Quy trình làm việc là gì? 11 bước xây dựng và quản lý hiệu quả
Ngày cập nhật
Tháng Mười Hai 21, 2022
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Đối với các doanh nghiệp thì việc xây dựng quy trình làm việc là điều hết sức cần thiết. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp còn gặp khó khăn và tốn nhiều thời gian trong việc xây dựng quy trình này. Do đó, bài viết dưới đây của Fastdo sẽ chia sẻ đến bạn các bước để xây dựng, quản lý hiệu quả quy trình làm việc. Hãy cùng theo dõi nhé!
fWork – Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch giúp Doanh nghiệp quản trị dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi tiết và báo cáo trực quan về kế hoạch. Click ngay vào ảnh để nhận ngay BẢN DEMO HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ các tính năng của phần mềm:
Phần mềm fWork giúp tăng 300% hiệu suất nhân sự
1. Quy trình làm việc là gì?
Quy trình làm việc là cách thức thực hiện công việc theo quy định, tiêu chuẩn đã được đặt ra, nhằm đảm hoàn thành mục tiêu công việc. Ngoài ra, quy trình thực hiện công việc của công ty có thể chỉnh sửa và bổ sung sao cho phù hợp với tính chất của từng giai đoạn.
2. Các bước xây dựng và quản lý quy trình làm việc hiệu quả
Việc thiết lập bản quy trình công việc mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách xây dựng quy trình này. Vì vậy, bạn nên tham khảo các bước xây dựng và quản lý quy trình công việc hiệu quả dưới đây.
2.1 Xác định nhu cầu
Bước đầu tiên để xây dựng và quản lý quy trình hiệu quả thì bạn cần xác định được nhu cầu. Cụ thể như sau:
Để nâng cấp hệ thống tốt hơn.
Để áp dụng các tiêu chuẩn mới vào quy trình.
Do yêu cầu từ ban lãnh đạo, nhà quản lý,…
Do nhu cầu tái cấu trúc.
Xác định nhu cầu
>>> ĐỌC NGAY:MBO là gì? So sánh ưu nhược của phương pháp MBO và MBP
2.2 Xác định mục đích của quy trình
Tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định mục đích của quy trình. Việc này sẽ giúp bạn biết được phương pháp, thời gian, các bước thực hiện công việc,… một cách cụ thể. Để xác định mục đích quy trình, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:
Quy trình này cần tuân thủ những điều gì?
Bản chất của quy trình là gì?
Ý nghĩa của bước này là lập ra các mục tiêu, phương pháp kiểm soát, thời hạn công việc dựa trên mục đích của doanh nghiệp. Từ đó thiết lập quy trình thực hiện công việc.
Xác định mục địch của quy trình
>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: 10 cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp (So sánh chi tiết)
2.3 Xác định phạm vi của quy trình làm việc
Các doanh nghiệp cần xác định được phạm vi của quy trình như sau:
Doanh nghiệp xác định được đối tượng nào sẽ tuân thủ và thực hiện quy trình. Đó có thể là cá nhân, phòng ban,…
Quy trình có thể được điều chỉnh trong phạm vi toàn doanh nghiệp, hoặc từng bộ phận, cá nhân, theo không gian, thời gian,…
Money: Tài chính được chi ra để thực hiện các công việc này là bao nhiêu?
Machine: Máy móc/ Công nghệ được áp dụng như thế nào trong công việc?
Material: Hệ thống cung ứng cần có những tiêu chuẩn gì?
Method: Phương pháp làm việc là gì?
>>> ĐỌC NGAY:Strategy là gì? 3 Nguyên tắc quan trọng để xây dựng strategy
2.5. Xác định các điểm kiểm soát chính
Tiếp theo, bạn cần xác định các điểm kiểm soát chính và phải đảm bảo tuân theo theo nguyên tắc 80/20. Do nguồn lực của doanh nghiệp có hạn, không đủ để kiểm soát tất cả các bước, nên doanh nghiệp chỉ thực hiện kiểm soát các điểm chính trong quy trình.
Xác định các điểm kiểm soát chính
>>> CẬP NHẬT NGAY: Hệ thống lương 3P là gì? 5 bất cập khi áp dụng 3P trong tổ chức
2.6. Xác định người thực hiện
Sau khi hoành thành các bước thực hiện, tiếp theo bạn cần xác định được bước đó do bộ phận hay cá nhân nào đảm nhiệm. Bạn phải tìm hiểu kỹ xem họ có đủ năng lực để thực hiện công việc không và phân thêm người phụ trách chính, người hỗ trợ cho các bước đó.
2.7. Xây dựng tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng
Quy trình tiến hành công việc việc cần có bản giải thích các từ ngữ viết tắt, các định nghĩa, thuật ngữ để người đọc có thể hiểu được. Ngoài ra, bạn cần chú thích rõ các biểu mẫu, quy định, thông tin đi kèm thuộc phần nội dung nào trong quy trình.
>>> XEM THÊM:Multitask là gì? 7 tác hại nếu bạn quá lạm dụng Multitasking
2.8. Xác định phương pháp kiểm soát cho quy trình làm việc
Nhà quản lý cần xác định các phương pháp kiểm soát, để đảm bảo năng suất làm việc của quy trình tốt nhất và đưa ra những giải pháp phù hợp để cải tiến hệ thống làm việc. Việc xác định phương pháp kiểm soát cần quan tâm đến các yếu tố như:
Các bước cần thực hiện kiểm tra.
Những điểm chính cần kiểm tra.
Người kiểm tra là ai.
Tần suất kiểm tra trong quy trình thực hiện công việc của công ty.
Xác định phương pháp kiểm soát cho quy trình
>>>> KHÔNG NÊN BỎ QUA: Tăng năng suất làm việc lên gấp đôi chỉ với 21 cách đơn giản
2.9. Xác định những điểm cần kiểm tra, thử nghiệm
Bạn cần xác định những điểm cần kiểm tra thử nghiệm sau:
Xác định các công việc có đang thực hiện đúng theo quy định không?
Pre-test: Doanh nghiệp sẽ thử nghiệm các công việc trước khi đưa vào thực hiện chính.
Tiếp theo là mô tả các bước thực hiện công việc. Ở giai đoạn này, bạn cần mô tả cách thức làm việc cụ thể trong các bước cho nhân viên. Nếu việc diễn giải các bước quá phức tạp, bạn có thể sử dụng tài liệu hướng dẫn đi kèm để hỗ trợ thêm.
Mô tả các bước công việc
2.11. Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu đi kèm
Ở bước cuối cùng của quy trình, bạn cần hoàn thiện phần định nghĩa và tài liệu đi kèm:
Phần định nghĩa: Giải thích các từ viết tắt và các thuật ngữ của quy trình.
Tài liệu đi kèm: Xác định những biểu mẫu kèm theo, mã số của các biểu mẫu.
Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu đi kèm
3. Bí quyết quản lý quy trình làm việc cho các doanh nghiệp
Ngày nay, các doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ để xây dựng và quản lý quy trình làm việc hiệu quả hơn. Các phần mềm với nhiều tính năng giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý công việc, tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí phục vụ cho công việc.
Bí quyết quản lý quy trình thực hiện công việc cho các doanh nghiệp
Trên đây là những thông tin hữu ích về quy trình làm việc mà phần mềm FASTDO muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bạn đọc sẽ biết cách xây dựng và quản lý quy trình cho doanh nghiệp mà không phải tốn nhiều thời gian. Cảm ơn vì đã đọc bài viết này!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO
Địa chỉ:
Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.