Todolist là gì? Bí quyết làm ít, tiền nhiều với nguyên tắc 20/80

Bạn có bao giờ cảm thấy mình luôn bận rộn, làm rất nhiều việc và đôi lúc bị quá tải nhưng kết quả đạt được lại không tương xứng với nỗ lực bỏ ra? Hay thỉnh thoảng bạn quên mất một công việc rất quan trọng mà mình phải làm trong ngày? Rất nhiều người đều gặp vấn đề này, không chỉ riêng trong công việc mà còn ngay cả trong cuộc sống cá nhân. Bí mật nằm ở cách mà bạn sắp xếp công việc hằng ngày.

Bài viết sau sẽ giúp bạn tìm hiểu Todolist là gì, cách sử dụng nguyên lý 20/80 vào To Do List để bạn tập trung vào những công việc chủ chốt và kiếm nhiều tiền hơn. Đừng để thời gian và năng lượng của bạn bị lãng phí vào những việc không mang lại giá trị. Cùng Fastdo tìm hiểu ngay trong bài viết sau nhé!

1. To Do List là gì?

Khái niệm về To Do List là gì rất đơn giản. Đó là một danh sách các nhiệm vụ mà bạn cần phải hoàn thành hay một việc gì đó bạn muốn làm trong khoảng thời gian nhất định. Thông thường, các đầu việc này đều được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ bình thường đến rất quan trọng.

Nói cách khác, To Do List như là một kế hoạch được phác thảo lên để hướng đến mục đích bạn mong muốn. Khi tất cả công việc được liệt kê rõ ràng, bạn sẽ tránh được tình trạng “quên trước quên sau” và tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ hiện tại.

Hơn nữa, thông qua việc phân chia công việc theo thứ tự ưu tiên, bạn sẽ xác định được và ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng, đảm bảo bạn không bị phân tâm bởi những việc nhỏ nhặt. Từ đó, bạn có thể áp dụng được nguyên lý Pareto, tập trung vào 20% công việc chủ chốt giúp tạo nên 80% doanh thu. Điều này cũng sẽ giúp bạn giải tỏa căng thẳng vì quá nhiều việc và cải thiện hiệu quả công việc của mình.

Vào thời gian trước, khi mà công nghệ chưa phát triển, To Do List thường được viết trên một mảnh giấy note và được dán tại một nơi dễ thấy để dễ ghi nhớ. Khi kết hợp với các công nghệ hiện đại, To Do List có thể được tạo ở các Sheet, bản Word, các app, phần mềm chuyên dùng để tạo To Do List,… Bạn có thể lập To Do List dành cho cả công việc và đời sống cá nhân của mình.

2. Lợi ích nhận được khi áp dụng To-Do List hàng ngày là gì?

Sau khi đã tìm hiểu về khái niệm “To Do List là gì”, Fastdo sẽ tiếp tục giới thiệu những lợi ích mà bạn sẽ nhận được khi áp dụng việc lập danh sách công việc cần làm trước khi tiến hành thực thi nhé!

2.1 Xác định nhiệm vụ rõ ràng

Lợi ích đầu tiên, cơ bản và quan trọng nhất của việc lập To Do List là giúp bạn xác định nhiệm vụ cần làm một cách rõ ràng. To Do List giúp bạn loại bỏ sự mơ hồ trong công việc. 

Thay vì để những công việc cần làm lơ lửng trong đầu, việc liệt kê chúng ra giấy hoặc trên ứng dụng To Do List giúp bạn hình dung rõ ràng những gì cần phải hoàn thành. Đối với các nhiệm vụ lớn và phức tạp thường gây cảm giác nản chí. Việc chia nhỏ chúng thành những bước nhỏ hơn trên To Do List giúp bạn dễ dàng tiếp cận và hoàn thành từng phần.

Khi nhìn vào danh sách đầu việc, bạn sẽ nắm bắt được các việc cần làm bao gồm những hạng mục nhỏ, chi tiết nhất. Với đặc điểm này, người dùng sẽ xây dựng thành công hướng đi và hoàn thành nhiệm vụ nhanh nhất.

