KIẾN THỨC QUẢN TRỊ

13 phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí, tốt nhất

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
5/5 - (3 bình chọn)

Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí là công cụ hiện đang ứng dụng rộng rãi và giữ vai trò khá quan trọng tại các doanh nghiệp. Phần mềm này có khả năng hỗ trợ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu, hồ sơ hay công văn một cách dễ dàng. Cùng Fastdo tìm hiểu chi tết về 13 phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu qua bài viết dưới đây nhé! 

>>>> XEM THÊM: 10 phần mềm quản lý doanh nghiệp online, công ty miễn phí tốt nhất

1. Phần mềm quản lý hồ sơ DocEye

Đây là phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí đáp ứng đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao mà nhiều doanh nghiệp mong muốn. Việc áp dụng phần mềm này vào quy trình quản lý hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian, nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm

  • Giúp bạn thu nhận, phân loại và chỉnh sửa thông tin tài liệu.
  • Không giới hạn tài liệu có thể quản lý và chia sẻ.
  • Độ bảo mật an toàn dữ liệu cao.
  • Cung cấp bộ tài liệu quản trị doanh nghiệp.
phần mềm quản lý hồ sơ
Phần mềm quản lý hồ sơ DocEye

>>>> XEM NGAY: 10 phan mem quan ly nhan su HRM tốt nhất hiện nay

2. Phần mềm quản lý tài liệu giaduynguyen.com

Vì sở hữu đầy đủ các chức năng quản lý công văn, giaduynguyen.vn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khá nhiều nhân lực và thời gian trong quy trình quản lý văn bản. Ngoài ra, phần mềm này còn giúp bạn có thể kịp thời trao đổi, tiếp nhận thông tin chỉ đạo từ cấp trên một cách hiệu quả.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm

  • Giúp thu nhập và phân loại các thông tin tài liệu.
  • Dữ liệu được bảo mật an toàn.
  • Có khả năng tìm kiếm và thống kê thông tin nhanh chóng.
 phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí
Phần mềm quản lý tài liệu giaduynguyen.com

3. Phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí CloudOffice

CloudOffice là phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí chuyên nghiệp nhất hiện nay. Phần mềm được thiết lập một cách khoa học và đầy đủ các chức năng như trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản hay điều hành công việc trực tiếp qua máy tính. Đồng thời phần mềm này còn hỗ trợ tính năng theo dõi xử lý văn bản và điều hành công việc từ xa qua mạng Internet.

phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí
Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí CloudOffice

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

  • Giúp tiết kiệm chi phí quản lý, vận hành và tiến độ xử lý công việc.
  • Hỗ trợ công tác thống kê báo cáo, in sổ công văn.
  • Người dùng được phép đính file nội dung văn bản kèm theo tiêu đề của văn bản.
  • Người dùng được phép xem văn bản có thể thực hiện bình luận hoặc đưa ra ý kiến cá nhân liên quan đến văn bản.
  • Người dùng được phép phân loại văn bản theo các chủ đề khác nhau phù hợp với lĩnh vực hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
  • Lãnh đạo cơ quan, đơn vị được thực hiện phê duyệt xử lý văn bản đến ngay trên phần mềm với khả năng chỉ đạo đối với từng đơn vị cụ thể.
  • Cho phép gửi văn bản tới các đơn vị cấp dưới hoặc văn bản từ cấp dưới gửi đến các đơn vị khác.
  • Hỗ trợ việc điều hành công việc từ xa qua Internet dễ dàng.
  • Có khả năng phân hệ cá nhân giúp người dùng tùy biến sử dụng, thiết lập các tính năng cho riêng cá nhân sử dụng.

>>>> ĐỌC NGAY: 6 phần mềm quản lý KPI miễn phí hiệu quả cho doanh nghiệp

4. Phần mềm quản lý tài liệu GXD

Phần mềm quản lý tài liệu GXD còn có tên gọi là phần mềm Quản lý tài liệu dự án xây dựng GXD. Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý máy tính cá nhân một cách  khoa học và chuyên nghiệp hơn. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian, công sức và nâng cao năng suất lao động. Ngoài ra phần mềm còn có thể chạy trên file Excel chứa tất cả thông tin file trong máy tính và được sắp xếp rõ ràng để tiện cho việc tìm kiếm các file tài liệu cá nhân.

phần mềm quản lý tài liệu gxd
Phần mềm quản lý tài liệu GXD

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

  • Quản lý các file tài liệu cá nhân, tài liệu dự án và hồ sơ công trình
  • Cung cấp hệ văn bản về đầu tư xây dựng mới nhất
  • Có khả năng cung cấp hệ thống các biểu mẫu thường dùng trong đầu tư xây dựng
  •  Cung cấp hệ thống quy trình và tham chiếu các quy định của pháp luật
  •  Lối tắt thông minh (SmartStart)

5. Quản lý hồ sơ tài liệu codedao.com

Hầu hết tại các doanh nghiệp lựa chọn lưu trữ văn thư dưới dạng giấy từ năm này qua năm khác. Vì vậy, theo thời gian số lượng văn thư ngày càng tăng lên dễ đến việc lưu trữ trở nên khó khăn. Để có thể giải quyết những vấn đề đó đã có phần mềm codedao.com là một phần mềm hỗ trợ đắc lực cho việc lưu trữ và tra cứu văn thư một cách dễ dàng và chính xác nhất.

phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí
Quản lý hồ sơ tài liệu codedao.com

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

  • Giao diện thân thiện và dễ sử dụng.
  • Việc theo dõi và xử lý văn thư kịp thời, nhanh chóng và chính xác.
  • Hỗ trợ trong việc tra cứu tất cả các văn bản, công văn từ xưa đến nay một cách nhanh chóng.
  • Có khả năng tra cứu văn bản, công văn theo nhiều tiêu chí khác nhau như: Loại văn bản, Ký hiệu, Ngày ban hành, Nơi ban hành, Nội dung tóm tắt,…
  • Giúp lưu trữ công văn kèm theo file đính kèm. Tất cả các file đính kèm đều được mã hóa.
  • Có khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu.

>>>> ĐỌC THÊM: 5 phần mềm quản lý thu chi miễn phí cho doanh nghiệp

6. Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu Faceworks

Faceworks là phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí giúp sắp xếp file một cách hợp lý tránh thất lạc để phục vụ cho công việc một cách nhanh chóng. Ngoài ra phần mềm còn có thể thống kê, phân loại các tài liệu, văn bản một cách dễ dàng dù số lượng lớn.

quản lý hồ sơ tài liệu
Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu Faceworks

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

  • Giúp lưu trữ không giới hạn số lượng văn bản một cách tập trung và bảo mật.
  • Có khả năng tìm kiếm và truy cập văn bản nhanh chóng, dễ dàng với nhiều tiêu chí đa dạng.
  • Quản lý hồ sơ, tài liệu, lưu trữ đầy đủ và khoa học, sắp xếp văn bản theo từng loại văn bản, từng thời kỳ và theo từng vụ việc.
  • Cho phép đính kèm file kèm với tên file lưu trữ trên phần mềm, dễ dàng thêm, sửa, xóa văn bản đính kèm, dễ dàng truy cập để xem nội dung của văn bản.
  • Hỗ trợ cập nhật văn bản đến, văn bản đi, thống kê văn bản theo ngày, tháng, năm.
  • Hệ thống thông báo, cảnh báo qua trang chủ phần mềm, SMS, Email các văn bản cần gửi hay cần soạn thảo, hoặc những văn bản người dùng cần lưu ý.

7. Quản lý hồ sơ lưu trữ miễn phí DMS Lạc Việt

Đây là phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ lưu dữ được thiết kế cho các cơ quan doanh nghiệp hoặc tổ chức,…nhằm quản lý, thu thập và xử lý các dữ liệu hồ sơ lưu trữ,…Phần mềm gồm nhiều phân hệ tương tích với các khẩu công việc của một cơ quan lưu trữ bao gồm: thu thập, bảo quản, khai thác, các báo cáo thống kê…

phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí
Quản lý hồ sơ lưu trữ miễn phí DMS Lạc Việt

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

  • Giao diện đơn giản, thân thiện, dễ sử dụng.
  • Có 2 chức năng tìm kiếm : tìm kiếm nhanh và tìm kiếm nâng cao. Có thể xuất kết quả tìm kiếm ra tập tin excel cho các hoạt động xử lý công việc.
  • Quản lý hồ sơ lưu trữ theo nhiều kho khác nhau như kho chuyên dụng, kho tạm​,…
  • Có khả năng thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê các dữ liệu dễ dàng.
  • Có tính năng phân quyền người dùng tới từng chức năng chương trình hay đến từng thành phần tài liệu của hồ sơ lưu trữ.
  • Hỗ trợ cho việc đăng ký sử dụng, mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu trực tuyến một cách nhanh chóng, thuận tiện.

>>>> THAM KHẢO: Asana là gì? Cách sử dụng phần mềm Asana quản lý công việc

8. Phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí C-Office

C-Office là phần mềm quản lý hồ sơ điện tử  cung cấp cho các cơ quan, doanh nghiệp với hơn 20 tính năng hữu ích được tích hợp trong cùng một hệ thống giao diện website nhằm phục vụ mọi hoạt động trong ứng dụng văn phòng điện tử. Đồng thời phần mềm có thể số hóa các công tác quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp hay tự động quản lý quy trình nghiệp vụ văn phòng với hiệu quả cao.

phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ miễn phí
Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí C-Office

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

  • Hỗ trợ quản lý công việc, nhắc việc gồm: các công việc điều hành thông qua ứng dụng quản lý công văn, quản lý giao việc và các công việc liên quan đến dự án, hợp đồng,…
  • Quản lý công văn: theo dõi và lưu vết toàn bộ quá trình xử lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ của tổ chức,… có thể biết được văn bản nào ai đang xử lý, chưa xử lý và văn bản quá hạn,…
  • Quản lý các hồ sơ tài liệu hiện hành hoặc được số hóa lưu trữ trên hệ thống, được phép phân quyền quản lý, cập nhật, khai thác, tìm kiếm,…
  • Quản lý kho thư viện tài liệu dùng chung của tổ chức như tài liệu quy định, chính sách, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu, tài liệu chia sẻ.
  • Người dùng được phân quyền gửi các thông báo đến toàn thể cán bộ công nhân viên trong tổ chức.
  • Ngoài ra còn có thể gửi nhắc việc, thông báo hay cảnh báo qua Email.

9. Phần mềm quản lý hồ sơ điện tử EFY

phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí hỗ trợ công tác điều hành và xử lý tất cả văn bản đến, văn bản đi và hồ sơ công việc trong các cơ quan Nhà nước. Phần mềm EFY có khả năng hỗ trợ số hóa công tác quản lý văn bản, điều hành và quản lý quy trình nghiệp vụ thu thập và lưu trữ thông tin văn bản với hiệu quả công việc cao. 

phần mềm quản lý hồ sơ điện tử
Phần mềm quản lý hồ sơ điện tử EFY

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

  • Giao diện đơn giản, chương trình thân thiện, dễ sử dụng.
  • Giúp tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý và tăng tính chuyên nghiệp.
  • Có khả năng thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê các dữ liệu dễ dàng.
  • Người dùng được phép phân quyền gửi các thông báo đến toàn thể cán bộ công nhân viên trong tổ chức.
  • Không giới hạn lưu trữ văn bản một cách tập trung và bảo mật

>>>> ĐỌC THÊM: 12 phần mềm quản lý thông tin khách hàng tốt nhất

10. Công cụ quản lý lưu trữ hồ sơ IBOM

IBOM là phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí hỗ trợ quản lý văn bản, tài liệu của các cơ quan doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian. Đồng thời, giúp người dùng dễ dàng truy cập, tra cứu thông tin các văn bản đến, văn bản đi, văn bản ban phát, giám sát và quản lý chặt chẽ các tài liệu văn bản dự trữ.

phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí
Công cụ quản lý lưu trữ hồ sơ IBOM

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

  • Có khả năng luân chuyển xử lý văn bản theo quy trình của doanh nghiệp.
  • Tự động lưu sổ văn bản phát hành, tích hợp sổ văn bản đến của phòng, ban hay dự án.
  • Tự động lưu vết và theo dõi các quá trình xử lý.
  • Cho phép tìm kiếm văn bản theo từ khóa, cơ quan ban hành, ngày ban hành,…
  • Ngoài ra còn cho phép tìm kiếm full text theo nội dung file đính kèm, hỗ trợ tìm kiếm trên file pdf 1 lớp.
  • Hỗ trợ cá nhân tiếp nhận văn bản chỉ đạo, thông báo,…

11. Phần mềm quản lý file tài liệu Templafy

Phần mềm Templafy là một trong những công cụ quản lý lưu trữ tài liệu tốt nhất hiện có. Được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhằm tích hợp các bộ phận văn phòng và cũng là giải pháp marketing hiệu quả.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

  • Phần mềm được dùng thử miễn phí

  • Giao diện được thiết kế thân thiện, dễ hiểu, dễ sử dụng

  • Hỗ trợ các ứng dụng di động

phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí
Phần mềm quản lý file tài liệu Templafy

12. Phần mềm quản lý hồ sơ Access

Hầu hết các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều gặp phải khó khăn trong việc lưu trữ hồ sơ bởi chúng luôn nằm ở số lượng lớn và có xu hướng tăng lên. Với phần mềm quản lý hồ sơ Access, doanh nghiệp có thể giải quyết các vấn đề đó một cách dễ dàng, tạo các ứng dụng tùy chỉnh thiết kế một cách chuyên nghiệp để quản lý và phân loại các file tài liệu hiệu quả hơn.

phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự miễn phí
Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí Access

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

  • Đảm bảo tính bảo mật cao

  • Với các thao tác  nhanh gọn và tiện dụng

  • Thời gian tra cứu, tìm kiếm, quản lý hợp lý dễ dàng và chính xác

  • Có khả năng quản lý và bảo mật văn bản quan trọng hiệu quả.

13. Ứng dụng quản lý tài liệu XaitPorter

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp đám mây để tạo tài liệu, thì bạn chắc chắn không nên bỏ qua XaitPorter. XaitPorter là ứng dụng cung cấp linh hoạt lưu trữ các hồ sơ và hợp tác cho các tài liệu trên nhiều định dạng khác nhau. Ngoài ra, phần mềm này có thể quản lý tất cả các khía cạnh của quy trình làm việc, do đó bạn không phải lo lắng về việc định dạng, đánh số và bố cục.

phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí
Ứng dụng quản lý tài liệu XaitPorter

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

  • Được sử dụng thử miễn phí: chỉ khả dụng bản Demo

  • Điện toán đám mây được tối ưu hóa cao

  • Ngoài ra các tính năng hợp tác thông minh

  • Hỗ trợ việc theo dõi quản lý mẫu biểu

>>>> KHÁM PHÁ NGAY: 

Bài viết trên là những thông tin hữu ích về 13 phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí. Fastdo hy vọng những thông tin trên sẽ bổ sung thêm kiến thức cho quý bạn đọc và khách hàng. Nếu bạn còn thắc mắc hay có nhu cầu sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp thì vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tận tình. Cảm ơn vì đã đọc bài viết!

Thông tin liên hệ :

Bài Viết Liên Quan