Tối ưu hiệu suất vận hành với 4 mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhỏ

Lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhỏ thành công sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức thực hiện các chiến lược kinh doanh bền vững, tạo năng lực cạnh tranh trên thị trường. Vậy thế nào là mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhỏ? Các mô hình cơ cấu tổ chức cho nhóm doanh nghiệp này như thế nào? Cùng Fastdo tìm hiểu qua bài viết sau.

1. Những yếu tố tác động đến mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhỏ

Mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhỏ là cách thức xác định hoạt động của các bộ phận trong tổ chức và quy định chức năng, nhiệm và quyền hạn của người đứng đầu. Trong nhóm tổ chức doanh nghiệp nhỏ, tùy thuộc vào điều kiện, quy mô, đặc điểm của từng doanh nghiệp để lựa chọn mô hình cơ cấu phù hợp. Sau đây là một số yếu tố tác động đến mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhỏ. 

• Mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp
• Môi trường hoạt động kinh doanh
• Quy mô  hình thành và phát triển của tổ chức
• Đặc điểm, tính chất hoạt động của doanh nghiệp.
• Mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp…
• Mô hình thuê văn phòng chia sẻ HCM

Tất cả các yếu tố này tác động rất lớn đến mô hình hoạt động của tổ chức doanh nghiệp nhỏ. Ngoài ra, chúng có mối quan hệ khăng khít và bổ trợ cho nhau. Trường hợp có một hoặc nhiều yếu tố bị thay đổi sau một thời gian hoạt động thì doanh nghiệp sẽ xem xét đến việc có cần thay đổi mô hình cơ cấu tổ chức hay không. 

Đối với các doanh nghiệp không chịu đổi mới, sẽ khó có thể phát triển lâu dài trên thị trường. 

>>>> THAM KHẢO NGAY: Sự gắn kết của nhân viên với tổ chức và tầm quan trọng

2. Sự khác nhau giữa mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp lớn

>> ĐỌC NGAY: Nguyên tắc là gì? 14 Nguyên tắc quản lý của Henry Fayol

3. 4 mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhỏ phổ biến

Lựa chọn đúng mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhỏ là yếu tố quan trọng dẫn đến sự thành công của doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu 4 mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhỏ phố biến sau: 

3.1 Mô hình cơ cấu tổ chức bộ phận

Với cơ cấu tổ chức bộ phận, doanh nghiệp sẽ được chia thành các đơn vị, bộ phận nhỏ. Các đơn vị có thể được phân chia trên cơ sở lĩnh vực hoạt động, địa bàn hoạt động hoặc sản phẩm. Mỗi đơn vị, bộ phận sẽ có tính độc lập riêng biệt, có phương pháp hoạt động và cách tổ chức riêng phù hợp với đặc thù lĩnh vực sản phẩm hay địa bàn của mình.

Khi đã được phân chia thành các đơn vị, bộ phận riêng biệt sẽ tạo điều kiện cho các tổ chức chủ động thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Nếu có vướng mắc phát sinh, họ sẽ linh động hơn trong quá trình giải quyết công việc. 

Tuy nhiên, khi tổ chức mô hình cơ cấu bộ phận. việc kiểm soát hoạt động của từng bộ phận độc lập sẽ khó khăn hơn, gây ra tình trạng mất kiểm soát trong việc quản lý. 

>>> ĐỌC NGAY: 4 nhóm tính cách DISC là gì? Cách đọc biểu đồ DISC

3.2 Mô hình cơ cấu tổ chức theo cấu trúc phẳng

Đây là mô hình cơ cấu tổ chức rất đơn giản chỉ dành cho các hộ kinh doanh, công ty TNHH một thành viên. Theo đó,  các nhân sự sẽ không phân biệt vị trí, chức vụ trong hoạt động của doanh nghiệp. Mô hình này phá vỡ những quy tắc truyền thống vốn có về cơ cấu tổ chức truyền thống. 

Ưu điểm của mô hình này là dễ dàng quản lý, ra quyết định nhanh chóng. Ngoài ra, các nhân viên sẽ là người chịu trách nhiệm với quyết định của họ. Tuy nhiên, nhược điểm là công việc sẽ không được phân biệt cụ thể, rõ ràng dẫn đến quá tải hoặc chồng chéo khi thực hiện nhiệm vụ.

>>> XEM NGAY: Phong cách lãnh đạo dân chủ: Sức mạnh của trao quyền

3.3 Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng

Biểu hiện của mô hình cơ cấu tổ chức chức năng là thiết lập hệ thống, các bộ phận được phân cấp trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ cụ thể. Các bộ phận có thể được thành lập như bộ phận nhân sự, marketing, kế toán,… Khi sắp xếp tổ chức theo cơ cấu này sẽ hướng các nhân viên hoạt động cùng tính chất vào một nhóm để dễ quản lý và phát huy khả năng. 

Người lãnh đạo cao nhất của mô hình này chính là chủ doanh nghiệp. Các bộ phận chuyên môn theo chức năng giúp tạo điều kiện phát triển năng lực và kỹ năng trong quản lý, kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp.

Tuy nhiên đối với các tổ chức doanh nghiệp nhỏ, mô hình này cũng tồn tại hạn chế do các bộ phận thực hiện chức năng riêng biệt. Vì thế, trong công tác phối hợp dễ phát sinh xung đột, khó điều phối với các bên. Vì thế, chủ doanh nghiệp cần hiểu biết về tất cả các lĩnh vực quản lý  để nâng cao hoạt động kiểm tra, chỉ đạo các bộ phận chuyên môn. 

>>> ĐỌC NGAY: Agile là gì? Nguyên lý và đặc trưng của phương pháp

3.4 Mô hình cơ cấu tổ chức theo cấu trúc ma trận

Đây là mô hình tổ chức có sự kết hợp giữa cơ cấu tổ chức theo chức năng và theo bộ phận. Quá trình tổ chức hoạt động vận hành theo hình thức đa chiều, thông tin sẽ được truyền tải theo cả chiều ngang (bộ phận) hoặc chiều dọc (chức năng).

Theo đó, thay vì các trưởng bộ phận thì mỗi đội sẽ có các nhóm trưởng và thực hiện theo các nhiệm vụ chuyên môn. Mô hình cơ cấu tổ chức theo cấu trúc ma trận rất thích hợp với các doanh nghiệp nhỏ thường xuyên xây dựng các dự án kinh doanh khác nhau. 

Mô hình này giúp việc thực hiện công việc nhanh chóng, đạt hiệu quả cao hơn. Ngoài ra, doanh nghiệp còn tận dụng tối đa cơ sở hạ tầng, chia sẻ nguồn lực hiệu quả, đảm bảo tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, thời gian ban đầu nhân sự trong doanh nghiệp sẽ khó khăn trong việc nhận biết người phụ trách.

Dễ dàng nhận thấy, mỗi mô hình nói trên đều có những ưu và nhược điểm nhất định trong việc quản lý kế hoạch. Dù là mô hình có sự phân hóa phòng ban hay mô hình phẳng, tính liên kết và sự phối hợp vẫn luôn là thách thức với doanh nghiệp nhỏ khi họ còn tương đối thiếu kinh nghiệm quản trị. Một trong những giải pháp số phù hợp cho tình trạng này là phần mềm quản trị kế hoạch fPlan. Đây là phần mềm giúp tạo và lưu trữ kế hoạch, kết nối toàn thể nhân viên. Nhờ fPlan, mỗi kế hoạch đều sẽ được chi tiết hóa với các tính năng giúp nhân viên tạo, thêm, sửa và xóa cũng như báo cáo tiến độ dễ dàng, giúp các doanh nghiệp nhỏ tối ưu chi phí.

Mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhỏ là yếu tố thành bại dẫn đến sự thành công của doanh nghiệp. Vì thế, FASTDO hy vọng với 4 mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản mà chúng tôi gợi ý sẽ giúp bạn lên ý tưởng cho mô hình cơ cấu tổ chức phù hợp cho doanh nghiệp của mình, giúp có được phương án quản trị nhân sự tối ưu nhất.

>>> ĐỌC THÊM:

• Chi phí quản lý dự án là gì? 5 cách tiết kiệm chi phí
• 8 mô hình quản lý dự án hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay
• Làm sao để trở thành Project Manager thành công, tài giỏi?
  
• BSC là gì? Cách ứng dụng Balanced scorecard hiệu quả
• 9 cách lấy lại tinh thần hiệu quả khi mất động lực làm việc