KIẾN THỨC QUẢN TRỊ

Kaizen là gì? 7 bước áp dụng Kaizen để bứt phá 30% hiệu suất

Facebook
Twitter
LinkedIn

Trong nhịp đập sôi động của thời đại, nơi ranh giới cạnh tranh ngày càng thu hẹp, các doanh nghiệp không ngừng xoay trục, tìm kiếm chìa khóa đột phá để bứt phá. Nhu cầu đổi mới không ngừng thôi thúc, len lỏi từ cấp nhân viên đến ban lãnh đạo, chung tay kiến tạo tương lai chung. Nếu bạn vẫn đang trên hành trình tìm kiếm lời giải cho bài toán cải tiến trong doanh nghiệp, kaizen là một đáp án hoàn hảo.

Vậy Kaizen là gì và tại sao phương pháp này dần trở thành kim chỉ nam cho mọi hành động phát triển của doanh nghiệp. Và cải tiến liên tục có thực sự mang đến hiệu quả, hãy cùng Fastdo giải mã thuật ngữ Kaizen là gì và dấn thân vào hành trình “tiếng nói chung”, nơi cùng nhau chia sẻ, mọi người đều được trao quyền và hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.

1. Triết lý cải tiến liên tục – Kaizen là gì?

Để bắt đầu giải mã khái niệm Kaizen là gì, chúng ta hãy cùng “mổ xẻ” ý nghĩa trong từng âm tiết 改善. 改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi, 善(“zen”) là tốt hơn, 改善 có nghĩa là “thay đổi để tốt hơn” hay Kaizen còn được nhắc đến với slogan quen thuộc “cải tiến liên tục”. Là một thuật ngữ xuất phát từ xứ sở hoa anh đào Nhật Bản, trong cuốn sách “Kaizen: Chìa khóa thành công của người Nhật”, kaizen được nhắc đến như một triết lý kinh doanh hiện đại, là sự cải tiến liên tục liên quan đến mọi thành viên trong tổ chức, từ ban lãnh đạo đến nhân viên.

Ngoài khía cạnh kinh doanh, Kaizen còn là “mũi tên chỉ đường” giúp mỗi cá nhân phát triển và thay đổi bản thân tích cực hơn trên hành trình tự rèn luyện. Kaizen – hành trình “thay đổi để tốt hơn” không chỉ dành cho riêng ai, mà là hành trình chung của mỗi cá nhân và tập thể. Sau khi đã hiểu được khái niệm kaizen là gì, hãy cùng chung tay góp sức, biến Kaizen thành kim chỉ nam cho mọi hành động, từ đó kiến tạo một tương lai tươi sáng hơn.

2. Lợi ích khi áp dụng Kaizen là gì?

Ngày nay phương pháp Kaizen đang tiếp cận được khá nhiều doanh nghiệp bởi chi phí bỏ ra không nhiều mà mức độ hiệu quả lại khá cao giúp tăng năng suất lẫn doanh thu cho doanh nghiệp. Vậy những lợi ích đem lại từ phương pháp Kaizen là gì mà khiến nó được nhiều doanh nghiệp lựa chọn đến thế?

2.1 Thiết lập mục tiêu xứng đáng

Việc thiết lập một mục tiêu trong quá trình làm việc không chỉ tốt cho nhân viên mà còn hữu ích đối với các nhà lãnh đạo bởi phương pháp Kaizen luôn coi trọng những cá nhân hoàn thành đúng cột mốc đã đặt ra và có cơ chế khen thưởng cho sự quyết tâm và nỗ lực hết mình đó của họ.

Chính nhờ việc tạo lập một mục tiêu như vậy thì không chỉ riêng toàn thể nhân viên mà những người quản lý/ lãnh đạo sẽ luôn phấn đấu để được cảm giác tôn trọng, có giá trị trong việc thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp và nó khá hữu ích trong việc nâng cao tinh thần nhiệt huyết của mỗi cá nhân.

kaizen-la-gi
Thiết lập mục tiêu khi thực hiện Kaizen là gì

>>> TÌM HIỂU NGAY: MBTI là gì? 16 nhóm tính cách MBTI ứng dụng trong HR

2.2 Nâng cao tinh thần đồng đội

Vì trong đặc điểm của Kaizen có nhấn mạnh yếu tố làm việc nhóm nên khá thuận lợi trong việc nâng cao tinh thần đồng đội hay cải thiện mối quan hệ giữa các nhân viên với nhau, luôn giữ hòa khí và tinh thần hết mình bởi nó khá hữu ích cho tất cả mọi người.

Hơn nữa khi tiếp cận theo hướng đồng đội thì nhìn vào cho lợi ích chung của doanh nghiệp/ công ty mà phấn đấu, cùng nhau giải quyết vấn đề cùng chia sẻ thoải mái nêu ý tưởng miễn hữu dụng và từ đó gia tăng độ thân mật hơn, không còn mỗi người phân một khu rồi ngồi làm cho đến hết giờ mà ở đây có sự tương tác lẫn tinh thần đồng đội.

Phương pháp này ví mỗi nhân viên như một người lính vậy, không có sự thiên vị hay định kiến gì, mọi người đều bình đẳng như nhau. Một dự án cũng giống như một trận chiến, nếu không sự đồng lòng hợp sức thì liệu trận chiến đó có đánh nổi không hay dự án đề ra theo đúng thời hạn không và nó tùy thuộc vào sức mạnh của tập thể.

Không chỉ dừng lại ở đó, sự kết nối mọi người với nhau có thể giúp họ học hỏi được nhiều điều cùng bắt tay giải quyết vấn đề và nhanh nhạy nắm bắt yêu cầu hơn. Do vậy mà không đơn giản khi nói phương pháp Kaizen không những giúp điều hòa được mọi người mà còn cải thiện tinh thần đồng đội.

kaizen-la-gi
Phương pháp Kaizen giúp nâng cao tinh thần đồng đội

>>> THAM KHẢO NGAY: MBO là gì? MBP là gì? So sánh 2 phương pháp MBO và MBP

2.3 Cải thiện kỹ năng lãnh đạo

Lợi ích cải thiện kỹ năng lãnh đạo từ phương pháp Kaizen là gì? Lãnh đạo hay người quản lý đóng vai trò khá quan trọng trong việc thổi lửa và vun đắp sức mạnh tinh thần đến từng nhân viên. Mang trong mình một trọng trách như vậy thì họ phải có trách nhiệm phối hợp cùng nhóm nhằm đáp ứng đúng yêu cầu từ khách hàng và lúc nào cũng phải đảm bảo nhân viên làm tốt vai trò được giao.

Mỗi khi dự án cần có sự hỗ trợ từ bên ngoài thì người lãnh đạo phải đôn đốc tìm kiếm nguồn cung để giữ cho dự án vận hành một cách trơn tru và hiệu quả. Đặc biệt thì phương pháp Kaizen còn tạo cơ hội cho nhân viên có thể đảm nhận vai trò lãnh đạo qua việc đóng góp ý kiến hoặc nêu những ý tưởng cần thiết cho dự án.

kaizen-la-gi
Cải thiện kỹ năng lãnh đạo từ phương pháp Kaizen là gì

2.4 Thúc đẩy hiệu suất làm việc

Thúc đẩy hiệu suất làm việc từ Kaizen là gì? Điều mà công ty nào cũng muốn nhân viên mình đáp ứng là đẩy mạnh hiệu suất làm việc. Với công cụ Kaizen thì việc này hoàn toàn có thể bởi không những giúp tiến trình diễn ra nhanh chóng hiệu quả mà còn thúc đẩy chất lượng của dịch vụ thì bất kỳ doanh nghiệp/ công ty cũng nên yên tâm áp dụng.

Ví dụ về phương pháp Kaizen ở một trường hợp như một công ty tài chính chẳng hạn khi áp dụng phương pháp Kaizen vào và thấy điểm yếu hiện tại là nhân viên của mình nhập liệu file excel quá lâu và cần đào tạo một khóa về việc sử dụng công cụ excel cho nhân viên nhằm giảm bớt thời gian và công sức.

Nhờ việc triển khai như thế mà nhân viên vừa nâng cao tay nghề, học thêm công cụ mới vừa hạn chế được những lãng phí để đáp ứng đúng nhu cầu dự án và đẩy mạnh năng suất làm việc do vậy mà công ty tài chính có thể kiểm soát tốt tình hình, trường hợp nhân viên không đáp được hiệu suất thì theo cơ chế sẽ có nguy cơ bị loại bỏ cao.

kaizen-la-gi
Thúc đẩy hiệu suất làm việc từ phương pháp Kaizen là gì

>>> ĐỌC NGAY: Kanban là gì? 5 lưu ý để áp dụng phương pháp Kanban hiệu quả

2.5 Tối thiểu hóa sự lãng phí

Nhờ vào tiến trình thay đổi và cập nhập liên tục nhằm phát hiện ra những thiếu sót trong quá trình làm việc mà phương pháp Kaizen mang lại thì đã giúp cho hàng triệu doanh nghiệp giảm thiểu được sự lãng phí về tài nguyên như sức người, tiền bạc và thời gian của doanh nghiệp.

Đây là trách nhiệm của mọi người trong doanh nghiệp bởi nếu mọi người cùng nhận ra cốt lõi của vấn đề hay nguyên nhân gây ra sự chậm trễ của dự án rồi bàn bạc trao đổi đưa ra cách khắc phục tối ưu nhất, nhờ thế mà đảm bảo được về mặt chi phí bỏ ra và nguồn lực của doanh nghiệp.

kaizen-la-gi
Phương pháp Kaizen giúp hạn chế sự lãng phí không đáng có

>> ĐỌC NGAY: Tất tần tật về sản xuất tinh gọn Doanh nghiệp sản xuất cần biết

3. Đặc điểm và ưu nhược điểm của Kaizen trong doanh nghiệp

3.1 Đặc điểm của phương pháp Kaizen là gì?

Qua khái niệm trên hẳn các độc giả cũng nắm được những ý cơ bản về phương pháp Kaizen là gì và những lợi ích điển hình từ Kaizen. Vậy những đặc điểm của phương pháp Kaizen là gì mà nó được sử dụng nhiều trong quản lý đến thế? Hãy cùng Fastdo liệt kê ra 5 đặc điểm cơ bản của công cụ này:

  • Thực chất là quá trình cải thiện sửa đổi môi trường làm việc giúp tạo sự thông thoáng giúp nơi làm việc trở nên năng động và ít căng thẳng hơn.
  • Đẩy mạnh và nâng cao năng suất làm việc là yếu tố tất yếu để đáp ứng mọi yêu cầu từ khách hàng nhằm giảm được thời gian, công sức lẫn tiền bạc và hạn chế sự lãng phí không nên có cho doanh nghiệp.
  • Cần có sự tham gia đầy nhiệt huyết của toàn thể nhân viên và lời thổi lửa mạnh mẽ từ các nhà quản lý nhằm đẩy mạnh tinh thần hết mình cho cấp dưới.
  • Hoạt động chính theo hình thức nhóm nhờ vào sự kết hợp của từng người để tạo nên một kết quả tốt hơn..
  • Muốn biết được đang cần thiếu thứ gì để thay đổi hay đâu là việc cần làm thiết yếu nhất lúc này thì quá trình phân tích và thu nhập dữ liệu khá quan trọng góp phần nhận ra khuyết điểm hiện tại của doanh nghiệp.
kaizen-la-gi
Đặc điểm của phương pháp Kaizen là gì?

>> XEM NGAY: Khung năng lực là gì? Cách xây dựng và triển khai hiệu quả

3.2 Ưu nhược điểm của phương pháp Kaizen là gì?

Bất kể phương pháp nào cũng sẽ có ưu và nhược điểm cả bởi nó còn tùy thuộc vào việc doanh nghiệp áp dụng nó ra làm sao, đúng các bước yêu cầu đã đề ra không? Sau đây là một vài điểm mạnh và điểm yếu phương pháp Kaizen  mang lại.

3.2.1 Ưu điểm của Kaizen là gì?

  • Đẩy mạnh sự tập trung vào việc nâng cấp liên tục hệ thống doanh nghiệp.
  • Ưu tiên trong việc coi kỹ tiến trình thực hiện để hạn chế sai lầm gây lãng phí tài nguyên cho doanh nghiệp.
  • Giảm cường độ kiểm tra.
  • Nhân viên làm việc thoải mái với tinh thần nhiệt huyết và hết mình cho lợi ích chung của doanh nghiệp.
  • Hoạt động theo nhóm được tăng cường hơn và không chỉ riêng một ban mà còn kết hợp nhiều ban khác nữa.
  • Sự quan tâm đến khách hàng được tăng lên và luôn lắng nghe kỹ những yêu cầu của khách hàng.
  • Đảm bảo trong việc đẩy mạnh doanh nghiệp theo mục tiêu dài hạn hoặc ngắn hạn đều được.

3.2.2 Nhược điểm của Kaizen là gì?

  • Khá bất lợi cho các công ty có sự tương tác kém lẫn bên trong và bên ngoài vì thế cần thay đổi văn hóa nội bộ lẫn mở rộng quan hệ bên ngoài nhằm tạo môi trường năng động dễ phát triển hơn.
  • Vì có thể đáp ứng mục tiêu ngắn hạn nên đôi khi sinh ra sự ảo tưởng cho doanh nghiệp do có suy nghĩ chưa được kỹ lưỡng tạo sự hăng hái ban đầu và lụi tàn dần về sau.
kaizen-la-gi
Ưu và nhược điểm của phương pháp Kaizen là gì?

4. Khi nào nên áp dụng Kaizen và quy trình 7 bước Kaizen “hoàn hảo” cho doanh nghiệp

4.1 Thời điểm nên áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp

Phương pháp Kaizen khá phổ biến và rất dễ áp dụng cho hầu hết tất thảy mọi người và bất cứ thời điểm nào. Vì thế mà việc doanh nghiệp sử dụng phương pháp Kaizen khi nào thì câu trả lời là khi nào cũng được miễn tại thời điểm đó đang cần đẩy mạnh doanh thu thì áp dụng thôi.

Lời khuyên từ Fastdo thì công cụ này tỏ ra cực kỳ hữu dụng khi có một bước chuyển mình vượt bậc của doanh nghiệp nhằm hạn chế tính tự mãn của nhân viên hay nếu doanh nghiệp đang đổi mới nhưng chưa thành công thì Kaizen lúc này sẽ đánh giá điểm yếu nhằm kéo doanh nghiệp sang hướng mới giảm sự lãng phí không đáng có.

Nhờ phương pháp Kaizen mà doanh nghiệp ngày càng linh hoạt hơn trong việc chuyển đổi đa dạng các phiên bản để hướng tới tương lai phát triển hơn. Quả thật công cụ này khá đa di năng định hướng chuyển đổi lẫn tạo sự đồng lòng gắn kết cho doanh nghiệp rồi lại còn giảm thiểu tài nguyên cho doanh nghiệp.

kaizen-la-gi
Phương pháp Kaizen là gì và được áp dụng cho doanh nghiệp khi nào?

>>> XEM THÊM: Multitask là gì? 7 tác hại nếu bạn quá lạm dụng Multitasking

4.2 Quy trình 7 bước tiến hành áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp

Vậy quy trình để tiến hành áp dụng phương pháp Kaizen là gì?

4.2.1 Xác định bối cảnh và thiết lập mục tiêu

Bối cảnh và thiết lập mục tiêu trong Kaizen là gì? Trước khi bắt đầu áp dụng bất kỳ chiến lược gì cho doanh nghiệp thì giai đoạn phân tích luôn là bước đệm quan trọng nhất. Vì dựa vào những dữ liệu phân tích đó doanh nghiệp có thể định hình lại tình trạng hay bối cảnh hiện tại đang thiếu gì và cần ứng dụng cái nào để giải quyết nhằm đưa doanh nghiệp đi lại đúng quỹ đạo.

Sau khi đã hiểu được tình hình rồi thì việc thiết lập phương hướng phát triển hay mục tiêu nên được thực hiện ngay sau để tạo ra được sự đồng bộ và thống nhất trong doanh nghiệp, hạn chế trường hợp đặt mục tiêu quá sức hay đi lệch hướng phát triển đề ra hoặc thiểu tài nguyên để thực hiện, …

Bạn có biết bản chất thật sự của phương pháp Kaizen là gì không? Bản chất của phương pháp Kaizen không đặt nặng nguồn cung quá lớn mà chỉ đòi hỏi sự bền sức của doanh nghiệp bởi nhờ tích lũy về lượng mới tạo nên thay đổi về chất do đó nên chuẩn bị thật kỹ trong khâu này để các bước sau áp dụng đúng hướng. Lời khuyên là nên dùng ở quy mô nhỏ trước rồi mới tiến hành quy mô cấp doanh nghiệp.

kaizen là gì
Quy trình để tiến hành áp dụng phương pháp Kaizen là gì?

4.2.2 Xác định nguyên do của các vấn đề

Kiểm định lại tình hình doanh nghiệp xong thì hãy suy nghĩ nguyên do hay gốc rễ nào đang ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp hiện tại. Chẳng hạn như đã kiểm định đúng chất lượng sản phẩm chưa? Hay dây chuyền máy móc đang vận hành bị hư hỏng? Dựa vào số liệu thu thập trong thời gian đủ dài thì bạn sẽ có câu trả lời.

Đang áp dụng theo phương pháp Kaizen nên nhớ yếu tố đồng đội khá quan trọng vì muốn đi nhanh thì đi một mình, nhưng muốn đi xa đi chắc thì hãy đi cùng nhau do đó nhà quản lý cũng nên tham khảo ý kiến từ các cấp dưới của mình để có được góc nhìn bao quát hơn về tình hình doanh nghiệp.

4.2.3 Đề xuất giải pháp cho vấn đề

Sau khi đã xác định được vấn đề thì bước tiếp theo trong quy trình trong quy trình tiến hành áp dụng phương pháp Kaizen là gì? Xác định được nền móng của vấn đề rồi thì việc cần làm bây giờ là đổ bê tông, đổ nước và lắp gạch lên thôi. Để xây một ngôi nhà thì không bao giờ dựa vào sức của một người cả mà là huy động cả một đội quân mỗi người một việc để hoàn thiện. Vì thế hãy lắng nghe những đề xuất giải pháp từ nhân viên và đừng quá bảo thủ.

Chính sự góp ý đó mới có được một tập các lời giải cho vấn đề đang gặp phải và người quản lý chỉ cần bàn bạc phân tích thêm trên tiêu chí những chỉ tiêu đã đề xuất nhằm đưa ra đường đi nào khả thi và phù hợp nhất cho tình hình hiện tại của doanh nghiệp.

kaizen-la-gi
Xác định giải pháp cho vấn đề khi thực hiện kaizen là gì

4.2.4 Thực hiện Kaizen

Vậy bước kế tiếp trong quy trình áp dụng Kaizen là gì? Sau khi đã đáp ứng những yêu cầu như bối cảnh hiện tại ra sao, khó khăn ở đâu, giải pháp như nào thì chặng đường tiếp theo là áp dụng phương pháp Kaizen. Thời điểm này khá thích hợp để làm việc này tuy nhiên nên lưu ý phải thử nghiệm ở quy mô vừa và nhỏ trước rồi mới vận hành để áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp.

Bước kiểm thử này cũng khá quan trọng vì đánh giá được độ hiệu quả của phương pháp để có thể kịp thời đưa ra những phương án giải quyết hợp lý. Trong quá trình áp dụng những nhà quản lý doanh nghiệp nên kiểm tra, theo dõi để thu thập dữ liệu rồi dựa vào nó mà ước lượng tiềm năng của phương pháp.

4.2.5 Phân tích và đánh giá

Trong thời gian thực hiện phương pháp dựa trên những dữ liệu đã ghi chép lại thì quá trình kiểm nghiệm lẫn đánh giá kết quả Kaizen là gì rất cần thiết vì dựa trên những tiêu chí đã đề ra để xem thử nó đáp ứng được ở mức độ nào và quan sát tình hình doanh nghiệp coi có khả quan hơn không.

Tin vui dành cho các doanh nghiệp thì hầu hết việc áp dụng phương pháp Kaizen đang nhận được tín hiệu khá tích cực. Nhiều nhận xét cho rằng tình trạng doanh nghiệp đã cải thiện hơn về năng suất lẫn thái độ làm việc của nhân viên và họ vẫn sẽ tiếp tục duy trì phương pháp này.

kaizen-la-gi
Phân tích và đánh giá trong kaizen là gì

4.2.6 Cải thiện và tối ưu

Để một doanh nghiệp có thể vững chắc hơn trong tương lai thì ở sự cầu toàn ở từng khâu chạy đà là điều nên có bởi sau khi đã có kết quả từ phương pháp Kaizen nhưng đi kèm là một số rủi ro sẽ gặp hoặc cần thay đổi một số yếu tố nhằm phát triển doanh thu cho doanh nghiệp.

Vì thế sau khi đã nhận ra những bất cập trên thì doanh nghiệp cần cấp tốc sửa đổi để đi theo đúng tiêu chí ban đầu của Kaizen – sự nâng cấp liên tục để biến doanh nghiệp trở thành phiên bản tốt hơn vươn xa hơn đi theo đúng mục tiêu định hướng của kế hoạch hay chiến lược đã đề ra.

4.2.7 Lặp lại

Quay lại khái niệm ban đầu về Kaizen là sự cải biến liên tục vì thế sau khi đã đạt được thành công hoặc khó khăn từ phương pháp này rồi thì vẫn phải đi lại theo đúng tiến trình đã đặt ra nhằm tìm ra những con sâu con mối đang nảy sinh và các biện pháp để truy diệt tận gốc nó.

kaizen-la-gi

5. 10 nguyên tắc quan trọng đối với doanh nghiệp về Kaizen là gì?

Làm việc gì thì cũng nên có những nguyên tắc nhất định để tránh lệch hướng đang đi, và doanh nghiệp cũng không ngoại lệ. Vậy những nguyên tắc đặc biệt lưu ý đối với doanh nghiệp khi áp dụng phương pháp Kaizen là gì?

