Hướng dẫn 6 bước lập kế hoạch dự án chi tiết & chuyên nghiệp

Theo số liệu được thống kê trong lĩnh vực kinh doanh, hơn 80% nguyên nhân thất bại của các dự án đến từ việc không có kế hoạch theo dõi hiệu quả. Đây là minh chứng đủ để cho thấy việc lập kế hoạch dự án không chỉ quan trọng mà còn là yếu tố quyết định thành công của một dự án. Để hiểu rõ hơn về quy trình 6 bước lập kế hoạch chuẩn, hãy cùng Fastdo tìm hiểu ngay sau đây.

1. Lập kế hoạch dự án là gì?

Lập kế hoạch dự án là quá trình xác định mục tiêu, phân chia nhiệm vụ và quyết định các chiến lược, chính sách khi thực hiện dự án. Bản kế hoạch dự án đặc biệt quan trọng với dự án bởi nó ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh, quản lý tài chính, dự đoán và giải quyết các phạm vi về chi phí và tiến độ. Nhiệm vụ của các bản kế hoạch dự án là giúp bạn giúp tiết kiệm thời gian trong xử lý thông tin, giải quyết tranh chấp liên quan đến nghĩa vụ và giúp xác định các chức năng khác nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.

2. Các bước lập kế hoạch dự án chi tiết

Để có được bản kế hoạch hoàn hảo, bạn hãy áp dụng các bước lập kế hoạch dự án theo chi tiết dưới đây:

2.1 Bước 1: Xác định và gặp các bên liên quan

Đầu tiên, các nhà quản lý cần xác định yêu cầu của các bên liên quan bằng cách tổ chức cuộc gặp mặt 1-1 hoặc thực hiện các cuộc khảo sát. Bạn có thể trao đổi và thu thập thêm thông tin từ các bên liên quan qua các buổi gặp hay khảo sát này. Đây là bước quan trọng trong quá trình lập kế hoạch và có thể quyết định sự thành công của một dự án.

2.2 Bước 2: Xác định mục tiêu dự án

Sau khi biết và hiểu các yêu cầu của những bên liên quan, nhà quản lý cần phải thiết lập ra mục tiêu chung của dự án. Ngoài ra, mỗi dự án có thể có nhiều mục tiêu nhưng những mục tiêu đó phải đảm bảo theo quy chuẩn SMART (Specific – cụ thể; Measurable – có thể đo lường; Attainable – có thể đạt được; Relevant – có tính liên quan; Timebound – có thời gian cụ thể).

2.3 Bước 3: Xác định thời gian chuyển giao

Việc xác định thời gian chuyển giao là bạn cần cho biết mốc thời gian nhất định ghi nhận sự cung cấp sản phẩm, dịch vụ giữa khách hàng và công ty. Tức là cần xác định rõ các giai đoạn của dự án nhỏ trong thực thi dự án lớn cũng như thời điểm bàn giao, kết thúc dự án. Đối tượng của sự giao nhận có thể là khách hàng bên ngoài hoặc các bên liên quan trong dự án.

2.4 Bước 4: Lên lộ trình (timeline) cho dự án

Bạn cần lên lộ trình chi tiết cho dự án để dễ dàng theo dõi tiến độ làm việc của nhóm mình, đồng thời các bên liên quan cũng có thể chủ động nắm bắt được lộ trình chung. Việc cần làm tiếp theo là xác định những tài nguyên cần sử dụng, xem xét kỹ càng sự có sẵn của tài nguyên và lên lịch trình theo sự ưu tiên.

2.5 Bước 5: Lập kế hoạch hỗ trợ

Lập kế hoạch hỗ trợ là một bước không thể thiếu trong quá trình lên kế hoạch cho dự án. Những kế hoạch hỗ trợ có thể là: Kế hoạch nhân sự, kế hoạch thông báo và kế hoạch quản trị rủi ro… Để quản lý các rủi ro có thể xảy ra, bạn cần thường xuyên xem bản ghi chép từng hành động cụ thể các công việc cần làm và vấn đề gặp phải.

2.6 Bước 6: Trình bày kế hoạch dự án

Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn sẽ phải diễn giải các kế hoạch và đề cập đến kỳ vọng của các bên liên quan đến những thành viên trong nhóm dự án. Một điều bạn cần lưu ý là không nên quá chủ quan, độc đoán khi trình bày bản kế hoạch mà hãy cùng mọi người thảo luận cởi mở những vấn đề chưa được thống nhất.

3. 5 giai đoạn trong vòng đời dự án

Vòng đời dự án bao gồm một chuỗi các giai đoạn ngay từ khi dự án mới hình thành ý tưởng đến khi kết thúc và nghiệm thu. Đảm bảo được các chu kỳ trong vòng đời dự án giúp bạn quản lý hiệu quả hơn. Dưới đây là 5 giai đoạn cơ bản nhất trong quá trình thiết lập kế hoạch thực hiện dự án:

• Khởi xướng: Nhận diện nhu cầu của thị trường, xác định lý do hình thành dự án. Để dự án bước đầu được đánh giá trực quan và dễ hình dung hơn hãy tạo một tài liệu ngắn gọn trình bày tổng quan về dự án, bao gồm mục tiêu, phạm, các bên liên quan và rủi ro tiềm ẩn.
• Lập kế hoạch: Đặt các mục tiêu cụ thể cho dự án dựa trên mô hình SMART. Xác định thời gian bắt đầu cụ thể, hãy tạo ra một chuỗi các mốc thời gian liên kết để đảm bảo tính chặt chẽ và liên kết của dự án. Bên cạnh đó, hãy xác định các rủi ro và kế hoạch backup có thể xảy ra.
• Thực thi: Đảm bảo triển khai dự án theo đúng kế hoạch đã tạo. Giám sát dự án theo từng giai đoạn để kịp thời phát hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh.
• Giám sát và kiểm soát: So sánh tiến độ hoàn thành mục tiêu dự án so với kế hoạch đã tạo. Để đảm bảo kế hoạch hoàn thành với chất lượng như mong muốn, các nhà quản lý cần điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.
• Kết thúc dự án: Dự án hoàn thành khi tất cả các bên liên quan đã đặt được kết quả đầu ra cuối cùng. Các nguồn lực cũng được giải phóng và hoàn thành các thủ tục tài chính liên quan. Tổng kết dự án và rút ra các bài học kinh nghiệm.

4. Mẫu lập kế hoạch dự án bằng Excel

Lập bản kế hoạch dự án bằng Excel sẽ giúp bạn trình bày chi tiết các mục tiêu và theo dõi sát sao hơn trong quá trình thực hiện dự án. Sau đây là mẫu Excel được sử dụng phổ biến nhất mà bạn có thể tham khảo:

Dựa vào biểu mẫu trên, có thể thấy một bản kế hoạch dự án cơ bản cần có các yếu tố sau:

• Công việc cụ thể từng tháng: Giúp thành viên nắm rõ các nhiệm vụ trong bản kế hoạch chi tiết, rõ ràng.
• Tên các công việc sẽ làm: Nhằm hỗ trợ triển khai thực hiện dự án và đảm bảo đúng tiến độ.
• Người phụ trách công việc: Người chịu trách nhiệm chính cho từng đầu công việc.
• Ngày bắt đầu: Ngày dự kiến bắt đầu triển khai dự án.
• Ngày kết thúc: Thời gian dự kiến sẽ kết thúc dự án.

5. Lợi ích từ việc lập kế hoạch cho dự án

Lập kế hoạch dự án giúp ta có bức tranh tổng quan về dự án cũng như định hướng chung. Đồng thời, qua bản kế hoạch, bạn sẽ có cách dự đoán và ngăn chặn rủi ro. Cụ thể những lợi ích của việc lập kế hoạch cho dự án mang lại đó là:

• Xác định người chịu trách nhiệm chính: Lập kế hoạch dự án chi tiết và cụ thể giúp tất cả thành viên nắm bắt tất cả nhân viên nắm bắt được nhiệm vụ, vai trò chính của bản thân trong nhóm, mọi người cùng hướng đến mục tiêu chung.
• Dự án luôn liên kết với mục tiêu đã đề ra: Trong quá trình thực thi dự án, việc kiểm soát và đánh giá tình hình hiện tại liên tục dựa trên kế hoạch đã thiết lập trước giúp dự án được triển khai theo đúng hướng.
• Dự tính các chi phí, lịch trình và các vấn đề khác: Qua quá trình lập kế hoạch, rủi ro dự án cũng được nhận diện, từ đó các nhà quản lý có thể đề xuất các phương án dự phòng giải quyết các vấn đề có thể xảy ra.
• Xác định tài nguyên phục vụ dự án: Kế hoạch dự án cũng cho phép bạn xác định các nguồn lực cần thiết và phân bổ phù hợp, dự báo ngân sách chính xác và tiết kiệm hơn.

6. Mẹo lên kế hoạch cho một dự án hiệu quả nhất

Để lên kế hoạch cho một dự án hiệu quả nhất, Fastdo xin giới thiệu đến bạn 5 mẹo giúp công việc này trở nên đơn giản hơn.

6.1 Đặt mục tiêu rõ ràng

Trong bản kế hoạch cần nêu được mục tiêu và cách thức hoàn thành mục tiêu đó một cách rõ ràng. Thêm nữa, các công việc chi tiết trong dự án cũng cần hướng tới việc thực hiện mục tiêu đã đề ra. Để hoàn thành công việc đúng mục tiêu, bạn cần bố trí nhân sự trong dự án một cách phù hợp nhất.

6.2 Có thời gian cụ thể cho từng mục tiêu

Khi lập kế hoạch dự án, việc phân bổ thời gian sao cho hợp lý có vai trò vô cùng quan trọng. Bằng cách phân bổ thời gian cụ thể cho từng mục tiêu, bạn sẽ có thể theo dõi tiến độ dự án dễ dàng hơn và đảm bảo hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn.

6.3 Lập kế hoạch dự phòng

Trong quá trình thực hiện dự án, việc xảy ra các rủi ro là điều không thể tránh. Vì vậy, bạn cần phải lập kế hoạch dự phòng cho dự án để giảm thiểu các rủi ro và tránh ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Mặc dù không thể dự đoán những gì sẽ xảy ra một cách chính xác nhưng việc lập kế hoạch dự phòng cũng giúp làm giảm tỷ lệ rủi ro thấp nhất có thể.

6.4 Theo dõi dự án thường xuyên

Theo dõi dự án thường xuyên sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tiến độ và các vấn đề phát sinh. Bên cạnh đó, cùng với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý dự án, bạn sẽ có thể đánh giá tổng quát tình hình triển khai và kết quả công việc để đưa ra cách giải quyết và phân bổ hiệu quả nguồn lực cho dự án.

7. 3 lỗi sai “chí mạng” khi lập kế hoạch dự án

Trong quá trình lập kế hoạch dự án, nếu chưa có nhiều kinh nghiệm bạn có thể dễ mắc phải các lỗi cơ bản dẫn đến dự án không đạt mục tiêu như kế hoạch. Dưới đây là 3 lỗi thường gặp nhất khi lập kế hoạch:

7.1 Thiếu linh hoạt trong hoạt động đội nhóm

Một trong những lỗi sai phổ biến nhất khi lập kế hoạch dự án là sự thiếu linh hoạt. Kế hoạch luôn tuân theo các “lối mòn cũ”, thiếu sự đổi mới và khả năng thích ứng với các giải pháp cải tiến hiện tại. Khi dự án quá cứng nhắc, các thành viên trong nhóm dễ cảm thấy bị bó buộc, không có động lực làm việc. Bên cạnh đó, kế hoạch gặp khó khăn trong quá trình đối phó với các vấn đề bất ngờ, dễ bị trì hoãn.

7.2 Tương tác nội bộ kém, thiếu kết nối giữa các thành viên

Thành công của một dự án phụ rất lớn vào sự tương tác và phối hợp giữa các thành viên trong nhóm. Khi giao tiếp nội bộ không được tương tác hiệu quả, thông tin không được truyền đạt đúng cách, phối hợp kém sẽ dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng đến tinh thần làm việc, trì hoãn tiến độ và ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cuối cùng.

7.3 Dự báo và kiểm soát ngân sách không hiệu quả

Dự báo và kiểm soát ngân sách không hiệu quả là một trong những thách thách lớn mà các dự án phải đối mặt. Đặc biệt đối với các đội nhóm chưa có nhiều kinh nghiệm, dự án không được lập kế hoạch ngân sách một cách khoa học, rủi ro và chi phí sẽ tăng lên đáng kể. Để giải quyết tình trạng này các tổ chức nên xây dựng một hệ thống quản lý ngân sách chặt chẽ, bao gồm lập kế hoạch chi tiết, theo dõi chi phí, đánh giá hiệu quả của các quyết định đầu tư.

8. Giải pháp lập kế hoạch dự án hiệu quả – Phần mềm quản lý kế hoạch fPlan

Với mục tiêu giải quyết những “rào cản” hiện tại của các dự án trong quá trình lập kế hoạch và thực thi, phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch fPlan của Fastdo là một trong những phần mềm quản lý công việc giúp bạn chinh phục mục tiêu hiệu quả. fPlan giúp các nhà quản lý chấm dứt việc loạn kế hoạch trong công ty bằng cách đồng nhất tất cả các tác vụ trên một nền tảng, xóa bỏ tình trạng tài liệu ở rải rác khắp nơi trên excel, drive, tài liệu giấy,… 

Phần mềm cũng là công cụ cải thiện giao tiếp nội bộ với tính năng trao đổi và kết nối công việc ngay trên fPlan. Các thành viên dễ dàng thảo luận trực tiếp trên mỗi công việc, kế hoạch được phân bổ chi tiết, minh bạch và tự nắm bắt được nhiệm vụ của bản thân.

Đặc biệt với 4 chế độ theo dõi báo cáo, phần mềm quản lý kế hoạch fPlan là “cánh tay đắc lực” giúp các nhà quản lý nắm bắt tình hình dự án ở mọi thời điểm theo thời gian thực. Từ các chế độ xem tổng quan như Kanban đến tiến độ chi tiết ở sơ đồ Gantt, phần mềm cho phép người dùng cập nhật tiến độ tổng quan chỉ với một vài thao tác đơn giản, lập kế hoạch và phân chia công việc khoa học hơn.

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý và lập kế hoạch dự án fPlan:

• Tạo và quản lý kế hoạch dự án với 4 chế độ xem trực quan: Danh sách, Gantt, Lịch và Bảng.
• Lưu trữ tất cả tài liệu nội bộ đa phương tiện trên một kho lưu trữ thống nhất.
• Phân bổ công việc cụ thể từ kế hoạch đến todolist cụ thể của từng thành viên, nhắc nhở hoàn thành tiến độ công việc hằng ngày.
• Trao đổi công việc trên từng nhiệm vụ cụ thể, trực quan, giao tiếp nội bộ dễ dàng.

BẤM VÀO ẢNH ĐỂ ĐĂNG KÝ VÀ NHẬN TƯ VẤN VỀ PHẦN MỀM HỖ TRỢ QUẢN LÝ KẾ HOẠCH FPLAN.

Như bạn đã biết, việc lập kế hoạch dự án rõ ràng là điều cần thiết ngay trong giai đoạn đầu. Qua đó, bạn sẽ có cái nhìn trực quan và định hướng được nhiệm vụ cần thực hiện để đạt mục tiêu. Ngoài ra, nhằm đảm bảo quá trình thực thi dự án được diễn ra suôn sẻ hơn, bạn nên áp dụng các công cụ, phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch như fPlan của Fastdo. Đừng quên theo dõi chuyên mục 

>>>> KHÁM PHÁ: 

• Review phần mềm fPlan: 7 tính năng quản trị kế hoạch tối ưu
• 8 mô hình quản lý dự án chuẩn và toàn diện nhất kèm ưu, nhược
• 5 bước thực thi quy trình quản lý dự án chuẩn quốc tế ISO