KIẾN THỨC QUẢN TRỊ

Nguyên tắc Pareto (quy tắc 80/20) là gì? Cách áp dụng hiệu quả

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
5/5 - (2 bình chọn)

Nguyên tắc Pareto hay còn gọi là quy tắc 80/20 thường được áp dụng vào quản lý công việc, quản trị năng suất doanh nghiệp. Nguyên tắc này có lẽ còn mới hoặc thậm chí là chưa bao giờ được nghe đối với nhiều người. Để hiểu rõ hơn về nguyên tắc 80 20 trong quản lý thời gian, quản lý công việc, hãy cùng Fastdo theo dõi bài viết dưới đây nhé!

>>>> XEM THÊM: 7 phần mềm quản lý công việc hàng ngày hiệu quả cho cá nhân

1. Nguyên tắc Pareto là gì?

Nguyên tắc Pareto là nguyên tắc do nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto dùng toán học để mô tả sự phân phối của cải trong nước. Nội dung của Pareto cho thấy 80% tài sản của nước Ý thuộc quyền sở hữu của 20% dân số. Sau này, Quy tắc 80/20 có nội dung là đa số mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đều nhau: 80% kết quả được sinh ra từ 20% nguyên nhân.

nguyên tắc pareto
Nguyên tắc 80/20

Dưới đây là một vài trường hợp ví dụ:

  • 20% nhân viên đóng góp 80% kết quả: Tập trung vào việc khen thưởng những nhân viên này.
  • 20% khuyết điểm tạo ra 80% sự cố: Tập trung vào việc sửa lỗi trước tiên.
  • 20% khách hàng mang lại 80% lợi nhuận cho doanh nghiệp: Tập trung vào việc làm hài lòng những khách hàng này.

>>>> ĐỌC THÊM: 8 phần mềm lập kế làm việc cá nhân miễn phí tốt nhất

2. Tại sao nên dùng quy tắc 80/20 cho cá nhân, doanh nghiệp?

Quy tắc Pareto có vai trò giúp doanh nghiệp hình thành động lực và tập trung nỗ lực vào 20% yếu tố quan trọng. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ tạo nên sự bứt phá và khác biệt thay vì dàn trải ở 80% mà bạn không thể thu lại nhiều thành quả.

quy tắc 80/20
Quy tắc 80/20 trong kinh doanh

Tuy nhiên, quy tắc 80/20 không khuyên bạn chỉ tập trung nỗ lực cho 80% phần việc quan trọng mà đồng thời phải hoàn thiện các việc còn lại mang đến một tổng thể hoàn chỉnh. Nếu Pareto được áp dụng vào hoạt động doanh nghiệp, bạn sẽ có thể phân bổ thời gian, nguồn lực và nỗ lực một cách tối ưu nhất.

>>>> TÌM HIỂU CHI TIẾT: 10 phần mềm làm việc nhóm online miễn phí hiệu quả

3. Mẹo áp dụng nguyên lý Pareto hiệu quả

Bạn hãy tham khảo các mẹo dưới đây để có thể áp dụng thành công nguyên lý Pareto: 

3.1 Nguyên tắc 80 20 trong quản lý thời gian

Để tận dụng tối đa thời gian một cách hiệu quả, bạn hãy áp dụng nguyên tắc 80/20 bằng cách giải quyết 20% công việc quan trọng nhất mà không để bản thân bị phân tâm bởi 80% công việc có thể hoãn lại. Trong quá trình làm việc, bạn hãy dành nhiều thời gian hơn cho công đoạn quan trọng nhất. Đây sẽ là tiền đề để bạn có thể hoàn thành toàn bộ quy trình dễ dàng, có giá trị.

nguyên tắc pareto
Nguyên tắc 80 20 trong quản lý thời gian

3.2 Quy tắc 80/20 trong kinh doanh

Khi áp dụng quy tắc 80/20 trong kinh doanh, bạn cần tập trung nỗ lực vào 20% thay vì 80% những thứ không mang lại hiệu quả để tạo nên sự khác biệt, bứt phá . Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn hãy theo dõi các ví dụ dưới đây:

  • 20% khách hàng đem lại 80% lợi nhuận cho doanh nghiệp có nghĩa là các doanh nghiệp cần xem xét nhóm này. Bạn hãy tách riêng 20% khách hàng đó và tập trung nguồn lực thực hiện chính sách đãi ngộ để làm hài lòng nhóm khách hàng đem lại lợi nhuận cao.
  • 20% sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp cần được coi là trọng tâm và được đầu tư 80% công sức lao động hoặc thời gian. Điều này có nghĩa thay vì tung ra hàng loạt theo cùng một cách, bạn hãy tập trung hơn cho những sản phẩm chính, số còn lại có thể được bán dưới dạng đính kèm.
  • Ngoài ra trong cùng một sản phẩm, 20% tính năng quan trọng sẽ nắm giữ 80% giá trị của sản phẩm. Nhờ đó, các bộ phận sản xuất, marketing và đội ngũ kinh doanh có thể tập trung vào việc giới thiệu nhóm 20% này tới khách hàng.
  • 20% nhà đầu tư cần phải nắm giữ 80% quỹ kinh doanh của doanh nghiệp thay vì tốn nhiều gian để tạo ra mạng lưới rộng nhưng mang về các khoản đầu tư nhỏ lẻ. Quy tắc 80/20 sẽ định hướng cho doanh nghiệp về sự thân thiết với các nhà đầu tư lớn trước tiên.
  • Theo nguyên tắc Pareto, 80% khiếu nại của khách hàng và thiệt hại trong kinh doanh xuất phát từ 20% các khiếm khuyết nhất định. Vì vậy, bạn cần tập trung sửa đổi các khuyết điểm này để đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.
  • Vì 20% nhân viên đóng góp 80% kết quả của công ty nên việc công nhận thành tích và khen thưởng nhân viên ưu tú là vô cùng cần thiết. Điều này sẽ tạo động lực hữu ích cho nhân viên làm việc dựa theo thuyết cân bằng cho – nhận.
nguyên lý pareto
Quy tắc 80/20 trong kinh doanh

>>>> KHÁM PHÁ NGAY: 10 phần mềm quản lý thời gian miễn phí nâng cao hiệu quả

3.3 Nguyên tắc 80 20 trong cuộc sống

Trong cuộc sống, bên cạnh việc giúp quản lý thời gian cá nhân, nguyên tắc 80/20 còn giúp bạn sàng lọc những mối quan hệ xã hội. Sẽ có lúc bạn nhận ra trong tất cả mối quan hệ quen biết thì chỉ có 20% mối quan hệ thân thiết thật sự đem lại 80% niềm vui, hạnh phúc và sự chia sẻ trong cuộc sống.

nguyên tắc pareto
Quy tắc 80 20 trong cuộc sống

Vì vậy, bạn hãy dành 80% thời gian của mình để ở cạnh người thân và bạn bè, cùng nhau trò chuyện sâu sắc và hãy cố gắng trân trọng từng khoảnh khắc đang trải qua. Điều đó sẽ mang lại cho bạn niềm hạnh phúc cho cuộc đời và không có gì phải nuối tiếc khi nhìn lại.

4. Một số quan niệm sai lầm về nguyên tắc Pareto

Để hiểu rõ hơn về quy tắc Pareto cũng như áp dụng một cách hiệu quả hơn, bạn cần tránh những quan niệm sai lầm sau đây:

4.1 80 + 20 luôn bằng 100

Điều quan trọng nhất bạn cần phải nhớ khi áp dụng quy tắc là Pareto sẽ chỉ ra sự mất cân bằng ở bất kỳ một tỷ lệ nào đó. Vì vậy, việc suy nghĩ hai con số trong Quy tắc 80/20 cùng phép tính 80+20=100 là hoàn toàn không chính xác. Nguyên tắc đôi khi sẽ bao gồm cả 60/3 nếu trường hợp 60% kết quả được tạo ra chỉ bằng 3% nguồn lực.

nguyên tắc 80 20
Quy tắc 80/20 không phải phép toán

>>>> XEM NGAY: Workflow là gì? Cách vẽ workflow hiệu quả, chi tiết từ A đến Z

4.2 Liên tục áp dụng quy tắc sẽ không kết quả 

Con người thường bị giới hạn bởi thời gian và không thể hoàn thành công việc đúng hạn. Bằng việc áp dụng quy tắc 80/20, bạn sẽ chọn ra được 20% nhiệm vụ hàng đầu tạo ra nhiều hiệu quả nhất để hoàn thành trước tiên và sau đó sẽ dành thời gian cho 80% công việc còn lại.

nguyên tắc pareto
Liên tục áp dụng quy tắc sẽ không hiệu quả

4.3 Loại bỏ những gì không thuộc về 20%

Như đã nói ở trên, bạn sẽ dành sự ưu tiên với 20% cho những nhiệm vụ quan trọng. Tuy nhiên, bạn không cần nhất thiết ưu tiên tuyệt đối bởi vì các nhiệm vụ còn lại cũng cần phải được hoàn thành đúng hạn.

nguyên tắc pareto
Dành sự ưu tiên cho 20%

Qua bài viết trên, Fastdo hy vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn và áp dụng nguyên tắc Pareto để làm việc hiệu quả trong công việc, cuộc sống. Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết này và đừng quên theo dõi các bài viết tiếp theo nhé!

>>>> THÔNG TIN HỮU ÍCH KHÁC:

Bài Viết Liên Quan