  • Lấy khách hàng làm trung tâm: Tập trung vào khách hàng là nguyên tắc cốt lõi của triết lý kinh doanh hiện đại, khách hàng là “kim chỉ nam” cho mọi hoạt động phát triển sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Thực hiện Kaizen hiệu quả, doanh nghiệp cần tập trung vào nghiên cứu nhu cầu, thị hiếu, trải nghiệm của người dùng cuối cùng.
  • Không ngừng cải tiến: Không ngừng đổi mới, không ngừng tìm kiếm thách thức mới để làm việc hiệu quả hơn, Kaizen đặt ra mục tiêu hoàn thành công có nghĩa là kết thúc mà cần cải tiến liên tục. Với mục tiêu luôn có cách làm tốt hơn hiện tại, Kaizen giúp doanh nghiệp luôn luôn cải tiến và nâng cao hiệu suất công việc bằng các phương pháp tốt hơn.
  • Nâng cao hiệu suất làm việc nhóm: Hoạt động đội nhóm là một phần không thể thiếu đối với một tổ chức, có tác động lên đến 65% kết quả công việc. Một doanh nghiệp thực hiện được triết lý Kaizen tốt sẽ quản lý được đội ngũ teamwork cùng nhau xây dựng và phát triển.
  • Tập trung vào quá trình thay vì kết quả: Khác với triết lý được phát triển bởi Jack Welch – RORM nhấn mạnh vào kết hơn tập trung kiểm soát quá trình, Kaizen chú trọng vào việc cải tiến quy trình làm việc để đạt được hiệu suất tốt hơn. Không tập trung vào kết quả ngắn hạn, một quy trình làm việc chuẩn hóa là bước đệm giúp doanh nghiệp đi được đường dài hơn.
  • Duy trì sự kiên trì và kỷ luật: Ứng dụng triết lý Kaizen vào quy trình làm việc tại doanh nghiệp là quá trình dài hạn và đòi hỏi sự kiên trì, kỷ luật. Cải tiến liên tục không thể có kết quả ngày một ngày hai mà còn mà là tiến trình phát triển lâu dài cần sự đóng góp của tất cả thành phần của tổ chức.
  • Giữ vững văn hóa “không đổ lỗi”: Cá nhân làm việc vì tập thể, tập thể làm việc vì cá nhân. Mọi người cần hoàn thành đúng trách nhiệm được giao và sửa chữa đúng theo trách nhiệm, không quy chụp với những lý do không chính đáng.
  • Chuẩn hóa hệ thống thông tin nội bộ: Một môi trường làm việc có sự giao tiếp tốt là môi trường tốt nhất để mọi người cùng nhau chia sẻ những điểm yếu và định hướng cách khắc phục hiệu quả hơn. Với Kaizen, doanh nghiệp cần thực hiện xây dựng hệ thống thông tin nội bộ chuẩn hóa, nơi tất cả nhân viên có thể cập nhật tin tức nhanh chóng, thuận tiện chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm.
  • Kết hợp nhiều bộ phận với nhau: Yếu tố then chốt để đạt được thành công trong các tổ chức là sự kết hợp hiệu quả giữa các bộ phận. Kaizen khuyến khích xây dựng môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người được phát huy thế mạnh, chia sẻ ý kiến và được tôn trọng.
  • Nuôi dưỡng mối quan hệ “hữu hảo”: Thiết lập mối quan hệ win-win ngày càng phổ biến trong môi trường doanh nghiệp. Với phương pháp Kaizen, doanh nghiệp cần đặt ra mục tiêu xây dựng một môi trường mà mọi người cảm thấy thoải mái khi giao tiếp, hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau.
  • Thông tin đến mọi nhân viên: Khi mọi người có quyền truy cập vào thông tin họ cần, họ có thể đưa ra quyết định sáng suốt theo đúng quyền được trao và thực hiện công việc hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, đây cũng là cách để nhân viên hiểu rõ được vai trò, trách nhiệm và mong đợi của bản thân để hoàn thành tốt công việc của mình.
Kaizen là gì
10 nguyên tắc quan trọng đối với doanh nghiệp về Kaizen là gì?

6. 4 phương pháp “chuẩn hóa” khi áp dụng Kaizen là gì?

Nhằm cung cấp cho các quý độ giả những mô hình khá phổ biến dựa trên phương pháp Kaizen để áp dụng vào cho doanh nghiệp và sau đây là 2 mô hình đang khá thịnh hành hiện nay:

6.1 Mô hình 5W-1H

5W và 1H đều đại diện cho từ để hỏi lần lượt như Who, What, Where, When, Why và How. Vì đây là mô hình dựa vào việc đặt ra những câu hỏi đi sâu vào vấn đề đang cần giải quyết giúp nhận diện ra những giải pháp có thể áp dụng vào để cải tiến liên tục tình hình doanh nghiệp và thường được sử dụng xuyên suốt chu kỳ Kaizen.

kaizen-la-gi
Mô hình 5W-1H – Kaizen là gì?

