KIẾN THỨC QUẢN TRỊ

Hướng dẫn xây dựng bảng mô tả công việc chuẩn xác nhất

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
5/5 - (5 bình chọn)

Xây dựng bảng mô tả công việc đóng vai trò rất quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp thu hút được những ứng cử viên tiềm năng. Fastdo sẽ hướng dẫn bạn xây dựng bảng mô tả chuẩn nhất thông qua bài viết sau đây. Bên cạnh đó, bài viết còn chia sẻ cho bạn những lời khuyên để có thể viết một bảng mô tả hấp dẫn. Xem ngay nhé!

1. Bảng mô tả công việc là gì?

Bảng mô tả công việc (Job Description – JD) là tài liệu nội bộ nêu rõ các yêu cầu thiết yếu, các kỹ năng cần thiết mà nhân viên phải có. Ngoài ra, bảng mô tả chi tiết công việc còn là tài liệu giúp các ứng viên có tinh thần học hỏi định hướng được con đường phát triển sự nghiệp.

xây dựng bảng mô tả công việc
Bảng mô tả công việc là gì?

Việc xây dựng một bảng mô tả chi tiết công việc đúng chuẩn không những giúp doanh nghiệp xác định đúng chân dung ứng viên đang tìm kiếm mà còn loại bớt các ứng viên chưa đủ tiêu chuẩn. Trong doanh nghiệp, bảng mô tả này còn giúp nhà quản lý có cơ sở đặt ra chỉ tiêu thành tích (KPI) cho nhân viên.

>>>> TÌM HIỂU THÊM VỀ: Sổ tay nhân viên là gì? Thiết kế sổ tay nhân sự cho DN

2. Cấu trúc của bảng mô tả công việc

Cấu trúc của bảng mô tả chi tiết công việc đúng chuẩn phải có đầy đủ 6 yếu tố sau:

2.1 Tiêu đề

Phần tiêu đề của bảng mô tả chi tiết công việc cần phải đáp ứng được các tiêu chuẩn sau:

  • Tên tiêu đề rõ ràng và khiến cho ứng viên hình dung được về vai trò của vị trí ứng tuyển.
  • Tiêu đề nên ngắn gọn và tối ưu trên các công cụ tìm kiếm. 
mẫu bảng mô tả công việc
Tiêu đề

2.2 Vai trò của vị trí

Về phần vai trò của vị trí ứng tuyển trong bảng mô tả chi tiết công việc, bạn phải đảm bảo có đủ các nội dung sau đây:

  • Giới thiệu sơ lược về công ty và môi trường làm việc.
  • Mục tiêu của vị trí đang tuyển dụng.
  • Điều mà nhà tuyển dụng kỳ vọng ở các ứng viên. 
xây dựng bảng mô tả công việc
Vai trò của vị trí công việc

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: Cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp

2.3 Các nhiệm vụ chính

Ở phần các nhiệm vụ chính, bạn cần phải

  • Liệt kê không quá dài dòng các nhiệm vụ mà ứng viên sẽ đảm nhận.
  • Bạn nên giao các nhiệm vụ theo đơn vị từng ngày/tuần/tháng để ứng viên có thể tự đo lường và cân nhắc.
xây dựng bảng mô tả công việc
Các nhiệm vụ chính

2.4 Yêu cầu

Phần yêu cầu của bảng mô tả sẽ giúp ứng viên có một cái nhìn tổng thể về việc bản thân có phù hợp với vị trí đang ứng tuyển hay không. Nội dung của phần này có thể là yêu cầu về số năm kinh nghiệm làm việc, những kỹ năng chuyên môn cần có, giới tính, độ tuổi, chiều cao, cân nặng… của ứng viên.

xây dựng mô tả công việc
Yêu cầu

2.5 Quyền lợi của nhân viên

Trong bảng mô tả chi tiết công việc, phần quyền lợi của nhân viên phải đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:

  • Lương, thưởng và các đãi ngộ. 
  • Các chế độ đóng bảo hiểm, phúc lợi khác của nhân viên.
  • Cơ hội về rèn luyện, học tập và huấn luyện.
xây dựng bảng mô tả công việc
Quyền lợi của nhân viên

