Cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả cho Doanh nghiệp
Ngày cập nhật
Facebook
Twitter
LinkedIn
Nội dung bài viết sau đây của Fastdo sẽ chia sẻ đến bạn cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bài viết còn giới thiệu đến bạn một giải pháp quản lý quy trình làm việc tốt nhất hiện nay fWork. Cùng xem chi tiết nhé!
Quy trình làm việc trong doanh nghiệp là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một trình tự cố định. Qua đó, người thực hiện công việc sẽ biến đổi các yếu tố đầu vào thành các kết quả đầu ra. Quy trình làm việc thường được chia thành 4 nhóm là quản lý vận hành, quản lý khách hàng, quy trình đổi mới, quy trình xã hội và điều tiết cơ quan quản lý nhà nước.
Quy trình làm việc là gì?
Việc áp dụng cách xây dựng quy trình làm việc một cách hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích như:
Cải thiện năng suất làm việc của nhân viên.
Tăng năng suất và tối ưu, cải tiến các hoạt động vận hành.
Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành do các đầu công việc đã được xác định một cách rõ ràng và chuẩn hóa theo thứ tự.
Nhanh chóng tạo ra những bước tiến mới và vượt trội nhờ vào việc tối ưu và giải quyết triệt để các nhiệm vụ cũ.
Ở bước tiếp theo, bạn hãy xác định phạm vi của quy trình làm việc.
Việc xác định phạm vi sẽ giúp bạn khoanh vùng được đối tượng cần thực hiện và tuân thủ quy trình làm việc đã được đề ra.
Phạm vi của quy trình có thể là toàn bộ tổ chức, một bộ phận và từng cá nhân hoặc trong vòng thuê Coworking Space . Ngoài ra, bạn cũng có thể xác định phạm vi theo thời gian, không gian và lĩnh vực…
Xác định phạm vi
>>> ĐỌC NGAY:Kanban là gì? Phương pháp Kanban trong quản lý dự án
2.4 Xác định số bước công việc trong quy trình làm việc
Tiếp theo, bạn cần phải xác định số bước công việc trong quy trình.
Số bước của một quy trình có thể được xác định dựa vào tính chất của công việc.
Bạn nên xác định vừa đủ số bước công việc vì nếu có quá nhiều bước sẽ dẫn đến nhiều rắc rối trong việc kiểm soát quy trình.
Một quy trình thường sẽ có từ 5 – 20 bước, phù hợp nhất là từ 8-15 bước.
Xác định số bước công việc trong quy trình làm việc
Để phân tích các bước trong một quy trình, bạn cần xác định các yếu tố sau:
Input: Đầu vào của quy trình làm việc gồm những yếu tố nào?
Output: Đầu ra của quy trình làm việc gồm các yếu tố nào?
Sử dụng phương pháp 5W+1H cùng 5M để làm rõ vấn đề.
Để thực hiện cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả, việc tiếp theo bạn cần làm là xác định các điểm kiểm soát chính.
Việc xác định các điểm kiểm soát chính là quá trình thực hiện chức năng kiểm tra của các nhà quản trị.
Về nguyên tắc, quy trình có bao nhiêu bước công việc thì sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm soát. Tuy nhiên, bạn chỉ thiết lập các điểm kiểm soát trọng yếu để tiết kiệm nguồn lực.
Các điểm kiểm soát trọng yếu sẽ được xác định theo quy tắc Pareto 80/20.
Tại bước này, bạn cần phải xác định bộ phận hoặc cá nhân nào sẽ thực hiện các bước công việc.
Nhân sự thực hiện công việc phải có đủ trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm.
Bạn nên xác định rõ ràng người thực hiện chính, người hỗ trợ… cho từng bước công việc.
Xác định người thực hiện
>>> ĐỌC THÊM:Employee Experience là gì? 6 mẹo giúp cải thiện trải nghiệm nhân viên
2.7 Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơ
Một quy trình làm việc hiệu quả sẽ không thể thiếu đi những tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng. Vì vậy, sau khi xây dựng xong quy trình làm việc, bạn cần phải đính kèm theo các bản giải thích các thuật ngữ khó hiểu. Bên cạnh đó, bạn cũng cần quy định rõ các biểu mẫu, hồ sơ kèm theo sẽ nằm trong nội dung nào của quy trình.
Trong quá trình xây dựng hệ thống quy trình làm việc, bạn cũng cần phải xác định rõ các phương pháp để kiểm tra, kiểm soát công việc. Việc này sẽ giúp bạn đảm bảo được mức độ tối ưu và đưa ra những cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.
Xác định các phương pháp kiểm soát công việc
Nhiều tổ chức xem bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu của hệ thống. Tuy nhiên, một số tổ chức chỉ coi bảng kiểm soát này là một công cụ hỗ trợ cho việc triển khai quá trình. Trên thực tế, bảng kiểm soát quá trình chính là một tài liệu riêng và được phục vụ cho việc diễn giải quá trình.
Trong quá trình xác định phương pháp kiểm tra, bạn cần quan tâm các yếu tố sau đây:
Những bước cần thực hiện việc kiểm tra.
Những điểm trọng yếu cần được kiểm tra.
Người thực hiện công tác kiểm tra.
Tần suất kiểm tra.
2.9 Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm
Mục đích của cuộc thử nghiệm là đánh giá các công việc có được thực hiện đúng theo tiêu chuẩn đã đề ra hay không và đo lường tính khả thi của quy trình. Nội dung trong bảng kiểm tra thử nghiệm sẽ bao gồm các yếu tố công đoạn, điểm kiểm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người kiểm tra, hồ sơ…
Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm
Bạn có thể kiểm tra thử nghiệm qua hai cách sau:
Kiểm tra thử nghiệm qua giai đoạn làm thử, chạy thử, sản xuất thử.
Kiểm tra trong quá trình thực hiện thử nghiệm.
2.10 Mô tả các bước công việc
Để có thể mô tả các bước trong công việc hiệu quả, bạn cần phải đảm bảo các yếu tố sau:
Các bước trong quy trình làm việc được mô tả cụ thể.
Xác định rõ ràng cách thức thực hiện các bước công việc.
Đính kèm tài liệu hướng dẫn nếu cách thức thực hiện quá phức tạp hoặc quá dài.
Mô tả các bước công việc
2.11 Hoàn thiện các định nghĩa, tài liệu kèm theo
Ở bước cuối cùng, việc bạn cần phải làm chính là hoàn thiện các định nghĩa, tài liệu tham khảo và biểu mẫu đính kèm.
Bản tài liệu định nghĩa phải giải thích rõ ràng ý nghĩa các thuật ngữ được sử dụng trong quy trình, diễn giải các từ viết tắt.
Bạn cần phải xác định quy trình làm việc sẽ kèm theo những biểu mẫu nào.
3. Giải pháp quản lý quy trình làm việc hiệu quả | fOKRs
fOKRs là bộ công cụ hỗ trợ nâng cao hiệu suất của toàn bộ nhân sự, tạo lợi thế lớn để doanh nghiệp đạt mục tiêu đã đề ra và tăng trưởng mạnh mẽ. Ba chức năng chính được tích hợp trong phần mềm này là thiết lập & liên kết mục tiêu/OKRs; check-in OKRs/Review mục tiêu và quản lý công việc/kết quả OKRs.
Giải pháp quản lý quy trình làm việc hiệu quả| F-OKRs
Một số tính năng nổi bật của fOKRs
Giúp tạo OKRs, lập kế hoạch triển khai, check-in, phản hồi ghi nhận và báo cáo kết quả OKRs.
Cho phép tạo ý kiến góp ý gửi trình lên cấp trên và công ty.
Nhân viên thực hiện check-in nháp dễ dàng để quản lý review.
Dễ dàng tra cứu, xem thông tin OKRs tổng quan của toàn công ty, bộ phận.
Hỗ trợ lên kế hoạch thực hiện xây dựng OKRs toàn công ty cho cấp quản lý.
TỐN BAO TÂM HUYẾT VỚI OKRs nhưng SAO LẠI THIẾU PHẦN MỀM XỊN. Cả tổ chức mệt mỏi khi phải mất hàng tá thời gian để thiết lập OKRs, Checkin OKRs, Đánh giá OKRs bằng những phần mềm sơ sài. Hãy để fOKRs của Fastdo – Phần mềm OKRs TỐT NHẤT VIỆT NAM giúp bạn dẹp bỏ mọi lo toan trên. Tiết kiệm thời gian, Tối ưu quản trị mục tiêu.
Trên đây là cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp mà Fastdo muốn chia sẻ đến bạn. Bên cạnh đó, nếu bạn đang có nhu cầu tìm hiểu chi tiết hơn về bộ giải pháp quản lý quy trình làm việc hiệu quả F-OKRs thì hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được nhân viên hỗ trợ tận tình nhé!
Xin chào! Tôi là Như Quân - Trưởng phòng Marketing của Fastdo. Chỉ có tại Blog của Fastdo.vn, mọi bài viết đều được hệ thống hoá bởi những thông tin mà Quân đã dành thời gian & nỗ lực hết mình để chắt lọc từ những nguồn đã kiểm chứng để mạng lại giá trị tối đa cho các độc giả. Hãy follow Fastdo, tôi đảm bảo bạn sẽ không còn bị bội thực thông tin trong thế giới rộng lớn này.
