Mô hình ma trận là một dạng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Trong đó, người lao động thuộc các phòng/ ban khác nhau sẽ báo cáo công việc cho những người lãnh đạo chung. Cơ cấu tổ chức ma trận giúp các phòng/ ban giao tiếp cởi mở, phối hợp nhịp nhàng để tạo các sản phẩm và dịch vụ sáng tạo hơn. Cùng Fastdo tìm hiểu ngay các thông tin về mô hình ma trận qua bài viết sau đây nhé!
1. Mô hình ma trận trong cơ cấu tổ chức là gì?
Mô hình ma trận trong cơ cấu tổ chức là nơi mà các cá nhân có thể báo cáo công việc với các nhà lãnh đạo chung của họ. Trong cơ cấu tổ chức ma trận này, mỗi thành viên trong nhóm sẽ báo cáo công việc với người quản lý dự án hoặc trưởng bộ phận bằng hình thức trực tuyến hoặc trực tiếp.
Bởi vậy, cấu trúc quản lý này có thể giúp doanh nghiệp tạo ra những sản phẩm, dịch vụ mới mọi lúc mà không cần phải cơ cấu lại đội ngũ nhân viên.
2. Phân loại mô hình ma trận trong cơ cấu tổ chức?
Mô hình quản lý ma trận này được chia thành 3 loại chính, gồm có ma trận yếu, cân bằng và mạnh. Mỗi dạng ma trận được phân loại dựa trên việc sắp xếp trao quyền nhiều hoặc ít hơn cho người quản lý dự án. Để hiểu rõ hơn về cách phân loại này, các mục sau đây sẽ giải thích cụ thể cho bạn.
- Mô hình ma trận yếu
Trong một cơ cấu ma trận yếu, người quản lý dự án có ít quyền hạn ra quyết định nhất so với các kiểu quản lý ma trận khác. Cấu trúc ma trận bị yếu đi do mọi quyết định về ngân sách và tiến độ dự án đều nằm trong tay trưởng bộ phận. Người quản lý dự án có rất ít quyền được ra quyết định đối với chính dự án của mình.
- Mô hình ma trận cân bằng
Trong mô hình cơ cấu tổ chức ma trận cân bằng, trưởng bộ phận và quản lý dự án có quyền hạn ngang nhau. Do đó, các thành viên trong tổ chức có thể báo cáo công việc cho cả hai bên. Điều này giúp ích trong việc mở rộng giao tiếp giữa tất cả mọi người trong vai trò lãnh đạo và cho phép dự án tiến triển thuận lợi.
- Mô hình ma trận mạnh
Trong một ma trận mạnh, quản lý dự án nắm giữ toàn bộ quyền hạn ra quyết định đối với dự án. Trong khi đó, trưởng bộ phận sẽ có quyền hạn ít hơn nhiều. Điều này sẽ tạo ra một cơ cấu tổ chức mạnh mẽ bởi người quản lý dự án có gần như toàn quyền quyết định đối với dự án. Bên cạnh đó, trưởng bộ phận có thể giám sát dự án nhưng không đưa ra các quyết định quan trọng.
3. Nguyên lý hoạt động của mô hình cơ cấu tổ chức ma trận
Các tổ chức ma trận có hai hoặc nhiều cách để báo cáo quản lý. Các thành viên trong nhóm thường có một người quản lý chính cho bộ phận của mình đang làm việc. Trong quá trình báo cáo, người quản lý bộ phận có chức năng tương tự như trong mô hình cơ cấu tổ chức theo kiểu truyền thống.
Ví dụ: Các thành viên trong phòng IT thì báo cáo cho trưởng bộ phận IT. Sau đó, người này sẽ báo cáo với phó giám đốc phụ trách mảng IT của mình. Cứ như vậy, tất cả báo cáo sẽ được chuyển đến tay của CEO.
Sự khác biệt trong cấu trúc ma trận là tất cả các thành viên trong nhóm hoặc một bộ phận phải có nhiệm vụ báo cáo công việc cho cấp quản lý dự án. Các dự án sau đây nhất thiết phải có một người quản lý riêng như Công nghệ thông tin, tiếp thị và tài chính… Vì vậy người quản lý dự án đóng vai trò quan trọng trong cấu trúc ma trận.
4. Tại sao bạn nên lựa chọn Mô hình ma trận cho cơ cấu tổ chức?
Theo các chuyên gia, mô hình tổ chức ma trận phức tạp hơn mô hình thứ bậc, nhưng hệ thống này có nhiều ưu điểm. Một số điểm nổi bật của cấu trúc ma trận bao gồm việc định hướng rõ ràng cho các mục tiêu dự án rõ ràng, sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả, tạo ra luồng thông tin tự do và thông suất, nâng cao năng lực của nhà quản lý dự án và duy trì đội ngũ nhân sự.
4.1 Định hướng rõ ràng cho các mục tiêu dự án
Mô hình ma trận có thể giúp định hướng rõ ràng cho các mục tiêu của dự án. Khi các thành viên trong nhóm báo cáo tiến độ công việc cho cả quản lý trực tiếp lẫn quản lý dự án của mình, việc củng cố mục tiêu dự án rất quan trọng. Khi Project Manager nhận được sự hỗ trợ của các thành viên khác (thuộc cơ cấu tổ chức), việc tổ chức dự án sẽ trở thành sự ưu tiên hàng đầu.
Ví dụ: Giả sử nhóm của bạn đang thực hiện một dự án phát triển một phần mềm ứng dụng. Do bạn đang sử dụng cấu trúc ma trận cho nên các thành viên IT trong nhóm sẽ báo cáo đến bạn với tư cách là người quản lý dự án, đồng thời cả trưởng phòng IT.
Mục tiêu của dự án là tạo ra một ứng dụng tìm kiếm từ khóa cho các chuyên viên Marketing luôn bận rộn. Khi trưởng phòng IT và người quản lý dự án thông báo mục tiêu dự án rõ ràng cho các thành viên trong nhóm, việc thực thi dự án sẽ được ưu tiên và triển khai theo đúng tiến độ hơn.
Khi bạn đã xác định rõ ràng mục tiêu cho dự án, việc thực hiện và quản lý các bước tiếp theo trở nên vô cùng quan trọng. Để đảm bảo rằng mọi hoạt động đều hướng đến mục tiêu chung và được thực hiện hiệu quả, fPlan từ Fastdo là giải pháp không thể thiếu cho mô hình tổ chức ma trận. Với khả năng tạo và quản lý kế hoạch dưới nhiều chế độ xem như danh sách công việc, bảng Kanban, lịch, và sơ đồ Gantt, fPlan giúp bạn dễ dàng kết nối các nhiệm vụ hàng ngày với mục tiêu tổng thể của dự án.
fPlan còn hỗ trợ bạn theo dõi tiến độ một cách trực quan và đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong đội ngũ đều được phân công đúng nhiệm vụ, đúng thời điểm. Điều này tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, giảm thiểu sai sót và đảm bảo dự án tiến triển theo đúng kế hoạch đã đề ra. Khi kết hợp cùng mô hình ma trận, fPlan trở thành công cụ đắc lực giúp nâng cao năng suất, tiết kiệm thời gian và đảm bảo sự thành công của mọi dự án.
4.2 Sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả
Cơ cấu tổ chức ma trận cho phép bạn sử dụng hiệu quả các nguồn lực từ các nhóm, bao gồm các thành viên với những chuyên môn, đến từ các phòng ban khác nhau. Điều này sẽ giúp giảm chi phí chung và lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một dự án.
Ngược lại, trong cấu trúc phân cấp, mỗi nhóm chỉ báo cáo cho duy nhất một người quản lý thì sẽ có ít người quản lý hơn. Những nhóm này sẽ tốn nhiều thời gian hơn cho việc thực hiện dự án vì họ không có nhiều thành viên với nhiều chuyên môn khác nhau.
Ví dụ: Nhóm dự án phát triển ứng dụng nghiên cứu từ khóa có thể bao gồm các chuyên gia từ bộ phận IT, bộ phận tài chính và cả Marketing. Khi các thành viên trong nhóm này báo cáo thành công với quản lý dự án và trưởng bộ phận của mình, họ sẽ cải thiện được năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian và đẩy nhanh tiến trình hoàn thiện dự án hiệu quả hơn.
Mô hình ma trận sẽ tiết kiệm bớt chi phí cho Doanh nghiệp. Bởi lẽ, nếu không có một nhóm dự án bao gồm các thành viên với nhiều chuyên môn kết hợp, các công ty sẽ phải cơ cấu lại các nhóm và có xu hướng tốn thêm chi phí tuyển dụng mỗi khi có nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ mới phát sinh.
4.3 Tạo ra luồng thông tin tự do và thông suốt
Một tổ chức với mô hình ma trận sẽ tạo ra một dòng chảy thông tin thông suốt giữa các phòng/ ban, đội nhóm bởi mọi người sẽ phải báo cáo với nhiều nhà lãnh đạo.
Trong khi ở hệ thống phân cấp, các thành viên phải tự ghi nhớ để chuyển tiếp thông tin; mô hình ma trận khiến luồng thông tin trở thành một nhu cầu đối với họ. Việc báo cáo đến nhiều nhà lãnh đạo có vẻ hơi phiền phức, tuy nhiên bạn có thể ứng dụng các giải pháp công nghệ để giúp cho quy trình này trở nên đơn giản hơn.
Ví dụ: Nếu nhóm dự án phát triển ứng dụng nghiên cứu từ khóa chỉ báo cáo với người quản lý dự án, một vài thông tin chẳng hạn như việc sửa lỗi ứng dụng có thể bị bỏ lỡ. Tuy nhiên khi làm việc trong mô hình ma trận, việc chuyển tiếp thông tin và báo cáo đến trưởng bộ phận IT sẽ giúp đảm bảo thông tin không bị lạc mất, từ đó sẽ tránh tình trạng lỡ việc hơn.
4.4 Nâng cao năng lực của nhà quản lý dự án
Cấu trúc độc đáo của mô hình tổ chức ma trận mang lại cho nhà quản lý dự án rất nhiều trách nhiệm. Người quản lý dự án phải dẫn dắt nhóm của họ trong suốt quá trình thực hiện dự án. Vì vậy, khi làm việc trong cấu trúc ma trận, nhà quản lý dự án sẽ gặp rất nhiều thách thức.
Từ những thách thức đó, các nhà quản lý dự án buộc phải học thêm nhiều chuyên môn mới, từ đó nâng cao năng lực đa ngành và trở thành nhà quản lý chức năng chéo trong các bộ phận khác.
Ví dụ: Trong dự án này, sản phẩm của nhóm gặp một vài lỗi, tiến trình thực hiện bị trì hoãn. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn có trách nhiệm làm việc với trưởng bộ phận Công nghệ thông tin để xử lý các rắc rối của các vấn đề. Trong trường hợp này, bạn có thể phát hiện ra sở thích cá nhân đối với Công nghệ thông tin và một cơ hội nghề nghiệp tiềm năng trong tương lai.
4.5 Duy trì đội ngũ nhân sự
Khi làm việc trong mô hình tổ chức ma trận, các chuyên gia ở nhiều lĩnh vực khác nhau được làm việc cùng nhau, hỗ trợ để phát triển dự án mạnh mẽ nhất. Những thành viên này cùng phối hợp dưới quyền kiểm soát của các trưởng phòng/ ban chức năng và sau đó là giám đốc dự án.
Việc cùng nhau hợp tác sẽ tạo nên mối quan hệ khắng khít giữa họ, về sau sẽ còn hợp tác cùng nhau lâu dài ở nhiều dự án khác.
