8 cách chấm công nhân viên phổ biến nhất tại các doanh nghiệp Việt Nam

1. Cách chấm công nhân viên sử dụng phần mềm chấm công

Phần mềm chấm công là hình thức chấm công online, là một giải pháp hiện đại và hiệu quả, giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách tự động và chính xác. Phương pháp này thường sử dụng công nghệ GPS, FaceId để kiểm tra vị trí hay đặc điểm của nhân viên.

Phần mềm chấm công có thể được cài đặt trên máy tính, sử dụng app chấm công trên điện thoại hoặc chấm công online thông qua trình duyệt Web. Nhân viên có thể chấm công bằng nhiều cách khác nhau tùy theo thiết bị được sử dụng, thông thường là sẽ check-in trên app chấm công trên điện thoại.

Phần mềm sẽ tự động xử lý dữ liệu chấm công, tính toán số giờ làm việc, giờ tăng ca, giờ nghỉ phép,… và lưu trữ trên hệ thống. Quản lý có thể dễ dàng truy cập vào hệ thống để xem báo cáo chấm công, phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định quản lý nhân sự hiệu quả.

Ưu điểm:

• Quá trình chấm công và quản lý dữ liệu được tự động hóa, giúp giảm thiểu thời gian và công sức cho cả nhân viên và quản lý
• Dữ liệu chấm công được ghi nhận và xử lý tự động, đảm bảo tính chính xác và minh bạch, tránh sai sót do ghi chép thủ công
• Phần mềm chấm công có thể tích hợp với nhiều thiết bị chấm công khác nhau, phù hợp với nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp
• Dữ liệu chấm công được lưu trữ tập trung trên hệ thống, giúp quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm soát
• Phần mềm cung cấp các báo cáo chi tiết về thời gian làm việc của nhân viên, giúp quản lý đánh giá hiệu quả làm việc và đưa ra quyết định hợp lý

Nhược điểm:

• Phần mềm chấm công online cần có kết nối internet ổn định để hoạt động
• Các sự cố về kỹ thuật có thể ảnh hưởng đến quá trình chấm công và quản lý dữ liệu
• Doanh nghiệp cần đầu tư chi phí mua phần mềm chấm công

2. Cách chấm công nhân viên thủ công

2.1. Sử dụng bảng chấm công nhân viên

Đối với hình thức này, doanh nghiệp sử dụng bảng chấm công excel để theo dõi và thống kê dữ liệu chấm công của nhân viên. Các dữ liệu chấm công được lưu trữ trên một file excel để có thể dễ dàng theo dõi. Tùy vào đặc điểm của từng công ty mà sẽ có cách quy định, ký hiệu riêng cho từng mẫu bảng chấm công.

Bảng chấm công excel thường được các doanh nghiệp phân thành 3 loại chính bao gồm: chấm công theo ngày, theo giờ và chấm công nghỉ bù.

• Bảng chấm công nhân viên theo ngày: Dữ liệu công được theo dõi theo từng ngày trong tháng, doanh nghiệp có thể theo dõi tổng công ngày/tháng của nhân viên để dễ dàng tính lương, thưởng.

• Bảng chấm công nhân viên theo giờ: Dữ liệu công được theo dõi theo giờ chấm công ca sáng/ca chiều, doanh nghiệp có thể kiểm soát được thời gian nhân viên vào làm để đảm bảo kỷ luật. Hình thức này phù hợp với các công việc bán thời gian (part-time), hưởng lương theo giờ.

• Bảng chấm công nhân viên nghỉ bù: Dữ liệu công được ghi nhận cho những nhân viên làm thêm giờ, khi đó nhân viên sẽ được hưởng thời gian nghỉ bù.

Ưu điểm:

• Hoàn toàn miễn phí, không cần sử dụng nền tảng thứ ba
• Phù hợp đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ
• Có thể tùy chỉnh linh hoạt phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, từ việc theo dõi giờ làm việc, nghỉ phép, tăng ca đến các thông tin khác.
• Có thể sử dụng các biểu mẫu bảng chấm công excel có sẵn, thao tác nhanh gọn

Nhược điểm:

• Khó quản lý với số lượng nhân viên lớn, doanh nghiệp cần phân chia nhiều sheet cho từng nhân viên
• Việc nhập liệu thủ công dễ dẫn đến sai sót, đặc biệt là khi có nhiều nhân viên và thông tin phức tạp
• Dữ liệu trong bảng chấm công excel có thể dễ dàng bị truy cập, sửa đổi hoặc xóa nếu không được bảo vệ đúng cách
• Nhà quản lý cần biết và sử dụng thành thạo các hàm excel để tổng hợp dữ liệu chấm công

2.2. Sử dụng sổ chấm công

Sổ chấm công thường là một cuốn sổ hoặc bảng biểu được thiết kế sẵn với các cột thông tin như ngày tháng, họ tên nhân viên, giờ vào, giờ ra, số giờ làm việc, chữ ký xác nhận,… Chấm công bằng sổ chấm công là hình thức chấm công truyền thống, thường được sử dụng ở các doanh nghiệp nhỏ hoặc những nơi chưa áp dụng công nghệ vào quản lý nhân sự. 

Doanh nghiệp sử dụng phương pháp này sẽ quản lý dữ liệu hoàn toàn trên giấy. Mỗi nhân viên sẽ tự ghi chép giờ vào, giờ ra của mình vào sổ chấm công. Sau đó, cuối ngày hoặc cuối tuần, quản lý sẽ kiểm tra và xác nhận thông tin trong sổ chấm công.

Ưu điểm:

• Không yêu cầu đầu tư trang thiết bị, phù hợp với những doanh nghiệp chưa có điều kiện áp dụng công nghệ
• Chỉ cần chuẩn bị sổ sách, không tốn kém chi phí mua sắm hoặc lắp đặt thiết bị

Nhược điểm:

• Do nhân viên tự ghi chép, dễ xảy ra tình trạng ghi sai, ghi thiếu thông tin hoặc gian lận giờ giấc
• Quản lý phải mất thời gian kiểm tra, đối chiếu thông tin trong sổ, đặc biệt là khi số lượng nhân viên lớn
• Việc tổng hợp số liệu từ sổ chấm công mất nhiều thời gian và công sức, khó khăn trong việc báo cáo và phân tích dữ liệu
• Sổ chấm công có thể bị thất lạc, hư hỏng hoặc sửa đổi thông tin

3. Cách chấm công nhân viên sử dụng máy chấm công

3.1. Máy chấm công vân tay

Chấm công bằng máy chấm công vân tay là một hình thức chấm công hiện đại, sử dụng công nghệ sinh trắc học để nhận diện và ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên. Nhân viên làm việc tại các doanh nghiệp sử dụng hình thức chấm công này sẽ đăng ký dấu vân tay của mình trên máy chấm công. Thông tin này sẽ được lưu trữ trong hệ thống.

Khi đến và rời khỏi nơi làm việc, nhân viên chỉ cần đặt ngón tay lên máy chấm công để quét vân tay. Máy sẽ tự động nhận diện và ghi nhận thời gian vào/ra của nhân viên. Dữ liệu chấm công sẽ được lưu trữ trong máy hoặc phần mềm quản lý nhân sự. Quản lý có thể dễ dàng truy xuất, tổng hợp và báo cáo dữ liệu này.

Ưu điểm:

• Sử dụng dấu vân tay để nhận diện, đảm bảo tính chính xác và loại bỏ khả năng gian lận giờ giấc
• Quá trình chấm công diễn ra nhanh chóng, không yêu cầu nhân viên phải thực hiện thao tác ghi chép thủ công
• Máy chấm công vân tay có thể tích hợp với các hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống kiểm soát cửa ra vào, hệ thống tính lương,…
• Ít phát sinh thêm các chi phí phụ

Nhược điểm:

• Dễ bị ảnh hưởng bởi thời tiết, nhiệt độ, đặc thù công việc hoặc tình trạng sức khỏe làm mờ dấu vân tay, khiến máy chấm công vân tay nhận diện sai
• Chỉ có thể chấm công mỗi lần cho một nhân viên, do đó, nhân viên cần xếp hàng để chấm công, gây mất nhiều thời gian để đến lượt
• Máy chấm công vân tay cần được bảo trì định kỳ để đảm bảo hoạt động ổn định

3.2. Máy chấm công thẻ từ

Chấm công bằng máy chấm công thẻ từ là một hình thức chấm công phổ biến, sử dụng công nghệ thẻ từ để ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên. Khi sử dụng loại hình máy chấm công này, doanh nghiệp sẽ cung cấp cho mỗi nhân viên của mình một thẻ từ riêng, chứa thông tin cá nhân và mã số nhân viên.

Khi đến thời gian chấm công, nhân sự chỉ cần quẹt thẻ từ lên máy chấm công. Khi đó, máy sẽ tự động đọc thông tin từ thẻ và ghi nhận thời gian vào/ra của nhân viên.

Ưu điểm:

• Quá trình chấm công diễn ra nhanh chóng, không gây ùn tắc tại khu vực chấm công
• Máy chấm công thẻ từ có độ chính xác cao, giảm thiểu sai sót trong quá trình ghi nhận thời gian làm việc
• Dữ liệu chấm công được lưu trữ và quản lý tự động, giúp quản lý dễ dàng theo dõi, tổng hợp và báo cáo
• Chi phí đầu tư ban đầu và chi phí vận hành thấp hơn so với máy chấm công vân tay

Nhược điểm:

• Khi số lượng nhân viên mới tăng lên thì doanh nghiệp sẽ mất chi phí làm thêm thẻ từ mới
• Nhân viên cần bảo quản thẻ từ cẩn thận, nếu mất hoặc hư hỏng sẽ cần phải làm lại thẻ mới
• Nhân sự sử dụng máy chấm công thẻ từ cần luôn mang thẻ đi làm, nếu quên ở nhà thì sẽ không thể chấm công được
• Có thể xảy ra tình trạng mượn thẻ hoặc dùng thẻ giả để chấm công

3.3. Máy chấm công thẻ giấy

Tương tự với hình thức sử dụng máy chấm công thẻ từ, doanh nghiệp thay thế thẻ từ bằng thẻ giấy và máy chấm công thẻ giấy chuyên dụng để chấm công cho nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ được cấp một thẻ giấy riêng, trên đó có in mã số hoặc tên nhân viên và có sẵn các trường dữ liệu tương ứng với các ngày trong tháng.

Khi đến khung giờ chấm công quy định, nhân viên sẽ đưa thẻ giấy vào máy chấm công. Máy sẽ in thời gian vào/ra lên thẻ giấy tương ứng với ngày chấm công. Cuối ngày hoặc cuối kỳ, quản lý sẽ thu thập thẻ giấy của nhân viên và tổng hợp dữ liệu chấm công.

Ưu điểm:

• Không yêu cầu nhân viên phải thao tác phức tạp, chỉ cần đưa thẻ vào máy là xong
• Máy chấm công thẻ giấy có giá thành rẻ hơn so với các hình thức khác
• Thường hoạt động bằng pin, không cần nguồn điện nên có thể sử dụng ở nhiều địa điểm khác nhau

Nhược điểm:

• Có thể xảy ra tình trạng mượn thẻ hoặc dùng thẻ giả để chấm công
• Quản lý phải thu thập và tổng hợp dữ liệu từ thẻ giấy của từng nhân viên, tốn nhiều thời gian và công sức
• Thẻ giấy dễ bị mất, rách hoặc hư hỏng, gây khó khăn trong việc quản lý và tổng hợp dữ liệu

3.4. Máy chấm công nhận diện khuôn mặt

Máy chấm công nhận diện khuôn mặt sử dụng cùng công nghệ lõi với máy chấm công vân tay là nhận diện sinh trắc học. Nhân viên sẽ chụp ảnh khuôn mặt của mình trên máy. Thông tin này sẽ được lưu trữ trong hệ thống.

Khi cần chấm công, nhân viên chỉ cần đứng trước máy để máy quét khuôn mặt. Máy sẽ tự động nhận diện và ghi nhận thời gian vào/ra của nhân viên.

Ưu điểm:

• Nhân viên không cần mang theo thẻ hay nhớ mã số, chỉ cần đứng trước máy để chấm công
• Công nghệ nhận diện khuôn mặt có độ chính xác cao, khó làm giả mạo, đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu chấm công
• Có thể tích hợp với hệ thống kiểm soát cửa ra vào, hệ thống tính lương,…
• Không cần tiếp xúc trực tiếp với máy, giảm thiểu nguy cơ lây nhiễm bệnh

Nhược điểm:

• Chi phí mua và lắp đặt máy chấm công nhận diện khuôn mặt khá cao
• Chất lượng ánh sáng ảnh hưởng đến độ chính xác của việc nhận diện khuôn mặt
• Có thể gặp khó khăn khi nhân viên thay đổi diện mạo (đeo kính, trang điểm đậm,…)

3.5. Máy chấm công bằng mống mắt

Chấm công bằng máy chấm công mống mắt là một hình thức chấm công sinh trắc học tiên tiến. Máy sử dụng công nghệ nhận dạng mống mắt (Iris Recognition) để ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên.

Nhân viên sẽ thực hiện quét mống mắt trên máy chấm công. Hình ảnh mống mắt sẽ được chuyển đổi thành dữ liệu số và lưu trữ trong hệ thống. Khi đến và rời khỏi nơi làm việc, nhân viên chỉ cần nhìn vào máy chấm công. Máy sẽ quét mống mắt và so sánh với dữ liệu đã lưu để xác nhận danh tính và ghi nhận thời gian vào/ra.

Ưu điểm:

• Mống mắt của mỗi người là duy nhất và không thay đổi theo thời gian, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối và loại bỏ hoàn toàn khả năng gian lận
• Công nghệ nhận diện mống mắt hoạt động tốt trong nhiều điều kiện ánh sáng khác nhau, kể cả khi người dùng đeo kính hoặc kính áp tròng
• Dữ liệu mống mắt được mã hóa và bảo vệ an toàn, không thể bị sao chép hay giả mạo
• Phù hợp với các doanh nghiệp có yêu cầu bảo mật cao, đặc biệt là trong các lĩnh vực như ngân hàng, an ninh, quốc phòng,…

Nhược điểm:

• Máy chấm công mống mắt có giá thành cao hơn so với các loại máy chấm công khác
• Việc thay đổi hoặc cập nhật thông tin mống mắt của nhân viên có thể phức tạp hơn so với các cách chấm công khác
• Trong một số môi trường làm việc đặc thù như công trường xây dựng, việc sử dụng máy chấm công mống mắt có thể không thực tế.

4. Giải pháp phần mềm chấm công fCheckin – Phần mềm chấm công trợ giá #1 Việt Nam

Giải pháp phần mềm chấm công fCheckin của Fastdo giải quyết mọi nỗi lo chấm công của doanh nghiệp. Bạn có thể sở hữu ngay Phần mềm chấm công fCheckin với mức giá 5.000 đồng/user.fCheckin là phần mềm được tích hợp đầy đủ mọi tính năng cần thiết cho việc chấm công, có thể sử dụng đa thiết bị: điện thoại, máy tính bảng, laptop,… fCheckin hỗ trợ quản lý tổng hợp công, đơn từ,… một cách tự động, chính xác, tiết kiệm thời gian.

Bằng việc sử dụng công nghệ GPS, nhân viên tại các doanh nghiệp sử dụng fCheckin có thể chấm công thông qua app chấm công trên điện thoại. Hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng quản lý nhân sự ở nhiều văn phòng, địa điểm, nhân sự thường xuyên phải di chuyển. Doanh nghiệp không cần đầu tư thiết bị, không cần lo về sửa chữa, bảo hành.

Đồng thời, fCheckin còn có tính năng tổng hợp đơn từ, nghỉ phép, hỗ trợ quản lý khoa học và hiệu quả. Hơn nữa, fCheckin còn thống kê, báo cáo chấm công hoàn toàn tự động, giúp quản lý dễ dàng theo dõi kỷ luật của nhân sự.

Click vào ảnh để đăng ký nhận ngay ưu đãi Giải pháp phần mềm chấm công fCheckin ngay!

Qua bài viết này, Fastdo đã mang đến cho bạn cái nhìn tổng quan về 8 phương pháp chấm công phổ biến nhất hiện nay tại Việt Nam, mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Hy vọng rằng, những thông tin chi tiết mà Fastdo cung cấp sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn sáng suốt, tìm ra cách chấm công nhân viên tối ưu nhất, phù hợp với nhu cầu và đặc thù của doanh nghiệp mình.