Dự án là gì? Các yếu tố cần có và đặc trưng của một dự án là gì? Nếu bạn đang muốn tìm hiểu các đặc trưng, kiến thức cơ bản về dự án thì hãy đọc ngay nội dung dưới đây của Fastdo. Bài viết đã đúc kết rất nhiều thông tin nhằm giúp bạn giải đáp những thắc mắc trên và chia sẻ cách xây dựng một dự án cơ bản. Hãy theo dõi nhé!
1. Dự án là gì?
Có rất nhiều khái niệm về dự án được đưa ra và sự khác biệt của các khái niệm đó nằm ở cách diễn đạt cũng như góc độ nhìn nhận. Dự án (tiếng Anh là “project”) được hiểu là một hoạt động có tính tổ chức hướng đến mục tiêu nào đó. Hay nói cách khác, khi đặt ra mục tiêu, bạn cần lên phương án và những cách thức thực hiện sao cho hiệu quả nhất.
2. Những yếu tố cần có của 1 dự án
- Thời kỳ: Thời điểm dự án được lên phê duyệt và cho phép thực hiện. Dự án thường sẽ có quỹ thời kỳ khởi đầu và kết thúc nhằm đảm bảo tiến trình công việc diễn ra đúng tiến độ.
- Kinh phí: Hay còn gọi là ngân sách, là yếu tố quan trọng để dự án hoạt động suôn sẻ và phục vụ các công việc trong quá trình thực hiện dự án.
- Nhân lực: Đối tượng sẽ trực tiếp thực hiện các công việc hoặc đóng vai trò hỗ trợ để hoàn thành dự án.
- Ban điều hành: Tìm ra phương hướng cũng như chiến lược chính xác, phù hợp để giúp dự án thành công. Họ chịu trách nhiệm quản lý mục tiêu, phân bổ nguồn nhân sự và xác định các phương án tối ưu nhất giúp công việc được suôn sẻ.
- Bản mô tả kết quả: Là bản kế hoạch dự kiến về hiệu quả mang lại của dự án nhằm giúp tập thể có góc nhìn tổng quát và khách quan hơn.
3. Đặc trưng của một dự án là gì?
Để hiểu rõ hơn về dự án, hãy cùng Fastdo tìm hiểu về các đặc trưng của project ngay dưới đây:
3.1 Có thành phẩm đầu ra
Sản phẩm chính là kết quả được tạo ra từ dự án. Khi bạn đã tạo ra được sản phẩm thì dự án mới đạt được mục đích đã đặt ra. Đặc biệt, một dự án thành công sẽ không cho ra kết quả không rõ ràng mà phải là một thứ cụ thể, có thể xác định và đo lường được, điều này chỉ góp phần làm lãng phí thời gian.
3.2 Có mục tiêu, mục đích
Mỗi dự án đều tạo ra một kết quả cụ thể. Tuy nhiên, kết quả đó không phải chỉ có kết quả cuối cùng mà là cả một quá trình thực hiện. Việc có mục tiêu rõ ràng giữ vai trò rất quan trọng trong định hướng các hoạt động, công việc của dự án. Do đó, dự án chắc chắn phải có một hoặc một số mục tiêu, mục đích rõ ràng.
3.3 Liên quan đến một nhóm người
Một dự án sẽ do các nhóm người thực hiện nhiều công việc khác nhau theo một định hướng chung. Tùy vào quy mô của dự án mà số lượng nhân sự sẽ khác nhau. Ngoài ra, nếu bạn tự mình thực hiện dự án thì thường sẽ được gọi là dự án cá nhân hoặc một dự định. Trong nhóm dự án thường sẽ gồm leader với nhiệm vụ điều phối và các thành viên khác đảm nhiệm các mảng công việc.
Ngoài ra, nếu bạn tự mình thực hiện dự án thì thường sẽ được gọi là dự án cá nhân hoặc một dự định. Hiện nay, định nghĩa dự án cá nhân dần trở nên phổ biến. Một số dự án cá nhân chỉ bao gồm một nhân sự tuy nhiên định nghĩa dự án cá nhân thường chỉ dự án do một cá nhân lên ý tưởng và thực thi nhưng vẫn có sự liên đới, hỗ trợ từ các bên thứ ba.
3.4 Tài nguyên sử dụng phân bổ riêng
Tài nguyên của dự án vô cùng phong phú và đa dạng, có thể kể đến như tiền bạc, nhân lực, nguyên vật liệu đặc thù… Đặc biệt, nguồn nhân lực được coi là tài nguyên đảm nhận vai trò thiết yếu trong dự án. Tất cả tài nguyên này đều sẽ được phân bổ sử dụng theo những yếu tố khác nhau. Mỗi dự án đều cần đi kèm kế hoạch sử dụng tài nguyên hợp lý theo timeline định trước.