6.2 Khung 5S

Khung 5S được áp dụng trong Kaizen là gì? Khung 5S hay Kaizen 5s là mô hình đề cao tính ý thức tự giác làm việc lẫn sự chỉnh chu trong khâu quản lý và sắp đặt công việc vì cơ sở mô hình này do người Nhật phát minh nên thừa hưởng khá nhiều yếu tố của văn hóa Nhật. Tuy nhiên khi thử nghiệm thực hiện 5s tại nơi làm việc và kết quả mà nó mang lại rất khả quan và được sử dụng rất rộng rãi.

Vậy những yếu tố cấu thành Kaizen 5s là gì? Cơ bản thì từ 5S là rút gọn cho 5 từ tiếng Nhật bắt đầu từ ký tự “S”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke ý nghĩa của chúng được thể hiện như sau:

  • Seri: Chắt lọc những thứ hữu dụng và vứt đi những cái không cần thiết.
  • Seiton: Sắp đặt các vật dụng theo đúng bốn tiêu chí là dễ thấy, dễ tìm, dễ trả và dễ lấy.
  • Seiso: Giữ vệ sinh sạch sẽ để cải thiện môi trường làm việc.
  • Seiketsu: Quy chuẩn hóa và lặp lại ba bước ở trên theo một chu trình bài bản.
  • Shitsuke: Tạo thói quen và tác phong chủ động để luôn sẵn sàng với mọi nhiệm vụ được giao.
kaizen-la-gi
Khung 5S – 5S trong Kaizen là gì?
>>> ĐỌC NGAY: Phương pháp Pomodoro giúp tập trung, làm việc hiệu quả cao

6.3 Phương pháp PDCA trong Kaizen là gì?

PDCA (Plan – Do – Check – Act) là một trong những phương pháp được ứng dụng phổ biến trong Kaizen, giúp tổ chức và cá nhân có quy trình thực hiện cải tiến rõ ràng và hiệu quả. PDCA được cấu thành bởi 4 giai đoạn sau:

  • Plan (Lập kế hoạch): Xác định mục tiêu cụ thể cần đo lường, SMART mà doanh nghiệp muốn đạt được khi thực hiện Kaizen là gì, mục tiêu cần phù hợp với tầm nhìn và chiến lược chung của tổ chức. Kế hoạch cần cụ thể và chi tiết từng bước, có thời hạn cụ thể và phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân.
  • Do (Thực hiện): Triển khai kế hoạch thực thi theo đúng mục tiêu đã đặt ra, kết hợp theo dõi chặt chẽ tiến độ thực hiện. Nhanh chóng nhận diện vấn đề còn tồn đọng và đề xuất hướng giải quyết.
  • Check (Kiểm tra): Thu thập tất cả dữ liệu phản ánh kết quả của kế hoạch. Phân tích dữ liệu và đánh giá hiệu quả thực hiện so với mục tiêu đã đặt ra ban đầu. Xác định những điểm thành công và thất bại và rút ra kinh nghiệm cho những lần thực hiện sau.
  • Act (Hành động): Chuẩn hóa những hoạt động và quy trình đã được cải tiến thành quy trình chính thức. PDCA cần được áp dụng một cách liên tục để đạt được hiệu quả lâu dài.
Kaizen là gì
Phương pháp PDCA trong Kaizen là gì?

6.4 Kaizen hiệu quả với phần mềm cải tiến liên tục fKaizen

Mục tiêu cốt lõi của Kaizen là gì – với triết lý “cải tiến liên tục” – Kaizen không chỉ đơn thuần là phương pháp làm việc, mà còn là hành trình hướng đến sự xuất sắc trong mọi khía cạnh. Thay vì tập trung vào “cày cuốc”, Kaizen đề cao “cày thông minh”, hướng đến tối ưu hóa hiệu quả bằng cách loại bỏ lãng phí và liên tục cải tiến quy trình, tốn ít thời gian và công sức nhưng “được việc” hơn.

Nhờ sự phát triển của công nghệ, Kaizen ngày càng được ứng dụng hiệu quả hơn với sự hỗ trợ của phần mềm cải tiến liên tục fKaizen. fKaizen như một công cụ đắc lực, giúp doanh nghiệp thực thi hóa Kaizen một cách khoa học, bài bản, từ kế hoạch đến hành động và đạt được kết quả cụ thể. Hãy cùng Fastdo khám phá một số tính năng nổi bật của phần mềm này:

  • Thiết lập các loại phiếu góp ý: Cho phép công ty tạo các loại phiếu đóng góp chính, phu và đính kèm các hình ảnh trực quan.
  • Đóng góp ý tưởng cải tiến công ty: Tất cả mọi người tham gia vào phần mềm đều có quyền được nêu ý kiến đóng góp, mong muốn cải tiến cho từng phòng ban, công ty.
  • Tương tác trao đổi trực tiếp trên các ý tưởng: Các ý tưởng đề xuất đều được công khai trên cùng một nền tảng, nơi mọi người có thể cùng nhau thảo luận, tương tác để tìm ra ý tưởng cải tiến tốt nhất.
  • Bộ lọc thông minh: Cho phép nhà quản lý theo dõi nhanh chóng các loại phiếu đóng góp dựa trên bộ lọc thông minh, phân loại theo mức độ quan trọng và độ ưu tiên.

Bỏ lại những phương pháp đề xuất cải tiến truyền thống qua giấy tờ, email hay truyền miệng đầy rườm rà và thiếu hiệu quả. Phần mềm cải tiến fKaizen ra đời như một giải pháp số tối ưu, giúp doanh nghiệp nâng tầm quản lý đề xuất, bứt phá hiệu quả. Chỉ cần một lần thiết lập ban đầu, các ý tưởng đề xuất trong nội bộ doanh nghiệp sẽ được theo dõi và đánh giá hiệu quả hơn, đúng người, đúng thông tin, trực quan và xử lý theo thời gian thực mọi lúc mọi nơi.

Kaizen là gì
Kaizen hiệu quả với phần mềm cải tiến liên tục fKaizen

7. Case study về các thương hiệu đã áp dụng thành công Kaizen

Cuối cùng sau khi tìm hiểu tổng quan về Kaizen là gì, Fastdo sẽ giới thiệu đến quý độc giả các ví dụ về Kaizen đã được áp dụng thành công tại các thương hiệu lớn trên toàn thế giới:

Nếu nói về thương hiệu áp dụng phương pháp Kaizen thành công nhất cho đến hiện tại thì ví dụ về Kaizen tiêu biểu nhất chính là tập đoàn Toyota. Ngoài ra thì còn có nhiều doanh nghiệp/ công ty đã sử dụng và khá thành công như:

  • Lockheed Martin: là công ty hàng không vũ trụ nhờ Kaizen mà chi phí sản xuất, hàng tồn kho hay thời gian giao hàng được giảm một cách đáng kể.
  • Công ty Ford Motor: nhờ Kaizen mà có được một bước chuyển đổi gây được tiếng vang trên toàn thế giới và giờ đang là nhà phân phối sản xuất xe ô tô đa quốc gia khá nổi tiếng.

Chung quy lại nếu muốn áp dụng bất kì phương pháp nào mà đem lại hiệu quả tối ưu nhất thì nên biến nó thành tính năng và phương pháp Kaizen cũng vậy. Nhờ Kaizen mà doanh nghiệp có thể thu thập liên tục các phiếu đề xuất cải tiến từ dưới lên và tạo thành một tập hay danh sách ý tưởng để giải quyết vấn đề.

Dựa vào danh sách phiếu đề xuất cải tiến doanh nghiệp có thể xác định được những tồn đọng và nhu cầu cấp bách của mỗi phòng ban nhằm có được phương án giải quyết hợp lý nhất cho từng vấn đề.

Chính sự cải tiến không ngừng mới giúp cho doanh nghiệp trở thành phiên bản mới ngày càng tối ưu và hoàn chỉnh hơn. Vậy lựa chọn giải quyết nhanh hay chậm thì tùy thuộc vào khả năng của từng doanh nghiệp.

kaizen-la-gi
Thương hiệu Toyota áp dụng thành công phương pháp Kaizen

Với những chia sẻ từ Fastdo qua bài viết Kaizen là gì? Tất tần tật về Kaizen mà doanh nghiệp cần biết thì cũng hy vọng các quý độc giả sẽ thử nghiệm để áp dụng cho hệ thống doanh nghiệp và nếu vận hành thành công thì đừng quên gửi những nhận xét về cho Fastdo để ra thêm nhiều chủ đề này nữa nhé. 

>>> ĐỌC THÊM KIẾN THỨC DOANH NGHIỆP:

5/5 - (7 bình chọn)
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

NHẬN TIN BÀI VIẾT

CHUYÊN MỤC

Bài viết có liên quan

Chủ đề được quan tâm

0
Rất thích suy nghĩ của bạn, hãy bình luận.x
Zalo phone messager
Liên hệ qua số điện thoại

Gọi ngay

Liên hệ qua messager

Facebook Chat

Liên hệ qua zalo

Zalo Chat