Horenso là gì? Bí mật đằng sau sự thành công của người Nhật

Horenso là gì và làm sao để triển khai Horenso hiệu quả trong doanh nghiệp? Nếu bạn đang thắc mắc về nguyên tắc áp dụng nguyên tắc này vào làm việc nhóm như thế nào, hãy đọc ngay bài viết dưới đây của Fastdo. Bài viết sẽ cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin về giải pháp tối ưu công việc nhóm hiệu quả với quy tắc Horenso. 

1. Quy tắc Horenso là gì?

Horenso là gì? Horenso là phương pháp giao tiếp đặc trưng của Nhật Bản trong làm việc nhóm. Mục đích của phương pháp này là giúp tối ưu hiệu quả truyền thông nội bộ ở nơi làm việc và giá trị của tổ chức, doanh nghiệp.

Trong tiếng Nhật, Horenso có ý nghĩa là rau bina, vậy mối tương quan giữa rau bina và nguyên tắc làm việc Horenso là gì? Thực ra, câu trả lời là không. HoRenSo thực chất là viết tắt của 3 từ: Hokoku – Báo cáo, Renraku – Liên lạc, Sodan – Bàn bạc. Trong công việc, báo cáo và liên lạc để trao đổi thông tin, còn thảo luận là để tìm ra hướng giải quyết tốt nhất.

Quy tắc Horenso được giới thiệu lần đầu tiên bởi CEO của công ty Yamanata Security, Tomiji Yamazaki – người đã giải mã khái niệm Horenso là gì và ứng dụng hiệu quả quy tắc này trong doanh nghiệp của mình. Năm 1982, ông cho ra mắt cuốn sách về quy trình ứng dụng Horenso, giúp cho khái niệm này đã trở nên phổ biến và được triển khai rộng rãi ở nhiều công ty.

Về cơ bản, Horenso là bộ kỹ năng mềm dành cho nhân viên trong môi trường văn phòng. Quy tắc này được triển khai trong quy trình đào tạo nhân viên mới và yêu cầu các nhân sự nắm rõ các nguyên tắc để đảm bảo hiệu quả giao tiếp trong công ty.

2. 3 Nguyên tắc cơ bản để áp dụng phương pháp Horenso là gì

Bên cạnh thắc mắc về Horenso là gì thì những nguyên tắc áp dụng phương pháp này cũng là vấn đề được nhiều người quan tâm. Bạn có thể tìm hiểu các nguyên tắc trong Horenso là gì qua nội dung dưới đây:

2.1 Hokoku (Báo cáo) trong Horenso là gì?

Hokoku trong Horenso là gì? Trong mô hình của Horenso, báo cáo là một nhiệm vụ yêu cầu nhân viên trình bày lại kết quả làm việc cho cấp trên. Việc chủ động báo cáo là yếu tố cần thiết cho các công việc, vì trách nhiệm của người quản lý là cần nắm được sự thay đổi trong tiến trình thực thi công việc của nhân viên.

Khi gặp các vấn đề nhỏ, hoặc các lỗi nhân viên cảm thấy không cần thiết hoặc không đủ quan trọng để báo cáo với quản lý, họ thường có xu hướng tự giải quyết. Tuy nhiên, quy tắc Hokoku không cho rằng đây là cách làm tốt. Mọi nhân viên không có quyền tự đưa ra quyết định, điều bạn cần làm là báo cáo trực tiếp với cấp trên, dù là vấn đề nhỏ nhất.

• Thời điểm báo cáo: Thời điểm báo cáo tốt nhất là khi hoàn thành công việc được giao. Với công việc mang tính dài hạn, bạn nên thường xuyên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện.
• Phương pháp báo cáo tốt: Bạn nên báo cáo một cách đầy đủ, chính xác và nên báo tin xấu trước. Ngoài ra, văn phong của bản báo cáo phải lịch sự, tôn trọng người đọc.
• Phương pháp báo cáo không tốt: Báo cáo thiếu chính xác, ít thông tin và báo tin tốt trước. Ngoài ra, văn phong thiếu tôn trọng và thông tin mang tính thống kê cũng không mang lại hiệu quả tốt.

2.2 Renraku (Liên lạc, Giao tiếp, Thông báo) trong Horenso là gì?

Renraku trong Horenso là gì? Trong Horenso, liên lạc luôn là nguyên tắc khó nhất. Bởi vì vấn đề này liên quan đến yếu tố thời gian nên người Nhật luôn cẩn trọng khi liên lạc. Renraku ám chỉ các thông tin nhanh và ngắn gọn được thông báo nhanh chóng.

Sự khác biệt lớn nhất của Hokoku và Renraku là Renraku cho phép thông tin truyền đi từ 2 chiều, cấp quản lý đến nhân viên và ngược lại, còn trong Hokoku – báo cáo phải được thực hiện bởi cấp nhân viên. Tiêu điểm cần chú ý của Renraku là thời gian, đảm bảo mọi người đều được thông báo về tiến độ của công việc, không để xảy ra nhầm tưởng rằng ai đó cho rằng đồng nghiệp đã biết về thông tin này.

• Phương pháp liên lạc tốt: Đối với việc đơn giản và khẩn cấp thì bạn có thể liên lạc bằng miệng, điện thoại và chỉ nói những điều cần thiết. Khi cần liên lạc với nhiều người, bạn có thể sử dụng cuộc họp hoặc email nội bộ để thông báo. Bạn nên dùng văn bản để liên lạc nếu việc liên quan tới phương châm, cải tiến chất lượng, rút kinh nghiệm…
• Phương pháp liên lạc không tốt: Liên lạc dài dòng khó hiểu, không liên quan tới công việc hiện tại và mất nhiều thời gian hoặc liên lạc ngẫu hứng không cân nhắc thời điểm, ít người biết.

2.3 Sodan (Bàn bạc, Tư vấn, Lời khuyên) trong Horenso là gì?

Sodan trong Horenso là gì? Bàn bạc chính là điểm then chốt để các thành viên trong nhóm giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Mỗi người đều có điểm mạnh và góc nhìn khác nhau nên việc bàn bạc, thảo luận đưa ra ý kiến đóng góp sẽ giúp vấn đề được giải quyết ở tất cả các khía cạnh, nâng cao hiệu quả làm việc.

Tại các công ty Nhật Bản, các nhân viên được khuyến khích đưa ra ý kiến thảo luận và bàn bạc sau khi đã hoàn thành công việc. Các cuộc tham vấn này thường được tổ chức theo hình thức 1-1, có thể tham khảo ý kiến giữa các thành viên, với cấp trên hoặc với đối tác liên quan bên ngoài. Sodan giúp cho mỗi cá nhân không cảm thấy đơn độc khi làm việc trong một dự án.

• Phương pháp thảo luận tốt: Thu thập ý kiến của nhiều người, có nhiều phong cách và cá tính khác nhau; Ghi nhận các ý kiến; Có mục đích thảo luận rõ ràng, ai cũng nắm bắt được và khi có quyết định cuối cùng thì mọi thành viên cần tuân thủ theo.
• Phương pháp thảo luận không tốt: Quá ít người tham gia thảo luận dẫn đến các ý tưởng không có sự khác biệt, thiếu sự đa dạng; Không ghi nhận các ý kiến đóng góp, chưa suy nghĩ kĩ đã bác bỏ ngay lập tức; Mục đích thảo luận không rõ ràng; Không có quyết định cuối cùng và mỗi người làm một hướng.

3. Ưu điểm và nhược điểm của việc áp dụng Horenso là gì?

3.1 Ưu điểm của phương pháp Horenso là gì?

Trong công việc, vai trò và tầm quan trọng của phương pháp Horenso là gì? Sử dụng kỹ năng Horenso trong quá trình làm việc là chìa khóa quan trọng đảm bảo mối liên kết và hợp tác trong nội bộ công ty đạt hiệu quả tốt hơn. Dưới đây là một số vai trò quan trọng của Horenso trong môi trường công sở:

• Cải thiện mối quan hệ và rào cản giữa cấp nhân viên và quản lý: Sự tin tưởng được cải thiện bởi các nhà quản lý tin rằng dù có chuyện gì xảy ra họ vẫn luôn nắm được thông tin trong đội nhóm của mình. Đối với nhân viên, họ sẽ cảm thấy luôn có cơ hội nhận được sự giúp đỡ và ủng hộ từ cấp trên của mình.
• Thông tin được liên kết chặt chẽ trong nội bộ: Horenso giúp thông tin được đảm bảo truyền đi nhanh chóng và chính xác giữa các thành viên liên quan, tất cả mọi người đều nắm được vấn đề và giải quyết ngay từ giai đoạn đầu.
• Tăng cường trách nhiệm cá nhân: Nguyên tắc Horenso giúp mỗi nhân viên ý thức được trách nhiệm cá nhân đối với cấp trên và tổ chức. Mọi người được trao quyền đóng góp ý kiến, được ghi nhận và có động lực làm việc tốt hơn.

3.2 Nhược điểm của phương pháp Horenso là gì?

Bên cạnh các ưu điểm nổi bật, quy tắc Horenso cũng tồn tại những nhược điểm riêng. Vậy những nhược điểm ảnh hưởng đến quy trình quản trị nội bộ của doanh nghiệp trong Horenso là gì, hãy cùng Fastdo tìm hiểu ngay sau đây:

• Nhầm lẫn giữa giao tiếp hiệu quả và quản lý chặt chẽ: Horenso đặt ra nguyên tắc nhân viên cần báo cáo với cấp trên mọi vấn đề nhỏ nhất xảy ra trong tổ chức, chính vì vậy chúng thường bị nhầm lẫn với việc kiểm soát một cách tiêu cực.
• Hiểu lầm về sự tự do bị hạn chế: Nhược điểm này xuất phát từ văn hóa làm việc của người Nhật, khi bắt đầu dự án nhân viên không được hướng dẫn chi tiết mà được trao quyền để tự đề xuất ý tưởng và tự kiểm soát hướng đi. Chính vì vậy trong quá trình thực thi, họ cần báo cáo với cấp trên thường xuyên để kiểm soát tiến độ hiệu quả hơn, khác với phong cách làm việc của người Mỹ – làm việc riêng lẻ sau đó báo cáo khi kết thúc dự án.

Mặc dù còn tồn tại hạn chế, song Horenso vẫn là văn hóa làm việc nhiều doanh nghiệp mong muốn hướng đến. Bên cạnh đó, nguyên tắc Horenso không chỉ áp dụng trong công việc văn phòng mà còn được áp dụng nhiều trong cuộc sống, trong cách giao tiếp, cách làm việc nhóm thông thường. Horenso giúp làm tăng hiệu quả trong công việc và cách trao đổi thông tin trong cuộc sống.

Bạn đang áp dụng phương pháp Horenso nhưng còn băn khoăn về việc truyền đạt thông tin nội bộ một cách nhanh chóng và hiệu quả? Với phần mềm quản lý hòm thư nội bộ fMail được phát triển bởi Fastdo, việc báo cáo, liên lạc và thảo luận sẽ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. fMail giúp tổ chức xây dựng một hệ thống truyền thông nội bộ tối ưu, đảm bảo mọi thông tin quan trọng đều được truyền đạt đến đúng người, đúng thời điểm.

BẤM VÀO ẢNH ĐỂ ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ PHẦN MỀM QUẢN LÝ HÒM THƯ NỘI BỘ FMAIL.

4. Một số bài tập tình huống Horenso cụ thể

Nếu bạn chưa hình dung được quy tắc Horenso là gì và chúng được ứng dụng trong các tình huống cụ thể như thế nào, hãy tham khảo một số bài tập tình huống Horenso cụ thể dưới đây:

Trên đây là nội dung giải đáp về vấn đề Horenso là gì cũng như các quy tắc áp dụng phương pháp. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng làm việc nhóm và mang lại năng suất làm việc cao. Nếu bạn cần tư vấn thêm các giải pháp quản trị khi làm việc, hãy liên hệ ngay với Fastdo để được hỗ trợ tốt nhất nhé!

>>>> CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM:

• Ma trận BCG là gì? 5 Bước Ứng dụng BCG trong lập chiến lược
• Mô hình SMART là gì? Xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART
• Kaizen là gì? Tất tần tật về Kaizen mà Doanh nghiệp cần biết
• Tư duy thiết kế là gì? Bước đột phá tạo ra những giá trị mới