Flowchart (Lưu đồ) là một trong những công cụ hữu ích của mỗi doanh nghiệp, giúp bạn trình bày vấn đề kế hoạch một cách trực quan, rõ ràng và dễ hiểu. Hãy cùng Fastdo tìm hiểu cụ thể flowchart là gì và 4 bước xây dựng lưu đồ hiệu quả thông qua bài viết sau đây nhé!
1. Tổng quan về Flowchart
Trước tiên, Fastdo sẽ giới thiệu đến bạn các flowchart là gì:
1.1 Flowchart là gì?
Flowchart hay sơ đồ, lưu đồ là một công cụ sử dụng để biểu thị một chuỗi các hành động nối tiếp nhau theo thứ tự nhất định của một kế hoạch hay quy trình nào đó. Thông qua flowchart, các quy trình trở nên trực quan, đơn giản và dễ hiểu hơn.
Loại biểu đồ này sử dụng mũi tên để chỉ dẫn bước tiếp theo trong một quy trình nào đó. Nó dùng để mô tả các quy trình khác nhau như Quy trình dự án, quy trình sản xuất sản phẩm nào đó.
Trong doanh nghiệp, flowchart thường được sử dụng vào 2 mục đích chính như sau:
- Mô tả quy trình như: Quy trình sản xuất, Quy trình bán hàng, Quy trình phê duyệt tài liệu.
- Mô tả kế hoạch như Kế hoạch dự án.
Các dạng flowchart phổ biến gồm:
- Sơ đồ vĩ mô
- Sơ đồ chi tiết
- Sơ đồ nhiều cấp
- Sơ đồ bổ dọc từ trên xuống
>>> ĐỌC THÊM: SOP là gì? Hướng dẫn xây dựng SOP với 8 bước chi tiết
1.2 Lịch sử ra đời của Flowchart
Flowchart (Lưu đồ) có lịch sử lâu đời và được ứng dụng trong nhiều doanh nghiệp hiện nay. Sau đây, Fastdo sẽ giới thiệu đến bạn các cột mốc quan trọng trong lịch sử ra đời của flowchartL
- Năm 1921: Flowchart được 2 kỹ sư Frank và Lillian Gilbreth giới thiệu chính thức tới Hiệp hội kỹ sư Hoa Kỳ (ASME).
- Năm 1930: Allan H. Morgensen sử dụng lưu đồ để chia sẻ về cách quản lý công việc hiệu quả với những cộng sự của ông tại các hội nghị,
- Năm 1940: Art Spinanger và Ben S. Graham đã giúp flowchart phổ biến rộng rãi hơn bằng cách áp dụng vào tổ chức của mình và giới thiệu đến các tập đoàn lớn khác. Cuối năm 1940, Herman Goldstine và John Van Neumann sử dụng lưu đồ để phát triển các chương trình máy tính.
- Năm 1947: ASME (The American Society of Mechanical Engineers – Hiệp hội kỹ sư cơ khí Hoa Kỳ) đã phát triển một hệ thống ký hiệu cho lưu đồ quy trình, bắt nguồn từ tác phẩm gốc của Gilbreths.
Từ đó đến nay, flowchart trở nên phổ biến đối với các loại thuật toán máy tính và được chuẩn hóa để ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác.
1.3 Flowchart ứng dụng trong những trường hợp nào?
Flowchart là công cụ có thể ứng dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Doanh nghiệp có thể áp dụng lưu đồ cho các mục đích sau:
- Ghi lại cách thức thực hiện một quá trình nào đó.
- Đào tạo cho người khác về một quy trình mới.
- Tiến hành nghiên cứu cải tiến một quá trình.
- Khi lập kế hoạch cho một dự án.
- Khi thuyết trình hay báo cáo về cách thực hiện một quá trình.
1.4 Lợi ích của việc sử dụng flowchart trong tổ chức
Flowchart đem lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp khi sử dụng. Nó chính là công cụ quản lý chất lượng cơ bản giúp trực quan hóa các quy trình nghiệp vụ của công ty. Sau đây là 3 lợi ích nổi bật của việc sử dụng flowchart trong doanh nghiệp như sau:
- Lưu đồ là hệ thống tài liệu trực quan giúp nhân viên dễ dàng nắm bắt được cách thực hiện của các quy trình. Khi nhìn vào flowchart, bất cứ nhân viên mới hay cũ cũng đều hiểu mỗi quy trình gồm bao nhiêu bước, các công cụ cần thiết là gì, ai là người hỗ trợ ở từng giai đoạn và cách thức triển khai như thế nào.
- Theo flowchart, mỗi quy trình đều có đầu vào và đầu ra rõ ràng. Do đó, khi nhìn vào một quy trình được biểu diễn bởi flowchart, bạn có thể đánh giá sơ bộ chất lượng của sản phẩm đầu ra.
- Khi tiến hành hoạt động cải tiến quy trình, flowchart chính là công cụ tham khảo hữu hiệu để bạn tái thiết kế quy trình. Khi đánh giá lại từng bước của quy trình theo flowchart, bạn sẽ nhận ra những công đoạn nào không phù hợp, cần loại bỏ nhằm đảm bảo tính hiệu quả cho quy trình.
2. Các loại Flowchart phổ biến được sử dụng trong Doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có rất nhiều quy trình khác nhau tùy vào hoạt động đặc thù của từng công ty. Tùy vào đặc điểm của từng quy trình, bạn có thể lựa chọn các loại flowchart khác nhau. Theo luật sư Mark A. Fryman viết trong cuốn sách “Cải tiến quy trình và chất lượng” xuất bản năm 2002, có 5 loại flowchart cơ bản trong mỗi tổ chức bao gồm:
- Cây quyết định
Đây là một biểu đồ dạng cây, trình bày các quyết định kèm theo từng kết quả có thể xảy ra. Loại biểu đồ này được sử dụng để xây dựng một kế hoạch cụ thể nhằm thực hiện hóa các mục tiêu. Ngoài ra, nó cũng thích hợp để dự đoán kết quả của các quyết định theo từng tình huống cụ thể.
- Lưu đồ logic
Lưu đồ logic đưa ra đầy đủ các bước của một quy trình nhằm đánh giá các rủi ro và cơ hội. Loại lưu đồ này được tạo ra để xác định các sai sót, trở ngại hoặc hạn chế trong quy trình hiện tại có thể dẫn đến trục trặc hoặc sự cố.
- Lưu đồ hệ thống
Lưu đồ chức năng thể hiện cách thức dữ liệu đi qua một hệ thống. Đây là loại lưu đồ thường được Doanh nghiệp áp dụng trong các quy trình liên quan đến nghiệp vụ kế toán.
- Lưu đồ sản phẩm
Lưu đồ sản phẩm thể hiện trình tự các bước tạo ra một sản phẩm như thiết kế, sản xuất, kiểm tra chất lượng tới thành phẩm nhập kho. Loại lưu đồ này là công cụ hỗ trợ hữu ích khi bạn muốn giới thiệu sản phẩm mới nghiên cứu tới khách hàng hoặc muốn tối ưu hóa quy trình sản xuất của mình.
- Lưu đồ quy trình
Lưu đồ quy trình thể hiện các bước triển khai của một quá trình, bao gồm đầu vào yêu cầu và đầu ra mong đợi. Trong mỗi doanh nghiệp, các quá trình đều được thiết lập thành các quy trình dạng lưu đồ để dễ dàng trong việc thực thi và kiểm tra tuân thủ.
>>> ĐỌC NGAY: Sơ đồ Gantt là gì? Cách vẽ sơ đồ Gantt trong quản lý dự án
3. 3 nguyên tắc quan trọng cần nắm khi xây dựng flowchart
Để xây dựng một flowchart rõ ràng, đầy đủ và dễ hiểu, bạn cần nắm được các nguyên tắc cần thiết trong việc thiết kế xây dựng lưu đồ. Dưới đây là 3 nguyên tắc quan trọng mà bạn cần nắm bắt khi xây dựng flowchart.
3.1 Đảm bảo tính nhất quán về các thành phần
Tính nhất quán về các thành phần chính là yêu cầu đầu tiên khi xây dựng flowchart. Theo đó, khi xây dựng flowchart, bạn cần phải đảm bảo tính thống nhất giữa các hình khối biểu tượng, các mũi tên chỉ dẫn cũng như nội dung văn bản trong các hình khối.
Một số quy định chung về các hình khối trong flowchart mà bạn có thể tham khảo:
- Hình elip: Biểu thị điểm bắt đầu và điểm kết thúc của một quy trình.
- Hình chữ nhật: Biểu thị các bước hay hành động cần triển khai trong quy trình.
- Hình thoi: Dùng khi có quyết định cần được phê duyệt trước khi đến bước tiếp theo.
- Đường dẫn và các mũi tên: Dùng để chỉ hướng đi của các bước.
Trong khi xây dựng lưu đồ, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc của các hình khối có cùng ý nghĩa với nhau và các mũi tên chỉ dẫn trong lưu đồ. Điều này sẽ giúp flowchart trở nên bắt mắt và sinh động hơn.
3.2 Sắp xếp và trình bày các dữ liệu đảm bảo tính logic và khoa học
Sau khi xác định được các bước cần thiết của một quy trình và sắn xếp chúng vào hình khối thích hợp, bạn cần lưu ý đến cách trình bày lưu đồ. Một lưu đồ trọn vẹn và hoàn chỉnh nên nằm trên cùng một trang giấy giúp người đọc dễ dàng theo dõi và nắm bắt vấn đề. Đây có thể coi là một nguyên tắc quan trọng nhất khi xây dựng flowchart.
Nếu quy trình của bạn có nhiều nội dung cần đưa vào flowchart thì bạn có thể tham khảo các gợi ý sau:
- Sử dụng từ ngữ ngắn gọn, xúc tích, dễ hiểu. Bạn nên lựa chọn phông chữ, cỡ chữ thích hợp để người xem dễ dàng theo dõi lưu đồ.
- Với quy trình có nhiều bước, bạn nên sắp xếp thứ tự các bước từ trái sang phải. Sau đó, bạn tiếp tục hạ xuống dòng dưới thực hiện với các bước còn lại.
- Với các quy trình lớn gồm nhiều quy trình nhỏ, bạn có thể chia thành một lưu đồ tổng quát và các lưu đồ con khác nhau. Trong lưu đồ tổng quát lớn này sẽ chứa các liên kết đến các sơ đồ con riêng tương ứng.
3.3 Sắp xếp các “mũi tên trả về” bên dưới lưu đồ
Khi đọc một văn bản bất kì, chúng ta thường đọc theo đúng thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái qua phải của trang. Do đó, việc đặt dòng trả ngược về trước bên dưới lưu đồ giúp cho bạn dễ dàng theo dõi hơn.
Trong trường hợp có 2 bước cần trả về bước phía trước, bạn không nên đặt hai dòng đó trùng nhau để tránh chồng chéo.
4. 3 Lưu ý giúp flowchart của bạn đạt được hiệu quả nhất
Bên cạnh 3 nguyên tắc cơ bản trên, bạn nên lưu ý một số điểm sau để xây dựng được một flowchart rõ ràng và hiệu quả nhất.
- Mục tiêu khi xây dựng flowchart là giúp người tiếp nhận dễ dàng hiểu và nắm bắt quy trình. Do đó, bạn không nhất thiết phải sử dụng mô hình mẫu giống nhau cho mọi quy trình. Hãy sử dụng hình thức lưu đồ linh hoạt để diễn tả rõ ràng nhất nội dung mà bạn muốn truyền tải để người đọc hiểu.
- Trước khi thiết kế flowchart cho 1 quá trình bất kì, bạn hãy đảm bảo rằng mình đã xác định đầy đủ tất cả các thành phần chủ chốt có liên quan đến lưu đồ của bạn. Hãy mời họ tham gia vào quá trình vẽ flowchart của bạn bằng các cuộc họp trao đổi, thảo luận lấy ý kiến.
- Khi xây dựng flowchart, hãy để cá nhân trực tiếp thực hiện quy trình là người thiết lập nên lưu đồ của quy trình đó. Họ chính là những người hiểu rõ nhất về công việc để có thể cho ra một flowchart mang tính ứng dụng và phù hợp thực tế. Các chuyên gia kỹ thuật chỉ nên đóng vai trò cố vấn và định hướng.
>>> XEM TIẾP: Sơ đồ PERT là gì? Cách xây dựng sơ đồ mạng lưới PERT
5. Quy trình 4 bước xây dựng flowchart trong tổ chức
Flowchart chính là một công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp văn bản hóa và trực quan hóa các quy trình nghiệp vụ liên quan. Các quy trình trong công ty khi được xây dựng thành lưu đồ flowchart sẽ trở nên dễ hiểu và phát huy tối đa hiệu quả hơn. Để xây dựng một flowchart chuẩn mực, bạn cần tuân thủ theo 4 bước cơ bản như sau:
5.1 Xác định các quy trình cần thiết để xây dựng flowchart
Trước khi tiến hành xây dựng flowchart, doanh nghiệp cần lập ra một danh sách các quy trình cần thiết kế dưới dạng flowchart trong công ty. Hãy thu thập và tổng hợp ý kiến từ các phòng ban, bộ phận trong công ty để đưa ra một danh sách đầy đủ nhất.
5.2 Tổng hợp đầy đủ các thông tin liên quan đến quy trình
Sau khi xác định rõ các quy trình cần xây dựng flowchart, bạn hãy tiến hành thu thập thông tin chi tiết của từng quy trình để xây dựng một lưu đồ chuẩn xác. Cho dù là quy trình đơn giản hay phức tạp, việc thu thập thông tin trước khi xây dựng lưu đồ cũng giúp bạn thiết lập quy trình một cách dễ dàng, đầy đủ hơn.
Nếu bạn không phải là người tham gia trực tiếp vào tất cả các quy trình nghiệp vụ hằng ngày của công ty, hãy tìm hiểu thông tin từ tất cả các cá nhân bộ phận liên quan, đặc biệt là những người trực tiếp thực hiện công việc đó. Sau đây là các câu hỏi bạn cần làm rõ khi thu thập thông tin về một quy trình nào đó:
- Mục đích và tên gọi chính xác của quy trình là gì?
- Input và Output của quy trình này là gì?
- Có bao nhiêu bước trong quy trình? Tên gọi của từng bước là gì?
- Cá nhân/ phòng ban nào chịu trách nhiệm thực hiện từng bước?
- Các yêu cầu cụ thể và thời gian dành cho từng bước như thế nào?
- Các kết quả xảy ra ứng với từng tình huống ở mỗi bước là như thế nào?
- Những trường hợp và rủi ro có thể xảy ra trong quy trình là gì?
5.3 Bắt tay vào vẽ flowchart
Khi đã thu thập đầy đủ thông tin liên quan đến quy trình, đã đến lúc bắt tay vào xây dựng flowchart cho quy trình đó. Ở bước này, bạn có thể tự vẽ thủ công hay sử dụng các phần mềm hỗ trợ:
Bảng tổng hợp các ký hiệu cơ bản được quy định khi vẽ lưu đồ quy trình:
Để vẽ lưu đồ quy trình flowchart, bạn có thể vẽ thủ công hoặc dùng phần mềm thiết kế chuyên dụng.
- Tự vẽ thủ công bằng tay
Bạn có thể tự thiết kế và vẽ lưu đồ quy trình nghiệp vụ bằng tay trên giấy hoặc sử dụng các công cụ hỗ trợ chuyên nghiệp như Adobe Photoshop, Canva, Figma,.. để thiết kế flowchart sau đó in ra và phân phát tới những người liên quan.
- Dùng phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ
Phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ Business Process Management Software – BPMS sẽ giúp bạn thiết kế một flowchart đầy đủ và dễ hiểu lại tiết kiệm thời gian. Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể tạo ra một lưu đồ sinh động, bắt mắt và trực quan nhất.
Sau khi xây dựng xong lưu đồ, phần mềm BPMS sẽ tiếp tục theo dõi quá trình vận hành các quy trình và phân tích dựa trên các dữ liệu được đưa vào. Từ đó, phần mềm sẽ tự động tối ưu quy trình để trở nên hiệu quả hơn.
5.4 Thu thập phản hồi của những người liên quan và tinh chỉnh flowchart
Sau khi xây dựng xong, flowchart cần được xác thực và tinh chỉnh cho phù hợp với thực tế. Để làm được điều đó, bạn cần thu thập ý kiến phản hồi của các cá nhân, bộ phận liên quan đến quy trình trong tổ chức để điều chỉnh flowchart.
Một buổi họp giữa các bên liên quan là một ý tưởng không tồi để các bên liên quan trao đổi ý kiến. Nếu số lượng người liên quan quá nhiều, bạn hãy tập trung vào những cá nhân chủ chốt, đặc biệt là những người trực tiếp thực hiện quy trình mà bạn vừa xây dựng. Những phản hồi của họ sẽ giúp bạn cải tiến lưu đồ tốt hơn.
6. Ví dụ về các mẫu flowchart phổ biến trong tổ chức
Flowchart có rất nhiều loại biểu đồ khác nhau tùy theo mục đích sử dụng. Sau đây, Fastdo xin giới thiệu tới các bạn mẫu flowchart dành cho 2 quy trình phổ biến nhất trong mỗi doanh nghiệp.
6.1 Flowchart hướng dẫn quy trình phê duyệt thủ tục
Flowchart hướng dẫn quy trình phê duyệt thủ tục là một trong những loại lưu đồ quy trình phổ biến nhất trong doanh nghiệp.
Quy trình này thường gồm 4 bước cơ bản như sau:
- Bước 1: Gửi bản thảo công văn cần duyệt.
- Bước 2: Xem xét phê duyệt.
- Bước 3: Lưu trữ công văn.
- Bước 4: Gửi email xác nhận lại thông tin cho các bộ phận liên quan.
Bạn có thể tham khảo cách vẽ lưu đồ quy trình phê duyệt thủ tục dưới đây:
6.2 Flowchart hướng dẫn quy trình onboarding cho nhân viên mới
Bên cạnh lưu đồ quy trình phê duyệt thủ tục, flowchart hướng dẫn quy trình onboarding cho nhân viên mới cũng là một trong những quy trình cơ bản của mỗi công ty.
Quy trình onboarding nhân viên mới thường có 5 bước sau:
- Bước 1: Nhân viên mới nộp hồ sơ tài liệu.
- Bước 2: Bộ phận phụ trách chịu trách nhiệm kiểm tra.
- Bước 3: Gửi hồ sơ xin phê duyệt.
- Bước 4: Giới thiệu thông tin công ty
- Bước 5: Bàn giao tài nguyên trước khi bước vào quá trình làm việc chính thức.
Dưới đây là mẫu lưu đồ quy trình onboarding cho nhân viên mới của Fastdo mà bạn có thể tham khảo:
Vừa rồi là những chia sẻ của Fastdo về flowchart và cách xây dựng flowchart hiệu quả. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình xây dựng các lưu đồ cho tổ chức của mình.
>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:
