Trong triết lý kinh doanh hiện đại, phương pháp cải tiến liên tục Kaizen đã trở thành một thuật ngữ vô cùng quen thuộc, được mệnh danh là “kim chỉ nam” trong mọi hoạt động của tổ chức. Nhưng, liệu bạn có thực sự hiểu “Kaizen là gì”, trong bài viết này hãy cùng Fastdo dấn thân vào hành trình “tiếng nói chung” của Kaizen, nơi mọi người đều được trao quyền, chia sẻ và hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.
1. Triết lý cải tiến liên tục – Kaizen là gì?
Để bắt đầu giải mã khái niệm Kaizen là gì, chúng ta hãy cùng phân tích ý nghĩa trong từng âm tiết 改善. Là một thuật ngữ xuất phát từ xứ sở hoa anh đào Nhật Bản, 改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi, 善(“zen”) là tốt hơn, 改善 (kaizen) có nghĩa là “ thay đổi để tốt hơn” hay còn được nhắc đến với slogan quen thuộc “cải tiến liên tục”.
Triết lý cải tiến liên tục Kaizen được phát triển dựa trên nguyên tắc thay đổi từng bước nhỏ để hướng đến sự hoàn thiện trong mọi khía cạnh. Kaizen không chỉ đơn thuần là một thuật ngữ, một triết lý khô khan trên lý thuyết mà còn là “cầu nối vô hình” liên kết các ý tưởng trong doanh nghiệp tạo thành động cơ cải tiến toàn diện.
Kaizen – hành trình “thay đổi để tốt hơn” không chỉ dành cho riêng ai, mà là hành trình chung của mỗi cá nhân và tập thể. Sau khi đã hiểu được khái niệm kaizen là gì, hãy cùng chung tay góp sức, biến Kaizen thành kim chỉ nam cho mọi hành động, từ đó kiến tạo một tương lai tươi sáng hơn.
2. Lịch sử phát triển Kaizen – Kaizen Toyota “cha đẻ” của triết lý kinh doanh “kinh điển”
Bắt đầu từ sau thế chiến thứ II, giai đoạn Nhật Bản gặp nhiều khó khăn trong quá trình phát triển kinh tế, đối mặt với các thách thức như thiếu hụt nguồn lực, chất lượng sản phẩm kém… Trong bối cảnh thị trường hạn chế về nguồn lực và thời gian, phương pháp Kaizen ra đời với mục tiêu khuyến nghị các tổ chức nên từng bước thực hiện các cải tiến nhỏ, thay đổi nên được thực hành mỗi ngày.
Lịch sử Kaizen và Toyota gắn liền với nhau như hai mặt của một đồng xu. Mặc dù không phải là doanh nghiệp đầu tiên ứng dụng Kaizen, nhưng Toyota là thương hiệu tiên phong áp dụng Kaizen một cách có hệ thống, hiệu quả và đạt được kết quả cải tiến thành công nhất trong suốt quá trình hình thành và phát triển của tập đoàn.
Khác với con đường cải tiến của các doanh nghiệp đi trước, Toyota thực hiện Kaizen toàn diện và ứng dụng trong toàn bộ doanh nghiệp, cải tiến xuất hiện ở mọi quy trình từ sản xuất đến quản lý văn hóa doanh nghiệp. Chính nhờ những đóng góp từ các vấn đề nhỏ nhất và không ngừng tìm kiếm giải pháp tối ưu công việc, Kaizen đã trở thành “bệ phóng vững chắc” cho sự thành công vang dội của Toyota, đưa Toyota trở thành một trong những nhà sản xuất ô tô hàng đầu thế giới.
3. Đánh giá ưu điểm và nhược điểm của Kaizen trong doanh nghiệp
3.1 Ưu điểm của Kaizen là gì?
- Tập trung nâng cấp hệ thống liên tục: Trong thời đại biến đổi không ngừng, Kaizen là chìa khóa quan trọng để doanh nghiệp không ngừng đổi mới và tạo lập được lợi thế cạnh tranh.
- Giảm lãng phí tài nguyên: Một trong những mục tiêu Kaizen luôn hướng đến là xác định được các yếu tố dư thừa trong quy trình hoạt động và loại bỏ để tối ưu nguồn lực, tiết kiệm chi phí.
- Tạo môi trường làm việc tích cực: Kaizen khuyến khích tất cả mọi người, từ cấp lãnh đạo đến nhân viên đều có quyền và được đóng góp vào hệ thống để mang đến thay đổi tốt hơn cho doanh nghiệp.
- Tăng cường hoạt động nhóm: Khuyến khích các thành viên chia sẻ ý tưởng. Khi kết hợp sức mạnh trí tuệ của nhiều cá nhân, nhóm có thể nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau, từ đó nảy sinh nhiều ý tưởng sáng tạo và giải pháp đột phá.
- Thúc đẩy tinh thần làm việc trách nhiệm và chủ động: Kaizen không chỉ là phương pháp cải tiến liên tục, mà còn là triết lý vun đắp tinh thần trách nhiệm và chủ động trong mỗi cá nhân. Khi được trao quyền đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức, Kaizen giúp mỗi nhân sự cảm thấy gắn bó và có trách nhiệm hơn với công việc của mình.
3.2 Nhược điểm của Kaizen là gì?
- Khó ứng dụng trong doanh nghiệp có văn hóa không phù hợp: Mặc dù Kaizen được ứng dụng rộng rãi trong cải tiến ở nhiều doanh nghiệp, tuy nhiên áp dụng Kaizen đòi hỏi phải thay đổi khá nhiều trong văn hóa tổ chức. Đây là điều bất lợi đối với các doanh nghiệp có sự tương tác kém và cần cải thiện rất nhiều về văn hóa nội bộ cũng như các mối quan hệ bên ngoài.
- Hiệu quả Kaizen ngắn dễ gây ảo tưởng: Với triết lý cải tiến liên tục, Kaizen đặt ra mục tiêu thay đổi 1% để tốt hơn mỗi ngày, chính vì vậy nếu không có hệ thống đánh giá Kaizen minh bạch, doanh nghiệp sẽ dễ rơi vào tình trạng thành tích ảo, chỉ tập trung vào thay đổi trước mắt mà quên đi mục tiêu dài hạn.
- Yêu cầu sự cam kết bền vững và kỷ luật cao: Tương tự như “tích tiểu thành đại”, Kaizen yêu cầu sự tham gia và cam kết của tất cả thành viên trong tổ chức, từ lãnh đạo đến nhân viên, mọi người đều được trao quyền và đóng góp vào sự cải tiến chung.
4. Lợi ích khi áp dụng Kaizen là gì?
Ngày nay phương pháp Kaizen đang tiếp cận được khá nhiều doanh nghiệp bởi chi phí bỏ ra không nhiều mà mức độ hiệu quả lại khá cao giúp tăng năng suất lẫn doanh thu cho doanh nghiệp. Vậy những lợi ích đem lại từ phương pháp Kaizen là gì mà khiến nó được nhiều doanh nghiệp lựa chọn đến thế?
4.1 Thiết lập mục tiêu xứng đáng
Việc thiết lập một mục tiêu trong quá trình làm việc không chỉ tốt cho nhân viên mà còn hữu ích đối với các nhà lãnh đạo bởi phương pháp Kaizen luôn coi trọng những cá nhân hoàn thành đúng cột mốc đã đặt ra và có cơ chế khen thưởng cho sự quyết tâm và nỗ lực hết mình đó của họ.
Chính nhờ việc tạo lập một mục tiêu như vậy thì không chỉ riêng toàn thể nhân viên mà những người quản lý/ lãnh đạo sẽ luôn phấn đấu để được cảm giác tôn trọng, có giá trị trong việc thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp và nó khá hữu ích trong việc nâng cao tinh thần nhiệt huyết của mỗi cá nhân.
4.2 Nâng cao tinh thần đồng đội
Vì trong đặc điểm của Kaizen có nhấn mạnh yếu tố làm việc nhóm nên khá thuận lợi trong việc nâng cao tinh thần đồng đội hay cải thiện mối quan hệ giữa các nhân viên với nhau, luôn giữ hòa khí và tinh thần hết mình bởi nó khá hữu ích cho tất cả mọi người.
Hơn nữa khi tiếp cận theo hướng đồng đội thì nhìn vào cho lợi ích chung của doanh nghiệp/ công ty mà phấn đấu, cùng nhau giải quyết vấn đề cùng chia sẻ thoải mái nêu ý tưởng miễn hữu dụng và từ đó gia tăng độ thân mật hơn, không còn mỗi người phân một khu rồi ngồi làm cho đến hết giờ mà ở đây có sự tương tác lẫn tinh thần đồng đội.
Phương pháp này ví mỗi nhân viên như một người lính vậy, không có sự thiên vị hay định kiến gì, mọi người đều bình đẳng như nhau. Một dự án cũng giống như một trận chiến, nếu không sự đồng lòng hợp sức thì liệu trận chiến đó có đánh nổi không hay dự án đề ra theo đúng thời hạn không và nó tùy thuộc vào sức mạnh của tập thể.
Không chỉ dừng lại ở đó, sự kết nối mọi người với nhau có thể giúp họ học hỏi được nhiều điều cùng bắt tay giải quyết vấn đề và nhanh nhạy nắm bắt yêu cầu hơn. Do vậy mà không đơn giản khi nói phương pháp Kaizen không những giúp điều hòa được mọi người mà còn cải thiện tinh thần đồng đội.
4.3 Cải thiện kỹ năng lãnh đạo
Lợi ích cải thiện kỹ năng lãnh đạo từ phương pháp Kaizen là gì? Lãnh đạo hay người quản lý đóng vai trò khá quan trọng trong việc thổi lửa và vun đắp sức mạnh tinh thần đến từng nhân viên. Mang trong mình một trọng trách như vậy thì họ phải có trách nhiệm phối hợp cùng nhóm nhằm đáp ứng đúng yêu cầu từ khách hàng và lúc nào cũng phải đảm bảo nhân viên làm tốt vai trò được giao.
Mỗi khi dự án cần có sự hỗ trợ từ bên ngoài thì người lãnh đạo phải đôn đốc tìm kiếm nguồn cung để giữ cho dự án vận hành một cách trơn tru và hiệu quả. Đặc biệt thì phương pháp Kaizen còn tạo cơ hội cho nhân viên có thể đảm nhận vai trò lãnh đạo qua việc đóng góp ý kiến hoặc nêu những ý tưởng cần thiết cho dự án.
4.4 Thúc đẩy hiệu suất làm việc
Thúc đẩy hiệu suất làm việc từ Kaizen là gì? Điều mà công ty nào cũng muốn nhân viên mình đáp ứng là đẩy mạnh hiệu suất làm việc. Với công cụ Kaizen thì việc này hoàn toàn có thể bởi không những giúp tiến trình diễn ra nhanh chóng hiệu quả mà còn thúc đẩy chất lượng của dịch vụ thì bất kỳ doanh nghiệp/ công ty cũng nên yên tâm áp dụng.
Ví dụ về phương pháp Kaizen ở một trường hợp như một công ty tài chính chẳng hạn khi áp dụng phương pháp Kaizen vào và thấy điểm yếu hiện tại là nhân viên của mình nhập liệu file excel quá lâu và cần đào tạo một khóa về việc sử dụng công cụ excel cho nhân viên nhằm giảm bớt thời gian và công sức.
Nhờ việc triển khai như thế mà nhân viên vừa nâng cao tay nghề, học thêm công cụ mới vừa hạn chế được những lãng phí để đáp ứng đúng nhu cầu dự án và đẩy mạnh năng suất làm việc do vậy mà công ty tài chính có thể kiểm soát tốt tình hình, trường hợp nhân viên không đáp được hiệu suất thì theo cơ chế sẽ có nguy cơ bị loại bỏ cao.
4.5 Tối thiểu hóa sự lãng phí
Nhờ vào tiến trình thay đổi và cập nhập liên tục nhằm phát hiện ra những thiếu sót trong quá trình làm việc mà phương pháp Kaizen mang lại thì đã giúp cho hàng triệu doanh nghiệp giảm thiểu được sự lãng phí về tài nguyên như sức người, tiền bạc và thời gian của doanh nghiệp.
Đây là trách nhiệm của mọi người trong doanh nghiệp bởi nếu mọi người cùng nhận ra cốt lõi của vấn đề hay nguyên nhân gây ra sự chậm trễ của dự án rồi bàn bạc trao đổi đưa ra cách khắc phục tối ưu nhất, nhờ thế mà đảm bảo được về mặt chi phí bỏ ra và nguồn lực của doanh nghiệp.
5. 10 nguyên tắc quan trọng đối với doanh nghiệp về Kaizen là gì?
Làm việc gì thì cũng nên có những nguyên tắc nhất định để tránh lệch hướng đang đi, và doanh nghiệp cũng không ngoại lệ. Vậy những nguyên tắc đặc biệt lưu ý đối với doanh nghiệp khi áp dụng phương pháp Kaizen là gì?
- Lấy khách hàng làm trung tâm: Tập trung vào khách hàng là nguyên tắc cốt lõi của triết lý kinh doanh hiện đại, khách hàng là “kim chỉ nam” cho mọi hoạt động phát triển sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Thực hiện Kaizen hiệu quả, doanh nghiệp cần tập trung vào nghiên cứu nhu cầu, thị hiếu, trải nghiệm của người dùng cuối cùng.
- Không ngừng cải tiến: Không ngừng đổi mới, không ngừng tìm kiếm thách thức mới để làm việc hiệu quả hơn, Kaizen đặt ra mục tiêu hoàn thành công có nghĩa là kết thúc mà cần cải tiến liên tục. Với mục tiêu luôn có cách làm tốt hơn hiện tại, Kaizen giúp doanh nghiệp luôn luôn cải tiến và nâng cao hiệu suất công việc bằng các phương pháp tốt hơn.
