Quy trình làm việc là gì? 11 bước xây dựng và quản lý hiệu quả

Đối với các doanh nghiệp thì việc xây dựng quy trình làm việc là điều hết sức cần thiết. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp còn gặp khó khăn và tốn nhiều thời gian trong việc xây dựng quy trình này. Do đó, bài viết dưới đây của Fastdo sẽ chia sẻ đến bạn các bước để xây dựng, quản lý hiệu quả quy trình làm việc. Hãy cùng theo dõi nhé!

1. Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc là cách thức thực hiện công việc theo quy định, tiêu chuẩn đã được đặt ra, nhằm đảm hoàn thành mục tiêu công việc. Ngoài ra, quy trình thực hiện công việc của công ty có thể chỉnh sửa và bổ sung sao cho phù hợp với tính chất của từng giai đoạn.

2. Các bước xây dựng và quản lý quy trình làm việc hiệu quả

Việc thiết lập bản quy trình công việc mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách xây dựng quy trình này. Vì vậy, bạn nên tham khảo các bước xây dựng và quản lý quy trình công việc hiệu quả dưới đây.

2.1 Xác định nhu cầu

Bước đầu tiên để xây dựng và quản lý quy trình hiệu quả thì bạn cần xác định được nhu cầu. Cụ thể như sau:

• Để nâng cấp hệ thống tốt hơn.
• Để áp dụng các tiêu chuẩn mới vào quy trình.
• Do yêu cầu từ ban lãnh đạo, nhà quản lý,…
• Do nhu cầu tái cấu trúc.

2.2 Xác định mục đích của quy trình

Tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định mục đích của quy trình. Việc này sẽ giúp bạn biết được phương pháp, thời gian, các bước thực hiện công việc,… một cách cụ thể. Để xác định mục đích quy trình, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:

• Quy trình này cần tuân thủ những điều gì?
• Bản chất của quy trình là gì?

Ý nghĩa của bước này là lập ra các mục tiêu, phương pháp kiểm soát, thời hạn công việc dựa trên mục đích của doanh nghiệp. Từ đó thiết lập quy trình thực hiện công việc.

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: 10 cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp (So sánh chi tiết)

2.3 Xác định phạm vi của quy trình làm việc

Các doanh nghiệp cần xác định được phạm vi của quy trình như sau:

• Doanh nghiệp xác định được đối tượng nào sẽ tuân thủ và thực hiện quy trình. Đó có thể là cá nhân, phòng ban,…
• Quy trình có thể được điều chỉnh trong phạm vi toàn doanh nghiệp, hoặc từng bộ phận, cá nhân, theo không gian, thời gian,…

2.4. Xác định số bước công việc cần làm

Bên cạnh việc xác định nhu cầu, mục đích và phạm vi, bạn cũng cần xác định số bước công việc cần làm để quy trình công việc tốt hơn.

• Số bước có thể được xác định dựa vào tính chất của công việc.
• Số bước của quy trình không được quy định cụ thể. Tuy nhiên, một quy trình với quá nhiều bước sẽ rất khó để quản lý, còn nếu quá ít bước thì không đủ để quản lý.
• Một quy trình phù hợp nên có từ 8-15 bước.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần dựa vào các yếu tố sau để phân tích các bước quy trình:

• Input: Quy trình gồm những yếu tố đầu vào nào?
• Output: Quy trình gồm những yếu tố đầu ra nào?

Ngày nay, các doanh nghiệp thường áp dụng công thức 5W-1H-5M để phân tích các bước của quy trình. Công thức 5W-1H-5M gồm:

• What?: Xác định nội dung công việc.
• Why?: Xác định mục tiêu, yêu cầu của công việc.
• Who?: Xác định đối tượng thực hiện công việc.
• When?: Xác định thời gian thực hiện công việc.
• Where?: Xác định địa điểm thực hiện.
• How?: Xác định phương pháp thực hiện.
• Man: Nguồn lực của doanh nghiệp có đầy đủ kỹ năng, kiến thức,… không?
• Money: Tài chính được chi ra để thực hiện các công việc này là bao nhiêu?
• Machine: Máy móc/ Công nghệ được áp dụng như thế nào trong công việc?
• Material: Hệ thống cung ứng cần có những tiêu chuẩn gì?
• Method: Phương pháp làm việc là gì?

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: BSC là gì? Cách ứng dụng Balanced scorecard hiệu quả

2.5. Xác định các điểm kiểm soát chính

Tiếp theo, bạn cần xác định các điểm kiểm soát chính và phải đảm bảo tuân theo theo nguyên tắc 80/20. Do nguồn lực của doanh nghiệp có hạn, không đủ để kiểm soát tất cả các bước, nên doanh nghiệp chỉ thực hiện kiểm soát các điểm chính trong quy trình. 

2.6. Xác định người thực hiện

Sau khi hoành thành các bước thực hiện, tiếp theo bạn cần xác định được bước đó do bộ phận hay cá nhân nào đảm nhiệm. Bạn phải tìm hiểu kỹ xem họ có đủ năng lực để thực hiện công việc không và phân thêm người phụ trách chính, người hỗ trợ cho các bước đó.

>>>> XEM NGAY: Sơ đồ tổ chức công ty: Cách vẽ cơ cấu DN đơn giản kèm mẫu 

2.7. Xây dựng tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng

Quy trình tiến hành công việc việc cần có bản giải thích các từ ngữ viết tắt, các định nghĩa, thuật ngữ để người đọc có thể hiểu được. Ngoài ra, bạn cần chú thích rõ các biểu mẫu, quy định, thông tin đi kèm thuộc phần nội dung nào trong quy trình.

2.8. Xác định phương pháp kiểm soát cho quy trình làm việc

Nhà quản lý cần xác định các phương pháp kiểm soát, để đảm bảo năng suất làm việc của quy trình tốt nhất và đưa ra những giải pháp phù hợp để cải tiến hệ thống làm việc. Việc xác định phương pháp kiểm soát cần quan tâm đến các yếu tố như:

• Các bước cần thực hiện kiểm tra.
• Những điểm chính cần kiểm tra.
• Người kiểm tra là ai.
• Tần suất kiểm tra trong quy trình thực hiện công việc của công ty.

>>>> KHÔNG NÊN BỎ QUA: Tăng năng suất làm việc lên gấp đôi chỉ với 21 cách đơn giản

2.9. Xác định những điểm cần kiểm tra, thử nghiệm

Bạn cần xác định những điểm cần kiểm tra thử nghiệm sau:

• Xác định các công việc có đang thực hiện đúng theo quy định không?
• Pre-test: Doanh nghiệp sẽ thử nghiệm các công việc trước khi đưa vào thực hiện chính.
• Kiểm tra thường xuyên quá trình thực hiện.
• Đo lường tính thực thi của quy trình.

2.10. Mô tả các bước công việc

Tiếp theo là mô tả các bước thực hiện công việc. Ở giai đoạn này, bạn cần mô tả cách thức làm việc cụ thể trong các bước cho nhân viên. Nếu việc diễn giải các bước quá phức tạp, bạn có thể sử dụng tài liệu hướng dẫn đi kèm để hỗ trợ thêm.

2.11. Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu đi kèm

Ở bước cuối cùng của quy trình, bạn cần hoàn thiện phần định nghĩa và tài liệu đi kèm:

• Phần định nghĩa: Giải thích các từ viết tắt và các thuật ngữ của quy trình.
• Tài liệu đi kèm: Xác định những biểu mẫu kèm theo, mã số của các biểu mẫu.

3. Bí quyết quản lý quy trình làm việc cho các doanh nghiệp

Ngày nay, các doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ để xây dựng và quản lý quy trình làm việc hiệu quả hơn. Các phần mềm với nhiều tính năng giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý công việc, tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí phục vụ cho công việc.

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA:

• Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của nhân viên
• Nguyên tắc Pareto (quy tắc 80/20) là gì? Cách áp dụng hiệu quả

Trên đây là những thông tin hữu ích về quy trình làm việc mà phần mềm FASTDO muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bạn đọc sẽ biết cách xây dựng và quản lý quy trình cho doanh nghiệp mà không phải tốn nhiều thời gian. Cảm ơn vì đã đọc bài viết này!