KIẾN THỨC QUẢN TRỊ

4 Mẫu Và 4 Nguyên Tắc Cốt Lõi Khi Viết Thư Từ Chối Ứng Viên

Facebook
Twitter
LinkedIn

Viết thư từ chối ứng viên là công đoạn quan trọng trong khâu tuyển dụng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Chúng giúp nhà tuyển dụng xây dựng được ấn tượng tốt đẹp trong mắt ứng cử viên. Sau đây, FASTDO sẽ hướng dẫn đến bạn những nguyên tắc và nội dung quan trọng khi viết email từ chối ứng viên!

1. Tầm quan trọng của việc gửi thư từ chối ứng viên

thư từ chối ứng viên
Thư từ chối ứng viên đại diện cho văn hóa ứng xử của doanh nghiệp

Không phải doanh nghiệp nào cũng gửi email từ chối ứng viên để cho ứng viên biết kết quả sau khi kết thúc buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, việc quan tâm, lịch sự thông báo kết quả buổi phỏng vấn đối với các ứng viên không phù hợp mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Cụ thể: 

  • Mail từ chối ứng viên thể hiện sự trân trọng của công ty đối với những ứng cử viên đã dự tuyển. Tuy không được chọn nhưng họ đã dành thời gian, công sức để tham gia buổi phỏng vấn. Chính vì thế, họ xứng đáng được nhận phản hồi về việc cho được chọn hay không. 
  • Nội dung email từ chối ứng viên với thái độ khéo léo sẽ giúp ứng viên có suy nghĩ tích cực hơn. Họ sẽ không bi quan mà tiếp tục tìm kiếm cơ hội ở các vị trí khác. Thông tường, trong thư tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ đề cập một vài thông tin hữu ích để ứng cử viên rút kinh nghiệm và tiếp tục hoàn thiện bản thân. 
  • Thư từ chối ứng viên giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng mạnh mẽ trong mắt ứng viên. Ngoài ra, nếu họ có thiện cảm với doanh nghiệp có thể sẽ tiếp tục ứng tuyển ở các vị trí khác phù hợp hơn. 
>>> ĐỌC NGAY: [TẢI MIỄN PHÍ] 2 mẫu hợp đồng thử việc cụ thể từng trường hợp

2. 4 nguyên tắc cốt lõi khi gửi thư từ chối ứng viên

Muốn nội dung email từ chối ứng viên ít gây “sát thương” nhất thì nội dung cần khéo léo, đúng trọng tâm. Vì thế, khi gửi mail từ chối ứng viên, bạn nên chú ý một số nguyên tắc sau: 

2.1 Không từ chối ngay lập tức sau buổi phỏng vấn

Doanh nghiệp không nên ngay lập tức từ chối ứng viên vì sẽ làm ảnh hưởng đến cái tôi cá nhân. Họ sẽ cảm thấy thất bại, chán nản và có ấn tượng không tốt về doanh nghiệp. Thay vào đó, sau buổi phỏng vấn, hãy sử dụng email để viết thư từ chối ứng viên và đưa ra các lý do phù hợp. Như thế, ứng viên sẽ cảm thấy được coi trọng và cố gắng hoàn thiện bản thân hơn.

>>> ĐỌC NGAY: Các phương pháp phỏng vấn hiệu quả nhà tuyển dụng cần biết

 2.2 Luôn thể hiện thái độ lịch sự 

Trong mẫu thư từ chối tuyển dụng ứng viên, doanh nghiệp nên sử dụng giọng văn lịch sự, nhã nhặn, tế nhị để thể hiện lý do từ chối ứng viên..

>>> ĐỌC NGAY: 5 Mẹo giúp kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng chuyên nghiệp hơn

2.3 Tuyệt đối không im lặng

viết email từ chối ứng viên
Tuyệt đối không được im lặng sau buổi phỏng vấn

Sau buổi phỏng vấn, nếu không tuyển dụng ứng viên, doanh nghiệp phải thông báo ngay kết quả cho ứng viên. Tuyệt đối không được im lặng, không hồi đáp. Hãy cho các ứng viên câu trả lời phù hợp để họ tiếp tục tìm kiếm cơ hội ở các công ty hoặc vị trí khác. 

Trường hợp doanh nghiệp không gửi thư từ chối thì trong thông báo tuyển dụng cần thể hiện rõ quy định thời gian gửi email trúng tuyển. Nếu sau thời gian này, ứng viên không nhận được email thông báo thì được hiểu là không trúng tuyển.

2.4 Không từ chối qua điện thoại

Việc thông báo từ chối ứng viên qua điện thoại gây tốn thời gian của cả doanh nghiệp và ứng viên. Sẽ thế nào nếu ứng viên đang trong trạng thái vui vẻ lại nhận được điện thoại từ chối của doanh nghiệp. Lúc này, bạn đang đặt họ trong tình huống khó xử. Vì thế, cách tốt nhất là viết email từ chối ứng viên để thông báo kết quả.

>>> XEM NGAY: [TẢI MIỄN PHÍ] – 11 mẫu thư trả lời ứng viên trong các trường hợp

3. Nội dung cơ bản của một bức thư từ chối ứng viên

Khi soạn thảo email từ chối ứng viên, bạn cần đáp ứng một số yêu cầu cơ bản về nội dung sau:

thư từ chối ứng viên
Cần đảm bảo những nội dung cơ bản khi viết thư từ chối ứng viên

3.1 Thông tin cá nhân của ứng viên

Mở đầu thư từ chối ứng viên, doanh nghiệp phải ghi rõ thông tin cá nhân của người ứng tuyển như họ tên, vị trí dự tuyển. Nhờ đó, ứng viên sẽ cảm thấy được xem trọng vì được doanh nghiệp đánh giá kỹ lưỡng chứ không phải những email tự động gửi cho tất cả mọi người. 

>>> ĐỌC THÊM: Cập nhật ngay công thức tính lương cơ bản chuẩn nhất 2024

3.2 Lời cảm ơn đến ứng viên

Ứng viên tốn nhiều thời gian để tham gia dự tuyển các vòng phỏng vấn nhân sự của doanh nghiệp. Vì thế, tiếp theo doanh nghiệp cần dành vài câu để cảm ơn ứng viên vì đã dành thời gian cho hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp.

thư từ chối ứng viên
Luôn thể hiện sự trân trọng đối với ứng viên dù họ không được chọn
>>> ĐỌC THÊM: Trả lương theo 3P và KPI: Bản chất, đặc điểm và cách tính toán

3.3 Phản hồi của bạn

Đây là nội dung quan trọng nhất trong thư từ chối. Hãy đưa ra kết quả của buổi phỏng vấn và giải thích lý do từ chối ứng viên. Doanh nghiệp cần chú trọng thể hiện ngắn gọn, xúc tích lý do và đưa ra những lời giải thích có tính xây dựng. Đây là cách từ chối ứng viên giúp họ nhận biết bản thân và tiếp tục hoàn thiện hơn trong tương lai.

>>> ĐỌC THÊM: Xây dựng thương hiệu tuyển dụng: 5 lưu ý để xây dựng hiệu quả

3.4 Mời ứng tuyển lại vào dịp khác hoặc đề xuất vị trí

Cuối cùng, hãy thể hiện mong muốn ứng viên sớm tìm được công việc mới. Nếu doanh nghiệp đang tuyển dụng các vị trí khác phù hợp với ứng viên có thể đề xuất, gợi ý để ứng viên tiếp tục ứng tuyển. Đây là hành động thể hiện sự tôn trọng và đánh giá cao ứng viên của doanh nghiệp.

>>> ĐỌC THÊM: 3 xu hướng xây dựng chính sách phúc lợi trong bối cảnh đại dịch

4. Những mẫu thư từ chối ứng viên hiệu quả nhất

Mỗi trường hợp khác nhau sẽ có các nội dung viết thư từ chối ứng viên cho phù hợp. Mời bạn theo dõi các mẫu email từ chối ứng viên cho từng trường hợp cụ thể sau: 

mẫu thư từ chối ứng viên
Mẫu thư từ chối ứng viên phù hợp cho từng trường hợp

4.1 Đối với ứng viên không vượt qua vòng xét duyệt hồ sơ

Mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Việt

Chào [Tên Ứng viên],

Chúng tôi chân thành cảm ơn sự quan tâm của bạn đến [Tên Công ty].

Đại diện cho Phòng Nhân sự của [Tên Công ty], chúng tôi đã nhận được hồ sơ ứng tuyển của bạn. Chúng tôi rất cảm ơn bạn đã dành thời gian để nộp đơn cho vị trí [Tên Vị trí] tại công ty chúng tôi.

Tuy nhiên, sau khi xem xét kỹ lưỡng và cẩn thận, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng hồ sơ của bạn chưa được chọn để chuyển sang vòng tiếp theo của quy trình tuyển dụng.

Chúng tôi đánh giá cao nỗ lực và kinh nghiệm của bạn, và xin gửi lời chúc tốt đẹp nhất đến bạn trong việc tìm kiếm công việc phù hợp với kỹ năng và mục tiêu nghề nghiệp của mình. Chúng tôi luôn mong đợi cơ hội hợp tác với bạn trong tương lai.

Một lần nữa, chúng tôi xin cảm ơn sự quan tâm của bạn đến công ty chúng tôi và chúc bạn may mắn trong những công việc sắp tới.

Thân chào,

[Tên Bạn]

[Chức Vụ]

[Tên Công ty]

Mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Anh

Dear [Candidate’s Name],

We sincerely appreciate your interest 

On behalf of [Company’s name]’s Human Resources Department,  we acknowledge the receipt of your application. We would like to express our genuine gratitude for the time you have invested in applying for the position of [Job Position] at our company.

Nevertheless, following careful and thorough consideration, we regret to inform you that your application did not proceed to the further stage of the recruitment process. 

We highly value your effort and experience and would like to extend our best wishes to you in your ongoing job search that aligns with your skills and career goals. We faithfully look forward to the possibility of collaborating with you in future employment opportunities.

Once again, we thank you for your interest in our company and wish you the best of luck in your future endeavours.

Sincerely,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Company]

>>> XEM NGAY: Làm việc tại công ty gia đình và 5 bí quyết giúp bạn “sống sót”

4.2 Đối với ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn

Mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Việt

Chào [Tên Ứng viên],

Chúng tôi chân thành cảm ơn sự quan tâm của bạn tới vị trí [Tên Vị trí] tại [Tên Công ty] và sự tham gia của bạn trong vòng phỏng vấn đầu tiên.

Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng bạn sẽ không tiếp tục đồng hành cùng chúng tôi trong những quy trình tuyển dụng khác. Các kỹ năng và kinh nghiệm của bạn rất tuyệt vời, tuy nhiên, chúng tôi đã xác định được những ứng viên có kỹ năng và nền tảng phù hợp hơn với các yêu cầu của vị trí này.

Chúng tôi hiểu rằng tin tức này có thể khiến bạn thất vọng. Chúng tôi đánh giá cao sự nhiệt tình và nỗ lực bạn đã thể hiện trong buổi phỏng vấn. Chúng tôi khuyến khích bạn tiếp tục theo đuổi các cơ hội sẽ giúp bạn thể hiện tài năng và phát triển vào sự phát triển nghề nghiệp của mình.

Cảm ơn bạn đã quan tâm đến việc tham gia vào vòng phỏng vấn của chúng tôi, và chúng tôi chúc bạn luôn thành công trên hành trình sự nghiệp của mình. Nếu có các vị trí phù hợp trong tương lai, chúng tôi luôn hoan nghênh bạn ứng tuyển.

Một lần nữa cảm ơn bạn về thời gian của bạn, và chúng tôi xin gửi lời chúc tốt đẹp nhất cho sự thăng tiến trong sự nghiệp của bạn.

Thân chào,

[Tên Bạn]

[Chức Vụ]

[Tên Công ty]

Mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Anh

Dear [Applicant’s Name],

We sincerely appreciate your interest in the [Job Position] at [Company Name] and your participation in the first round of interviews.

After careful consideration, we regret to inform you that your application will not proceed to the next stage of the selection process. While your qualifications and experience are commendable, we have identified candidates whose skills and background more closely align with our specific requirements for the role.

We understand that this news may be disappointing, but please rest assured that your application received thorough consideration. We value your enthusiasm and the effort you dedicated to the interview. We encourage you to continue pursuing opportunities that will showcase your talents and contribute to your professional growth.

Thank you for your interest in joining our team, and we wish you every success in your future endeavours. Should suitable positions arise in the future, we welcome you to consider reapplying.

Thank you once again for your time, and we extend our best wishes for your ongoing career advancement.

Kind regards,

[Your Name]

[Your Position]

[Company Name]

>>> ĐỌC THÊM: 6 Nguyên nhân lý giải vì sao gen Z nhảy việc và giải pháp hạn chế

4.3 Đối với những ứng viên tiềm năng song chưa phù hợp ở thời điểm hiện tại 

thư từ chối ứng viên
Mẫu viết thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp nhất

Mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Việt

Chào [Tên Ứng viên],

Cảm ơn bạn đã quan tâm đến vị trí [Tên Vị trí] tại [Tên Công ty]. Chúng tôi chân thành cảm ơn thời gian và công sức bạn đã bỏ ra để ứng tuyển vào vị trí này.

Sau khi xem xét kỹ lưỡng và đánh giá toàn diện tất cả các ứng viên, chúng tôi đã đưa ra quyết định khó khăn là lựa chọn một ứng viên khác có kỹ năng và trình độ phù hợp hơn với yêu cầu hiện tại của chúng tôi. Mặc dù hồ sơ của bạn rất ấn tượng, nhưng chúng tôi phải đưa ra lựa chọn dựa trên các nhu cầu cụ thể của mình tại thời điểm này.

Chúng tôi muốn nhấn mạnh rằng quyết định này không làm giảm sút khả năng và tiềm năng của bạn. Chúng tôi ghi nhận những giá trị bạn mang lại và mong muốn giữ liên lạc vì tin rằng có thể có những cơ hội hợp tác trong tương lai. Chúng tôi đánh giá cao kỹ năng và kinh nghiệm của bạn, và khuyến khích bạn tiếp tục theo đuổi các mục tiêu nghề nghiệp của mình.

Nếu có các vị trí phù hợp trong tương lai, chúng tôi luôn hoan nghênh bạn ứng tuyển vào những vị trí này. Chúng tôi mời bạn kết nối với chúng tôi thông qua các mạng lưới chuyên môn của công ty, vì chúng tôi thường xuyên chia sẻ thông tin cập nhật về các vị trí tuyển dụng mới cũng như những phát triển trong ngành.

Chúng tôi thực sự đánh giá cao sự thông cảm và quan tâm của bạn đến công ty chúng tôi. Chúng tôi chúc bạn tiếp tục thành công trong hành trình thăng tiến nghề nghiệp và mong muốn có khả năng hợp tác với bạn trong tương lai.

Một lần nữa cảm ơn bạn đã dành thời gian ứng tuyển vào công ty chúng tôi.

Thân chào,

[Tên Bạn]

[Chức Vụ]

[Tên Công ty]

Mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Anh

Dear [Applicant’s Name],

Thank you for your interest in the [Job Position] at [Company Name]. We sincerely appreciate the time and effort you invested in your application.

After careful consideration and a thorough evaluation of all candidates, we have made the difficult decision to proceed with another candidate whose skills and qualifications closely match our current requirements. Although your profile is impressive, we had to make a selection based on our specific needs at this time.

We want to emphasize that this decision does not diminish your capabilities or potential. We recognize the value you bring and would like to keep in touch as we believe there may be future opportunities for collaboration. We admire your skills and experience, and we encourage you to continue pursuing your professional goals.

Should suitable positions become available in the future, we will consider your application with great interest. We invite you to stay connected with us through our company’s professional networks, as we often share updates on new openings and industry developments.

We genuinely appreciate your understanding and interest in our company. We wish you continued success in your career journey and hope for the possibility of collaborating with you in the future.

Thank you once again for your time and consideration.

Warm regards,

[Your Name]

[Your Position]

[Company Name]

>>> XEM THÊM: Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì? 5 Bí quyết nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ

4.4 Những mẫu thư từ chối ứng viên khác

Mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Việt

Chào [Tên Ứng viên],

Cảm ơn bạn đã quan tâm đến vị trí [Tên Vị trí] tại [Tên Công ty] và tham gia vào quá trình tuyển dụng của chúng tôi. Chúng tôi xin thông báo rằng quá trình đánh giá ứng viên đã hoàn tất và chúng tôi đã lựa chọn một ứng viên có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp nhất với yêu cầu của vị trí này.

Mặc dù hồ sơ của bạn có nhiều điểm mạnh, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng bạn chưa phải là ứng viên sáng giá và phù hợp nhất với vị trí này. Chúng tôi hiểu rằng tin tức này có thể khiến bạn thất vọng, nhưng chúng tôi thực sự đánh giá cao nỗ lực và thời gian bạn đã dành ra để ứng tuyển vào vị trí này.

Chúng tôi khuyến khích bạn tiếp tục theo đuổi các cơ hội phù hợp với kỹ năng và mục tiêu nghề nghiệp của mình. Trình độ chuyên môn và kinh nghiệm của bạn đã thể hiện bạn là một ứng viên tiềm năng, và chúng tôi tin tưởng bạn sẽ tìm được một vị trí phù hợp trong tương lai.

Một lần nữa, cảm ơn bạn đã tin tưởng [Tên Công ty] là một lựa chọn hấp dẫn cho sự nghiệp của mình. Chúng tôi chúc bạn thành công rực rỡ trong những công việc sắp tới.

Thân chào,

[Tên Bạn]

[Chức Vụ]

[Tên Công ty]

Mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Anh

Dear [Applicant’s Name],

We appreciate your interest in the [Job Position] at [Company Name] and your participation in our selection process. We would like to inform you that we have recently concluded our evaluation and have chosen a candidate whose qualifications and experience closely align with our requirements for the role.

While we recognize the strengths in your application, we regret to inform you that we will not be proceeding further with your candidacy at this time. We understand that this news may be disappointing, but we genuinely appreciate your effort and time invested in the application process.

We encourage you to continue pursuing opportunities that align with your skills and career goals. Your qualifications and experience make you a strong candidate, and we are confident that you will find a fitting opportunity in the future.

Thank you once again for considering [Company Name] as an employer of choice. We wish you the very best in your future endeavors.

Sincerely,

[Your Name]

[Your Position]

[Company Name]

>>> XEM NGAY: Đào tạo nội bộ là gì? 7 khó khăn phổ biến trong đào tạo nội bộ

Việc viết thư từ chối ứng viên khéo léo, chuyên nghiệp chưa bao giờ là việc đơn giản đối với nhân viên tại bộ phận nhân sự. Hy vọng với những gợi ý trên đây của FASTDO về nội dung và nguyên tắc viết email từ chối ứng viên đã giúp bạn viết được những mẫu email ấn tượng và thuyết phục. Chúc bạn thành công!

5/5 - (1 bình chọn)
Picture of Nguyễn Như Quân
Nguyễn Như Quân
Xin chào! Tôi là Như Quân - Trưởng phòng Marketing của Fastdo. Chỉ có tại Blog của Fastdo.vn, mọi bài viết đều được hệ thống hoá bởi những thông tin mà Quân đã dành thời gian & nỗ lực hết mình để chắt lọc từ những nguồn đã kiểm chứng để mạng lại giá trị tối đa cho các độc giả. Hãy follow Fastdo, tôi đảm bảo bạn sẽ không còn bị bội thực thông tin trong thế giới rộng lớn này.
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

NHẬN TIN BÀI VIẾT

CHUYÊN MỤC

Bài viết có liên quan

Chủ đề được quan tâm

0
Rất thích suy nghĩ của bạn, hãy bình luận.x
Zalo phone messager
Liên hệ qua số điện thoại

Gọi ngay

Liên hệ qua messager

Facebook Chat

Liên hệ qua zalo

Zalo Chat