Ví dụ: Thay vì chỉ ghi nhớ chung chung “Hoàn thành báo cáo cuối năm”, bạn có thể chia nhỏ nhiệm vụ này trên To-do List thành các bước cụ thể như:

• Thu thập dữ liệu
• Phân tích dữ liệu
• Viết phần mở đầu
• Viết phần thân báo cáo
• Viết kết luận
• Chỉnh sửa và hoàn thiện

Việc chia nhỏ này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về quy trình làm việc, từ đó lên kế hoạch và phân bổ thời gian hợp lý cho từng bước.

2.2 Sự ưu tiên

Sự ưu tiên trong To Do List chính là chìa khóa để áp dụng thành công nguyên lý Pareto 80/20, hay còn gọi là quy tắc 80/20, vào công việc hàng ngày. Thay vì dàn trải sức lực cho vô số nhiệm vụ, bạn sẽ tập trung vào những công việc mang lại giá trị cao nhất, giúp bạn đạt được kết quả tốt hơn trong thời gian ngắn hơn.

Khi biết rõ những gì cần ưu tiên, bạn sẽ làm việc có mục tiêu và định hướng hơn, tránh lãng phí thời gian vào những việc không quan trọng. Việc ưu tiên giúp bạn quản lý công việc một cách khoa học, tránh cảm giác quá tải và lo lắng khi đối mặt với quá nhiều nhiệm vụ. Bằng cách tập trung vào 20% công việc chủ chốt, bạn sẽ tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng, đối tác, hoặc công ty, từ đó tăng doanh thu và lợi nhuận.

2.3 Tính cam kết cao

To Do List không chỉ là một danh sách việc cần làm đơn thuần, mà còn là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tăng cường tính cam kết và đạt được hiệu suất cao hơn trong công việc. Soạn thảo một danh sách việc cần làm là cả một quá trình suy nghĩ và nhận thức rõ từng nhiệm vụ và mức độ ưu tiên cần hoàn thành.

Khi nhìn vào danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành, bạn sẽ có ý thức rõ ràng hơn về trách nhiệm của mình. Mỗi mục tiêu được ghi lại trên To Do List như một lời nhắc nhở về những gì bạn đã cam kết thực hiện.

2.4 Giảm bớt sự căng thẳng

Cuộc sống hiện đại với vô vàn công việc và trách nhiệm có thể dễ dàng khiến chúng ta cảm thấy quá tải và căng thẳng. Tuy nhiên, việc lập To Do List có thể trở thành “liều thuốc giải” hiệu quả cho tâm trí bạn.

Một trong những nguyên nhân lớn nhất gây căng thẳng là nỗi sợ quên mất những việc quan trọng. Khi ghi lại mọi thứ vào To Do List, bạn có thể yên tâm rằng không có gì bị bỏ sót, từ đó giải phóng tâm trí khỏi những lo lắng không cần thiết.

Ngoài ra, thay vì cố gắng ghi nhớ tất cả mọi thứ, To Do List cho phép bạn tập trung vào nhiệm vụ hiện tại. Bạn biết rõ mình cần làm gì tiếp theo, điều này giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và tránh bị phân tâm bởi những suy nghĩ về tương lai.

2.5 Cảm giác hoàn thành công việc tốt hơn

Mỗi khi bạn đánh dấu hoàn thành một nhiệm vụ trên danh sách các công việc cần làm, bạn có thể nhìn thấy sự tiến bộ của mình một cách rõ ràng. Những dấu tích nhỏ này như những phần thưởng trực quan, khẳng định nỗ lực và công sức bạn đã bỏ ra.

Cảm giác hoàn thành từng nhiệm vụ, dù lớn hay nhỏ, đều mang lại sự hài lòng và thúc đẩy bạn tiếp tục. To Do List giúp bạn duy trì động lực tích cực bằng cách liên tục nhắc nhở bạn về những thành công đã đạt được.

