Kỹ năng quản lý dự án là một trong những yếu tố quan trọng để tạo nên một người quản lý xuất sắc. Qua bài viết dưới đây, Fastdo sẽ chia sẻ đến bạn 13 kỹ năng cần thiết trong việc quản lý dự án mà bất cứ người lãnh đạo nào cũng cần phải có. Cùng tìm hiểu ngay nhé!
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ:
- 10 Cách để có giọng nói hay thuyết phục người nghe
- 5 lưu ý để xây dựng thương hiệu tuyển dụng hiệu quả
- Agenda là gì? Những điều cần biết khi xây dựng Agenda
1. Khả năng lãnh đạo
Kỹ năng lãnh đạo có vai trò rất quan trọng đối với người quản lý và là yếu tố quyết định đến hiệu quả cũng như tiến độ làm việc của nhân viên. Nhiều người vẫn còn suy nghĩ sai lầm rằng khả năng lãnh đạo là năng lực bẩm sinh. Tuy nhiên, nếu bạn chịu khó học hỏi, cố gắng và luôn không ngừng nỗ lực thì việc trở thành một nhà lãnh đạo tài ba sẽ là điều hoàn toàn có thể.
>>>> KHÁM PHÁ: 4 hình thức quản lý dự án phổ biến nhất nhất hiện nay
2. Giao tiếp và đàm phán
Giao tiếp và đàm phán là một trong những kỹ năng quản lý quyết định đến 70-80% sự thành công của dự án. Kỹ năng giao tiếp giúp các bên liên quan trong dự án kết nối và hiểu định hướng kế hoạch theo đúng như những gì đã đề ra. Ngoài ra, bạn sẽ không thể trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả nếu không thể nói rõ nhân viên của mình cần phải làm gì.
Ngoài ra, đàm phán là kỹ năng luôn đi đôi với giao tiếp. Đàm phán có vai trò quan trọng trong quá trình trao đổi, thương lượng với khách hàng, nhà đầu tư… Việc đàm phán thành công sẽ đồng thời mang lại lợi ích tốt nhất cho khách hàng cũng như các bên liên quan và nhân viên của bạn.
>>> ĐỌC NGAY: Kỹ năng giao tiếp là gì? 12 bí quyết giúp bạn giao tiếp hiệu quả
3. Kỹ năng lập lịch trình quản lý dự án
Muốn công việc có thể hoàn thành đúng thời hạn được đặt ra thì người quản lý dự án cần phải lập ra một lịch trình làm việc khoa học, hợp lý. Bên cạnh đó, việc lập lịch trình hiệu quả sẽ giúp bạn xác định những công việc nào nên ưu tiên hoặc việc chưa cần làm ngay. Nhờ đó, năng suất và hiệu quả làm việc của bạn sẽ được nâng cao.
>>> ĐỌC THÊM: Kỹ năng cứng là gì? 8 Kỹ năng cứng quan trọng cần rèn luyện
4. Kỹ năng quản lý chi phí
Các công việc đầu tiên khi bắt tay vào thực hiện dự án là phải hoạch định các phương án, đề ra chỉ tiêu, phân bổ nguồn lực… Từ đó, bạn sẽ lập ra được bảng chi phí mà dự án cần có để duy trì. Tuy nhiên, ngân sách nhiều hay ít không quan trọng bằng việc chi tiêu sao cho phù hợp. Vì vậy, bạn cũng cần có kế hoạch chi tiêu hợp lý để không vượt quá ngân sách cho phép.
>>> ĐỌC TIẾP: Kỹ năng mềm là gì? 12 kỹ năng quan trọng cho sự thành công
5. Kỹ năng quản trị rủi ro
Người quản lý giỏi là một người phải có tầm nhìn xa trông rộng, lường trước được mọi trường hợp xảy ra trong quá trình thực hiện dự án. Bên cạnh đó, người quản lý cũng cần lập ra những kế hoạch dự phòng cho những rủi ro có thể xảy ra cho dự án để có thể kịp thời kiểm soát tình hình.
>>> ĐỌC NGAY: Kỹ năng sống là gì? 11 Kỹ năng sống quan trọng cần có để thành công
6. Khả năng quản lý nhiệm vụ, phân công công việc
Quản lý nhiệm vụ là một trong những kỹ năng quản lý dự án vô cùng quan trọng. Việc hoạch định các nhiệm vụ cần theo thứ tự nhất định để đảm bào đúng timeline dự án. Hơn nữa, người quản lý dự án nên sử dụng các công cụ để phân công công việc sao cho phù hợp với khả năng của mỗi người trong nhóm và kiểm soát tiến trình thực hiện.
>>> XEM NGAY: Tư duy thiết kế là gì? Bước đột phá tạo ra những giá trị mới
7. Kỹ năng quản lý thời gian
Người đứng đầu cần kiểm soát tốt thời gian và tiến độ làm việc của mỗi người trong nhóm để có thể đáp ứng deadline dự án. Bạn phải xác định công việc nào nên làm trước, nhiệm vụ gì quan trọng và ít quan trọng hơn rồi từ đó hoạch định thời gian rõ ràng cho từng đầu việc.
>>> ĐỌC THÊM: 4 Chức năng quản trị và các gợi ý giúp thực hiện hiệu quả
8. Thành lập đội ngũ nhân sự
Dự án có thành công hay không không chỉ phụ thuộc vào người quản lý mà còn cả đội ngũ thực hiện. Vì vậy, sau khi nhận dự án thì việc đầu tiên mà người quản lý cần phải làm là xây dựng đội ngũ phù hợp với các yêu đã đặt ra và định hình văn hóa, phong cách làm việc.
>>> ĐỌC NGAY: Bức tranh tương lai của quy trình chăm sóc khách hàng
9. Tư duy phản biện
Tư duy phản biện là kỹ năng mà mọi nhà quản lý cũng như nhân viên, cá nhân trong dự án cần phải có. Việc có tư duy phản biện sẽ giúp nâng cao chất lượng công việc nhưng đôi khi sẽ gây mất đoàn kết trong tập thể. Vì vậy, một người quản lý giỏi cần phải biết cách dung hòa cái “tôi” của mình cũng như là quan điểm của các cá nhân trong nhóm.
>>> ĐỌC NGAY: Năng lực công tác là gì? Cách đánh giá chi tiết nhất
10. Hiểu rõ về doanh nghiệp
Bạn phải tìm hiểu rõ mục tiêu, cơ cấu, động cơ, văn hóa và chuẩn mực của doanh nghiệp để từ đó áp dụng vào các hoạt động của dự án. Theo đó, kết quả dự án sẽ đáp ứng được mong muốn của doanh nghiệp. Việc chủ động trao đổi, cập nhật liên tục về yêu cầu của doanh nghiệp sẽ giúp bạn tránh lãng phí về thời gian và là tiền đề để tạo nên sự thành công của dự án.
>>> ĐỌC THÊM: Cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả cho Doanh nghiệp
11. Tự tin và cam kết
Bạn quan tâm đến các bộ biểu mẫu OKRs bao gồm: quy trình áp dụng vào Doanh nghiệp, form check-in OKRs, timeline áp dụng OKRs,… Nhận bộ biểu mẫu OKRs miễn phí ngay bên dưới.
Một người lãnh đạo giỏi là người đem lại cảm giác an toàn, vững chắc cho nhân viên và khách hàng. Điều đó sẽ thể hiện qua việc người đứng đầu có tự tin và quyết đoán hay không. Trong tất cả các trường hợp kể cả xấu nhất, người đứng đầu phải luôn bình tĩnh, giữ cái đầu lạnh để có thể giải quyết vấn đề một cách rõ ràng và hiệu quả.
>>> ĐỌC NGAY: 4 Cách tính thời gian hoàn vốn cụ thể và các lưu ý khi áp dụng
12. Khả năng thích ứng
Khả năng thích ứng tốt sẽ chứng tỏ được bạn là người có khả năng nắm bắt tình hình, dự đoán được nhiều yếu tố có thể xảy ra, lường trước được hậu quả. Không những thế, việc luôn giữ bình tĩnh trước mọi trở ngại, đưa ra các quyết định dứt khoát để giải quyết những vấn đề phát sinh sẽ thể hiện rõ khả năng quản lý dự án xuất sắc của người đứng đầu.
>>> XEM THÊM: 18 cách công nhận ý tưởng đóng góp cho công ty của nhân viên
13. Sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý dự án
Việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý dự án là một cách thiết thực giúp bạn nâng cao hiệu quả công việc. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều ứng dụng hỗ trợ với nhiều ưu điểm nổi trội. Bạn nên xem xét kỹ để lựa chọn phần mềm phù hợp.
Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch fWork của Fastdo là giải pháp nhằm tối giản hóa quá trình quản trị kế hoạch và công việc của đội nhóm. Phần mềm cho phép bạn trao đổi trực tiếp về công việc, quản lý tiến độ kế hoạch trực quan với 3 chế độ: Danh sách, Board, Gantt. Ngoài ra, fWork còn cho phép người dùng lưu trữ tài nguyên, chia nhỏ các công việc để quản trị đơn giản hơn.
fWork – Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch giúp Doanh nghiệp quản trị dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi tiết và báo cáo trực quan về kế hoạch. Click để nhận ngay BẢN DEMO HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ các tính năng của phần mềm:
Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO
- Địa chỉ:
- Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
- Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
- Điện thoại: 0905 852 933
- Email: support@fastdo.vn
- Website: https://fastdo.vn/
>>> XEM NGAY: Hướng dẫn 5 cách lắng nghe tích cực và lợi ích trong công việc
14. Kinh nghiệm quản lý dự án tốt
Việc thường xuyên học tập, trau dồi kiến thức, kinh nghiệm của những người đi trước sẽ giúp bạn rút ngắn thời gian làm việc và tránh những sai lầm không đáng có trong những dự án mới. Sau đây, Fastdo sẽ chia sẻ một số bí quyết nâng cao kinh nghiệm quản lý dự án:
- Chuẩn bị các tài liệu liên quan đến lĩnh vực dự án để tiết kiệm nhiều thời gian và hình dung được bản thân cần làm gì.
- Lập danh sách những việc cần làm để có thể hoạch định thời gian phù hợp.
- Phân công rõ nhiệm vụ phù hợp với khả năng của từng cá nhân trong dự án.
- Hoạch định kế hoạch, phương án tổ chức giúp hỗ trợ giải quyết các rủi ro xảy ra sau này.
- Nắm bắt được tình hình trong nhóm để kịp thời giải quyết xung đột nội bộ hay truyền thêm động lực cho nhân viên.
- Sử dụng các ứng dụng hỗ trợ quản lý dự án một cách thành thạo.
- Thường xuyên giữ liên lạc với các thành viên trong nhóm bằng cách lập group chat, mở cuộc họp định kỳ hoặc trao đổi trực tiếp.
- Thường xuyên học tập, trau dồi kiến thức mới về các kinh nghiệm quản lý dự án để bản thân không lạc hậu và theo kịp xu hướng mới.
>>>> KHÁM PHÁ:
- Kanban là gì? Phương pháp Kanban trong quản lý dự án
- Quy trình quản lý dự án và 6 phần mềm hỗ trợ quản lý dự án tốt
- Quản lý thông tin khách hàng và những lưu ý quan trọng
- Dự án là gì? Nắm cơ bản về đặc trưng, phân loại của 1 dự án
- Quản lý dự án xây dựng là gì? Vai trò và phương pháp quản lý
Trên đây là những thông tin về kỹ năng quản lý dự án quan trọng nhất đối với người đứng đầu. Mong rằng những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn có thể trở thành một nhà quản lý dự án tài giỏi. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về việc lựa chọn các phần mềm quản lý, thì hãy liên hệ qua Hotline 0974 998 968 để được Fastdo tư vấn tận tình nhé!
