KIẾN THỨC QUẢN TRỊ

6 bước lập kế hoạch dự án dễ dàng, chuyên nghiệp và hiệu quả

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
5/5 - (2 bình chọn)

Lập kế hoạch dự án là một kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực kinh doanh. Việc lập kế hoạch rõ ràng, chính xác sẽ giúp bạn triển khai các công việc của dự án dễ dàng hơn. Để giúp bạn lên kế hoạch chi tiết, chuẩn chỉnh, Fastdo xin chia sẻ chi tiết về 6 bước lập kế hoạch hiệu quả qua bài viết dưới đây. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

1.Lập kế hoạch dự án là gì?

Lập kế hoạch dự án là quá trình xác định mục tiêu, phân chia nhiệm vụ và quyết định các chiến lược, chính sách khi thực hiện dự án. Đặc biệt, bản kế hoạch dự án có vai trò quan trọng đối với nhà quản lý dự án. Nhiệm vụ của các bản kế hoạch dự án là giúp bạn giúp tiết kiệm thời gian trong xử lý thông tin, giải quyết tranh chấp liên quan đến nghĩa vụ và giúp xác định các chức năng khác nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.

lập kế hoạch dự án
Lập bản kế hoạch dự án là gì?

>>>> ĐỌC NGAY: Agile là gì? Nguyên lý và đặc trưng của phương pháp?

2. Các bước lập kế hoạch dự án chi tiết

Để có được bản kế hoạch hoàn hảo, bạn hãy áp dụng các bước lập kế hoạch dự án theo chi tiết dưới đây:

2.1 Bước 1: Xác định và gặp các bên liên quan

Đầu tiên, các nhà quản lý cần xác định yêu cầu của các bên liên quan bằng cách tổ chức cuộc gặp mặt 1-1 hoặc thực hiện các cuộc khảo sát. Bạn có thể trao đổi và thu thập thêm thông tin từ các bên liên quan qua các buổi gặp hay khảo sát này. Đây là bước quan trọng trong quá trình lập kế hoạch và có thể quyết định sự thành công của một dự án.

các bước lập kế hoạch dự án
Xác định và gặp các bên liên quan

2.2 Bước 2: Xác định mục tiêu dự án

Sau khi biết và hiểu các yêu cầu của những bên liên quan, nhà quản lý cần phải thiết lập ra mục tiêu chung của dự án. Ngoài ra, mỗi dự án có thể có nhiều mục tiêu nhưng những mục tiêu đó phải đảm bảo theo quy chuẩn SMART (Specific – cụ thể; Measurable – có thể đo lường; Attainable – có thể đạt được; Realistic – thực tế; Timely – có thời gian cụ thể).

lập kế hoạch dự án
Xác định mục tiêu dự án

>>>> KHÁM PHÁ NGAY: Chứng chỉ PMP là gì? Các thông tin cần thiết về kỳ thi PMP

2.3 Bước 3: Xác định thời gian chuyển giao

Việc xác định thời gian chuyển giao là bạn cần cho biết mốc thời gian nhất định ghi nhận sự cung cấp sản phẩm, dịch vụ giữa khách hàng và công ty. Tức là cần xác định rõ các giai đoạn của dự án nhỏ trong thực thi dự án lớn cũng như thời điểm bàn giao, kết thúc dự án. Đối tượng của sự giao nhận có thể là khách hàng bên ngoài hoặc các bên liên quan trong dự án.

lập kế hoạch dự án
Xác định thời gian chuyển giao

2.4 Bước 4: Lên lộ trình (timeline) cho dự án

Bạn cần lên lộ trình chi tiết cho dự án để dễ dàng theo dõi tiến độ làm việc của nhóm mình, đồng thời các bên liên quan cũng có thể chủ động nắm bắt được lộ trình chung. Việc cần làm tiếp theo là xác định những tài nguyên cần sử dụng, xem xét kỹ càng sự có sẵn của tài nguyên và lên lịch trình theo sự ưu tiên.

bản kế hoạch dự án
Lên lộ trình (timeline) cho dự án

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: 13 kỹ năng quản lý dự án giúp bạn thành công trong công việc

2.5 Bước 5: Lập kế hoạch hỗ trợ

Lập kế hoạch hỗ trợ là một bước không thể thiếu trong quá trình lên kế hoạch cho dự án. Những kế hoạch hỗ trợ có thể là: Kế hoạch nhân sự, kế hoạch thông báo và kế hoạch quản trị rủi ro… Để quản lý các rủi ro có thể xảy ra, bạn cần thường xuyên xem bản ghi chép từng hành động cụ thể các công việc cần làm và vấn đề gặp phải.

lập kế hoạch cho một dự án
Lập kế hoạch hỗ trợ

2.6 Bước 6: Trình bày kế hoạch dự án

Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn sẽ phải diễn giải các kế hoạch và đề cập đến kỳ vọng của các bên liên quan đến những thành viên trong nhóm dự án. Một điều bạn cần lưu ý là không nên quá chủ quan, độc đoán khi trình bày bản kế hoạch mà hãy cùng mọi người thảo luận cởi mở những vấn đề chưa được thống nhất.

lập kế hoạch dự án
Trình bày kế hoạch dự án

>>>> KHÁM PHÁ NGAY: 4 hình thức quản lý dự án phổ biến nhất nhất hiện nay

3. Mẫu lập kế hoạch dự án bằng Excel

Lập bản kế hoạch dự án bằng Excel sẽ giúp bạn trình bày chi tiết các mục tiêu và theo dõi sát sao hơn trong quá trình thực hiện dự án. Sau đây là mẫu Excel được sử dụng phổ biến nhất mà bạn có thể tham khảo:

lập kế hoạch dự án
Mẫu kế hoạch dự án trong Excel

Dựa vào biểu mẫu trên, có thể thấy một bản kế hoạch dự án cơ bản cần có các yếu tố sau:

  • Công việc cụ thể từng tháng: Giúp thành viên nắm rõ các nhiệm vụ trong bản kế hoạch chi tiết, rõ ràng.
  • Tên các công việc sẽ làm: Nhằm hỗ trợ triển khai thực hiện dự án và đảm bảo đúng tiến độ.
  • Người phụ trách công việc: Người chịu trách nhiệm chính cho từng đầu công việc.
  • Ngày bắt đầu: Ngày dự kiến bắt đầu triển khai dự án.
  • Ngày kết thúc: Thời gian dự kiến sẽ kết thúc dự án.

>>>> ĐỌC NGAY: Mẫu lập kế hoạch triển khai dự án chuyên nghiệp, miễn phí

4. Lợi ích từ việc lập kế hoạch cho dự án

Lập kế hoạch cho dự án giúp ta có bức tranh tổng quan về dự án cũng như định hướng chung. Đồng thời, qua bản kế hoạch, bạn sẽ có cách dự đoán và ngăn chặn rủi ro. Cụ thể những lợi ích của việc lập kế hoạch cho dự án mang lại đó là:

  • Xác định người chịu trách nhiệm chính.
  • Dự án luôn liên kết với mục tiêu đã đề ra.
  • Dự tính các chi phí, lịch trình và các vấn đề khác.
  • Xác định tài nguyên phục vụ dự án.
  • Đưa ra phương pháp ngăn chặn những rủi ro có thể xảy ra.
quá trình lập kế hoạch dự án
Lợi ích từ việc lập kế hoạch cho dự án

>>>> ĐỌC NGAY: 9 bước lập kế hoạch kinh doanh chuẩn, chi tiết A – Z [Kèm mẫu]

5. Mẹo lên kế hoạch cho một dự án hiệu quả nhất

Để lên kế hoạch cho một dự án hiệu quả nhất, Fastdo xin giới thiệu đến bạn 5 mẹo giúp công việc này trở nên đơn giản hơn.

5.1 Đặt mục tiêu rõ ràng

Trong bản kế hoạch cần nêu được mục tiêu và cách thức hoàn thành mục tiêu đó một cách rõ ràng. Thêm nữa, các công việc chi tiết trong dự án cũng cần hướng tới việc thực hiện mục tiêu đã đề ra. Để hoàn thành công việc đúng mục tiêu, bạn cần bố trí nhân sự trong dự án một cách phù hợp nhất.

lập kế hoạch dự án
Đặt mục tiêu rõ ràng

5.2 Có thời gian cụ thể cho từng mục tiêu

Trong một dự án, việc phân bổ thời gian sao cho hợp lý có vai trò vô cùng quan trọng. Bằng cách phân bổ thời gian cụ thể cho từng mục tiêu, bạn sẽ có thể theo dõi tiến độ dự án dễ dàng hơn và đảm bảo hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn.

lập kế hoạch dự án
Có thời gian cụ thể cho từng mục tiêu

5.3 Lập kế hoạch dự phòng

Trong quá trình thực hiện dự án, việc xảy ra các rủi ro là điều không thể tránh. Vì vậy, bạn cần phải lập kế hoạch dự phòng cho dự án để giảm thiểu các rủi ro và tránh ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Mặc dù không thể dự đoán những gì sẽ xảy ra một cách chính xác nhưng việc lập kế hoạch dự phòng cũng giúp làm giảm tỷ lệ rủi ro thấp nhất có thể.

lập kế hoạch cho dự án
Lập kế hoạch dự phòng

5.4 Theo dõi dự án thường xuyên

Theo dõi dự án thường xuyên sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tiến độ và các vấn đề phát sinh. Bên cạnh đó, cùng với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý dự án, bạn sẽ có thể đánh giá tổng quát tình hình triển khai và kết quả công việc để đưa ra cách giải quyết và phân bổ hiệu quả nguồn lực cho dự án.

lập kế hoạch dự án
Theo dõi dự án thường xuyên

5.5 Chọn công cụ hỗ trợ phù hợp

Lựa chọn công cụ hỗ trợ phù hợp sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng lập kế hoạch, giám sát và quản lý dự án, bám sát mục tiêu đề ra. Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý dự án được phát triển nhưng không phải ứng dụng nào cũng mang lại hiệu quả tốt. Một phần mềm hỗ trợ quản lý được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao mà bạn nên cân nhắc hiện nay chính là F-OKRs của Fastdo.

lập kế hoạch dự án phần mềm
F-OKRs công cụ hỗ trợ lập kế hoạch dự án tốt nhất

F-OKRs nổi bật với các tính năng như giúp bạn thiết lập và liên kết mục tiêu, check-in/ review mục tiêu, quản lý công việc, quản lý tiến độ… Những doanh nghiệp sau khi sử dụng đều đánh giá F-OKRs mang lại nhiều lợi ích trong quá trình quản lý dự án. Để biết rõ hơn về phần mềm này, bạn có thể truy cập vào phần mềm F-OKRS để tìm hiểu hoặc liên hệ Fastdo nhận tư vấn.

Thông tin liên hệ:

Như bạn đã biết, việc lập kế hoạch dự án rõ ràng là điều cần thiết ngay trong giai đoạn đầu. Qua đó, bạn sẽ có cái nhìn trực quan và định hướng được nhiệm vụ cần thực hiện để đạt mục tiêu. Ngoài ra, nhằm đảm bảo quá trình thực thi dự án được diễn ra suôn sẻ hơn, bạn nên áp dụng các công cụ, phần mềm hỗ trợ như F-OKRs. Fastdo cảm ơn bạn vì đã theo dõi bài viết!

>>>> KHÁM PHÁ: 

Bài Viết Liên Quan