Xây dựng bảng mô tả công việc đóng vai trò rất quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp thu hút được những ứng cử viên tiềm năng. Fastdo sẽ hướng dẫn bạn xây dựng bảng mô tả chuẩn nhất thông qua bài viết sau đây.
1. Bảng mô tả công việc là gì?
Bảng mô tả công việc (Job Description – JD) là tài liệu nội bộ nêu rõ các yêu cầu thiết yếu, các kỹ năng cần thiết mà nhân viên phải có. Ngoài ra, bảng mô tả chi tiết công việc còn là tài liệu giúp các ứng viên có tinh thần học hỏi định hướng được con đường phát triển sự nghiệp. Khi hai bên đã có sự thống nhất hợp tác với nhau trong công việc, họ sẽ tiến hành xây dựng hợp đồng lao động dựa trên một phần nội dung của mô tả công việc.
Việc xây dựng một bảng mô tả chi tiết công việc đúng chuẩn không những giúp doanh nghiệp xác định đúng chân dung ứng viên đang tìm kiếm mà còn loại bớt các ứng viên chưa đủ tiêu chuẩn. Trong doanh nghiệp, bảng mô tả này còn giúp nhà quản lý có cơ sở đặt ra chỉ tiêu thành tích (KPI) cho nhân viên.
Đối với các ứng viên, bảng mô tả công việc là cơ sở để các ứng viên tiềm năng đánh giá mức độ phù hợp của bản thân đối với yêu cầu chuyên môn và văn hóa doanh nghiệp, từ đó hiểu thêm về vị trí làm việc đó. Một số vai trò chính khác của bản mô tả công việc bao gồm:
- Trước và trong tuyển dụng: Giúp ứng viên và nhà tuyển dụng tìm ra được những điểm chung và sự đồng điệu nhất, giảm bớt thời gian tuyển dụng khi tự lọc đi những ứng viên không phù hợp.
- Trong định hướng nhân sự: Giúp nhân viên tự đánh giá và đối chiếu để cải thiện hơn trong công việc dựa vào kỳ vọng của doanh nghiệp trao cho họ.
- Trong đánh giá nhân sự: JD là nền tảng để doanh nghiệp đánh giá thành tích, đây là khung tham chiếu để doanh nghiệp xem xét thành tích của nhân viên, hướng đến đãi ngộ công bằng và chính xác hơn.
2. Cấu trúc của bảng mô tả công việc
Cấu trúc của bảng mô tả chi tiết công việc đúng chuẩn phải có đầy đủ 6 yếu tố sau:
2.1 Tiêu đề
Phần tiêu đề của bảng mô tả chi tiết công việc cần phải đáp ứng được các tiêu chuẩn sau:
- Tên tiêu đề rõ ràng và khiến cho ứng viên hình dung được về vai trò của vị trí ứng tuyển.
- Tiêu đề nên ngắn gọn và tối ưu trên các công cụ tìm kiếm.
2.2 Vai trò của vị trí
Về phần vai trò của vị trí ứng tuyển trong bảng mô tả chi tiết công việc, bạn phải đảm bảo có đủ các nội dung sau đây:
- Giới thiệu sơ lược về công ty và môi trường làm việc.
- Mục tiêu của vị trí đang tuyển dụng.
- Điều mà nhà tuyển dụng kỳ vọng ở các ứng viên.
2.3 Các nhiệm vụ chính
Ở phần các nhiệm vụ chính, bạn cần phải
- Liệt kê không quá dài dòng các nhiệm vụ mà ứng viên sẽ đảm nhận.
- Bạn nên giao các nhiệm vụ theo đơn vị từng ngày/tuần/tháng để ứng viên có thể tự đo lường và cân nhắc.
- Nêu rõ các đối tượng con người và công cụ/vật dụng/phần mềm,… mà người ứng tuyển sẽ phải làm việc cùng khi nhận việc.
Ví dụ: Nhiệm vụ chính của Chuyên viên thiết kế giao diện phần mềm là: (1) Thực hiện thiết kế, minh họa giao diện các phần mềm theo yêu cầu từ phòng sản phẩm, (2) Đề xuất các phương án tối ưu các giao diện để thuận tiện cho người dùng, (3) Hỗ trợ chuyên viên lập trình chuẩn hóa lập trình giao dịch theo yêu cầu của phòng sản phẩm.
2.4 Yêu cầu
Phần yêu cầu của bảng mô tả sẽ giúp ứng viên có một cái nhìn tổng thể về việc bản thân có phù hợp với vị trí đang ứng tuyển hay không. Nội dung của phần này có thể là yêu cầu về số năm kinh nghiệm làm việc, những kỹ năng chuyên môn cần có, giới tính, độ tuổi, chiều cao, cân nặng… của ứng viên.
Lưu ý rằng, Luật Lao động Việt Nam hiện nay nghiêm cấm những hành vi gây phân biệt đối xử với người lao động, bao gồm trong quá trình tuyển dụng. Vì vậy, nếu bất kì JD nào có những yêu cầu liên quan đến giới tính, độ tuổi, tình trạng hôn nhân hay sức khỏe…, tất cả các yêu cầu này phải hợp lý, logic và được giải thích rõ ràng về tính liên quan tới công việc như thế nào, nếu không sẽ bị đánh giá là có hành vi phân biệt đối xử trong lao động.
2.5 Quyền lợi của nhân viên
Trong bảng mô tả chi tiết công việc, phần quyền lợi của nhân viên phải đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:
- Lương, thưởng và các đãi ngộ.
- Các chế độ đóng bảo hiểm, phúc lợi khác của nhân viên.
- Cơ hội về rèn luyện, học tập và huấn luyện.
- Điều kiện làm việc: Bao gồm các thông tin chung về giờ giấc, môi trường làm việc được ưu đãi những gì, được cung cấp các thiết bị đi kèm nào, những khoản chi phí nhân viên được hỗ trợ thêm,…
2.6 Quy trình tuyển dụng
Sau khi trình bày đủ thông tin về công việc, bạn cần nêu rõ quy trình tuyển dụng của công ty với vị trí đang tuyển:
- Nêu rõ từng bước hoặc từng vòng xét tuyển.
- Hình thức phỏng vấn như thế nào?
- Địa chỉ, thời gian tổ chức phỏng vấn.
- Thông tin liên lạc.
Tùy theo yêu cầu riêng của từng vị trí hay doanh nghiệp khác nhau mà bạn có thể thêm hoặc chỉnh sửa các chi tiết trong cấu trúc của bảng mô tả chi tiết công việc phía trên.
3. 5 bước xây dựng bảng mô tả công việc đầy đủ nhất
3.1 Bước 1: Thu thập thông tin về công việc
Thu thập thông tin vệ vị trí công việc giúp việc giúp xây dựng bản mô tả công việc hợp lý với thị trường và doanh nghiệp nhất. Do đó, nguồn thông tin cần thu thập sẽ phải lấy từ cả tin nội bộ (nhu cầu của phòng ban, yêu cầu, mức lương có thể chi trả,…) và tin tuyển dụng trên thị trường lao động (mức lương trung bình trên thị trường, yêu cầu của ứng viên phổ biến trên thị trường lao động…). Bộ phận nhân sự có thể tham khảo một số nguồn tin sau đây:
- Người hiện đang làm việc tại chính vị trí đó: Tham khảo các nhân viên nội bộ, cấp trên của vị trí tuyển dụng. Đây là nguồn về thông tin chi tiết, trực tiếp từ người thực hiện công việc cũng được những yêu cầu thực tế, những khó khăn và thách thức của công việc. Tuy nhiên, cách này dễ bị ảnh hưởng bởi quan điểm cá nhân của người được phỏng vấn.
- Để thực hiện, phụ trách tuyển dụng lập ra bảng câu hỏi mở để tìm hiểu về nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng cần thiết, khó khăn và thành công trong công việc.
- Phân tích các nguồn tài liệu liên quan: Hiện nay, có rất nhiều hội nhóm công việc hoặc các trang đăng tin tuyển dụng, nguồn này cung cấp cái nhìn tổng quan về công việc và yêu cầu của công việc. Tuy nhiên, cách này không xem xét đầy đủ và đánh giá được những yêu cầu thực tế của công việc.
3.2 Bước 2: Xem xét bối cảnh của doanh nghiệp với vị trí yêu cầu
Bản mô tả công việc cần xác định rõ vai trò của người được tuyển dụng với các vị trí khác trong công ty, bao gồm:
- Quan hệ giám sát: Dựa theo sơ đồ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, vị trí này sẽ được giám sát và hỗ trợ bởi ai, chức vụ nào.
- Quan hệ báo cáo: Tương tự như quan hệ giám sát, quan hệ báo cáo chỉ định ra rằng các kết quả công việc của vị trí này sẽ do bên nào đo lường, quản lý và đánh giá
- Quan hệ với các phòng ban, đồng nghiệp và tài sản khác của doanh nghiệp: Vị trí này yêu cầu người nhận việc sẽ làm việc với các phòng ban khác nào, những cá nhân nào liên quan, điều này giúp doanh nghiệp xác định rõ những cá nhân sẽ liên quan tới quá trình hội nhập của nhân viên mới và có sự sắp xếp phù hợp.
3.3 Bước 3: Xác định nội dung công việc
Nội dung công việc bao gồm các tác vụ mà nhân viên mới sẽ phải thực hiện và chịu trách nhiệm. Nội dung công việc sẽ được đề cập qua các cấp độ chi tiết khác nhau: Từ tên công việc và mô tả chung, đến phần Yêu cầu công việc diễn giải các nhiệm vụ cụ thể của vai trò đó.
3.4 Bước 4: Xác định các yêu cầu đối với ứng viên
Các yêu cầu đối với ứng viên sẽ thuộc 1 trong các thể loại sau đây:
|
Yêu cầu
|
Ví dụ
|
Vai trò với nhà tuyển dụng
|
|
Trình độ học vấn
|
Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Công nghệ thông tin, Khoa học máy tính hoặc các lĩnh vực liên quan. | Đảm bảo ứng viên có kiến thức nền tảng cần thiết để thực hiện công việc. |
|
Kinh nghiệm
|
Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong ngành phần mềm. | Đảm bảo ứng viên có đủ kinh nghiệm thực tế để ứng phó với công việc, rút ngắn thời gian đào tạo. |
|
Kỹ năng chuyên môn
|
|
Đảm bảo ứng viên có khả năng thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. |
|
Kỹ năng mềm
|
|
Đảm bảo ứng viên có những phẩm chất cá nhân cần thiết để thành công trong đội nhóm. |
|
Các chứng chỉ
|
Chứng chỉ Google Analytics, chứng chỉ quản lý dự án. | Đảm bảo ứng viên có những kiến thức chuyên sâu và được công nhận. |
|
Yêu cầu khác
|
Sẵn sàng đi công tác khi cần thiết. | Đảm bảo ứng viên đáp ứng được những yêu cầu đặc biệt của công việc. |
Bên cạnh việc tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ ứng viên, hẳn các nhà tuyển dụng cũng đã mệt mỏi với việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên mỗi ngày? Phần mềm chấm công fCheckin với tính năng 3 trong 1 CHẤM CÔNG – ĐƠN TỪ – BẢNG CÔNG sẽ giúp hoạt động chấm công, quản lý phép của Doanh nghiệp bạn diễn ra dễ dàng, chính xác và nhanh chóng. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tập trung vào việc tối ưu hóa thời gian và năng suất, hãy để fCheckin đồng hành cùng bạn trên hành trình quản lý hiệu quả hơn.
Nhấn vào đây để nhận tư vấn từ chuyên gia miễn phí cùng fCheckin:
4. 4 nguyên tắc cơ bản trong xây dựng bảng mô tả công việc
Để có thể xây dựng bảng mô tả công việc đúng chuẩn, bạn cần phải nắm được 4 nguyên tắc sau đây:
4.1 Phải có sự tham gia của quản lý bộ phận
Người viết phải là quản lý bộ phận vì đây là người thực sự hiểu được ứng viên cần phải đáp có những kỹ năng gì để có thể ứng tuyển vào vị trí công việc. Tuy nhiên, bộ phận nhân sự cũng có thể hỗ trợ bằng cách đưa ra hướng dẫn về cách xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết.
4.2 Cần tạo sự cân bằng giữa chi tiết và khái quát
Biết cân bằng giữa chi tiết và khái quát cũng là một yếu tố rất quan trọng khi xây dựng bảng mô tả. Để làm được điều này, bạn hãy xác định những đầu việc chính để đạt được mục tiêu công việc. Bên cạnh đó, bạn cũng nên tránh đề cập đến những chi tiết quá nhỏ nhặt vì điều này sẽ khiến bản mô tả trở nên dài dòng, lan man.
4.3 Mô tả cho công việc phù hợp với vị trí
Việc viết một bảng mô tả cho công việc rất dễ bị tác động bởi người đang nắm giữ vị trí công việc đó. Có một sự thật là, người đang làm ở một vị trí công việc thường sẽ biết và làm được nhiều hơn những gì vị trí đó yêu cầu. Nếu bảng mô tả chi tiết công việc là để viết cho người nắm giữ công việc đó chắc chắn sẽ tạo ra rào cản lớn cho câu chuyện tuyển dụng.
4.4 Quan tâm đến vấn đề đo lường công việc
Khi lập một bản mô tả, bên cạnh việc liệt kê ra những nhiệm vụ ứng viên cần phải làm thì bạn còn phải viết ra các kết quả cần đạt được trong công việc. Một số phương pháp đo lường hiệu quả công việc mà bạn có thể áp dụng là:
- Chỉ số đo lường hiệu suất KPI: Đây là phương pháp đo lường hiệu quả công việc ở nhiều cấp độ khác nhau như phòng ban, cá nhân hoặc toàn doanh nghiệp.
- Phương pháp xếp hạng danh mục: Đây là phương pháp đòi hỏi quản lý cấp trên hay phòng Nhân sự phải tạo danh mục các câu hỏi đánh giá hiệu quả công việc cho từng vị trí.
- Phương pháp thang đo dựa trên hành vi: Đây là phương pháp đánh giá mức độ thực hiện công việc theo các cấp độ.
5. Lời khuyên để viết một bảng mô tả công việc hấp dẫn
Sau đây là một vài lời khuyên sẽ giúp bạn có thể xây dựng bảng mô tả công việc hấp dẫn:
5.1 Tạo một hình dung rõ ràng
Trước khi viết tin đăng tuyển, bạn hãy thử hình dung về ứng viên tiềm năng. Bạn phải xác định được ứng viên cần có trình độ chuyên môn như thế nào và sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết những công việc gì… Ngoài ra, bạn cũng có thể tổ chức 1 buổi Initial Interview online trước khi phỏng vấn trực tiếp để rút gọn được danh sách ứng viên.
5.2 Đừng quá chính xác
Nếu vị trí công việc không đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao thì bạn chỉ nên đặt ra các yêu cầu cho ứng viên ở mức tương đối. Nếu bạn yêu cầu chính xác từng điều kiện thì rất dễ bỏ lỡ nhân viên tốt chỉ vì tại thời điểm phỏng vấn họ chưa đáp ứng được các kỹ năng cần thiết.
5.3 Tối ưu từ khóa cho các công cụ tìm kiếm
Nếu tin tuyển dụng không được tối ưu trên các công cụ tìm kiếm từ khóa thì có thể bạn đang đánh mất một kênh tìm kiếm các ứng viên tiềm năng. Bên cạnh đó, từ khóa của tin tuyển dụng nên là một từ cụ thể và càng khái quát càng tốt. Việc tối ưu từ khóa sẽ giúp bài viết tuyển dụng của bạn không bị lu mờ giữa hàng ngàn tin tuyển dụng khác trên các công cụ tìm kiếm.
5.4 Hãy sử dụng checklist
Để chắc chắn bạn không thiếu bất kỳ phần nào trong một bảng mô tả công việc, hãy sử dụng checklist sau:
- Thông tin về vị trí làm việc.
- Thông tin công ty.
- Kỹ năng và yêu cầu.
- Địa điểm làm việc.
- Khoảng lương và các lợi ích.
- Chi tiết liên hệ.
5.5 Tham khảo một số mẫu bảng mô tả công việc có sẵn
Tin tuyển dụng là sự tiếp xúc đầu tiên giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Vì vậy, bạn đừng để ứng viên mất niềm tin ngay từ cái nhìn đầu tiên. Bạn có thể tham khảo các mẫu trên mạng để cải thiện bảng mô tả chi tiết công việc của mình tốt hơn.
5.6 Tin tuyển dụng cần cá nhân hóa, chuyên nghiệp hóa
Hiện nay, công nghệ thông tin đang phát triển vô cùng mạnh mẽ. Vì vậy, bạn hãy sử dụng các phần mềm hỗ trợ để cá nhân hóa, chuyên nghiệp hóa bảng mô tả chi tiết công việc của công ty. Đừng lấy nguyên bản các tin tuyển dụng từ các bên khác, điều này sẽ khiến ứng viên cảm giác đây là mẫu tin được đăng qua loa và không đánh giá cao công ty.
6. 7 sai lầm thường gặp khi viết bản mô tả công việc
Bản mô tả chi tiết công việc là một loại tài liệu không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Dù đóng vai trò quan trọng nhưng không ít doanh nghiệp hiện nay vẫn mắc phải những sai lầm trong quá trình xây dựng bảng mô tả công việc dẫn đến hiệu quả tuyển dụng không cao.
6.1 Chức danh khó hiểu, không chuẩn hóa
Đây là điều tối kỵ mà nhân sự tuyển dụng cần phải đặc biệt lưu ý và tránh. Chức danh không rõ ràng sẽ khiến cho ứng viên bị mơ hồ và không hình dung được công việc. Như vậy, chính bạn đã tự hạn chế đi cơ hội tìm được người phù hợp với vị trí đang cần tìm kiếm. Điều này vừa mất thời gian vừa gây lãng phí tiền bạc mà lại “công cốc”.
6.2 Mô tả công việc không giống với thực tế
Mỗi công việc sẽ có quy trình làm việc riêng nên chỉ cần một vài chi tiết mô tả sai có thể dẫn đến việc làm sai lệch đi giá trị của công việc. Điều này có thể dẫn đến vấn đề thiếu chính xác khi thanh toán lương. Trong quá trình soạn thảo bảng mô tả, bạn cần đảm bảo mô tả đúng theo thực tế những việc cần phải làm, không đưa những việc hiện tại đang không thực hiện.
6.3 Mô tả quá chi tiết, rườm rà hoặc dư thừa
Nhiều người có mong muốn sử dụng bản mô tả công việc thay thế cho mọi văn bản hướng dẫn khác nên cố gắng cho thật nhiều thông tin vào từ nội quy, quy định, cam kết.. Như vậy, bản mô tả sẽ nhanh chóng bị đi sai mục đích cũng như khiến cho nhân viên khó xác định được công việc chủ yếu họ cần làm.
6.4 Sử dụng thuật ngữ viết tắt, khó hiểu
Đối với lĩnh vực chuyên ngành, việc sử dụng quá nhiều thuật ngữ viết tắt đối với các ứng viên chờ phỏng vấn hoặc nhân viên mới đều sẽ gây ra nhiều khó khăn cho họ. Bạn hãy cố gắng diễn giải bằng ngôn từ trong sáng, dễ hiểu nhất để nhân sự tiết kiệm thời gian, tối ưu công việc về sau khi không cần phải giải thích hoặc chỉnh sửa lại bản mô tả.
6.5 Đưa ra kỳ vọng xa vời thực tế
Giao quá nhiều việc cũng như đưa các tiêu chuẩn quá cao có thể hiến cho nhân viên cảm thấy choáng ngợp và khó đáp ứng được. Thậm chí, những mô tả đó có thể vượt quá khỏi vị trí khi thực tế không đòi hỏi tới mức như vậy. Vậy là chính bộ phận tuyển dụng đang tự tạo sự khó khăn cho việc tìm kiếm ứng viên phù hợp với vị trí đang cần.
6.6 Mô tả công việc trùng lặp
Thực tế hiện tượng mô tả công việc bị trùng lặp và chồng chéo giữa các vị trí diễn ra tương đối phổ biến hiện nay. Việc này dẫn đến sự phân chia trách nhiệm không rõ ràng, xảy ra tình trạng thiếu rạch ròi, nhân viên không nắm được chính xác đầu công việc mà họ cần phải làm.
6.7 Không đề cập đến thông tin mức lương và phúc lợi
Lương và phúc lợi chính là hai vấn đề mà người tìm việc quan tâm hàng đầu, là tiêu chí để phân loại và chọn lựa công việc. Nếu không thể đưa ra một con số chính xác, bạn hãy để một khoảng ước lượng. Ứng viên sẽ nắm được tình hình và có khả năng thuyết phục được họ tìm hiểu và lựa chọn ứng tuyển hiệu quả hơn.
Như vậy, xây dựng bảng mô tả công việc đúng chuẩn là bước đầu đưa bạn đến gần hơn với các ứng viên. Hy vọng bài viết của Fastdo có thể giúp bạn tạo một bảng mô tả chi tiết công việc tốt nhất.
>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA:
