KIẾN THỨC QUẢN TRỊ

Nguyên nhân gây lãng phí thời gian và các giải pháp khắc phục

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
2.8/5 - (18 bình chọn)

Nguyên nhân gây lãng phí thời gian là điều mà bạn đang hằng tìm kiếm và mong muốn khắc phục? Thật quả không sai khi nói thời gian là tiền bạc. Với từng phút trôi qua, bạn đã có thể kiếm được cho mình một mức thu nhập lý tưởng. 

Tuy nhiên, bạn vẫn đang loay hoay không biết quản trị thời gian như thế nào để đạt năng suất cao trong công việc? Hãy cùng FASTDO khám phá top 10 những nguyên nhân gây lãng phí thời gian và khắc phục vấn đề này.

Nhận ngay MIỄN PHÍ Bộ biểu mẫu Nhân sự mới nhất 2022 từ Fastdo. Click ngay vào ảnh để xem thông tin chi tiết chương trình:

Nhận ngay miễn phí bộ biểu mẫu nhân sự
Nhận MIỄN PHÍ 30+ Biểu mẫu về Nhân sự mới nhất 2022 từ Fastdo

>>> ĐỌC THÊM:

1 Những nguyên nhân gây lãng phí thời gian

Hãy cùng FASTDO tìm hiểu 3 nguyên nhân phố biến trở thành nguyên nhân gây lãng phí thời gian nơi công sở.

1.1 Multitasking – Làm việc đa nhiệm

Multitasking, hay còn được biết đến với tên gọi làm việc đa nhiệm, là thực hiện nhiều công việc trong cùng một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ như trường hợp vừa họp nhóm vừa xử lý công việc cá nhân,  vừa làm việc vừa lướt mạng xã hội, buôn chuyện trong giờ làm việc,…  

Bạn không tin thể tin được khi mọi người xung quanh bạn đang làm việc đa nhiệm trong vô thức phải không? Điều này không có gì bất ngờ, vì thời gian thì ít mà công việc thì nhiều, cho nên không thể tránh khỏi việc multitasking.

Tuy nhiên, khoa học không đồng tình với điều này. Khi phân tích bộ não con người, các nhà khoa học chỉ ra rằng chúng ta không thể làm được nhiều việc trong cùng một lúc. Đó là bởi vì bộ não không có khả năng xử lý nhiều thông tin cùng một lúc. Nếu quá tải, con người rất dễ rơi vào “hội chứng cháy sạch” (burnout syndrome). 

nguyen-nhan-gay-lang-phi-thoi-gian
Ảnh: Multitasking gây lãng phí thời gian

>>> ĐỌC NGAY: Agile là gì? Nguyên lý và đặc trưng của phương pháp?

1.2 Thường xuyên kiểm tra thư điện tử

Thư điện tử là một công cụ không thể thiếu khi liên lạc tại nơi công sở. Mặc dù nhiều người cho rằng phương thức này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, nhưng nó có thể ngốn sạch quỹ thời gian của bạn lúc nào không hay.

Việc thường xuyên kiểm tra thư điện tử khiến bạn bị xao nhãng, mạch tập trung bị đứt quãng. Nếu tình trạng đó kéo dài, bạn có thể cảm thấy mọi chuyện dở dang, kéo dài lê thê từ ngày này qua tháng nọ. 

Điều này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc của bạn. Đồng thời, nó có thể trở thành nỗi ám ảnh mỗi khi thông báo thư điện tử xuất hiện.

>>> ĐỌC NGAY: Todolist là gì? Cách sử dụng Todolist 10 phút mỗi ngày hiệu quả

1.3 Sử dụng mạng xã hội vô tội vạ

Sử dụng mạng xã hội quá nhiều là một trong các nguyên nhân gây lãng phí thời gian. Mạng xã hội có thể đem lại cho bạn công ăn việc làm tốt, nhưng cũng lấy đi thời gian của bạn để phục vụ mục đích giải trí. Vì thế, khả năng bạn sử dụng mạng xã hội quên ngày quên đêm là rất cao.

Sử dụng mạng xã hội vô tội vạ có thể khiến bạn bỏ lỡ những công việc cần ưu tiên trong ngày. Đến khi bạn nhận ra bao nhiêu thời gian đã trôi qua thì thật đáng tiếc bạn không thể lấy lại được nữa. 

>>> XEM NGAY: 14 phong cách làm việc của người Nhật “cực hay” nên học hỏi

2. Phân bố thời gian cho những cuộc gặp mặt vô bổ

Một cuộc gặp gỡ không chỉ giúp bạn gắn kết mà còn có thể đem lại cho bạn một cơ hội phát triển đáng mơ ước. Tuy nhiên, nếu một cuộc gặp gỡ không thể đem lại cho bạn tối thiểu hai điều này, bạn đang đầu tư thời gian vào điều vô bổ rồi đấy.

Để gặp mặt một lần, bạn cần phải đầu tư thời gian để trò chuyện, chuẩn bị cho buổi hẹn rồi gặp nhau và nói chuyện sau đó. Khi liệt kê các điều bạn cần làm để có được một cuộc gặp mặt, bạn có thể hình dung ra bạn cần đầu tư bao nhiêu thời gian phải không?

2.1 Không gian làm việc vô tổ chức 

Không gian làm việc vô tổ chức đang dần trở thành nguyên nhân gây lãng phí thời gian hàng đầu. Có thể bạn chưa biết, không gian làm việc vô tổ chức có thể khiến bạn dần quên đi việc tổ chức, sắp xếp lại thứ tự ưu tiên công việc. 

Khi bạn làm việc tại nhà, cũng như tại văn phòng, nếu đồ đạc của bạn lộn xộn, ngổn ngang, bạn sẽ tốn thời gian và sức lực để tìm đồ. Khi đó, bạn vừa mất đi thời gian làm việc, vừa mất đi sự tập trung để quay trở lại điều quan trọng hơn. 

>>> TÌM HIỂU NGAY: 10 phương pháp đánh giá nhân sự chính xác, hiệu quả nhất

2.2 Cố gắng hoà đồng không cần thiết

Môi trường công sở luôn đòi hỏi mỗi nhân viên hoà đồng ở một mức độ nhất định. Nhiều người nghĩ rằng tính cách thân thiện, cởi mở có thể giúp bạn dễ làm việc hơn và được đồng nghiệp để ý hơn. 

Nhưng bạn nên nhớ rằng, việc tạo thiện cảm với đối phương cũng tốn nhiều nguồn lực của bản thân. Bạn có thể tốn thời gian đi giao lưu với đồng nghiệp, tốn tiền ăn uống, mua sắm và trao đi sự nhiệt tình, vui vẻ của mình.

nguyen-nhan-gay-lang-phi-thoi-gian
Ảnh: Nguyên nhân gây lãng phí thời gian

>>> ĐỌC NGAY: MBO là gì? So sánh ưu nhược của phương pháp MBO và MBP

2.3 Lạm dụng Internet/ điện thoại

Nguyên nhân gây lãng phí thời gian số một thuộc về việc lạm dụng Internet/ điện thoại. Bởi vì chúng là “cần câu cơm”, là kho tàng thông tin nên không thể không sử dụng. Vì vậy, rất nhiều người, từ trẻ con tới người lớn tuổi đều rơi vào tình trạng bị công nghệ mê hoặc. 

Hình ảnh một người chúi đầu vào điện thoại mà không để ý đường đi, dán mắt vào màn hình quên ăn quên ngủ là điều hiển nhiên. Có lẽ, bạn không mong muốn hình ảnh của mình giống như trường hợp trên phải không?

>>> BỎ TÚI NGAY: Các cách tính lương cơ bản trong doanh nghiệp mới nhất năm 2021

2.4 Dành nhiều thời gian cho việc nghỉ ngơi

Việc nghỉ ngơi là điều quan trọng để phục hồi sau một ngày dài hoạt động năng suất. Thế nhưng, vừa mới làm việc một lúc đã nghỉ ngơi như câu hát của gen Z “Tôi đã làm việc được 5 phút thế nên bây giờ tôi phải nghỉ ngơi thôi” quả thật không hay và hiệu quả như tưởng tượng. 

Dành quá nhiều thời gian cho nghỉ ngơi có thể khiến bạn mất động lực tập trung vào công việc khác, xa cách với các mối quan hệ xung quanh và tạo cho mình một ý thức rằng bạn rất cần được nghỉ ngơi bất kể khi làm gì.

>>> ĐỌC NGAY: Bức tranh tương lai của quy trình chăm sóc khách hàng

2.5 “Cố quá thành quá cố”

Nguyên nhân gây lãng phí thời gian nơi công sở này không còn xa lạ phải không, khi bạn càng vùi đầu vào làm thật nhiều công việc cũng đồng nghĩa với việc khả năng tập trung của bạn bị phân tán. Vì vậy, bạn khó có thể hoàn thành cho xong dù chỉ một việc. 

>>> TÌM HIỂU NGAY: Trí tuệ cảm xúc – Yếu tố nâng tầm sự thành công

2.6 Không có mục tiêu, kế hoạch làm việc rõ ràng

Có rất nhiều người gặp tình trạng làm việc không có mục tiêu, kế hoạch, định hướng rõ ràng. Điều này khiến công việc vô tình trở thành trách nhiệm nặng nề, không còn gây hứng thú như thuở ban đầu.

>>> ĐỌC THÊM: Các chỉ số tài chính quan trọng – 6 nhóm chỉ số cần nắm vững

2.7 Trì hoãn khi làm việc

Đôi khi, số lượng công việc cần xử lý đang “ngập đầu” khiến bạn dần muốn trì hoãn. Bạn cảm thấy không thể làm nổi và điều này cũng là nguyên nhân gây lãng phí thời gian

>>> TÌM HIỂU NGAY: Lý giải nguyên nhân vì sao nhân viên mới thử việc đã nghỉ

3. Cách để loại bỏ những nguyên nhân gây lãng phí thời gian

Sau khi xác định được những nguyên nhân gây lãng phí thời gian của bản thân, bạn có thể áp dụng 6 cách quản trị thời gian hiệu quả dưới đây.

3.1 Thiết lập mục tiêu trong ngày cho bản thân

Mỗi ngày bạn cần xác định đâu là điều cần làm, bạn muốn đạt được điều gì hôm nay. Bạn hãy viết mục tiêu trong ngày của mình và đặt nó ở nơi bạn có thể nhìn thấy rõ nhất. Như vậy, bạn có thể nhắc nhở bản thân hãy hoàn thành công việc trước khi nghỉ ngơi. 

>>> TÌM HIỂU NGAY: 4 gợi ý lựa chọn cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhỏ

3.2 Phân hạng công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi thiết lập các mục tiêu trong ngày cho bản thân, bạn hãy xác định xem mình sẽ ưu tiên công việc nào làm, công việc nào là công việc quan trọng, khẩn cấp, cái nào không. Theo như ma trận quản lý thời gian Eisenhower, bạn có thể phân chia các kế hoạch trong ngày của mình để hoạt động năng suất hơn.

nguyen-nhan-gay-lang-phi-thoi-gian
Ảnh: Ma trận Eisenhower cách phân hạng công việc

>>> XEM NGAY: Năng lực nghề nghiệp là gì? Cách đánh giá chi tiết nhất

3.3 Loại bỏ những yếu tố gây nhiễu

Bạn không nên để những yếu tố gây nhiễu nhỏ nhặt ảnh hưởng tới công việc. Hãy đeo tai nghe lên và sử dụng tiếng nhiễu trắng (white noise) vì âm thanh này có thể giúp bạn cải thiện độ tập trung. Sẽ tốt hơn nếu bạn hoàn thành được công việc sớm mặc dù bạn sẽ ngắt kết nối với môi trường xung quanh.

3.4 Phân bổ thời gian hợp lý cho mạng xã hội và smart phone

Khi nhắc tới các công cụ hỗ trợ người dùng phân bổ thời gian hợp lý cho những việc ít quan trọng và ít khẩn cấp, không thể không nhắc tới phương pháp Pomodoro. Pomodoro, hay còn được gọi là phương pháp quả cà chua, giúp bạn phân chia khoảng thời gian thành những phần nhỏ, xen kẽ là thời gian nghỉ ngắn. 

Phương pháp Pomodoro giúp bạn tập trung cao độ, có động lực hơn sau khi đã hoàn thành một chu kỳ. Mỗi chu kỳ làm việc có thể tùy chỉnh thời lượng theo ý muốn, nhưng thông thường 25 phút làm việc rồi 5 phút nghỉ ngơi là một chu kỳ tối ưu.

nguyen-nhan-gay-lang-phi-thoi-gian
Ảnh: Quản trị thời gian tránh gây lãng phí

>>> XEM THÊM: 10 Cách quản lý nhân viên hiệu quả nhà quản lý cần biết

3.5 Thực hiện kế toán thời gian

Hãy tính toán thời gian thực sự cần thiết để hoàn thành một công việc. Ví dụ, bạn nghĩ rằng một bữa ăn chỉ mất 15 phút thôi nhưng hãy dành thêm thời gian (khoảng 30 phút đến 45 phút) cho việc chuẩn bị, dọn dẹp, nghỉ ngơi. Nếu bạn tính toán càng thực tế thì cách bạn sử dụng thời gian càng hiệu quả.

3.6 Nghiêm khắc với chính mình

Đôi khi, bạn cần chấp nhận sự thật rằng mình đang lãng phí thời gian của bản thân. Điều này sẽ giúp bạn thay đổi và tạo động lực để hoàn thiện chính mình. Hãy kỷ luật bản thân rằng bạn chỉ được làm một công việc nhất định trong một khoảng thời gian đã phân bổ mà không phân tán chú ý tới những điều khác. 

Sau khi tìm hiểu được nguyên nhân gây lãng phí thời gian của bạn là do đâu, bạn có thể lựa chọn được chính xác cách khắc phục vấn đề này. Nếu bạn còn băn khoăn không biết phương pháp nào phù hợp thì hãy thử đi, FASTDO tin rằng bạn có thể quản lý thời gian hiệu quả hơn sau khi đọc bài viết này.

Hiện FASTDO đang triển khai giảm giá 50% cho 100 khách hàng đăng ký đặt trước phần mềm quản trị Doanh nghiệp trước ngày 30/04/2022, liên hệ ngay:

Đăng ký đặt trước ngay!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO

  • Địa chỉ:
    • Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 5, toà S21T1, 83 Vũ Trọng Phụng, Quận Thanh Xuân, Hà Nội.
    • Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 3, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
  • Điện thoại: 0965 210 444
  • Email: support@fastdo.vn
  • Website: https://fastdo.vn/

>>> ĐỌC THÊM KIẾN THỨC DOANH NGHIỆP:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Nhận MIỄN PHÍ bộ biểu mẫu nhân sự mới nhất 2022

Tổng hợp các biểu mẫu mới nhất về nhân sự dành cho Doanh nghiệp bao gồm: mẫu chấm công, đơn xin nghỉ phép của nhân sự, mẫu đánh giá nhân viên, mẫu lương,... và nhiều mẫu quản lý nhân sự khác.