PDCA là gì? Hướng dẫn chi tiết về chu trình PDCA từ A-Z

PDCA là công cụ quản lý giúp Doanh nghiệp liên tục cải tiến và nâng cao chất lượng. Vận hành công cụ này hiệu quả sẽ giúp cho Doanh nghiệp tiến đến gần hơn với những mục tiêu đã đề ra. Hãy cùng Fastdo tìm hiểu về chu trình này thông qua bài viết sau đây nhé!

1. Tổng quan về chu trình PDCA

Chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act) giúp Doanh nghiệp giải quyết nhiều vấn đề về quy trình và sản xuất, thông qua việc liên tục cải tiến các hoạt động nhằm gia tăng sự hiệu quả.

1.1 PDCA là gì?

PDCA là công cụ giúp Doanh nghiệp không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng. Phương pháp này hoạt động thông qua chu trình gồm 4 bước tương đương với 4 chữ cái viết tắt:

• Plan: Lên kế hoạch.
• Do: Tiến hành triển khai các kế hoạch.
• Check: Đánh giá hiệu quả của kế hoạch dựa trên việc triển khai thực tế.
• Act: Thay đổi và cải tiến không ngừng.

4 bước trong chu trình PDCA được sắp xếp và hoạt động theo một vòng tuần hoàn khép kín. Qua đó, Doanh nghiệp sẽ thực hiện việc lên kế hoạch, triển khai và đánh giá, sau đó là thay đổi cải tiến kế hoạch và bắt đầu một vòng lặp mới trong suốt quá trình vận hành công cụ này.

Để hiểu rõ hơn về chu trình này, các Doanh nghiệp có thể tham khảo ví dụ sau đây:

>>> ĐỌC THÊM: Chu trình PDCA trong sản xuất và giám sát chất lượng

1.2 Lịch sử ra đời của mô hình PDCA

PDCA hay còn được biết đến là PDSA (*), “Vòng tròn Deming” hay “Chu trình Shewhart”. Phương pháp này được phát minh bởi nhà tư vấn quản lý Dr. William Shewhart vào đầu thế kỷ 20. Vào những năm 1950, Deming đã phát triển phương pháp này nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến một số sản phẩm, quy trình hoạt động không hiệu quả.

Kể từ đó, cách tiếp cận mới này của ông đã trở thành một công cụ chiến lược phổ biến, được sử dụng rộng rãi bởi đa dạng loại hình tổ chức. Phương pháp này giúp cho Doanh nghiệp chủ động nhận thức và xác định chính xác những yếu tố cần thay đổi và kiểm tra theo một chu trình khép kín tuần hoàn.

(*) Chú thích:

PDSA là vòng lặp gồm 4 giai đoạn Plan (Lập kế hoạch) – Do (Triển khai) – Study (Nghiên cứu) – Act (Hành động). PDSA được biết đến là một bản thể của PDCA nhưng phương pháp này định hướng trọng tâm về mặt lý thuyết. Trong khi đó, PDCA lại hướng trọng tâm về đánh giá kết quả của sự cải tiến.

2. Những trường hợp cần áp dụng PDCA

Chu trình PDCA sẽ phát huy tối đa hiệu quả khi được áp dụng trong các trường hợp sau đây:

• Bắt đầu có một kế hoạch cải tiến mới trong Doanh nghiệp.
• Cải tiến các quy trình, sản phẩm hiện tại hoặc có nhu cầu thực thi hóa một ý tưởng mới.
• Xác định một quy trình làm việc tuần hoàn và khép kín.
• Thu thập và phân tích dữ liệu để xác định vấn đề và nguyên nhân gốc rễ.
• Thực hiện bất cứ đổi mới nào trong quá trình hoạt động.
• Doanh nghiệp mong muốn làm việc hướng tới cải tiến liên tục.

