10 bước xây dựng mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Xây dựng mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban giúp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên và sức mạnh nội tại cho các doanh nghiệp. Vậy vai trò và phương pháp xây dựng mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban như thế nào? Cùng Fastdo tìm hiểu các thông tin này ở bài viết ngay sau đây!

1. Vai trò của việc xây dựng mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Trong một doanh nghiệp việc xây dựng được mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban có ý nghĩa quan trọng. Chúng giúp công việc diễn ra suôn sẻ và có hiệu quả hơn trong thực tế. Tất cả các công việc này nhằm đi đến ý nghĩa chung là thực hiện tốt công việc. Dưới đây là một vài vai trò chi tiết nếu doanh nghiệp xây dựng mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp:

• Tăng cường vai trò phối hợp, giúp tăng năng suất và hiệu quả trong công việc chung của cả tập thể.
• Tận dụng được tối đa nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Từ đó, giúp việc vận hành hiệu quả và tiết kiệm chi phí chi phí vận hành.
• Khi doanh nghiệp có nội bộ đoàn hết, hoạt động hết công suất sẽ nâng tầm vị thế của doanh nghiệp.
• Các quy trình được chuẩn hóa, đảm bảo đạt hiệu quả, quy định của pháp luật. Từ đó, giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể xảy đến.
• Tăng độ hài lòng của khách hàng, tạo trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ.
• Tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp với quy trình làm việc chuẩn mực, chỉn chu, hoạt động trơn tru.
• Hỗ trợ công tác quản lý rủi ro khi giúp các phòng ban nhận diện sớm hơn các vấn đề doanh nghiệp mắc phải thông qua việc giám sát hiệu quả của quy trình.

2. 10 bước xây dựng mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Sau đây là 10 bước xây dựng mẫu quy trình phối hợp công việc giữa các phòng ban mà doanh nghiệp nào cũng cần nắm rõ:

2.1 Xác định mục tiêu công việc

Trong nội bộ công ty thường được cơ cấu tổ chức theo chức năng riêng của từng bộ phận. Nếu không có mối quan hệ phối hợp, mục tiêu chung thì không thể gắn kết và hỗ trợ với nhau.

Vì thế, bản thân là nhà quản trị cần có cái nhìn tổng thể về mục tiêu chung của công việc. Trước khi bắt đầu dự án, nhà quản trị nên tiến hành cuộc họp giữa các phòng ban có liên quan. Lúc này, các bộ phận sẽ có cơ hội chia sẻ thông tin, phản hồi, xác định mục tiêu chung của công việc và nỗ lực để thực hiện chúng.

Doanh nghiệp có thể thiết lập mục tiêu qua phương pháp OKRs – Objectives and Key Results (Mục tiêu và Kết quả chính). Đây là một phương pháp quản lý mục tiêu hiệu quả, giúp các tổ chức, đội nhóm và cá nhân đặt ra những mục tiêu rõ ràng, đo lường được và hướng tới kết quả. Bởi OKRs được thiết kế đảm bảo 3 chiều liên kết bao gồm liên kết chéo – lấy thống nhất đề xuất từ liên phòng ban, phần mềm đảm bảo mọi quy trình đều được kế thừa, tạo tính kết nối cao.

Phương pháp OKRs chỉ phát huy tối đa được sức mạnh khi được hỗ trợ bởi một công cụ phù hợp. Phần mềm quản trị OKRs (fOKRs) của Fastdo cho phép người dùng thực hiện tất cả chức năng liên quan đến OKRs trên cùng một không gian TINH GỌN, DỄ SỬ DỤNG và TẠO ĐỘNG LỰC. Được thiết kế dựa trên lý thuyết của Andy Grove – Cha đẻ OKRs hiện đại, đây hứa hẹn là công cụ giúp doanh nghiệp của bạn tập trung quản lý những mục tiêu quan trọng để thúc đẩy tăng trưởng làm nhanh hơn, tiền nhiều hơn. Bấm vào nút dưới đây để nhận tư vấn miễn phí về fOKRs:

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

2.2 Khoanh vùng phạm vi thiết lập quy trình

Thông qua phương pháp khoanh vùng phạm vị sẽ giúp doanh nghiệp giới hạn được phạm vi của dự án. Bạn sẽ xác định bộ phận nào tham gia thực hiện dự án, những người có liên quan, người tham gia hỗ trợ, người giám sát – nghiệm thu kết quả, các phòng ban liên quan,… Ngoài ra, thao tác khoanh vùng này còn giúp bạn xác định được thời gian, không gian để thực hiện dự án đạt kết quả.

2.3 Phân tích nội dung công việc chính

Để quy trình làm việc thể hiện được nhiệm vụ của từng phòng ban, bạn cần nắm rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận. Bạn có thể xác định thông qua các yếu tố sau: 

• Input và Output:  Đầu vào  và đầu ra của quy trình phối hợp cần đảm bảo các yếu tố nào?
• Sử dụng phương pháp 5W+1H và 5M để giải quyết vấn đề.

2.3.1 Mô hình 5W + 1H

Mô hình 5W 1H là một công cụ đơn giản nhưng hiệu quả để phân tích và giải quyết vấn đề một cách logic và toàn diện. Nó giúp chúng ta có cái nhìn sâu sắc hơn về vấn đề, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp. Phương pháp 5W + 1H chính là việc trả lời các câu hỏi (What – Why – When – Where – Who + How). Theo đó:

• What:  Xác định nội dung công việc là gì?
• Why: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc là gì?
• When: Xác định thời gian bắt đầu, thời hạn và thời gian kết thúc của công việc? 
• Where: Xác định địa điểm thực hiện.
• Who: Xác định đối tượng thực hiện dự án, bộ phận có liên quan, người giám sát,..
• How: Xác định cách thức thực hiện dự án.

2.3.2 Mô hình 5M

Mô hình 5M là sự việc viết tắt của Manpower, Money, Material, Machine và Method Bằng cách phân tích từng yếu tố trong mô hình 5M, chúng ta có thể xác định chính xác nguyên nhân gây ra vấn đề. Ví dụ: nếu sản phẩm lỗi, nguyên nhân có thể do nguyên vật liệu kém chất lượng (Material), máy móc hỏng hóc (Machine), hoặc do công nhân thực hiện sai quy trình (Method).

• Manpower: Nguồn nhân lực thực hiện phải đảm bảo về trình độ, chuyên môn, kinh nghiệm,…
• Money: Kinh phí, ngân sách thực hiện.
• Material: Nguyên vật liệu và đơn vị cung ứng.
• Machine: Máy móc, công nghệ sử dụng để giải quyết công việc.
• Method: Phương pháp làm việc cụ thể?

2.4 Kiểm soát quy trình

Quy trình phối hợp giữa các phòng chỉ có thể đạt hiệu quả, chất lượng nếu trong quá trình thực hiện người quản lý thường xuyên kiểm soát để đánh giá đúng chất lượng quy trình. Vì thế, định kỳ, bạn nên thực hiện việc kiểm soát quy trình với các nội dung cơ bản sau: Đơn vị, phương pháp và nội dung đo lường công việc. 

Ngoài ra, bạn nên thực hiện các phương pháp sau để làm tốt quy trình kiểm soát:

• Xác định tần suất thực hiện việc kiểm soát.
• Xác định ai là người trực tiếp thực hiện việc kiểm tra. 
• Xác định nội dung kiểm tra là gì?

2.5 Mô tả quy trình

Quy trình phối hợp giữa các phòng ban thật sự chi tiết sẽ giúp nhân viên dễ dàng hơn trong quá trình thực hiện. Nhờ đó, rút ngắn thời gian và đem lại hiệu quả công việc rõ ràng hơn. Vì thế, khi xây dựng quy trình, bạn cần nghiên cứu kỹ và thể hiện chi tiết các mô tả liên quan đến: Mô tả công việc cụ thể rõ ràng, nêu rõ cách thức thực hiện trong từng bước, đối với những quy trình phức tạp cần đính kèm tài liệu tham khảo/hướng dẫn,…

Khi mô tả quy trình, cần đảm bảo tính logic và tuần tự của quy trình. Cần sử dụng sơ đồ PERT để mô tả trình tự bước cụ thể. Sơ đồ

• Trình tự hợp lý: Các bước trong quy trình phải được sắp xếp theo một trình tự logic, đảm bảo sự liên kết giữa các bước.
• Tránh vòng lặp: Quy trình nên có một điểm bắt đầu và một điểm kết thúc rõ ràng, tránh các vòng lặp gây nhầm lẫn.
• Cần đảm bảo thời gian của một luồng công việc trong quy trình (từ nhiệm vụ đầu đến nhiệm vụ cuối) có thời gian hợp lý.

2.6 Tăng cường sự tương tác giữa các phòng ban

Đối với một dự án có sự tham gia của nhiều phòng ban thì không thể thiếu việc tương tác thường xuyên để trao đổi công việc. Vì thế, nhà quản trị cần thường xuyên tổ chức các cuộc họp để trao đổi công việc. Quy trình phối hợp giữa các phòng ban với các thông tin về nhiệm vụ của từng đơn vị sẽ giúp hạn chế tình trạng đùn đẩy trách nhiệm.

Dành ra một thời gian ngắn định kỳ mỗi ngày như morning checkin có thể là giải pháp hữu hiệu. Morning check-in là một hoạt động thường niên vào buổi sáng, nơi các thành viên trong đội hoặc các phòng ban cùng nhau chia sẻ thông tin, cập nhật tiến độ công việc và giải quyết các vấn đề phát sinh. Hoạt động này có vai trò quan trọng trong việc tăng cường sự tương tác và hiệu quả làm việc chung.

2.7 Tạo dòng chảy thông tin giữa các phòng ban

Hiện nay, có rất nhiều cách thức để các phòng ban có thể cập nhập, chia sẻ thông tin kịp thời, nhanh chóng. Ngoài ra, để bảo mật thông tin, doanh nghiệp nên xây dựng các phần mềm công nghệ giúp trao đổi và lưu trữ thông tin nhanh chóng. Tại đây, các phòng ban có thể đóng góp ý kiến, tương tác để hoàn thiện công việc nhanh chóng hơn.

Các cuộc họp nên có vai trò thư ký để lưu lại các thông tin quan trọng giữa các phòng ban để lưu trữ thông tin quan trọng. Các thông tin về kế hoạch hay tài liệu đi kèm cũng nên được lưu trữ để các phòng ban khác sau này. Nên số hóa lưu trữ các tài liệu để dễ dàng chia sẻ và hỗ trợ nhiều người dùng hơn.

2.8 Xây dựng mối liên kết giữa quản lý các phòng ban

Người quản lý có tác động rất lớn đến mối quan hệ gắn kết giữa các nhân viên của các phòng ban. Vì thế, với vai trò là người dẫn đầu, người lãnh đạo cần xây dựng mối quan hệ hợp tác giữa trưởng của các phòng ban. Từ đó, giúp mối quan hệ làm việc, hợp tác trở nên trơn tru, nhịp nhàng hơn.

2.9 Khen thưởng sau mỗi dự án

Bất kỳ ai cũng mong muốn mình được tán dương nếu thực hiện tốt công việc. Vì thế, hãy thường xuyên thực hiện việc khen thưởng, liên hoan chúc mừng sau mỗi dự án, mỗi cột mốc của công việc. 

Việc làm này sẽ giúp nhân viên, các phòng ban cảm thấy được tôn trọng, ghi nhận công sức. Từ đó, tạo động lực để thúc đẩy nhân sự tiếp tục thực hiện có hiệu quả mục tiêu, công việc đề ra.

Có nhiều hình thức khen thưởng, tùy vào điều kiện của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể khen thưởng bằng tiền mặt hoặc hiện vật.Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng có thể tạo các lời chúc cá nhân hóa hoặc các hình thức khen thưởng khác vừa phù hợp với ngân sách vừa đảm bảo tạo ấn tượng cho nhân viên.

2.10 Khuyến khích nhân viên đưa ra phản hồi

Môi trường làm việc lý tưởng là nơi nhân viên có thể đưa ra nhận xét, nêu ý kiến cá nhân. Vì thế, người lãnh đạo cần khuyến khích nhân viên thường xuyên đưa ra các ý kiến phản hồi. Từ đó, đúc kết lại các góp ý, cải tiến quy trình làm việc để hoàn thiện hơn trong các dự án tiếp theo của doanh nghiệp.

Kaizen, hay còn gọi là cải tiến liên tục, là một triết lý kinh doanh tập trung vào việc cải thiện nhỏ, đều đặn và liên tục trong mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh. Một trong những yếu tố cốt lõi của Kaizen là sự tham gia tích cực của nhân viên, đặc biệt là việc khuyến khích họ đưa ra những ý tưởng và phản hồi để cải thiện quy trình làm việc. Xây dựng các diễn đàn Kaizen là một phương thức tốt để khuyến khích nhân viên đóng góp cải tiến nhiều hơn.

3. Lưu ý khi xây dựng mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban

3.1 Duy trì và nuôi dưỡng niềm tin

Lòng tin có ý nghĩa quan trọng trong mối quan hệ hợp tác, phối hợp giữa các phòng ban. Chỉ khi tin tưởng nhau mới có thể cùng nhau nỗ lực thực hiện công việc. Để tạo dựng được niềm tin, bản thân các bộ phận cần làm việc hiệu quả, đạt kết quả cao, có năng lực. Từ đó, tích lũy và nuôi dưỡng niềm tin lâu dài. Đây chính là chìa khóa cho thành công của doanh nghiệp.

3.2 Xây dựng môi trường làm việc thoải mái

Để quy trình phối hợp giữa các phòng ban đạt kết quả thì môi trường làm việc cũng có ý nghĩa quan trọng. Khi môi trường làm việc thoải mái, giúp nhân viên luôn có tình trạng tâm lý tốt nhất, bộ não được kích thích hoạt động hết năng suất, thúc đẩy hiệu quả trong công việc. Ngoài ra, môi trường làm việc dễ chịu còn giúp các nhân viên giữa các bộ phận, phòng ban vui vẻ, gắn kết với nhau hơn. 

3.3 Đừng bỏ qua các hoạt động ngoại khóa

Thông thường, các phòng ban chỉ có cơ hội tiếp xúc với nhau khi có dự án chung hoặc các cuộc họp. Vì thế, mối quan hệ trở nên xa lạ, không có sự tương tác trong công việc là điều dễ hiểu. Doanh nghiệp cần thường xuyên thúc đẩy các hoạt động ngoại khóa để tạo cơ hội để tăng tính gắn kết, tương tác giữa các bộ phận.

3.4 Xây dựng văn hóa cảm thông

Mối quan hệ phối hợp giữa các phòng ban cần có sự gắn kết và thấu hiểu. Chỉ khi hiểu các công việc của nhau, các phòng ban mới có thể phát huy hiệu quả làm việc, phối hợp tốt để công việc đạt kết quả cao.

Chính vì thế, hãy điều chỉnh và dần thay đổi văn hóa trong doanh nghiệp theo hướng cảm thông, gắn kết hiệu quả với nhau.

3.5 Hạn chế tối thiểu việc sử dụng thuật ngữ chuyên môn trong giao tiếp chung

Mỗi phòng ban, lĩnh vực chuyên môn sẽ có những ngôn ngữ chuyên môn riêng. Tuy nhiên, trong mối quan hệ phối hợp giữa các phòng ban, khi dùng ngôn ngữ chuyên môn, người khác có thể sẽ không hiểu được nội dung bạn truyền tải. Vì thế, phương pháp quan trọng trong mối quan hệ làm việc chính là sử dụng các ngôn ngữ thông dụng để giao tiếp.

4. Tham khảo mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Tham khảo mẫu quy trình phối hợp giữa các đơn vị và Phòng Khoa học – Công nghệ & Hợp tác quốc trong hợp tác quốc tế

Mục đích: Nhằm hướng dẫn các đơn vị trong trường cách thức phối hợp với Phòng Khoa học – Công nghệ & Hợp tác quốc trong hợp tác quốc tế.

Phạm vi: Áp dụng cho Ban Giám hiệu, các đơn vị, cá nhân liên quan thuộc trường Đại học Kinh tế & Quản trị Kinh doanh.

Giai đoạn 1: Tìm đối tác: Trong giai đoạn này, đứng đầu đơn vị thuộc trường sẽ chủ động liên hệ với đối tác nước ngoài và chủ động lập trình hồ sơ xin hợp tác lên ban giám hiệu. Tại đây, nếu kế hoạch được chấp thuận, trường sẽ thành lập nhóm dự án và liên lạc với phòng kế hoạch công nghệ. Nếu không sẽ ngừng hợp tác và lưu trữ hồ sơ. Sơ đồ dưới đây đã mô tả rõ các trường hợp trên.

Giai đoạn 2: Ký kết Biên bản hợp tác ghi nhớ: Trong tình huống này, sẽ có hai trường hợp đứng ra ký biên bản với bên nước ngoài. Trường hợp đơn vị chủ trì ký kết, cần phải báo cáo lại với ban giám hiệu. Sơ đồ đã mô tả 2 tình huống có thể xảy ra.

Giai đoạn 3: Triển khai hợp tác: Phần này liên quan về các vấn đề thủ tục pháp lý và đơn vị chủ động hợp tác với đơn vị nước ngoài. Đơn vị chủ động báo cáo với ban giám hiệu kịp thời. Sơ đồ dưới đây mô tả quy trình các bước xuyên suốt như trên.

Trên đây là 10 bước xây dựng mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban mà Fastdo muốn chia sẻ đến quý khách hàng. Hy vọng đã giúp bạn có thêm nhiều kinh nghiệm để tăng cường mối quan hệ gắn kết lâu dài giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp.

>>> XEM THÊM:

• [TẢI MIỄN PHÍ] Top 7+ mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel
• [TẢI MIỄN PHÍ] 2 mẫu hợp đồng thử việc cụ thể từng trường hợp
• [TẢI MIỄN PHÍ] 6 biểu mẫu đánh giá nhân viên hàng tháng theo từng ngành nghề
• [TẢI MIỄN PHÍ] – 5 Mẫu quyết định tăng lương mới nhất 2024
• Mẫu quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình