[TẢI MIỄN PHÍ] 5 mẫu đơn xin nghỉ phép công ty & hướng dẫn chi tiết

Nghỉ phép là một quyền lợi chính đáng của người lao động, không chỉ giúp tái tạo sức lao động mà còn đảm bảo đời sống tinh thần lành mạnh. Tuy nhiên, để quá trình nghỉ phép diễn ra thuận lợi và không ảnh hưởng đến công việc, việc hiểu rõ quy trình và cách thức viết đơn xin nghỉ phép là vô cùng quan trọng. Xem ngay bài viết của Fastdo về mẫu đơn xin nghỉ phép công ty dưới đây để hiểu rõ hơn nhé!

1. Đơn xin nghỉ phép là gì?

Đơn xin nghỉ phép là một văn bản chính thức mà nhân viên sử dụng để thông báo và yêu cầu sự cho phép từ cấp trên hoặc bộ phận nhân sự về việc họ sẽ vắng mặt khỏi công việc trong một khoảng thời gian cụ thể. Đây là một thủ tục quan trọng để đảm bảo quyền lợi của nhân viên cũng như giúp công ty sắp xếp công việc một cách hiệu quả.

Vai trò của đơn xin nghỉ phép:

• Đối với nhân viên:
  • Đảm bảo quyền lợi về các chế độ nghỉ phép như lương, bảo hiểm,…
  • Tránh bị xem là vắng mặt không phép, ảnh hưởng đến công việc và hình ảnh cá nhân.
  • Tạo điều kiện để nghỉ ngơi, phục hồi sức khỏe hoặc giải quyết các vấn đề cá nhân.
• Đối với công ty:
  • Nắm bắt thông tin về tình hình nhân sự, từ đó có kế hoạch sắp xếp công việc hợp lý.
  • Đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.
  • Duy trì kỷ luật lao động và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp.

2. Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ phép chi tiết

2.1. Phần mở đầu

Phần mở đầu của đơn xin nghỉ phép bao gồm các thông tin cơ bản để định danh người viết đơn và người nhận đơn. Cụ thể, phần này cần có:

• Quốc hiệu – Tiêu ngữ: Đặt ở vị trí trung tâm, đầu trang giấy.
• Tên đơn: “ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP” được viết in hoa, căn giữa, cách Quốc hiệu – Tiêu ngữ một đến hai dòng.
• Địa điểm và thời gian: Ghi rõ nơi viết đơn và ngày tháng năm viết đơn ở góc bên phải, dưới tên đơn.
• Người nhận đơn:
  • “Kính gửi:” Theo sau là chức danh và họ tên của người có thẩm quyền phê duyệt đơn (thường là Trưởng phòng, Giám đốc hoặc Bộ phận nhân sự).
  • Nếu không rõ tên cụ thể, có thể ghi “Ban Giám đốc Công ty…” hoặc “Phòng Nhân sự Công ty…”.
• Người viết đơn:
  • “Tôi tên là:” Ghi rõ họ tên đầy đủ của người viết đơn
  • “Chức vụ:” Ghi rõ chức vụ hiện tại trong công ty.
  • “Phòng ban:” Ghi rõ phòng ban hoặc bộ phận đang công tác

2.2. Phần nội dung

Đây là phần quan trọng nhất của đơn xin nghỉ phép, trình bày rõ lý do và thời gian nghỉ. Cần trình bày ngắn gọn, rõ ràng và lịch sự.

• Mở đầu: “Tôi làm đơn này xin phép được nghỉ…”
• Lý do nghỉ phép: Nêu rõ lý do xin nghỉ. Nếu lý do tế nhị, có thể ghi chung chung là “nghỉ việc riêng”. Nếu có giấy tờ liên quan (giấy khám bệnh, giấy báo tử,…), có thể kèm theo đơn.
• Thời gian nghỉ phép: Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự kiến của kỳ nghỉ. Nếu nghỉ phép theo ngày, ghi rõ số ngày nghỉ. Nếu nghỉ phép theo giờ, ghi rõ số giờ nghỉ và khung giờ cụ thể.
• Bàn giao công việc (nếu có): Nêu rõ người sẽ tiếp nhận và xử lý công việc trong thời gian nghỉ phép. Đồng thời, hãy tóm tắt những công việc quan trọng cần bàn giao.
• Thông tin liên lạc: Cung cấp số điện thoại hoặc email để công ty có thể liên lạc trong trường hợp cần thiết.

2.3. Phần kết

Phần kết thúc đơn xin nghỉ phép thể hiện sự tôn trọng và mong muốn được chấp thuận của người viết đơn.

• Lời cảm ơn: “Tôi xin chân thành cảm ơn…”
• Cam kết (Nếu cần thiết): “Tôi xin cam kết sẽ hoàn thành tốt công việc sau khi trở lại làm việc.”
• Kính mong: “Kính mong Ban lãnh đạo/Quý công ty xem xét và chấp thuận đơn xin nghỉ phép của tôi.”
• Chữ ký và họ tên: Ký rõ họ tên và ghi rõ ngày tháng năm viết đơn ở cuối đơn.

3. [TẢI MIỄN PHÍ] 5 mẫu đơn xin nghỉ phép công ty chuẩn

>>> TẢI MIỄN PHÍ: 5 MẪU ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP CÔNG TY

3.1. Mẫu đơn xin nghỉ phép công ty  không lương 1

3.2. Mẫu đơn xin nghỉ phép công ty không lương 2

3.3. Mẫu đơn xin nghỉ phép công ty không lương 3

3.4. Mẫu đơn xin nghỉ phép năm 1

3.5. Mẫu đơn xin nghỉ phép năm 2

4. Một số lưu ý về nghỉ phép đối với người lao động

4.1. Quy định về số ngày nghỉ phép trong năm

Theo Khoản 1, Điều 113, Bộ luật Lao động năm 2019, số ngày nghỉ phép hàng năm của người lao động được quy định như sau:

• 12 ngày làm việc: Áp dụng cho người lao động làm công việc trong điều kiện bình thường.
• 14 ngày làm việc: Áp dụng cho các trường hợp sau: người lao động chưa thành niên; người khuyết tật; người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
• 16 ngày làm việc: Áp dụng cho người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

Lưu ý:

• Điều 114, Bộ luật Lao động năm 2019 quy định: Cứ đủ 05 năm làm việc cho một người sử dụng lao động thì số ngày nghỉ phép hàng năm được tăng thêm 01 ngày.
• Khoản 2, Điều 113, Bộ luật Lao động năm 2019: Người lao động làm việc chưa đủ 12 tháng thì số ngày nghỉ phép được tính theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc thực tế.

4.2. Quy định về cộng dồn ngày nghỉ phép

Quy định về cộng dồn ngày nghỉ phép được nêu rõ trong Điều 113, khoản 4, Bộ luật Lao động năm 2019:

• Người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ phép hàng năm thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp tối đa 03 năm một lần.

Lưu ý:

• Việc cộng dồn ngày nghỉ phép không phải là bắt buộc mà phụ thuộc vào thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động. Nếu không có thỏa thuận hoặc quy định nội bộ của công ty không cho phép, người lao động không được tự ý cộng dồn ngày nghỉ phép.
• Người lao động có thể chia nhỏ số ngày nghỉ phép hàng năm để nghỉ nhiều lần trong năm, miễn là tổng số ngày nghỉ không vượt quá số ngày nghỉ phép được hưởng.

4.3. Quy định về BHXH khi nộp đơn xin nghỉ phép công ty

Quy định về việc đóng BHXH khi người lao động nghỉ phép được quy định tại Điều 85, khoản 3, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, được Bộ luật Lao động năm 2019 tiếp tục áp dụng:

Nghỉ phép có hưởng lương:

• Nghỉ dưới 14 ngày làm việc trong tháng: Người lao động và công ty vẫn phải đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ như bình thường.
• Nghỉ từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng: Người lao động không đủ điều kiện tham gia BHXH trong tháng đó, do đó không cần đóng BHXH, BHYT, BHTN. Tuy nhiên, công ty vẫn phải đóng BHTN cho người lao động.

Nghỉ phép không hưởng lương:

• Nghỉ dưới 14 ngày làm việc trong tháng: Người lao động và công ty vẫn phải đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ.
• Nghỉ từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng: Người lao động không đủ điều kiện tham gia BHXH trong tháng đó, do đó không cần đóng BHXH, BHYT, BHTN.

4.4. Quy định về tiền lương của người lao động khi chưa nghỉ hết phép

Theo Điều 113, Bộ luật Lao động năm 2019 quy định về tiền lương của người lao động khi chưa nghỉ hết phép như sau:

• Trong trường hợp người lao động tự nguyện không nghỉ hết số ngày phép được hưởng trong năm, họ sẽ không được thanh toán tiền lương cho những ngày phép chưa nghỉ.
• Người lao động được thanh toán tiền lương cho những ngày phép chưa nghỉ khi bị thôi việc hoặc bị mất việc làm mà chưa nghỉ hết số ngày phép được hưởng trong năm.
• Tiền lương làm căn cứ để thanh toán cho những ngày phép chưa nghỉ là tiền lương theo hợp đồng lao động của tháng trước liền kề tháng người lao động thôi việc, bị mất việc làm hoặc tử vong.

Bạn đang đau đầu với việc quản lý nghỉ phép của nhân viên? Hãy để Phần mềm chấm công fCheckin của Fastdo giúp bạn! Với fCheckin, quy trình xin phép và phê duyệt nghỉ phép trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Nhân viên có thể gửi đơn xin nghỉ phép mọi lúc, mọi nơi ngay trên ứng dụng di động, cấp quản lý có thể phê duyệt hoặc từ chối tức thì, loại bỏ hoàn toàn quy trình giấy tờ rườm rà và tiết kiệm thời gian đáng kể cho cả hai bên. Với mức giá CHỈ TỪ 5.000 VNĐ/USER, fCheckin là phần mềm chấm công trợ giá #1 Việt Nam.

fCheckin không chỉ dừng lại ở việc quản lý đơn từ. Phần mềm còn tự động tính toán số ngày phép còn lại của mỗi nhân viên, lịch sử nghỉ phép được lưu trữ rõ ràng, minh bạch, giúp tránh nhầm lẫn và tranh chấp. Ngoài ra, fCheckin còn cung cấp nhiều tính năng hữu ích khác như:

• Chấm công tự động, chính xác thông qua GPS
• Quản lý ca làm việc linh hoạt, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp
• Tính lương tự động, nhanh chóng và chính xác
• Báo cáo chi tiết, trực quan về tình hình chấm công, nghỉ phép của nhân viên

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN

Việc nắm vững quy trình xin nghỉ phép và các quy định liên quan là điều cần thiết để đảm bảo quyền lợi của người lao động cũng như duy trì hoạt động ổn định của doanh nghiệp. Hy vọng rằng những thông tin về mẫu đơn xin nghỉ phép công ty trong bài viết này của Fastdo đã giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này. Hãy luôn chủ động tìm hiểu và tuân thủ các quy định để quá trình nghỉ phép diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Chúc bạn luôn có những kỳ nghỉ phép ý nghĩa và tràn đầy năng lượng!

>>> CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM:

• 8 cách chấm công nhân viên phổ biến nhất tại các doanh nghiệp Việt Nam
• Kế hoạch hóa nguồn nhân lực và 6 bước thực hiện chi tiết
• Mẹo quy đổi lương Net sang Gross theo quy định mới nhất 2024