7 bước xây dựng quy chế thưởng phạt trong công ty kèm mẫu

Quy chế thưởng phạt trong công ty là những quy định cơ bản mà doanh nghiệp nào cũng phải có. Việc xây dựng quy định thưởng phạt hợp lý sẽ khiến nhân viên làm việc có trách nhiệm và hiệu quả hơn. Hãy cùng Fastdo tìm hiểu chi tiết hơn về quy chế này qua bài viết dưới đây nhé!

1. Quy định về thưởng phạt nhân viên công ty gồm những gì?

Quy định về thưởng phạt nhân viên công ty là điều mà các doanh nghiệp áp dụng để nhân viên làm việc có trách nhiệm, quy củ và có tinh thần hăng hái hơn. Dưới đây là các quy định về các loại thưởng phạt:

1.1 Các loại tiền lương

Tiền lương là khoản tiền mà người lao động được nhận để thực hiện công việc theo thỏa thuận. Do có nhiều hình thức lao động khác nhau nên việc phân loại tiền lương sẽ giúp  thuận lợi hơn cho việc quản lý.

Tiền lương sẽ bao gồm các loại lương sau:

• Lương chính/Lương cơ bản: Là mức lương cơ bản cần trả với điều kiện người lao động làm việc đủ thời gian và hoàn thành công việc đã giao trong hợp đồng thỏa thuận. Mức lương chính phải cao hơn hoặc bằng mức lương tối thiểu vùng của năm hiện hành của nhà nước.
• Lương đóng BHXH: Đây là mức lương dùng để tính tiền bảo hiểm mà cá nhân phải đóng hằng tháng.
• Lương thử việc: Chiếm khoảng 85% của mức lương chính. Quy định này còn dựa vào chính sách doanh nghiệp bởi có nhiều doanh nghiệp trả lương chính thức luôn chứ không trả lương thử việc (các việc mà nhân sự đã có kinh nghiệm, làm việc tốt,…)
• Lương khoán: Là mức lương dựa trên hợp đồng giao khoán với cá nhân.
• Lương theo sản phẩm: Là mức lương dựa vào số lượng, chất lượng sản phẩm mà người lao động làm ra.

1.2 Các khoản trợ cấp, phụ cấp

Các khoản phụ cấp, trợ cấp là số tiền bù đắp các yếu tố tính chất phức tạp của công việc, môi trường làm việc mà chưa được tính đủ trong mức bảng lương. Tùy tính chất công việc và điều kiện làm việc sẽ được hưởng các phụ cấp khác nhau.

Một số loại phụ cấp có thể kể đến như là:

• Phụ cấp chức vụ được áp dụng dành cho trưởng phòng, trưởng ban
• Phụ cấp trách nhiệm: được áp dụng đối với người lao động làm công tác quản lý như tổ trưởng, đội phó, thủ quỹ, thủ kho…
• Phụ cấp tiền xăng xe, đi lại.
• Phụ cấp thêm về mức độ nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm: Mức phụ cấp đối với nghề, công việc có điều kiện nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thấp nhất bằng 5% và cao nhất bằng 10%. Mức phụ cấp đối với công việc có điều kiện đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thấp nhất bằng 7% và cao nhất bằng 15%.
• Phụ cấp lưu động cho những người lao động phải thường xuyên thay đổi nơi làm việc.
• Phụ cấp thu hút được áp dụng cho những người lao động đến làm ở các vùng kinh tế mới, vùng có điều kiện sinh hoạt khó khăn…
• Phụ cấp khu vực dành cho người lao động làm việc ở những địa bàn mà Nhà nước quy định được hưởng phụ cấp khu vực.
• Phụ cấp tiền ăn trưa, điện thoại, thuê nhà.

1.3 Cách tính lương và thời hạn trả lương

Cách tính lương và thời hạn trả lương sẽ được tiến hành dựa vào yêu cầu, quy định của công ty nhưng phải đúng với pháp luật và đảm bảo các yêu cầu sau:

• Nguyên tắc: Rõ ràng, chính xác, trả lương đúng thời hạn.
• Căn cứ tính lương: Bảng khối lượng khoán và chấm công.
• Thời hạn trả lương: Tùy theo doanh nghiệp quy định, có thể trả một lần hay nhiều lần trong tháng.
• Cách tính lương: Tính lương theo thời gian, theo sản phẩm, theo quỹ tiền lương và tính lương làm thêm giờ.

1.4 Các quy định về chế độ phúc lợi, nghỉ phép, lễ Tết

Ngoài những khoản thu nhập tiền lương chính và tiền phụ cấp, tùy thuộc vào lợi nhuận của công ty mà hàng năm các nhân viên có thể được nhận thêm tiền hoặc quà có giá trị tương đương vào những dịp đặc biệt như dưới đây. Trong đó, 2 mục đầu tiên là các ngày nghỉ bắt buộc theo Luật Lao động, các mục dưới sẽ linh hoạt tùy từng công ty:

• Tết Dương Lịch, tết Nguyên Đán
• Lễ Quốc khánh 2/9, ngày Quốc tế lao động 1/5.
• Ngày Quốc tế Thiếu nhi 1/6 (cho trẻ em, không giới hạn số con)
• Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10 và ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3.
• Ngày sinh nhật.
• Cưới xin, hiếu hỉ.
• Người thân nhân viên qua đời
• Nhân viên đau ốm, sinh nở hoặc tai nạn
• Được nghỉ mát một năm một lần.
• Con nhân viên được học sinh giỏi, đạt thành tích xuất sắc trong học tập (các cấp quận, huyện, thành phố, quốc gia, quốc tế).
• Các quyền lợi khác tùy thuộc vào văn hóa của từng doanh nghiệp hay sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh.

1.5 Quy chế thưởng phạt nhân viên

Để tạo động lực và khuyến khích người lao động làm việc chăm chỉ, năng suất cao, doanh nghiệp nên có chế độ thưởng phạt rõ ràng. Quy chế thường được thiết kế chi tiết, chuyên nghiệp hơn quy chế phạt. Nội dung dưới đây sẽ đề cập chi tiết hơn về bản mẫu về quy chế thưởng phạt.

Các khoản tiền thưởng bao gồm thưởng sáng kiến hay, thưởng đạt doanh thu cá nhân, tiền hoa hồng, thưởng lao động làm việc tốt… Phần thưởng có thể là tiền mặt, giấy khen, phiếu ưu đãi khi sử dụng dịch vụ của công ty, tăng cấp bậc, tăng lương…

1.6 Quy chế phạt nhân viên

Một số cơ chế liên quan đến việc phạt nhân viên bao gồm: Phạt đi làm muộn, phạt ý thức – thái độ, phạt về đạo đức nghề nghiệp, phạt kỷ luật, phạt trách nhiệm công việc (sai lầm trong công việc, chưa đạt KPIs…), phạt vì làm hư hỏng tài sản của công ty. Các hình thức phạt khá đa dạng, có thể là trừ thẳng vào tiền lương, đền bù vật chất, hạ cấp/bậc lương, sa thải…

2. Mẫu quy chế thưởng phạt trong công ty

Để hiểu rõ về các hình thức cũng như nội dung của bản quy chế thưởng phạt tại các doanh nghiệp, các bạn có thể tham khảo mẫu quy chế thưởng phạt trong công ty như hình bên dưới:

Đánh giá chuyên cần là một trong những tiêu chí quan trọng trong tiêu chí thưởng phạt. Nhưng đôi khi quản lý luôn gặp khó khi muốn biết nhân viên đi trễ bao nhiêu lần, tổng cộng bao nhiêu phút, nhân viên nào vắng có phép, vắng không phép? Phần mềm chấm công fCheckin chính là giải pháp dành cho Doanh nghiệp của bạn! Fastdo cung cấp giải pháp chấm công dễ sử dụng và đáng tin cậy để bạn có thể chấm công từ xa, theo dõi giờ làm việc và quản lý nhân viên một cách hiệu quả. Đừng để công việc chấm công trở thành gánh nặng – hãy thử nhấn ngay nút sau đây để tìm nhận ngay tư vấn từ chuyên gia về fCheckin.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

3. Đặc điểm trong mẫu quy chế thưởng phạt trong công ty

Các điều khoản trong mẫu quy chế lương thưởng phạt và phụ cấp cho nhân viên tại các doanh nghiệp cần phải đảm bảo các đặc điểm sau:

• Phù hợp với đặc tính lao động, nhân công của mỗi doanh nghiệp (tùy vào đặc điểm ngành nghề thì lao động có thể nghỉ mất sức, độc hại hóa chất, làm ca đêm,…).
• Rõ ràng, minh bạch, chi tiết ở từng điều khoản. Ví dụ như với chế độ thưởng thì phải ghi rõ trường hợp nào được thưởng, có ghi mức thưởng cụ thể. Nếu xảy ra trường hợp chưa có tiền lệ, nhà quản lý cần ghi chép và họp bàn bổ sung điều khoản trong mẫu quy chế lương thưởng.
• Cần phải phổ biến rõ ràng và hướng dẫn chi tiết để người lao động hiểu được những nguyên tắc, điều lệ được ghi trong mẫu quy chế.

4. Vai trò của quy định thưởng phạt trong công ty

Các quy chế thưởng phạt trong công ty đóng vai trò vô cùng quan trọng và mật thiết với người lao động. Chính sách chi trả hợp lý đem đến cho doanh nghiệp lợi ích bền vững và lâu dài. Còn với nhân viên thì nó lại đem đến cuộc sống đầy đủ và thoải mái tiếp thêm động lực làm việc cho họ.

4.1 Đối với doanh nghiệp

Quy chế lương, thưởng, phụ cấp rõ ràng, minh bạch đem lại lợi ích dài hạn cho doanh nghiệp cả về văn hóa, uy tín và quan trọng hơn hết là hiệu quả công việc…

• Giúp công ty tuân thủ đúng quy định của pháp luật: Theo Bộ luật lao động năm 2012, người sử dụng lao động phải công khai chế độ lương, thưởng rõ ràng và minh bạch. Vì thế, đây là văn bản quan trọng để tổ chức có thể hoạt động lâu dài và hợp pháp.
• Góp phần xây dựng danh tiếng của công ty: Chính sách lương, thưởng và các chế độ phúc lợi hấp dẫn không những có ý nghĩa với các nhân viên hiện tại mà còn có những nhân sự tiềm năng. Bởi vì danh tiếng công ty vang xa sẽ giúp thu hút nhân tài khi có đợt tuyển dụng.
• Khuyến khích nhân viên phát triển năng lực bản thân: Tiền lương, thưởng là động lực để nhân sự hoàn thành công việc đúng kế hoạch và đảm bảo hiệu quả. Đây cũng là lý do để người lao động chủ động học hỏi, trau dồi, phát triển kỹ năng để có mức thu nhập tốt hơn.
• Gia tăng sự gắn bó của nhân sự với công ty: Bên cạnh ý nghĩa về tài chính, chế độ lương, thưởng còn là thể hiện sự công nhận của doanh nghiệp với người lao động. Khi được công nhận xứng đáng, nhân viên tất nhiên sẽ hài lòng và gắn bó lâu dài với công ty.

4.2 Đối với người lao động

Hầu hết đều quan tâm đến lương, thưởng khi làm việc trong công ty. Quy chế thưởng phạt trong công ty rõ ràng sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến người lao động trong các trường hợp như:

• Cân nhắc môi trường làm việc: Lương, thưởng giúp nhân viên đảm bảo chất lượng cuộc sống và yên tâm làm việc. Vì thế, công ty cần đưa ra chính sách đãi ngộ phù hợp để thu hút nhân tài.
• Củng cố niềm tin: Việc công bố quy chế tiền lương, thưởng cho thấy công ty hoạt động minh bạch và đúng với quy định của pháp luật. Điều này giúp người lao động hiểu cách tính lương và đặt niềm tin vào doanh nghiệp.
• Củng cố tình đoàn kết giữa các nhân viên: Một tập thể đông người rất dễ nảy sinh mâu thuẫn giữa mọi người. Một lý do thường gặp là vì bất mãn về lợi ích của bản thân. Vậy nên, việc công bố cho mọi người về quy chế tiền lương, thưởng là rất cần thiết, cũng như tránh những xung đột không cần thiết xảy ra.

5. Quy trình xây dựng cơ chế thưởng phạt trong doanh nghiệp

5.1 Tham khảo cơ sở pháp lý

Để xây dựng quy chế tiền lương, thưởng cho người lao động một cách chính xác nhất, Fastdo gợi ý các bạn HR tham khảo một vài văn bản dưới đây:

• Công văn 4320/LĐTBXH-TL của Bộ Lao động – Thương binh và xã hội về việc hướng dẫn cách xây dựng quy trình trả lương đối với doanh nghiệp nhà nước.
• Nghị định 49/2013/NĐ-CP quy định chi tiết việc thi hành các điều bộ của Bộ Luật Lao động về tiền lương.
• Nghị định 51/2016/NĐ-CP quy định về việc quản lý lao động, tiền lương-thưởng của người lao động trong công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên 100% vốn điều lệ do Nhà nước nắm giữ.
• Nghị định số 52/2016/NĐ-CP quy định về tiền lương, thưởng, thù lao đối với người quản lý doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn một thành viên 100% vốn điều lệ do Nhà nước nắm giữ.

5.2 Thành lập hội đồng xây dựng quy chế trả lương

Hội đồng Xây dựng quy chế được thành lập nhằm đảm bảo dựa trên nguyên tắc công khai và dân chủ. Qua đó, những thành viên bắt buộc phải có trong hội đồng bao gồm:

• Chủ tịch hội đồng: Giám đốc công ty.
• Ủy viên thường trực: Đại diện bộ phận lao động và tiền lương.
• Thành viên: Đại diện của Công đoàn, Đảng uỷ và các phòng, ban khác (Số lượng thành viên do Chủ tịch hội đồng quyết định).

Hội đồng có trách nhiệm soạn thảo các quy chế lương, thưởng rồi lấy ý kiến người lao động trong doanh nghiệp và hoàn thiện quy chế.

5.3 Xác định quỹ lương cả năm của doanh nghiệp

Người quản lý phải dự kiến trước ngân sách trả lương, thưởng cho người lao động theo mẫu lập ngân sách nhân sự tối thiểu trong 1 năm tiếp theo là bao nhiêu. Tỷ lệ tiền lương, thưởng trên doanh thu đó được gọi là tỷ giá tiền lương. Con số này chính là cơ sở để bạn xác định rõ ràng mức lương cơ bản cho nhân viên quy chế thưởng lương tháng 13 và các căn cứ tính lương.

5.4 Xây dựng hệ thống chức danh và hệ số giãn cách

Hệ thống chức danh là nhóm công việc có cùng tính chất, mức độ khó và tinh thần trách nhiệm. Đây cũng là căn cứ để xác định được hệ số lương của người lao động. Để xây dựng hệ thống chức danh này, các HR có thể căn cứ vào bản mô tả chi tiết của công việc ở từng vị trí.

Hệ số giãn cách là con số chênh lệch giữa các nhóm công việc khác nhau ở mỗi vị trí. Khi xây dựng quy chế tiền lương, thưởng, người tính lương cũng nên cân nhắc kĩ con số này sao cho hợp lý, đặc biệt là giữa vị trí cao và thấp nhất ở công ty.

5.5 Xác định cách thức, thời điểm và quy trình trả lương cho nhân viên

Để có thể trả lương đúng và phù hợp với từng nhân viên, các HR cần phải xác định đúng cách thức, thời điểm và quy trình trả lương. Các doanh nghiệp, tổ chức có thể cân nhắc các hình thức trả lương sau đây:

• Lương cố định: Đây là hình thức được áp dụng cho các vị trí nhân viên hành chính (Marketing, HR, IT,…).
• Lương khoán: Đây là hình thức được áp dụng cho những vị trí trực tiếp tạo ra hoặc bán sản phẩm (công nhân sản xuất hoặc nhân viên bán hàng).
• Kết hợp cả 2 hình thức trả lương trên: Lương chính thức = lương cơ bản + lương khoán.

Ngoài các quy chế tiền lương, thưởng, bạn cũng cần minh bạch quy trình và thời điểm người lao động được trả lương. Những trường hợp đặc biệt như nhân viên được công ty cử đi học nghiệp vụ, làm thêm giờ, nghỉ thai sản đối với lao động nữ, nghỉ tang – đám cưới… cũng cần có quy định cụ thể và rõ ràng.

5.6 Xây dựng khung đánh giá, khen thưởng và xử phạt

Tác dụng của các tiêu chí đánh giá, khen thưởng và xử phạt là để đảm bảo sự công bằng và khuyến khích nhân viên hoàn thành công việc đúng hạn. Bạn nên tìm hiểu các tình huống thực tế trong doanh nghiệp để xây dựng bảng tiêu chí sát với từng bộ phận, cá nhân nhất. Như vậy thì khung đánh giá mới có thể đem lại sự động viên, khuyến khích mạnh mẽ đối với người lao động.

Có thưởng thì cũng phải có phạt, vì thế quy chế thưởng phạt cũng rất quan trọng trong doanh nghiệp. Việc đưa ra quy định thưởng phạt để giúp thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, giúp họ trở nên kỷ luật hơn. Những quy chế thưởng phạt này sẽ phụ thuộc vào cách công ty xây dựng văn hóa ấy như thế nào và doanh nghiệp ấy làm trong lĩnh vực gì.

5.7 Áp dụng quy chế vào thực tiễn

Để quy chế thưởng phạt trong công ty đi vào thực tiễn, các doanh nghiệp cần phải trải qua các bước sau đây:

• Soạn thảo: Quy chế được biên soạn ngắn gọn, dễ hiểu và rõ ràng.
• Ban hành và áp dụng: Phải công bố rộng rãi trong doanh nghiệp, giải đáp thắc mắc (nếu có) cho người lao động và giám sát việc thực hiện quy chế.
• Thu thập phản hồi: Sau khi áp dụng quy chế, HR cần thu thập ý kiến của nhân viên công ty để xem có phù hợp với nguyện vọng của mọi người không. Vì nếu chế độ đãi ngộ không hợp lý thì sẽ có thể khiến nhân sự nghỉ việc.
• Sửa đổi và bổ sung: Ý kiến của người lao động là điều tốt nhất để Hội đồng Xây dựng quy chế trả lương xem xét, đánh giá, sửa đổi và bổ sung cho phù hợp với bối cảnh, yêu cầu thực tiễn.

Fastdo hy vọng 7 bước đơn giản để xây dựng quy chế thưởng phạt trong công ty trên sẽ giúp bạn chuẩn hóa các quy định nội bộ doanh nghiệp dễ dàng. Một quy chế rõ ràng là cơ sở để hoạt động của nhân sự đi vào nề nếp, góp phần thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Ngoài ra, nếu bạn quan tâm những biểu mẫu cho doanh nghiệp khác, đừng quên đón đọc các bài viết chuyên mục tài liệu của Fastdo nhé.

>>> XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• 6 cách chấm công nhân viên phổ biến nhất hiện nay
• Quyền lực chuyên môn và 7 bước để xây dựng hiệu quả
• Mẫu quản lý thông tin khách hàng và những lưu ý quan trọng
• Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: 4 gợi ý triển khai hiệu quả