Quy trình quản lý dự án và 6 phần mềm hỗ trợ quản lý dự án tốt

Việc áp dụng một quy trình quản lý dự án hiệu quả sẽ giúp bạn và các thành viên nắm bắt được tổng quan công việc và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Do đó, bài viết dưới đây của Fastdo sẽ chỉ cho bạn 5 bước để quản lý dự án chuyên nghiệp cũng như biết về các phần mềm hỗ trợ tốt nhất hiện nay. Xem ngay nhé!

>>> ĐỌC THÊM:

• Phần mềm Base là gì? Đánh giá nền tảng Base có tốt không?
• Jira là gì? Tính năng và cách sử dụng phần mềm Jira từ a đến z
• Chi phí quản lý dự án là gì? 8 cách tiết kiệm chi phí hiệu quả 2022
• Văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số: Rào cản và giải pháp

1. Quy trình quản lý dự án là gì?

Quy trình quản lý dự án là quá trình thực hiện các bước nhằm đưa dự án đến mục tiêu đã đặt ra. Người quản lý sẽ có nhiệm vụ trực quan hóa quy trình để giúp mọi người hình dung ra các công việc, công cụ liên quan trong suốt quá trình làm việc. Qua đó, thành viên và các bên liên quan sẽ hiểu được các nội dung của dự án và cùng nhau phối hợp, nỗ lực đưa dự án đến thành công.

Bạn có thể in quy trình quản lý ra trên một trang giấy khổ lớn để các thành viên của dự án có thể nhìn thấy và tuân thủ theo. Dưới đây là các bước trực quan hóa một quy trình quản lý cơ bản mà bạn có thể tham khảo:

• Vẽ chu trình của dự án đi theo timeline của dự án ở layer thứ nhất.
• Mô tả các hoạt động của từng bước ở layer thứ 2.
• Ở layer thứ 3 sẽ tạo bảng checklist để kiểm tra chất lượng.
• Trình bày các công cụ để sử dụng xây dựng dự án ở layer thứ 4.

>>> Bí quyết quản lý dự án hiệu quả: Review phần mềm fWork | 7 Ưu điểm giúp bạn quản trị kế hoạch hiệu quả

2. 5 bước trong quy trình quản lý dự án chuyên nghiệp

Quy trình quản lý các dự án sẽ bao gồm 5 bước là: Thiết lập dự án (Khởi tạo dự án) => Lập kế hoạch dự án => Thực thi dự án => Kiểm soát dự án => Kết thúc dự án.

Dưới đây là nội dung chi tiết về 5 bước của quy trình:

2.1 Khởi tạo dự án

Khởi tạo dự án có hai hoạt động chính là xây dựng bản tuyên bố dự án và xác định những người liên quan. Nội dung của bản tuyên bố dự án sẽ thể hiện tổng quát: Mục tiêu dự án, các yếu tố tác động, quyền hạn, vai trò – trách nhiệm những vị trí quan trọng và các rủi ro… Còn xác định những người liên quan bao gồm việc nắm rõ vai trò và thu thập thông tin những người sẽ làm việc và hỗ trợ dự án.

>>> ĐỌC THÊM: Cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả cho Doanh nghiệp

2.2 Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là một trong các bước quan trọng của một quy trình quản trị dự án. Một bản kế hoạch hoàn hảo sẽ đảm bảo được 4 yếu tố là sự tham dự của đầy đủ các bên (Bought-in), thể hiện trên tất cả 9 phương diện (Formal), được hội đồng xét duyệt kế hoạch (Approval) và có tính khả thi (Realistic).

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: 6 bước lập kế hoạch dự án dễ dàng, chuyên nghiệp và hiệu quả

2.3 Thực thi dự án

Các công việc trong dự án cần được vạch ra rõ ràng trong bảng kế hoạch và thành viên phải thực hiện đúng theo quy trình. Tuy nhiên, trên thực tế thì việc triển khai và tư duy chiến lược có sự sai số tương đối. Vì vậy, bạn và các thành viên trong nhóm khi thực hiện nhiệm vụ cần linh hoạt, có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm nhất định để quy trình làm việc diễn ra được trơn tru.

>>> ĐỌC THÊM: 4 Chức năng quản trị và các gợi ý giúp thực hiện hiệu quả

2.4 Kiểm tra, giám sát dự án

Để kiểm tra và giám sát dự án một cách hiệu quả, bạn cần phải đối chiếu giữa kế hoạch và thực tế. Nhờ đó, bạn sẽ kịp thời đưa ra các giải pháp nếu xảy ra vấn đề. Bạn cần tìm hiểu kỹ càng trước khi đưa ra các quyết định điều chỉnh vì việc thay đổi sẽ có thể ảnh hưởng đến tiến trình công việc hoặc nếu tệ hơn nữa là phải quay lại thiết lập kế hoạch dự án mới.

>>>> KHÁM PHÁ NGAY: Quản lý dự án công nghệ thông tin là gì? Phương pháp quản lý hiệu quả

2.5 Kết thúc dự án

Bước cuối cùng là hoàn thiện để chính thức đóng lại dự án. Quá trình kết thúc dự án cần phải được thực hiện bài bản và đầy đủ. Quá trình sẽ không theo trình tự và có thể sẽ phát sinh nhiều rắc rối như vấn đề liên quan đến pháp lý, trách nhiệm nhân sự…. Điều này đôi khi sẽ gây ảnh hưởng xấu đến tài chính, danh tiếng đến nhóm dự án và doanh nghiệp.

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: Agile là gì? Nguyên lý và đặc trưng của phương pháp?

3. Phần mềm hỗ trợ quản lý dự án

Ngày nay, các doanh nghiệp thường chọn phương pháp ứng dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý dự án để tối ưu hóa chất lượng, năng suất làm việc. Dưới đây là một số phần mềm hỗ trợ quản lý dự án chất lượng nhất hiện nay:

3.1 Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch toàn diện (fWork) của Fastdo

Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch toàn diện (fWork) của Fastdo được thiết kế nhằm mục đích tối giản hóa mọi quy trình quản trị kế hoạch, dự án và công việc của đội/ nhóm. Mọi thao tác, diễn biến về kế hoạch công việc sẽ dễ dàng được theo dõi, kiểm soát trên cùng một không gian. Với fWork, bạn có thể dễ dàng bám sát và kiểm soát kế hoạch từ những ngày đầu đến khi hoàn thành.

fWork – Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch giúp Doanh nghiệp quản trị dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi tiết và báo cáo trực quan về kế hoạch. Click để nhận ngay BẢN DEMO HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ các tính năng của phần mềm:

Đăng ký nhận Bản Demo phần mềm fWork

Phần mềm quản trị kế hoạch toàn diện fWork sẽ giúp đội/ nhóm thiết lập và quản trị các kế hoạch một cách mạnh mẽ với những tính năng nổi bật. Cụ thể, bộ giải pháp phần mềm fWork sẽ giúp bạn:

• Kết nối mọi nhiệm vụ, công việc của đội/ nhóm vào một không gian chung.

Các phòng/ ban, đội nhóm có thể tạo và thiết lập các kế hoạch, nhóm công việc, công việc và quản trị chúng chỉ với vài thao tác đơn giản. Ngoài ra, bộ giải pháp phần mềm fWork còn hỗ trợ người dùng trong việc thêm các cá nhân/ phòng ban có liên quan đến kế hoạch, dự án vào một không gian làm việc chung, nơi mọi người có thể thảo luận và theo dõi về tiến độ kế hoạch.

Bên cạnh đó, phần mềm còn cá nhân hóa không gian làm việc riêng cho từng người dùng. Tại đây, từng nhân sự sẽ được tập trung chỉ những công việc liên quan đến mình mà không bị lan man bởi các công việc của những thành viên khác.

• Tập trung sức mạnh cho các công việc quan trọng.

Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch toàn diện (fWork) của Fastdo hỗ trợ xác lập công việc theo Trạng thái công việc và Mức độ ưu tiên. Từ đó, nhân sự sẽ nhận thức và dễ dàng tập trung cho những công việc quán trọng hơn.

Bên cạnh đó, phần mềm cho phép người dùng gán Nhãn các công việc để phân loại nhóm công việc đa dạng theo nhu cầu của người sử dụng. Không những thế, phần mềm còn thiết lập khung thành tựu để đo lường tiến độ hoàn thành kế hoạch.

• Trực quan hóa danh sách công việc.

Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch toàn diện fWork cung cấp cho người dùng 3 chế độ biểu diễn công việc, cá nhân hóa theo từng nhu cầu của từng nhân sự: Chế độ Gantt, chế độ Bảng, chế độ Danh sách.

• Lập báo cáo tự động và thống kê tiến độ công việc.

Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch fWork tập trung thống kê công việc theo các yếu tố: Số công việc đúng/ trễ hạn, số công việc hoàn thành/ chưa hoàn thành, số nhóm công việc hoàn thành/ chưa hoàn thành, tỷ lệ hoàn thành của mỗi thành viên.

• Liên kết với OKRs và Todolist của nhân sự

Các kế hoạch khi tạo có thể liên kết với các OKRs trong phần mềm fOKRs, giúp nhân sự hình dung cụ thể hơn về lộ trình thực hiện OKRs trong thời gian sắp tới. Bên cạnh đó, các công việc và công việc phụ có thể liên kết với Todolist, giúp người dùng nắm được những gì cần làm trong ngày để có thể thực hiện được kế hoạch.

Đặc biệt hơn, khi sử dụng bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch (fWork) của Fastdo, người dùng sẽ nhận được:

• Tổ chức miễn phí buổi đào tạo hướng dẫn, hỗ trợ cài đặt hệ thống phần mềm cho Doanh nghiệp sau 01 ngày kể từ ngày Fastdo kích hoạt dịch vụ.
• Chính sách giá theo số lượng users, Chương trình khuyến mại giảm giá 15 % khi mua gói 6 tháng và 30% khi mua gói 12 tháng.
• Miễn phí hỗ trợ trong suốt quá trình sử dụng (Không phát sinh chi phí khởi tạo).

Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO

• Địa chỉ: 
  
  • Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
  • Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
• Điện thoại: 0905 852 933
• Email: support@fastdo.vn
• Website: https://fastdo.vn/

>>> XEM NGAY: 5 phần mềm quản lý thu chi miễn phí và tốt nhất cho doanh nghiệp

3.2 Basecamp

Bên cạnh phần mềm fWork và fTodolist, Basecamp cũng là một phần mềm cung cấp nhiều tính năng nổi trội và được thiết kế giúp bạn tăng khả năng cộng tác làm việc. Một tính năng đặt biệt của Basecamp là mỗi ngày phần mềm sẽ gửi đến email của bạn một bản tóm tắt sơ bộ những công việc dự án đang chạy để dễ dàng follow hơn.

>>>> XEM NGAY: Chứng chỉ PMP là gì? Các thông tin cần thiết về kỳ thi PMP

3.3 Trello

Trello là một công cụ Kanban trực tuyến dùng để trình bày toàn bộ dự án trên màn hình đơn. Một tính năng nổi trội của Trello là cho phép bạn tạo ra các thẻ (card) và di chuyển sang một vị trí khác trong cùng một bảng (board). Ngoài ra, các thành viên ngoài dự án cũng có thể truy cập và theo dõi tiến độ của dự án.

>>> ĐỌC NGAY: 4 Cách tính thời gian hoàn vốn cụ thể và các lưu ý khi áp dụng

3.4 Jira

Jira là phần mềm nổi tiếng hỗ trợ quản lý dự án theo nguyên tắc Agile. Khi sử dụng phần mềm này, bạn có thể tạo và tùy chỉnh theo bảng Scrum hoặc bảng Kanban. Phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp này còn có tính năng tích hợp với nhiều phần mềm khác thông qua kết nối APIs nên sẽ mang lại cho bạn trải nghiệm sử dụng tiện lợi hơn.

>>> ĐỌC NGAY: Review phần mềm quản lý tài sản Misa và cách sử dụng

3.5 Asana

Phần mềm Asana cung cấp các tính năng tạo một công việc (task), dự án (project), cuộc thảo luận (conversation)… giúp bạn quản lý và theo dõi công việc dễ dàng hơn. Hơn thế nữa, Asana còn cho phép bạn có thể cài đặt theo dõi những thông tin quan trọng của từng cá nhân.

>>> TÌM HIỂU NGAY: Asana là gì? Cách sử dụng phần mềm Asana quản lý công việc

3.6 Microsoft Project

Phần mềm quản lý Microsoft Project thuộc hệ sinh thái của Microsoft, tích hợp các tính năng hỗ trợ hợp lý hóa việc quản lý dự án, tài nguyên và danh mục đầu tư. Phần mềm này có khả năng xử lý tất cả các tác vụ trong dự án bằng nhiều module khác nhau như lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ, quản lý danh mục đầu tư và quản lý tài chính.

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA:

• 13 kỹ năng quản lý dự án giúp bạn thành công trong công việc
• 4 hình thức quản lý dự án phổ biến nhất nhất hiện nay
• Phần mềm Microsoft Teams là gì? Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams
• TOP 10 phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tốt nhất hiện nay

Trên đây là những thông tin cụ thể về quy trình quản lý dự án và các phần mềm hỗ trợ quản lý dự án mà Fastdo muốn dưới thiệu đến bạn. Hy vọng qua bài viết trên bạn sẽ thu thập được những thông tin hữu ích giúp cải thiện quy trình quản lý.