Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: 4 gợi ý triển khai hiệu quả

Một quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực bài bản sẽ giúp Doanh nghiệp nâng cao được chất lượng của đội ngũ lao động. Từ đó, nhân sự sẽ làm việc hiệu quả, hiệu suất cao hơn và giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức. Hãy cùng Fastdo tìm hiểu ngay về hướng dẫn cũng như các gợi ý giúp bạn triển khai quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đạt hiệu quả thông qua bài viết sau nhé!

1. Ý nghĩa của việc xây dựng quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Một quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả không chỉ mang lại giá trị cho nhân sự, mà còn có ý nghĩa quan trọng đối với tổ chức.

1.1 Đối với tổ chức

Quy trình đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp mang lại những ý nghĩa lớn đối với tổ chức. Cụ thể các tác động tích cực đó đối với tổ chức như sau.

• Hình thành và phát triển năng lực, kỹ năng và thái độ của bản thân người lao động ở trong tổ chức.
• Giúp cho công tác quản lý được dễ dàng, chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả cao hơn.
• Giảm chi phí cho việc sản xuất sản phẩm.
• Tạo lợi thế cạnh tranh của tổ chức so với các doanh nghiệp khác trên thị trường.

>>> ĐỌC THÊM: Kế hoạch ngày 30-60-90: Lộ trình hòa nhập cho nhân viên mới

1.2 Đối với người lao động

Bạn đã mệt mỏi với việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên mỗi ngày? fCheckin sẽ giúp hoạt động chấm công của Doanh nghiệp bạn diễn ra dễ dàng, chính xác và nhanh chóng. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tập trung vào việc tối ưu hóa thời gian và năng suất, hãy để fCheckin đồng hành cùng bạn trên hành trình quản lý hiệu quả hơn.

Bên cạnh những lợi ích mang lại cho tổ chức thì quy trình đào tạo nguồn nhân lực còn đem đến những mặt tích cực đối với người lao động. Có thể kể đến một số điều như sau.

• Tăng cường các kỹ năng cần thiết trong công việc cho người lao động.
• Các cá nhân có thể dễ dàng thích nghi với những thay đổi của thị trường kinh doanh khắc nghiệt.
• Tạo ra tính cạnh tranh trong công việc qua đó năng suất lao động được cải thiện hơn.
• Thu nhập của người lao động cũng được tăng lên, đáp ứng nhu cầu cuộc sống đầy đủ hơn.

>>> XEM THÊM: Lãnh đạo giao dịch: Chi tiết ưu, nhược điểm và cách áp dụng

2. Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực chuẩn 5 bước

Để xây dựng quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần xem xét kỹ 5 bước ở bên dưới. Bởi đây là yếu tố giúp bạn thành công trong việc đào tạo nhân lực và mang đến hiệu quả tối đa. Cùng tìm hiểu chi tiết các bước qua nội dung sau.

fWork – Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch giúp Doanh nghiệp quản trị dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi tiết và báo cáo trực quan về kế hoạch. Click ngay vào ảnh để nhận ngay BẢN DEMO HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ các tính năng của phần mềm:

2.1 Phân tích nhu cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Việc phân tích và đánh giá nhu cầu đào tạo là bước đầu tiên để quá trình đào tạo đạt hiệu quả. Đó là việc tìm ra các dấu hiệu hay dự đoán về những thách thức ở hiện tại hay tương lai của tổ chức. Tiếp đó, doanh nghiệp cần đánh giá một cách tổng quát về hiệu suất thực tế làm việc của nhân sự và những điều kiện cần thiết để vượt qua khó khăn.

Khi đánh giá nhu cầu đào tạo bạn sẽ có 3 mức độ phân tích thường được sử dụng phổ biến là:

• Mức độ tổ chức: Đây là chiến lược riêng của mỗi công ty. Ở cách tiếp cận này, hoạt động đào tạo sẽ gắn với chiến lược kinh doanh định sẵn và được ban lãnh đạo tán thành. Điều này cũng thể hiện được sự đoàn kết để nhằm tìm ra được phương hướng giúp doanh nghiệp phát triển.
• Mức độ thực hiện: Việc này sẽ giúp xác định mức độ yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, thái độ cần đào tạo ứng với từng công việc cụ thể. Trong thực tế, sẽ có những công việc có yêu cầu năng lực thực hiện tương tự nhau, do đó phân tích ở mức độ này sẽ giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình đào tạo.
• Mức độ cá nhân: Đây là việc phân tích kết quả công việc của người lao động, năng lực chuyên môn, kiến thức, thái độ của mỗi cá nhân bằng các cách như phỏng vấn, điều tra hay phân tích báo cáo… Việc phân tích cá nhân sẽ giúp cho nhà lãnh đạo tìm ra được một nhân viên ưu tú nói riêng cũng như tạo dựng một đội ngũ chuyên nghiệp nói chung.

2.2 Thiết lập và xác định mục tiêu

Ứng với mỗi giai đoạn, mục tiêu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sẽ khác nhau. Do đó, tùy vào từng thời điểm Doanh nghiệp cần lựa chọn một vài mục tiêu để chú tâm, tránh xao lãng bởi nhiều mục tiêu kém quan trọng khác. Xác định mục tiêu phù hợp sẽ tác động trực tiếp đến sự hiệu quả của chương trình phát triển nguồn nhân lực.

>>> THAM KHẢO NGAY: Mô hình SMART là gì? Xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART

2.3 Lên ý tưởng về quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Bước tiếp theo trong quy trình đào tạo nguồn nhân lực là lên ý tưởng cho quá trình đào tạo phù hợp với mục tiêu đặt ra. Mỗi chương trình đào tạo sẽ bao gồm các yếu tố:

• Quan điểm của nhà lãnh đạo về hoạt động đào tạo.
• Xác định nhu cầu và đối tượng cần đào tạo.
• Xác định tên của chương trình đào tạo.
• Thiết lập các mục tiêu SMART cho chương trình đào tạo.

Để đo lường hiệu quả của chương trình đào tạo, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp sau:

• Nội dung đào tạo cụ thể.
• Bố cục chương trình và tài nguyên đào tạo.
• Cách thức, phương pháp đào tạo.
• Người đào tạo, thời gian, ngân sách đào tạo.
• Chính sách và môi trường sau khi thực hiện đào tạo.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể sử dụng, kết hợp các phương pháp đào tạo một cách linh hoạt như sau:

• Đào tạo thông qua tiếp nhận thông tin: Bao gồm các bài giảng, phim, video, buổi thuyết trình,…
• Huấn luyện kỹ năng: Hướng dẫn công việc và huấn luyện, học qua trải nghiệm trò chơi hoặc đóng vai.
• Đào tạo kỹ năng mềm: Gồm các buổi hội nghị, thảo luận, đóng vai, xây dựng hành vi…

>>> ĐỌC THÊM: Xây dựng chương trình đào tạo nội bộ với quy trình 8 bước chi tiết

2.4 Tiến hành đào tạo và phát triển nhân lực

Sau khi đã lên ý tưởng và thiết kế xong chương trình đào tạo, doanh nghiệp sẽ bắt đầu thực hiện để đảm bảo việc thực hiện hiệu quả và đi đúng theo mục tiêu. Cụ thể là công ty sẽ lên kế hoạch về thời gian, người dạy, địa điểm và tiến hành đào tạo cho đội ngũ nhân viên.

Bên cạnh đó đơn vị cũng nên thường xuyên theo dõi nhân viên trong suốt quá trình. Điều này sẽ thể hiện sự quan tâm đến nhân viên cũng như có thể đánh giá hiệu quả của quy trình.

2.5 Đánh giá và hiệu chỉnh

Ở bất cứ một quy trình nào cũng không nên thiếu bước đánh giá và hiệu chỉnh. Sau khi hoàn thành quá trình, nhà quản lý phải đánh giá lại kết quả của quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.

Theo các mục tiêu đã đặt ra ban đầu, quản lý có thể đánh giá định lượng khách quan. Điều này cũng sẽ thấy rõ những sai lệch giữa kế hoạch và hiện thực nếu có như số lượng và chất lượng nhân viên, năng suất lao động, sự hài lòng của người lao động với công việc.

Để đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo, doanh nghiệp có thể tham khảo mô hình KirkPatrick gồm 4 cấp độ như sau:

• Phản ứng (Reaction): Nhận biết các phản ứng của người học sau khóa học về việc giảng dạy.
• Học hỏi (Learning): Kiểm tra kiến thức và kỹ năng của học viên tiếp thu được sau khóa học.
• Hành vi (Behavioral): Đánh giá độ cải thiện ở trong kết quả công việc của mỗi học viên.
• Kết quả (Result): Đánh giá mức độ cải thiện trong hiệu quả hoạt động ở doanh nghiệp.

Bước đánh giá này cần phải được thực hiện nghiêm túc. Bởi vì doanh nghiệp đã mất khá nhiều thời gian, công sức và cả tiền của cho quá trình đào tạo. Do vậy, Doanh nghiệp cần đánh giá chất lượng đào tạo sát với thực tế, từ đó làm bài học để rút kinh nghiệm cho các kế hoạch đào tạo tiếp theo. Có như thế, đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp mới thực sự có chất lượng hơn sau khi được huấn luyện.

3. Gợi ý triển khai quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Dưới đây là một số gợi ý khi triển khai quy trình đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Đây là những yếu tố quyết định đến sự thành công của một chương trình đào tạo nên bạn cần hết sức lưu ý.

3.1 Xác định phương pháp đào tạo

Mỗi cá nhân sẽ có một khả năng lĩnh hội kiến thức khác nhau. Do vậy, người trực tiếp giảng dạy cần phải nghiên cứu về đối tượng học viên của mình. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra những phương pháp đào tạo phù hợp nhất. Bên cạnh đó, việc này giúp nội dung đào tạo được truyền tải có hiệu quả hơn và còn tối ưu được thời gian đào tạo.

Sau đây là các phương pháp đào tạo gợi ý đối với từng nhóm người học theo nghiên cứu của Tâm lý học:

• Với người học trực quan: Là người thích việc học tập qua việc quan sát sự vật, hiện tượng. Phương pháp đào tạo phù hợp là hình tượng hóa kiến thức lý thuyết bằng hình ảnh, hình vẽ minh họa, clip,…
• Với người học thính giác: Khả năng tiếp thu kiến thức sẽ tốt hơn khi nghe giảng. Phương pháp phù hợp cho người học này là truyền tải qua giọng nói một cách dễ hiểu và lôi cuốn
• Với người học vận động: Đây là những người dễ tiếp thu kiến thức qua các hoạt động và trải nghiệm. Phương pháp đào tạo được đưa ra là sử dụng cách dạy kiến thức thông thường qua các thí nghiệm hay hoạt động.

Tóm lại, mỗi nhân viên sẽ thuộc nhiều nhóm học viên trên khi xử lý những thông tin khác nhau. Giảng viên và nhân viên HR cần tìm hiểu về những kiểu học viên trên để đưa ra phương pháp đào tạo phù hợp. Từ đó, bám sát vào mục tiêu phát triển của cá nhân người lao động cũng như của doanh nghiệp.

3.2 Quyết định hình thức tổ chức đào tạo

Phụ thuộc vào nội dung đào tạo mà giảng viên sẽ có những cách thức chuyển tải thông tin khác nhau. Chẳng hạn như, đối với nội dung về tập huấn thực tế (phòng cháy chữa cháy), người dạy nên triển khai dưới dạng các bài tập thực hành để tăng tương tác. Ngược lại, nếu nội dung là để kiểm tra kiến thức, thì giảng viên có thể tổ chức thông qua bài thi ở trên website để thuận tiện hơn và giảm số lượng tài liệu cần in.

Sau đây là các hình thức đào tạo phù hợp với từng đối tượng và nội dung đào tạo khác nhau:

3.2.1 Đào tạo trực tiếp

Hình thức đào tạo trực tiếp phù hợp với các nhân sự đang làm việc trong công ty. Hiệu quả đào tạo chỉ đạt được khi số lượng người tham gia ít. Doanh nghiệp có thể sử dụng hình thức này để đào tạo các nội dung như:

• Đào tạo kỹ thuật.
• Đào tạo nghiệp vụ.
• Đào tạo quản lý.
• Đào tạo an toàn.

3.2.2 Đào tạo trực tuyến

Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng hình thức đào tạo trực tuyến thông qua website hoặc các phần mềm đào tạo khi phát sinh nhu cầu đào tạo cho các nhân sự mới hoặc toàn bộ thành viên trong công ty. Khác với đào tạo trực tiếp, đào tạo thông qua website hoặc phần mềm phát huy được tính hiệu quả ngay cả khi số lượng người tham gia đông đảo. Hình thức này sẽ rất phù hợp khi Doanh nghiệp muốn đào tạo về:

• Đào tạo chuyên môn.
• Đào tạo hội nhập.
• Đào tạo kỹ năng mềm.
• Đào tạo chất lượng.
• V…V

Trong thực tế, có rất nhiều hình thức để Doanh nghiệp có thể tổ chức đào tạo cho nhân sự. Tuy nhiên, để có thể gặt hái được tối đa sự hiệu quả của việc đào tạo, nhà quản lý nên cân nhắc sử dụng các giải pháp công nghệ hỗ trợ cho công việc này.

Một phần mềm đào tạo sẽ giúp nhà quản trị tiết kiệm được thời gian và chi phí cho việc đào tạo. Thêm vào đó, thông qua phần mềm đào tạo, nhân sự sẽ chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian học tập cũng như xác định lộ trình phù hợp cho bản thân.

Phần mềm đào tạo fTrain của Fastdo được tối ưu hóa để đáp ứng đầy đủ các tính năng hỗ trợ nhà quản lý đào tạo, giám sát và theo dõi quá trình đào tạo một cách dễ dàng, nhanh chóng. Quản lý có thể tổ chức và lưu trữ các khóa học đào tạo để nhân sự có thể theo dõi và học tập vô cùng thuận tiện. Ngoài ra, phần mềm  đào tạo fTrain của Fastdo còn giúp:

• Hỗ trợ lưu trữ tốt các bài học, tài liệu chuyên môn.
• Phân quyền để giúp người giảng dạy cũng như nhân viên tiếp cận đúng với nội dung cần nắm bắt.
• Hỗ trợ đánh giá năng lực từng cá nhân, từ đó sắp xếp lộ trình học tập phù hợp.
• Quản lý thông tin học viên.
• Cung cấp chứng chỉ cho nhân sự.

Bạn quan tâm đến Bộ giải pháp phần mềm đào tạo nội bộ (fTrain) của Fastdo. Đăng ký ngay để trải nghiệm 7 ngày miễn phí bản demo với các tính năng riêng biệt từ phần mềm fTrain

Nhận ngay bản Demo phần nềm fTrain

3.3 Xác định thời gian và thời lượng đào tạo phù hợp

Thời gian đào tạo cần được sắp xếp hợp lý, không ảnh hưởng đến tiến độ công việc của nhân sự. Bên cạnh đó, phòng nhân sự cần phải chuẩn bị một kế hoạch về thời gian rõ ràng và cụ thể để chương trình đào tạo phát huy được tối đa hiệu quả của nó.

Tùy vào khối lượng bài học thực tế, phòng nhân sự cần phân bổ thời lượng phù hợp. Đối với các bài học ngắn hạn, HR nên giới hạn tối đa thời lượng trong vòng 1 tiếng. Đối với các bài học yêu cầu nhiều buổi học, bài giảng cần được phân tách ra các phần nhỏ và tối đa 45′ cho một buổi học. Bên cạnh đó, từng bài học cần được đảm bảo về cả thời gian đào tạo lý thuyết và thời gian cho học viên thực hành.

Xác định thời gian đào tạo cho phù hợp với lộ trình đã đặt ra

3.4 Dự trù kinh phí đào tạo

Ngân sách đào tạo là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến phương pháp cũng như chất lượng và mục tiêu đào tạo. Trường hợp công ty chọn hình thức đào tạo trực tuyến, nhưng lại không thể trả chi phí của nền tảng thì đây không phải là lựa chọn hợp lý. 

Việc lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp sẽ quyết định tính hiệu quả của một chương trình đào tạo. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét thật kỹ khả năng thực hiện mục tiêu đào tạo của mình. Không phải cứ bỏ ra nhiều tiền là đều sẽ mang lại hiệu quả. Việc doanh nghiệp cần làm là đưa ra kế hoạch phù hợp nhằm mang lại hiệu quả với chi phí vừa phải.

4. Những lưu ý khi xây dựng quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Để việc xây dựng quy trình đào tạo cũng như phát triển nguồn nhân lực đạt hiệu quả cao, Doanh nghiệp cần tuân thủ các bước như đã trình bày ở trên. Bên cạnh đó, công ty cũng cần ghi nhớ một số lưu ý để tránh những sai lầm khi lên kế hoạch đào tạo và phát triển nhân lực bên trong.

• Khi quy mô của doanh nghiệp càng lớn, thì quy trình đào tạo sẽ càng cần phải cụ thể và chi tiết hơn. Lúc này, hệ thống nhân sự không có đủ nguồn nhân lực để có thể theo sát từng học viên. Việc những người này có thể làm là kiểm soát chính những kết quả mà học viên đã đạt được so với tiêu chuẩn thang điểm cụ thể ở từng mục trong chương trình. Do đó, quy trình đào tạo mà càng cụ thể, thì đơn vị sẽ càng dễ kiểm soát.
• Nên chú trọng đào tạo và phát triển vào những nhân viên chủ chốt, là những người thuộc vị trí chuyên viên trở lên. Bởi vì các cá nhân này ngoài việc đảm nhiệm công việc ở các phòng ban, còn có thể đóng vai trò là mentor cho các nhân sự mới tuyển.
• Thời gian đào tạo cố định hàng năm chỉ nên áp dụng cho các chương trình đào tạo truyền đạt các giá trị và chuẩn mực của tổ chức. Đối với những nội dung về nghiệp vụ có thể được đào tạo 2 năm 1 lần hoặc khi tổ chức phát sinh nhu cầu thực tế.

Xây dựng quy trình đào tạo phát triển nguồn nhân lực sẽ giúp cho con đường đi đến các mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra được rộng mở hơn. Nhân sự sẽ biết bản thân thật sự cần những kiến thức gì và phải nỗ lực theo các tiêu chuẩn nào để khẳng định được giá trị của cá nhân. Hy vọng những thông tin Fastdo vừa chia sẻ sẽ giúp ích được cho Doanh nghiệp!

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Bản đồ thấu cảm là gì? Cách tạo và sử dụng bản đồ hiệu quả
• 13 chính sách nhân sự quan trọng trong Doanh nghiệp