Viết thư từ chối ứng viên là công đoạn quan trọng trong khâu tuyển dụng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Chúng giúp nhà tuyển dụng xây dựng được ấn tượng tốt đẹp trong mắt ứng cử viên. Sau đây, FASTDO sẽ hướng dẫn đến bạn những nguyên tắc và nội dung quan trọng khi viết thư từ chối ứng viên!
1. Tầm quan trọng của việc gửi thư từ chối ứng viên
Không phải doanh nghiệp nào cũng sử dụng thư từ chối ứng viên biết kết quả sau khi kết thúc buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, việc quan tâm, lịch sự thông báo kết quả buổi phỏng vấn đối với các ứng viên không phù hợp mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Cụ thể:
- Thư từ chối ứng viên thể hiện sự trân trọng của công ty đối với những ứng cử viên đã dự tuyển. Tuy không được chọn nhưng họ đã dành thời gian, công sức để tham gia buổi phỏng vấn. Chính vì thế, họ xứng đáng được nhận phản hồi về việc cho được chọn hay không.
- Nội dung thư từ chối ứng viên với thái độ khéo léo sẽ giúp ứng viên có suy nghĩ tích cực hơn. Họ sẽ không bi quan mà tiếp tục tìm kiếm cơ hội ở các vị trí khác. Thông tường, trong thư tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ đề cập một vài thông tin hữu ích để ứng cử viên rút kinh nghiệm và tiếp tục hoàn thiện bản thân.
- Thư từ chối ứng viên giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng mạnh mẽ trong mắt ứng viên. Ngoài ra, nếu họ có thiện cảm với doanh nghiệp có thể sẽ tiếp tục ứng tuyển ở các vị trí khác phù hợp hơn.
>>>> ĐỌC NGAY: [TẢI MIỄN PHÍ] 2 mẫu hợp đồng thử việc cụ thể từng trường hợp
2. 4 nguyên tắc cốt lõi khi gửi thư từ chối ứng viên
Muốn nội dung thư từ chối ứng viên ít gây “sát thương” nhất thì nội dung cần khéo léo, đúng trọng tâm. Vì thế, khi gửi thư từ chối ứng viên, bạn nên chú ý một số nguyên tắc sau:
2.1 Không từ chối ngay lập tức sau buổi phỏng vấn
Doanh nghiệp không nên ngay lập tức từ chối ứng viên vì sẽ làm ảnh hưởng đến cái tôi cá nhân. Họ sẽ cảm thấy thất bại, chán nản và có ấn tượng không tốt về doanh nghiệp. Thay vào đó, sau buổi phỏng vấn, hãy sử dụng email để viết thư từ chối ứng viên và đưa ra các lý do phù hợp. Như thế, ứng viên sẽ cảm thấy được coi trọng và cố gắng hoàn thiện bản thân hơn.
>>> ĐỌC NGAY: Các phương pháp phỏng vấn hiệu quả nhà tuyển dụng cần biết
2.2 Luôn thể hiện thái độ lịch sự
Trong mẫu thư từ chối tuyển dụng ứng viên, doanh nghiệp nên sử dụng giọng văn lịch sự, nhã nhặn, tế nhị để thể hiện lý do từ chối ứng viên..
>>> ĐỌC NGAY: 5 Mẹo giúp kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng chuyên nghiệp hơn
2.3 Tuyệt đối không im lặng
Sau buổi phỏng vấn, nếu không tuyển dụng ứng viên, doanh nghiệp phải thông báo ngay kết quả cho ứng viên. Tuyệt đối không được im lặng, không hồi đáp. Hãy cho các ứng viên câu trả lời phù hợp để họ tiếp tục tìm kiếm cơ hội ở các công ty hoặc vị trí khác.
Trường hợp doanh nghiệp không gửi thư từ chối thì trong thông báo tuyển dụng cần thể hiện rõ quy định thời gian gửi email trúng tuyển. Nếu sau thời gian này, ứng viên không nhận được email thông báo thì được hiểu là không trúng tuyển.
>>> XEM NGAY: Những công việc của trưởng phòng nhân sự trong tổ chức
2.4 Không từ chối qua điện thoại
Việc thông báo từ chối ứng viên qua điện thoại gây tốn thời gian của cả doanh nghiệp và ứng viên. Sẽ thế nào nếu ứng viên đang trong trạng thái vui vẻ lại nhận được điện thoại từ chối của doanh nghiệp. Lúc này, bạn đang đặt họ trong tình huống khó xử. Vì thế, cách tốt nhất là viết email từ chối ứng viên để thông báo kết quả.
