4 cách quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả [Kèm kinh nghiệm]

Việc tìm được một cách quản lý chuỗi cửa hàng phù hợp luôn là nỗi bận tâm của các chủ doanh nghiệp kinh doanh. Để giúp bạn giải quyết nỗi lo này, bài viết dưới đây của Fastdo sẽ giới thiệu 4 cách quản lý các hệ thống cửa hàng bán lẻ hiệu quả nhất hiện nay. Bạn hãy đọc ngay bài viết để tìm hiểu chi tiết nhé!

1. Cách quản lý hệ thống bán lẻ hiệu quả

Dưới đây là các cách quản lý chuỗi cửa hàng mà các doanh nghiệp kinh doanh có thể tham khảo.

1.1 Quản lý bằng sổ sách

Quản lý bằng sổ sách là phương án quản lý thường thấy tại các cửa hàng kinh doanh với quy mô không lớn. Đây là phương pháp quản lý bằng cách ghi chép và tính toán trên giấy. Khi sử dụng phương pháp quản lý này, bạn cần phải đặc biệt ghi chép cẩn thận nhằm tránh sai sót và thất thoát ngoài ý muốn.

Ưu và nhược điểm của phương pháp quản lý bằng sổ sách

• Ưu điểm: Phương pháp này sẽ không tốn quá nhiều chi phí để vận hàng, tương đối tiện lợi và linh hoạt. Ngoài ra, khi áp dụng phương pháp quản lý này, bạn sẽ có thể tùy chỉnh nội dung trong sổ sách theo nhu cầu.
• Nhược điểm: Phương pháp quản lý bằng sổ sách sẽ gây khó khăn cho chủ doanh nghiệp khi tra cứu dữ liệu, số lượng thông tin lưu trữ bị hạn chế và tính bảo mật thấp.

Đặc điểm doanh nghiệp phù hợp để áp dụng phương pháp: Quản lý kinh doanh bằng sổ sách rất thích hợp để những cửa hàng nhỏ lẻ áp dụng. Những cửa hàng này sẽ có quy mô nhỏ và không cần quản lý tới từng giao dịch.

1.2 Quản lý bằng Excel

Phần mềm Excel là cách quản lý chuỗi cửa hàng đang được nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ sử dụng. Lý do khiến phần mềm Excel được nhiều chủ doanh nghiệp kinh doanh sử dụng vì có giao diện rất đơn giản và dễ nắm bắt và hỗ trợ quản lý trên nhiều thiết bị trên cùng một hệ thống bảng biểu.

Ưu và nhược điểm của phương pháp quản lý bằng sổ sách

• Ưu điểm: Dễ dàng tạo mới và thêm mới các file quản lý theo từng nhu cầu sử dụng.
• Nhược điểm
  • Đòi hỏi bạn phải có kiến thức Excel tổng hợp.
  • Excel không có chức năng phân quyền rõ ràng nên rất file quản lý rất dễ bị sửa, xóa không đúng chỗ khi chủ doanh nghiệp phân quyền cho nhân viên.
  • Độ bảo mật thông tin không cao và không có tính liên kết với phần mềm thứ 3 để xử lý các giao dịch tức thời.

Đặc điểm doanh nghiệp phù hợp để áp dụng phương pháp: Các doanh nghiệp thích hợp dùng được công cụ này là những cửa hàng có quy mô nhỏ, các quán ăn truyền thống không cần in hóa đơn hay các xưởng sản xuất không phát sinh quá nhiều giao dịch mỗi ngày.

1.3 Quản lý bằng phần mềm offline

Các phần mềm offline hiện nay cũng là một trong các công cụ hỗ trợ quản lý kinh doanh tiện ích cho các chuỗi cửa hàng, những tiện ích của phần mềm hỗ trợ đa dạng đầy đủ từ quản lý bán hàng, quản lý nhập hàng, quản lý khách hàng, quản lý nhân viên.

Ưu và nhược điểm của phương pháp quản lý bằng sổ sách

• Ưu điểm: Phương pháp này không phụ thuộc vào internet và tốc độ mạng. Ngoài ra, phương pháp quản lý bằng phần mềm offline còn có thể cập nhật các số liệu thường xuyên và chính xác.
• Nhược điểm
  • Không phù hợp với những hệ thống lớn có nhiều chi nhánh, cần có internet để đồng bộ dữ liệu.
  • Phần mềm offline thường chỉ phát huy được ưu điểm trong thời điểm nhất định, tiềm ẩn rất nhiều rủi ro bất ngờ. Chế độ an toàn dữ liệu cũng không được cao.

Đặc điểm doanh nghiệp phù hợp để áp dụng phương pháp: Các phần mềm offline chỉ phù hợp với những cửa hàng có quy mô nhỏ, cửa hàng gia đình không có chi nhánh hoặc không có quá nhiều khách hàng.

1.4 Quản lý bằng phần mềm online

Những phần mềm quản lý online là giải pháp quản lý chuỗi cửa hàng nhanh chóng và hiệu quả nhất hiện nay. Quản lý bằng phần mềm online sẽ giúp chủ doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, giảm thiểu tối đa sai sót và thất thoát tại cửa hàng.

Ưu và nhược điểm của phương pháp quản lý bằng sổ sách

• Ưu điểm
  • Phương pháp này có thể khắc phục được mọi khuyết điểm của các cách quản lý trên.
  • Là công cụ đắc lực giúp chủ doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động của cửa hàng chính xác hơn và giảm thất thoát.
  • Đây cũng là công cụ quản lý kho hiệu quả.
  • Các phần mềm online còn tích hợp các tính năng quản lý nhân sự, chấm công, hoa hồng, lương thưởng với hệ thống bảng biểu báo cáo minh bạch và khoa học.
  • Mọi hoạt động tại cửa hàng đều được đồng bộ trên phần mềm.
  • Phần mềm online còn cho phép chủ doanh nghiệp phân quyền sử dụng cho nhân sự theo vị trí và phòng ban.
  • Phần mềm có thể liên kết với các trang thương mại điện tử, đối tác vận chuyển và  giao hàng, web bán hàng.
• Nhược điểm: Tiêu tốn nhiều chi phí hơn so với các giải pháp truyền thống và cần phải được kết nối với internet.

Đặc điểm doanh nghiệp phù hợp để áp dụng phương pháp: Phần mềm quản lý bán hàng online hiện nay đều thích hợp để nhiều doanh nghiệp, cửa hàng có quy mô khác nhau sử dụng.

2. Kinh nghiệm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ

Fastdo sẽ cung cấp đến bạn những kinh nghiệm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ thông qua nội dung dưới đây:

2.1 Quản lý tài chính

Quản lý tài chính là công việc quản lý các dòng tiền sẽ phát sinh trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Việc quản lý tài chính hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận và kiểm soát nguồn vốn, doanh số hiệu quả hơn. Các chỉ số tài chính mà doanh nghiệp phải quản lý là dòng tiền, lãi lỗ và tài sản đầu tư.

Để quản lý tài chính hiệu quả, bạn có thể áp dụng các phương pháp sau đây:

• Nắm rõ tình hình tài chính của công ty thông qua việc lập báo cáo và theo dõi.
• Thay đổi cơ chế thu chi phù hợp với tình hình tài chính và cắt giảm các chi phí đầu vào.
• Chủ động tìm kiếm và tiếp cận các vốn đầu tư trên thị trường.

2.2 Quản lý nhân viên

Vấn đề thất thoát hàng hóa hoặc giảm doanh thu xảy ra thường là do sự thiếu trung thực, sai sót  của nhân viên. Giải pháp để giải quyết vấn đề này là bạn hãy áp dụng hệ thống quản lý mọi thao tác giao dịch của nhân viên. Nhờ đó, bất kể hoạt động nào của nhân viên cũng sẽ được ghi lại trên hệ thống để bạn có thể theo dõi và giám sát.

2.3 Quản lý hàng hóa

Công việc kiểm soát hàng hóa và hoạt động luân chuyển hàng hóa giữa các cửa hàng luôn khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian. Nếu các công việc này không được kiểm soát kịp thời, uy tín và chất lượng phục vụ của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng.

2.4 Quản lý khách hàng

Quản lý thông tin và dữ liệu khách hàng luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Để có thể khởi động các chương trình tri ân và chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp phải có thông tin của các khách hàng. Vì vậy, việc sử dụng các phần mềm quản trị có tích hợp tính năng quản lý thông khách hàng trong các doanh nghiệp là vô cùng cần thiết.

3. 6 yếu tố chủ chốt giúp quản lý chuỗi cửa hàng tốt hơn

Dưới đây là 6 yếu tố chủ chốt giúp chủ doanh nghiệp có thể quản lý chuỗi cửa hàng tốt hơn.

3.1 Chuẩn hóa quy trình vận hành

Ở cương vị quản lý, bạn cần phải đảm bảo tất cả các cửa hàng đều được vận hành trơn tru. Việc chuẩn hóa quy trình vận hành là công việc cần được thực hiện hàng đầu ngay khi mở chuỗi bán lẻ. Quy trình này phải được đồng nhất ở tất cả các cửa hàng từ thời gian làm việc, quy trình phục vụ khách hàng, chính sách giảm giá, chính sách đổi trả hàng hóa…

3.2 Tuyển dụng nhân viên chuyên nghiệp và đáng tin cậy

Sau khi thực hiện tuyển dụng, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi training thường niên để nâng cao năng lực chuyên môn của nhân viên, đặc biệt là những người thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần truyền đạt sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp tới các nhân viên để họ có thể hiểu rõ về tính chất công việc. 

3.3 Tăng kết nối giữa các chi nhánh bán hàng

Việc tăng cường kết nối các chi nhánh bán hàng sẽ giúp các nhà quản lý trực tiếp tại các điểm bán khác nhau có thể học hỏi, trao đổi kinh nghiệm để đưa ra giải pháp kinh doanh hiệu quả nhất. Hiện nay, việc kết nối giữa các chi nhánh đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều nhờ vào việc ứng dụng các phần mềm khoa học công nghệ.

3.4 Lưu trữ dữ liệu trên cùng nền tảng

Hiện nay, việc lưu trữ riêng lẻ thông tin khách hàng có thể dẫn đến tình trạng dữ liệu bị tin tặc đánh cắp bất cứ lúc nào. Cách lưu trữ hiệu quả nhất mà bạn có thể áp dụng là sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu. Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý, doanh nghiệp sẽ có thể hạn chế tối đa việc sai sót thông tin khách hàng, quản lý chồng chéo hoặc làm mất dữ liệu.

3.5 Tự động hóa quản lý hàng tồn kho

Việc quản lý hàng tồn kho trên cùng nền tảng là cách hữu hiệu nhất để bảo vệ nguồn vốn cũng như cổ phần tại các chi nhánh khác nhau. Một phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp bạn biết được chính xác số lượng tồn kho của doanh nghiệp tại thời điểm thực tế. Qua đó, bạn sẽ dễ dàng phân phối, điều tiết nguồn hàng tới các chi nhánh một cách hợp lý.

3.6 Thường xuyên đánh giá hiệu quả cửa hàng bán lẻ

Việc sử dụng công nghệ vào quản lý cửa hàng sẽ giúp các nhà quản trị tiết kiệm thời gian và chi phí. Bên cạnh đó, để quản lý cửa hàng hiệu quả hơn, doanh nghiệp cần phải thường xuyên theo dõi các phản hồi của khách hàng qua các blog review, comment trên mạng xã hội, kênh thương mại điện tử, website…

4. Những vấn đề thường gặp trong quản lý chuỗi cửa hàng

Những vấn đề khó khăn mà doanh nghiệp sẽ thường gặp trong quá trình quản lý chuỗi cửa hàng là:

• Không kiểm soát được chất lượng nguồn hàng: Quá trình luân chuyển và kiểm tra hàng hóa là khâu tốn nhiều thời gian nhất trong kinh doanh chuỗi bán lẻ. Kiểm soát chất lượng nguồn hàng đầu vào không tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp. 
• Khó khăn trong quản lý nhân sự: Khoảng cách giữa các cửa hàng quá lớn sẽ khiến các nhà quản lý không thể theo sát tất cả nhân viên trên toàn hệ thống. Vì thế, nhiều cửa hàng đã phải đối mặt với vấn đề nhân viên thiếu trung thực và gây thất thoát lớn cho doanh nghiệp. 
• Quản lý tài chính chưa đạt hiệu quả: Khi càng mở rộng quy mô cửa hàng, việc quản lý tài chính một cách hiệu quả đã trở thành bài toán khó đối với các doanh nghiệp. Quản lý lãi lỗ, quản lý tài sản, quản lý dòng tiền là 3 chỉ số tài chính khiến chủ doanh nghiệp luôn đau đầu khi giải quyết.  
• Thu thập và quản lý dữ liệu khách hàng: Nhiều doanh nghiệp chưa thể quản lý một số lượng lớn khách hàng trên hệ thống các chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả. Ngoài ra, quá trình thu thập và quản lý thông tin khách hàng của doanh nghiệp cũng gặp nhiều khó khăn, bất tiện.

Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, doanh nghiệp cần phải có cách quản lý chuỗi cửa hàng phù hợp. Hy vong qua bài viết của Fastdo sẽ giúp bạn lựa chọn được phương pháp quản lý tốt nhất cho doanh nghiệp mình. Ngoài ra, nếu bạn đang tìm một phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả thì hãy liên hệ cho chúng tôi qua fastdo.vn để được tư vấn nhé!

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: 

• 5 Bí quyết áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ vào doanh nghiệp hiệu quả
• 5 Mẫu kế hoạch nhân sự cho công ty: Cứu cánh cho những HR bận rộn
• Phần mềm OKRs là gì? 8 phần mềm OKRs hàng đầu cho doanh nghiệp
• Review chi tiết 20+ phần mềm quản lý công việc miễn phí, hiệu quả
• 4 Mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế dành cho nhà tuyển dụng