[TẢI MIỄN PHÍ] Mẫu file excel theo dõi nghỉ phép chi tiết nhất

Mẫu file excel theo dõi nghỉ phép hiện đang là một trong những công cụ khá hữu ích cho người quản lý nhân sự trong Doanh nghiệp/công ty. Vậy lấy nó ở đâu, khung mẫu như nào và có thực sự hữu ích hay không thì cùng FASTDO tìm hiểu qua bài viết Mẫu file excel theo dõi nghỉ phép chi tiết nhất. 

1. Những nội dung cơ bản trong file excel theo dõi nghỉ phép

Nội dung cơ bản cần có trong file excel theo dõi nghỉ phép thông thường sẽ gồm thông tin cá nhân của nhân viên, lý do nghỉ và những thông tin nội bộ trong công ty như mã nhân viên, email làm việc, … Nhằm giúp cho các độc giả có cái nhìn tổng quan hơn thì FASTDO cung cấp một bảng những nội dung cần có trong file excel theo dõi nghỉ phép.

Nội dung	Ý nghĩa
Mã chấm công (Mã nhân viên)	Đây là mã không bao giờ trùng, ứng với mỗi nhân viên có một số hiệu riêng, trường hợp nhân viên xin nghỉ thì mã này vẫn còn nguyên.
Thông tin cá nhân của nhân viên: Họ và tên Email cá nhân Số điện thoại Ngày sinh Giới tính Địa chỉ hiện tại Địa chỉ thường trú Các loại giấy tờ cần thiết:  CMND/CCCD Trình độ học vấn	Đây là những thông tin cơ bản của nhân viên khi làm việc tại công ty, nhằm đảm bảo việc xác minh đúng nhân viên vả giúp cho người quản lý Doanh nghiệp biết được nhân sự của mình. Những thông tin này nhà Doanh nghiệp sẽ bảo mật theo đúng quy định của pháp luật và thể hiện trong bản hợp đồng làm việc.
Email nội bộ	Là phương tiện trao đổi thông tin nội bộ của Doanh nghiệp và định dạng theo từng quy chuẩn của mỗi Doanh nghiệp.
Bộ phận	Thuộc bộ phận/phòng ban hay khu vực làm việc nào trong Doanh nghiệp.
Loại hình nhân sự (chức vụ)	Là quản lý, nhân viên hay giám đốc, …
Vị trí công việc	Là công việc mà nhân viên đang làm tại Doanh nghiệp
Thời gian bắt đầu làm	Thời điểm nhân việc được nhận vào và cũng căn cứ vào điểm này để thống kê thời gian làm việc của nhân viên.
Loại hình làm việc	Làm thời vụ, bán thời gian hay toàn thời gian
Thông tin về lương lẫn phụ cấp	Thường thì sẽ là thông tin về số tài khoản ngân hàng hoặc các ví điện tử giúp tiện cho việc trả lương cho nhân viên.
Lý do nghỉ phép	Mục đích nghỉ phép của nhân viên giúp người quản lý nhân sự cân nhắc có hợp lý hay không.
Cơ sở làm việc	Nếu Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh cơ sở thì thông tin này giúp xác định nhân viên một cách nhanh chóng.

>>> THAM KHẢO NGAY: JD công việc là gì? Mẫu JD công việc chuẩn năm 2024

2. Mẫu file excel theo dõi nghỉ phép chi tiết nhất

Nhằm hỗ trợ cho các độc giả của FASTDO có được một file excel theo dõi nghỉ phép đầy đủ những thông tin cơ bản đã nêu ở trên, thì mời các bạn nhấp vào đường link bên dưới để nhận được mẫu file excel theo dõi nghỉ phép chi tiết nhất từ FASTDO. 

>>> [TẢI MIỄN PHÍ]: MẪU FILE XIN NGHỈ PHÉP

Hy vọng với những mẫu file excel theo dõi nghỉ phép này thì có thể áp dụng được ngay vào Doanh nghiệp/công ty giúp kiểm soát thông tin nghỉ phép của nhân viên một cách tối ưu và có những phương án đề xuất hợp lý phù hợp.

>>> BỎ TÚI NGAY: 3 mẫu lưu đồ quy trình phổ biến dành cho doanh nghiệp

3. Những nhược điểm khi sử dụng file excel theo dõi nghỉ phép của nhân sự

Tuy có tác dụng không nhỏ trong việc kiểm soát thông tin nghỉ phép của nhân viên nhưng khi sử dụng file excel theo dõi nghỉ phép thì đi kèm một vài điểm bất cập, hay bộc lộ những lỗ hổng cũng như nhược điểm nếu sử dụng không đúng mục đích. Sau đây là một số nhược điểm của file excel theo dõi nghỉ phép.

• Khả năng bảo mật

Dù trước khi làm việc thì có điều khoản bảo mật thông tin cá nhân nhưng điều này cũng có đôi chút rủi ro khi sử dụng file excel này, vì nó chứa khá nhiều thông tin nhân thân và khả năng bảo mật cũng khá kém do trong quá trình làm việc kết hợp với nhiều biểu mẫu khác nên sự rò rỉ cũng là điều dễ hiểu.

• Tính kế thừa

Vì file excel theo dõi nghỉ phép do chính người quản lý nhân sự tạo ra nên đôi khi có những ký hiệu cũng như quy chuẩn mang tính cá nhân và khi có thay đổi ở vị trí này cho người khác thì sự kế thừa không thực sự hiệu quả, vì họ cần phải hiểu hoặc hỏi lại người cũ, thậm chí tệ hơn là làm lại bảng mới.

• Dữ liệu không thống nhất

Trong quá trình làm việc sẽ kết hợp với nhiều biểu mẫu khác nhau nên dữ liệu sẽ khó khá kiểm soát gây sự lộn xộn về thông tin cho Doanh nghiệp khiến lãng phí thời gian lẫn công sức của Doanh nghiệp.

• Khả năng kết hợp

Ngày nay cho ra đời khá nhiều công cụ cực kỳ hữu ích cho Doanh nghiệp như chữ ký điện tử, phần mềm tính lương, … nhưng lúc này file excel theo dõi nghỉ phép bộc lộ khuyết điểm khá lớn không thể kết hợp chung với những thứ đó gây ra sự hạn chế trong việc quản lý của Doanh nghiệp.

• Sai sót

Như đã nói file excel theo dõi nghỉ phép do người quản lý nhân sự tạo ra nên mang tính con người vì thế sẽ đôi lúc có những sự không chính xác về nhập liệu dẫn đến nhầm lẫn thông tin ảnh hưởng đến cả Doanh nghiệp. Vì thế nên sự chính xác cũng là yếu tố rất quan trọng để đảm bảo thông tin được kiểm soát.

• Tiềm năng

Nhìn thì có vẻ đơn giản chỉ cần tạo ô và thêm những nội dung cần thiết là xong nhưng nếu một ngày Doanh nghiệp có hệ thống 100 chi nhánh mỗi chi nhánh lại có cả trăm hay nghìn nhân viên thì thao tác tạo dòng trong file excel thì cũng không đỡ nổi và gây sự khó kiểm soát của cả hệ thống Doanh nghiệp.

>>>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình

4. Phần mềm chấm công fCheckin thay thế hoàn hảo file excel theo dõi nghỉ phép truyền thống

Phần mềm chấm công fCheckin cho phép nhân sự chấm công online trên điện thoại và xin nghỉ phép với các lý do nghỉ không lương, thai sản, phép năm, cưới tang,… Hệ thống sẽ tự động ghi nhận công của toàn bộ nhân sự và tạo bảng công cho tổ chức.

Việc đồng bộ dữ liệu và quản lý từ xa giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát thời gian làm việc và tính kỷ luật của nhân sự. Hạn chế các sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công bằng việc ghi nhận kết quả công theo thời gian thực và ghi nhận trên phần mềm.

Phần mềm fCheckin còn cho phép đồng bộ dữ liệu giữa nhân sự và bộ phận nhân sự khi cần phân xử. Nhân sự chủ động nắm bảng công của mình, tự động giải trình với cấp trên.

Hãy trải nghiệm cách fCheckin giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng việc chấm công dễ dàng và tạo báo cáo Excel tự động. Dữ liệu chấm công sẽ được tự động tổng hợp và xuất file Excel, giúp bạn nắm bắt thông tin quan trọng một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Cảm ơn các quý độc giả của FASTDO đã theo dõi bài viết Mẫu file excel theo dõi nghỉ phép. Hy vọng qua bài viết này có thể giúp nhà quản lý nhân sự áp dụng được ngay những mẫu mà FASTDO cung cấp trong bài viết nhằm kiểm soát nhân viên một cách tối ưu lẫn điều hòa được tiến trình làm việc của Doanh nghiệp/ công ty.

>>> THAM KHẢO CÁC TÀI LIỆU KHÁC:

• Mẫu thông báo tăng lương, điều chỉnh lương mới nhất 2024 cho doanh nghiệp
• 3 mẫu bản đánh giá nhân viên sau thời gian thử việc chuẩn và cách thực hiện