3.5 Có một thời hạn nhất định
Một dự án cần phải có thời hạn nhất định, tức là có thời điểm bắt đầu và kết thúc. Bởi, dự án được xem là một chuỗi hoạt động nhất thời nhằm tạo ra một sản phẩm, kết quả theo mục tiêu đặt ra ban đầu. Tổ chức của dự án thường mang tính chất tạm thời, sau khi đạt được mục tiêu thì tổ chức này sẽ giải tán hoặc thay đổi cơ cấu mới phù hợp với mục tiêu mới. Hoàn thành đúng hạn là một trong những yêu cầu cũng như là thách thức đối với thành viên trong dự án.
4. Các loại dự án phổ biến
Hiện nay, có 3 dự án được nhà nước cho phép áp dụng trong các hoạt động thực tế:
- Dự án đầu tư: Là loại hình hoạt động được lên kế hoạch dự kiến cụ thể ở từng hạng mục. Mục tiêu chính của dự án là lợi nhuận với một lịch trình chặt chẽ cùng với thời gian, địa điểm rõ ràng.
- Dự án hợp tác công tư: Còn gọi là dự án PPP (Public – Private partnership). Là hoạt động kết hợp giữa đơn vị cơ quan nhà nước và nhà đầu tư tư nhân. Hình thức khai thác này giúp tận dụng nguồn lực xã hội vào trong việc kiến thiết cơ sở hạ tầng quốc gia.
- Dự án đầu tư công: Là hoạt động đầu tư phát triển kinh tế, xã hội, văn hóa, y tế, giáo dục… của nhà nước. Dự án này thường tập trung vào nâng cấp hoặc xây mới các cơ sở hạ tầng và các công trình an sinh – xã hội.
Ngoài những loại dự án trên còn có một số dự án phổ biến nhất hiện nay:
- Dự án nghiên cứu và phát triển: Là giai đoạn phát triển đầu tiên của một dịch vụ tiềm năng mới hay quá trình sản xuất.
- Dự án xây dựng: Là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng.
- Dự án hệ thống thông tin: Là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin, dữ liệu.
- Dự án đào tạo và quản lý: Là công việc được tiến hành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng trong phạm vi chi phí được duyệt và phải hoàn thành đúng thời gian.
- Dự án bảo dưỡng lớn: Là dự án thực hiện các kỹ năng thực tế trong việc đánh giá, đo lường, thay thế thiết bị.
- Dự án viện trợ phát triển/ phúc lợi công cộng: Là dự án về đầu tư phát triển các công trình, hoạt động chăm sóc, học tập, từ thiện cho người dân,…
- Dự án hợp đồng: Bao gồm sản xuất sản phẩm và dịch vụ được kết hợp từ các doanh nghiệp lớn nhỏ.
5. Hình thức trình bày một bản dự án đúng chuẩn
Tùy theo người tiếp nhận và quy mô mà hình thức trình bày bản dự án sẽ có cách truyền tải khác nhau. Tuy nhiên, nếu muốn cấp trên hiểu và tiếp nhận được hết tâm huyết và ý tưởng trong dự án thì bạn nên kết hợp cách trình bày với các hình thức sau:
- Bản trình bày dự án: Là một bản tổng hợp trình bày toàn bộ các nội dung của dự án.
- Giới thiệu chung: Diễn giải về các vấn đề và nhu cầu của dự án, từ đó nêu ra mục tiêu tại sao dự án này nên được triển khai
- Mô tả: Trình bày tên dự án là gì, lý do thực hiện và mô tả ngắn gọn các đề xuất.
- Các hoạt động: Liệt kê các hoạt động sẽ thực hiện.
- Kế hoạch triển khai: Trình bày thời gian thực hiện các nhiệm vụ.
- Kế hoạch triển khai – chi tiết: Phân bổ thời gian bắt đầu cũng như kết thúc, cá nhân hay team phụ trách, chi phí và nguyên vật liệu cho từng công việc. Nên ứng dụng sơ đồ Gantt để trình bày chi tiết kế hoạch của dự án,
- Mô tả chuyên môn – kỹ thuật: Trình bày về các nội dung, quan điểm về kỹ thuật và các tài liệu chuyên môn liên quan.
- Phân tích hiệu quả: Là những nội dung về kinh tế vi mô và vĩ mô giúp mọi người xác định được tính khả thi của dự án.
- Các phụ lục: Bao gồm bảng thống kê, tài liệu, số liệu nghiên cứu…
6. 5 mẹo xây dựng dự án cơ bản
Để xây dựng một dự án thành công, bạn hãy tham khảo những bí quyết dưới đây của Fastdo:
6.1. Xây dựng kế hoạch rõ ràng
Chìa khóa giúp dự án thành công đó chính là xây dựng được một bản kế hoạch cụ thể và hoàn chỉnh. Khi đã có một bản kế hoạch rõ ràng, các thành viên trong dự án sẽ có thể làm việc đúng tiến độ và đạt được mục tiêu như kỳ vọng. Ngoài ra, bạn cũng sẽ có cái nhìn tổng thể về dự án, giúp kiểm soát được các khâu hoạt động một cách dễ dàng.
6.2 Duy trì sự trao đổi
Thông thường, dự án sẽ có các bên liên quan là các nhà đầu tư, khách hàng và các thành viên trực thuộc. Việc giữ sự trao đổi thông suốt giữa các bên liên quan trong dự án sẽ giúp công việc được cập nhật một cách liên tục và tránh lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết. Nếu bạn có thể duy trì sự giao tiếp, trao đổi thì dự án xem như đã đi được một nửa chặng đường. Các cuộc họp định kỳ theo kiểu morning check-in cho các nhóm nhỏ sẽ giúp luồng thông tin được thông suốt hơn.
6.3 Phân công vai trò cụ thể
Khi triển khai dự án, bạn cần phải có tư duy chiến lược để phân công vai trò cụ thể của từng người tham gia. Việc phân công sẽ dựa theo chuyên môn, kinh nghiệm để sắp xếp vị trí công việc hợp lý. Nhờ vào việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng, nhóm dự án sẽ tránh được tình trạng đùn đẩy trách nhiệm khi có sự cố xảy ra trong từng khâu hoạt động.
6.4 Xây dựng dự án dự phòng
Theo một cuộc khảo sát, số dự án có các phương án dự phòng cho các tình huống rủi ro chiếm tới 83% dự án đạt hiệu quả cao. Bởi thực tế, chẳng có ai có thể lường trước được hết tất cả các sự cố sẽ xảy ra nên việc chuẩn bị nhiều phương án dự phòng là vô cùng cần thiết. Nhờ đó, bạn sẽ kiểm soát được rủi ro và chuẩn bị sẵn sàng một đội ngũ xử lý sự cố. Ví dụ, tình hình dịch bên yêu cầu giãn cách xã hội, bạn cần có chiến lược đội nhóm work from home hợp lý.
6.5 Sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý dự án
Thấu hiểu khó khăn trong việc quản lý và giám sát dự án, các phần mềm hỗ trợ công tác quản lý dự án lẫn lượt được ra đời. Một trong các sản phẩm mà bạn có thể tham khảo chính là phần mềm quản trị kế hoạch fPlan. Nhờ vào công cụ hỗ trợ đắc lực này từ Fastdo, bạn sẽ có thể quản lý dự án hiệu quả một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Các tính năng của fPlan được nhiều doanh nghiệp sử dụng đánh giá cao vì mang lại hiệu quả tuyệt vời trong việc thúc đẩy tối đa công việc quản trị của người dùng. Phần mềm giúp tạo và quản lý kế hoạch dễ dàng và toàn diện từ những ngày đầu đến lúc hoàn thành dự án, quản lý công việc cá nhân và đội nhóm chi tiết nhất. Ứng dụng cũng giúp bổ nhỏ công việc hằng ngày tới nhân viên cùng với 4 chế độ xem kế hoạch linh động giúp giám sát kế hoạch toàn diện nhất.
Nhấn vào đây để nhận tính năng tư vấn về giải pháp quản trị kế hoạch fPlan:
Bài viết trên đây của Fastdo chắc hẳn đã giúp bạn phần nào nắm được các khái niệm và đặc tính cơ bản của dự án là gì. Chúng tôi hy vọng rằng với những kiến thức chia sẻ trên, bạn có thể thực hiện thành công những dự án trong tương lai. Đừng quên đón đọc những kiến thức quản trị hữu ích khác tại fastdo.vn nhé!
>>>> TÌM HIỂU NGAY:
![[TẢI MIỄN PHÍ] 7+ mẫu biên bản cuộc họp và cách viết chi tiết](https://fastdo.vn/wp-content/uploads/2024/10/bien-ban-cuoc-hop-ava.jpg)