>>>> XEM NGAY: [TẢI MIỄN PHÍ] – 11 mẫu thư trả lời ứng viên trong các trường hợp
3. Nội dung cơ bản của một bức thư từ chối ứng viên
Khi soạn thảo email từ chối ứng viên, bạn cần đáp ứng một số yêu cầu cơ bản về nội dung sau:
3.1 Thông tin cá nhân của ứng viên
Mở đầu thư từ chối ứng viên, doanh nghiệp phải ghi rõ thông tin cá nhân của người ứng tuyển như họ tên, vị trí dự tuyển. Nhờ đó, ứng viên sẽ cảm thấy được xem trọng vì được doanh nghiệp đánh giá kỹ lưỡng chứ không phải những email tự động gửi cho tất cả mọi người.
>>> ĐỌC THÊM: Cập nhật ngay công thức tính lương cơ bản chuẩn nhất 2022
3.2 Lời cảm ơn đến ứng viên
Ứng viên tốn nhiều thời gian để tham gia dự tuyển các vòng phỏng vấn nhân sự của doanh nghiệp. Vì thế, tiếp theo doanh nghiệp cần dành vài câu để cảm ơn ứng viên vì đã dành thời gian cho hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp.
>>> ĐỌC THÊM: Trả lương theo 3P và KPI: Bản chất, đặc điểm và cách tính toán
3.3 Phản hồi của bạn
Đây là nội dung quan trọng nhất trong thư từ chối. Hãy đưa ra kết quả của buổi phỏng vấn và giải thích lý do từ chối ứng viên. Doanh nghiệp cần chú trọng thể hiện ngắn gọn, xúc tích lý do và đưa ra những lời giải thích có tính xây dựng. Đây là cách từ chối ứng viên giúp họ nhận biết bản thân và tiếp tục hoàn thiện hơn trong tương lai.
>>> ĐỌC THÊM: Xây dựng thương hiệu tuyển dụng: 5 lưu ý để xây dựng hiệu quả
3.4 Mời ứng tuyển lại vào dịp khác hoặc đề xuất vị trí
Cuối cùng, hãy thể hiện mong muốn ứng viên sớm tìm được công việc mới. Nếu doanh nghiệp đang tuyển dụng các vị trí khác phù hợp với ứng viên có thể đề xuất, gợi ý để ứng viên tiếp tục ứng tuyển. Đây là hành động thể hiện sự tôn trọng và đánh giá cao ứng viên của doanh nghiệp.
>>> ĐỌC THÊM: 3 xu hướng xây dựng chính sách phúc lợi trong bối cảnh đại dịch
4. Những mẫu thư từ chối ứng viên hiệu quả nhất
Mỗi trường hợp khác nhau sẽ có các nội dung viết thư từ chối ứng viên cho phù hợp. Mời bạn theo dõi các mẫu thư từ chối ứng viên cho từng trường hợp cụ thể sau:
4.1 Đối với ứng viên không vượt qua vòng xét duyệt hồ sơ
Quá trình tuyển dụng nhân sự thường thông qua nhiều vòng loại khác nhau. Giai đoạn đầu tiên các doanh nghiệp sẽ nhận hồ sơ từ các ứng viên. Ở vòng này, nếu ứng viên không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp hãy viết thư từ chối ngắn gọn để thông báo kết quả cho họ. Nhờ đó, họ sẽ đỡ mất thời gian chờ đợi và tìm kiếm cơ hội mới cho bản thân.
Một mẫu thư từ chối dành cho ứng viên không vượt qua vòng xét tuyển hồ sơ:
Ví dụ:
Tiêu đề email từ chối ứng tuyển: Về việc ứng tuyển của bạn tới Công ty ABC
Nguyễn Thị Hồng A thân mến,
Chúng tôi thuộc bộ phận nhân sự thuộc Công ty ABC đã nhận được hồ sơ ứng tuyển của bạn. Rất cám ơn vì sự quan tâm của bạn đối với vị trí nhân viên hành chính – nhân sự. Tuy nhiên, sau khi xem xét các hồ sơ, chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng bạn chưa phù hợp để chọn đi tiếp.
Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc sau đó và mong rằng có thể hợp tác với bạn ở những vị trí việc làm khác trong tương lai.
