Hướng dẫn 5 cách lắng nghe tích cực và lợi ích trong công việc

Lắng nghe tích cực (hay còn gọi là Lắng nghe chủ động) là một trong những kỹ năng quan trọng trong giao tiếp. Lắng nghe chủ động sẽ giúp bạn xây dựng và duy trì được các mối quan hệ, giải quyết được vấn đề trong cuộc sống và công việc. Trong thực tế, không phải ai cũng biết cách làm sao để lắng nghe cho đúng. Hãy cùng Fastdo tìm hiểu ngay các thông tin liên quan đến chủ đề lắng nghe tích cực thông qua bài viết sau đây!

1. Lắng nghe tích cực là gì?

Lắng nghe tích cực là cách mà chúng ta lắng nghe để thấu hiểu những gì mà người khác đang nói. Khi lắng nghe chủ động, bạn sẽ hoàn toàn tập trung vào những gì đối phương đang nói thay vì lên kế hoạch trong đầu về những gì cần đáp lại như khi tranh luận hoặc trò chuyện.

Để xác nhận rằng bạn hiểu được nội dung câu chuyện, hãy thuật lại những gì bạn nghe được bằng cách hiểu và diễn đạt của bản thân. Tùy thuộc vào cuộc trò chuyện, bạn cũng có thể đặt một câu hỏi mở và cụ thể để đào sâu hơn vào chủ đề.

>>> ĐỌC THÊM: Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Lợi ích và phương pháp triển khai

2. Lợi ích của việc lắng nghe tích cực

Việc học cách lắng nghe tích cực có vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao kỹ năng giao tiếp. Kỹ năng này đặc biệt quan trọng đối với những ai đang hoạt động trong lĩnh vực coaching, quản lý và kinh doanh. Thông qua lắng nghe chủ động, bạn sẽ có khả năng nắm bắt đầy đủ thông tin và hiểu trọn vẹn vấn đề. Điều này sẽ giúp cải thiện mối quan hệ của bạn đối với những người xung quanh.

Ngoài ra, kỹ năng lắng nghe tích cực còn mang đến cho bạn những lợi ích như sau:

• Thúc đẩy sự cộng tác trong công việc giữa các thành viên trong nhóm hoặc giữa các bộ phận khác với nhau.
• Cải thiện giao tiếp hiệu quả.
• Thực sự thấu hiểu đối phương.
• Đạt được sự kết nối sâu hơn với đối phương.
• Dễ đồng cảm với đối phương.
• Tháo gỡ các xung đột.
• Xây dựng được lòng tin mạnh mẽ với mọi người.
• Thiết lập được thêm nhiều mối quan hệ mới và duy trì mối quan hệ cũ

>>> XEM THÊM: Cải thiện kỹ năng nói trước đám đông chỉ với 8 mẹo đơn giản

3. 5+ Mẹo cải thiện kỹ năng lắng nghe tích cực

Lắng nghe chủ động là một kỹ năng mềm cần có thời gian để rèn luyện và phát triển. Cùng Fastdo tìm hiểu ngay 5+ mẹo sẽ giúp bạn có thể thực hành kỹ năng lắng nghe tích cực được hiệu quả hơn nhé!

3.1 Không ngắt lời đối phương

Đôi khi, bạn muốn tham gia, nói lên ý kiến của riêng mình hoặc trình bày sâu hơn về câu chuyện của người khác đang chia sẻ. Kiểu gián đoạn này có thể khiến cuộc trò chuyện vẫn diễn ra bình thường. Tuy nhiên, đó không phải là điều bạn nên làm khi bạn đang tích cực lắng nghe để hiểu.

Để luyện tập cách lắng nghe tích cực, bạn cần dành tất cả sự chú ý và tập trung vào những gì người kia đang nói. Sẽ không tránh khỏi việc bạn đột nhiên có suy nghĩ hoặc nhận xét về điều mà đối phương đang nói đến. Hãy cố gắng tạm gác những suy nghĩ đó sang một bên cho đến khi đối phương nói xong!

>>> ĐỌC THÊM: 10 Cách để có giọng nói hay thuyết phục người nghe

3.2 Lắng nghe không phán xét

Lắng nghe đã là một kỹ năng khó. Tuy nhiên, lắng nghe không phán xét còn khó hơn gấp một vạn lần. Không phán xét ở đây có nghĩa là không đề cập đến việc suy đoán tích cực hay tiêu cực trong quá trình giao tiếp. Đúng hơn, nó đề cập đến việc bạn đang độc thoại nội tâm.

Trong cuộc trò chuyện, nếu bạn luôn trong tâm thế nhằm phản ứng lại với những gì đối phương đang nói, khi đó bạn chỉ đang thật sự tập trung để phán xét đối phương thay vì lắng nghe những gì họ đang chia sẻ.

Bởi vì mỗi người sẽ có một góc nhìn, một quan điểm khác nhau về một vấn đề nào đó. Do đó, bạn nên tập trung vào những gì đối phương đang nói để có thể hiểu thêm về người kia nếu bạn thật sự muốn thấu hiểu họ.

>>> ĐỌC THÊM: TOP 12 Xu hướng chuyển đổi số tiềm năng trong năm 2022

3.3 Thuật lại nội dung bằng lời của bạn

Sau khi người kia nói xong, bạn nên diễn đạt lại những thông tin đã nghe được bằng lời của mình. Việc diễn giải này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng thông tin bạn nghe được là đúng hoặc chưa đầy đủ để người kia có thể hỗ trợ làm rõ. Sau đó, bạn có thể đặt các câu hỏi để tìm hiểu sâu hơn về cuộc trò chuyện.

Bằng cách này bạn cũng có thể chứng minh rằng bạn đang tập trung vào câu chuyện. Trong khi thuật lại, bạn cần tránh thêm bất kỳ nhận xét hoặc ý kiến nào của riêng bạn. Bởi lẽ, mục đích của kỹ năng lắng nghe hiệu quả là tập trung vào người khác và giữ lại đánh giá của riêng bạn.

3.4 Sử dụng các hành vi, cử chỉ phù hợp

Để thực hiện kỹ năng lắng nghe chủ động, bạn sẽ phải rất tiết chế lời nói của mình. Để giúp đối phương biết rằng bạn đang tập trung, hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ là giải pháp hoàn hảo nhất. Hơn nữa, giao tiếp phi ngôn ngữ còn giúp quá trình giao tiếp trở nên dễ dàng và tránh những hiểu nhầm không đáng có.

Dưới đây là một số hành vi, cử chỉ phù hợp khi bạn biết cách lắng nghe tích cực:

• Gật đầu: 

Khi người nói tiếp nhận được một vài cái gật đầu đơn giản cho thấy bạn hiểu họ đang nói gì. Cái gật đầu là một tín hiệu hữu ích, mang tính hỗ trợ. Nó không có nghĩa là bạn đang đồng ý với những họ đang nói, chỉ là bạn có thể xử lý nội dung họ đang truyền tải.

• Mỉm cười: 

Một nụ cười nhỏ có thể khích lệ người nói tiếp tục câu chuyện. Khác với cử chỉ gật đầu, nụ cười cho thấy bạn đang đồng ý với thông điệp của đối phương. Hơn nữa, nụ cười có thể thay thế cho một lời khẳng định ngắn gọn trong việc giúp xoa dịu mọi căng thẳng và đảm bảo người nói cảm thấy thoải mái.

• Tránh những hành vi phân tâm:

Để làm được điều này, bạn cần cố gắng tránh các chuyển động như liếc nhìn đồng hồ hoặc điện thoại, thở dài, vẽ nguệch ngoạc hoặc gõ vào bút. Bạn cũng nên tránh trao đổi thông tin hoặc tương tác với người khác khi đối phương đang nói. Điều này có thể khiến người trình bày cảm thấy bực bội và khó chịu.

• Duy trì việc giao tiếp bằng mắt: 

Bạn chỉ cần đảm bảo giữ ánh nhìn tự nhiên, gật đầu và mỉm cười để đảm bảo rằng bạn đang khuyến khích họ thay vì khiến người nói cảm thấy sợ hãi hoặc khó chịu.

• Bắt chước ngôn ngữ của người nói: 

Khi thực hành kỹ năng lắng nghe, bạn chỉ cần đơn giản là bắt chước hay lặp lại ngôn ngữ cơ thể của người nói. Thủ thuật này rất hữu ích khi người kia đang nói về một sự cố tình cảm. Điều này sẽ làm cho họ thấy rằng bạn thực sự đồng cảm với họ.

3.5 Đặt câu hỏi mở

Sau khi người nói dừng lại, bạn có thể chứng minh sự tập trung của mình bằng cách đặt ra những câu hỏi cụ thể và có kết thúc mở. Bạn cần lưu ý phải tránh những câu hỏi mang tính phán xét, phán đoán của bản thân. Ví dụ bạn có thể hỏi như: “Nói cho tôi biết thêm về điều đó”, “Bạn cảm thấy thế nào?”, “Điều gì đã khiến bạn theo đuổi lựa chọn đó?” hoặc “Tôi có thể làm gì để giúp đỡ?”.

4. Lời khuyên để lắng nghe tích cực hiệu quả đối với các cấp bậc

Lắng nghe tích cực là một phương pháp rất tốt để cải thiện khả năng giao tiếp giữa các cá nhân với nhau. Đối thoại với người quản lý, báo cáo trực tiếp và nói chuyện với đồng nghiệp của bạn là những điều rất quan trọng. Tuy nhiên, trong những tình huống nhất định, việc trở thành một người biết lắng nghe cũng có thể giúp cải thiện các mối quan hệ của bạn.

4.1 Ở cấp quản lý

Nếu bạn là một người quản lý một nhóm, lắng nghe chủ động là một công cụ tối ưu để trao quyền cho các nhân viên. Bằng cách chăm chú lắng nghe và lặp lại những gì bạn đang nghe, bạn có thể đảm bảo họ cảm thấy được hỗ trợ. Mục đích của việc sử dụng phương pháp này là để:

• Giải quyết xung đột:

Để giải quyết xung đột một cách hiệu quả, bạn không nên tập trung vào suy nghĩ hoặc cảm xúc của mình về một chủ đề. Thay vào đó, bạn phải tập trung hoàn toàn vào những gì thành viên trong nhóm của bạn nói để hỗ trợ họ một cách hiệu quả.

• Tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc họp:

Bằng cách rèn luyện kỹ năng lắng nghe tốt, bạn có thể nắm bắt được mọi thông tin trong cuộc họp, động não. Sau đó, bạn sẽ trình bày lại và diễn giải chúng cho các thành viên. Bằng cách đó, bạn có thể đảm bảo tất cả mọi người đang cùng chung chí hướng và giúp họ phát triển thêm ý tườn của chính mình.

• Giải quyết vấn đề:

Các câu hỏi mở và cách lắng nghe hiệu quả sẽ giúp nhân viên của bạn nhận ra vấn đề và tìm được giải pháp cho điều đó.

4.2 Ở cấp nhân viên

Quản lý không phải là những người duy nhất được hưởng lợi từ việc lắng nghe tích cực tại nơi làm việc. Ngay cả khi bạn không quản lý một nhóm, kỹ năng này sẽ giúp bạn tương tác với đồng nghiệp và xây dựng một môi trường nhóm hiệu quả hơn. Các cá nhân có thể sử dụng kỹ năng lắng nghe này khi:

• Giải quyết xung đột: 

Nếu đồng nghiệp đến gặp bạn do xung đột tại nơi làm việc, bạn nên sử dụng phương pháp này để hiểu rõ quan điểm của họ. Lắng nghe chủ động giúp bạn tiếp cận tình huống với tinh thần cởi mở và tìm ra giải pháp hiệu quả hơn.

• Sự hợp tác:

Khi các thành viên trong nhóm chia sẻ ý kiến ​​hoặc quan điểm, bạn nên sử dụng kỹ thuật này để nắm rõ nội dung câu chuyện một cách đầy đủ. Bên cạnh đó, bạn nên loại bỏ sự phán xét sang một bên để gia tăng khả năng cộng tác cho đôi bên.

5. Giải pháp đào tạo kỹ năng lắng nghe tích cực trong tổ chức

Kỹ năng lắng nghe tích cực là một kỹ năng mềm rất quan trọng đối với việc giao tiếp trong công việc. Do đó, Doanh nghiệp có thể cân nhắc việc xây dựng các chương trình đào tạo nội bộ cho nhân sự để phát huy kỹ năng này. Vì là kỹ năng mềm, Doanh nghiệp có thể thiết kế chương trình huấn luyện bằng theo nhiều hình thức khác nhau, nhằm đảm bảo cho nhân sự có thể nắm bắt tốt nhất.

Theo đó, Doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi học thực tế, giúp nhân sự có thể vừa nắm được kiến thức lý thuyết cũng như thực hành được kỹ năng này. Bên cạnh đó, công ty có thể cân nhắc đến việc thuê chuyên gia hoặc đăng ký các khóa học bên ngoài để nhân sự có thể tham gia.

Để có thể gặt hái được tối đa sự hiệu quả của việc đào tạo, Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng các giải pháp công nghệ hỗ trợ cho công việc này. Một phần mềm đào tạo sẽ giúp nhà quản trị tiết kiệm được thời gian và chi phí cho việc đào tạo. Thêm vào đó, thông qua phần mềm đào tạo, nhân sự sẽ chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian học tập cũng như xác định lộ trình phù hợp cho bản thân.

Phần mềm đào tạo fTrain của Fastdo được tối ưu hóa để đáp ứng đầy đủ các tính năng hỗ trợ nhà quản lý đào tạo, giám sát và theo dõi quá trình đào tạo một cách dễ dàng, nhanh chóng. Quản lý có thể tổ chức và lưu trữ các khóa học đào tạo để nhân sự có thể theo dõi và học tập vô cùng thuận tiện. Ngoài ra, phần mềm  đào tạo fTrain của Fastdo còn giúp:

• Hỗ trợ lưu trữ tốt các bài học, tài liệu chuyên môn.
• Phân quyền để giúp người giảng dạy cũng như nhân viên tiếp cận đúng với nội dung cần nắm bắt.
• Hỗ trợ đánh giá năng lực từng cá nhân, từ đó sắp xếp lộ trình học tập phù hợp.
• Quản lý thông tin học viên.
• Cung cấp chứng chỉ cho nhân sự.

Bấm vào ảnh để đăng ký dùng thử phần mềm fTrain ngay nhé!

Kỹ năng lắng nghe tích cực là một trong những kỹ năng rất quan trọng trong quá trình giao tiếp. Việc tập trung lắng nghe khi người khác đang nói thể hiện được sự tôn trọng của bạn đối với họ. Hơn nữa, kỹ năng này còn có thể hỗ trợ bạn trau dồi và cải thiện tính cách cộng tác khi làm việc. Hy vọng những thông tin mà Fastdo vừa chia sẻ sẽ giúp bạn có thể nâng cao kỹ năng lắng nghe của mình hiệu quả nhất!

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT HỮU ÍCH KHÁC:

• 5 Mẹo giúp kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng chuyên nghiệp hơn
• Tổng hợp top 08 kỹ năng lãnh đạo cần có năm 2022