Hơn nữa, To Do List cho phép bạn kiểm soát công việc của mình một cách chủ động. Khi bạn biết rõ mình đang ở đâu trong hành trình và những gì cần làm tiếp theo, bạn sẽ cảm thấy tự tin và làm chủ tình hình.

3. Cách áp dụng nguyên lý Pareto 20/80 vào To-do List

Nguyên lý Pareto, hay còn gọi là nguyên lý 80/20, chỉ ra rằng 80% kết quả thường đến từ 20% nguyên nhân. Áp dụng nguyên lý này vào To Do List có thể giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng nhất, mang lại hiệu quả cao và tăng thu nhập. Sau đây, Fastdo sẽ hướng dẫn bạn cách áp dụng nguyên lý này vào việc lập To Do List, giúp bạn làm ít việc nhưng hiệu quả cao hơn:

Bước 1: Xác định 20% nhiệm vụ quan trọng nhất

• Phân tích và đánh giá: Xem xét tất cả các nhiệm vụ trong To Do List của bạn. Đâu là những nhiệm vụ có tác động lớn nhất đến mục tiêu kiếm tiền của bạn? Những nhiệm vụ nào mang lại giá trị cao nhất cho khách hàng hoặc công ty của bạn?
• Xác định mức độ ưu tiên: Chọn ra 20% nhiệm vụ quan trọng nhất và đặt chúng lên đầu danh sách ưu tiên. Đây là những nhiệm vụ bạn cần tập trung năng lượng và thời gian vào.

Bước 2: Tập trung vào 20% nhiệm vụ chủ chốt

• Loại bỏ phiền nhiễu: Hạn chế tối đa thời gian dành cho những nhiệm vụ không nằm trong 20% quan trọng nhất. Nếu có thể, hãy giao những việc này cho người khác hoặc loại bỏ hoàn toàn những nhiệm vụ này.
• Phân bổ thời gian hợp lý: Dành phần lớn thời gian và năng lượng của bạn cho 20% nhiệm vụ quan trọng nhất. Hãy đảm bảo bạn có đủ thời gian và nguồn lực để hoàn thành chúng một cách xuất sắc.
• Đánh giá và điều chỉnh: Thường xuyên đánh giá lại danh sách nhiệm vụ của bạn. Liệu 20% nhiệm vụ bạn chọn có thực sự mang lại hiệu quả cao nhất? Nếu không, hãy điều chỉnh và tập trung vào những nhiệm vụ khác phù hợp hơn.

Bước 3: Tối ưu hóa hiệu suất làm việc

• Chia nhỏ nhiệm vụ: Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành những bước nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và duy trì động lực.
• Sử dụng công cụ hỗ trợ: Sử dụng các công cụ quản lý công việc như Phần mềm quản lý To Do List, Phần mềm quản lý dự án, hoặc các công cụ theo dõi thời gian để tăng hiệu suất làm việc.
• Học hỏi và cải thiện: Liên tục tìm hiểu và áp dụng các phương pháp làm việc mới để tối ưu hóa hiệu suất của bạn.

Ví dụ: Giả sử bạn là một freelancer với nhiều dự án khác nhau. Áp dụng nguyên lý 80/20, bạn có thể nhận ra rằng 20% khách hàng mang lại 80% thu nhập cho bạn. Thay vì cố gắng làm hài lòng tất cả khách hàng, hãy tập trung vào những khách hàng chủ chốt này, cung cấp cho họ dịch vụ tốt nhất để duy trì và phát triển mối quan hệ.

4. Tập trung vào 20% công việc chủ chốt với 5 phần mềm To-do List.

4.1. Phần mềm quản lý công việc fTodolist

Thấu hiểu được lợi ích của việc áp dụng nguyên lý Pareto vào To Do List, Fastdo đã nghiên cứu và phát triển Phần mềm quản lý công việc fTodolist. Với fTodolist, bạn có thể bỏ bút, giấy và số hóa các công việc thường ngày của công ty chỉ trong vài cú nhấp chuột.

• Liên kết đa nền tảng, đa phần mềm

Đặc biệt, Phần mềm quản lý công việc fTodolist còn được tích hợp tính năng liên kết với các Phần mềm khác của Fastdo như:

• Phần mềm quản lý kế hoạch fPlan: Hỗ trợ đơn giản hóa việc thiết lập và quản lý tiến độ dự án, kế hoạch
• Phần mềm quản lý quy trình fWorkflow: Tự động hóa các nghiệp vụ cốt lõi trong doanh nghiệp
• Phần mềm quản lý cuộc họp fMeeting: Tối ưu hóa từng phút họp để xử lý công việc phát sinh nhanh nhất

Mọi công việc đều được thống nhất đưa về To Do List, giúp nhân viên hạn chế tối đa tình trạng quên việc.

• Tạo To-do List và giao nhận việc

fTodolist cho phép người dùng lập danh sách công việc cần làm một cách dễ dàng, chi tiết nhất. Người dùng có thể tạo các công việc, ghi chú chi tiết, phân loại và sắp xếp các đầu việc theo độ ưu tiên. Đồng thời, fTodolist cho phép người dùng đánh dấu trạng thái công việc, giúp bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ.

Thông qua chức năng này, bạn có thể xác định được đâu là 20% công việc chủ chốt tạo ra 80% doanh thu. Từ đó, bạn có thể tập trung nguồn lực để hoàn thành những công việc này, giúp giải quyết bài toán làm nhiều việc nhưng hiệu quả kém.

Hơn nữa, phần mềm quản lý công việc fTodolist của Fastdo còn tích hợp tính năng giao việc, nhận việc. Các công việc có thể được giao cho các thành viên cụ thể trong nhóm, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác và quản lý dự án, tránh tình trạng quên việc.

• Quản lý & kiểm soát công việc của đội nhóm

fTodolist còn cung cấp cho nhà quản lý các biểu đồ thống kê trực quan, chi tiết về hiệu suất làm việc của phòng ban hoặc từng cá nhân. Phần mềm cung cấp các thông tin về tỷ lệ hoàn thành công việc đúng hạn so với tổng số công việc được giao, cả về việc nộp To Do List và báo cáo To Do List.

fTodolist cho phép nhà quản lý đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên và phòng ban. Từ đó, họ có thể nhận biết những công việc thường xuyên hoàn thành đúng hạn và những công việc thường xuyên trễ hạn để có biện pháp cải thiện.

• Theo dõi hiệu suất của nhân viên

Tính năng “Thống kê hiệu suất” của fTodolist là công cụ đắc lực giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện và chi tiết về hiệu suất làm việc của từng nhân viên, từ đó đưa ra quyết định điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Với tính năng này, quản lý có thể dễ dàng so sánh thời gian thực tế hoàn thành công việc với thời gian dự kiến, từ đó đánh giá năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên. Hơn nữa, quản lý cũng có thể xem xét hiệu suất của từng nhân viên theo từng loại công việc, giúp quản lý xác định điểm mạnh và điểm yếu của từng người.

Ngoài ra, fTodolist còn nhiều tính năng khác nữa đang chờ bạn khám phá. Hiện Fastdo đang cung cấp giải pháp Phần mềm quản lý công việc fTodolist với mức giá 25.000 đồng/user, bạn có thể tham khảo trên trang web của Fastdo.

fTodolist không chỉ là một công cụ quản lý công việc đơn thuần. Đây là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp nâng cao tốc độ thực thi những công việc chủ chốt, tối ưu hóa quy trình và đạt được mục tiêu kinh doanh một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Bấm vào ảnh để đăng ký để nhận tư vấn chi tiết về Phần mềm quản lý công việc fTodolist của Fastdo!

4.2. Microsoft To Do

Microsoft To Do là một ứng dụng quản lý tác vụ miễn phí được phát triển bởi Microsoft, giúp bạn lập kế hoạch và quản lý công việc hàng ngày một cách hiệu quả. Ứng dụng có sẵn trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm Windows, iOS, Android và web, cho phép bạn truy cập danh sách việc cần làm của mình từ mọi nơi. Được phát triển bởi Microsoft, ứng dụng này có thể tích hợp tốt với các sản phẩm khác của Microsoft như Outlook và Teams.

Với Microsoft To Do, bạn có thể tạo nhiều To Do List khác nhau để phân loại các nhiệm vụ theo dự án, mục tiêu hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác. Đồng thời, bạn có thể thêm nhiệm vụ vào từng danh sách một cách nhanh chóng và dễ dàng. Mỗi nhiệm vụ có thể bao gồm mô tả chi tiết, ngày đến hạn, lời nhắc và tệp đính kèm.

Một tính năng nữa của Microsoft To Do là bạn có thể đánh dấu các nhiệm vụ quan trọng để tập trung vào những việc cần được hoàn thành trước. Ngoài ra, Microsoft To Do còn cho phép chia sẻ To Do List của bạn với người khác để cộng tác và làm việc nhóm hiệu quả hơn.

4.3. Todoist

Todoist là một ứng dụng quản lý To Do List và dự án được đánh giá cao, giúp người dùng sắp xếp công việc một cách khoa học. Với giao diện trực quan, dễ sử dụng và nhiều tính năng đa dạng, Todoist đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với nhiều cá nhân và doanh nghiệp.

Todoist cung cấp cả gói miễn phí và gói trả phí với nhiều tính năng nâng cao hơn. Với gói miễn phí, người dùng có thể tạo và quản lý tối đa 5 dự án đang hoạt động với số lượng thành viên cộng tác lên đến 30 người. 

Với gói trả phí, Todoist cung cấp 2 gói trả phí là Pro (5 USD/tháng hoặc 48 USD/năm) và Business (8 USD/tháng hoặc 72 USD/năm). Người dùng gói Pro có thể tạo số lượng dự án và tác vụ không giới hạn. Mỗi dự án có tối đa 25 người cộng tác. Người dùng gói Business sẽ sở hữu tất cả các tính năng của gói Pro với tối đa 50 người cộng tác.

4.4. Asana

Asana là một nền tảng quản lý công việc và dự án trực tuyến mạnh mẽ, được thiết kế để giúp các nhóm làm việc cộng tác hiệu quả, tổ chức và theo dõi tiến độ công việc một cách dễ dàng. Với nhiều tính năng linh hoạt và giao diện trực quan, Asana đã trở thành một công cụ không thể thiếu cho nhiều doanh nghiệp và tổ chức trên toàn thế giới.

Asana sở hữu các tính năng cần thiết cho việc quản lý To Do List của nhân viên và toàn doanh nghiệp. Một điểm nổi bật của phần mềm này là nó có thể tích hợp với các công cụ giao tiếp khác như Slack và Microsoft Teams. Phần mềm này phù hợp cho các nhóm làm việc thuộc mọi quy mô, từ các nhóm nhỏ đến các doanh nghiệp lớn.

Asana cung cấp các gói dịch vụ khác nhau, bao gồm gói miễn phí với các tính năng cơ bản và các gói trả phí với nhiều tính năng nâng cao hơn. Bạn có thể tham khảo chi tiết về mức phí và các tính năng của từng gói trên trang web của Asana.

4.5. Notion

Notion là một ứng dụng ghi chú và quản lý công việc đa năng, linh hoạt, được đánh giá cao bởi khả năng tùy biến và tích hợp nhiều tính năng hữu ích. Notion cho phép người dùng tạo ra không gian làm việc cá nhân hoặc cộng tác, tổ chức thông tin, quản lý dự án, xây dựng cơ sở kiến thức và nhiều hơn thế nữa.

Notion cho phép người dùng tạo các khối để xây dựng nội dung. Trong đó có hơn 50 loại khối khác nhau, bao gồm văn bản, hình ảnh, video, bảng, danh sách, mã, nhúng,… Bạn có thể dễ kéo thả và sắp xếp các khối để tạo ra bố cục tùy chỉnh.

Ngoài ra, Notion còn cung cấp sẵn nhiều mẫu có sẵn cho các mục đích khác nhau như quản lý dự án, theo dõi thói quen, ghi chú cá nhân,… Bạn còn có thể chia sẻ trang hoặc cơ sở dữ liệu với người khác để làm việc cùng nhau.

Notion cung cấp nhiều gói dịch vụ với đa dạng mức giá: miễn phí, Plus (cá nhân), Team, Enterprise,… Bạn có thể tham khảo chi tiết về mức phí và các tính năng của từng gói tại trang web chính thức của Notion nhé.

5. 9 phương pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng To-do List

• Sử dụng Phần mềm quản lý To Do List: Các phần mềm này cung cấp nhiều tính năng giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn, chẳng hạn như thêm mô tả, đặt mức độ ưu tiên và deadline. Đồng thời, bạn có thể xem một cách trực quan thứ tự các đầu việc, từ đó có thể tập trung vào các công việc chủ chốt.
• Thêm mô tả cho mỗi nhiệm vụ: Để sử dụng To Do List hiệu quả hơn, bạn nên thêm các mô tả chi tiết cho mỗi nhiệm vụ. Các mô tả này giúp bạn hiểu rõ hơn về nhiệm vụ cần làm và tránh nhầm lẫn.
• Đặt mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ: Bạn nên xác định các nhiệm vụ quan trọng nhất và tập trung vào những nhiệm vụ đó trước. Tuân theo nguyên tắc Pareto 20/80, tập trung vào 20% công việc chủ chốt mà sẽ tạo nên 80% doanh thu sẽ đem lại hiệu quả làm việc lớn nhất cho bạn.
• Thiết lập deadline cho mỗi nhiệm vụ: Deadline sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ và đảm bảo hoàn thành công việc đúng hạn.
• Tích hợp với các công cụ khác: Tích hợp To Do List với các công cụ khác, chẳng hạn như lịch hay ứng dụng phần mềm quản lý dự án. Điều này sẽ giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn.
• Đảm bảo tính khả thi: Khi tạo To Do List, hãy đảm bảo rằng các nhiệm vụ được mô tả cụ thể và có thể thực hiện được. Tránh việc tạo các nhiệm vụ quá rộng hoặc mơ hồ.
• Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn: Nếu bạn có một nhiệm vụ lớn, hãy chia nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Điều này sẽ giúp bạn cảm thấy bớt choáng ngợp và dễ dàng theo dõi tiến độ hơn.
• Đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành: Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, hãy đánh dấu nó trong To Do List của bạn. Điều này sẽ giúp bạn có cảm giác thành tựu khi hoàn thành công việc và theo dõi tiến độ của mình.
• Cập nhật To Do List thường xuyên: To Do List của bạn nên là một danh sách luôn được cập nhật liên tục. Hãy cập nhật nó thường xuyên khi bạn thêm hoặc hoàn thành các nhiệm vụ.

To Do list không chỉ đơn thuần là danh sách công việc, mà còn là công cụ đắc lực giúp bạn áp dụng nguyên tắc 20/80, tối ưu hóa năng suất và đạt được thành công vượt trội. Bằng cách xác định và tập trung vào 20% nhiệm vụ quan trọng nhất, bạn không chỉ làm ít việc hơn mà còn tạo ra giá trị lớn hơn, từ đó gia tăng thu nhập và tận hưởng cuộc sống chất lượng hơn. 

Thông qua bài viết trên, Fastdo đã cung cấp đầy đủ các thông tin về To Do List là gì. Hy vọng bạn có thể tìm thấy giải pháp To Do List hiệu quả nhất cho mình. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý công việc fTodolist, bạn có thể đăng ký để nhận tư vấn nhé.