Viết thư từ chối ứng viên là công đoạn quan trọng trong quy trình tuyển dụng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Thư từ chối không chỉ đơn thuần là một thông báo về kết quả, mà còn là cơ hội để doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ lâu dài và ghi dấu ấn chuyên nghiệp với những ứng viên tiềm năng. Trong bài viết này, Fastdo sẽ hướng dẫn đến bạn những nguyên tắc và nội dung quan trọng khi viết email từ chối ứng viên!
1. Thư từ chối ứng viên là gì?
Thư từ chối ứng viên là một văn bản chính thức được gửi đến người tham gia phỏng vấn được đánh giá là không phù hợp với vị trí tuyển dụng sau khi họ nộp đơn hoặc tham gia phỏng vấn. Thư từ chối không chỉ áp dụng cho những trường hợp ứng viên không vượt qua vòng phỏng vấn, mà còn có thể được sử dụng để phản hồi đối với các đơn xin việc không được chọn vì nhiều lý do khác nhau. Gửi thư từ chối thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng ứng viên và đảm bảo tính minh bạch trong quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp.
Dưới đây là một số trường hợp phổ biến sử dụng thư từ chối ứng viên:
- Ứng viên không đủ tiêu chuẩn: Ứng viên bị từ chối do thiếu các tiêu chuẩn cần thiết hoặc có trình độ chuyên môn kém hơn so với yêu cầu của vị trí, thư từ chối được gửi ngay sau vòng xét duyệt hồ sơ.
- Ứng viên không phù hợp: Ứng viên không phù hợp với vị trí công việc hoặc văn hóa công ty, được nhà tuyển dụng đánh giá sau ít nhất một vòng phỏng vấn trực tiếp.
- Ứng viên tiềm năng tuy nhiên chưa phù hợp: Trường hợp ứng viên được đánh giá là tiềm năng với nhiều kỹ năng và kinh nghiệm tốt, nhưng lại chưa phù hợp với vị trí tuyển dụng hiện tại. Lý do có thể là vì họ chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cụ thể của vị trí hoặc doanh nghiệp đang tìm kiếm một ứng viên với một bộ kỹ năng đặc thù hơn.
2. Nội dung cơ bản của một bức thư từ chối ứng viên
Khi soạn thảo email từ chối ứng viên, bạn cần đáp ứng một số yêu cầu cơ bản về nội dung sau:
- Thông tin cá nhân của ứng viên: Mở đầu thư từ chối ứng viên, doanh nghiệp phải ghi rõ thông tin cá nhân của người ứng tuyển như họ tên, vị trí dự tuyển. Nhờ đó, ứng viên sẽ cảm thấy được xem trọng vì được doanh nghiệp đánh giá kỹ lưỡng chứ không phải những email tự động gửi cho tất cả mọi người.
- Lời cảm ơn đến ứng viên: Ứng viên tốn nhiều thời gian để tham gia dự tuyển các vòng phỏng vấn nhân sự của doanh nghiệp. Vì thế, tiếp theo doanh nghiệp cần dành vài câu để cảm ơn ứng viên vì đã dành thời gian cho hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp.
- Phản hồi từ doanh nghiệp: Đây là nội dung quan trọng nhất trong thư từ chối. Hãy đưa ra kết quả của buổi phỏng vấn và giải thích lý do từ chối ứng viên. Doanh nghiệp cần chú trọng thể hiện ngắn gọn, xúc tích lý do và đưa ra những lời giải thích có tính xây dựng. Đây là cách từ chối ứng viên giúp họ nhận biết bản thân và tiếp tục hoàn thiện hơn trong tương lai.
- Đề xuất tuyển dụng nếu có thể: Cuối cùng, hãy thể hiện mong muốn ứng viên sớm tìm được công việc mới. Nếu doanh nghiệp đang tuyển dụng các vị trí khác phù hợp với ứng viên có thể đề xuất, gợi ý để ứng viên tiếp tục ứng tuyển. Đây là hành động thể hiện sự tôn trọng và đánh giá cao ứng viên của doanh nghiệp.
3. Những mẫu thư từ chối ứng viên hiệu quả nhất
Mỗi trường hợp khác nhau sẽ có các nội dung viết thư từ chối ứng viên cho phù hợp. Mời bạn theo dõi các mẫu email từ chối ứng viên cho từng trường hợp cụ thể sau:
3.1 Đối với ứng viên không vượt qua vòng xét duyệt hồ sơ
Mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Việt:
Chào [Tên Ứng viên],
Chúng tôi chân thành cảm ơn sự quan tâm của bạn đến [Tên Công ty].
Đại diện cho Phòng Nhân sự của [Tên Công ty], chúng tôi đã nhận được hồ sơ ứng tuyển của bạn. Chúng tôi rất cảm ơn bạn đã dành thời gian để nộp đơn cho vị trí [Tên Vị trí] tại công ty chúng tôi.
Tuy nhiên, sau khi xem xét kỹ lưỡng và cẩn thận, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng hồ sơ của bạn chưa được chọn để chuyển sang vòng tiếp theo của quy trình tuyển dụng.
Chúng tôi đánh giá cao nỗ lực và kinh nghiệm của bạn, và xin gửi lời chúc tốt đẹp nhất đến bạn trong việc tìm kiếm công việc phù hợp với kỹ năng và mục tiêu nghề nghiệp của mình. Chúng tôi luôn mong đợi cơ hội hợp tác với bạn trong tương lai.
Một lần nữa, chúng tôi xin cảm ơn sự quan tâm của bạn đến công ty chúng tôi và chúc bạn may mắn trong những công việc sắp tới.
Thân chào,
[Tên Bạn]
[Chức Vụ]
[Tên Công ty]
Mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Anh:
Dear [Candidate’s Name],
We sincerely appreciate your interest
On behalf of [Company’s name]’s Human Resources Department, we acknowledge the receipt of your application. We would like to express our genuine gratitude for the time you have invested in applying for the position of [Job Position] at our company.
Nevertheless, following careful and thorough consideration, we regret to inform you that your application did not proceed to the further stage of the recruitment process.
We highly value your effort and experience and would like to extend our best wishes to you in your ongoing job search that aligns with your skills and career goals. We faithfully look forward to the possibility of collaborating with you in future employment opportunities.
Once again, we thank you for your interest in our company and wish you the best of luck in your future endeavours.
Sincerely,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company]
3.2 Đối với ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn
Mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Việt:
Chào [Tên Ứng viên],
Chúng tôi chân thành cảm ơn sự quan tâm của bạn tới vị trí [Tên Vị trí] tại [Tên Công ty] và sự tham gia của bạn trong vòng phỏng vấn đầu tiên.
Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng bạn sẽ không tiếp tục đồng hành cùng chúng tôi trong những quy trình tuyển dụng khác. Các kỹ năng và kinh nghiệm của bạn rất tuyệt vời, tuy nhiên, chúng tôi đã xác định được những ứng viên có kỹ năng và nền tảng phù hợp hơn với các yêu cầu của vị trí này.
Chúng tôi hiểu rằng tin tức này có thể khiến bạn thất vọng. Chúng tôi đánh giá cao sự nhiệt tình và nỗ lực bạn đã thể hiện trong buổi phỏng vấn. Chúng tôi khuyến khích bạn tiếp tục theo đuổi các cơ hội sẽ giúp bạn thể hiện tài năng và phát triển vào sự phát triển nghề nghiệp của mình.
Cảm ơn bạn đã quan tâm đến việc tham gia vào vòng phỏng vấn của chúng tôi, và chúng tôi chúc bạn luôn thành công trên hành trình sự nghiệp của mình. Nếu có các vị trí phù hợp trong tương lai, chúng tôi luôn hoan nghênh bạn ứng tuyển.
Một lần nữa cảm ơn bạn về thời gian của bạn, và chúng tôi xin gửi lời chúc tốt đẹp nhất cho sự thăng tiến trong sự nghiệp của bạn.
Thân chào,
[Tên Bạn]
[Chức Vụ]
[Tên Công ty]
Mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Anh:
Dear [Applicant’s Name],
We sincerely appreciate your interest in the [Job Position] at [Company Name] and your participation in the first round of interviews.
After careful consideration, we regret to inform you that your application will not proceed to the next stage of the selection process. While your qualifications and experience are commendable, we have identified candidates whose skills and background more closely align with our specific requirements for the role.
We understand that this news may be disappointing, but please rest assured that your application received thorough consideration. We value your enthusiasm and the effort you dedicated to the interview. We encourage you to continue pursuing opportunities that will showcase your talents and contribute to your professional growth.
Thank you for your interest in joining our team, and we wish you every success in your future endeavours. Should suitable positions arise in the future, we welcome you to consider reapplying.
Thank you once again for your time, and we extend our best wishes for your ongoing career advancement.
Kind regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
3.3 Đối với những ứng viên tiềm năng song chưa phù hợp ở thời điểm hiện tại
Mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Việt:
Chào [Tên Ứng viên],
Cảm ơn bạn đã quan tâm đến vị trí [Tên Vị trí] tại [Tên Công ty]. Chúng tôi chân thành cảm ơn thời gian và công sức bạn đã bỏ ra để ứng tuyển vào vị trí này.
Sau khi xem xét kỹ lưỡng và đánh giá toàn diện tất cả các ứng viên, chúng tôi đã đưa ra quyết định khó khăn là lựa chọn một ứng viên khác có kỹ năng và trình độ phù hợp hơn với yêu cầu hiện tại của chúng tôi. Mặc dù hồ sơ của bạn rất ấn tượng, nhưng chúng tôi phải đưa ra lựa chọn dựa trên các nhu cầu cụ thể của mình tại thời điểm này.
Chúng tôi muốn nhấn mạnh rằng quyết định này không làm giảm sút khả năng và tiềm năng của bạn. Chúng tôi ghi nhận những giá trị bạn mang lại và mong muốn giữ liên lạc vì tin rằng có thể có những cơ hội hợp tác trong tương lai. Chúng tôi đánh giá cao kỹ năng và kinh nghiệm của bạn, và khuyến khích bạn tiếp tục theo đuổi các mục tiêu nghề nghiệp của mình.
Nếu có các vị trí phù hợp trong tương lai, chúng tôi luôn hoan nghênh bạn ứng tuyển vào những vị trí này. Chúng tôi mời bạn kết nối với chúng tôi thông qua các mạng lưới chuyên môn của công ty, vì chúng tôi thường xuyên chia sẻ thông tin cập nhật về các vị trí tuyển dụng mới cũng như những phát triển trong ngành.
Chúng tôi thực sự đánh giá cao sự thông cảm và quan tâm của bạn đến công ty chúng tôi. Chúng tôi chúc bạn tiếp tục thành công trong hành trình thăng tiến nghề nghiệp và mong muốn có khả năng hợp tác với bạn trong tương lai.
Một lần nữa cảm ơn bạn đã dành thời gian ứng tuyển vào công ty chúng tôi.
Thân chào,
[Tên Bạn]
[Chức Vụ]
[Tên Công ty]
Mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Anh:
Dear [Applicant’s Name],
Thank you for your interest in the [Job Position] at [Company Name]. We sincerely appreciate the time and effort you invested in your application.
After careful consideration and a thorough evaluation of all candidates, we have made the difficult decision to proceed with another candidate whose skills and qualifications closely match our current requirements. Although your profile is impressive, we had to make a selection based on our specific needs at this time.
We want to emphasize that this decision does not diminish your capabilities or potential. We recognize the value you bring and would like to keep in touch as we believe there may be future opportunities for collaboration. We admire your skills and experience, and we encourage you to continue pursuing your professional goals.
Should suitable positions become available in the future, we will consider your application with great interest. We invite you to stay connected with us through our company’s professional networks, as we often share updates on new openings and industry developments.
We genuinely appreciate your understanding and interest in our company. We wish you continued success in your career journey and hope for the possibility of collaborating with you in the future.
Thank you once again for your time and consideration.
Warm regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
3.4 Mẫu thư từ chối ứng viên dành cho mọi vị trí
Mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Việt:
Chào [Tên Ứng viên],
Cảm ơn bạn đã quan tâm đến vị trí [Tên Vị trí] tại [Tên Công ty] và tham gia vào quá trình tuyển dụng của chúng tôi. Chúng tôi xin thông báo rằng quá trình đánh giá ứng viên đã hoàn tất và chúng tôi đã lựa chọn một ứng viên có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp nhất với yêu cầu của vị trí này.
Mặc dù hồ sơ của bạn có nhiều điểm mạnh, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng bạn chưa phải là ứng viên sáng giá và phù hợp nhất với vị trí này. Chúng tôi hiểu rằng tin tức này có thể khiến bạn thất vọng, nhưng chúng tôi thực sự đánh giá cao nỗ lực và thời gian bạn đã dành ra để ứng tuyển vào vị trí này.
Chúng tôi khuyến khích bạn tiếp tục theo đuổi các cơ hội phù hợp với kỹ năng và mục tiêu nghề nghiệp của mình. Trình độ chuyên môn và kinh nghiệm của bạn đã thể hiện bạn là một ứng viên tiềm năng, và chúng tôi tin tưởng bạn sẽ tìm được một vị trí phù hợp trong tương lai.
Một lần nữa, cảm ơn bạn đã tin tưởng [Tên Công ty] là một lựa chọn hấp dẫn cho sự nghiệp của mình. Chúng tôi chúc bạn thành công rực rỡ trong những công việc sắp tới.
Thân chào,
[Tên Bạn]
[Chức Vụ]
[Tên Công ty]
Mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Anh:
Dear [Applicant’s Name],
We appreciate your interest in the [Job Position] at [Company Name] and your participation in our selection process. We would like to inform you that we have recently concluded our evaluation and have chosen a candidate whose qualifications and experience closely align with our requirements for the role.
While we recognize the strengths in your application, we regret to inform you that we will not be proceeding further with your candidacy at this time. We understand that this news may be disappointing, but we genuinely appreciate your effort and time invested in the application process.
We encourage you to continue pursuing opportunities that align with your skills and career goals. Your qualifications and experience make you a strong candidate, and we are confident that you will find a fitting opportunity in the future.
Thank you once again for considering [Company Name] as an employer of choice. We wish you the very best in your future endeavors.
Sincerely,
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
Để đảm bảo quy trình tuyển dụng được thực hiện một cách trơn tru và hiệu quả, Phần mềm quản lý quy trình fWorkflow của Fastdo chính là giải pháp hoàn hảo dành cho doanh nghiệp của bạn. Với fWorkflow, bạn có thể quản lý toàn bộ quy trình tuyển dụng từ việc nhận đơn ứng tuyển đến việc gửi thư từ chối hoặc thông báo trúng tuyển một cách dễ dàng và có hệ thống.
ĐĂNG KÝ NGAY ĐỂ NHẬN TƯ VẤN CHI TIẾT VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH TOÀN DIỆN FWORKFLOW.
4. Tầm quan trọng của việc gửi thư từ chối ứng viên
Không phải doanh nghiệp nào cũng gửi email từ chối ứng viên để cho ứng viên biết kết quả sau khi kết thúc buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, việc quan tâm, lịch sự thông báo kết quả buổi phỏng vấn đối với các ứng viên không phù hợp mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Cụ thể:
- Mail từ chối ứng viên thể hiện sự trân trọng của công ty đối với những ứng cử viên đã dự tuyển. Tuy không được chọn nhưng họ đã dành thời gian, công sức để tham gia buổi phỏng vấn. Chính vì thế, họ xứng đáng được nhận phản hồi về việc cho được chọn hay không.
- Nội dung email từ chối ứng viên với thái độ khéo léo sẽ giúp ứng viên có suy nghĩ tích cực hơn. Họ sẽ không bi quan mà tiếp tục tìm kiếm cơ hội ở các vị trí khác. Thông tường, trong thư tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ đề cập một vài thông tin hữu ích để ứng cử viên rút kinh nghiệm và tiếp tục hoàn thiện bản thân.
- Thư từ chối ứng viên giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng mạnh mẽ trong mắt ứng viên. Ngoài ra, nếu họ có thiện cảm với doanh nghiệp có thể sẽ tiếp tục ứng tuyển ở các vị trí khác phù hợp hơn.
5. 4 Lưu ý quan trọng khi gửi thư từ chối ứng viên
Muốn nội dung email từ chối ứng viên ít gây “sát thương” nhất thì nội dung cần khéo léo, đúng trọng tâm. Vì thế, khi gửi mail từ chối ứng viên, bạn nên chú ý một số nguyên tắc sau:
5.1 Không từ chối ngay lập tức sau buổi phỏng vấn
Doanh nghiệp không nên ngay lập tức từ chối ứng viên vì sẽ làm ảnh hưởng đến tâm lý cái tôi cá nhân của ứng viên. Họ sẽ cảm thấy thất bại, chán nản và có ấn tượng không tốt về doanh nghiệp. Thay vào đó, sau buổi phỏng vấn, hãy sử dụng email để viết thư từ chối ứng viên và đưa ra các lý do phù hợp. Như thế, ứng viên sẽ cảm thấy được coi trọng và cố gắng hoàn thiện bản thân hơn.
Tuy nhiên cũng không nên kéo dài thời gian quá lâu làm mất thời gian của ứng viên và kéo dài quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp. Để đảm bảo sự minh bạch và rõ ràng, doanh nghiệp nên xác định một mốc thời gian cụ thể để thông báo kết quả cho ứng viên và bộ phận ra quyết định.
5.2 Luôn thể hiện thái độ lịch sự
Trong mẫu thư từ chối tuyển dụng ứng viên, doanh nghiệp nên sử dụng giọng văn lịch sự, nhã nhặn, tế nhị để thể hiện lý do từ chối ứng viên. Thư từ chối ứng viên nên được sử dụng từ ngữnên.ngữ phù hợp và cách trình bày chuyên nghiệp, giúp ứng viên cảm thấy được đánh giá cao, ngay cả khi không được lựa chọn.
Bộ phận nhân sự, với vai trò là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và ứng viên, cần thể hiện sự thấu hiểu và đồng cảm trước những nỗ lực của ứng viên. Đây không chỉ là cách xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp mà còn góp phần xây dựng thương hiệu tuyển dụng tích cực, thu hút nhiều ứng viên tài năng trong tương lai.
5.3 Tuyệt đối không im lặng
Sau buổi phỏng vấn, nếu không tuyển dụng ứng viên, doanh nghiệp phải thông báo ngay kết quả cho ứng viên. Tuyệt đối không được im lặng, không hồi đáp. Hãy cho các ứng viên câu trả lời phù hợp để họ chủ động tiếp tục tìm kiếm cơ hội ở các công ty hoặc vị trí khác. Tuyệt đối không nên để ứng viên rơi vào tình trạng chờ đợi mù mịt.
Trường hợp doanh nghiệp không gửi thư từ chối thì trong thông báo tuyển dụng cần thể hiện rõ quy định thời gian gửi email trúng tuyển. Nếu sau thời gian này, ứng viên không nhận được email thông báo thì được hiểu là không trúng tuyển. Việc im lặng không chỉ là sự thiếu tôn trọng mà còn có thể gây ra những ấn tượng tiêu cực về doanh nghiệp.
5.4 Không từ chối qua điện thoại
Việc thông báo từ chối ứng viên qua điện thoại gây tốn thời gian của cả doanh nghiệp và ứng viên. Sẽ thế nào nếu ứng viên đang trong trạng thái vui vẻ lại nhận được điện thoại từ chối của doanh nghiệp. Lúc này, bạn đang đặt họ trong tình huống khó xử. Vì thế, cách tốt nhất là viết email từ chối ứng viên để thông báo kết quả.
Thông báo qua email là phương án phù hợp nhất để gửi thư từ chối ứng viên, cho phép ứng viên nhận thông tin một cách riêng tư, có thời gian để tiếp nhận và xử lý cảm xúc cá nhân. Đồng thời, đây cũng là cách giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo trong quy trình tuyển dụng.
Việc viết thư từ chối ứng viên khéo léo, chuyên nghiệp chưa bao giờ là việc đơn giản đối với nhân viên tại bộ phận nhân sự. Hy vọng với những gợi ý trên đây của Fastdo về nội dung và nguyên tắc viết email từ chối ứng viên đã giúp bạn viết được những mẫu email ấn tượng và thuyết phục.
>>> THAM KHẢO NGAY:
