Đào tạo nội bộ là gì? 7 khó khăn phổ biến trong đào tạo nội bộ

Đào tạo nội bộ là một yếu tố quan trọng để giúp Doanh nghiệp gặt hái được thành công. Khi nội bộ càng vững mạnh thì Doanh nghiệp mới phát triển bền vững. Hôm nay, Fastdo sẽ chia sẻ đến các bạn tầm quan trọng của việc đào tạo nhân sự nội bộ Doanh nghiệp và các hình thức đào tạo hiệu quả nhất!

Bạn đang thực hiện đào tạo nội bộ nhưng không đo lường được hiệu quả, nhân sự không chủ động học tập, không giám sát được mức độ tham gia của học viên,…? Bạn đang tìm kiếm một giải pháp có thể giúp bạn khắc phục những vấn đề trên? Click ngay vào ảnh để nhận 7 ngày trải nghiệm miễn phí đầy đủ tính năng của Bộ hệ thống đào tạo fTrain của Fastdo

1. Đào tạo nội bộ là gì?

Đào tạo nội bộ là quá trình nhân viên được tham gia các khóa học, các khóa đào tạo hay những buổi chia sẻ ngắn được tổ chức bởi Doanh nghiệp. Mục đích của khóa học là nâng cao năng lực liên quan đến công việc như kỹ năng quản lý công việc, quản lý thời gian, lên kế hoạch…Có thể nhận thấy rằng, đào tạo nội bộ chính là nền tảng cốt lõi cho bất kỳ sự thành công của một Doanh nghiệp.

Một kế hoạch đào tạo nội bộ chuyên nghiệp, kỹ lưỡng sẽ mang đến giá trị to lớn không chỉ cho nhân sự mà còn cho cả sự phát triển của tổ chức. Các khóa đào tạo dù ngắn hay dài đi chăng nữa thì cũng cần tổ chức và thực hiện hoàn toàn chỉn chu.

Bên cạnh đó, Doanh nghiệp cũng cần cân nhắc đến mô hình và phương thức đào tạo phù hợp với số lượng nhân viên và mục tiêu đào tạo giúp đạt được hiệu quả tối đa nhất.

>>> ĐỌC THÊM: Cách đào tạo nhân viên bán hàng hiệu quả cho hiệu suất x2

2. Vai trò của Đào tạo nội bộ đối với Doanh nghiệp

Bạn đã mệt mỏi với việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên mỗi ngày? fCheckin sẽ giúp hoạt động chấm công của Doanh nghiệp bạn diễn ra dễ dàng, chính xác và nhanh chóng. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tập trung vào việc tối ưu hóa thời gian và năng suất, hãy để fCheckin đồng hành cùng bạn trên hành trình quản lý hiệu quả hơn.

Đào tạo nội bộ chính là yếu tố cốt lõi trong kế hoạch nhân sự của một tổ chức. Đồng thời, xây dựng chương trình đào tạo nội bộ còn là nền tảng vững chắc để công ty có thể phát triển thịnh vượng và lâu dài. Sau đây là những lợi ích mà đào tạo nội bộ đem lại cho tổ chức:

• Cải thiện hiệu suất làm việc của nhân sự

Bồi dưỡng và nâng cao chất lượng nhân lực là bước đệm vững chãi và tạo dựng lợi thế cạnh tranh giữa các Doanh nghiệp trong công cuộc cải thiện chất lượng lao động. Các khóa đào tạo nội bộ Doanh nghiệp sẽ mang đến nhân viên những góc nhìn tổng quan nhất về lĩnh vực mà họ đang làm việc.

Đặc biệt hơn, quá trình này nhằm giúp họ có được kiến thức chuyên ngành chuyên sâu nhất nhằm mục đích để nâng cao năng lực, chất lượng và hiệu quả công việc.

• Tiết kiệm chi phí trong việc tuyển dụng

Để có thể tiết kiệm tối đa chi phí trong quá trình tuyển dụng thì Doanh nghiệp cần tập trung vào chiến lược đào tạo kỹ năng và phát triển nguồn nhân sự một cách hiệu quả nhất. Ví dụ: Thay vì bạn cần bỏ ra một khoản tiền để trả lương cho nhân viên mới, đào tạo một nhân sự đã có nền tảng và gắn bó với tổ chức sẽ giúp Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hơn.

Hơn nữa, quá trình đào tạo đội ngũ nhân sự sẽ giúp tiết kiệm thời gian tuyển dụng và đào tạo đội ngũ nguồn nhân viên mới cho Doanh nghiệp.

• Xây dựng sự trung thành của nhân viên

Thông qua những buổi đào tạo, nhân sự sẽ chú ý và cảm nhận được những giá trị của tổ chức cũng như công việc. Họ sẽ thấy được những sự tiến bộ và cơ hội phát triển trong tương lai của bản thân. Khi đó, họ sẽ có sự tin tưởng và trung thành hơn với công ty của mình.

• Góp phần trong việc xây dựng văn hóa tổ chức

Một quy trình đào tạo nội bộ bài bản sẽ hình thành văn hóa học tập trong Doanh nghiệp. Việc theo sát chương trình đào tạo nội bộ giúp nhân sự hình thành được thói quen học tập tích cực trong tổ chức. Hiệu suất và chất lượng công việc cũng sẽ được nâng cao hơn.

• Chuyên nghiệp hóa hệ thống quản lý và làm việc

Khi bắt đầu một dự án mới, một sản phẩm mới, Doanh nghiệp cần có những khóa đào tạo nội bộ để cung cấp những kiến thức cơ bản cho nhân viên. Những khóa đào tạo này sẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả và tránh gián đoạn trong quá trình triển khai.

>>> XEM THÊM: 13 chính sách nhân sự quan trọng trong Doanh nghiệp

3. 3 hình thức đào tạo nội bộ phổ biến trong Doanh nghiệp

fWork – Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch giúp Doanh nghiệp quản trị dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi tiết và báo cáo trực quan về kế hoạch. Click ngay vào ảnh để nhận ngay BẢN DEMO HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ các tính năng của phần mềm:

Một số hình thức đào tạo nội bộ Doanh nghiệp đạt hiệu quả cao và thường được sử dụng phổ biến trong các công ty:

• Các cuộc họp nội bộ định kỳ

Mô hình đào tạo này được tổ chức thông qua những buổi gặp mặt trực tiếp của toàn thể Doanh nghiệp hoặc theo nhóm. Các buổi gặp mặt này thường diễn ra định kỳ theo tuần hoặc theo tháng.

Vào mỗi buổi họp, ban chủ trì đưa một chủ đề hoặc một kỹ năng nào đó để mọi người bàn luận. Từ đó, những nhân viên trong công ty sẽ nâng cao được năng lực và cải thiện kỹ năng mềm để tăng tính đoàn kết giữa những phòng ban.

• Đào tạo thông qua thực hành

Đây là một hình thức đào tạo thông qua việc thực hành các công việc. Qua đó, nhân viên có thể rút ra kinh nghiệm thực tiễn cho mình. Hình thức này có thể áp dụng 1:1 hoặc cho một nhóm đối tượng nhất định được kiểm soát bởi cùng một quản lý. Những công việc có tính thực hành cao sẽ khá phù hợp với kiểu mô hình đào tạo nội bộ Doanh nghiệp này.

• Đào tạo thông qua chương trình Mentorship

 Mô hình đào tạo kèm cặp này là hình thức theo dõi tiến độ của công việc và có những hướng dẫn kịp thời cho nhân viên trước các vấn đề phát sinh trong công việc. Khi tham gia vào mô hình đào tạo kiểu này sẽ giúp nhiều nhân viên chưa có kinh nghiệm dễ dàng tiếp thu được những kinh nghiệm từ các người quản lý hoặc người giàu kinh nghiệm.

4. 7 khó khăn phổ biến trong quá trình đào tạo nội bộ

Các khó khăn trong việc đào tạo nội bộ Doanh nghiệp mà những nhà quản lý gặp phải là gì? Hãy cùng nhau đi tìm câu trả lời ngay dưới đây nhé.

4.1 Quy trình đào tạo và hệ thống kiến thức chưa được chuẩn hóa

Với nhiều Doanh nghiệp hiện nay, việc đào tạo nội bộ vẫn còn khá mới mẻ. Do vậy, công tác chuẩn bị cho các buổi đào tạo chưa được bài bản và còn thiếu sự chuyên nghiệp. Khi đó, việc triển khai mô hình đào tạo cũng sẽ mất rất nhiều thời gian.

Ngoài ra, quy trình đào tạo của tổ chức vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề chưa tìm được cách giải quyết. Từ đó, nhân viên sẽ mất thời gian vào những bước thực hiện rườm rà mà không cần thiết cho công việc.

Bên cạnh đó, kiến thức đào tạo vẫn chưa được hệ thống hóa và chuẩn hóa, vẫn còn khá dài dòng và trừu tượng. Nội dung của những buổi đào tạo còn nhiều thiếu sót và thứ tự bài giảng phân bổ lộn xộn.

Không những vậy, nội dung đào tạo chưa được sát so với thực tế. Do đó, các nhân viên trong Doanh nghiệp không thể tiếp nhận những kiến thức được đề cập trong các buổi đào tạo và cũng như vận dụng vào thực tế công việc.

>>> THAM KHẢO NGAY: TOP 5 yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên

4.2 Không đánh giá được hiệu quả sau đào tạo

Các buổi đào tạo thường diễn ra trong khoảng thời gian ngắn với một lượng kiến thức khá lớn khiến nhân viên bị “ngợp” và cảm thấy quá tải. Họ không thể ghi nhớ kiến thức hết được cũng như khó có thể áp dụng vào công việc. Không những vậy, quá trình này sẽ khiến các nhân viên cảm thấy áp lực và căng thẳng khi tiếp thu một lượng thông tin khổng lồ.

Ngoài ra, sau mỗi buổi đào tạo các nhân viên không được củng cố lại được kiến thức đã học dẫn đến việc học trước quên sau. Từ đó, đào tạo nội bộ sẽ không mang hiệu quả mà thậm chí còn khiến các nhân viên cảm thấy cực hình, không có động lực tiếp tục.

4.3 Không đầu tư kinh phí nhiều cho hoạt động đào tạo nội bộ

Đào tạo nội bộ Doanh nghiệp ngoài việc giúp nhân viên phát triển bản thân và nâng cao năng suất, còn có thể hỗ trợ Doanh nghiệp xây dựng tập thể vững chắc. Đôi khi, các chương trình đào tạo chưa thể mang lại hiệu quả tức thời. Vì thế, nhiều Doanh nghiệp chưa “mặn mà” khi đầu tư cho việc đào tạo nội bộ.

Đây cũng là một trong những nguyên nhân đã ảnh hưởng đến những chương trình đào tạo. Đồng thời, chất lượng đào tạo bị giảm cũng như các trải nghiệm học tập dành cho nhân viên chưa được đáp ứng.

4.4 Khó khăn trong việc sắp xếp thời gian đào tạo

Dù nhân viên làm việc trong những công ty lớn hay nhỏ, hoặc ở vị trí nào đi chăng nữa thì đều có các công việc do mình phụ trách nên thời gian biểu khá bận rộn. Do vậy, thật khó để có thể tham gia được các khóa đào tạo một cách thường xuyên. Điều đó khiến cho chất lượng đào tạo không thể đạt được như ý muốn.

4.5 Khó khăn trong việc gắn kết

Ngày nay, nhiều Doanh nghiệp đã xây dựng được văn hóa làm việc chung cho toàn bộ nhân viên công ty. Hơn nữa, họ cũng đã định hướng nhân viên trong phát triển các mối quan hệ nhằm mục đích hướng đến lợi ích chung của Doanh nghiệp.

Tuy nhiên, làm thế nào để gắn kết các mối quan hệ trong từng bộ phận, giữa nhân viên mới với nhân viên cũ, hay  giữa quản lý với nhân viên không phải là điều dễ dàng. Mỗi Doanh nghiệp cần phải hiểu rõ nhu cầu và nguyện vọng của nhân viên từ đó đưa ra những giải pháp phù hợp để tăng tính kết nối, đoàn kết giữa các thành viên.

4.6 Người phụ trách chưa đủ chuyên môn

Hiện nay, có rất nhiều công ty đã bỏ ra những khoản phí không phải nhỏ, chỉ với mục đích duy nhất là tìm được người tài cho Doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, so với chi phí bỏ ra, kết quả lại làm cho các chủ Doanh nghiệp rất thất vọng. Các ứng viên trên thị trường hiện nay chỉ có đủ khả năng trong quản lý công tác đào tạo hành chính – nhân sự. Rất hiếm người có thể triển khai tốt các chương trình đào tạo nội bộ.

4.7 Nhân sự thiếu tính chủ động học

Bài giảng trong những buổi đào tạo quá khô khan, cứng nhắc, chưa sinh động và vẫn còn mang tính chất lý thuyết là chủ yếu. Đồng thời, người đào tạo chưa có phương pháp truyền tải kiến thức hợp lý, cuốn hút. Từ đó, các nhân viên sẽ không chủ động tiếp thu kiến thức, rơi vào tình trạng “học đối phó cho xong” và không thể áp dụng được vào công việc thực tế.

5. Xây dựng chương trình đào tạo nội bộ hiệu quả

Để khai thác hệ thống đào tạo nội bộ một cách hiệu quả, Doanh nghiệp cần phải xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp trong việc quản lý và chịu trách nhiệm về công tác đào tạo nội bộ. Để làm được điều đó thì Doanh nghiệp cần xây dựng được một phòng đào tạo với cơ cấu tổ chức, vị trí rõ ràng và sau đó lập nên KPI cho phòng đào tạo đó. 

Về cơ cấu tổ chức của phòng đào tạo nội bộ, gồm có: 

• Trưởng phòng đào tạo:

Là người đứng đầu trong phòng đào tạo và có quyền lực cao nhất. Không những vậy, người này còn quyết định mọi việc diễn ra trong phòng, có trách nhiệm tổ chức và quản lý những chương trình đào tạo nội bộ Doanh nghiệp.

Trưởng phòng là người tham mưu chính cho ban lãnh đạo để từ đó có thể xây dựng chiến lược đào tạo cũng phát triển nhân sự.

Là người xây dựng và tổ chức những khóa đào tạo. Không những vậy, người này sẽ theo dõi, giám sát và đánh giá các công tác của đào tạo.

Đồng thời, trưởng phòng đào tạo sẽ lập ngân sách và quản lý những chi phí sử dụng cho các chương trình đào tạo.

• Phó phòng đào tạo: 

Là vị trí chỉ đứng sau trưởng phòng đào tạo và quyền lực cũng chỉ có sau mỗi trưởng phòng đào tạo. Người này sẽ hỗ trợ trưởng phòng đào tạo trong việc lập kế hoạch, triển khai và quản lý những công tác đào tạo nội bộ Doanh nghiệp. 

Bên cạnh trưởng phòng đào tạo thì phó phòng đào tạo cũng có thể tổ chức những hoạt động, chương trình nhằm duy trì sự ổn định cho Doanh nghiệp. Đồng thời, thúc đẩy phát triển văn hóa Doanh nghiệp cũng như sự gắn kết trong nội bộ công ty.

• Chuyên viên đào tạo:

Là vị trí có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau tùy thuộc vào chiến lược phát triển của Doanh nghiệp.

Công việc chính của chuyên viên đào tạo là giảng dạy và đào tạo các nhân viên.

Đồng thời, các chuyên viên này cũng có thể đóng góp ý kiến vào việc xây dựng chương trình đào tạo nội bộ cùng với trưởng phòng và phó phòng.

Ngoài ra, chuyên viên đào tạo là người trực tiếp theo dõi và làm việc với nhân viên, thúc đẩy nhân viên hoàn thành KPI theo đúng thời gian được giao.

Bên cạnh đó, phòng đào tạo nội bộ cần quan tâm những chỉ số KPI:

• Tổng số giờ đào tạo/ nhân viên
• Giờ đào tạo trung bình/ nhân viên
• Chi phí đào tạo một nhân viên
• Tỷ lệ nhân viên đào tạo
• Hiệu quả đào tạo

Ngoài ra, các nhà quản lý cầm nắm rõ được số lượng nhân sự có trong công ty. Từ đó, những người quản lý sẽ đưa ra được phương án ổn định số lượng nhân sự để Doanh nghiệp có thể phát triển ổn định. Do vậy, mô hình đào tạo nội bộ Doanh nghiệp cũng có thể được chú trọng hơn và có những ý tưởng mới lạ để tiếp cận được đến toàn thể nhân viên trong công ty. 

Để nắm được các bước xây dựng chương trình đào tạo nội bộ hiệu quả:

>>> ĐỌC NGAY: Xây dựng chương trình đào tạo nội bộ với quy trình 8 bước chi tiết

6. Áp dụng giải pháp công nghệ vào đào tạo nội bộ

Trong thực tế, có rất nhiều hình thức để Doanh nghiệp có thể tổ chức đào tạo cho nhân sự. Tuy nhiên, để có thể gặt hái được tối đa sự hiệu quả của việc đào tạo, nhà quản lý nên cân nhắc sử dụng các giải pháp công nghệ hỗ trợ cho công việc này.

Một phần mềm đào tạo sẽ giúp nhà quản trị tiết kiệm được thời gian và chi phí cho việc đào tạo. Thêm vào đó, thông qua phần mềm đào tạo, nhân sự sẽ chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian học tập cũng như xác định lộ trình phù hợp cho bản thân.

Phần mềm đào tạo fTrain của Fastdo được tối ưu hóa để đáp ứng đầy đủ các tính năng hỗ trợ nhà quản lý đào tạo, giám sát và theo dõi quá trình đào tạo một cách dễ dàng, nhanh chóng. Quản lý có thể tổ chức và lưu trữ các khóa học đào tạo để nhân sự có thể theo dõi và học tập vô cùng thuận tiện. Ngoài ra, phần mềm  đào tạo fTrain của Fastdo còn giúp:

• Hỗ trợ lưu trữ tốt các bài học, tài liệu chuyên môn.
• Phân quyền để giúp người giảng dạy cũng như nhân viên tiếp cận đúng với nội dung cần nắm bắt.
• Hỗ trợ đánh giá năng lực từng cá nhân, từ đó sắp xếp lộ trình học tập phù hợp.
• Quản lý thông tin học viên.
• Cung cấp chứng chỉ cho nhân sự.

Bạn quan tâm đến Bộ giải pháp phần mềm đào tạo nội bộ (fTrain) của Fastdo. Đăng ký ngay để trải nghiệm 7 ngày miễn phí bản demo với các tính năng riêng biệt từ phần mềm fTrain

Nhận ngay bản Demo phần nềm fTrain

Trên đây, là toàn bộ những thông tin chi tiết về đào tạo nội bộ. Tuy nhiên, nếu Doanh nghiệp của bạn xây dựng chương trình đào tạo nội bộ đúng cách thì đây sẽ là yếu tố giúp Doanh nghiệp phát triển ổn định hơn. Hy vọng những thông tin mà Fastdo vừa chia sẻ sẽ hữu ích đối với quý Doanh nghiệp!

 >>> ĐỌC CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Truyền thông doanh nghiệp là gì và 2 thành tố tạo nên
• Phong cách lãnh đạo dân chủ: Sức mạnh của trao quyền