- Nâng cao hiệu suất làm việc nhóm: Hoạt động đội nhóm là một phần không thể thiếu đối với một tổ chức, có tác động lên đến 65% kết quả công việc. Một doanh nghiệp thực hiện được triết lý Kaizen tốt sẽ quản lý được đội ngũ teamwork cùng nhau xây dựng và phát triển.
- Tập trung vào quá trình thay vì kết quả: Khác với triết lý được phát triển bởi Jack Welch – RORM nhấn mạnh vào kết hơn tập trung kiểm soát quá trình, Kaizen chú trọng vào việc cải tiến quy trình làm việc để đạt được hiệu suất tốt hơn. Không tập trung vào kết quả ngắn hạn, một quy trình làm việc chuẩn hóa là bước đệm giúp doanh nghiệp đi được đường dài hơn.
- Duy trì sự kiên trì và kỷ luật: Ứng dụng triết lý Kaizen vào quy trình làm việc tại doanh nghiệp là quá trình dài hạn và đòi hỏi sự kiên trì, kỷ luật. Cải tiến liên tục không thể có kết quả ngày một ngày hai mà còn mà là tiến trình phát triển lâu dài cần sự đóng góp của tất cả thành phần của tổ chức.
- Giữ vững văn hóa “không đổ lỗi”: Cá nhân làm việc vì tập thể, tập thể làm việc vì cá nhân. Mọi người cần hoàn thành đúng trách nhiệm được giao và sửa chữa đúng theo trách nhiệm, không quy chụp với những lý do không chính đáng.
- Chuẩn hóa hệ thống thông tin nội bộ: Một môi trường làm việc có sự giao tiếp tốt là môi trường tốt nhất để mọi người cùng nhau chia sẻ những điểm yếu và định hướng cách khắc phục hiệu quả hơn. Với Kaizen, doanh nghiệp cần thực hiện xây dựng hệ thống thông tin nội bộ chuẩn hóa, nơi tất cả nhân viên có thể cập nhật tin tức nhanh chóng, thuận tiện chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm.
- Kết hợp nhiều bộ phận với nhau: Yếu tố then chốt để đạt được thành công trong các tổ chức là sự kết hợp hiệu quả giữa các bộ phận. Kaizen khuyến khích xây dựng môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người được phát huy thế mạnh, chia sẻ ý kiến và được tôn trọng.
- Nuôi dưỡng mối quan hệ “hữu hảo”: Thiết lập mối quan hệ win-win ngày càng phổ biến trong môi trường doanh nghiệp. Với phương pháp Kaizen, doanh nghiệp cần đặt ra mục tiêu xây dựng một môi trường mà mọi người cảm thấy thoải mái khi giao tiếp, hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau.
- Thông tin đến mọi nhân viên: Khi mọi người có quyền truy cập vào thông tin họ cần, họ có thể đưa ra quyết định sáng suốt theo đúng quyền được trao và thực hiện công việc hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, đây cũng là cách để nhân viên hiểu rõ được vai trò, trách nhiệm và mong đợi của bản thân để hoàn thành tốt công việc của mình.
6. Quy trình 7 bước Kaizen “hoàn hảo” cho doanh nghiệp
Vậy quy trình để tiến hành áp dụng phương pháp Kaizen là gì?
6.1 Xác định bối cảnh và thiết lập mục tiêu
Bối cảnh và thiết lập mục tiêu trong Kaizen là gì? Trước khi bắt đầu áp dụng bất kỳ chiến lược gì cho doanh nghiệp thì giai đoạn phân tích luôn là bước đệm quan trọng nhất. Vì dựa vào những dữ liệu phân tích đó doanh nghiệp có thể định hình lại tình trạng hay bối cảnh hiện tại đang thiếu gì và cần ứng dụng cái nào để giải quyết nhằm đưa doanh nghiệp đi lại đúng quỹ đạo.
Sau khi đã hiểu được tình hình rồi thì việc thiết lập phương hướng phát triển hay mục tiêu nên được thực hiện ngay sau để tạo ra được sự đồng bộ và thống nhất trong doanh nghiệp, hạn chế trường hợp đặt mục tiêu quá sức hay đi lệch hướng phát triển đề ra hoặc thiểu tài nguyên để thực hiện, …
Bạn có biết bản chất thật sự của phương pháp Kaizen là gì không? Bản chất của phương pháp Kaizen không đặt nặng nguồn cung quá lớn mà chỉ đòi hỏi sự bền sức của doanh nghiệp bởi nhờ tích lũy về lượng mới tạo nên thay đổi về chất do đó nên chuẩn bị thật kỹ trong khâu này để các bước sau áp dụng đúng hướng. Lời khuyên là nên dùng ở quy mô nhỏ trước rồi mới tiến hành quy mô cấp doanh nghiệp.
6.2 Xác định nguyên do của các vấn đề
Kiểm định lại tình hình doanh nghiệp xong thì hãy suy nghĩ nguyên do hay gốc rễ nào đang ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp hiện tại. Chẳng hạn như đã kiểm định đúng chất lượng sản phẩm chưa? Hay dây chuyền máy móc đang vận hành bị hư hỏng? Dựa vào số liệu thu thập trong thời gian đủ dài thì bạn sẽ có câu trả lời.
Đang áp dụng theo phương pháp Kaizen nên nhớ yếu tố đồng đội khá quan trọng vì muốn đi nhanh thì đi một mình, nhưng muốn đi xa đi chắc thì hãy đi cùng nhau do đó nhà quản lý cũng nên tham khảo ý kiến từ các cấp dưới của mình để có được góc nhìn bao quát hơn về tình hình doanh nghiệp.
6.3 Đề xuất giải pháp cho vấn đề
Sau khi đã xác định được vấn đề thì bước tiếp theo trong quy trình trong quy trình tiến hành áp dụng phương pháp Kaizen là gì? Xác định được nền móng của vấn đề rồi thì việc cần làm bây giờ là đổ bê tông, đổ nước và lắp gạch lên thôi. Để xây một ngôi nhà thì không bao giờ dựa vào sức của một người cả mà là huy động cả một đội quân mỗi người một việc để hoàn thiện. Vì thế hãy lắng nghe những đề xuất giải pháp từ nhân viên và đừng quá bảo thủ.
Chính sự góp ý đó mới có được một tập các lời giải cho vấn đề đang gặp phải và người quản lý chỉ cần bàn bạc phân tích thêm trên tiêu chí những chỉ tiêu đã đề xuất nhằm đưa ra đường đi nào khả thi và phù hợp nhất cho tình hình hiện tại của doanh nghiệp.
6.4 Thực hiện Kaizen
Vậy bước kế tiếp trong quy trình áp dụng Kaizen là gì? Sau khi đã đáp ứng những yêu cầu như bối cảnh hiện tại ra sao, khó khăn ở đâu, giải pháp như nào thì chặng đường tiếp theo là áp dụng phương pháp Kaizen. Thời điểm này khá thích hợp để làm việc này tuy nhiên nên lưu ý phải thử nghiệm ở quy mô vừa và nhỏ trước rồi mới vận hành để áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp.
Bước kiểm thử này cũng khá quan trọng vì đánh giá được độ hiệu quả của phương pháp để có thể kịp thời đưa ra những phương án giải quyết hợp lý. Trong quá trình áp dụng những nhà quản lý doanh nghiệp nên kiểm tra, theo dõi để thu thập dữ liệu rồi dựa vào nó mà ước lượng tiềm năng của phương pháp.
6.5 Phân tích và đánh giá
Trong thời gian thực hiện phương pháp dựa trên những dữ liệu đã ghi chép lại thì quá trình kiểm nghiệm lẫn đánh giá kết quả Kaizen là gì rất cần thiết vì dựa trên những tiêu chí đã đề ra để xem thử nó đáp ứng được ở mức độ nào và quan sát tình hình doanh nghiệp coi có khả quan hơn không.
Tin vui dành cho các doanh nghiệp thì hầu hết việc áp dụng phương pháp Kaizen đang nhận được tín hiệu khá tích cực. Nhiều nhận xét cho rằng tình trạng doanh nghiệp đã cải thiện hơn về năng suất lẫn thái độ làm việc của nhân viên và họ vẫn sẽ tiếp tục duy trì phương pháp này.
6.6 Cải thiện và tối ưu
Để một doanh nghiệp có thể vững chắc hơn trong tương lai thì ở sự cầu toàn ở từng khâu chạy đà là điều nên có bởi sau khi đã có kết quả từ phương pháp Kaizen nhưng đi kèm là một số rủi ro sẽ gặp hoặc cần thay đổi một số yếu tố nhằm phát triển doanh thu cho doanh nghiệp.
Vì thế sau khi đã nhận ra những bất cập trên thì doanh nghiệp cần cấp tốc sửa đổi để đi theo đúng tiêu chí ban đầu của Kaizen – sự nâng cấp liên tục để biến doanh nghiệp trở thành phiên bản tốt hơn vươn xa hơn đi theo đúng mục tiêu định hướng của kế hoạch hay chiến lược đã đề ra.
6.7 Lặp lại
Quay lại khái niệm ban đầu về Kaizen là sự cải biến liên tục vì thế sau khi đã đạt được thành công hoặc khó khăn từ phương pháp này rồi thì vẫn phải đi lại theo đúng tiến trình đã đặt ra nhằm tìm ra những con sâu con mối đang nảy sinh và các biện pháp để truy diệt tận gốc nó.
7. 4 phương pháp “chuẩn hóa” khi áp dụng Kaizen là gì?
Nhằm cung cấp cho các quý độ giả những mô hình khá phổ biến dựa trên phương pháp Kaizen để áp dụng vào cho doanh nghiệp và sau đây là 2 mô hình đang khá thịnh hành hiện nay:
7.1 Mô hình 5W-1H
5W và 1H đều đại diện cho từ để hỏi lần lượt như Who, What, Where, When, Why và How. Vì đây là mô hình dựa vào việc đặt ra những câu hỏi đi sâu vào vấn đề đang cần giải quyết giúp nhận diện ra những giải pháp có thể áp dụng vào để cải tiến liên tục tình hình doanh nghiệp và thường được sử dụng xuyên suốt chu kỳ Kaizen.
7.2 Khung 5S
Khung 5S được áp dụng trong Kaizen là gì? Khung 5S hay Kaizen 5s là mô hình đề cao tính ý thức tự giác làm việc lẫn sự chỉnh chu trong khâu quản lý và sắp đặt công việc vì cơ sở mô hình này do người Nhật phát minh nên thừa hưởng khá nhiều yếu tố của văn hóa Nhật. Tuy nhiên khi thử nghiệm thực hiện 5s tại nơi làm việc và kết quả mà nó mang lại rất khả quan và được sử dụng rất rộng rãi.
Vậy những yếu tố cấu thành Kaizen 5s là gì? Cơ bản thì từ 5S là rút gọn cho 5 từ tiếng Nhật bắt đầu từ ký tự “S”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke ý nghĩa của chúng được thể hiện như sau:
- Seri: Chắt lọc những thứ hữu dụng và vứt đi những cái không cần thiết.
- Seiton: Sắp đặt các vật dụng theo đúng bốn tiêu chí là dễ thấy, dễ tìm, dễ trả và dễ lấy.
- Seiso: Giữ vệ sinh sạch sẽ để cải thiện môi trường làm việc.
- Seiketsu: Quy chuẩn hóa và lặp lại ba bước ở trên theo một chu trình bài bản.
- Shitsuke: Tạo thói quen và tác phong chủ động để luôn sẵn sàng với mọi nhiệm vụ được giao.
7.3 Phương pháp PDCA trong Kaizen là gì?
PDCA (Plan – Do – Check – Act) là một trong những phương pháp được ứng dụng phổ biến trong Kaizen, giúp tổ chức và cá nhân có quy trình thực hiện cải tiến rõ ràng và hiệu quả. PDCA được cấu thành bởi 4 giai đoạn sau:
- Plan (Lập kế hoạch): Xác định mục tiêu cụ thể cần đo lường, SMART mà doanh nghiệp muốn đạt được khi thực hiện Kaizen là gì, mục tiêu cần phù hợp với tầm nhìn và chiến lược chung của tổ chức. Kế hoạch cần cụ thể và chi tiết từng bước, có thời hạn cụ thể và phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân.
- Do (Thực hiện): Triển khai kế hoạch thực thi theo đúng mục tiêu đã đặt ra, kết hợp theo dõi chặt chẽ tiến độ thực hiện. Nhanh chóng nhận diện vấn đề còn tồn đọng và đề xuất hướng giải quyết.
- Check (Kiểm tra): Thu thập tất cả dữ liệu phản ánh kết quả của kế hoạch. Phân tích dữ liệu và đánh giá hiệu quả thực hiện so với mục tiêu đã đặt ra ban đầu. Xác định những điểm thành công và thất bại và rút ra kinh nghiệm cho những lần thực hiện sau.
- Act (Hành động): Chuẩn hóa những hoạt động và quy trình đã được cải tiến thành quy trình chính thức. PDCA cần được áp dụng một cách liên tục để đạt được hiệu quả lâu dài.
7.4 Kaizen hiệu quả với phần mềm cải tiến liên tục fKaizen
Mục tiêu cốt lõi của Kaizen là gì – với triết lý “cải tiến liên tục” – Kaizen không chỉ đơn thuần là phương pháp làm việc, mà còn là hành trình hướng đến sự xuất sắc trong mọi khía cạnh. Thay vì tập trung vào “cày cuốc”, Kaizen đề cao “cày thông minh”, hướng đến tối ưu hóa hiệu quả bằng cách loại bỏ lãng phí và liên tục cải tiến quy trình, tốn ít thời gian và công sức nhưng “được việc” hơn.
Nhờ sự phát triển của công nghệ, Kaizen ngày càng được ứng dụng hiệu quả hơn với sự hỗ trợ của phần mềm cải tiến liên tục fKaizen. fKaizen như một công cụ đắc lực, giúp doanh nghiệp thực thi hóa Kaizen một cách khoa học, bài bản, từ kế hoạch đến hành động và đạt được kết quả cụ thể. Hãy cùng Fastdo khám phá một số tính năng nổi bật của phần mềm này:
- Thiết lập các loại phiếu góp ý: Cho phép công ty tạo các loại phiếu đóng góp chính, phu và đính kèm các hình ảnh trực quan.
- Đóng góp ý tưởng cải tiến công ty: Tất cả mọi người tham gia vào phần mềm đều có quyền được nêu ý kiến đóng góp, mong muốn cải tiến cho từng phòng ban, công ty.
- Tương tác trao đổi trực tiếp trên các ý tưởng: Các ý tưởng đề xuất đều được công khai trên cùng một nền tảng, nơi mọi người có thể cùng nhau thảo luận, tương tác để tìm ra ý tưởng cải tiến tốt nhất.
- Bộ lọc thông minh: Cho phép nhà quản lý theo dõi nhanh chóng các loại phiếu đóng góp dựa trên bộ lọc thông minh, phân loại theo mức độ quan trọng và độ ưu tiên.
Bỏ lại những phương pháp đề xuất cải tiến truyền thống qua giấy tờ, email hay truyền miệng đầy rườm rà và thiếu hiệu quả. Phần mềm cải tiến fKaizen ra đời như một giải pháp số tối ưu, giúp doanh nghiệp nâng tầm quản lý đề xuất, bứt phá hiệu quả. Chỉ cần một lần thiết lập ban đầu, các ý tưởng đề xuất trong nội bộ doanh nghiệp sẽ được theo dõi và đánh giá hiệu quả hơn, đúng người, đúng thông tin, trực quan và xử lý theo thời gian thực mọi lúc mọi nơi.
8. Phân tích chi tiết case study Kaizen Toyota
Giới thiệu tổng quan
Toyota làm một trong những doanh nghiệp tiên phong trong cải tiến Kaizen và ứng dụng thành công Kaizen đưa tập đoàn trở thành một trong những thương hiệu sản xuất ô tô hàng đầu thế giới. Nhờ vào quy trình ứng dụng Kaizen có hệ thống, sau thế chiến thứ II và cho đến nay, Toyota đã đạt được nhiều thành tựu nổi bật.
Vấn đề
Sau chiến tranh thế giới thứ II, trong bối cảnh Nhật Bản đang đối mặt với các thách thức lớn về cả kinh tế và chính trị, Toyota cũng không tránh khỏi khó khăn về thiếu nguồn lực và tài nguyên. Để giải quyết bài toán nan giải này, dựa trên phương pháp cải tiến Kaizen, Toyota đặt ra mục tiêu cần cải thiện từng bước trong quy trình quản lý và chất lượng sản phẩm.
Giải pháp và kết quả
Ứng dụng Kaizen trong quá trình sản xuất, Toyota đã thực hiện cải tiến chủ yếu dựa trên nguyên tắc 5S, cho phép tất cả nhân viên tham gia vào quá trình tìm ra giải pháp tốt nhất. Mỗi năm Toyota nhận hơn một triệu ý tưởng cải tiến từ nhân viên và một con số đáng kinh ngạc là hơn 90% trong số chúng đều được ứng dụng vào thực tế. Cụ thể, 5S Kaizen đã được ứng dụng trong mô hình cải tiến tại Toyota như sau:
- Sàng lọc: Xác định được các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc để đánh giá nên giữ lại hay bỏ đi. Sau giai đoạn sàng lọc những đối tượng bị loại bỏ sẽ được xem xét lần 2 để quyết định chúng có thực sự nên bỏ đi hay không. Toyota cố gắng xác định những thứ không cần thiết trong giai đoạn này để tối ưu chi phí quản lý và sản xuất.
- Sắp xếp: Khi mọi thứ đã được phân loại và sắp xếp ở một vị trí cụ thể, Toyota cho rằng mọi thứ nên được sắp đặt ở nơi tiện nhất cho quá trình sử dụng. Ví dụ, những công cụ nào thường xuyên được sử dụng trong quá trình sửa chữa sẽ được đặt gần nhất để thuận tiện cho việc tìm kiếm và tối ưu thời gian.
- Sạch sẽ: Sau mỗi ngày làm việc các thiết bị sửa chữa cần được vệ sinh và dọn dẹp sạch sẽ, không để bụi bẩn bám vào các thiết bị và sàn nhà. Toyota cho rằng một môi trường làm việc sạch sẽ, vệ sinh không chỉ mang lại không gian làm việc thoải mái mà còn thể hiện được thái độ làm việc chuyên nghiệp và bảo vệ môi trường.
- Săn sóc: Sau khi đã thực hiện được 3S như trên, giai đoạn tiếp theo yêu cầu người thực hiện duy trì kiểm tra và dần tiến đến hoàn thiện 5S.
- Sẵn sàng: Sẵn sàng là giai đoạn đòi hỏi mọi nhân viên đều có ý thức các giai đoạn trên một cách tận tâm. Để thực hiện điều này, Toyota đẩy mạnh thực hiện các biện pháp nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của Kaizen 5S và các quy tắc cụ thể giúp họ dễ dàng hành động.
Bên cạnh đó, Toyota cũng thực hiện triển khai Kaizen dựa trên mô hình 5 Why, đòi hỏi người dùng phải tìm hiểu vì sao vấn đề xảy ra 5 lần để tìm được nguyên nhân gốc rễ. Ví dụ, nếu một nhân viên phát hiện dầu rò rỉ từ pít-tông, họ sẽ tìm hiểu tại sao xảy ra vấn đề rò rỉ này và xác định được nguyên nhân gốc rễ trước khi bắt đầu tìm hướng giải quyết phù hợp.
Kết luận
Kaizen Toyota là một minh chứng sống cho những doanh nghiệp mong muốn chuyển đổi văn hóa tổ chức tinh gọn với triết lý cải tiến liên tục. Điểm mấu chốt nằm ở sự thay đổi tư duy từ trên xuống dưới, bắt đầu từ người lãnh đạo đến từng nhân viên. Kaizen thúc đẩy doanh nghiệp trao quyền cho nhân viên để mọi người đều được đóng góp vào hoạt động cải tiến, hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.
Bằng cách tận dụng Kaizen, thay đổi 1% để tốt hơn mỗi ngày, doanh nghiệp hoàn toàn có thể nhận được đổi mới về giá trị:
- Năng suất và chất lượng được nâng cao: Quy trình được tối ưu hóa, loại bỏ lãng phí, từ đó thúc đẩy hiệu quả hoạt động và nâng tầm chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
- Sự hài lòng của khách hàng: Việc lấy khách hàng làm trung tâm, liên tục thu thập và phản hồi ý kiến giúp doanh nghiệp thấu hiểu nhu cầu và đáp ứng tốt hơn mong muốn của họ.
- Sự gắn kết của nhân viên với tổ chức: Khi được tham gia vào quá trình đổi mới, mỗi cá nhân cảm thấy được tôn trọng, có động lực cống hiến và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
Kaizen không chỉ là phương pháp, một triết lý kinh doanh, mà còn là biểu tượng trong văn hóa doanh nghiệp. Các tổ chức cần xây dựng môi trường làm việc khuyến khích học hỏi, chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.
9. Tổng hợp một số câu hỏi Kaizen ứng dụng trong doanh nghiệp (FAQs)
Mô hình Kaizen 5s là gì?
Kaizen 5s là mô hình đề cao tính ý thức tự giác làm việc lẫn sự chỉnh chu trong khâu quản lý và sắp đặt công việc. Cơ bản thì từ 5S là rút gọn cho 5 từ tiếng Nhật bắt đầu từ ký tự “S”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke:
- Seri: Chắt lọc những thứ hữu dụng và vứt đi những cái không cần thiết.
- Seiton: Sắp đặt các vật dụng theo đúng bốn tiêu chí là dễ thấy, dễ tìm, dễ trả và dễ lấy.
- Seiso: Giữ vệ sinh sạch sẽ để cải thiện môi trường làm việc.
- Seiketsu: Quy chuẩn hóa và lặp lại ba bước ở trên theo một chu trình bài bản.
- Shitsuke: Tạo thói quen và tác phong chủ động để luôn sẵn sàng với mọi nhiệm vụ được giao.
Các ví dụ điển hình ứng dụng Kaizen trong doanh nghiệp thành công?
Một số doanh nghiệp đã ứng dụng Kaizen trong sản xuất và đạt được những kết quả ấn tượng: Toyota, Samsung, General Electric, Vingroup…
Khi nào nên áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp
Phương pháp Kaizen được đánh giá khá phổ biến và dễ dàng áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp ở mọi thời điểm. Các tổ chức có thể thực hiện cải tiến Kaizen bất kỳ lúc nào, đặc biệt trong giai đoạn cần thúc đẩy doanh thu hoặc mong muốn xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số như hiện nay.
Với những chia sẻ từ Fastdo qua bài viết Kaizen là gì? Tất tần tật về Kaizen mà doanh nghiệp cần biết thì cũng hy vọng các quý độc giả sẽ thử nghiệm để áp dụng cho hệ thống doanh nghiệp và nếu vận hành thành công thì đừng quên gửi những nhận xét về cho Fastdo để ra thêm nhiều chủ đề này nữa nhé.
>>> ĐỌC THÊM KIẾN THỨC DOANH NGHIỆP:
