[TẢI MIỄN PHÍ] 5 bảng theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên chi tiết

Theo dõi và quản lý ngày nghỉ phép của nhân viên là một nhiệm vụ quan trọng nhưng cũng đầy thách thức đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Trong nhiều năm qua, bảng Excel đã trở thành công cụ quen thuộc để thực hiện công việc này. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ và nhu cầu quản lý ngày càng cao, những hạn chế của Excel dần trở nên rõ ràng.

Bài viết này sẽ phân tích những nội dung cơ bản cần có trong một file excel theo dõi nghỉ phép của nhân viên, đồng thời chỉ ra những nhược điểm của việc sử dụng Excel và giới thiệu một giải pháp thay thế hiệu quả hơn: Phần mềm chấm công fCheckin của Fastdo.

1. Những nội dung cơ bản trong bảng theo dõi phép năm 

Một bảng theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên thường chứa các nội dung cơ bản sau:

Thông tin nhân viên

• Mã chấm công (Mã nhân viên): Đây là đoạn mã không bao giờ trùng lặp, ứng với mỗi nhân viên có một số hiệu riêng, trường hợp nhân viên xin nghỉ thì mã này vẫn còn nguyên.
• Thông tin cá nhân của nhân viên: Đây là những thông tin cơ bản của nhân viên khi làm việc tại công ty, nhằm đảm bảo việc xác minh đúng nhân viên vả giúp cho người quản lý doanh nghiệp biết được nhân sự của mình. Những thông tin này nhà Doanh nghiệp sẽ bảo mật theo đúng quy định của pháp luật và thể hiện trong bản hợp đồng làm việc.
• Email nội bộ: Là phương tiện trao đổi thông tin nội bộ của Doanh nghiệp và định dạng theo từng quy chuẩn của mỗi Doanh nghiệp.
• Bộ phận: Là thông tin để xác nhận nhân sự thuộc bộ phận/phòng ban hay khu vực làm việc nào trong Doanh nghiệp
• Chức vụ: Chức vụ hiện tại của nhân viên.
• Loại hợp đồng: Loại hợp đồng lao động của nhân viên (ví dụ: Hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn, hợp đồng thời vụ…).

Thông tin nghỉ phép

• Loại phép: Phân loại các loại phép mà nhân viên được hưởng (ví dụ: Phép năm, phép ốm, phép cưới, phép tang, phép thai sản…).
• Số phép được hưởng: Tổng số ngày phép mà nhân viên được hưởng trong năm hoặc theo quy định.
• Số phép đã sử dụng: Số ngày phép nhân viên đã sử dụng trong năm hoặc trong kỳ tính phép.
• Số phép còn lại: Số ngày phép nhân viên còn lại chưa sử dụng.
• Ngày bắt đầu nghỉ: Ngày nhân viên bắt đầu nghỉ phép.
• Ngày kết thúc nghỉ: Ngày nhân viên kết thúc nghỉ phép.
• Tổng số ngày nghỉ: Tổng số ngày nhân viên nghỉ phép (có thể bao gồm cả ngày nghỉ cuối tuần hoặc ngày lễ nếu quy định).
• Lý do nghỉ phép: Lý do nhân viên xin nghỉ phép.
• Trạng thái: Trạng thái của đơn xin nghỉ phép (ví dụ: Chờ duyệt, đã duyệt, không duyệt).
• Người phê duyệt: Tên và chức vụ của người phê duyệt đơn xin nghỉ phép.

2. 5 Mẫu file Excel theo dõi nghỉ phép

>>> [TẢI MIỄN PHÍ]: 5 MẪU BẢNG THEO DÕI NGÀY NGHỈ PHÉP CỦA NHÂN VIÊN

2.1 Bảng theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên số 1

2.2 Bảng theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên số 2

2.3 Bảng theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên số 3

2.4 Bảng theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên tiếng Anh số 1

2.5 Bảng theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên tiếng Anh số 2

3. Những nhược điểm khi sử dụng file Excel theo dõi phép năm

Tuy có tác dụng không nhỏ trong việc kiểm soát thông tin nghỉ phép của nhân viên nhưng khi sử dụng file Excel theo dõi phép năm thì đi kèm một vài điểm bất cập, hay bộc lộ những lỗ hổng cũng như nhược điểm nếu sử dụng không đúng mục đích. Sau đây là một số nhược điểm của bảng theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên

3.1. Dễ xảy ra sai sót

Khi doanh nghiệp sử dụng bảng theo dõi phép năm bằng Excel sẽ không thể tránh khỏi việc gõ nhầm tên nhân viên, ngày nghỉ, số phép… đặc biệt khi có nhiều nhân viên hoặc dữ liệu phức tạp. Trong khi thao tác trên Excel, nếu có sự sai sót khi nhập ngày tháng không đúng định dạng, dẫn đến lỗi tính toán hoặc khó lọc dữ liệu.

Ngoài ra, sử dụng Excel đòi hỏi cần phải có kỹ năng sử dụng các công thức chính xác. Nếu sử dụng sai công thức sẽ dẫn đến sai số và thất thoát cho doanh nghiệp. Điều này sẽ gây ra một số hệ quả như:

• Tính toán sai lương: Tính sai số phép đã dùng hoặc số phép còn lại có thể dẫn đến tính sai lương cho nhân viên.
• Xung đột với nhân viên: Thông tin không chính xác về phép năm có thể gây tranh cãi và xung đột giữa nhân viên và quản lý.
• Ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc: Dữ liệu không đáng tin cậy về phép năm có thể gây khó khăn trong việc lập kế hoạch và phân công công việc.
• Giảm hiệu suất làm việc: Việc mất thời gian để sửa chữa sai sót và kiểm tra lại dữ liệu làm giảm hiệu suất làm việc của cả nhân viên và quản lý.

3.2. Khó khăn trong việc cập nhật và chia sẻ

Khi doanh nghiệp sử dụng mẫu theo dõi phép năm trên Excel, có thể xảy ra xung đột dữ liệu nếu hai người cùng thay đổi một ô cùng lúc. Điều này dẫn đến mất dữ liệu hoặc phải mất thời gian để giải quyết xung đột. Nếu chỉ có một người được phép chỉnh sửa file tại một thời điểm, những người khác phải chờ đợi đến lượt mình, gây chậm trễ và giảm hiệu suất làm việc.

Nếu không có quy trình quản lý phiên bản rõ ràng, việc theo dõi các thay đổi trong file Excel trở nên khó khăn. Người dùng có thể vô tình ghi đè lên phiên bản mới nhất hoặc không biết phiên bản nào là chính xác.

Hơn nữa, khi cần gửi file Excel theo dõi phép năm thông qua email, có thể gặp vấn đề về kích thước file quá lớn, khó đính kèm hoặc tải xuống. Ngoài ra, việc gửi nhiều phiên bản file qua email dễ gây nhầm lẫn và khó quản lý.

3.3. Hạn chế về tính bảo mật

Nếu bảng theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên trên Excel không được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc sử dụng mật khẩu đơn giản, người khác có thể dễ dàng mở và xem nội dung, thậm chí chỉnh sửa dữ liệu. Hơn nữa, Khi file Excel được chia sẻ qua email hoặc lưu trữ trên các thư mục dùng chung, người nhận có thể dễ dàng chuyển tiếp hoặc sao chép file cho người khác mà không có sự kiểm soát.

Ngoài ra, các file Excel theo dõi phép năm thường chứa thông tin cá nhân của nhân viên như họ tên, ngày sinh, số điện thoại, địa chỉ, lý do nghỉ phép (có thể liên quan đến sức khỏe hoặc vấn đề cá nhân)… Nếu file bị rò rỉ, những thông tin này có thể bị sử dụng cho mục đích xấu.

Một điều tối kỵ khác là file Excel quản lý nghỉ phép có thể chứa thông tin về lương, thưởng và các phụ cấp của nhân viên. Nếu thông tin này bị tiết lộ, có thể gây ra sự so sánh, ganh tỵ hoặc thậm chí là các hành vi tiêu cực trong nội bộ công ty.

3.4. Không tự động hóa

Nhân viên thường phải gửi yêu cầu nghỉ phép qua email hoặc giấy tờ, sau đó người quản lý phải cập nhật thông tin vào file Excel một cách thủ công. Mỗi khi có nhân viên mới hoặc thay đổi thông tin nhân viên, người quản lý phải nhập liệu thủ công vào file Excel, tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót.

Đồng thời, khi quản lý nghỉ phép trên file Excel, đơn xin nghỉ phép thường phải trải qua nhiều bước phê duyệt từ cấp quản lý trực tiếp đến cấp cao hơn. Quá trình này thường diễn ra qua email hoặc giấy tờ, gây chậm trễ và khó theo dõi.

3.5. Khó mở rộng

Nhược điểm khó mở rộng khi sử dụng file Excel để theo dõi phép năm thể hiện rõ khi quy mô công ty và lượng dữ liệu ngày càng tăng, gây ra nhiều khó khăn và ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý.  Khi số lượng nhân viên và dữ liệu phép năm tăng lên, file Excel có thể trở nên rất lớn, dẫn đến việc mở, lưu và xử lý file chậm chạp, gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.

Khi công ty phát triển, các quy định và chính sách về phép năm có thể thay đổi. Việc điều chỉnh file Excel quản lý nghỉ phép để đáp ứng các yêu cầu mới có thể phức tạp và tốn nhiều thời gian.

Đồng thời, Excel thường khó tích hợp với các hệ thống khác của công ty như hệ thống chấm công, hệ thống quản lý nhân sự hoặc hệ thống kế toán. Điều này dẫn đến việc phải nhập liệu lại thông tin, gây tốn thời gian và tăng nguy cơ sai sót.

4. Phần mềm chấm công fCheckin – Phần mềm trợ giá #1 Việt Nam

Bạn đang mệt mỏi khi sử dụng bảng theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên theo cách truyền thống? Những lỗi tính toán, cập nhật thủ công và khó khăn trong việc chia sẻ thông tin khiến bạn đau đầu? Đã đến lúc bạn cần một giải pháp hiện đại và hiệu quả hơn!

Với mức chương trình trợ giá 75%, Phần mềm chấm công fCheckin của Fastdo đang được nhiều doanh nghiệp săn đón với mức giá 5.000 VNĐ/user. fCheckin là phần mềm chấm công tích hợp tính năng quản lý phép năm thông minh, giúp bạn:

• Tự động hóa quy trình: Nhân viên dễ dàng đăng ký phép trực tuyến, quản lý phê duyệt nhanh chóng, thông báo tự động cho các bên liên quan.
• Loại bỏ sai sót: Tự động tính toán số phép còn lại, số phép đã sử dụng chính xác, không còn lo lắng về các lỗi tính toán thủ công.
• Dễ dàng truy cập và cập nhật: Mọi thông tin về phép năm được lưu trữ an toàn trên đám mây, nhân viên và quản lý có thể truy cập và cập nhật mọi lúc, mọi nơi.
• Báo cáo chi tiết: Tạo các báo cáo về tình hình sử dụng phép, số phép còn lại một cách nhanh chóng và trực quan, hỗ trợ ra quyết định hiệu quả.
• Tích hợp liền mạch: Kết nối với các hệ thống khác của công ty như chấm công, tính lương, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN

Việc quản lý phép năm hiệu quả không chỉ đảm bảo quyền lợi của nhân viên mà còn góp phần quan trọng vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Bảng theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên trên Excel, dù quen thuộc và dễ sử dụng, đã không còn đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao của công tác quản lý nhân sự hiện đại.

fCheckin của Fastdo, với những tính năng vượt trội và khả năng tự động hóa, chính là giải pháp thay thế hoàn hảo, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả quản lý. Đừng để những hạn chế của Excel cản trở sự phát triển của doanh nghiệp bạn, hãy lựa chọn fCheckin ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt!

>>> THAM KHẢO CÁC TÀI LIỆU KHÁC:

• 4 bước xây dựng bảng mô tả công việc chuẩn xác nhất
• Mô tả công việc kế toán trưởng & 2 Mẫu JD tuyển dụng chi tiết
• Headhunt là gì? TOP 12 công ty Headhunt chuyên nghiệp tại Việt Nam