Quản lý thời gian: Kỹ năng & phương pháp để làm việc hiệu quả
Ngày cập nhật
Facebook
Twitter
LinkedIn
Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết. Trên thực tế, người thành công đều biết cách quản trị thời gian cá nhân thông minh. Ai cũng có 24 giờ mỗi ngày nhưng không phải người nào cũng hoàn thành tốt công việc. Nếu bạn đang tìm hiểu phương pháp sử dụng thời gian hợp lý thì hãy xem ngay bài viết dưới đây của Fastdo nhé!
Hiểu một cách đơn giản, kỹ năng quản lý thời gian cá nhân là việc sắp xếp, phân chia các công việc cần phải hoàn thành trong thời gian nhất định. Lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp chúng ta tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Tùy thuộc vào mục đích của mình, bạn có thể lập kế hoạch công việc theo ngày, theo tuần hoặc là theo tháng, năm…
Kỹ năng quản trị thời gian là sắp xếp công việc hợp lý
2. Tại sao quản lý thời gian lại cần thiết trong công việc?
Như đã đề cập ở trên, quản lý thời gian là kỹ năng vô cùng quan trọng. Quản lý sắp xếp thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn hoàn thành lượng công việc nhiều hơn. Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà sắp xếp thời gian hợp lý mang lại.
2.1 Gia tăng năng suất và hiệu quả công việc
Quản trị thời gian sẽ giúp bạn nâng cao năng suất và đạt chất lượng công việc cao. Cùng một công việc và trong cùng khoảng thời gian giống nhau nhưng hiệu quả làm việc của mỗi người sẽ khác nhau. Điều này có nghĩa là người biết cách tận dụng thời gian sẽ hoàn thành nhiệm vụ một cách thoải mái và đúng tiến độ. Ngược lại, người không biết quản trị thời gian dễ rơi vào tình trạng căng thẳng, “chạy đua” với công việc.
Sử dụng thời gian thông minh sẽ giúp bạn nâng cao năng suất và đạt chất lượng công việc cao
>>> ĐỌC NGAY:Flowchart là gì? 4 bước xây dựng Flowchart hiệu quả
2.2 Giảm thiểu áp lực công việc
Trên thực tế, quản trị quỹ thời gian là cách để bạn giảm tải áp lực. Cụ thể, việc phân chia và thực hiện công việc một cách khoa học theo kế hoạch lập sẵn sẽ giúp bạn giải quyết tất cả vấn đề. Hơn nữa, tinh thần thoải mái sẽ giúp bạn đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.
Quản trị thời gian hiệu quả là cách để bạn giảm tải áp lực
>>> CẬP NHẬT NGAY:Mô hình SMART là gì? Xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART
2.3 Nhanh chóng đạt được thành công
Nếu bạn sắp xếp công việc hợp lý thì bạn có khả năng sẽ hoàn thành công việc sớm hơn và chính xác hơn. Khi đó, bạn dễ dàng đạt được thành công theo từng giai đoạn. Ngược lại, những người làm việc theo cảm tính thường sẽ dễ thất bại vì không hoàn thành đúng hạn hoặc bỏ quên các nhiệm vụ.
Chúng ta đều có 24 giờ một ngày để dành cho bản thân, gia đình, công việc. Việc sắp xếp thời gian khoa học sẽ giúp bạn cân bằng cuộc sống hợp lý. Điều này có nghĩa là bạn vừa có thể tập trung hoàn thành tốt công việc vừa có đủ thời gian thư giãn, chăm sóc những người thân yêu và chính bản thân mình.
Việc tận dụng thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn cân bằng cuộc sống hợp lý
Tại sao sắp xếp thời gian khoa học lại góp phần loại bỏ các thói quen xấu? Vì lý do, việc trì hoãn công việc không chỉ hạ thấp năng lực bản thân mà còn ảnh hưởng đến tiến độ chung của công việc. Do đó, bạn nên xây dựng kế hoạch làm việc chi tiết để hạn chế những thói quen không tốt nhé!
Sử dụng thời gian hiệu quả đẩy lùi thói quen trì hoãn
3. Các kỹ năng cần có để sắp xếp, quản lý thời gian hiệu quả
Chúng ta đều biết phân chia thời gian hợp lý sẽ nâng cao chất lượng công việc. Tuy nhiên, sắp xếp thời gian như thế nào là hiệu quả? Hãy tham khảo nội dung dưới đây để hiểu rõ về những phương pháp quản lý sắp xếp thời gian thông minh nhé!
3.1 Biết phân biệt cấp độ công việc
Phân biệt các cấp độ công việc sẽ giúp bạn biết cách quản lý sắp xếp thời gian phù hợp. Bạn nên chia công việc thành hai mức bao gồm khẩn cấp và quan trọng. Những “công việc khẩn cấp” thường sẽ yêu cầu sự chú ý của bạn ngay lập tức. Tuy nhiên, việc bạn có phải thực hiện ngay lúc đó hay không chưa chắc đã là vấn đề. Còn với “công việc quan trọng”, nếu như bạn không làm thì sẽ gây ra nhiều hậu quả về sau.
Phân biệt các cấp độ công việc sẽ giúp bạn biết cách sắp xếp thời gian phù hợp.
>>>> XEM NGAY: Sơ đồ PERT là gì? Cách xây dựng sơ đồ mạng lưới PERT
3.2 Thiết lập được mục tiêu
Đặt ra mục tiêu cụ thể được xem là kỹ năng quản lý thời gian vô cùng hiệu quả. Xác định được mục tiêu sẽ giúp bạn có thêm động lực cố gắng. Tuy nhiên, bạn cần phải thiết lập mục đích chính xác và có khả thi. Bạn có thể tham khảo cách thiết lập mục tiêu SMART.
Hình thành mục tiêu sẽ giúp bạn có thêm động lực để cố gắng
Specific: Xác định ngay từ đầu mục tiêu cụ thể, rõ ràng.
Measurable: Mục tiêu cần phải được đo lường để xem xét bạn có đạt được mục tiêu hay là không.
Attainable: Mục tiêu có thể đạt được. Bạn cần lựa chọn mục tiêu phù hợp với khả năng của mình.
Relevant: Các mục tiêu nên liên quan để đến cuộc sống và công việc để tạo động lực cho bạn.
Time-bound: Chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ để hoàn thành tốt nhất.
Phương pháp quản trị mục tiêu OKRs có thể hỗ trợ bạn trong việc xây dựng và quản trị những mục tiêu của mình. Với OKRs, những mục tiêu đầy tham vọng và cảm hứng của bạn sẽ được thực hiện hóa bằng các Kết quả chính (KRs) then chốt, rõ ràng, cụ thể và đạt được tiêu chuẩn SMART. Chỉ cần có được những mục tiêu, phương pháp OKRs sẽ dẫn lối cho bạn và giúp bạn từng bước để có thể đến gần với mục tiêu của mình nhất.
Tuy nhiên, phương pháp OKRs chỉ phát huy tối đa được sức mạnh khi được hỗ trợ bởi một công cụ phù hợp. Bộ giải pháp phần mềm quản trị OKRs (fOKRs) của Fastdo cho phép người dùng thực hiện tất cả chức năng liên quan đến OKRs trên cùng một không gian TINH GỌN, DỄ SỬ DỤNG và TẠO ĐỘNG LỰC. Bám sát hoàn toàn lý thuyết OKRs chuẩn quốc tế, Bộ giải pháp phần mềm quản trị OKRs (fOKRs) của Fastdo sẽ giúp bạn khai thác 200% giá trị mà OKRs mang lại.
Bạn quan tâm đến Bộ quản trị OKRs (fOKRs) của Fastdo. Đăng ký ngay để trải nghiệm 7 ngày miễn phí bản demo với các tính năng riêng biệt từ phần mềm fOKRs.
Phần mềm quản trị mục tiêu toàn diện fOKRs
>>> ĐỌC THÊM:Mô hình SMART là gì? Xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART
3.3 Xây dựng kế hoạch hiệu quả
Sau khi đặt ra mục tiêu cụ thể, bạn cần biết cách lập kế hoạch công việc. Việc xây dựng kế hoạch sẽ giúp bạn tận dụng thời gian tốt nhất và làm việc hiệu quả. Dưới đây là kỹ năng lập kế hoạch mà bạn có thể tham khảo:
Xây dựng kế hoạch để tận dụng tối đa thời gian
Bước 1: Đặt ra mục tiêu lớn
Bước 2: Xây dựng kế hoạch bằng cách xác định các nhiệm vụ nhỏ cần hoàn thành để đạt mục tiêu lớn
Bước 3: Chuẩn bị kiến thức, kỹ năng để thực hiện tốt các bước đã đề ra trong kế hoạch.
Bước 4: Tính toán thời gian hợp lý
Bước 5: Xác định phương pháp theo dõi quá trình hoàn thành mục tiêu
“Đa nhiệm” (Multitask) có nghĩa là thực hiện nhiều việc cùng một lúc. Nếu bạn không có đủ năng lực chuyên môn thì Multitask không phù hợp với bạn. Tốt hơn hết, bạn nên chia nhỏ nhiệm vụ để từng bước hoàn thành. Cùng với đó, việc tập trung vào các nhiệm vụ đơn lẻ sẽ gia tăng hiệu quả hơn.
Tránh xây dựng kế hoạch”đa nhiệm”
>>> TÌM HIỂU NGAY:Multitask là gì? 7 tác hại nếu bạn quá lạm dụng Multitasking
3.5 Điều chỉnh được tâm lý
Giữ cho bản thân thoải mái là một trong những cách đạt hiệu quả trong công việc. Vì lý do, nếu bạn có tinh thần thư giãn, không căng thẳng thì sẽ đưa ra các quyết định chính xác và hợp lý hơn. Dưới đây là những cách giúp bạn điều chỉnh tâm lý:
Giữ cho bản thân thoải mái là một trong những cách đạt hiệu quả trong công việc.
Cười: Hành động này giúp bạn giảm các hormone căng thẳng và gia tăng sự hạnh phúc.
Thiền: Theo nghiên cứu, thiền trong thời gian ít nhất 10 phút giúp giải tỏa stress.
Ăn sô cô la đen: Thực phẩm này giúp bạn giảm thiểu căng thẳng, mệt mỏi
Nghe nhạc: Thưởng thức một bài hát yêu thích sẽ khiến bạn thư giãn và thoải mái
Khiêu vũ: Hoạt động này vừa nâng cao tinh thần vừa có ích cho sức khỏe.
>>> TÌM HIỂU NGAY:Nút thắt cổ chai (bottleneck) là gì? Tác động và cách xác định
3.6 Thỏa thuận với “kẻ đánh cắp” thời gian
Trong quá trình bạn nỗ lực hoàn thành những mục tiêu đã đề ra thì sẽ có thể gặp phải những người hoặc yếu tố khiến bạn phân tâm, xao lãng. Những “kẻ cắp thời gian” có thể là việc cá nhân, đồng nghiệp hỏi chuyện… Tốt hơn hết, bạn cần giải quyết vấn đề này để không ảnh hưởng tới chất lượng công việc.
4. Phương pháp quản lý thời gian thông minh của người thành đạt
Trên thực tế, những người thành công đều biết cách sử dụng thời gian hợp lý. Chúng ta có thể học hỏi kỹ năng này. Một số phương pháp quản trị thời gian được người thành đạt sử dụng là:
4.1 Phương pháp quản lý thời gian M.I.T. (Most Important Tasks)
Most Important Tasks sẽ tập trung vào một số việc quan trọng nhất cần làm trong ngày. Phương pháp này sẽ hỗ trợ bạn phân chia công việc hợp lý để tiết kiệm thời gian. Những công việc ưu tiên nên thuộc nhóm Khẩn cấp & quan trọng ở trong Ma Trận Eisenhower.
Phương pháp M.I.T. (Most Important Tasks)
>>> ĐỌC THÊM:Đánh giá 360 độ là gì? Quy trình và bí quyết triển khai hiệu quả
4.2 Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower
Ma Trận Eisenhower là một mô hình bao gồm có 4 tiêu chí: Khẩn cấp và không khẩn cấp; Quan trọng và không quan trọng. Bạn nên sắp xếp công việc dựa theo mô hình này để ưu tiên các công việc quan trọng cần phải thực hiện ngay. Ma trận này sẽ hỗ trợ việc ra quyết định và sử dụng thời gian hiệu quả.
Phương pháp ma trận Eisenhower
>>> TÌM HIỂU THÊM VỀ MA TRẬN EISENHOWER:Ma trận quản lý thời gian là gì? 3 bước sử dụng ma trận Eisenhower hiệu quả
4.3 Phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro sẽ giúp bạn tập trung trong công việc. Cụ thể, bạn sẽ làm việc theo chu trình làm 25 phút sau đó nghỉ 5 phút và lặp lại quá trình đó. Theo nghiên cứu, cách này sẽ tạo áp lực thời gian để bạn chú ý làm việc. Ngoài ra, thời gian nghỉ ngơi hợp lý sẽ có ích cho sức khỏe và cho bạn cảm giác thư giãn.
Cách quản lý thời gian hiệu quả bằng phương pháp Pomodoro
Quy tắc này đã được tác giả David Allen đề cập trong cuốn Getting Things Done. Nội dung của phương pháp này là bạn không nên trì hoãn những việc có thể làm dưới 2 phút. Ngay lúc này, bạn thử liệt kê và làm ngay những việc có thể thực hiện trong vòng 2 phút nhé!
Batching là phương pháp được Tim Farris viết trong cuốn sách “Tuần làm việc 4 giờ” Phương pháp này khuyên bạn làm theo nhóm đối với những việc không quan trọng, chưa cần thiết.
Phương pháp Batching khuyên bạn làm theo nhóm đối với những việc không quan trọng
5. Phương pháp quản trị thời gian hiệu quả trong doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, sắp xếp thời gian thông minh sẽ đem đến nhiều lợi ích. Nội dung dưới đây sẽ chia sẻ các phương pháp phân chia thời gian hợp lý trong tổ chức. Bạn tham khảo ngay nhé!
5.1 Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)
Bí quyết của quy tắc 4D là giải quyết công việc này trước khi làm việc khác. Phương pháp 4D bao gồm 4 yếu tố. Cụ thể:
Quy tắc 4D trong sắp xếp thời gian
Do: Yêu cầu bạn thực hiện công việc quan trọng ngay trước mắt.
Dump: Là cách tiết kiệm thời gian khi từ bỏ những công việc vô nghĩa.
Nhìn chung, nguyên tắc này nhấn mạnh 80% thành quả sẽ được tạo ra bởi 20% đóng góp. Chính vì vậy, bạn nên áp dụng phương pháp này để xác định 20% công việc ưu tiên để dẫn đến kết quả tốt nhất. Nguyên tắc Pareto sẽ tập trung vào các công việc cụ thể, do đó việc sử dụng thời gian sẽ hiệu quả hơn.
Đây cũng là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cũng như doanh nghiệp hợp lý. Áp dụng quy tắc 40 – 30 – 20 – 10, bạn nên dành 40% thời gian để làm những việc quan trọng nhất, 30% thời gian thực hiện những việc quan trọng thứ hai. Tiếp theo, bạn dành 20% thời gian để làm những việc quan trọng thứ ba và 10% thời gian thực hiện tất cả mọi thứ kết hợp lại.
Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10
>>> ĐỌC THÊM:Win-win là gì? 9 gợi ý giúp đạt được win-win trong đàm phán
6. Cách quản lý thời gian hiệu quả làm việc tại nơi công sở
Bạn nên áp dụng các bí quyết để tận dụng thời gian hiệu quả. Đặc biệt, môi trường công sở sẽ có khối lượng công việc lớn và áp lực về thời gian. Do đó, bạn cần chú ý sắp xếp, quản lý công việc cho phù hợp.
6.1 Sắp xếp và chia nhỏ công việc
Tốt hơn hết, bạn nên sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên thực hiện. Ngoài ra, bạn có thể chia mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ nhỏ. Việc hoàn thành từng bước sẽ giúp tối ưu hóa năng suất và khiến bạn làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả hơn.
Chia nhỏ công việc giúp bạn tận dụng tối đa thời gian
Có thể bạn không quá chú ý vào điều này! Tuy nhiên, không gian làm việc sẽ ảnh hưởng tới mức độ tập trung của bạn đấy! Những vật dụng trên bàn hoặc giấy tờ vứt lung tung sẽ khiến bạn phải bận tâm. Do đó bạn nên dành thời gian để bố trí lại bàn làm việc nhé!
Bạn sẽ làm việc chuyên nghiệp và khoa học hơn nếu ghi chú rõ ràng các công việc cần thực hiện. Hơn nữa, ghi chú rõ ràng sẽ giúp bạn gia tăng động lực hoàn thành nhiệm vụ. Ngoài ra, bạn sẽ không bao giờ bỏ quên công việc hoặc trễ deadline nếu như đã ghi chú đầy đủ, cụ thể.
Bên cạnh kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên rèn luyện các kỹ năng văn phòng khác. Gõ bằng 10 ngón sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian. Sử dụng công cụ hỗ trợ hoặc nắm rõ cách tìm kiếm thông tin cũng góp phần nâng cao năng suất làm việc. Ngoài ra, các kỹ năng chuyên môn cao sẽ hỗ trợ bạn giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.
Gõ 10 ngón sẽ làm việc nhanh chóng hơn
>>> XEM NGAY:Trí tuệ cảm xúc – Yếu tố nâng tầm sự thành công
6.5 Sử dụng phần mềm quản lý công việc
Hiện nay, phần mềm quản lý công việc rất phổ biến. Do đó, bạn hoàn toàn có thể sử dụng các ứng dụng quản lý công việc để tiết kiệm thời gian. Một trong các phần mềm bạn nên dùng thử đó là fTodolist của Fastdo.
Công cụ này cho phép bạn thiết lập công việc và quản lý các nhiệm vụ hoàn thành trong ngày một cách hiệu quả. Qua đó, bạn có thể bố trí thời gian sao cho tối ưu nhất để công việc hoàn thành đúng hạn. Ngoài ra, bạn có thể check-in hoặc Check-out công việc với team, công ty dễ dàng. Ứng dụng còn có chức năng thống kê kết quả công việc cá nhân, phòng ban, đội nhóm để bạn lấy đó làm động lực cho các task tiếp theo.
Trên đây là nội dung chia sẻ về cách quản lý thời gian hiệu quả mà Fastdo muốn gửi đến bạn. Việc phân chia, sắp xếp công việc hợp lý sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian làm việc. Bên cạnh đó, đừng quên sử dụng phần mềm hỗ trợ lên danh sách công việc và sắp xếp thời gian thông minh. Như vậy, bạn sẽ tận dụng được tối đa số giờ làm việc trong ngày của mình đấy.
Xin chào! Tôi là Như Quân - Trưởng phòng Marketing của Fastdo. Chỉ có tại Blog của Fastdo.vn, mọi bài viết đều được hệ thống hoá bởi những thông tin mà Quân đã dành thời gian & nỗ lực hết mình để chắt lọc từ những nguồn đã kiểm chứng để mạng lại giá trị tối đa cho các độc giả. Hãy follow Fastdo, tôi đảm bảo bạn sẽ không còn bị bội thực thông tin trong thế giới rộng lớn này.
