KIẾN THỨC QUẢN TRỊ

Quy trình quản lý dự án và 6 phần mềm hỗ trợ quản lý dự án tốt

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
5/5 - (1 bình chọn)

Việc áp dụng một quy trình quản lý dự án hiệu quả sẽ giúp bạn và các thành viên nắm bắt được tổng quan công việc và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Do đó, bài viết dưới đây của Fastdo sẽ chỉ cho bạn 5 bước để quản lý dự án chuyên nghiệp cũng như biết về các phần mềm hỗ trợ tốt nhất hiện nay. Xem ngay nhé!

1. Quy trình quản lý dự án là gì?

Quy trình quản lý dự án là quá trình thực hiện các bước nhằm đưa dự án đến mục tiêu đã đặt ra. Người quản lý sẽ có nhiệm vụ trực quan hóa quy trình để giúp mọi người hình dung ra các công việc, công cụ liên quan trong suốt quá trình làm việc. Qua đó, thành viên và các bên liên quan sẽ hiểu được các nội dung của dự án và cùng nhau phối hợp, nỗ lực đưa dự án đến thành công.

quy trình quản lý dự án
Quy trình quản lý các dự án

Bạn có thể in quy trình quản lý ra trên một trang giấy khổ lớn để các thành viên của dự án có thể nhìn thấy và tuân thủ theo. Dưới đây là các bước trực quan hóa một quy trình quản lý cơ bản mà bạn có thể tham khảo:

quy trình quản lý dự án
Các bước trực quan hóa quy trình quản lý dự án
  • Vẽ chu trình của dự án đi theo timeline của dự án ở layer thứ nhất.
  • Mô tả các hoạt động của từng bước ở layer thứ 2.
  • Ở layer thứ 3 sẽ tạo bảng checklist để kiểm tra chất lượng.
  • Trình bày các công cụ để sử dụng xây dựng dự án ở layer thứ 4.

>>>> KHÁM PHÁ NGAY: Quản lý dự án công nghệ thông tin là gì? Phương pháp quản lý

2. 5 bước trong quy trình quản lý dự án chuyên nghiệp

Quy trình quản lý các dự án sẽ bao gồm 5 bước là: Thiết lập dự án (Khởi tạo dự án) => Lập kế hoạch dự án => Thực thi dự án => Kiểm soát dự án => Kết thúc dự án.

Dưới đây là nội dung chi tiết về 5 bước của quy trình:

2.1 Khởi tạo dự án

Khởi tạo dự án có hai hoạt động chính là xây dựng bản tuyên bố dự án và xác định những người liên quan. Nội dung của bản tuyên bố dự án sẽ thể hiện tổng quát: Mục tiêu dự án, các yếu tố tác động, quyền hạn, vai trò – trách nhiệm những vị trí quan trọng và các rủi ro… Còn xác định những người liên quan bao gồm việc nắm rõ vai trò và thu thập thông tin những người sẽ làm việc và hỗ trợ dự án.

quy trình quản lý dự án
Khởi tạo dự án

2.2 Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là một trong các bước quan trọng của một quy trình quản trị dự án. Một bản kế hoạch hoàn hảo sẽ đảm bảo được 4 yếu tố là sự tham dự của đầy đủ các bên (Bought-in), thể hiện trên tất cả 9 phương diện (Formal), được hội đồng xét duyệt kế hoạch (Approval) và có tính khả thi (Realistic).

quản lý dự án chuyên nghiệp
Lập kế hoạch

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: 6 bước lập kế hoạch dự án dễ dàng, chuyên nghiệp và hiệu quả

2.3 Thực thi dự án

Các công việc trong dự án cần được vạch ra rõ ràng trong bảng kế hoạch và thành viên phải thực hiện đúng theo quy trình. Tuy nhiên, trên thực tế thì việc triển khai và tư duy chiến lược có sự sai số tương đối. Vì vậy, bạn và các thành viên trong nhóm khi thực hiện nhiệm vụ cần linh hoạt, có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm nhất định để quy trình làm việc diễn ra được trơn tru.

quy trình quản lý dự án
Thực thi dự án

2.4 Kiểm tra, giám sát dự án

Để kiểm tra và giám sát dự án một cách hiệu quả, bạn cần phải đối chiếu giữa kế hoạch và thực tế. Nhờ đó, bạn sẽ kịp thời đưa ra các giải pháp nếu xảy ra vấn đề. Bạn cần tìm hiểu kỹ càng trước khi đưa ra các quyết định điều chỉnh vì việc thay đổi sẽ có thể ảnh hưởng đến tiến trình công việc hoặc nếu tệ hơn nữa là phải quay lại thiết lập kế hoạch dự án mới.

quy trình quản lý dự án
Giám sát tiến độ thực hiện dự án

2.5 Kết thúc dự án

Bước cuối cùng là hoàn thiện để chính thức đóng lại dự án. Quá trình kết thúc dự án cần phải được thực hiện bài bản và đầy đủ. Quá trình sẽ không theo trình tự và có thể sẽ phát sinh nhiều rắc rối như vấn đề liên quan đến pháp lý, trách nhiệm nhân sự…. Điều này đôi khi sẽ gây ảnh hưởng xấu đến tài chính, danh tiếng đến nhóm dự án và doanh nghiệp.

quy trình quản lý dự án gồm mấy giai đoạn
Kết thúc dự án

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: Agile là gì? Nguyên lý và đặc trưng của phương pháp?

3. Phần mềm hỗ trợ quản lý dự án

Ngày nay, các doanh nghiệp thường chọn phương pháp ứng dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý dự án để tối ưu hóa chất lượng, năng suất làm việc. Dưới đây là một số phần mềm hỗ trợ quản lý dự án chất lượng nhất hiện nay:

3.1 F-OKRs

F-OKRs là công cụ hỗ trợ quản lý mục tiêu cho cá nhân và tổ chức doanh nghiệp. Phần mềm này giúp bạn dễ dàng theo dõi sát tiến độ thực hiện công việc của các thành viên trong dự án. Bên cạnh đó, các dữ liệu được đồng bộ hóa nên việc tra cứu, truy xuất kết quả sẽ diễn ra nhanh hơn. Ngoài ra, F-OKRs còn có thể giúp bạn tạo và giao nhiệm vụ cho nhân viên qua hình thức liên kết chéo.

quy trình quản lý dự án phần mềm
Phần mềm quản trị F-OKRs

Bạn có thể truy cập vào F-OKRs để xem chi tiết các tính năng của phần mềm.

3.2 Basecamp

Bên cạnh phần mềm F-OKRs, Basecamp cũng là một phần mềm cung cấp nhiều tính năng nổi trội và được thiết kế giúp bạn tăng khả năng cộng tác làm việc. Một tính năng đặt biệt của Basecamp là mỗi ngày phần mềm sẽ gửi đến email của bạn một bản tóm tắt sơ bộ những công việc dự án đang chạy để dễ dàng follow hơn.

quy trình quản lý dự án
Phần mềm Basecamp

>>>> XEM NGAY: Chứng chỉ PMP là gì? Các thông tin cần thiết về kỳ thi PMP

3.3 Trello

Trello là một công cụ Kanban trực tuyến dùng để trình bày toàn bộ dự án trên màn hình đơn. Một tính năng nổi trội của Trello là cho phép bạn tạo ra các thẻ (card) và di chuyển sang một vị trí khác trong cùng một bảng (board). Ngoài ra, các thành viên ngoài dự án cũng có thể truy cập và theo dõi tiến độ của dự án.

quy trình quản lý dự án
Phần mềm Trello

3.4 Jira

Jira là phần mềm nổi tiếng hỗ trợ quản lý dự án theo nguyên tắc Agile. Khi sử dụng phần mềm này, bạn có thể tạo và tùy chỉnh theo bảng Scrum hoặc bảng Kanban. Phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp này còn có tính năng tích hợp với nhiều phần mềm khác thông qua kết nối APIs nên sẽ mang lại cho bạn trải nghiệm sử dụng tiện lợi hơn.

quy trình quản lý dự án phần mềm
Phần mềm Jira

3.5 Asana

Phần mềm Asana cung cấp các tính năng tạo một công việc (task), dự án (project), cuộc thảo luận (conversation)… giúp bạn quản lý và theo dõi công việc dễ dàng hơn. Hơn thế nữa, Asana còn cho phép bạn có thể cài đặt theo dõi những thông tin quan trọng của từng cá nhân.

quy trình quản lý dự án
Phần mềm Asana

3.6 Microsoft Project

Phần mềm quản lý Microsoft Project thuộc hệ sinh thái của Microsoft, tích hợp các tính năng hỗ trợ hợp lý hóa việc quản lý dự án, tài nguyên và danh mục đầu tư. Phần mềm này có khả năng xử lý tất cả các tác vụ trong dự án bằng nhiều module khác nhau như lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ, quản lý danh mục đầu tư và quản lý tài chính.

quy trình quản lý dự án phần mềm
Microsoft Project

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA:

Trên đây là những thông tin cụ thể về quy trình quản lý dự án và các phần mềm hỗ trợ quản lý dự án mà Fastdo muốn dưới thiệu đến bạn. Hy vọng qua bài viết trên bạn sẽ thu thập được những thông tin hữu ích giúp cải thiện quy trình quản lý. Bên cạnh đó, như đã giới thiệu ở trên về phần mềm F-OKRs, nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu thêm thì hãy liên hệ ngay cho chúng tôi nhé!

Thông tin liên hệ:

Bài Viết Liên Quan