Quản lý nhân sự bằng Excel là phương thức quản lý hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Vậy bạn đã biết cách tạo lập và sử dụng một file quản lý nhân sự trên Excel chưa? Nếu chưa thì hãy cùng Fastdo tìm hiểu cách tạo file cũng như lợi ích khi quản lý nhân sự trên Excel qua bài viết dưới đây nhé!
1. 10 Mẫu file quản lý nhân sự bằng excel tổng quan & chi tiết
>>> TẢI MIỄN PHÍ: 10 MẪU FILE QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL
1.1 Mẫu file quản lý nhân sự bằng excel tổng quát
Quản lý hồ sơ nhân sự là quy trình không thể thiếu dành cho mỗi doanh nghiệp, đây là file tổng hợp các thông tin tổng quan nhất để theo dõi thông tin cá nhân của nhân viên. Xây dựng một bảng tổng hợp thông tin nhân sự hiệu quả và có sự liên kết với các file hồ sơ khác giúp các HR có thể theo dõi và đánh giá tình hình nhân sự hiện tại tốt hơn.
File theo dõi tổng quát thông tin nhân sự sẽ bao gồm các nội dung như: Mã nhân viên, Thông tin cá nhân, Thông tin liên lạc, Loại hình nhân sự,… Dưới đây là một mẫu file quản lý nhân sự bằng excel tổng quát bạn có thể tham khảo:
1.2 Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiện tại của doanh nghiệp
Xây dựng file quản lý hồ sơ nhân viên hiện tại giúp doanh nghiệp dễ dàng truy cập và theo dõi các thông tin chi tiết hơn. File này bao gồm các thông tin tổng hợp về hồ sơ cá nhân, giấy tờ, tài khoản, kinh nghiệm làm việc,…
1.3 Mẫu excel quản lý nhân sự mới
File excel quản lý nhân sự mới giúp bộ phận nhân sự quản lý hồ sơ nhân viên trong giai đoạn thực tập, học việc, thử việc dễ dàng hơn. Bên cạnh các thông tin nhân sự thông thường, quản lý hồ sơ nhân viên mới cần theo dõi chi tiết về các mức lương trong giai đoạn chưa chính thức, hồ sơ xác nhận, hợp đồng thực tập/ thử việc,…
1.4 Mẫu file quản lý hợp đồng nhân sự
Ký hợp đồng lao động là quy trình được diễn ra hằng kỳ hoặc hằng năm tùy vào chính sách của công ty. Trong giai đoạn ký hợp đồng, có những nhân sự vẫn tiếp tục ký kết hoặc có thể kết thúc hợp đồng lao động, vì vậy để quản lý hợp đồng nhân sự hiệu quả hơn, bộ phận HR cần theo dõi tổng hợp các thông tin này trên một file cụ thể. Dưới đây Fastdo sẽ gửi đến bạn một mẫu quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel:
1.5 Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự nghỉ việc
Vì sao doanh nghiệp cần phải quản lý hồ sơ nhân sự đã nghỉ việc? Hồ sơ nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng, ngay cả khi nhân viên đã không còn làm việc tại công ty. Với các thông tin về lý do nghỉ việc, thủ tục kết thúc hợp đồng,… bộ phận nhân sự dễ dàng kiểm soát quy trình nghỉ việc, giải quyết các vấn đề còn tồn đọng về bảng lương, bảo hiểm, kỷ luật,…
Bên cạnh đó, việc phân tích dữ liệu từ hồ sơ nhân sự của nhân viên đã nghỉ việc có thể giúp doanh nghiệp xác định nguyên nhân khiến nhân viên nghỉ việc, từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện văn hóa doanh nghiệp và nâng cao sự hài lòng của nhân viên hiện tại.
1.6 Mẫu file quản lý biến động lương nhân sự
Theo dõi biến động lương thưởng cũng là một trong những tài liệu quan trọng giúp công ty kiểm soát và quản lý chế độ lương, thưởng và đề xuất kế hoạch tài chính hiệu quả hơn. Doanh nghiệp cũng có thể theo dõi mức lương, thưởng trung bình của từng bộ phận, so sánh với thị trường và đánh giá tính cạnh tranh của chế độ lương thưởng.
1.7 Mẫu excel quản lý kế hoạch tuyển dụng năm 2024
Theo dõi kế hoạch tuyển dụng đóng vai trò quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự mới của các doanh nghiệp. Để đảm bảo đợt tuyển dụng vừa đạt hiệu quả cao, vừa tối ưu về chi phí, xây dựng và kiểm soát kế hoạch tuyển dụng hiệu quả là giai đoạn vô cùng quan trọng.
Bộ phận nhân sự cần xác định được các kênh tuyển dụng nào được triển khai, các chương trình tuyển dụng offline (nếu có), đánh giá hiệu suất của từng kênh, và rút kinh nghiệm qua từng chiến dịch nếu có.
1.8 File mẫu excel sàng lọc hồ sơ ứng viên
Tại những doanh nghiệp có quy mô lớn, mỗi đợt tuyển dụng có thể thu hút hàng nghìn hồ sơ ứng viên gửi về, đặt ra thách thức cho bộ phận nhân sự trong việc quản lý và sàng lọc hồ sơ hiệu quả. Bên cạnh giai đoạn sàng lọc bằng các công cụ lọc hồ sơ tự động, bộ phận nhân sự xét duyệt CV thông qua mức độ phù hợp với văn hóa, kinh nghiệm của vị trí,… Dưới đây là mẫu file excel sàng lọc nhân sự và xếp hạng ứng viên trực quan hơn:
1.9 Mẫu quản lý đào tạo nhân viên mới bằng excel
Thiết kế kế hoạch đào tạo nhân viên mới cũng là một trong những quy trình quản lý nhân sự hiệu quả. Với kế hoạch quản lý nhân sự bằng excel, bộ phận nhân sự có thể theo dõi chi tiết hoạt động đào tạo, trạng thái thực hiện, đánh giá,…
1.10 File quản lý bảng chấm công của nhân sự
File quản lý bảng chấm công của nhân viên là cơ sở quan trọng được sử dụng để đánh giá mức độ chuyên cần, bảng lương và trả lương cho nhân viên. Mẫu file này cần ghi lại các thông tin về thời gian bắt đầu làm việc, thời gian tan ca, tăng ca, số công làm việc chi tiết của từng nhân sự.
2. File quản lý nhân sự bằng excel bao gồm thông tin gì?
Mẫu excel quản trị nhân sự là nơi doanh nghiệp dùng để lưu trữ những thông tin liên quan đến vấn đề quản lý. Vì vậy, trong file mẫu quản trị nhân sự bằng Excel sẽ có những yếu tố sau:
- Sheet dữ liệu nhân sự của công ty.
- Sheet tổng hợp nguồn nhân lực.
- Sheet chứa thông tin về khen thưởng, kỷ luật.
- Sheet chứa thông tin điều chỉnh lương.
- Sheet thông tin về hợp đồng.
- Sheet chứa bản cam kết của hợp đồng lao động.
- Sheet chứa dữ liệu quyết định tăng lương.
3. Lợi ích của việc sử dụng quản lý nhân sự bằng excel
Excel không những giúp doanh nghiệp quản lý tốt nhân sự mà còn đem lại một số lợi ích như:
3.1 Thao tác đơn giản
Các thao tác trên Excel đều đơn giản, dễ dàng và phù hợp cho mọi đối tượng sử dụng. Bên cạnh đó, phần mềm Excel rất phổ biến và có chi phí đầu tư rất thấp nên phương pháp này được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để quản lý nhân sự.
3.2 Các biểu mẫu đa dạng
Các file quản trị nhân sự bằng Excel cung cấp cho nhà quản lý rất nhiều form biểu mẫu đa dạng, phù hợp với các nhu cầu sử dụng. Ngoài ra, bạn còn có thể tự tạo ra những form biểu mẫu bằng cách điều chỉnh, sắp xếp theo ý muốn để đáp ứng nhu cầu, sở thích của mình.
3.3 Dễ dàng sử dụng
File Excel cho phép bạn quản trị dữ liệu một cách dễ dàng trên hệ thống. Bên cạnh đó, Excel còn có khả năng giúp doanh nghiệp tiếp cận số liệu, thống kê nhanh chóng. Hơn nữa, Excel quản trị nhân sự còn là phần mềm miễn phí nên doanh nghiệp sẽ không phải trả bất kỳ chi phí nào khi sử dụng.
4. Hạn chế khi quản lý nhân sự bằng Excel
Bên cạnh những lợi ích khi quản trị nhân sự, Excel vẫn còn tồn tại một số hạn chế. Khi quản lý nhân sự bằng excel bạn cần lưu ý về tính lưu trữ, các vấn đề lỗi hàm nếu có và thời gian tìm kiếm các file làm việc.
4.1 Dữ liệu lưu trữ phân tán, khó kiểm soát
Trong quá trình quản lý nhân sự trên Excel, bạn sẽ phải sử dụng rất nhiều sheet khác nhau để quản lý các lĩnh vực. Điều này sẽ làm cho bạn mất nhiều thời gian để tạo lập cũng như chỉnh sửa. Hơn nữa, việc quản lý nhiều sheet cũng sẽ gây khó khăn trong vấn đề tổng kết, ra quyết định.
4.2 Quản lý nhân sự bằng excel có độ bảo mật kém
Không giống như những phần mềm khác, Excel không có chế độ bảo mật nên rất dễ xảy ra tình trạng mất dữ liệu. Trường hợp người quản trị mất tài khoản sẽ có khả năng làm thông tin của doanh nghiệp bị rò rỉ ra ngoài. Thêm vào đó, nếu có nhiều người sử dụng chung biểu mẫu còn có thể gây ra tình trạng khó kiểm soát dữ liệu.
4.3 Không có khả năng tích hợp
Excel không có khả năng tích hợp với các phần mềm chuyên dụng dùng trong quản lý nhân sự. Điều này sẽ gây ra sự bất tiện trong công việc quản lý. Bên cạnh đó, việc Excel không có khả năng tích hợp còn làm tốn nhiều thời gian việc và giảm hiệu suất công việc.
4.4 Khó khăn khi muốn mở rộng quy mô doanh nghiệp
Tuy Excel có khả năng chứa dữ liệu vô biên với hàng trăm, hàng nghìn dòng và các sheet nhưng phần mềm lại mang đến một thách thức lớn cho doanh nghiệp nếu muốn mở rộng quy mô. Khi doanh nghiệp phát triển lớn mạnh đồng nghĩa với việc số lượng dữ liệu tăng lên, điều đó gây khó khăn cho người quản trị trong công tác sử dụng, quản lý.
5. Phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả thay thế Excel: fCheckin
Phần mềm quản lý nhân sự là công cụ cho phép doanh nghiệp sử dụng để quản lý thời gian làm việc của nhân sự. Phần mềm này hiện nay được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao vì đã khắc phục được những nhược điểm của Excel và sở hữu thêm nhiều tính năng nổi bật khác.
Phần mềm chấm công “3 trong 1” fCheckin là giải pháp hoàn hảo thay thế các loại máy chấm công thông thường và quản lý công ca trên giấy tờ. Các nhà quản lý có thể giám sát tình hình làm việc của nhân sự theo thời gian thực trên mọi thiết bị. Tiết kiệm thời gian tổng hợp đơn từ, giải trình, xuất file và kiểm tra lại như cách quản lý nhân sự bằng excel truyền thống.
Nhận thấy những vấn đề còn tồn động tại hầu hết các doanh nghiệp hiện nay trong quy trình chấm công và kiểm soát ca kíp làm việc của nhân viên như: lỗi máy chấm công, xếp hàng chờ xác thực vân tay, “hàng trăm” giấy tờ giải trình công cuối tháng,… Phần mềm chấm công fCheckin ra đời như một giải pháp hoàn hảo xóa tan nỗi lo chấm công cho cả nhân viên và các nhà quản lý với các thao tác đơn giản trên thiết bị di động.
Tính năng nổi bật
- Lưu trữ bảng công ca đầy đủ.
- Chứa dữ liệu lịch sử chấm công toàn bộ tổ chức.
- Ghi nhận kết quả công realtime.
- Xuất file excel dễ dàng khi cần rà soát công để làm bảng lương.
- Toàn bộ thông tin dữ liệu được đồng bộ trên cùng một hệ thống.
Bài viết trên là tổng hợp tất cả thông tin về cách quản lý nhân sự bằng Excel và hạn chế khi quản lý nhân viên bằng phần mềm này. Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu sâu hơn về phần mềm F-HRs thì hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên trên nhé. Đội ngũ nhân viên của Fastdo luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn bất cứ lúc nào.
>>> KHÁM PHÁ NGAY:
