Lập bảng tiến độ thi công là quy trình cơ bản thiết yếu đảm bảo tiến độ dự án được theo dõi sát sao và hoàn thành đúng mục tiêu đặt ra. Để bắt kịp xu hướng chuyển đổi số hiện nay, theo dõi dự án với các công cụ truyền thống như tài liệu giấy đã dần được thay thế bởi các phần mềm trực tuyến. Trong bài viết này, hãy cùng Fastdo theo dõi quy trình lập bảng kế hoạch chi tiết và một số phần mềm theo dõi tiến độ công việc đang được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi hiện nay.
1. Bảng tiến độ thi công là gì?
Bảng tiến độ thi công được hiểu khái quát là văn bản hoặc sơ đồ để thể hiện tiến trình thực hiện các hạng mục xây dựng trong một dự án. Bảng tiến độ còn là văn bản pháp lý giữa nhà thầu thi công và chủ đầu tư về những cam kết trong quá trình thực hiện dự án. Ngoài ra, chủ đầu tư sẽ nắm rõ tiến độ công trình cũng như kiểm tra chất lượng dự án thông qua văn bản này.
Trong quá trình xây dựng và vận hành dự án, bảng theo dõi tiến độ thi công là công cụ không thể thiếu đối với nhà đầu tư và quản lý. Thông quan số liệu trong bảng tiến độ này, các công việc cần được hoàn thành theo đúng mục tiêu đã được thống nhất. Ngoài ra, các bên tham gia liên quan cũng có quyền được đề xuất thay đổi dựa vào tình hình thực tế của dự án trong quá trình thi công.
2. Tải ngay mẫu bảng tiến độ thi công Excel hoàn toàn miễn phí
Excel là phần mềm văn phòng vô cùng quen thuộc và đáp ứng được nhiều yêu cầu của dân văn phòng. Bạn cũng có thể lập bảng tiến độ thi công thông qua phần mềm này. Bạn có thể lập tiến độ thi công bằng Excel. Dưới đây là file tiến độ thi công bằng excel bạn có thể tham khảo cho dự án của mình:
3. Tầm quan trọng của việc lập bảng kế hoạch tiến độ thi công
Việc lập bảng tiến độ thi công sẽ giúp giám sát tiến trình công việc và phân chia thời gian giữa các công việc sao cho hợp lý về cả mặt nhân sự, ngân sách,… Ngoài ra, bảng theo dõi này còn giúp người quản lý hoặc đối tác dễ dàng đánh giá được hiệu quả làm việc rồi từ đó đưa ra những sửa đổi, điều chỉnh nếu cần thiết.
Đặc biệt, tùy vào giai đoạn của dự án mà bảng theo dõi tiến độ thi công sẽ có các chức năng khác nhau:
- Ở giai đoạn dự án chưa được triển khai: Lập kế hoạch, xây dựng nội dung công việc cần triển khai, thời gian bắt đầu triển khai, thời điểm hoàn thành…
- Ở giai đoạn dự án đã và đang triển khai: Theo dõi và giám sát kế hoạch nhằm đảm bảo về chất lượng và triển khai đúng tiến độ.
- Ở giai đoạn dự án đã hoàn thiện: Bảng theo dõi sẽ là tiêu chuẩn, thước đo dùng để thẩm định, đánh giá chất lượng và nghiệm thu công trình.
Bên cạnh đó, với đặc thù của ngành xây dựng, yêu cầu quản lý tài nguyên và tối ưu chi phí là vô cùng quan trọng. Mỗi vấn đề phát sinh có thể ảnh hưởng đến nhiều bên liên quan khác và gián đoạn cả một giai đoạn, chính vì vậy, bảng tiến độ thi công là điều không thể thiếu giúp theo dõi dự án chặt chẽ hơn.
4. 3 Phương pháp lập bảng tiến độ thi công cho từng dự án
Tùy thuộc vào quy mô và tính chất công việc của từng lĩnh vực, bạn có thể thiết kế bảng kế hoạch theo dõi tiến độ làm việc phù hợp. Đặc biệt đối với các ngành nghề đặc thù như xây dựng, bảng tiến độ thi công còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố quan trọng khác. Hãy cùng Fastdo theo dõi 4 phương pháp lập bảng tiến độ thi công chuẩn cho mỗi dự án:
4.1 Phương pháp đường găng (CPM) trong quản lý dự án xây dựng
Phương pháp lập bảng tiến độ thi công theo CPM khá phổ biến trong các dự án xây dựng. CPM yêu cầu người sử dụng thiết lập kế hoạch cho các công việc cần thi công ngay từ giai đoạn đầu, tính toán thời gian bắt đầu sớm nhất và kết thúc muộn nhất. Từ đó, bạn có thể thiết lập lịch trình tổng thể cho toàn bộ dự án.
Quy tắc quan trọng của các công việc trong CPM là “Một công việc được bắt đầu chỉ khi công việc trước đó đã được hoàn thành”. Chính vì vậy, điểm mấu chốt của bảng tiến độ này là nhà quản lý cần đảm bảo các kế hoạch được lên lịch chuẩn xác và không làm ảnh hưởng đến các giai đoạn sau.
Bảng tiến độ thi công theo phương pháp CPM phù hợp với một số dự án như sau:
- Dự án lớn có tính chất phức tạp cao, các công việc có sự liên quan cao với nhau
- Yêu cầu sự chính xác cao trong tiến độ công việc
- Một số dự án điển hình như: công trình dân dụng cao tầng, nhà máy sản xuất, cơ sở hạ tầng quy mô lớn,…
4.2 Xây dựng bảng tiến độ thi công theo sơ đồ Gantt
Sơ đồ kế hoạch Gantt cho phép nhà quản lý và cả nhân viên nắm bắt nhanh chóng công việc cần được hoàn thành trong ngày hôm nay. Các thanh biểu thị thời gian trong Gantt biểu thị trực quan thời gian bắt đầu và kết thúc công việc cụ thể, bạn có thể dễ dàng theo dõi và điều chỉnh ohuf hợp với tình hình hiện tại.
Gantt Chart thường được áp dụng để thiết kế bảng tiến độ thi công trong một số dự án sau:
- Dự án có tính chất linh hoạt, có thể thay đổi thường xuyên và hiển thị thời gian trực quan của công việc
- Dự án có quy mô nhỏ, có thể theo dõi tiến độ thi công nhanh chóng và dễ dàng
- Một số dự án điển hình: xây dựng nhà ở, cải tạo văn phòng,…
4.3 Lập bảng tiến độ thi công dự án theo phương pháp PERT
Kỹ thuật đánh giá và ước lượng PERT cho phép người dùng thiết lập và theo dõi tiến độ dự án dựa trên việc tính toán xác suất. Đây là mô hình khá phù hợp với các dự án không chắc chắn cao và bị phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau.
Lập bảng tiến độ thi công theo phương pháp PERT phù hợp với một số dự án như sau:
- Dự án có tính chất linh hoạt, độ chắc chắn không cao, dễ thay đổi và bị tác động bởi các yếu tố không kiểm soát được như: thời tiết, công nghệ, vật liệu…
- Các công việc trong dự án có liên quan chặt chẽ với nhau
- Được thực thi trong thời gian dài và có sự tham gia của nhiều bên.
5. Quy trình 6 bước xây dựng bảng tiến độ thi công
Mỗi bảng kế hoạch tiến độ thi công cho từng dự án và công trình sẽ có những đặc trưng khác nhau. Tuy nhiên, tất cả đều sẽ thực hiện theo trình tự 6 bước dưới đây:
5.1 Bước 1 – Xác định công việc
Việc đầu tiên khi lập bảng theo dõi tiến độ thi công là bạn phải xác định các công việc cần phải làm. Sau đó, bạn hãy phân chia các công việc, nhiệm vụ một cách cụ thể và rõ ràng theo từng mốc thời gian. Nội dung bảng theo dõi cần được xây dựng với khung tiến độ hợp lý và sát với yêu cầu dự án.
5.2 Bước 2 – Sắp xếp thứ tự công việc
Bạn cần làm rõ mối quan hệ giữa các nhiệm vụ với nhau rồi từ đó phân chia thời gian thực hiện cho từng đầu việc. Nhờ vậy, bạn sẽ dễ dàng nắm rõ các công việc có thể tiến hành song song hay kết thúc cùng nhau và tập trung nguồn lực vào giai đoạn quan trọng.
5.3 Bước 3 – Định hướng tài nguyên
Tài nguyên của một dự án, công trình sẽ bao gồm:
- Nguồn lực nhân công
- Ngân sách tối đa để triển khai
- Số lượng nguyên vật liệu, vật tư
- Chi phí cố định
- Thời gian tiến hành thực hiện và kết thúc cũng là một loại tài nguyên
- Máy móc, thiết bị,…
Các tài nguyên trên cần được liệt kê ra và chuẩn bị từ trước khi lập bảng tiến độ thi công. Ngoài ra, bạn cũng phải nắm rõ dự án cần bao nhiêu tài nguyên và số lượng tối đa có thể cung cấp, phục vụ cho từng công việc cụ thể.
5.4 Bước 4 – Xác định thời gian thực hiện
Khi bạn đã sắp xếp và phân chia công việc thì hãy xác định thời gian triển khai để đảm bảo dự án chạy đúng dự kiến. Để sắp xếp thời gian cho các đầu việc hợp lý nhất, bạn nên tham khảo các cách sau đây:
- Nhận tư vấn từ các chuyên gia hoặc những người đi trước để có thêm kinh nghiệm trong việc ước tính thời gian.
- Việc ưu tiên sử dụng các phần mềm dự toán sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc ước định hạn mức thời gian và tài nguyên sẽ hao phí.
- Sử dụng PERT để phân tích với công thức là (Thời gian bi quan + 4 x Thời gian khả thi + Thời gian khả quan) / 6.
5.5 Bước 5 – Lập bảng tiến độ thi công
Sau khi đã hoàn thành các bước sắp xếp và xác định các yếu tố cần có của một dự án thì bạn hãy sắp xếp tất cả thành một bảng kế hoạch thi công hoàn chỉnh. Bạn hãy sắp xếp các yếu tố theo thứ tự công việc cần làm, thời gian thực hiện và kết thúc, tài nguyên cần sử dụng, tiến độ thực hiện theo mô hình bảng.
5.6 Bước 6 – Theo dõi và quản lý
Sau khi bảng tiến độ thi công đã hoàn thành thì nhà thầu hoặc bên giám sát thi công sẽ dựa vào đó để thực hiện dự án theo đúng kế hoạch đã đề ra. Ngoài ra, nhờ có bảng theo dõi tiến độ mà chủ đầu tư sẽ dễ dàng kiểm tra và biết được quá trình thi công đang đến giai đoạn nào, có trùng khớp với kế hoạch hay không.
6. Lưu ý khi lập bảng tiến độ thi công
Bạn cần phân chia chi tiết các công việc và thời gian bắt đầu, kết thúc hợp lý, phù hợp với các giai đoạn của dự án. Bảng tiến độ càng chi tiết, rõ ràng thì việc theo sát tiến độ công việc cũng dễ dàng hơn. Ngoài ra, bạn cũng nên đưa ra các đánh giá của mình vào trong bảng về từng nhiệm vụ và từng giai đoạn của dự án để phục vụ cho việc báo cáo kết quả sau này.
7. Top 5 phần mềm lập bảng tiến độ thi công
Ngoài cách lập bảng tiến độ thi công bằng Excel quen thuộc thì còn có rất nhiều phần mềm công cụ hỗ trợ được nhiều người sử dụng. Dưới đây là một số phần mềm lập bảng tiến độ mà Fastdo sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội nhất hiện nay:
7.1 Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch fPlan của Fastdo
Bộ giải pháp phần mềm hỗ trợ quản lý kế hoạch fPlan của Fastdo là giải pháp nhằm tối giản hóa quá trình quản trị kế hoạch, thiết kế bảng tiến độ thi công của đội nhóm. Phần mềm cho phép bạn trao đổi trực tiếp về công việc, quản lý tiến độ kế hoạch trực quan với 4 chế độ: Danh sách, Board, Gantt và Lịch. fPlan còn sở hữu tính năng phân loại các công việc theo từng nhãn công việc, giúp nhà quản trị theo dõi công việc dễ dàng.
Bên cạnh đó, với định hướng liên kết chặt chẽ từ kế hoạch đến thực thi, fPlan cho phép người dùng đẩy việc trực tiếp từ các kế hoạch chung đến nhiệm vụ cụ thể hằng ngày. Nhà quản lý có thể theo dõi và cập nhật tiến độ hoàn thành dự án trực tiếp theo thời gian thực, thúc đẩy tiến độ hoàn thành dự án và có những điều chỉnh kịp thời. Nếu bạn quan tâm đến phần mềm lập kế hoạch fPlan, đăng ký ngày TẠI ĐÂY để nhận tư vấn trực tiếp từ Fastdo nhé.
Tính năng nổi bật:
- Giao tiếp nội bộ dễ dàng, bình luận trao đổi công việc ở từng công việc nhỏ.
- Tạo lập và quản lý tiến độ kế hoạch trực quan với 4 chế độ: Danh sách, Bảng, Gantt, Lịch
- Lưu trữ tất cả tài nguyên liên quan đến kế hoạch trên cùng một không gian.
- Chia nhỏ các công việc lớn thành công việc phụ và kết nối với nhiệm vụ hằng ngày.
7.2 Microsoft Project
Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án được phát triển và cung cấp bởi Microsoft. Chương trình này được thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án trong việc phát triển bảng tiến độ thi công, kế hoạch, phân công nguồn lực, theo dõi tiến độ, quản lý tài chính và phân tích khối lượng công việc.
7.3 Mekongsoft
Mekongsoft là phần mềm quản lý được xây dựng trên nền tảng website. Ngoài giúp lập bảng tiến độ thi công, ứng dụng này còn hệ thống hóa hoạt động doanh nghiệp. Một ưu điểm nổi bật của phần mềm là có tính bảo mật thông tin tối đa khi sở hữu tính năng giới hạn quyền truy cập trên từng nhân viên và từng cấp quản lý.
7.4 Gantt Plus
Gantt Plus là phần mềm hỗ trợ quản lý dự án, quản lý công việc online. Bảng tiến độ thi công được lập từ phần mềm này có ưu điểm là trực quan, đơn giản, dễ hiểu. Nhờ đó, bạn sẽ dễ dàng nắm rõ được tiến trình công việc và mối liên kết giữa các nhiệm vụ.
7.5 SmartBid
SmartBird là phần mềm quản lý nhà thầu xây dựng rất tiện lợi khi có bảng giao diện truy cập bằng nền tảng di động giúp dễ dàng quản lý dự án ở bất cứ đâu. Đặc biệt, việc lập bảng tiến độ thi công trên ứng dụng này cũng được đơn giản hóa từ giao diện cho tới thao tác.
Trên đây là những chia sẻ về các cách để xây dựng bảng tiến độ thi công cũng như một số phương pháp giúp bạn thiết kế bảng tiến độ phù hợp với dự án của mình. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình làm việc. Bên cạnh đó, nếu bạn muốn được tư vấn thêm về bộ giải pháp phần mềm quản trị Doanh nghiệp Fastdo thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé!
>>>> KHÁM PHÁ THÊM:
- Mẫu bảng kế hoạch công việc hàng ngày, tuần, tháng bằng excel
- Mẫu quản lý công việc bằng Excel hiệu quả mới nhất 2024
- Chấm công hiệu quả hơn với phần mềm fCheckin
- Mẫu kế hoạch tài chính trong doanh nghiệp
