6 bước lập kế hoạch dự án dễ dàng, chuyên nghiệp và hiệu quả
Ngày cập nhật
Facebook
Twitter
LinkedIn
Lập kế hoạch dự án là một kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực kinh doanh. Việc lập kế hoạch rõ ràng, chính xác sẽ giúp bạn triển khai các công việc của dự án dễ dàng hơn. Để giúp bạn lên kế hoạch chi tiết, chuẩn chỉnh, Fastdo xin chia sẻ chi tiết về 6 bước lập kế hoạch hiệu quả qua bài viết dưới đây. Cùng tìm hiểu ngay nhé!
1. Lập kế hoạch dự án là gì?
Lập kế hoạch dự án là quá trình xác định mục tiêu, phân chia nhiệm vụ và quyết định các chiến lược, chính sách khi thực hiện dự án. Đặc biệt, bản kế hoạch dự án có vai trò quan trọng đối với nhà quản lý dự án. Nhiệm vụ của các bản kế hoạch dự án là giúp bạn giúp tiết kiệm thời gian trong xử lý thông tin, giải quyết tranh chấp liên quan đến nghĩa vụ và giúp xác định các chức năng khác nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
Lập bản kế hoạch dự án là gì?
>>> THAM KHẢO NGAY: Bùng nổ doanh số vớibí mật tăng trưởng hiệu quả của các “ông lớn” hàng đầu thế giới
2. Các bước lập kế hoạch dự án chi tiết
Để có được bản kế hoạch hoàn hảo, bạn hãy áp dụng các bước lập kế hoạch dự án theo chi tiết dưới đây:
2.1 Bước 1: Xác định và gặp các bên liên quan
Đầu tiên, các nhà quản lý cần xác định yêu cầu của các bên liên quan bằng cách tổ chức cuộc gặp mặt 1-1 hoặc thực hiện các cuộc khảo sát. Bạn có thể trao đổi và thu thập thêm thông tin từ các bên liên quan qua các buổi gặp hay khảo sát này. Đây là bước quan trọng trong quá trình lập kế hoạch và có thể quyết định sự thành công của một dự án.
Xác định và gặp các bên liên quan
>>> ĐỌC NGAY:Strategy là gì? 3 Nguyên tắc quan trọng để xây dựng strategy
2.2 Bước 2: Xác định mục tiêu dự án
Sau khi biết và hiểu các yêu cầu của những bên liên quan, nhà quản lý cần phải thiết lập ra mục tiêu chung của dự án. Ngoài ra, mỗi dự án có thể có nhiều mục tiêu nhưng những mục tiêu đó phải đảm bảo theo quy chuẩn SMART (Specific – cụ thể; Measurable – có thể đo lường; Attainable – có thể đạt được; Relevant – có tính liên quan; Timebound – có thời gian cụ thể).
Xác định mục tiêu dự án
Bạn có thể áp dụng phương pháp OKRs để thiết lập và quản trị mục tiêu cho dự án. Với OKRs, bạn hoàn toàn có thể đặt ra những mục tiêu đầy tham vọng và phi thường. OKRs sẽ từng bước giúp bạn đạt được những mục tiêu đó thông qua những Kết quả then chốt (KRs) rõ ràng, cụ thể và đáp ứng được tiêu chuẩn SMART. Chỉ cần bạn có mục tiêu, OKRs sẽ định hướng giúp bạn con đường để đến gần hơn với mục tiêu đó.
Tuy nhiên, phương pháp OKRs chỉ phát huy tối đa được sức mạnh khi được hỗ trợ bởi một công cụ phù hợp. Bộ giải pháp phần mềm quản trị OKRs (fOKRs) của Fastdo cho phép người dùng thực hiện tất cả chức năng liên quan đến OKRs trên cùng một không gian TINH GỌN, DỄ SỬ DỤNG và TẠO ĐỘNG LỰC. Bám sát hoàn toàn lý thuyết OKRs chuẩn quốc tế, Bộ giải pháp phần mềm quản trị OKRs (fOKRs) của Fastdo sẽ giúp bạn khai thác 200% giá trị mà OKRs mang lại.
Phần mềm quản trị mục tiêu toàn diện fOKRs
>>> ĐỌC THÊM: 10 cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp (So sánh chi tiết)
2.3 Bước 3: Xác định thời gian chuyển giao
Việc xác định thời gian chuyển giao là bạn cần cho biết mốc thời gian nhất định ghi nhận sự cung cấp sản phẩm, dịch vụ giữa khách hàng và công ty. Tức là cần xác định rõ các giai đoạn của dự án nhỏ trong thực thi dự án lớn cũng như thời điểm bàn giao, kết thúc dự án. Đối tượng của sự giao nhận có thể là khách hàng bên ngoài hoặc các bên liên quan trong dự án.
Bạn cần lên lộ trình chi tiết cho dự án để dễ dàng theo dõi tiến độ làm việc của nhóm mình, đồng thời các bên liên quan cũng có thể chủ động nắm bắt được lộ trình chung. Việc cần làm tiếp theo là xác định những tài nguyên cần sử dụng, xem xét kỹ càng sự có sẵn của tài nguyên và lên lịch trình theo sự ưu tiên.
Lập kế hoạch hỗ trợ là một bước không thể thiếu trong quá trình lên kế hoạch cho dự án. Những kế hoạch hỗ trợ có thể là: Kế hoạch nhân sự, kế hoạch thông báo và kế hoạch quản trị rủi ro… Để quản lý các rủi ro có thể xảy ra, bạn cần thường xuyên xem bản ghi chép từng hành động cụ thể các công việc cần làm và vấn đề gặp phải.
Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn sẽ phải diễn giải các kế hoạch và đề cập đến kỳ vọng của các bên liên quan đến những thành viên trong nhóm dự án. Một điều bạn cần lưu ý là không nên quá chủ quan, độc đoán khi trình bày bản kế hoạch mà hãy cùng mọi người thảo luận cởi mở những vấn đề chưa được thống nhất.
Trình bày kế hoạch dự án
Để trình bày kế hoạch dự án, bạn có thể sử dụng Excel làm công cụ trình bày. Tuy nhiên, Excel chỉ phù hợp khi bạn quản lý và cần trình bày các kế hoạch đơn giản. Điều đó sẽ trở thành khó khăn nếu bạn cần trình bày và quản trị nhiều kế hoạch với mức độ phức tạp tăng dần. Do đó, bạn cần có một phần mềm quản trị kế hoạch, có thể cho phép bạn tạo lập và quản trị nhiều kế hoạch toàn diện nhất.
Phần mềm quản trị kế hoạch fPlan của FASTDO cho phép bạn tạo và quản trị kế hoạch dễ dàng. Với 4 chế độ xem và các nhãn công việc, bạn có thể dễ dàng phân loại và theo dõi các đầu việc. Ngoài ra, fPlan còn sở hữu tính năng báo cáo hiệu suất công việc liên tục, giúp bạn theo dõi tiến độ kế hoạch khoa học.
Bấm vào ảnh để đăng ký dùng thử phần mềm quản trị kế hoạch fPlan ngay hôm nay!
Lập bản kế hoạch dự án bằng Excel sẽ giúp bạn trình bày chi tiết các mục tiêu và theo dõi sát sao hơn trong quá trình thực hiện dự án. Sau đây là mẫu Excel được sử dụng phổ biến nhất mà bạn có thể tham khảo:
Mẫu kế hoạch dự án trong Excel
Dựa vào biểu mẫu trên, có thể thấy một bản kế hoạch dự án cơ bản cần có các yếu tố sau:
Công việc cụ thể từng tháng: Giúp thành viên nắm rõ các nhiệm vụ trong bản kế hoạch chi tiết, rõ ràng.
Tên các công việc sẽ làm: Nhằm hỗ trợ triển khai thực hiện dự án và đảm bảo đúng tiến độ.
Người phụ trách công việc: Người chịu trách nhiệm chính cho từng đầu công việc.
Ngày bắt đầu: Ngày dự kiến bắt đầu triển khai dự án.
Ngày kết thúc: Thời gian dự kiến sẽ kết thúc dự án.
Lập kế hoạch cho dự án giúp ta có bức tranh tổng quan về dự án cũng như định hướng chung. Đồng thời, qua bản kế hoạch, bạn sẽ có cách dự đoán và ngăn chặn rủi ro. Cụ thể những lợi ích của việc lậpkế hoạch cho dự án mang lại đó là:
Xác định người chịu trách nhiệm chính.
Dự án luôn liên kết với mục tiêu đã đề ra.
Dự tính các chi phí, lịch trình và các vấn đề khác.
Xác định tài nguyên phục vụ dự án.
Đưa ra phương pháp ngăn chặn những rủi ro có thể xảy ra.
Để lên kế hoạch cho một dự án hiệu quả nhất, Fastdo xin giới thiệu đến bạn 5 mẹo giúp công việc này trở nên đơn giản hơn.
5.1 Đặt mục tiêu rõ ràng
Trong bản kế hoạch cần nêu được mục tiêu và cách thức hoàn thành mục tiêu đó một cách rõ ràng. Thêm nữa, các công việc chi tiết trong dự án cũng cần hướng tới việc thực hiện mục tiêu đã đề ra. Để hoàn thành công việc đúng mục tiêu, bạn cần bố trí nhân sự trong dự án một cách phù hợp nhất.
Đặt mục tiêu rõ ràng
>>> ĐỌC NGAY: Hướng dẫn 5 cách lắng nghe tích cực và lợi ích trong công việc
5.2 Có thời gian cụ thể cho từng mục tiêu
Trong một dự án, việc phân bổ thời gian sao cho hợp lý có vai trò vô cùng quan trọng. Bằng cách phân bổ thời gian cụ thể cho từng mục tiêu, bạn sẽ có thể theo dõi tiến độ dự án dễ dàng hơn và đảm bảo hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn.
Trong quá trình thực hiện dự án, việc xảy ra các rủi ro là điều không thể tránh. Vì vậy, bạn cần phải lập kế hoạch dự phòng cho dự án để giảm thiểu các rủi ro và tránh ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Mặc dù không thể dự đoán những gì sẽ xảy ra một cách chính xác nhưng việc lập kế hoạch dự phòng cũng giúp làm giảm tỷ lệ rủi ro thấp nhất có thể.
Theo dõi dự án thường xuyên sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tiến độ và các vấn đề phát sinh. Bên cạnh đó, cùng với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý dự án, bạn sẽ có thể đánh giá tổng quát tình hình triển khai và kết quả công việc để đưa ra cách giải quyết và phân bổ hiệu quả nguồn lực cho dự án.
Như bạn đã biết, việc lập kế hoạch dự án rõ ràng là điều cần thiết ngay trong giai đoạn đầu. Qua đó, bạn sẽ có cái nhìn trực quan và định hướng được nhiệm vụ cần thực hiện để đạt mục tiêu. Ngoài ra, nhằm đảm bảo quá trình thực thi dự án được diễn ra suôn sẻ hơn, bạn nên áp dụng các công cụ, phần mềm hỗ trợ như fOKRs. Fastdo cảm ơn bạn vì đã theo dõi bài viết!
Lập kế hoạch dự án là quá trình xác định mục tiêu, phân chia nhiệm vụ và quyết định các chiến lược, chính sách khi thực hiện dự án. Đặc biệt, bản kế hoạch dự án có vai trò quan trọng đối với nhà quản lý dự án. Nhiệm vụ của các bản kế hoạch dự án là giúp bạn giúp tiết kiệm thời gian trong xử lý thông tin, giải quyết tranh chấp liên quan đến nghĩa vụ và giúp xác định các chức năng khác nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
Quy trình lập kế hoạch chi tiết là gì?
Để có được bản kế hoạch hoàn hảo, bạn hãy áp dụng các bước lập kế hoạch dự án theo chi tiết sau đây: Xác định và gặp các bên liên quan; Xác định mục tiêu dự án; Xác định thời gian chuyển giao; Lên lộ trình (timeline) cho dự án; Lập kế hoạch hỗ trợ; Trình bày kế hoạch dự án.
Lợi ích từ việc lập kế hoạch cho dự án là gì?
Những lợi ích của việc lập kế hoạch cho dự án mang lại đó là: Xác định người chịu trách nhiệm chính; Dự án luôn liên kết với mục tiêu đã đề ra; Dự tính các chi phí, lịch trình và các vấn đề khác; Xác định tài nguyên phục vụ dự án; Đưa ra phương pháp ngăn chặn những rủi ro có thể xảy ra.
Xin chào! Tôi là Như Quân - Trưởng phòng Marketing của Fastdo. Chỉ có tại Blog của Fastdo.vn, mọi bài viết đều được hệ thống hoá bởi những thông tin mà Quân đã dành thời gian & nỗ lực hết mình để chắt lọc từ những nguồn đã kiểm chứng để mạng lại giá trị tối đa cho các độc giả. Hãy follow Fastdo, tôi đảm bảo bạn sẽ không còn bị bội thực thông tin trong thế giới rộng lớn này.
