận. Các Doanh nghiệp khuyến khích khách hàng nên chuyển khoản qua ngân hàng để giảm bớt các rủi ro liên quan.
Hơn nữa, việc sử dụng máy đếm tiền điện tử hoặc máy phát hành hóa đơn ở các điểm bán hàng sẽ giúp ích. Máy sẽ in ra biên lai cho khách hàng và bản ghi nội bộ về giao dịch trên tệp tin máy tính hoặc băng từ được khoá trong máy. Những tệp băng từ này không được để thủ quỹ tiếp cận.
Bên cạnh đó, mỗi Doanh nghiệp nên lập kế hoạch tiền mặt so với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép để có thể kiểm soát tối đa việc gian lận. Cuối cùng, Doanh nghiệp nên tách biệt việc ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán thu tiền trên tài khoản.
9.2 Kiểm soát việc gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp
Rủi ro: Một vấn đề mà một số Doanh nghiệp đang còn tồn tại đó là việc nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng. Chẳng hạn như một người nào đó có thẩm quyền ở trong công ty đặt hàng để sử dụng cho mục đích riêng mà vẫn có hoá đơn để công ty thanh toán.
Giải pháp: Bạn nên tách riêng chức năng đề nghị mua hàng với chức năng đặt hàng. Mọi việc mua hàng chỉ do phòng thu mua tiến hành. Phòng này phải độc lập với các bộ phận khác. Phòng thu mua chỉ đặt hàng khi nhận phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn được người có quyền ký duyệt.
Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu với số của phiếu đề nghị mua hàng. Các liên của đơn đặt hàng cần chuyển đến các phòng ban liên quan (phòng nhận hàng, phòng kế toán, phòng đề nghị mua hàng) để hỗ trợ trong việc kiểm tra nhận hàng và thanh toán.
9.3 Kiểm soát và bảo vệ hàng tồn kho
Rủi ro: Tổ chức tồn tại hành vi ăn cắp hàng tồn kho và được bao che. Bên cạnh đó, có trường hợp nhân viên cố ý hủy bỏ và che giấu các sản phẩm lỗi để tránh bị phạt.
Giải pháp: Doanh nghiệp nên tách biệt chức năng lưu giữ sổ sách hàng tồn kho và chức năng trông giữ hàng tồn kho. Hơn nữa, công ty nên bảo đảm lưu trữ vật tư và thành phẩm vào nơi an toàn có khóa và chỉ được người có thẩm quyền mới sở hữu chìa khóa.
Mọi hàng hóa nhập và xuất từ kho nhất định phải có phiếu xuất và nhập. Đặc biệt, phiếu này phải có chữ ký xác nhận của thủ kho. Các phiếu này sẽ có vai trò trong việc làm chứng từ hoạch toán và chứng từ liên quan khác khi thủ kho cập nhật vào sổ kho. Điều này nhằm mục đích hoạch toán chính xác số hành tồn kho trong sổ cái và sổ phụ.
Khi có chỉ thị của người có thẩm quyền thì thủ kho mới có quyền đồng ý xuất hàng. Chỉ thị này phải viết thành văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền. Bên cạnh đó, chỉ thị này cũng có thể kết hợp với phiếu xuất hàng. Một số hàng tồn kho yêu cầu phải dán nhãn mác, theo dõi quy mô lô hàng và công đoạn sản xuất để tránh hàng hóa bị thất lạc.
Hệ thống kiếm soát và bảo vệ hàng tồn kho bao gồm sổ sách kế toán, sổ sách sản xuất, một số loại nhãn mác và vạch mã trên hàng hóa. Quá trình di chuyển hàng hóa, sản phẩm giữa các địa điểm hoặc công đoạn sản xuất cần được chuyển giao giữa các tổ trưởng của các địa điểm hoặc công đoạn sản xuất đó.
Bên cạnh đó, công ty nên tiến hành kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu sổ kho, sổ kế toán ít nhất một tháng một lần. Nếu phát hiện bất kỳ chênh lệch nào cần phải có hướng giải quyết hợp lý.
Để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ là một việc không hề đơn giản chút nào. Tuy nhiên, nếu Doanh nghiệp bạn biết đầu tư đúng cách thì đây sẽ là yếu tố giúp đơn vị kinh doanh hoạt động đạt hiệu quả hơn. Hy vọng những thông tin mà Fastdo vừa chia sẻ sẽ mang lại nhiều giá trị đến với Doanh nghiệp!
>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:
