Công cụ dụng cụ và hạch toán phân bổ chi tiết trong tổ chức

Doanh nghiệp nào cũng cần nắm vững nguyên tắc hạch toán, phân bổ công cụ dụng cụ hợp lý. Trong bài viết này, Fastdo sẽ giải đáp cho quý Doanh nghiệp các vấn đề liên quan đến loại tài sản này và các phương pháp hạch toán phân bổ theo luật kế toán hiện hành.

1. Thế nào là công cụ dụng cụ?

Công cụ dụng cụ (CCDC) là những tư liệu lao động của Doanh nghiệp tham gia vào một hay nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh. Căn cứ Điều 26, Thông tư 200/2014/TT – BTC, những tài sản không đủ về thời gian sử dụng và giá trị được ghi nhận là tài sản cố định sẽ là CCDC.

1.1 Phân biệt giữa Công cụ dụng cụ (CCDC) và Tài sản cố định (TSCĐ)

Để thuận tiện cho quý Doanh nghiệp có thể xác định rõ tài sản đó là CCDC hay TSCĐ, Fastdo sẽ phân biệt một cách rõ ràng hai khái niệm này:

1.1.1 Sự giống nhau

Sau đây là những điểm giống nhau giữa CCDC và TSCĐ:

• Đều là những tư liệu lao động tham gia vào chu trình sản xuất kinh doanh. Sau một thời gian sử dụng, chúng đều bị hao mòn về mặt giá trị. Doanh nghiệp cần có các biện pháp sửa chữa hoặc thường xuyên nâng cấp để tăng thời gian sử dụng.
• Đều mang lại lợi ích về kinh tế do tham gia vào quá trình hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp.
• Đều cần xác định rõ ràng nguyên giá với các loại hồ sơ, giấy tờ liên quan. Đảm bảo nguồn gốc xuất xứ một cách rõ ràng và minh bạch.

1.1.2 Sự khác nhau

Những điểm khác nhau để kế toán có thể phân biệt giữa CCDC và TSCĐ bao gồm: 

Vậy để ghi nhận là CCDC, tài sản phải có thời gian sử dụng dưới 1 năm hoặc nguyên giá không vượt quá ngưỡng 30 triệu triệu đồng.

Ví dụ cụ thể về trường hợp sử dụng CCDC như sau:

• Công ty A mua một chiếc máy in có giá 4.000.000 đồng (chưa bao gồm VAT).
• Công ty A mua một chiếc máy bơm chuyên dụng X dùng cho dự án Y có giá 35.000.000 đồng (chưa bao gồm VAT) nhưng có thời hạn sử dụng trong 8 tháng.

Cả hai ví dụ trên đều được xếp vào CCDC. Như vậy, tài sản nào được xếp vào công cụ, dụng cụ đều là những tài sản phục vụ cho công tác sản xuất, kinh doanh và có thời hạn sử dụng ngắn hạn, thấp hơn so với tài sản cố định.

>>> ĐỌC THÊM: 3 cách tính hàng tồn kho nhanh, chính xác cho dân kế toán

1.2 Những tư liệu lao động được ghi nhận là CCDC theo luật định

Như Fastdo đã trình bày phía trên, những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian ghi nhận là Tài sản cố định sẽ được ghi nhận là công cụ dụng cụ.

Theo quy định của pháp luật, những tư liệu lao động được ghi nhận là CCDC bao gồm:

• Các loại công cụ phục vụ cho công tác xây lắp, sản xuất như đà giáo, ván khuôn, giá lắp chuyên dụng. 
• Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng nhưng trong quá trình bảo quản, vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính giá trị hao mòn để trừ đi những giá trị bao bì đã bị hao hụt
• Các loại CCDC bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán.
• Những dụng cụ, đồ nghề bằng thủy tinh, sành, sứ.
• Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng
• Quần áo, giày dép chuyên dùng cho làm việc.

Vì không có quy định cụ thể về CCDC, kế toán cần nắm vững những nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định để ghi nhận đúng đâu là tài sản cố định, đâu là CCDC.

1.3 Những đặc điểm của Công cụ, dụng cụ

• Sở hữu hình thái vật chất và có tính hao mòn: 

Giống tài sản cố định, công cụ dụng cụ cũng có hình thái vật chất cụ thể và có tính hao mòn. Khi sử dụng CCDC được một thời gian sẽ dẫn đến hao mòn và tốn chi phí hao mòn (được chuyển vào chi phí sản xuất trong kỳ). Ngoài ra, kế toán cần lưu ý, CCDC cần được liệt kê vào bảng kê khai tài chính của Doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần trích nguồn vốn lưu động để mua CCDC.

• Có giá trị thấp hơn so với giá trị tài sản cố định:

Công cụ dụng cụ có giá trị dưới 30 triệu đồng và được sử dụng trong nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp thường mua CCDC phục vụ cho các dự án và thu lợi từ việc sử dụng chúng.

• Thời gian sử dụng ngắn:

Thời gian sử dụng của công cụ dụng cụ không dài và thường được sử dụng dưới 1 năm. Bên cạnh đó, có các loại công cụ dụng cụ chỉ sử dụng 1 lần.

>>> XEM THÊM: Kế toán tài chính và kế toán quản trị: Sự giống và khác nhau

2. Các tiêu chí phân loại công cụ dụng cụ

Doanh nghiệp có thể phân loại CCDC dựa vào các tiêu chí như sau:

2.1 Căn cứ vào giá trị phân bố

Có nhiều cách để phân loại công cụ dụng cụ, tuy nhiên căn cứ vào giá trị phân bố là một phương pháp khoa học, chính xác và thuận tiện để hạch toán vào cuối kỳ. Đối với căn cứ này, có thể chia thành nhóm phân bổ 1 lần hoặc nhóm phân bổ nhiều lần.

2.1.1 Nhóm phân bổ 1 lần

Những loại công cụ dụng cụ được phân bổ 1 lần thường có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn. Chúng thường được đưa thẳng vào chi phí của Doanh nghiệp.

2.1.2 Nhóm phân bổ trên 1 lần

Các công cụ dụng cụ thuộc nhóm này thường có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài như: quần áo bảo hộ, máy tính, bao bì,… Chúng được chia làm hai nhóm chính là phân bổ hai lần và phân bổ nhiều lần.

•  Phân bổ 2 lần

Mỗi một lần phân bổ trong trong 2 lần sẽ có thời gian nhất định. Giá trị được chia thành 2 phần bằng nhau theo tỷ lệ 50:50.

Ví dụ: Một công cụ dụng cụ X có thời hạn chỉ sử dụng được 2 lần. Kế toán sẽ phân bổ thời gian, cách sử dụng hợp lý sao cho 2 phần bằng nhau.

•  Phân bổ nhiều lần

Công cụ dụng cụ được phân bổ nhiều lần tùy thuộc vào mức độ và thời gian sử dụng (phân bổ tối đa không quá 36 tháng). Theo thông tư 45/2013, giá trị của công cụ dụng cụ được chia đều cho số kỳ đăng ký phân bổ, với mỗi kỳ được hiểu là 1 tháng trong chu kỳ kinh doanh 12 tháng. 

Ví dụ: Một công cụ dụng cụ có hạn sử dụng 5 tháng, tuy nhiên số lượng sử dụng chỉ chiếm một nửa số mua về. Kế toán sẽ phân chia công cụ dụng cụ đó thành 3 phần và phân bổ hợp lý để có thể tận dụng nhiều nhất công cụ dụng cụ đó.

Khi đưa công cụ dụng cụ vào sử dụng, ngày đưa vào sử dụng chính là ngày bắt đầu tính phân bổ. Sau đây là các công thức tính để tính phân bổ công cụ dụng cụ trong nhiều kỳ:

• Công thức tính mức phân bổ hàng năm

Mức phân bổ hàng năm = Giá trị công cụ dụng cụ/ Thời gian phân bổ

• Công thức tính mức phân bổ hàng tháng

Mức phân bổ hàng tháng = Mức phân bổ hàng năm/ 12 tháng

• Công thức tính mức phân bổ trong tháng phát sinh

Mức phân bổ trong tháng phát sinh = [Giá trị của công cụ dụng cụ/ (Thời gian phân bổ * Tổng số ngày của tháng phát sinh)] * Số ngày sử dụng trong tháng

Ngoài ra, Doanh nghiệp có thể phân loại CCDC dựa theo các tiêu chí:

• Dựa vào giá trị sử dụng và nội dung hình thành có thể phân loại các dụng cụ đồ nghề bằng thủy tinh, sành, sứ, quần áo lao động, …
• Dựa vào mục đích sử dụng trong việc sản xuất cho kinh doanh hoặc mục đích quản lý
• Dựa vào công tác quản lý, ghi chép kế toán như các thiết bị thay thế, bao bì, đồ dùng cho thuê, …

>>> ĐỌC NGAY: Kế toán nội bộ và những công việc quan trọng tổ chức

3. Tổng quan về kế toán công cụ dụng cụ trong Doanh nghiệp

Nhằm mục đích theo dõi tình hình và kiểm soát công cụ dụng cụ, Doanh nghiệp cần thực hiện nhiệm vụ kế toán. Sau đây, Fastdo xin giới thiệu tổng quan về kế toán chúng trong Doanh nghiệp

3.1 Quy trình thực hiện kế toán công cụ dụng cụ

Khi thực hiện kế toán công cụ dụng cụ, Doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình các bước cụ thể để có thể kế toán một cách khoa học nhất:

• Bước 1: Thu nhận chứng từ của công cụ dụng cụ để có những số liệu chính xác phục vụ cho việc kế toán. Bộ chứng từ gồm: Hóa đơn mua, hồ sơ kỹ thuật (nếu có), biên bản giao nhận…
• Bước 2: Cần xử lý chứng từ để sơ khảo về các con số khi thống kê
• Bước 3: Ghi sổ kế toán nhằm lưu giữ các dữ liệu có liên quan
• Bước 4: Rà soát số liệu kế toán, đảm bảo rằng việc ghi chép là hoàn toàn chính xác
• Bước 5: Bảo quản và lưu giữ chứng từ phục vụ cho các việc kiểm tra hoặc các trường hợp cần thiết.

3.2 Vai trò của kế toán công cụ dụng cụ trong Doanh nghiệp

Những vai trò cụ thể của kế toán công cụ dụng cụ trong Doanh nghiệp bao gồm:

• Kế toán thực hiện các kê khai, lưu giữ, nắm vững tình trạng các công cụ dụng cụ khi nhập kho, xuất kho và tồn kho; đảm bảo số lượng và giá trị trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Họ là người đánh giá và phân loại sao cho phù hợp với các nguyên tắc và yêu cầu đã được quy định sẵn.
• Kế toán phân bổ công cụ dụng cụ đến các bộ phận, dự án có liên quan; thực hiện tính toán, xử lý chứng từ, sổ kế toán để việc thực hiện tổng hợp các chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm được đảm bảo; lập báo cáo tài chính mỗi cuối kỳ thống kê các chi phí và tổn thất khi sử dụng.
• Kế toán theo dõi tình hình sử dụng, lập kế hoạch mua, sử dụng và thanh toán công cụ dụng cụ. Ngoài ra, kế toán công cụ dụng cụ cần thường xuyên kiểm tra và rà soát nhằm tránh các trường hợp không đủ số lượng, công cụ dụng cụ bị tổn thất về chất lượng.

3.3 Nguyên tắc của kế toán công cụ dụng cụ

Như quý Doanh nghiệp đã biết, công cụ dụng cụ không có đủ các tiêu chuẩn như Tài sản cố định. Vì thế, theo quy định Nhà nước, công cụ dụng cụ sẽ được quản lý và hạch toán như nguyên vật liệu.

Cụ thể về cách quản lý công cụ dụng cụ theo luật kế toán hiện hành như sau:

• Giá nhập kho công cụ và dụng cụ được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc. Đồng thời, kế toán ghi nhận nợ – có vào tài khoản 153 đối với những công cụ phân bổ 2 lần. 
• Để tính giá trị thực của loại tài sản này, Doanh nghiệp có thể dựa vào 3 cách: Nhập trước – xuất trước, thực tế đích danh hoặc bình quân gia truyền. 
• Phải luôn luôn chi tiết và cụ thể trong quá trình phân bổ, kê khai giá trị công cụ, dụng cụ. Doanh nghiệp nên phân rõ thành các nhóm, hoặc quản lý tài sản theo kho để dễ hạch toán. 
• Tổ chức đối chiếu để kiểm tra định kỳ số lượng công cụ, dụng cụ thực tế với số liệu ghi nhận trong sổ sách kế toán. Trong sổ sách phải ghi địa chỉ, tên Doanh nghiệp và danh tính người chịu trách nhiệm quản lý. 
• Đối với các công cụ, dụng cụ có giá trị cao hoặc có tính khan hiếm, cần đặc biệt theo dõi và giữ gìn cẩn thận. Bởi đó là tài sản chung, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất, kinh doanh của Doanh nghiệp. 
• Đối với công cụ dụng cụ sử dụng trong nhiều kỳ kế toán, bao gồm bao bì luân chuyển, tài sản cho thuê cần ghi nhận vào tài khoản 242. 
• Sử dụng công cụ, dụng cụ phải hạch toán vào tài khoản 242 sẽ có các chi phí phát sinh, được quyết toán vào chi phí sản xuất kinh doanh nói chung. 
• Nếu Doanh nghiệp có giao dịch quốc tế, sử dụng ngoại tệ phải tuân thủ theo điều 69 bộ luật Kế toán. Trong bộ luật này quy định cụ thể các phương pháp hạch toán chênh lệch tỷ giá cho từng giao dịch. 

4. Tài khoản kế toán sử dụng để hạch toán công cụ dụng cụ

Đối với tài khoản kế toán dùng để hạch toán công cụ dụng cụ, tùy theo mục đích khác nhau, quý Doanh nghiệp có thể sử dụng hai tài khoản là tài khoản 153 và tài khoản 242.

4.1 Tài khoản 153 – Nguyên liệu, vật liệu

Đối với công cụ dụng cụ được phản ánh vào tài khoản 153 sẽ được hạch toán và quản lý như nguyên liệu, vật liệu. Vì đây là những tư liệu lao động không đủ điều kiện để trở thành tài sản cố định. Nếu có giá trị nhỏ, Doanh nghiệp ghi nhận một lần vào chi phí sản xuất, kinh doanh. 

Đối với công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê có liên quan sản xuất, kinh doanh được Doanh nghiệp ghi nhận vào tài khoản 242 nếu chúng phân bổ trong nhiều kỳ kế toán. Sau đó, chúng được chia dần vào giá vốn hàng bán hoặc chi phí sản xuất kinh doanh cho từng bộ phận.

4.1.1 Kết cấu của tài khoản 153 

Kết cấu của tài khoản 153 – Nguyên liệu vật liệu tăng bên Nợ và giảm bên Có:

4.1.2 Các tài khoản cấp 2 của tài khoản 153 

Kết cấu tài khoản cấp 2 của tài khoản 153 – Nguyên liệu, vật liệu bao gồm: 

4.2 Tài khoản 242 – Chi phí trả trước

Tài khoản 242 – Chi phí trả trước dùng để ghi nhận các chi phí đã phát sinh trong thực tế có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh thông qua nhiều kỳ kế toán. Tài khoản này thể hiện việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ kế toán sau đó.

Ngoài ra, đối với các công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê xuất dùng hoặc liên quan đến sản xuất kinh doanh qua nhiều kỳ kế toán cũng được phản ánh vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước. Sau đó, chúng sẽ được phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh.

4.2.1 Kết cấu tài khoản 242 

Kết cấu tài khoản 242 – Chi phí trả trước được thể hiện thông qua hình ảnh dưới đây: 

4.2.2 Các nội dung được phản ảnh trong tài khoản 242 

Sau đây là các nội dung phản ánh trong Tài khoản 242 để Doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc kế toán công cụ dụng cụ:

5. Các phương pháp hạch toán công cụ dụng cụ trong tổ chức

Để thuận tiện trong việc kiểm soát và nắm bắt các công cụ dụng cụ, quý Doanh nghiệp cần hạch toán công cụ dụng cụ. Tùy thuộc vào thời gian sử dụng như sử dụng trong ngày hoặc nhập kho sau đó mới xuất ra dùng sẽ có những phương pháp hạch toán khác nhau.

5.1 Công cụ dụng cụ được mua và sử dụng trong ngày

Trường hợp 1: Đối với các công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng không dài và giá trị nhỏ, Doanh nghiệp cần hạch toán tất cả vào chi phí trong một lần để dễ dàng hơn.

• Nợ TK 154, 621, 627, 641, 642 (phụ thuộc vào bộ phận sử dụng của công cụ dụng cụ).
  • Có TK 153.

Trường hợp 2: Đối với các công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng dài và giá trị lớn, Doanh nghiệp cần hạch toán một cách chính xác và  chắc chắn hơn.

Tại thời điểm khi mua công cụ dụng cụ ghi:

• Nợ TK 242.
  • Có TK 153.

Hàng tháng cần hạch toán vào chi phí:

• Nợ TK 154, 621, 627, 641, 642 (phụ thuộc vào bộ phận sử dụng của công cụ dụng cụ).
  • Có TK 242.

5.2 Công cụ dụng cụ được mua về nhập kho, sau đó mới xuất ra dùng

Khi công cụ dụng cụ được mua về, sau đó nhập kho

• Nợ TK 153 – Phụ thuộc vào bộ phận sử dụng của công cụ dụng cụ.
• Nợ TK 1331 – Thuế GTGT (nếu có).
  • Có TK 111, 112, 331.

Công cụ dụng cụ được xuất kho và được sử dụng: Tương tự như mua các công cụ dụng cụ sử dụng trong ngày, dựa vào giá trị và thời gian sử dụng có hai trường hợp.

1. Trường hợp 1: Công cụ dụng cụ có giá trị không lớn và hạn sử dụng ngắn thì hạch toán toàn bộ một lần vào chi phí:

• Nợ TK 154, 621, 627, 641, 642 (phụ thuộc vào bộ phận sử dụng của công cụ dụng cụ).
  • Có TK 153.

2. Trường hợp 2: Công cụ dụng cụ có giá trị lớn và hạn sử dụng dài thì hạch toán theo:

Tại thời điểm khi mua công cụ dụng cụ ghi:

• Nợ TK 242.
  •  Có TK 153.

Hàng tháng cần hạch toán vào chi phí:

• Nợ TK 154, 621, 627, 641, 642 (phụ thuộc vào bộ phận sử dụng của công cụ dụng cụ)
  • Có TK 242.

6. Những chứng từ cần thu thập trong quá trình thực hiện kế toán công cụ dụng cụ

Các chứng từ ghi tăng bên Nợ của tài khoản 153, 242 bao gồm: Hóa đơn GTGT đầu vào, hồ sơ hợp đồng, biên bản bàn giao, bảng kê mua hàng, Phiếu nhập kho, biên bản kiểm kê,…

Các chứng từ ghi tăng bên Có của tài khoản 153 bao gồm: Phiếu xuất kho, Đề nghị xuất CCDC của bộ phận liên quan, biên bản kiểm kê,…

Thông qua bài viết trên, Fastdo đã cung cấp cho quý Doanh nghiệp những thông tin chi tiết về công cụ dụng cụ. Hy vọng bài viết của Fastdo sẽ giúp ích cho quý Doanh nghiệp trong việc hạch toán loại tài sản này!

>>> XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Các chỉ số tài chính quan trọng – 6 nhóm chỉ số cần nắm vững
• Khái niệm hàng tồn kho và nguyên tắc tính hàng tồn kho chuẩn