3. Cách triển khai chu trình PDCA vào Doanh nghiệp

Triển khai chu trình PDCA đúng cách sẽ giúp Doanh nghiệp khai thác được tối đa hiệu quả mà công cụ này mang lại. Sau đây là 4 giai đoạn chuẩn để áp dụng phương pháp này vào tổ chức:

3.1 PLAN –  Phân tích vấn đề và lập kế hoạch

Bước đầu tiên khi tối ưu hóa quy trình và cải thiện sản phẩm là lập kế hoạch. Ở giai đoạn này, Doanh nghiệp cần lưu ý, các mục tiêu và chiến lược của công ty cần phải phù hợp với kỳ vọng của khách hàng. Điều này sẽ làm nền tảng để Doanh nghiệp hoàn thành được những giai đoạn tiếp theo trong chu trình PDCA.

Để phân tích vấn đề và lập kế hoạch hiệu quả, Doanh nghiệp nên thực hiện lần lượt như sau:

• Xác định vấn đề hiện có: Đầu tiên, công ty cần tiến hành phân tích để xác định các vấn đề hiện có. Sau đó, hãy xem xét và đánh giá những vấn đề cần được cải thiện theo mức độ ưu tiên. Trong suốt quá trình phân tích, bên cạnh các vấn đề, Doanh nghiệp còn có thể nhận diện các cơ hội mới tiềm năng hơn.
• Chia nhỏ mục tiêu: Sau khi xác định mục tiêu, công ty cần chia nhỏ chúng thành những mục tiêu nhỏ hơn và đảm bảo được các yếu tố SMART (Specic – Measurable – Achievable – Relevant – Time bound). Lúc này, Doanh nghiệp cần đặc biệt tập trung vào việc khảo sát dữ liệu và thông tin để xác định phạm vi của công việc.
• Thiết lập kế hoạch hành động: Sau khi đã xác định vấn đề và thiết lập mục tiêu, Doanh nghiệp cần tạo một kế hoạch rõ ràng nhằm định hướng hành động. Kế hoạch phải bao gồm: Số thứ tự, hạng mục công việc, thời gian hoàn thành, người thực hiện.
• Xác định các chỉ số cần thiết: Trong giai đoạn này, Doanh nghiệp cần xác định các chỉ số KPI cần thiết. Chúng sẽ giúp ích trong việc phân tích và đánh giá ở những chặng kế tiếp.

3.2 DO – Thử nghiệm và tiêu chuẩn hóa

Sau khi hoàn thành bước phân tích vấn đề và lập kế hoạch, bước tiếp theo của chu trình này là thực nghiệm và tiêu chuẩn hóa quy trình. Điều quan trọng nhất khi tiến hành bước này là các thành viên phải được phổ cập cũng như đào tạo những nội dung đã được đề ra trong kế hoạch trước đó. 

Trong quá trình thử nghiệm, Doanh nghiệp nên cố gắng thu thập lại toàn bộ dữ liệu để có thể phục vụ cho quá trình đo lường kết quả. Số liệu đó dù tích cực hay tiêu cực thì cũng rất hữu ích cho quá trình đánh giá tiếp theo.

3.3 CHECK – Kiểm tra và xác định vấn đề

Trong giai đoạn kiểm tra và xác định vấn đề, Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống các thông số khách quan và định lượng. Đây sẽ là những căn cứ để đánh giá về tiêu chuẩn chất lượng của quy trình được cải tiến, cũng như so sánh hiệu quả với những chu kỳ trước.

Đồng thời, trong bước Check, Doanh nghiệp sẽ nhìn nhận ra được những vấn đề đang gặp phải và đưa ra phương hướng giải quyết hợp lý cho giai đoạn tiếp theo của chu trình. 

3.4 ACT – Hành động và điều chỉnh

“A” trong PDCA cần phải được hiểu đồng thời theo hai ý: Act – Hành động và Adjust – Điều chỉnh. Theo đó, ở giai đoạn này, Doanh nghiệp sẽ tiến hành thực hiện các hành động để khắc phục các vấn đề đã xác định ở giai đoạn Check. Ứng với 2 kết quả nhận được sẽ có phương hướng giải quyết như sau:

• Nếu đạt được kết quả mong đợi, doanh nghiệp sẽ dùng làm tài liệu tham khảo cho các kế hoạch sau hoặc chia sẻ cho nội bộ.
• Nếu kết quả thấp hơn mong đợi, doanh nghiệp hãy phân tích để tìm ra giải pháp mới.

Hãy lưu ý, PDCA không phải là phương pháp chỉ áp dụng một lần là xong. Thị trường hiện nay rất năng động, luôn biến đổi không ngừng. Do đó, Doanh nghiệp cần phải cải tiến liên tục để có thể thích ứng với những thay đổi đó. 

Bên cạnh đó, đối với những chiến lược đã cải tiến thành công trong quá khứ, nếu muốn sử dụng lại, Doanh nghiệp vẫn cần tuân thủ theo chu trình vòng lặp PDCA.

4. Ưu – Nhược điểm và phương pháp khắc phục của chu trình PDCA

Khi quyết định áp dụng chu trình PDCA, Doanh nghiệp cần cân nhắc giữa ưu điểm và nhược điểm của nó để đưa ra quyết định phù hợp. Sau đây là những ưu – nhược điểm của chu trình này mà doanh nghiệp cần lưu ý:

4.1 Ưu điểm

Khi áp dụng chu trình PDCA, doanh nghiệp sẽ có thể tối ưu được nhiều chi phí cũng như giúp quá trình kinh doanh suôn sẻ hơn. Dưới đây một số là ưu điểm nổi bật của chu trình này:

• Linh hoạt: PDCA có thể ứng dụng linh hoạt đối với nhiều môi trường kinh doanh và các quy trình trong Doanh nghiệp như: Quản lý dự án, quản trị rủi ro, chiến lược phát triển sản phẩm và quản lý tài nguyên.
• Đơn giản, dễ hiểu: Mọi người trong tổ chức, từ lãnh đạo đến nhân viên, đều có thể dễ dàng tham gia và hiểu được cách thức hoạt động của nó.
• Hiệu quả trong việc cải tiến chất lượng: Giúp xác định và giải quyết các vấn đề một cách hệ thống, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và hiệu quả công việc. Phương pháp này khuyến khích học hỏi liên tục và cải tiến liên tục, giúp tổ chức luôn thích ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh.
• Tăng cường sự tham gia và phối hợp: Khuyến khích sự tham gia của tất cả các bên liên quan trong quá trình cải tiến. Việc chia sẻ thông tin và phối hợp giữa các bộ phận được tăng cường, giúp tạo ra môi trường làm việc hiệu quả hơn.
• Nâng cao năng lực quản lý: Giúp các nhà quản lý rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá và đưa ra quyết định. Phương pháp này cũng giúp nâng cao khả năng giải quyết vấn đề và tư duy hệ thống của các nhà quản lý.

4.2. Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm, phương pháp này vẫn tồn đọng những điểm chưa tốt. Dưới đây là một số nhược điểm của chu trình PDCA. 

