15 phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự. Tuy nhiên, để lựa chọn được một ứng dụng có thể hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thành tốt các công việc chấm công, tính lương, phúc lợi tổng thể,… và điều hành một số vấn đề khác trên máy tính không phải là điều dễ dàng. Vì vậy ngay sau đây Fastdo sẽ giới thiệu và gợi ý đến bạn những giải pháp tốt nhất về phần mềm nhân sự.

1. Top 15 phần mềm quản lý nhân sự phổ biến hiện nay

Có những phần mềm quản lý nhân sự nào phổ biến hiện nay? Fastdo đã tổng hợp và đưa ra toàn bộ các giải pháp tốt nhất ngay dưới đây:

1.1 Phần mềm quản lý chấm công fCheckin

Phần mềm nhân sự fCheckin giúp Doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của từng nhân sự hiệu quả. Nhà quản lý có thể thiết lập bảng ca cho từng nhân sự trong công ty. Đối với các Doanh nghiệp có nhiều cửa hàng, nhà máy, địa điểm làm việc fCheckin dễ dàng setup đồng bộ.

Phần mềm nhân sự này cho phép chấm công trên điện thoại, tạo bảng công thông minh, báo cáo lịch sử chấm công và xuất file excel khi cần. Trong quá trình sử dụng, phần mềm sẽ lập tức phản hồi khi có lỗi thao tác của người dùng để tránh sai sót.

Phần mềm fCheckin ghi nhận kết quả chấm công realtime, chuẩn xác đến từng giây nên giúp hạn chế giải quyết các sự vụ, sự việc không đáng có. Chính nhân sự cũng có thể chủ động theo dõi lịch sử chấm công của mình theo mốc thời gian ngày, tuần, tháng. Nhân sự cũng có thể tạo đơn từ trực tuyến ngay tại ứng dụng này. 

Ưu điểm của quản lý chấm công fCheckin:

• Ứng dụng mang đầy đủ các chức năng về chấm công, bảng phân ca, bảng công tổng hợp, bảng công chi tiết,…
• Tích hợp file excel khi cần xuất bảng công.
• Phần mềm có tính linh hoạt cao, dễ dàng áp dụng thông qua phân quyền tài khoản website.
• Thiết kế giao diện đẹp mắt, tạo hứng thú cho nhân sự khi sử dụng.
• Nằm trong hệ sinh thái phần mềm Fastdo với bộ phần mềm quản trị công việc, quản trị mục tiêu, quản trị nhân sự; các phần mềm có tính liên kết cao tạo sự nhất quán, tiện lợi khi sử dụng

Từ giờ trở đi, việc chấm công sẽ trở nên đơn giản và không còn gây phiền toái. Dễ dàng quản lý thời gian làm việc của nhân viên, theo dõi sự hiện diện và tạo báo cáo một cách nhanh chóng. BẤM VÀO ẢNH DƯỚI ĐÂY ĐỂ TÌM HIỂU THÊM VỀ CÔNG CỤ HỖ TRỢ TUYỆT VỜI NÀY:

1.2 Phần mềm quản trị nhân sự BambooHR

Phần mềm quản lý nhân lực BambooHR là một hệ thống nhỏ gọn có thể cài đặt trên tất cả các loại máy tính (bảng, cá nhân, bàn). hù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, phần mềm này, sở hữu các chức năng cơ bản nhằm hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi dễ dàng quá trình tuyển dụng, hồ sơ nhân viên và hỗ trợ đánh giá nhân sự.

BambooHR giảm bớt các thao tác cho quản lý nhân sự với tất cả các thao tác trên cùng một giao diện. Phần mềm cũng hỗ trợ lưu trữ các dữ liệu về lương thưởng, thời gian và phúc lợi nhân viên. Một số doanh nghiệp là khách hàng của BambooHR có thể kể đến như change.org hay SoundCloud.

Tính năng chính:

• Theo dõi số giờ làm việc, chính sách phúc lợi và hỗ trợ tính lương thưởng, giảm thiểu thời gian tính toán thủ công
• Hệ thống theo dõi hồ sơ ứng viên và quá trình đào tạo hội nhập, giúp nhân viên mới làm quen với công ty nhanh nhất
• Quản lý hồ sơ ứng viên, phân tích tự động về biến động nhân sự

Ưu điểm:

• Tính năng xây dựng văn hóa nhân viên thông qua thu thập ý kiến cá nhân
• Bảng biểu thống kê tự động, trực quan theo nhân sự từng phòng ban, thời gian làm việc và biến động của toàn công ty
• Hồ sơ nhân sự có giao diện đẹp, mỗi nhân sự có hồ sơ nhân sự trực quan

Nhược điểm:

• Chưa có những tính năng về phân công ca làm và kiểm soát chuyên cần của nhân viên
• Phần học tập, đào tạo còn đơn giản, chưa có những chức năng về kiểm tra, thi cử nội bộ
• Chức năng tính lương chỉ phù hợp với thị trường Mỹ

1.3 Phần mềm quản lý nhân sự HR Cloud

HR Cloud là phần mềm quản lý nguồn nhân lực giúp giám sát các nhân viên, theo dõi ứng viên, phần mềm quản lý đào tạo những ứng viên mới, theo dõi lịch nghỉ, biên chế lương và thưởng và chấm dứt hợp đồng.

Các chức năng chính của HR Cloud bao gồm tuyển dụng với tổng hợp hóa danh sách ứng viên và hỗ trợ việc sàng lọc nhân sự, lên lịch phỏng vấn. Quy trình nhập chức (onboarding) cũng được HR Cloud tự động hóa với tính năng cung cấp các tài liệu và giới thiệu nhân sự mới với đồng nghiệp. Thêm vào đó, HR Cloud cũng giúp quản lý nhân sự lưu trữ các thông tin cá nhân, lịch sử làm việc và thông tin hiệu suất nhân viên.

Tính năng chính:

• Theo dõi thời gian làm việc, tính lương và ngày nghỉ phép
• Tích hợp với ứng dụng của các bên thứ ba về tính lương, phúc lợi và ứng dụng về quản lý họp, quản lý công việc như Paylocity, Office 365 và Zoom.

Ưu điểm của phần mềm nhân sự Cloud HR:

• Tự động lên bảng lương và tính toán hoàn thiện.
• Tối ưu hóa onboarding (cổng cho nhân viên tự cập nhật thông tin của mình).
• Cung cấp hệ thống báo cáo chính xác.
• Phù hợp với cả doanh nghiệp lớn và nhỏ

Nhược điểm:

• HR Cloud có chi phí khá cao so với một số phần mềm xuất xứ tại Việt Nam
• Chức năng về tính lương thưởng không phù hợp với quy định về lương thưởng ở Việt Nam

1.4 Phần mềm quản lý nguồn nhân lực CakeHR

Phát triển bởi Sage, phần mềm nhân sự CakeHR là một ứng dụng có thể cài sẵn trên trình duyệt Google Chrome, chủ yếu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Từ việc tuyển dụng, tự động hóa hướng dẫn & đào tạo, cài đặt các thông tin ứng viên cần thiết để dễ dàng trong việc phân tích dữ liệu đến hoàn thành báo cáo cho từng nhân viên sau này.

Tính năng chính:

• Tạo dashboard (bảng trình bày trực quan) cho mỗi nhân viên về công việc cá nhân, lịch trình sắp tới
• Trò chuyện trực tiếp 1-1 trong phần mềm với nhân viên khác
• Thiết lập kế hoạch và mục tiêu
• Tạo khảo khác và ghi nhận ý kiến đóng góp của các nhân viên
• Quản lý chi phí, đánh giá tần suất hoàn thành công việc, quản trị theo phương pháp OKR.
• Tích hợp với Google Workspace

Ưu điểm của phần mềm nhân sự CakeHR:

• Áp dụng quy trình phỏng vấn và tuyển dụng liền mạch.
• Sắp xếp thời gian làm việc và quản lý lịch nghỉ phép.
• Tự tạo bảng chấm công.
• Chức năng khảo sát ẩn danh.

Nhược điểm:

• Ít tùy chọn tùy chỉnh cho nhiều doanh nghiệp khác nhau
• Phụ thuộc vào Google Workspace, doanh nghiệp cần phải đã ứng dụng phần mềm này để tiếp tục sử dụng CakeHR

1.5 Phần mềm quản lý nhân lực Misa

Misa cũng là phần mềm quản lý nguồn nhân lực rất uy tín để bạn có thể tham khảo. Bên cạnh đó, Misa còn hỗ trợ đưa ra những giải pháp phù hợp, tiết kiệm thời gian cho bộ phận HRM. MISA HRM hỗ trợ doanh nghiệp về đào tạo ứng viên mới, theo dõi lịch trình nhân viên, chính sách về lương thưởng.

Tính năng chính của phần mềm quản lý nhân sự Misa:

• Hỗ trợ cung cấp đầy đủ hồ sơ của ứng viên cho quá trình tuyển dụng cung cấp các mẫu báo cáo nhân sự dùng ngay..
• Lưu trữ thông tin nhân sự để phục vụ quá trình làm báo cáo tổng thể.
• Giúp đánh giá và đưa ra mức phúc lợi, đãi ngộ hợp lý, đào tạo và phát triển nhân viên có tiềm năng.
• Độ bảo mật cao theo các tiêu chuẩn ISO.
• Hỗ trợ chấm công đa dạng hình thức như GPS, FaceID, Wifi.

Ưu điểm:

• Tương thích trên nhiều nền tảng khác nhau
• Quản lý hồ sơ bảo hiểm xã hội Việt Nam, thuế thu nhập cá nhân
• Quản lý chấm công với các loại đơn từ khác nhau

Nhược điểm:

• Phù hợp hơn với các doanh nghiệp có hơn 30 nhân sự, so với các doanh nghiệp nhỏ hơn

1.6 Ứng dụng quản lý nhân sự iHCM

Quản lý công việc và hiệu suất nhân viên trên phần mềm quản lý nhân sự iHCM giúp doanh nghiệp Việt tiết kiệm thời gian tối đa. Phần mềm quản lý nguồn nhân lực iHCM áp dụng phương thức bám sát theo MBO và OKRs, để quản trị nguồn lực một cách liên tục nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.

Tính năng chính:

• Xây dựng bộ khung năng lực chuyên biệt cho từng vị trí công tác
• Tổng hợp, đánh giá và báo cáo kết quả đánh giá
• Đánh giá nhân viên toàn diện 360 và khảo sát nhân viên kèm các biểu mẫu kết quả trực quan

Ưu điểm của iHCM:

• Liên kết mọi người lại với nhau để cùng hợp tác hoàn thành dự án một cách nhanh chóng
• Hỗ trợ đánh giá nhân viên qua mức KPI đạt được.
• Phù hợp với doanh nghiệp và luật Doanh nghiệp Việt Nam
• Tính tùy biến cao, dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp và ứng biến cho nhiều loại hình doanh nghiệp

Nhược điểm:

• Chưa hỗ trợ tính năng về chấm công và lương thưởng
• Không hỗ trợ các tính năng về đào tạo và tuyển dụng nhân viên mới

1.7 Phần mềm quản trị nhân sự Base HRM+

Phần mềm quản lý nhân sự Base HRM+ là một phần mềm Việt Nam chuyên về chiến lược phát triển nhân sự. Phần mềm hỗ trợ tổng thể các hoạt động nhân sự bao gồm tuyển dụng, hồ sơ nhân sự, phúc lợi và đánh giá. Base được phân thành nhiều module phần mềm nhỏ, mỗi phần mềm phục vụ một tác vụ nhỏ. Trong đó bên cạnh những chức năng quen thuộc như chấm công, đào tạo, tuyển dụng, Base HRM+ còn thêm một số tính năng như phần mềm giới thiệu nhân sự, phê duyệt nghỉ phép và quản lý tài sản.

Base HRM+ là giải pháp phù hợp với doanh nghiệp trung bình đến lớn ở Việt Nam. Một số khách hàng có thể kể tới của Base HRM+ có thể kể tới như VIB, ACB, Sacombank, Pizza Hut và nhiều doanh nghiệp khác thuộc các lĩnh vực như ngân hàng, thực phẩm, dược phẩm hay truyền thông.

Tính năng chính:

• Đa dạng tính năng bên cạnh các chức năng cơ bản của phần mềm quản trị nhân sự

Ưu điểm chính:

• Giao diện đơn giản, gọn gàng, dễ nhìn
• Có bản demo dùng thử miễn phí trong 2 tuần sử dụng

Nhược điểm:

• Các bất lợi về chính sách giá như chỉ được thanh toán tối thiểu 12 tháng, giới hạn tài khoản trong các gói
• Việc phân chia thành nhiều ứng dụng nhỏ khiến người dùng phải chuyển đổi liên tục giữa các ứng dụng và thiếu tính liên kết giữa các ứng dụng

1.8 Phần mềm quản trị nhân sự Tanca

Là một trong những app quản lý nhân sự nổi tiếng tại Việt Nam, Tanca là phần mềm nổi bật với tính năng nổi bật nhất là chấm công và tạo bảng công chi tiết. Đây là công cụ rất tiện lợi cho cả quản lý nhân sự lẫn nhân viên với hình thức chấm công đa dạng. Đây là phần mềm giảm thiểu rủi ro của hình thức chấm công truyền thống.

Phần mềm Tanca nổi bật với tính năng tính lương tự động, hỗ trợ chức năng tạo đơn từ và tính lương cho nhiều trường hợp như làm ngoài giờ, làm ca qua ngày, tính lương dựa trên KPIs. Phần mềm đảm bảo dữ liệu bảo mật cao cho các doanh nghiệp, thêm vào đó, giao diện dễ dùng của khiến nhiều doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau dễ dàng sử dụng.

Tính năng chính:

• Hỗ trợ chấm công, đơn từ và tạo bảng công cho từng nhân viên
• Hỗ trợ tạo bảng tổng hợp công phép cho bộ phận nhân sự
• Lưu trữ, theo dõi, thống kê đơn từ

Ưu điểm:

• Hỗ trợ chấm công online, chấm công bằng gương mặt (Face ID), tích hợp với chấm công bằng máy
• Có cả hai ngôn ngữ Anh, Việt

Nhược điểm:

• So với các tính năng của phần mềm nhân sự tổng thể, Tanca chưa có những tính năng về quản lý hồ sơ nhân sự hay đào tạo
• Tính năng tự tổng hợp dữ liệu từ giờ nghỉ chưa được hỗ trợ

1.9 Phần mềm quản lý nhân lực Fast

Fast là phần mềm nhân sự được xây dựng để hỗ trợ bộ phận nhân sự về các công việc như tuyển dụng, chấm công, đào tạo, phúc lợi và các vấn đề về luật Lao động như bảo hiểm và thuế. Fast cũng giúp người làm nhân sự có cái nhìn tổng quan về tổng thể nhân sự với tính năng quản lý thông tin cá nhân, quản lý tài sản và quản lý các vấn đề về tài chính.

Fast cũng có phiên bản mobile app quản lý nhân sự cho nhân viên có thể chấm công, theo dõi bảng công cá nhân. Ngoài ra, ứng dụng quản lý nhân sự này cũng giúp kiểm tra các báo cáo nhân sự về dữ liệu chấm công mỗi hàng, tổng hợp số lượng đơn từ theo các loại kèm bảng thanh toán lương theo từng mốc thời gian. Phần mềm này cho phép tùy chỉnh chế độ xem bảng lương theo nhiều loại lương khác nhau như lương sản phẩm, phụ cấp, tiền phạt hay lương sản phẩm.

Tính năng chính:

• Chấm công, tính toán lương chi tiết theo nhân viên, theo phòng ban
• Lập yêu cầu từ nhân viên về các hoạt động như yêu cầu đào tạo, đơn từ phép, yêu cầu tuyển dụng
• Quản lý đánh giá và đào tạo

Ưu điểm:

• Đa dạng các tính năng theo các công việc của phần mềm quản trị nhân sự
• Tính năng quản lý thuế thu nhập cá nhân

Nhược điểm:

• Tính năng đào tạo nhân viên còn hạn chế

1.10 Ứng dụng quản lý nhân lực Zoho People

Zoho là phần mềm đám mây cho bộ phận nhân sự, chú trọng đến việc tìm kiếm, nuôi dưỡng và phát triển hoạt động nhân sự. Đây là một phần mềm khá toàn diện cho các hoạt động về nhân sự, điểm đặc biệt là Zoho có các phần mềm khác tạo thành hệ sinh thái toàn diện Zoho, qua đó không chỉ khía cạnh công việc khác cũng có thể được quản lý chặt chẽ.

3 khía cạnh chính Zoho hướng tới cho mỗi nhân sự bao gồm dữ liệu thông tin, chấm công, hiệu suất và đào tạo. Đây là phần mềm nổi tiếng ở quốc tế, được nhiều công ty lớn tin dùng bao gồm Mcdonald, SpiceJet,… Phiên bản tiếng Việt cũng đã được phát hành giúp doanh nghiệp Việt tiếp cận với ứng dụng tốt hơn.

Tính năng chính:

• Quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên, hỗ trợ các quy trình hành chính chuyên sâu
• Theo dõi chấm công, xếp lịch ca và chuyển thời gian thành bảng chấm công
• Quản lý hiệu suất nhân viên, phân tích dữ liệu về hiệu suất và hỗ trợ đánh giá, phản hồi giữa quản lý và nhân viên

Ưu điểm chính của Zoho:

• Đa dạng tính năng, tích hợp với hệ sinh thái Zoho toàn diện
• Tính tùy biến cao
• Giao diện bắt mắt, không nhàm chán

Nhược điểm:

• Chi phí tương đối cao so với doanh nghiệp Việt Nam, chỉ có phiên bản dùng thử 30 ngày
• Chưa có những sự hỗ trợ và nhiều tài liệu chuyên sâu cho thị trường Việt Nam

1.11 Phần mềm nhân sự FPT.iHRP

Là sản phẩm của công ty phần mềm FPT nổi tiếng tại Việt Nam, FPT.iHRP là một giải pháp phần mềm quản lý nguồn nhân lực (HRIS) toàn diện. Phần mềm đã được cải tiến liên tục từ 2003 đến nay. Phần mềm hỗ trợ chuyển đổi số hơn 95% các tác vụ thủ công, giảm chi phí và làm việc nhanh hơn. Phần mềm đáp ứng khá đầy đủ các chức năng của một ứng dụng quản lý nhân sự cần có.

FPT.iHRP cũng có thể vận hành đa nền tảng website và mobile. Phần mềm được kết nối toàn diện với hệ sinh thái ứng dụng quản lý doanh nghiệp của FPT bao gồm hệ thống eLearning học tập điện tử, hệ thống hợp đồng điện tử eContract, hệ thống về thuế ePIT,… Đây là tiền đề giúp doanh nghiệp quản trị toàn diện hơn.

Tính năng chính:

• Quản lý khái quát từ tuyển dụng đến tính lương, báo cáo
• Bao gồm cả các chức năng ít được các phần mềm khác hỗ trợ như quản lý danh sách khen thưởng – kỷ luật, quản lý nhân tài, quản lý đánh giá và quản lý bảo hiểm theo luật hiện hành

Ưu điểm:

• Tính năng toàn diện, phù hợp với các quy định và văn hóa doanh nghiệp Việt Nam hiện hành, đặc biệt là thuế và bảo hiểm xã hội
• Tính bảo mật cao
• Dễ dàng triển khai

Nhược điểm:

• Chỉ phù hợp với các doanh nghiệp lớn, các tập đoàn lớn
• Chi phí tương đối cao, chỉ nên dùng khi thật sự có nhu cầu quản lý tất cả các tác vụ nhân sự tự động, với số lượng nhân viên lớn

1.12 Phần mềm nhân sự Lotus Pro

Lotus Pro là một phần mềm quản lý nguồn nhân lực phát triển tại Việt Nam giúp các công ty Việt quản lý toàn diện các công việc từ chấm công đến tuyển dụng. Lotus Pro ứng dụng phần mềm đánh giá nhân viên theo KPI và đưa ra đánh giá kết hợp với bảng công, bảo hiểm xã hội. Lotus Pro được tích hợp với hệ sinh thái Hosco, một hệ sinh thái với nhiều phân hệ khác về tài chính kế toán, kênh phân phối và quan hệ khách hàng.

Tính năng chính:

• Quản lý công – lương và các khoản thưởng, phụ cấp, bảo hiểm chi tiết
• Hỗ trợ về việc hoạch định, phân bổ, đánh giá nhân lực hợp lý
• Cung cấp báo cáo trực quan, giúp lãnh đạo có những điều chỉnh kịp thời

Ưu điểm:

• Tính tùy biến cao, dễ dàng tùy chỉnh cho từng doanh nghiệp
• Mức độ hoàn chỉnh cao

Nhược điểm:

• Cộng đồng người dùng chưa đông đảo để tạo thành các diễn đàn thảo luận và trao đổi, tìm hiểu phần mềm, không có nhiều thông tin về phần mềm trên các công cụ tìm kiếm
• Giao diện phần mềm chưa được tối ưu, bắt mắt

1.13 Phần mềm quản trị nhân lực 1Office

1Office là giải pháp quản lý nguồn nhân lực toàn diện, khái quát toàn bộ quy trình nhân sự từ tuyển dụng đến đánh giá hiệu suất. 1Office hỗ trợ nhiều hình thức chấm công khác nhau như chấm công online, chấm công bằng vân tay trên máy,… Phần mềm phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn nhỏ khác nhau từ nhỏ khoảng 10 nhân sự đến doanh nghiệp lớn hơn 300 nhân viên.

1Office còn liên kết với ngân hàng MB về tính năng trả lương trực tiếp, giảm bớt thủ tục khi tới kỳ quyết toán lương. Hỗ trợ tuyển dụng cũng là tính năng đáng chú ý của phần mềm này với việc giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ ứng viên và tự động đề xuất các ứng viên tiềm năng. Việc quản lý phúc lợi và quy chế thưởng phạt được tích hợp tối đa vào phần mềm giúp quản lý nhân sự và ban lãnh đạo có thể theo dõi tiến độ hoàn thành công việc và từ đó đưa ra chính sách lương sát nhất với thực tế.

Tính năng quan trọng:

• Quản lý tuyển dụng tích hợp công nghệ AI để sàng lọc hồ sơ
• Quản lý nhân sự bao gồm quản lý bảo hiểm và hợp đồng lao động được số hóa
• Đồng bộ hóa dữ liệu từ chấm công FaceID, GPS,…

Ưu điểm:

• Chấm công hình thức đa dạng cho nhân viên
• Giảm thiểu sai sót với tính toàn lương tự động
• Giao diện thân thiện, dễ nhìn đối với người dùng

Nhược điểm:

• Giá thành chưa phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa

1.14 Phần mềm quản trị nhân lực Odoo

Là một app quản trị nhân sự mã nguồn mở, Odoo là một trung tâm quản lý nhân sự với nhiều tính năng hữu ích. Là phần mềm quản lý nhân sự miễn phí, Odoo như một tập hợp các thông tin hồ sơ từng nhân viên trên một nền tảng duy nhất. Phần mềm chia nhân viên theo các phòng ban để tiện cho quản lý, ngoài ra bạn cũng có thể dễ dàng tùy chỉnh chức danh, trạng thái hợp đồng,…

Ứng dụng nổi bật với các tính năng về phân nhóm và quản lý cấu trúc nhân sự. Từ đó cũng tạo ra các quyền bảo mật và truy cập khác nhau để bảo đảm an toàn thông tin. Quản lý nhân sự cũng có thể phân loại các nhân viên theo kỹ năng chuyên môn, tình trạng nghỉ phép, từ đó có phương án điều động nhân sự hiệu quả.

Tính năng chính:

• Tạo hồ sơ nhân viên chi tiết kèm hợp đồng và các tài liệu liên quan, thiết lập sơ đồ tổ chức
• Đánh giá hiệu suất nhân viên và quá trình phát triển kỹ năng
• Kế hoạch onboarding nhân viên mới, đào tạo nhân viên hiện có

Ưu điểm:

• Nằm trong hệ sinh thái của Odoo, kết hợp với nhiều tính năng khác về kế toán, dự án, bán hàng, tồn kho,…
• Phiên bản dùng thử miễn phí không giới hạn thời gian

Nhược điểm:

• Các hạn chế về các tính năng đào tạo, bảo hiểm, thuế theo pháp luật Việt Nam
• Tính năng tạo đơn từ và phân loại phép còn hạn chế

2. Nên dùng quản trị nhân sự qua excel hay phần mềm?

Quản lý nhân sự qua hệ thống phần mềm Excel là ứng dụng không còn quá xa lạ đối với bộ phận nhân sự. Thế nhưng, nếu quá trình sử dụng duy trì lâu sẽ khiến doanh nghiệp khó phát triển và năng suất làm việc không hiệu quả. Dưới đây là một vài nhược điểm của cách quản lý trên Excel:

• Quá trình duyệt dữ liệu rất khó kiểm tra tổng thể và gây cản trở, khó khăn khi làm báo cáo toàn diện: Khi sử dụng phần mềm quản trị nhân sự bằng Excel, bạn phải bỏ ra nhiều công sức và thời gian để xử lý những dữ liệu bởi chúng dễ bị phân tán thành nhiều tệp, trang tính khác nhau. Điều này sẽ gây bất lợi và cản trở lớn khi bộ phận HR muốn rà soát hay tìm kiếm thông tin để báo cáo lại cho quản lý cấp trên.
• Độ bảo mật khi nhân viên quản lý phần mềm bằng Excel thực sự không cao: Thông tin chẳng hạn như: Số CCCD/CMND, mã số thuế TNCN, mức lương, thưởng,… Điều này tại Excel khó có thể bảo mật vì sự phân quyền, riêng tư dành cho quản lý không rõ ràng,… nên rất dễ bị rò rỉ thông tin ra ngoài.
• Không có tính “thừa kế” cho người sau: Nếu một giám đốc HRM mới chuyển đến công ty làm việc, họ sẽ không hiểu cách bố trí và sắp xếp các tập tin Excel hoặc quá trình tính toán, nhập lại tài liệu của người cũ. Từ đó, công việc cần phải kiểm tra và sửa đổi lại sao cho phù hợp với sự hiểu biết của người mới khiến mất nhiều thời gian.
• Quá trình tích hợp số liệu kém khi làm trên phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel
• Dễ xảy ra các lỗi sai do quá trình nhập liệu, thao tác của con người
• Không thể mở rộng đáp ứng cho công ty có quy mô lớn: Một doanh nghiệp lâu đời sẽ có khối lượng dữ liệu lớn. Khi nhân viên càng nhiều thì bạn khó có thể giải quyết bằng việc gia tăng các sheet trong Excel, số cột, số dòng,… Bởi điều này rất khó kiểm soát và mất nhiều thời gian, công sức.

3. Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

Phần mềm quản lý nhân sự là một công cụ tích hợp đầy đủ các tính năng thông minh của công nghệ nhằm hỗ trợ quá trình giám sát được trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn. Phần mềm này được thiết kế đáp ứng đầy đủ những yêu cầu nghiệp vụ của một bộ phận HRM như quản trị nhân sự, quản lý phúc lợi nhân viên, phần mềm chấm công, tính lương – thưởng, thăng tiến, nghỉ phép,…

Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp cả cho nhân viên và quản lý nhân sự. Nhân viên sẽ dễ dàng dễ dàng chấm công và kiểm tra các thông tin về chuyên cần, đào tạo dễ dàng hơn. Dưới góc độ quản lý, phần mềm quản lý nhân sự giúp việc kiểm soát và nhìn nhận điểm nóng nhân sự nhanh chóng hơn.

4. Phân biệt HRIS, HRMS và HCM? Giống hay khác?

Khi lựa chọn các phần mềm quản lý nhân sự, chúng ta sẽ hay nghe các cụm từ viết tắt bằng tiếng anh như HRIS, HRMS và HCM. Về điểm giống nhau, chúng đều là các phần mềm dùng cho bộ phận nhân sự, số hóa thông tin, lưu trữ tài liệu về nhân sự liên quan. Tuy nhiên, chúng khác nhau về phạm vi hỗ trợ và tính năng:

Loại phần mềm	HRIS (Human Resource Information System)	HRMS (Human Resource Management System)	HCM (Human Capital Management)
Định nghĩa	Hệ thống quản lý thông tin, dữ liệu cá nhân của nhân sự kèm các thông tin về lịch sử làm việc, chế độ,… của nhân viên	Mở rộng hơn HRIS, thêm các tính năng quản lý nhân sự cao hơn từ tuyển dụng đến đào tạo và phúc lợi	Nâng cao hơn HRMS, gồm các chức năng về hoạt động quản trị nguồn nhân lực và mối quan hệ giữa nguồn nhân lực với công tác quản lý
Chức năng chính	Số hóa thông tin nhân viên Phân loại nhân viên theo phòng ban, nhóm, chế độ Một số tính năng về tính lương, thời gian làm việc Báo cáo, phân tích số liệu	Các tính năng của HRIS Quản lý tuyển dụng và đào tạo Quản lý chấm công, đơn từ, bảng công Quản lý đánh giá hiệu suất, liên kết với KPIs,…	Các tính năng của HRMS Quản lý nhân viên tài năng, thiết lập khung chương trình đào tạo phát triển Tích hợp với các công cụ như phần mềm quản lý khách hàng CRM, phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP
Phù hợp với	Các doanh nghiệp có quy mô nhân sự nhỏ, cần hệ thống để số hóa hồ sơ, không có nhu cầu về quản lý đào tạo, phúc lợi chuyên nghiệp hoặc có thể quản lý bằng Excel và các công cụ miễn phí khác với số lượng nhân sự ít	Các doanh nghiệp số lượng nhân sự quy mô vừa như 15 – 100 nhân viên hoặc doanh nghiệp có nhu cầu tích hợp chấm công, xây dựng khung chương trình đào tạo, số hóa chương trình đào tạo cho nhân viên	Các doanh nghiệp lớn, có nhu cầu quản lý nhân sự kết hợp với các phần mềm quản lý khác như khách hàng, quản lý kinh doanh, tạo khối liên kết từ nhân sự đến công việc phục vụ việc quản lý hiệu suất và phúc lợi của nhân viên
Giá cả	Thường có giá cả phải chăng, dễ triển khai	Giá cả đa dạng, thường phụ thuộc vào số lượng nhân sự, thường có sẵn trong thị trường và dễ áp dụng ngay	Vì mỗi doanh nghiệp có chút khác nhau trong lĩnh vực và cách quản lý nên đây là phần mềm có tính tùy chỉnh cao, giá thành sẽ cao hơn và tốn thời gian để thiết kế hơn

5. Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự trong quản trị doanh nghiệp

Phần mềm quản trị nhân sự đem lại rất nhiều lợi ích khác nhau. Tất cả các chức năng đều được gói gọn trong một ứng dụng nhằm giúp bộ phận HRM tối ưu đáng kể lượng công việc hàng ngày. Cụ thể sau đây:

5.1 Việc tuyển dụng nhân sự mới hiệu quả hơn

Phần mềm quản lý nhân viên có thể tích hợp, kết nối với công việc giao dịch, dự trữ thông tin của nhiều ứng viên đã được sàng lọc và tuyển chọn phù hợp. Từ đó, chúng sẽ hỗ trợ cung cấp hồ sơ cho giám sát đốc cũng như bộ phận tuyển dụng trong quá trình phỏng vấn.

5.2 Quản lý và đánh giá chính xác năng lực nhân viên

Phần mềm quản trị nhân sự giúp kiểm tra hồ sơ, hợp đồng, nhật ký làm việc, … của từng thành viên một cách khoa học. Từ đó, bộ phận HRM có cơ sở để đưa ra những nhận định về năng lực cũng như kỹ năng nghề nghiệp của mỗi người.

5.3 Quản lý tiền lương, thưởng của nguồn nhân lực

Nhờ có phần mềm nhân sự, việc tính tiền lương và thưởng cho nhân viên trở nên dễ dàng hơn dựa trên các tính năng kết hợp với dữ liệu chấm công và KPIs,… có sẵn để hỗ trợ đưa ra thông tin chính xác cho doanh nghiệp. Bạn chỉ cần lựa chọn vào file và xuất ra một cách nhanh chóng, dễ dàng khi thực hiện trên ứng dụng này.

6. Có nên dùng các phần mềm quản lý nhân sự miễn phí hay không?

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự miễn phí để giúp doanh nghiệp tiết kiệm và giảm bớt nỗi lo tài chính. Thế nhưng, hiệu quả về mặt lập trình mà chúng đem lại thực sự còn hạn chế cũng như sở hữu nhiều khó khăn trong quá trình sử dụng. Vì vậy, bạn có thể cân nhắc lại quyết định có nên dùng các phần mềm này hay không? Dưới đây là một số nhược điểm:

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí không đáp ứng đầy đủ cho nhu cầu quản lý của doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp sẽ có các đặc thù kinh doanh riêng, do đó phần mềm miễn phí sẽ không thể đáp ứng được các nhu cầu cũng như hạn chế nhiều vấn đề trong quá trình quản lý công việc. Bạn sẽ không được hỗ trợ hay giải quyết các thắc mắc hay những sự cố trục trặc phát sinh.

Không cam đoan bảo mật thông tin cho doanh nghiệp: Cuối cùng, việc sử dụng phần mềm miễn phí sẽ rất dễ khiến doanh nghiệp bị rò rỉ thông tin, sự xâm nhập của virus phá hủy toàn bộ dữ liệu. Vì thế, bạn nên cân nhắc và lựa chọn giải pháp mua mới một ứng dụng để thuận tiện kiểm soát, bảo mật doanh nghiệp tốt hơn.

7. Tiêu chí đánh giá các phần mềm quản lý nhân sự

Có rất nhiều tiêu chí để đánh giá một phần mềm quản lý nhân sự hay, hiệu quả, thích hợp cho doanh nghiệp lựa chọn. Các nhà quản trị có thể dựa trên những yếu tố sau đây:

• Phù hợp với nhu cầu nghiệp vụ của doanh nghiệp
• Khả năng bảo mật cao, an toàn: Một phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến cần đảm bảo tính năng cấp quyền truy cập riêng cho nhà quản trị cũng như giám đốc để theo dõi một cách chính xác và chắc chắn.
• Quản lý dữ liệu, có tính liên kết giữa các bộ phận: Mọi thông tin của nhân viên cần được lưu trữ kỹ càng từ lúc mới vào làm đến khi nghỉ việc. Dựa trên cơ sở đó, nhà quản trị có thể phân bổ nguồn lực hợp lý cũng như dễ dàng trao đổi giữa các bộ phận.
• Hỗ trợ đánh giá nhân sự và đưa ra các giải pháp hoàn thiện trong tương lai: Một phần mềm hay sẽ có tính năng này giúp doanh nghiệp đánh giá nguồn nhân lực nội bộ để đưa ra những phương án đào tạo phù hợp.

Vậy là toàn bộ những thông tin chia sẻ về phần mềm quản lý nhân sự đã được đề cập chi tiết trên đây. Hy vọng bài viết này của Fastdo sẽ hữu ích cho các doanh nghiệp lựa chọn đúng phần mềm hợp lý với đặc thù kinh doanh để quá trình vận hành công việc cũng như quản trị nhân viên được hiệu quả nhất.