Ví dụ: Trong dự án ứng dụng nghiên cứu từ khóa, nhóm dự án bao gồm các chuyên gia IT, Marketing và tài chính bởi các thành viên trong nhóm này hiểu rõ những điểm cơ bản của việc tạo ứng dụng cho người dùng điện thoại. Đội ngũ chuyên gia này có thể sẽ gắn bó với nhau để thực hiện nhiều dự án trong tương lai.
5. Những hạn chế cần cân nhắc khi lựa chọn mô hình ma trận
Cũng giống như các mô hình cấu trúc khác, mô hình tổ chức ma trận cũng có những nhược điểm. Sự phức tạp trong mô hình là khởi nguồn của hầu hết các điểm này. Mặc dù các cấu trúc phức tạp có thể mang lại lợi ích khi hoạt động, nhưng chúng cũng có khả năng gây ra xung đột và khiến mọi thứ trở nên lộn xộn.
Những hạn chế cần cân nhắc khi lựa chọn mô hình ma trận được liệt kê cụ thể như sau:
5.1 Quy trình báo cáo quá phức tạp
Quy trình báo cáo phức tạp của mô hình tổ chức ma trận có thể là một bất lợi trong quá trình lên dự án. Bởi lẽ, các nhóm có thể gặp khó khăn khi không biết phải báo cáo cho ai và vào thời điểm nào. Tuy có mục đích là mang lại lợi ích cho các đội nhóm, cơ cấu tổ chức này có thể làm phức tạp và gây xáo trộn cho các quy trình trong dự án.
Giải pháp: Bạn phải đảm bảo mọi thành viên của ma trận đều hiểu rằng “Ai phải báo cáo cho ai?” và “Nên báo cáo như thế nào?”.
5.2 Tốc độ phản hồi chậm
Sự phức tạp của mô hình ma trận có thể dẫn đến thời gian phản hồi chậm và làm trì hoãn tiến độ các dự án. Thời gian phản hồi chậm xuất phát từ nhu cầu báo cáo thông tin cho nhiều người. Có nhiều thành viên tham gia là một điều tốt, nhưng việc truyền tải thông tin đến nhiều người sẽ khiến bạn phải tốn nhiều thời gian hơn.
Giải pháp: Ứng dụng các giải pháp phần mềm quản trị dự án có thể giúp bạn khắc phục vấn đề này.
5.3 Châm ngòi xung đột
Xung đột sẽ xảy ra nếu người quản lý dự án và trưởng bộ phận không có chung một lý tưởng. Mặc dù cấu trúc ma trận được tạo ra nhằm khuyến khích mạnh mẽ tinh thần đồng đội, tuy nhiên, cơ cấu này đôi lúc cũng có thể làm điều ngược lại tùy thuộc vào một số yếu tố liên quan đến tính cách.
Giải pháp: Vấn đề này có thể được giải quyết thông qua sự giao tiếp giữa trưởng bộ phận và quản lý hệ thống. Việc trao đổi này sẽ giúp hai bên có thể hiểu và thống nhất về quan điểm với nhau.
5.4 Mâu thuẫn thông tin
Sự khác biệt chính giữa mô hình ma trận và cấu trúc phân cấp là các thành viên trong nhóm báo cáo cho hai người quản lý theo cấu trúc ma trận. Điều này làm cho tổ chức ma trận trở nên phức tạp hơn và đặt nhiều trách nhiệm hơn cho các thành viên trong nhóm. Hai người quản lý có thể cung cấp cho các thành viên trong nhóm nhiều phản hồi và hướng dẫn hơn, nhưng cũng có thể dẫn đến mâu thuẫn.
Giải pháp: Để ngăn ngừa những mâu thuẫn có thể xảy ra trong quá trình hướng dẫn và cung cấp phản hồi cho nhân viên, hãy thiết lập một hệ thống cho phép trưởng bộ phận và quản lý dự án có thể làm việc trực tiếp với nhau.
Từ đó, họ có thể thảo luận, thống nhất ý tưởng và tự sắp xếp với nhau về trình tự ưu tiên của các đầu mục công việc trước khi giao cho nhân viên. Khi đó, nhân sự sẽ nhận được sự chỉ dẫn rõ ràng và không còn băn khoăn rằng mình nên nghe ai mới phải.
5.5 Xung đột về ưu tiên, lợi ích
Các thành viên trong nhóm sẽ gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên trong cấu trúc ma trận nếu các nhà quản lý không làm việc cùng nhau. Bởi lẽ, khi trưởng bộ phận tin rằng nhiệm vụ của họ là quan trọng nhất và người quản lý dự án cũng nghĩ như vậy thì các thành viên trong nhóm có thể gặp khó khăn khi xác định nên ưu tiên và nghe hướng dẫn từ người nào trước.
Giải pháp: Trước khi giao nhiệm vụ cho nhân viên, các nhà quản lý cần phải làm việc với nhau để thống nhất về thứ tự công việc của nhóm dựa trên mục tiêu của nhóm. Hầu hết, những vấn đề phát sinh từ cấu trúc ma trận đều có thể giải quyết thông qua sự hợp tác mạnh mẽ, giao tiếp và trao đổi rõ ràng trong nhóm.
Bài viết vừa rồi đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về mô hình ma trận. Hy vọng rằng bạn có thể nắm được những kiến thức cơ bản cũng như hiểu rõ về ưu và nhược điểm cửa loại mô hình tổ chức này. Đồng hành cùng Fastdo để được cập nhật nhiều thông tin mới hữu ích đến từ đội ngũ nhân viên chúng tôi nhé!
>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:
- Văn hóa doanh nghiệp Vinamilk có đặc điểm gì? Cách xây dựng
- TOP 12 vai trò của người lãnh đạo thành công mà bạn nên biết
- Top 10 Cách kết thúc bài thuyết trình hay: Mẹo và ví dụ
- Lợi ích của đàm phán trong kinh doanh mà nhà quản lý cần biết
Mô hình ma trận trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì và hoạt động như thế nào?
Mô hình ma trận là một cơ cấu tổ chức mà trong đó các cá nhân báo cáo công việc cho nhiều lãnh đạo chung, bao gồm cả quản lý dự án và trưởng bộ phận. Điều này giúp tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban và tối ưu hóa việc thực hiện các dự án trong doanh nghiệp.
Các loại mô hình ma trận chính là gì và sự khác biệt giữa chúng?
Mô hình ma trận được chia thành ba loại: ma trận yếu, ma trận cân bằng, và ma trận mạnh. Sự khác biệt nằm ở mức độ quyền hạn của người quản lý dự án, từ ít quyền hạn nhất (ma trận yếu) đến quyền hạn toàn diện (ma trận mạnh).
Lợi ích chính của mô hình ma trận trong quản lý dự án là gì?
Mô hình ma trận giúp định hướng rõ ràng cho các mục tiêu dự án, sử dụng nguồn lực hiệu quả, tạo ra luồng thông tin thông suốt, và nâng cao năng lực quản lý của nhà quản lý dự án, từ đó đảm bảo sự thành công của dự án.
Những hạn chế cần cân nhắc khi áp dụng mô hình ma trận là gì?
Mặc dù có nhiều ưu điểm, mô hình ma trận cũng gặp một số hạn chế như quy trình báo cáo phức tạp, tốc độ phản hồi chậm, và khả năng xảy ra xung đột giữa các quản lý hoặc mâu thuẫn về thông tin và ưu tiên công việc.
Tại sao nên lựa chọn mô hình ma trận cho cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp?
Mô hình ma trận giúp doanh nghiệp tạo ra sự linh hoạt trong quản lý, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, thúc đẩy sự sáng tạo, và tăng cường khả năng phối hợp giữa các phòng ban, giúp đạt được mục tiêu dự án một cách hiệu quả.
![[TẢI MIỄN PHÍ] 7+ mẫu biên bản cuộc họp và cách viết chi tiết](https://fastdo.vn/wp-content/uploads/2024/10/bien-ban-cuoc-hop-ava.jpg)