• Tốn thời gian và nguồn lực: Việc triển khai PDCA đòi hỏi sự tham gia của nhiều bộ phận, thu thập dữ liệu, phân tích, lập kế hoạch, thực hiện và kiểm tra. Quá trình này có thể kéo dài và tốn kém nguồn lực, nhất là với các tổ chức lớn hoặc các dự án phức tạp.
• Khó khăn trong việc áp dụng cho các vấn đề phức tạp: Đòi hỏi sự tham gia của nhiều bộ phận, thu thập dữ liệu, phân tích, lập kế hoạch, thực hiện và kiểm tra. Quá trình này có thể kéo dài và tốn kém nguồn lực, nhất là với các tổ chức lớn hoặc các dự án phức tạp.
• Gặp rào cản về văn hóa và con người: Để áp dụng phương pháp này hiệu quả đòi hỏi sự cam kết và hỗ trợ từ lãnh đạo, sự phối hợp của các bộ phận và sự thay đổi trong thói quen làm việc của nhân viên. Việc thiếu sự đồng thuận hoặc văn hóa tổ chức không phù hợp có thể cản trở việc triển khai PDCA thành công.
• Khó khăn trong việc đo lường và đánh giá hiệu quả: Việc xác định các chỉ số đo lường phù hợp và đánh giá hiệu quả của PDCA có thể gặp khó khăn, đặc biệt là đối với các mục tiêu cải tiến chất lượng mang tính chủ quan hoặc khó định lượng.
• Nguy cơ trở nên rập khuôn và thiếu linh hoạt: Việc lặp đi lặp lại chu trình này có thể dẫn đến tư duy rập khuôn, thiếu sáng tạo và không thích ứng được với những thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh.

4.3. Phương pháp khắc phục những hạn chế.

Việc áp dụng PDCA thành công đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng, kết hợp với các phương pháp khác và xây dựng môi trường tổ chức phù hợp. Một số phương pháp để khắc phục những hạn chế của phương pháp này như sau:

• Kết hợp phương pháp Brainstorming: Giúp khơi gợi ý tưởng sáng tạo và giải pháp mới cho các vấn đề phức tạp
• Kết hợp phương pháp Lean Startup: Giúp rút ngắn thời gian phát triển và thử nghiệm sản phẩm mới thông qua việc tạo ra các phiên bản tối thiểu khả thi (MVP) và thu thập phản hồi từ người dùng
• Kết hợp phương pháp Agile: Giúp tăng cường khả năng thích ứng và phản ứng nhanh chóng với sự thay đổi của môi trường thông qua việc chia nhỏ dự án thành các phần nhỏ và thực hiện theo từng vòng lặp ngắn
• Tạo dựng văn hóa tổ chức ủng hộ cải tiến, khuyến khích sự sáng tạo và học hỏi liên tục
• Đầu tư vào đào tạo và phát triển năng lực cho nhân viên để sử dụng PDCA hiệu quả
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả của của việc cải tiến một cách thường xuyên để có thể điều chỉnh phù hợp

5. 6 Lợi ích mà chu trình PDCA mang lại cho Doanh nghiệp

Chu trình PDCA nếu được áp dụng hiệu quả sẽ đem lại nhiều lợi ích tuyệt vời. Hãy cùng Fastdo điểm qua ngay 6 lợi ích mà chu trình này có thể mang lại cho Doanh nghiệp:

5.1 Giúp cải tiến hệ thống quy trình

Chu trình PDCA giúp cải tiến liên tục thông qua nguyên lý hoạt động theo chu kỳ. Mỗi phần trong dự án của Doanh nghiệp sẽ trải qua cùng một giai đoạn nhiều lần, đảm bảo rà soát, khắc phục các vấn đề và giúp thích ứng với nhu cầu và tình hình của công ty.

Bên cạnh đó, nó cũng cho phép chia nhỏ dự án thành từng bước nhỏ. Qua đó, Doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản lý và cải thiện từng bước một các kỹ lưỡng nhất.

5.2 Quản lý sự thay đổi một cách hiệu quả

PDCA không chỉ giúp doanh nghiệp có những ý tưởng đột phá, cải thiện chất lượng, tăng hiệu suất mà còn giúp quy trình quản lý của Doanh nghiệp được cải tiến và hiệu quả hơn.

Quá trình cải tiến chu trình này yêu cầu phải có sự kết hợp của nhiều tham số như thành phần lập kế hoạch (Plan), thử nghiệm và tiêu chuẩn hóa (Do), kiểm tra và đánh giá (Check), hành động và điều chỉnh (Action). Từ đó, nó giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động thay đổi của tổ chức trở nên liền mạch và trơn tru hơn.

>>> ĐỌC TIẾP: Quản trị sự thay đổi và 4 nguyên tắc cốt lõi để thành công

5.3 Là công cụ hỗ trợ quản lý chất lượng tuyệt vời

Vòng phản hồi liên tục của PDCA cho phép phân tích, xác định các nguồn từ yêu cầu của khách hàng để đề ra các giải pháp khắc phục. Bên cạnh đó, chu trình này sẽ giúp xác định các phương tiện để giảm sự chênh lệch giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn của đối tượng cần cải tiến.

Không những vậy, đây còn là cơ sở cho sáng kiến ​​Six Sigma DMAIC. Việc thực hiện các hệ thống như vậy phụ thuộc vào phân tích và kiểm soát thống kê do PDCA tạo điều kiện.

>>> ĐỌC NGAY: Six Sigma Là Gì? Những Định Nghĩa Chi Tiết Mà Doanh Nghiệp Cần Nắm

5.4 Kiểm soát dự án tốt hơn

Mô hình PDCA cung cấp cho người quản lý khả năng duy trì quyền kiểm soát lớn hơn đối với một dự án theo nhiều cách, chẳng hạn như:

• Nhà quản lý có thể trả lời cho các câu hỏi 5W1H của dự án. Điều này sẽ giúp nhà quản lý dự án gia tăng được vốn kiến thức và dễ dàng đưa ra các quyết định quan trọng đối với dự án của mình.
• Nó giúp nhà quản lý xác định và chuẩn bị ứng phó với những rủi ro khi dự án chỉ mới bắt đầu.
• Thông qua phương pháp này, nhà quản lý dự án được cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời để cải thiện việc ra quyết định.
• Hiểu rõ hơn về các khoản chi và những biến động của dự án.

5.5 Quản lý hiệu suất hiệu quả

Chu trình PDCA giúp ích trong việc quản lý hiệu suất như sau:

• Ở giai đoạn P, các mục tiêu về hiệu suất sẽ được thiết lập và tổng hợp, sau đó cung cấp đến cho toàn bộ tổ chức.
• Đến giai đoạn D, kế hoạch về hiệu suất sẽ được triển khai.
• Ở giai đoạn C, các số liệu đo lường về hiệu suất thực tế sẽ được đánh giá, phân tích và so sánh với kế hoạch đã đề ra.
• Cuối cùng, ở giai đoạn D, các vấn đề đã xác định ở giai đoạn C sẽ được điều chỉnh, sao cho hiệu suất thực tế sau khi áp dụng sẽ đạt gần nhất với kế hoạch đã đề ra.

Phương pháp này giúp Doanh nghiệp tích hợp với quản lý hiệu suất vào các hoạt động hàng ngày của nhân sự. Thông qua đó, không chỉ hiệu suất được cải thiện và năng suất làm việc của nhân sự cũng được gia tăng đáng kể.

5.6 Gia tăng năng lực cạnh tranh

Một chu trình PDCA hiệu quả sẽ giúp Doanh nghiệp xác định được những biến đổi trên thị trường, đồng thời đánh giá và hạn chế tối đa những tác động tiêu cực của chúng. Điều này được thực hiện thông qua việc thay đổi các chính sách hoạt động, quy tắc kinh doanh và phát triển kế hoạch đề phòng rủi ro của tổ chức.

Không những vậy, nó còn giúp các chức năng về quản lý nhu cầu, chuỗi cung ứng, quản lý hoạt động cũng được tích hợp lại với nhau, giúp tái cấu hình lại Doanh nghiệp một cách hiệu quả. Chính nhờ việc xử lý các rủi ro và việc cải thiện sự phối hợp giữa các quy trình giúp Doanh nghiệp đẩy nhanh chu kỳ kinh doanh và gia tăng năng lực cạnh tranh của mình.

6. PDCA và Kaizen

Quy trình PDCA tương tự như triết lý kinh doanh Kaizen. Doanh nghiệp có thể hiểu theo nghĩa là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Kaizen là phương pháp giúp nhiều nhân viên cảm thấy làm việc hiệu quả hơn bởi công ty luôn cố gắng cải tiến quy trình làm việc. Điều này tương tự như triết lý của PDCA.

Theo PDCA và Kaizen, văn hóa của một tổ chức sẽ thay đổi khi nhân sự học được cách giải quyết vấn đề và có tư duy phản biện tốt. Chu trình này sẽ có vai trò kiểm tra những ý tưởng của nhân sự, điều chỉnh chúng cho hợp lý rồi sau đó sẽ triển khai nếu có tiềm năng.

>>> XEM NGAY: Kaizen là gì? Tất tần tật về Kaizen mà Doanh nghiệp cần biết

7. 2 case study về việc áp dụng PDCA thành công ở các thương hiệu nổi tiếng toàn cầu

Ở các doanh nghiệp, PDCA được áp dụng rất phổ biến. Những thương hiệu nổi tiếng đã sử dụng thành công công cụ này có thể kể đến Toyota và Nike. 

7.1 Toyota

Tính đến năm 2021, Toyota Motor Corporation là công ty lớn thứ bảy trên thế giới về doanh thu. Toyota đã áp dụng rất thành công Kaizen và PDCA vào việc xác định ý tưởng và cải tiến liên tục hệ thống sản xuất.

• Plan: Toyota đặt mục tiêu cải thiện hiệu quả sản xuất bằng cách giảm thiểu lãng phí.
• Do: Họ áp dụng phương pháp “Just-in-time” để giảm thiểu lượng hàng tồn kho và cải thiện tốc độ sản xuất.
• Check: Họ theo dõi và đo lường hiệu quả của các biện pháp cải tiến.
• Act: Họ điều chỉnh các biện pháp cải tiến dựa trên kết quả thu được.

Nhờ đó mà nhân viên của Toyota luôn tìm ra các vấn đề khiến quá trình làm việc kém hiệu quả và thiết kế lại quy trình để cải thiện. Đồng thời, việc ứng dụng chu trình PDCA cũng đã giúp Toyota đưa ra các quyết định nhanh chóng hơn.

7.2 Nike

Nike áp dụng triết lý Lean – một triết lý tương tự PDCA cho hệ thống sản xuất của mình. Theo đó, trong tuyên ngôn mới của mình, Nike đã khẳng định Lean là nền tảng giúp họ thúc đẩy sản xuất bền vững. 

Khi bị chỉ trích vì trả lương thấp, Nike đã sử dụng PDCA để khắc phục vấn đề này. Theo đó, Nike đã trao quyền cho nhân viên, áp dụng các chính sách khen thưởng nhằm thúc đẩy tinh thần làm việc, tạo ra hệ thống điểm đánh giá để thúc đẩy tinh thần và gia tăng động lực cho nhân sự.

Nhờ sự hiệu quả của PDCA, Nike đã cải thiện điều kiện cho người lao động, cắt giảm lãng phí và tuyển dụng lãnh đạo theo định hướng giá trị. Chính sự cam kết đối với các phương pháp, Lean đã giúp Nike tăng gấp đôi quy mô. Nhãn hiệu đã tăng từ 100 tỷ USD vào năm 2015 lên hơn 200 tỷ USD vào năm 2021.

Chu trình PDCA nếu được áp dụng đúng cách sẽ đem lại rất nhiều hiệu quả cho Doanh nghiệp, Hy vọng những thông tin mà Fastdo vừa chia sẻ sẽ giúp ích đối với các Doanh nghiệp!

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Horenso là gì? Nguyên tắc áp dụng phương pháp Horenso
• Kanban là gì? 5 lưu ý để áp dụng phương pháp Kanban hiệu quả