Trân trọng,
[Chữ ký]
>>> XEM NGAY: Làm việc tại công ty gia đình và 5 bí quyết giúp bạn “sống sót”
4.2 Đối với ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn
Sau khi vượt qua vòng xét hồ sơ, sẽ có một hoặc nhiều vòng phỏng vấn để lựa chọn nhân sự cho công ty. Nếu ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng thì nhà tuyển dụng cần gửi thư từ chối để cảm ơn, khích lệ ứng viên tiếp tục cố gắng để tìm kiếm cơ hội khác cho bản thân.
Ví dụ:
Tiêu đề email: Về việc ứng tuyển của bạn tới Công ty…………
Thân gửi [Tên ứng viên],
Một lần nữa cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia phỏng vấn cho vị trí nhân viên hành chính – nhân sự tại Công ty…… Chúng tôi đánh giá sự nhiệt tình, cố gắng và những nội dung bạn đã thể hiện trong buổi phỏng vấn.
Tuy nhiên, sau khi bàn bạc và cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định đi tiếp với một số ứng viên khác ấn tượng hơn tại thời điểm này. Chúng tôi nhận thấy…………(nêu lý do từ chối).
Chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và xin phép được liên hệ lại với bạn nếu công ty có nhu cầu tuyển dụng mới và phù hợp trong thời gian tới.
Xin chúc bạn mọi điều may mắn trong sự nghiệp.
Trân trọng,
[Chữ ký]
>>> ĐỌC THÊM: 6 Nguyên nhân lý giải vì sao gen Z nhảy việc và giải pháp hạn chế
4.3 Đối với những ứng viên tiềm năng song chưa phù hợp ở thời điểm hiện tại
Một số trường hợp tuyển dụng với số lượng nhất định dù ứng cử viên dự tuyển phù hợp rất nhiều. Vì thế, doanh nghiệp chỉ có thể cân nhắc lựa chọn các ứng viên xuất sắc nhất. Do đó, đối với các ứng viên tiềm năng nhưng chưa phù hợp trong thời điểm hiện tại doanh nghiệp cần viết thư từ chối để thông báo kết quả và có thể giữ liên lạc với họ trong tương lai.
Bạn có thể tham khảo mẫu email từ chối ứng viên sau:
Tiêu đề email: Về việc ứng tuyển của bạn tới Công ty…………
Thân gửi [Tên ứng viên],
Cảm ơn bạn vì đã tham gia ứng tuyển cho vị trí nhân viên hành chính – nhân sự tại Công ty………. Chúng tôi vô cùng ấn tượng với hồ sơ và những gì bạn đã thể hiện tại buổi phỏng vấn.
Tuy nhiên, chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng chúng tôi đã quyết định lựa chọn một ứng viên khác phù hợp hơn với vị trí nhân viên hành chính – nhân sự và yêu cầu của công việc tại thời điểm này.
Chúng tôi xin phép được giữ lại hồ sơ của bạn và sẽ liên hệ lại với bạn khi có cơ hội việc làm phù hợp hơn.
Nếu có bất cứ thắc mắc gì, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua………………..
Chúc bạn thành công trong tương lai!
Trân trọng./.
>>> XEM THÊM: Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì? 5 Bí quyết nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ
4.4 Những mẫu thư từ chối ứng viên khác
Đối với các trường hợp từ chối ứng viên trong các trường hợp khác, bạn có thể dùng mẫu thư từ chối ngay sau đây:
>>> XEM NGAY: Đào tạo nội bộ là gì? 7 khó khăn phổ biến trong đào tạo nội bộ
4.5 Mẫu thư từ chối ứng viên bằng Tiếng Anh
Trong trường hợp viết thư từ chối bằng tiếng anh, bạn có thể tham khảo mẫu sau đây:
Việc viết thư từ chối ứng viên khéo léo, chuyên nghiệp chưa bao giờ là việc đơn giản đối với nhân viên tại bộ phận nhân sự. Hy vọng với những gợi ý trên đây về nội dung và nguyên tắc viết thư từ chối ứng viên đã giúp bạn viết được những mẫu thư ấn tượng và thuyết phục. Chúc các bạn thành công!
Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO
- Địa chỉ:
- Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
- Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
- Điện thoại: 0905 852 933
- Email: support@fastdo.vn
- Website: https://fastdo.vn/
>>> THAM KHẢO NGAY:
