Sơ đồ PERT là gì? Cách xây dựng sơ đồ mạng lưới PERT

Phương pháp sơ đồ PERT là một trong những công cụ quản lý và giám sát dự án hiện đang được các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng. Vậy sơ đồ mạng lưới PERT là gì và có vai trò quan trọng như thế nào trong doanh nghiệp? Bạn hãy cùng Fastdo tìm hiểu chi tiết hơn qua bài viết dưới đây nhé!

1. PERT là gì? Sơ đồ mạng PERT là gì?

1.1 Thế nào là PERT?

Theo từ điển đầu tư Investopedia, PERT (Program Evaluation Review Technique), tạm dịch là kỹ thuật đánh giá và xét duyệt chương trình, là phương pháp trình bày các mốc thời gian được ước tính trước cho từng tác vụ công việc kèm theo sơ đồ trình tự cần thiết.

Phương pháp này được lần đầu sử dụng bởi hải quân Hoa Kỳ vào thập niên 50 của thế kỷ trước và được xem là công cụ quản lý dự án hiệu quả khi nó cho phép nhiều người dùng trao đổi về lịch trình một cách khoa học. PERT rất hiệu quả vì tính cô đọng của nó, loại hình này ứng dụng các hình khối, mạng lưới để biểu thị mối quan hệ giữa các công việc theo thời gian thay cho việc diễn đạt bằng lời nói hay chú thích.

1.2 Sơ đồ mạng PERT là gì?

Sơ đồ mạng PERT (Tiếng anh: PERT network hay PERT chart) là biểu đồ mô tả tiến trình hoàn thành của một dự án. Sơ đồ này bao gồm trình tự hoạt động cần thiết, thời gian hoặc chi phí liên quan đến từng hoạt động. Đối với sơ đồ mạng lưới này, các nhà quản trị phải thông qua những gì đã thực hiện để xác định các yếu tố phụ thuộc vào nhau hay xác định các điểm rắc rối tiềm ẩn.

Thông qua sơ đồ, nhà lãnh đạo sẽ nắm được toàn thể tiến trình của dự án, dự đoán các rủi ro và dự trù các phương pháp thay thế cần thiết. Mỗi thành viên có thể hiểu vai trò của mình trong tổng thể để phối hợp nhịp nhàng hơn.

Ví dụ về một dự án sản xuất có 7 công việc, có độ dài thời gian và trình tự thực hiện theo sơ đồ mạng lưới PERT như sau:

2. Sử dụng phương pháp sơ đồ PERT trong trường hợp nào?

Sơ đồ mạng PERT được sử dụng khi một nhà quản trị tiến hành hoạch định kế hoạch lớn như tổ chức lại các phòng ban, thực hiện một chương trình giảm chi phí… Phương pháp sơ đồ mạng PERT rất thích hợp để ứng dụng trong các dự án lớn như phối hợp đầu tư hàng trăm thậm chí là hàng ngàn các hoạt động. Trong các dự án đó sẽ có một số dự án được thực hiện đồng thời và một số sẽ không thể bắt đầu cho đến khi các công việc trước được hoàn thành.

Một số ngành có thể ứng dụng sơ đồ PERT bao gồm:

3. Các yếu tố chủ chốt cần biết khi lập sơ đồ PERT

Để biết được cách vẽ sơ đồ PERT, bạn cần nắm rõ 4 yếu tố chủ chốt sau đây:

3.1 Sự kiện

Sự kiện là cột mốc đánh dấu khi mới bắt đầu hay kết thúc của một hoặc nhiều công việc. Trong sơ đồ mạng lưới PERT, sự kiện thường được biểu diễn qua các hình tròn có đánh số. Sự kiện đầu tiên sẽ chỉ toàn có cung đi ra và ngược lại sự kiện kết thúc sẽ chỉ toàn là cung đi vào. Những sự kiện còn lại sẽ được đánh dấu vừa là cung đi ra và đi vào.

3.2 Công việc

Công việc là đại diện cho thời gian và nguồn lực quan trọng để tiến hành từ sự kiện này sang sự kiện khác. Yếu tố công việc trong sơ đồ mạng PERT sẽ được biểu diễn bằng mũi tên chỉ hướng, độ dài của cung chính là thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc. Những công việc ảo (không có thực) sẽ có độ dài bằng 0.

3.3 Thời gian dự kiến

Thời gian dự trữ của tất cả công việc là khoảng thời gian cho phép các công việc có thể bị chậm trễ. Tuy nhiên, dù các công việc đó có thể bị trì hoãn nhưng bạn vẫn phải đảm bảo sẽ quản lý thời gian để không làm ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án.

Để ước tính thời gian dự kiến, bên cạnh kinh nghiệm cá nhân, có thể sử dụng một số công thức sau:

Thời gian dự tính = (Thời gian lý tưởng + Thời gian thông thường*4 + Thời gian tối đa)/6

Trong đó, thời gian dự tính là thời gian ghi trên sơ đồ PERT như thời gian nên hoàn thành tác vụ. Thời gian lý tưởng và thời gian tối đa là hai khoảng thời gian tối thiểu và tối đa cho phép cho một nhiệm vụ.

3.4 Đường găng (critical path)

Đường găng là đường nối các công việc găng và dài nhất tính từ điểm đầu đến điểm cuối của sơ đồ mạng lưới PERT. Khi xảy ra sự chậm trễ trong quá trình thực hiện bất kỳ sự kiện trên đường găng thì tiến độ hoàn thành dự án cũng sẽ bị trì hoãn.

Với góc độ quản lý, đường găng đưa ra cái nhìn khái quát về các công việc mà một chuỗi nhiệm vụ bao gồm, công việc nào là quan trọng và theo dõi tốt hơn. Một số phần mềm vẽ quy trình làm việc hỗ trợ vẽ PERT có chức năng tự động tính toán đường găng.

Quản lý công việc luôn là thách thức đối với các nhà quản trị. Vượt qua thách thức đó nhanh chóng với sự hỗ trợ của công nghệ 4.0 với phần mềm quản lý quy trình toàn diện Fastdo Work. Quản lý và nhân sự từ nay sẽ quản lý quy trình, kế hoạch và công việc hằng ngày trên một nền tảng duy nhất. Đây là “chìa khóa” mở ra cánh cổng liên kết giữa kế hoạch và thực thi, giữa quản lý với nhân viên và giữa các nhân viên với nhau. Cùng tìm hiểu và trải nghiệm ngay giải pháp x3 hiệu suất công việc Fastdo Work TẠI ĐÂY:

4. Cách vẽ sơ đồ mạng lưới PERT trong quản lý dự án

Việc ứng dụng biểu đồ PERT trong quản lý dự án sẽ giúp các nhà quản trị dễ dàng theo dõi hiệu quả làm việc của các hoạt động. Để vẽ sơ đồ PERT hoàn chỉnh, bạn cần phải thực hiện theo 5 bước sau:

• Bước 1: Liệt kê và lên danh sách những công việc chủ yếu cần thực hiện để hoàn thành dự án. Mỗi công việc sẽ là một sơ đồ mạng nhỏ khác, có thể bao gồm những công việc nhỏ hơn (có nghĩa là một mạng lớn có thể tập hợp nhiều sơ đồ mạng nhỏ nếu dự án đó có tính phức tạp cao).
• Bước 2: Thiết lập thứ tự các công việc cần thực hiện. Tính toán các tình huống có nhiều hơn 1 lựa chọn sau một công việc (tẻ nhánh công việc).
• Bước 3: Bắt đầu vẽ biểu đồ thực của các công việc từ khởi đầu cho đến khi kết thúc theo mối quan hệ của chúng với nhau.
• Bước 4: Tính toán, quản lý thời gian thực hiện cho mỗi công việc.
  • Ước tính thời gian lý tưởng, thời gian tối đa và thời gian thông thường cho công việc
  • Tính toán thời gian dự tính theo công thức ở trên
• Bước 5: Xác định đường găng
  • Điều kiện cần và đủ của đường găng đi qua các sự kiện găng và dài nhất.
  • Theo dõi các đường đi qua sự kiện găng sau đó tìm đường dài nhất.

5. Những nguyên tắc cần tuân thủ khi lập PERT

Để có thể xây dựng hoàn chỉnh một sơ đồ mạng PERT, bạn cần phải biết được khoảng thời gian thực hiện và mối liên hệ của các công việc. Bên cạnh đó, một số nguyên tắc bạn cần phải tuân thủ khi lập sơ đồ mạng PERT là:

• Một sơ đồ mạng chỉ có duy nhất một điểm đầu và một điểm cuối.
• Mỗi công việc sẽ được biểu diễn bằng 1 mũi tên chỉ hướng trên sơ đồ mạng và có độ dài tương ứng với khoảng thời gian thực hiện dự án đó.

6. Sự khác biệt giữa sơ đồ Gantt và PERT

Sơ đồ Gantt và PERT đều là các công cụ trực quan thường được sử dụng trong việc quản lý dự án. Hai biểu đồ này điều được sử dụng để thiết lập, giám sát và quản lý những công việc cần thiết để quản lý tiến độ dự án. Dưới đây là bảng so sánh sự khác nhau giữa hai sơ đồ Gantt và PERT.

7. Ưu điểm, nhược điểm chính của sơ đồ PERT bạn cần biết

Cần nắm rõ một số thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng sơ đồ PERT.

Fastdo hy vọng bài viết trên đây sẽ cung cấp đến bạn những thông tin cần thiết về sơ đồ PERT. Cảm ơn bạn vì đã theo dõi bài viết! Hy vọng đây là tiền đề 

>>>> KHÔNG NÊN BỎ QUA:

• Hoạch định chiến lược là gì? Quy trình hoạch định chi tiết
• Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ hiệu quả
• Mô hình SWOT là gì? Ứng dụng SWOT hiệu quả trong công ty