2.6 Quy trình tuyển dụng

Sau khi trình bày đủ thông tin về công việc, bạn cần nêu rõ quy trình tuyển dụng của công ty với vị trí đang tuyển:

  • Nêu rõ từng bước hoặc từng vòng xét tuyển. 
  • Hình thức phỏng vấn như thế nào?
  • Địa chỉ, thời gian tổ chức phỏng vấn.
  • Thông tin liên lạc.
lập bản mô tả công việc
Quy trình tuyển dụng

Tùy theo yêu cầu riêng của từng vị trí hay doanh nghiệp khác nhau mà bạn có thể thêm hoặc chỉnh sửa các chi tiết trong cấu trúc của bảng mô tả chi tiết  công việc phía trên.

>>>> TÌM HIỂU NGAY: Mentorship là gì? 5 bước xây dựng chương trình Mentorship

3. 4 nguyên tắc cơ bản trong xây dựng bảng mô tả công việc

Để có thể xây dựng bảng mô tả công việc đúng chuẩn, bạn cần phải nắm được 4 nguyên tắc sau đây:

3.1 Người viết phải là quản lý bộ phận

Người viết phải là quản lý bộ phận vì đây là người thực sự hiểu được ứng viên cần phải đáp có những kỹ năng gì để có thể ứng tuyển vào vị trí công việc. Tuy nhiên, bộ phận nhân sự cũng có thể hỗ trợ bằng cách đưa ra hướng dẫn về cách xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết.

xây dựng bảng mô tả công việc
Người viết phải là quản lý bộ phận

3.2 Cần tạo sự cân bằng giữa chi tiết và khái quát

Biết cân bằng giữa chi tiết và khái quát cũng là một yếu tố rất quan trọng khi xây dựng bảng mô tả. Để làm được điều này, bạn hãy xác định những đầu việc chính để đạt được mục tiêu công việc. Bên cạnh đó, bạn cũng nên tránh đề cập đến những chi tiết quá nhỏ nhặt vì điều này sẽ khiến bản mô tả trở nên dài dòng, lan man.

bảng mô tả công việc chi tiết
Cần tạo sự cân bằng giữa chi tiết và khái quát

3.3 Ghi nhớ viết bảng mô tả cho công việc

Việc viết một bảng mô tả cho công việc rất dễ bị tác động bởi người đang nắm giữ vị trí công việc đó. Có một sự thật là, người đang làm ở một vị trí công việc thường sẽ biết và làm được nhiều hơn những gì vị trí đó yêu cầu. Nếu bảng mô tả chi tiết công việc là để viết cho người nắm giữ công việc đó chắc chắn sẽ tạo ra rào cản lớn cho câu chuyện tuyển dụng. 

xây dựng bảng mô tả công việc
Bạn cần ghi nhớ viết bảng mô tả cho công việc

3.4 Quan tâm đến vấn đề đo lường công việc

Khi lập một bản mô tả, bên cạnh việc liệt kê ra những nhiệm vụ ứng viên cần phải làm thì bạn còn phải viết ra các kết quả cần đạt được trong công việc. Một số phương pháp đo lường hiệu quả công việc mà bạn có thể áp dụng là

  • Chỉ số đo lường hiệu suất KPI: Đây là phương pháp đo lường hiệu quả công việc ở nhiều cấp độ khác nhau như phòng ban, cá nhân hoặc toàn doanh nghiệp.
  • Phương pháp xếp hạng danh mục: Đây là phương pháp đòi hỏi  quản lý cấp trên hay phòng Nhân sự phải tạo danh mục các câu hỏi đánh giá hiệu quả công việc cho từng vị trí.
  • Phương pháp thang đo dựa trên hành vi: Đay là phương pháp đánh giá mức độ thực hiện công việc theo các cấp độ. 
xây dựng bảng mô tả công việc
Quan tâm đến vấn đề đo lường công việc

>>>> ĐỌC NGAY VỀ: 4 nghệ thuật quản lý nhân sự tài tình trong doanh nghiệp

4. Lời khuyên để viết một bảng mô tả công việc hấp dẫn

Sau đây là một vài lời khuyên sẽ giúp bạn có thể xây dựng bảng mô tả công việc hấp dẫn.

4.1 Tạo một hình dung rõ ràng

Trước khi viết tin đăng tuyển, bạn hãy thử hình dung về ứng viên tiềm năng. Bạn phải xác định được ứng viên cần có trình độ chuyên môn như thế nào và sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết những công việc gì… Ngoài ra, bạn cũng có thể tổ chức 1 buổi Initial Interview online trước khi phỏng vấn trực tiếp để rút gọn được danh sách ứng viên.

xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc
Tạo một hình dung rõ ràng

4.2 Đừng quá chính xác

Nếu vị trí công việc không đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao thì bạn chỉ nên đặt ra các yêu cầu cho ứng viên ở mức tương đối. Nếu bạn yêu cầu chính xác từng điều kiện thì rất dễ bỏ lỡ nhân viên tốt chỉ vì tại thời điểm phỏng vấn họ chưa đáp ứng được các kỹ năng cần thiết. 

xây dựng bảng mô tả công việc
Bảng mô tả chi tiết công việc không cần quá chính xác

4.3 Tối ưu từ khóa cho các công cụ tìm kiếm

Nếu tin tuyển dụng không được tối ưu trên các công cụ tìm kiếm từ khóa thì có thể bạn đang đánh mất một kênh tìm kiếm các ứng viên tiềm năng. Bên cạnh đó, từ khóa của tin tuyển dụng nên là một từ cụ thể và càng khái quát càng tốt. Việc tối ưu từ khóa sẽ giúp bài viết tuyển dụng của bạn không bị lu mờ giữa hàng ngàn tin tuyển dụng khác trên các công cụ tìm kiếm.

hướng dẫn xây dựng bản mô tả công việc
Tối ưu từ khóa cho các công cụ tìm kiếm

4.4 Hãy sử dụng checklist

Để chắc chắn bạn không thiếu bất kỳ phần nào trong một bảng mô tả công việc, hãy sử dụng checklist sau:

  • Thông tin về vị trí làm việc. 
  • Thông tin công ty. 
  • Kỹ năng và yêu cầu.
  • Địa điểm làm việc. 
  • Khoảng lương và các lợi ích. 
  • Chi tiết liên hệ. 
xây dựng bảng mô tả công việc
Hãy sử dụng checklist

4.5 Tham khảo một số mẫu bảng mô tả công việc

Tin tuyển dụng là sự tiếp xúc đầu tiên giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Vì vậy, bạn đừng để ứng viên mất niềm tin ngay từ cái nhìn đầu tiên. Bạn có thể tham khảo các mẫu trên mạng để cải thiện bảng mô tả chi tiết công việc của mình tốt hơn.

biểu mẫu xây dựng bảng mô tả công việc
Tham khảo một số mẫu bảng mô tả công việc

4.6 Tin tuyển dụng cần cá nhân hóa, chuyên nghiệp hóa

Hiện nay, công nghệ thông tin đang phát triển vô cùng mạnh mẽ. Vì vậy, bạn hãy sử dụng các phần mềm hỗ trợ để cá nhân hóa, chuyên nghiệp hóa bảng mô tả chi tiết công việc của công ty.

xây dựng bảng mô tả công việc
Tin tuyển dụng cần cá nhân hóa, chuyên nghiệp hóa

5. Một số sai lầm thường gặp khi viết bản mô tả công việc

Bản mô tả chi tiết công việc là một loại tài liệu không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Dù đóng vai trò quan trọng nhưng không ít doanh nghiệp hiện nay vẫn mắc phải những sai lầm trong quá trình xây dựng bảng mô tả công việc dẫn đến hiệu quả tuyển dụng không cao. 

5.1 Chức danh khó hiểu, không chuẩn hóa

Đây là điều tối kỵ mà nhân sự tuyển dụng cần phải đặc biệt lưu ý và tránh. Chức danh không rõ ràng sẽ khiến cho ứng viên bị mơ hồ và không hình dung được công việc. Như vậy, chính bạn đã tự hạn chế đi cơ hội tìm được người phù hợp với vị trí đang cần tìm kiếm. Điều này vừa mất thời gian vừa gây lãng phí tiền bạc mà lại “công cốc”. 

cách xây dựng bảng mô tả công việc
Chức danh khó hiểu, không chuẩn hóa

5.2 Mô tả công việc không giống với thực tế

Mỗi công việc sẽ có quy trình làm việc riêng nên chỉ cần một vài chi tiết mô tả sai có thể dẫn đến việc làm sai lệch đi giá trị của công việc. Điều này có thể dẫn đến vấn đề thiếu chính xác khi thanh toán lương. Trong quá trình soạn thảo bảng mô tả, bạn cần đảm bảo mô tả đúng theo thực tế những việc cần phải làm, không đưa những việc hiện tại đang không thực hiện. 

xây dựng bảng mô tả công việc
Xây dựng bảng mô tả công việc không giống với thực tế

5.3 Mô tả quá chi tiết, rườm rà hoặc dư thừa

Nhiều người có mong muốn sử dụng bản mô tả công việc thay thế cho mọi văn bản hướng dẫn khác nên cố gắng cho thật nhiều thông tin vào từ nội quy, quy định, cam kết.. Như vậy, bản mô tả sẽ nhanh chóng bị đi sai mục đích cũng như khiến cho nhân viên khó xác định được công việc chủ yếu họ cần làm.

hướng dẫn xây dựng bảng mô tả công việc
Mô tả quá chi tiết, rườm rà hoặc dư thừa

5.4 Sử dụng thuật ngữ viết tắt, khó hiểu

Đối với lĩnh vực chuyên ngành, việc sử dụng quá nhiều thuật ngữ viết tắt đối với các ứng viên chờ phỏng vấn hoặc nhân viên mới đều sẽ gây ra nhiều khó khăn cho họ. Bạn hãy cố gắng diễn giải bằng ngôn từ trong sáng, dễ hiểu nhất để nhân sự tiết kiệm thời gian, tối ưu công việc về sau khi không cần phải giải thích hoặc chỉnh sửa lại bản mô tả. 

xây dựng bảng mô tả công việc
Sử dụng thuật ngữ viết tắt, khó hiểu

5.5 Đưa ra kỳ vọng xa vời thực tế

Giao quá nhiều việc cũng như đưa các tiêu chuẩn quá cao có thể hiến cho nhân viên cảm thấy choáng ngợp và khó đáp ứng được. Thậm chí, những mô tả đó có thể vượt quá khỏi vị trí khi thực tế không đòi hỏi tới mức như vậy. Vậy là chính bộ phận tuyển dụng đang tự tạo sự khó khăn cho việc tìm kiếm ứng viên phù hợp với vị trí đang cần. 

xây dựng bảng mô tả công việc
Đưa ra kỳ vọng xa vời thực tế

5.6 Mô tả công việc trùng lặp

Thực tế hiện tượng mô tả công việc bị trùng lặp và chồng chéo giữa các vị trí diễn ra tương đối phổ biến hiện nay. Việc này dẫn đến sự phân chia trách nhiệm không rõ ràng, xảy ra tình trạng thiếu rạch ròi, nhân viên không nắm được chính xác đầu công việc mà họ cần phải làm. 

hướng dẫn làm bảng mô tả công việc
Mô tả công việc trùng lặp

5.7 Không đề cập đến thông tin mức lương và phúc lợi

Lương và phúc lợi chính là hai vấn đề mà người tìm việc quan tâm hàng đầu, là tiêu chí để phân loại và chọn lựa công việc. Nếu không thể đưa ra một con số chính xác, bạn hãy để một khoảng ước lượng. Ứng viên sẽ nắm được tình hình và có khả năng thuyết phục được họ tìm hiểu và lựa chọn ứng tuyển hiệu quả hơn. 

xây dựng bảng mô tả công việc
Không đề cập đến thông tin mức lương và phúc lợi

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA:

Như vậy, xây dựng bảng mô tả công việc đúng chuẩn là bước đầu đưa bạn đến gần hơn với các ứng viên. Hy vọng bài viết của Fastdo có thể giúp bạn tạo một bảng mô tả chi tiết công việc tốt nhất. Nếu bạn đang cần tìm một phần mềm đào tạo cho nhân viên mới thì có thể truy cập webiste fastdo.vn để được nhân viên tư vấn về bộ giải pháp F-Training nhé!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *