8 Biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới chuyên nghiệp

Việc xây dựng một biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí. Bên cạnh đó, một quy trình đào tạo hiệu quả sẽ giúp nhân viên nhanh chóng thích nghi, hòa nhập với môi trường làm việc. Sau đây Fastdo sẽ gợi ý cho bạn một số biểu mẫu quy trình đào tạo được sử dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp hiện nay.

1. Tại sao cần xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới

Có thể nói, một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả sẽ mang đến rất nhiều lợi ích cho cả nhân viên và lãnh đạo doanh nghiệp. Quy trình đào tạo nội bộ dành cho nhân sự mới có thể đẩy nhanh quá trình làm quen và tìm hiểu thông tin của nhân viên. Từ đó, bộ phận nhân sự có thể hoàn thành công tác tuyển dụng một cách hiệu quả mà không tốn quá nhiều thời gian, công sức.

Bên cạnh đó, nếu xây dựng được một xây dựng chương trình đào tạo nội bộ hiệu quả, đội ngũ nhân viên sẽ dễ dàng phát huy được năng suất làm việc. Vì vậy, các nhà quản lý và bộ phận nhân sự cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong việc thiết lập biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới.

2. Form mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới cần có những nội dung gì?

2.1 Mục tiêu của quy trình đào tạo

Mục tiêu của quy trình đào tạo nội bộ cần được trình bày cụ thể, có tính ước lượng. Sau đây là một số mục tiêu của quy trình đào tạo nhân viên mới:

Đối với nhân viên được đào tạo:

• Nắm được các kiến thức cơ bản về văn hóa công ty, sản phẩm/ dịch vụ, quy trình làm việc và các quy định nội bộ.
• Được đào tạo về các kỹ năng mềm và kỹ năng chuyên môn cơ bản để thực hành công việc.
• Giúp nhân viên cảm thấy được hỗ trợ và định hướng, làm quen với môi trường mới và đồng nghiệp.

Đối với cấp quản lý:

• Đảm bảo các công việc đào tạo được thực hiện đúng tiến độ, hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
• Nắm bắt được ở mỗi giai đoạn đào tạo cần thực hiện các công việc gì, dễ dàng theo dõi và đánh giá.
• Có cơ sở để đánh giá năng lực và tiềm năng phát triển của nhân viên mới.

Đối với bộ phận nhân sự:

• Dễ dàng theo dõi được tiến độ đào tạo nhân viên mới tại các phòng ban.
• Đánh giá và cải thiện chất lượng đào tạo hiệu quả hơn.

2.2 Người tiến hành đào tạo

Người tiến hành đào tạo nên là người có trình độ chuyên môn cao, am hiểu nghệ thuật quản lý nhân sự, có khả năng dẫn dắt, truyền đạt để kết nối nhân viên và doanh nghiệp. Thông thường, bộ phận nhân sự sẽ đảm nhiệm vai trò chính trong quá trình này.

Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp và mức độ yêu cầu chuyên môn của công việc, các quản lý bộ phận có thể trực tiếp tham gia vào quy trình này. Doanh nghiệp cần đảm bảo nhân viên được đào tạo bởi những người có kinh nghiệm chuyên môn liên quan nhất, hỗ trợ nhanh chóng để hòa nhập vào công việc.

2.3 Thời gian, địa điểm đào tạo

Địa điểm và thời gian đào tạo là hai yếu tố quyết định đến chất lượng đào tạo. Thời gian đào tạo nên được sắp xếp linh hoạt phù hợp với lịch trình làm việc của nhân viên, đảm bảo tần suất phù hợp để không ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc.

Tùy thuộc vào tính chất công việc, địa điểm đào tạo có thể được thực hiện trực tiếp tại văn phòng để nhân viên dễ tiếp cận với tài liệu, công cụ và nhận được sự hỗ trợ trực tiếp từ đồng nghiệp. Bên cạnh đó, hiện nay nhiều doanh nghiệp cũng triển khai nội dung đào tạo trực tuyến qua phần mềm đào tạo nội bộ fTrain, Microsoft Teams,… giúp nhân viên được linh hoạt về thời gian và không gian học.

2.4 Hoạch định và các chiến lược đào tạo

Một chương trình đào tạo hiệu quả cho nhân viên cần được xây dựng theo từng bước, có chiến lược rõ ràng. Người thực hiện đào tạo nên trình bày chi tiết từng giai đoạn và đề ra các yêu cầu, mục tiêu cần đạt được trong biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới.

• Xác định được mục tiêu đào tạo: Xác định các kiến thức và kỹ năng nhân viên cần đạt được sau quá trình đào tạo. Thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả của quy trình đào tạo.
• Phân tích nhu cầu đào tạo: Nhận biết được các nhu cầu của nhân viên trong quá trình đào tạo là gì, mong muốn được cải thiện ở các khía cạnh nào trong công việc. 
• Lựa chọn phương thức đào tạo phù hợp: Đa dạng hóa các hình thức đào tạo giúp nhân viên vừa học lý thuyết vừa tiếp cận với thực hành thực tế.

2.5 Các cột mốc

Doanh nghiệp cần vạch ra thời gian rõ ràng cho các cột mốc khi thực hiện đào tạo trong biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới. Bên cạnh đó, việc chừa ra khoảng trống để đánh dấu các cột mốc quan trọng cũng là cần thiết, điều này giúp bạn tránh trường hợp thiếu sót hoặc bỏ lỡ giai đoạn nào của quá trình đào tạo.

2.6 Đánh giá đào tạo

Đánh giá đào tạo chính là yếu tố quan trọng trong việc hiểu rõ năng lực, xây dựng định hướng của nhân viên trong tương lai. Đây cũng là việc quan trọng giúp công ty hoàn thiện quy trình đào tạo của mình, từ đó khắc phục những thiếu sót trong các đợt đào tạo nhân sự sau này. 

3. 8 biểu mẫu đào tạo nhân viên mới dành cho từng phòng ban

3.1 Biểu mẫu theo dõi checklist kế hoạch đào tạo nhân viên mới

File theo dõi checklist kế hoạch đào tạo nhân viên mới giúp bộ phận nhân sự và đào tạo nắm rõ nhiệm vụ đào tạo cụ thể trong quy trình, đảm bảo mọi khâu đều được thực hiện đúng kế hoạch và đạt được hiệu quả cao.

Bạn có thể bổ sung, chỉnh sửa và chuyển giao kế hoạch đào tạo từ biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới cho người phụ trách mới nhanh chóng, ghi chú và đánh giá nội dung tổng hợp trên cùng một vị trí. 

3.2 Mẫu excel kế hoạch onboarding theo từng phòng ban

Mẫu theo dõi kế hoạch onboarding theo từng phòng ban là công cụ hỗ trợ phòng nhân sự và ban điều hành theo dõi và đánh giá tổng quan tình hình đào tạo nhân sự mới của từng bộ phận. Biểu mẫu cung cấp chi tiết về các hoạt động đào tạo, người chịu trách nhiệm, thời gian biểu cụ thể,…

3.3 Nhóm 4 biểu mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên mới theo từng vị trí công việc

Bên cạnh các biểu mẫu quy trình đào tạo nội bộ nhân viên mới chung cho tất cả phòng ban, hiện nay các doanh nghiệp vừa và lớn thường tập trung vào training cho từng vị trí cụ thể nhằm tiết kiệm thời gian và cụ thể hóa kiến thức – kỹ năng cho từng bộ phận.

3.3.1 Biểu mẫu đào tạo nhân viên mới cho vị trí marketing

Nếu bạn đang tìm kiếm biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới ở vị trí Marketing Fresher, mẫu file dưới đây là gợi ý hữu ích dành cho bạn. Bên cạnh training kiến thức tổng quan về doanh nghiệp, quản lý cũng nên chú trọng vào việc đào tạo các kỹ năng sử dụng phần mềm và các kiến thức cơ bản thể nhân viên dễ dàng nắm bắt và tham gia vào công việc.

3.3.2 Biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới cho vị trí lập trình viên

Biểu mẫu đào tạo nhân viên mới dành cho vị trí lập trình viên bao gồm các trường thông tin kiểm soát chặt chẽ quy trình onboarding. Cho phép người đào tạo và nhân viên ghi chú, đề xuất để từ quá trình đào tạo các thủ tục hành chính đến chuyên môn. 

3.3.3 Biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới vị trí kinh doanh – sale

Đào tạo nhân viên mới ở vị trí bán hàng – kinh doanh là quy trình quan trọng đối với các doanh nghiệp. Các nhà quản lý cần đảm bảo nhân viên nhanh chóng hiểu được sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp và các kỹ năng bán hàng cơ bản để đóng góp vào doanh số công ty.

3.3.4 File mẫu đào tạo nhân viên mới ở vị trí cấp cao, quản lý, nhà điều hành

Đối với các vị trí quan trọng như quản lý và các nhà điều hành cao cấp, quy trình đào tạo onboarding cần được cá nhân hóa đặc biệt hơn. Quy trình này cần được thực hiện cẩn trọng và chi tiết bởi các mentor có kinh nghiệm giúp nhân sự mới được truyền đạt đúng và đầy đủ về tầm nhìn, chiến lược của công ty, phát triển các kỹ năng lãnh đạo, quản lý và ra các quyết định cấp chiến lược. Bạn có thể theo dõi biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới bằng excel cho vị trí cấp quản lý sau đây:

3.4 [Tham khảo thêm] File khảo sát ý kiến đánh giá của nhân viên mới

Bên cạnh việc tập trung xây dựng quy trình và biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới hoàn chỉnh, doanh nghiệp cũng nên chú trọng vào việc ghi nhận ý kiến đóng góp của nhân sự để cải thiện quy trình tối ưu hơn.

Bạn đang thực hiện đào tạo nội bộ nhưng không đo lường được hiệu quả, nhân sự không chủ động học tập, không giám sát được mức độ tham gia của học viên,…? Bạn đang tìm kiếm một giải pháp có thể giúp bạn khắc phục những vấn đề trên? Click ngay vào ảnh để nhận tư vấn cùng chuyên gia miễn phí đầy đủ tính năng của Bộ phần mềm quản lý đào tạo fTrain của Fastdo.

CLICK VÀO ẢNH ĐỂ ĐĂNG KÝ VÀ NHẬN TƯ VẤN CHI TIẾT VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH TOÀN DIỆN fWORKFLOW.

4. Hướng dẫn cách xây dựng một kế hoạch đào tạo nhân viên mới hiệu quả

Để xây dựng một biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả, hãy cùng Fastdo tham khảo các gợi ý sau đây:

4.1 Tham khảo ý kiến nhân viên hiện tại

Nhân viên của bạn là người hiểu rõ nhất về quá trình làm việc, các kỹ năng cũng như kiến thức cần thiết. Vì vậy họ có thể dễ dàng chỉ ra cho bạn những chiến lược phù hợp. Bên cạnh đó, các nhân viên hiện tại còn có thể giúp bạn xác định được lỗ hổng, giúp doanh nghiệp xây dựng một quy trình đào tạo hoàn thiện hơn.

4.2 Xây dựng quy trình dựa trên nền tảng của năng lực của nhân viên

Doanh nghiệp nên linh hoạt trong quá trình đào tạo, bởi các nhân viên khác nhau sẽ có sự khác biệt về năng lực, kỹ năng, chuyên môn… Doanh nghiệp cần xác định rõ nền tảng của mỗi người để xây dựng một kế hoạch đào tạo phù hợp, giúp phát huy điểm mạnh, khắc phục thiếu sót của từng cá nhân.

4.3 Khuyến khích đào tạo theo đội

Đào tạo theo một nhóm sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tăng tốc độ tuyển dụng. Bên cạnh đó, định hướng đào tạo theo nhóm hỗ trợ nhân viên mới những vấn đề mà định hướng đào tạo theo cấp công ty có thể không nhắc đến. Ngoài ra, việc này còn giúp nhân viên tăng khả năng làm việc nhóm, làm việc năng suất hơn.

4.4 Cho phép nhân viên áp dụng phong cách học tập khác nhau

Doanh nghiệp cũng cần linh hoạt trong phong cách học hỏi của nhân viên. Điều này sẽ giúp quy trình làm việc và đào tạo không bị gò bó, giúp nhân viên thích nghi và tiếp thu nhanh chóng hơn.

4.5 Khuyến khích lãnh đạo tham gia vào quá trình lãnh đạo

Một nhà lãnh đạo có tầm ảnh hưởng sẽ giúp nhân viên mới đẩy nhanh quá trình thích nghi, bởi họ hiểu rõ một nhân viên mới cần gì. Những đóng góp, ý kiến của các nhà lãnh đạo góp phần rất lớn vào việc phát triển chiến lược đào tạo của doanh nghiệp.

Trên đây là các biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Fastdo hy vọng qua bài viết trên bạn sẽ xây dựng được quy trình đào tạo phù hợp với doanh nghiệp của mình. Đừng quên theo dõi Fastdo để cập nhật thông tin mới nhất về Tài liệu – biểu mẫu doanh nghiệp.

>>>> Có thể bạn quan tâm:

• 5 Cách đào tạo nhân viên bán hàng hiệu quả cho doanh số x2
• Top 4 gợi ý làm quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực